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檔案整理的重要性
正因為檔案具有歷史的再現(xiàn)性,形式多樣的檔案才具有查考價值。檔案是人類記憶和把握事物發(fā)展規(guī)律的關(guān)鍵所在,檔案的存在是人類發(fā)展史上的一項無形的寶貴財富,因此檔案管理工作是維護歷史真實面貌的重要事業(yè),使瞬間變?yōu)橛篮悖瑸槲覀冄芯繗v史現(xiàn)象,準(zhǔn)確掌握歷史發(fā)展規(guī)律,服務(wù)社會發(fā)展提供了堅實的基礎(chǔ)。
做好檔案工作是一個社會、國家健康發(fā)展的需要,檔案管理是每一個單位管理工作的重要一部分,是提高單位工作質(zhì)量和效率的重要條件,是對歷史的真實記錄,為促進科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料,是進行科學(xué)管理,制定發(fā)展的好教材,為科學(xué)發(fā)展奠定了堅實基礎(chǔ)。
檔案與人類文明的產(chǎn)生和發(fā)展相伴隨,檔案工作是維護歷史真實面貌,功在當(dāng)代,利在千秋的偉大事業(yè)。檔案在人們社會活動中具有其他文獻所不能替代的作用,具有特殊的作用。特別是當(dāng)今社會日新月異,各項建設(shè)如火如荼,通過對檔案的研究和發(fā)掘我們可以更好的促進社會經(jīng)濟全面發(fā)展,使我們在工作中少走和不走彎路。
檔案工作的重要性和意義
1
檔案是人類歷史的記憶中樞。
檔案是歷史記憶的傳承,人類社會實踐活動的原始記錄,也是人類對記憶的依賴,具有極高的權(quán)威性。作為人類活動的原始記錄,檔案“不加修飾”地記載了發(fā)生過的各種事件,反映了各種歷史經(jīng)驗與現(xiàn)象。當(dāng)人們?yōu)橐粋€歷史事件爭論不休的時候,最有說服力的就是檔案,能夠幫助我們找到真實的記憶,辨別演繹的真?zhèn)?,判斷“?dāng)時”的文明的程度。人類自從懂得做標(biāo)記(文字圖案的最早出現(xiàn))以來,就想著要為后來者留下點什么,試圖讓后來者明白他們在做什么、要做什么,有什么經(jīng)驗可承,有什么教訓(xùn)當(dāng)鑒,為我們留下了向上可追溯的記憶。
2
檔案是人類智慧的源泉。
檔案是前人或今人勞動成果和智慧結(jié)晶的體現(xiàn),是人們通過檔案的點滴演繹故事的依據(jù),是點燃靈感的星星之火,是照亮人類文明的熠熠之燈,更為我們點亮來時的路、提供前行的動力。研究事物發(fā)展的客觀規(guī)律,總結(jié)正反兩個方面的經(jīng)驗教訓(xùn),借鑒前人的智慧成果,修史、著書、立傳、考古等都離不開檔案的支撐。沒有檔案我們無法找到來時的路,就像一個失憶的人,證明不了自己從哪里來,又何以指引我們到哪里去?好比一個家族的家譜,檔案一旦消失,其子孫后代就尋不了根。而今,檔案已發(fā)展成一門學(xué)科——檔案學(xué),并在高校中開設(shè)。
檔案整理的意義:
1、準(zhǔn)確反映企業(yè)的成長歷程
檔案記錄著企業(yè)成長的點點滴滴,何時開業(yè),創(chuàng)業(yè)者是誰,何時盈利,何時擴張,戰(zhàn)略目標(biāo)調(diào)整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時平穩(wěn)、何時動蕩,原因何在,也可以從中找到規(guī)律和解答。
2、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄
企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機密,如果沒有統(tǒng)一管理,任憑管理人員個人處置,勢必容易丟失,丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理,而且還有要保密意識。
3、決策制訂的參謀和幫手
企業(yè)做決策、出方案,往往都要查找歷史數(shù)據(jù),進行同比分析或方案對比,沒有檔案就無法進行。檔案管理良好的企業(yè),死檔案強過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開檔案資料。
4、企業(yè)文化的活標(biāo)本
很多企業(yè)搞企業(yè)文化建設(shè)總喜歡請專家?guī)兔?,殊不知,企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。是企業(yè)員工自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來的,是不假外求的東西。做好檔案管理的企業(yè),在整理完善企業(yè)文化時,不需要搜索枯腸,不需要絞盡腦汁,不需要編造,只需要將全體員工認可的價值觀、制度規(guī)范、行為準(zhǔn)則梳理、補充、完善,企業(yè)文化的基本內(nèi)容就有了。再結(jié)合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及優(yōu)秀員工代表的事跡總結(jié),企業(yè)文化就豐富起來了。
5、企業(yè)宣傳的資料庫
檔案管理好的企業(yè)需要進行宣傳時,只需在檔案室調(diào)取資料就行了,不需要臨時抱佛腳,打亂正常工作,也不需要像演員彩排似的,勞命傷財,準(zhǔn)備道具、背景。檔案管理好的企業(yè),宣傳資料真實可信,對宣傳和擴大企業(yè)影響力有百利而無一害。檔案管理實在是一舉多得的事情。
6、員工成長的斷代史
很多企業(yè)員工進來時一張表,出去時還是一張表。更有甚者,這個員工一走,這一張表也不知什么時候就消失得無影無蹤了。這實在是大錯特錯的事。人事部門對于已經(jīng)離職的員工檔案應(yīng)該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人,說不定哪一天企業(yè)的員工成了名人,他的檔案可就成了珍貴史料。這有點夸張,但并非沒有可能。人事部門應(yīng)該加強員工檔案管理,每年補充、更新員工檔案內(nèi)容,準(zhǔn)確及時記錄員工成長的腳步。員工在企業(yè)多少年,檔案就應(yīng)該記載多少年的主要成長歷程。企業(yè)人事檔案應(yīng)該成為員工成長的斷代史。
做好檔案管理工作的重要意義
檔案管理工作是企業(yè)機關(guān)工作的一個重要組成部分,是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。在企業(yè)中,如何做好檔案管理工作,如何不斷地更新檔案管理觀念,是企業(yè)經(jīng)營管理中必須要思索的問題。作為檔案管理人員要在檔案管理工作中不僅全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果,更要勇于嘗試新的檔案管理手段。檔案管理的成果,對于企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)營戰(zhàn)略、提高管理效率具有深遠的影響。因此,做好檔案管理工作對于不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。
檔案管理的重要性和方案
導(dǎo)語:檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館(室)直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱,也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。
檔案整理的重要性
1.檔案利用的獨特性
各個社會單位運行中,將復(fù)雜的信息按照一定的要求,通過一定的程序,整理加工,形成檔案,放入檔案室,保存起來,為以后的查閱創(chuàng)造了條件。它的這種作用是任何其它事物代替不了的。
2.高價值的檔案對人類的發(fā)展起重要作用
檔案中保存了人類文明的豐富的知識,人類可以利用這些知識,在前人創(chuàng)造的文明的基礎(chǔ)上,進一步改造社會,改造自然,提高社會生產(chǎn)力,促進社會的發(fā)展和進步。
3.檔案是人類進行科學(xué)研究的基礎(chǔ)
科學(xué)研究中會形成一定的檔案,記錄人類科學(xué)實踐活動的過程、經(jīng)驗、挫折和成果。它是人類科學(xué)研究的原始記錄,具有真實可靠和翔實具體的特點,是科學(xué)研究不可缺少的信息資料,人類利用這些檔案可以少走彎路,沿著正確的科學(xué)研究途徑,多出成果,快出成果。
檔案在人類社會中起著如此重要的作用,它的產(chǎn)生、存在、發(fā)展都是社會需要的的結(jié)果。全社會應(yīng)重視檔案事業(yè)的發(fā)展,增強檔案的社會地位。檔案工作要在社會大系統(tǒng)中取得相應(yīng)的地位,充分體現(xiàn)其社會價值,除加強正常的管理外,還應(yīng)在以下方面進行改進。
1.加強檔案組織建設(shè),實行專人負責(zé)
各單位應(yīng)健全統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)結(jié)構(gòu),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》“集中統(tǒng)一管理的原則”,對檔案綜合管理工作逐步納入工作計劃、納入管理制度、納入有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制,使檔案工作實現(xiàn)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一保管和開發(fā)利用,使檔案工作進一步走向正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效化。
2.充實檔案的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、范圍,提高檔案的社會利用價值
目前,需要我們進一步充實檔案內(nèi)容,將需要保存的一切檔案都收集起來,存入檔案室,進一步提高檔案的社會利用價值和社會地位,促進檔案事業(yè)的健康發(fā)展。如果保存的.檔案內(nèi)容不全,范圍窄,必然降低了利用率,影響檔案功能的發(fā)揮,從而影響了檔案的社會價值的充分發(fā)揮。
3.提高檔案的管理水平,以滿足社會發(fā)展的需要
目前檔案的管理服務(wù)手段落后,手工操作的多,被動、封閉的方式,降低了檔案的利用效率。而現(xiàn)代社會的快速發(fā)展,對檔案事業(yè)提出了更高的要求。而現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了許多便利的條件。采用計算機、傳真機、信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施,收集、處理、傳遞檔案信息資料,可以提高檔案的服務(wù)質(zhì)量、管理水平、利用率和社會利用價值。
4.加強檔案人才隊伍的建設(shè),建立一支高素質(zhì)的檔案隊伍
好車需要好馬拉。要在檔案糸統(tǒng)內(nèi)部加強人才培養(yǎng),通過走出去,引進來,提高人才隊伍建設(shè),培養(yǎng)新型檔案人才,以提高檔案的社會利用價值,塑造檔案部門的新形象。