檔案整理編制檔號

　　一、基本建設(shè)檔案檔號編制

　　在每卷基本建設(shè)檔案的案卷封面和脊背上，均需填寫檔號。

　　基本建設(shè)檔案的檔號由分類號、項目代號、案卷號和件、頁（張）號組成。即：0901××-×××-×××-×××類別號-項目號-案卷號-件號

　　二、檔案類目劃分原則：

　　1.將公司檔案作為一個整體，具有統(tǒng)一性；

　　2.檔案來源優(yōu)先原則，并結(jié)合管理職能、檔案內(nèi)容、形成特點和載體形式；

　　3.檔案管理繼承性原則，保持檔案管理的待續(xù)性；

　　4.實行檔案綜合管理，便于檔案的管理與利用。

　　三、歸檔文件的編號設(shè)置全宗號、類號、年度、保管期限、件號、盒號等項目，并依序固化在歸檔章上。歸檔章的一般式樣詳見附件一（a），需移交進館檔案的歸檔章式樣詳見附件一（b）。

　　1.全宗號集團檔案部門給各立檔單位編制的代號。集團各立檔單位全宗號由集團辦公室（檔案館）另行公布。

　　2.類號歸檔文件的類號應(yīng)按QJ 2595《航天檔案類目劃分與檔號編制規(guī)則》執(zhí)行。其中，文書檔案的類號為“01”。

　　3.年度歸檔文件的形成年度。年度應(yīng)采用公元紀年，以四位阿拉伯數(shù)字表示，如“1978”。

　　4.保管期限保管期限分為“永久、長期、短期”三種，代碼分別為“A、B、C”，填寫時一律采用代碼。

　　5.件號歸檔文件的排列順序號。編寫時，應(yīng)在同一年度、同一保管期限內(nèi)從“1”開始逐件流水編號。件號分為“室編件號”和“館編件號”兩種，室編件號在歸檔文件整理階段編寫；館編件號在檔案移交進館進行再鑒定、再整理時根據(jù)需要編寫。無進館任務(wù)的立檔單位可不設(shè)置館編件號。

　　6.盒號檔案盒的排列順序號。編寫時，一般可在同一年度內(nèi)按照檔案盒的排列順序從“1”開始逐盒流水編號。盒號分為“室編盒號”和“館編盒號”兩種，室編盒號在歸檔文件整理階段編寫，并可根據(jù)實際需要在同一年度、同一保管期限內(nèi)按照檔案盒的排列順序流水編號；館編盒號則在檔案移交進館時按進館要求編制。無進館任務(wù)的立檔單位可不設(shè)置館編盒號。

　　檔號編制規(guī)則

　　1主題內(nèi)容與適用范圍

　　本標準規(guī)定了檔號的結(jié)構(gòu)、編制原則和編制方法。

　　本標準適用于檔案館（室）編制檔號。

　　2術(shù)語

　　2.1檔號

　　檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。

　　2.2全宗號

　　檔案館（室）給定每個全宗的代碼。

　　2.3案卷目錄號

　　全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。

　　2.4類別號

　　館（室）藏檔案類別的代碼。

　　2.5項目號

　　產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等檔案的代字和代號。

　　2.6案卷號

　　案卷排列的順序號。

　　2.7件號

　　案卷內(nèi)文件的順序號。

　　2.8頁（張）號

　　案卷內(nèi)文件每頁（張）的順序號。

　　2.9代碼

　　一個或一組有序的、易于計算機和人識別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其它符號。

　　3檔號編制原則

　　3.1唯一性原則

　　檔案館（室）內(nèi)檔號應(yīng)指代單一。不同編號對象應(yīng)賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象。

　　3.2合理性原則

　　檔號結(jié)構(gòu)必須與館藏檔案的整理分類體系相適應(yīng)。

　　3.3穩(wěn)定性原則

　　檔號一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。

　　3.4擴充性原則

　　檔號必須留有適當?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)不斷擴充檔案的需要。

　　3.5簡單性原則

　　檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。

　　4檔號的結(jié)構(gòu)

　　檔號結(jié)構(gòu)分為三種：

　　4.1第一種結(jié)構(gòu)為：全宗號——案卷目錄號——案卷號——件、頁（張）號。

　　即：××××—×××—×××—×××

　　全宗號-案卷目錄號-案卷號-件、頁（張）號

　　4.2第二種結(jié)構(gòu)為：全宗號——類別號——案卷號——件、頁（張）號。

　　即：××××-×××……n-×××-×××

　　全宗號-類別號-案卷號-件、頁（張）號

　　4.3第三種結(jié)構(gòu)為：類別號——項目號——案卷號——件、頁（張）號。

　　即：×××……n-×××……n-×××-×××

　　類別號-項目號-案卷號-件、頁（張）號

　　4.4檔號中左邊為上位代碼，右邊下位代碼，連寫時上、下位代碼之間用“-”（短橫）相隔。

　　4.5件號、頁（張）號可根據(jù)檔案保管和使用的需要，選擇一項編號。

　　5檔號的編制方法

　　5.1全宗號的編制方法

　　全宗號用四位代碼標識。其中第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性，后三位用阿拉伯數(shù)字標識某一屬類全宗的順序號。

　　全宗號的格式是：××××

　　全宗屬類代碼全宗順序號

　　5.1.1全宗屬類代碼的編制方法

　　5.1.1.1在一個檔案館內(nèi)，全宗屬類代碼不應(yīng)重復(fù)。

　　5.1.1.2全宗屬性單一的檔案館可以“0”作屬類代碼。

　　例一：某省檔案館藏新民主主義革命歷史檔案第13號全宗，標識為“X013”。

　　例二：某市檔案館藏舊政權(quán)檔案第4號全宗教，標識為“J004”。

　　例三：某縣檔案館藏建國后檔案第127號全宗，標識為“0127”。

　　例四：河北省檔案館藏原熱河省第123號全宗，可標識為“R123”。

　　例五：四川省檔案館藏已撤銷的川東行署003號全宗，可標識為“D003”。

　　例六：中國第一歷史檔案館藏明清檔案第74號全宗，標識為“0074”。

　　5.1.2全宗順序號的編制方法

　　5.1.2.1全宗屬類內(nèi)的各個全宗按排列次序流水編號。

　　5.1.2.2在一個屬類內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的全宗順序號。

　　5.2案卷目錄號的編制方法

　　案卷目錄號以三位阿拉伯數(shù)字標識。

　　5.2.1案卷目錄號應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置?？砂床煌瑫r間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號。

　　5.2.2每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足100時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數(shù)量超過1000時，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。

　　5.2.3在一個全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號。

　　5.3類別號的編制方法

　　5.3.1類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字組成的代碼標識。

　　5.3.2不同級位的類別之間可用間隔符“.”分開。不產(chǎn)生誤解時，可省略間隔符。類別號一般不應(yīng)超過三級。

　　5.3.3在一個檔案館（室）內(nèi)或一個全宗內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的類別號，

　　5.4項目號的編制方法

　　項目號引用有關(guān)管理部門編制的項目代號。

　　5.5案卷號的編制方法。

　　5.5.1案卷號用三位阿拉伯數(shù)字標識。

　　5.5.2目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。

　　5.5.3每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上（含兩個）案卷流水順序號時應(yīng)重新編案卷號或分設(shè)案卷目錄；如一個案卷流水順序號分登兩個以上（含兩個）案卷目錄時應(yīng)合并為一個目錄號或按目錄分編相應(yīng)數(shù)目的案卷流水號。

　　5.6件號的編制方法

　　5.6.1不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號。

　　5.6.2件號用阿拉伯數(shù)字標識。

　　5.6.3卷內(nèi)文件按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。

　　5.6.4件號前必須同時列寫案卷及其以前各號。

　　5.7頁（張）號的編制方法

　　5.7.1頁（張）號用阿拉伯數(shù)字標識。

　　5.7.2卷內(nèi)文件各頁（張）按排列次序流水編號。不應(yīng)有空號。

　　檔案文件編號怎么編

　　一般單位或企業(yè)的檔案的分類，就是根據(jù)產(chǎn)品檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點，把一定范圍的產(chǎn)品檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級產(chǎn)品檔案庫藏系統(tǒng)。今天我分享的是檔案文件編號怎么編，希望能幫到大家。

　　首先制定一套檔案編碼方案，并且留存，方便后續(xù)的人查詢了解使用。

　　不同公司編碼方案有所不同，自行制定就可以了。

　　時間分類編碼

　　檔案最重要的是體現(xiàn)出檔案屬性，首先按照時間編碼，例如20170224，就是該檔案形成的時間，同時間可以在后綴加上a、b、c之類的字符區(qū)分。

　　事件編碼

　　按照事件屬性做成總編碼，做為編碼的開頭，例如企劃部檔案編碼為Q，市場部編碼為S，之后按照會議編碼為h，活動編碼為d，編碼合成之后Sd就是市場部活動。

　　檔案號編碼

　　按照檔案的數(shù)量和生成次序進行編碼，例如0001、0002之類的，預(yù)估一下檔案總體數(shù)量，多做出來一位就可以了。

　　按照時間的特殊屬性進行編碼，例如文件、視頻、圖片等

　　備考表就是檔案的整體目錄。

　　案編碼解讀Qh-2020-0224-01-a，就是企劃部20年2月24日做的會議的文字內(nèi)容備份，如果覺得太長可以進行縮短，比如2020簡寫為20。

　　注意事項

　　注意做好編碼的方案留存。

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　　什么是文件歸檔

　　文件歸檔是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

　　范圍

　　本標準規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。

　　本標準適用于各級機關(guān)、團體和其他社會組織。

　　定義

　　本標準采用下列定義。

　　2.1歸檔文件

　　DA/T22-2000中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批準2001-01-01實施

　　2.2歸檔文件整理

　　將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

　　2.3件

　　歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。

　　整理原則

　　一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件.

　　質(zhì)量要求

　　4.1歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。

　　4.2整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。

　　整理方法

　　5.1裝訂

　　歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。

　　5.2分類

　　歸檔文件可以采用年度－機構(gòu)（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構(gòu)（問題）等方法進行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

　　5.2.1按年度分類

　　將文件按其形成年度分類。

　　5.2.2按保管期限分類

　　將文件按劃定的保管期限分類。

　　5.2.3按機構(gòu)(問題)分類

　　將文件按其形成或承辦機構(gòu)(問題)分類（本項可以視情況予以取舍）。

　　5.3排列

　　歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

　　5.4編號

　　歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)（問題）等選擇項。（見圖A1。圖示中“*”號欄為選擇項，不選用時無須設(shè)置。以下同）。

　　5.4.1全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

　　5.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如1978。

　　5.4.3保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。

　　5.4.4件號：文件的排列順序號。

　　件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從"1"開始標注。館編件號按進館要求標注。

　　5.4.5機構(gòu)（問題）：作為分類方案類目的機構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。

　　5.5編目

　　歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

　　5.5.1歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文進行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。

　　5.5.1.1件號：填寫室編件號。

　　5.5.1.2責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。

　　5.5.1.3文號：文件的發(fā)文字號。

　　5.5.1.4題名：文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加"〔〕"號。

　　5.5.1.5日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如19990909。

　　5.5.1.6頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。

　　5.5.1.7備注：注釋文件需說明的情況。

　　5.5.2歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm）。

　　5.5.3歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等項目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。

　　5.6裝盒

　　將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。

　　5.6.1檔案盒

　　5.6.1.1檔案盒封面應(yīng)標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。（見圖A4(a)）。

　　5.6.1.2檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“－”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。

　　5.6.1.3檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。

　　5.6.2備考表

　　備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖A5）。

　　5.6.2.1盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

　　5.6.2.2整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。

　　5.6.2.3檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。

　　5.6.2.4日期：歸檔文件整理完畢的日期。

　　保管期限規(guī)定

　?。?006年12月18日）

　　第一條

　　為便于各級黨政機關(guān)和人民團體（以下統(tǒng)稱機關(guān)）正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關(guān)主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規(guī)定。

　　第二條

　　本規(guī)定中的機關(guān)文件材料是指機關(guān)在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。

　　第三條

　　機關(guān)文件材料歸檔范圍是：

　?。ㄒ唬┓从潮緳C關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；

　?。ǘC關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；

　　（三）本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；

　?。ㄋ模┢渌麑Ρ緳C關(guān)工作具有查考價值的文件材料。

　　第四條

　　機關(guān)文件材料不歸檔范圍是：

　?。ㄒ唬┥霞墮C關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

　?。ǘ┍緳C關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)負責人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；

　?。ㄈ┩墮C關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；

　?。ㄋ模┫录墮C關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

　　第五條

　　凡屬機關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機關(guān)負責檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

　　第六條

　　機關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

　　第七條

　　永久保管的文書檔案主要包括：

　　（一）本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；

　?。ǘ┍緳C關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；

　?。ㄈ┍緳C關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；

　?。ㄋ模┍緳C關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；

　　（五）本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；

　?。┍緳C關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；

　?。ㄆ撸┥霞墮C關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；

　　（八）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

　　第八條

　　定期保管的文書檔案主要包括：

　?。ㄒ唬┍緳C關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；

　?。ǘ┍緳C關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；

　?。ㄈ┍緳C關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；

　?。ㄋ模┍緳C關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；

　?。ㄎ澹┍緳C關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；

　　檔案整理編制檔號

　?。┥霞墮C關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；

　?。ㄆ撸┥霞墮C關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；

　?。ò耍┩墮C關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；

　?。ň牛┫录墮C關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。

　　第九條

　　機關(guān)形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第十條

　　機關(guān)對應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進行相應(yīng)歸檔。

　　機關(guān)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。

　　第十一條

　　機關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機關(guān)歸檔，其他機關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。

　　第十二條

　　各機關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機關(guān)職能和各部門工作實際；編制本機關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。

　　有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的中央、國家機關(guān)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)工作實際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經(jīng)國家檔案局審查同意后執(zhí)行。

　　第十三條

　　在編制本機關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，應(yīng)全面分析和鑒別本機關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實作用和歷史作用，準確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。

　　第十四條

　　本規(guī)定適用于各級黨政機關(guān)和人民團體。軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行。

　　第十五條

　　本規(guī)定自頒布之日起施行；1987年頒發(fā)的《國家檔案局關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時廢止。

　　附件：文書檔案保管期限表

　　1本級黨的代表大會、人民代表大會、政治協(xié)商會議，工會、共青團、婦聯(lián)代表大會的文件材料

　　1.1請示、批復(fù)、通知、名單、議程、報告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、選舉結(jié)果、討論通過的文件、決議、紀要、公報、主席團會議記錄等文件材料（永久）

　　1.2大會發(fā)言，人大代表建議和意見、人大議案及答復(fù)，政協(xié)委員提案及辦理結(jié)果，簡報，快報（永久）

　　1.3重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過程中形成的文件，小組會議記錄、會議服務(wù)機構(gòu)的計劃、總結(jié)等文件材料（30年）

　　1.4討論未通過的文件（10年）

　　2本級黨委、人民代表大會、政治協(xié)商會議、紀律檢查委員會、共青團、工會、婦聯(lián)的常委會、執(zhí)委會、主席團、全體委員會會議，政府常務(wù)會、辦公會議的文件材料

　　2.1公報、決議、決定、記錄、紀要；議程、領(lǐng)導(dǎo)人講話、討論通過的文件，參加人員名冊（永久）

　　2.2討論未通過的文件（10年）

　　3本機關(guān)黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）會議和行政辦公會的紀要、會議記錄（永久）

　　4本機關(guān)召開工作會議、專題會議的文件材料

　　4.1請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀要（永久）

　　4.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報（30年）

　　5機關(guān)聯(lián)合召開會議的文件材料

　　5.1本機關(guān)為主辦的

　　5.1.1請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、總結(jié)、決議、決定、紀要（永久）

　　5.2本機關(guān)為協(xié)辦的

　　5.2.1請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀要的'復(fù)制件或副本（30年）

　　5.2.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報的復(fù)制件或副本（10年）

　　6本機關(guān)承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會的文件材料

　　6.1請示、批復(fù)、申辦和籌辦組委會主要活動安排、議程、名單、主報告（原文及譯文）、輔助報告（原文及譯文），上級領(lǐng)導(dǎo)人賀辭、題詞、講話，會徽設(shè)計（永久）

　　6.2代表發(fā)言材料、交流材料、簡報、新聞報道（30年）

　　6.3委員會、分會會議和學術(shù)會的討論記錄，會議代表登記表、接待安排（10年）

　　7上級機關(guān)、上級領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機關(guān)工作時形成的文件

　　7.1重要的（永久）

　　7.2一般的（30年）

　　7.3本地區(qū)、本機關(guān)工作匯報材（30年）

　　8本機關(guān)業(yè)務(wù)文件材料

　　8.1本機關(guān)制定的方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務(wù)文件，中長期規(guī)劃、綱要等文件材料（永久）

　　8.2本機關(guān)的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示

　　8.2.1重要業(yè)務(wù)問題的（永久）

　　8.2.2一般業(yè)務(wù)問題的（30年）

　　8.3同級機關(guān)、下級機關(guān)的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料

　　8.3.1重要業(yè)務(wù)問題的（永久）

　　8.3.2一般業(yè)務(wù)問題的（30年）

　　8.4本機關(guān)代上級機關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項業(yè)務(wù)文件的最后草稿（30年）

　　8.5.1本機關(guān)為主辦的

　　8.5.1.1重要業(yè)務(wù)問題的（永久）

　　8.5.1.2一般業(yè)務(wù)問題的（30年）

　　8.5.2本機關(guān)為協(xié)辦的

　　8.5.2.1重要業(yè)務(wù)問題的（30年）

　　8.5.2.2一般業(yè)務(wù)問題的（10年）

　　8.6本機關(guān)編輯、編寫的文件材料

　　8.6.1大事記、組織沿革等（永久）

　　8.6.2簡報、情況反映、工作信息等（10年）

　　8.7行政管理、執(zhí)法活動中形成的文件材料

　　8.7.1行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料（永久）

　　8.7.2執(zhí)法檢查情況匯總、通報，整改通知等（永久）

　　8.7.3行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料

　　8.7.3.1固定資產(chǎn)投資、科技計劃等項目的審批（核準）、管理、驗收（評估）等文件材料（永久）

　　8.7.3.2不動產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認的文件材料（永久）

　　8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證；執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料（永久）

　　8.7.3.4 20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料（30年）

　　8.7.4行政管理工件中形成的備案文件材料（10年）

　　8.7.5行政處罰、處分、復(fù)議、國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧?/p>

　　8.7.5.1重要的（永久）

　　8.7.5.2一般的（30年）

　　8.8計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、調(diào)研等方面的文件材料

　　8.8.1年度和年度以上的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料（永久）

　　8.8.2年度以下的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料（10年）

　　8.8.3重要職能活動的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料（永久）

　　8.8.4一般活動的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料（10年）

　　8.9出國或出境訪問考察、參加國際會議，接待來訪等外事活動形成的文件材料

　　8.9.1發(fā)表的公報，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會談記錄、紀要等（永久）

　　8.9.2出國審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報告、一般性會談記（30年）

　　9本機關(guān)機構(gòu)編制、干部人事、黨、團、紀檢、工會、保衛(wèi)、信訪工作文件材料

　　9.1機構(gòu)設(shè)置、機構(gòu)撤并、名稱更改、組織簡則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料（永久）

　　9.2人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件（30年）

　　9.3人事任免文件（永久）

　　9.4先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料

　　9.4.1受縣級（含）以上表彰、獎勵的（永久）

　　9.4.2受縣級以下表彰、獎勵的（30年）

　　9.5、對本機關(guān)有關(guān)人員的處分材料

　　9.5.1受到警告（不含）以上處分的（永久）

　　9.5.2受到警告處分的（30年）

　　9.6職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料（永久）

　　9.7人事考核、職稱評審工作文件材料（永久）

　　9.8職工調(diào)動工作的行政、工資、黨團組織關(guān)系的介紹信及存根（永久）

　　9.9職工名冊（永久）

　　9.10黨、團、工會工作活動中形成的文件材料

　　9.10.1工作報告、總結(jié)，換屆選舉結(jié)果（永久）

　　9.10.2重要專項活動的報告、總結(jié)等（永久）

　　9.10.3黨團員、工會會員名冊，批準加入黨團、工會組織的文件材料（永久）

　　9.10.4情況反映、工作簡報（10年）

　　9.11紀檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報告、調(diào)查材料

　　9.11.1重要的（永久）

　　9.11.2一般的（30年）

　　9.12保衛(wèi)部門的安全檢查、調(diào)查記錄（10年）

　　9.13本機關(guān)處理人民來信來訪的文件材料

　　9.13.1有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的（永久）

　　9.13.2其他有處理結(jié)果的（30年）

　　10本機關(guān)事務(wù)管理文件材料

　　10.1房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料（永久）

　　10.2與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料

　　10.2.1重要的（永久）

　　10.2.2一般的（10年)

　　10.3接待工作的計劃、方案

　　10.3.1重要的（30年）

　　10.3.2一般的（10年）

　　10.4機關(guān)財務(wù)預(yù)算（30年）

　　10.5機關(guān)物資（辦公設(shè)備及用品、機動車等）采購計劃、審批手續(xù)、招標投標、購置等文件材料，機動車調(diào)撥、保險、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料（30年）

　　10.6國有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計、核查清算、交接等）文件材料

　　10.6.1重要的（永久）

　　10.6.2一般的（10年）

　　10.7職工承租、購置本單位住房的合同、協(xié)議和有關(guān)手續(xù)（永久）

　　10.8職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細則，職工住房情況統(tǒng)計、調(diào)查表、職工住房申請（30年）

　　11上級機關(guān)制發(fā)的文件材料

　　11.1上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料

　　11.1.1重要的（永久）

　　11.1.2一般的（10年）

　　11.2上級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材（10年）

　　11.3上級機關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機關(guān)機構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件材料（永久）

　　12同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料（10年）

　　13下級機關(guān)報送的文件材料

　　13.1重大問題的專題報告（30年）

　　13.2年度和年度以上的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料（10年）

　　檔案管理編號怎么編

　　歸檔文件編號是指將每份歸檔文件在全宗中的位置標識為符號，并以檔號章的形式在歸檔文件上注明。歸檔文件應(yīng)依分類方法和排列順序逐件編號，即在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號、機構(gòu)（問題）等項目。

　　1）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。有些新組建單位或暫未列入檔案館接收計劃的單位，此項可空置，留待檔案館給定全宗號后再行填寫。

　　2）年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如一九九八年應(yīng)表示為“1998”，不能簡化為“98”。

　　3）保管期限：歸檔文件保管期限的全稱或簡稱。如“永久”或“永”。

　　4）件號：文件的排列順序號。它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。用阿拉伯數(shù)字直接標注。

　　件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號由檔案室采用與分類方法相對應(yīng)的編號方法進行逐件編號。即如按年度——機構(gòu)（問題）——保管期限進行分類的，其編號在分類的最低一級類目中進行編流水順序號。如：2000年——辦公室——永久1…2…3…4…，2000年——辦公室——長期1…2…3…4…。如按年度——保管期限進行分類的，其編號即：2000年——永久1…2…3…4…，2000年——長期1…2…3…4…。館編件號按進館要求編制。未進館檔案不用編制。

　　5）機構(gòu)（問題），作為分類方案類目的機構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。

　　工程檔案中的檔號怎么編？

　　檔號編制原則：1唯一性原則、2、合理性原則、3穩(wěn)定性原則、4擴充性原則、5簡單性原則。

　　檔號結(jié)構(gòu)分為三種：

　　第一種結(jié)構(gòu)為：全宗號——案卷目錄號——案卷號——件、頁（張）號。即：××××—×××—×××—×××全宗號-案卷目錄號-案卷號-件、頁（張）號

　　第二種結(jié)構(gòu)為：全宗號——類別號——案卷號——件、頁（張）號。即：××××-×××……n-×××-×××全宗號-類別號-案卷號-件、頁（張）號

　　第三種結(jié)構(gòu)為：類別號——項目號——案卷號——件、頁（張）號。即：×××……n-×××……n-×××-×××類別號-項目號-案卷號-件、頁（張）號

　　檔號中左邊為上位代碼，右邊下位代碼，連寫時上、下位代碼之間用“-”（短橫）相隔。

　　件號、頁（張）號可根據(jù)檔案保管和使用的需要，選擇一項編號。