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行政事業(yè)單位檔案整理裝訂方法
先將資料分成若干摞(否則50厘米厚沒有可能一下穿透),畫出統(tǒng)一的裝訂位置后打眼(眼要大一些否則線穿不過去),再合并到一起用,用粗線和大針象縫衣服一樣來回穿縫,最后在打眼的位置打個(gè)死結(jié),并把結(jié)扣按進(jìn)打的眼里,保證裝訂后的平整。
根據(jù)《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》要求,干部檔案鑒定、分類、整理后要打孔裝訂成卷。裝訂成卷整齊、美觀、不易散失,但在實(shí)際工作中存在許多弊端:
一是對(duì)檔案的損害。現(xiàn)在推薦使用的干部檔案裝具,須用打孔機(jī)打上三個(gè)0.6厘米的裝訂孔,用金屬軟釘穿扎、固定。由于干部檔案是由學(xué)生、軍人、工人等檔案轉(zhuǎn)化而來,多次整理、多次裝訂,左側(cè)已是千瘡百孔,再加上年代久遠(yuǎn)的紙張薄軟,許多已必須經(jīng)過修補(bǔ)才能裝訂。
二是不方便檔案的整理。干部檔案,不同于文書檔案,立卷后基本固定不動(dòng)。干部檔案,一人一卷,每年都有年度考核、工資變動(dòng)、繼續(xù)教育等人事材料產(chǎn)生,每年都要將人事材料插入相應(yīng)的類別、相應(yīng)的位置,都需要拆卷重新裝訂,工作量較大。
三是不方便檔案的利用。干部檔案在干部選拔、出國(guó)培訓(xùn)、離退休辦理、職稱評(píng)定、福利待遇、政審等方面利用率較高,有時(shí)需要提供復(fù)印件或原件,也需要拆卷取出單份材料復(fù)制,再裝訂起來。
四是不方便檔案的信息化管理。隨著辦公自動(dòng)化的推廣,信息化進(jìn)程的推進(jìn),干部人事檔案信息化管理勢(shì)在必行,在一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)或一定范圍內(nèi)人事檔案信息資源共享的機(jī)制在逐步建立和完善,干部檔案的數(shù)字化成為主要的工作任務(wù),而裝訂成卷無疑不便于掃描等技術(shù)處理。
五是不利于檔案的安全保密。對(duì)于本人或其他組織按規(guī)定查閱某份人事材料,由于裝訂成卷不得不整卷提供利用,難以控制利用者查看、閱讀其他人事材料。
六是文書檔案的歸檔整理規(guī)則已為干部檔案的整理提供了有益的借鑒。從2000年開始,對(duì)文書立卷的方法進(jìn)行了改革,簡(jiǎn)化整理,深化檢索,實(shí)行單份文件裝訂,簡(jiǎn)單分類,劃分保管期限,裝盒管理,便于操作,便于掌握,提高了工作效率。
干部檔案雖然不整卷裝訂,但仍然按照干部檔案的形成規(guī)律、整理原則、分類方法整理。允許選擇靈活、方便、科學(xué)、安全的裝訂方式,比如用封套袋、燕尾夾等將不同類別的人事材料相對(duì)固定,再裝入人事檔案盒中,好管、好用,也省時(shí)、省力。
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