整理檔案的好處

　　一般，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。以下是我為大家整理的檔案對于個人的作用，希望對大家有所幫助！

　?。?）檔案具有有極強的法律效益，它的真實性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用。檔案是一個個人歷史的真實、全面地反映。辦理各種社會保險以及開具出國、考研等有關證明的依據(jù)。

　?。?）檔案是一個個人維護自身權益和應有的社會、政治待遇的重要工具。職稱申報，需要根據(jù)人事檔案中所記錄的工齡來確定申報資格。它不僅為領導決策、教學、科研和管理等工作服務，同時也為您的切身利益服務，幫您解決沒有檔案就無法解決的問題。

　　（3）檔案是一個個人建立信用，在社會活動、生產(chǎn)經(jīng)營等方面建立和利用信用體系，獲得發(fā)展最有力的工具。轉正定級，可以確定干部身份，計算工齡。在行政事業(yè)單位工齡是作為工資、職務晉升的主要依據(jù)，是享受社會保險的依據(jù)。

　?。?）檔案是干部身份在單位之間、城市之間流動的必備條件之一。戶口可以根據(jù)檔案中是否具備干部身份，隨檔案調動而遷移。如保留原有身份、工齡連續(xù)計算、國家規(guī)定的檔案工資調升、轉正定級、職稱評定、出國（境）政審、黨團關系管理、婚姻生育管理、代辦社會保險、證件年審、出具以檔案為依據(jù)的各種法律證明等等。

　　（5）錄用公務員、事業(yè)單位工作人員政審時所必備的材料。

　?。?）公務員、事業(yè)單位、國有企業(yè)確定工資、職稱評審、工資調整以及離退休手續(xù)的.辦理的依據(jù)。優(yōu)選智嘉提醒大家：新單位入職審查，公務員、事業(yè)單位招考政審，流動人員計劃生育相關事宜及婚姻狀況證明等等都會用到人事檔案；員工工齡的認定和退休工齡的審核也要用到人事檔案；申請經(jīng)濟適用房時也必須到檔案管理部門開具工齡證明。

　　以及退役軍人開具安置介紹信延續(xù)工齡、公務員入職、晉升提供政審資料等相關證明時，都需要使用檔案。人才中心的工作人員還特別提醒，因公出國政審也必定要依據(jù)人事檔案進行政治審查，如果檔案材料不全，政審機構就會拒絕審查。

　　如何避免讓自己變成“棄檔族”

　　優(yōu)選智嘉一再強調，畢業(yè)后檔案不能放在自己手里?？梢源娣艑W校、生源地人事局、人才市場、勞動局、街道辦事處、職介，否則會變成死檔，不再具有效力。

　　1、畢業(yè)后檔案存放學校一般是2年。如果畢業(yè)后沒有及時找到合適工作或者選擇考研，優(yōu)選智嘉建議可以到學校申請暫緩就業(yè)，之后在兩年內(nèi)找到工作的，一定要記得及時回校辦理檔案轉移，到學校將戶籍和檔案遷至工作單位所在地或單位所在地的人才市場。否則2年后，學校就會打回原籍，很可能造成檔案丟失。

　　2、畢業(yè)后建議檔案存放在人才市場。畢業(yè)沒有找到單位或者考研的，可以去學?；騿挝凰诘娜瞬攀袌鲞M行檔案掛靠，千萬不能棄檔。但一旦找到工作要及時辦理就業(yè)手續(xù)，以便能夠及時的進行轉正定級，方便后面的正式調動。

　　人才交流中心的集體戶口是屬于臨時戶口，只有兩年的限期，畢業(yè)超過兩年就不能繼續(xù)托管了，會變成“死檔”。所以一定要記得去處理?？梢宰约荷暾埓蚧卦?，以免檔案丟失。還有很重要的一點優(yōu)選智嘉要告訴大家，如果一定要離職，也一定要等到第一份工作做滿一年已經(jīng)申請轉正定級獲得干部身份后，否則就會失去“干部身份”。

　　3、優(yōu)選智嘉建議大家畢業(yè)后檔案主動打回原籍：不管是否參加工作，都可將自己的檔案拿回到原籍人事局或人才市場，省的以后麻煩。把檔案放在家鄉(xiāng)的人才市場，有一個好處就是，以后在外地找到工作后也不會遇到麻煩，一方面工作不需要檔案，就算是找到國企或者考到公務員，單位發(fā)函到你家鄉(xiāng)人才市場調檔案就可以了。

　　4、優(yōu)選智嘉不太建議大家畢業(yè)后檔案寄送公司/單位：現(xiàn)在一般公司都是把員工檔案統(tǒng)一放在公司所在區(qū)的人才市場的。建議檔案還是不要歸公司管理，以防自己離職的時候檔案很有可能被公司扣留。

　　5、優(yōu)選智嘉建議大家盡量不要將檔案存放在街道辦事處：檔案在街道的話，一旦有單位錄用你需要調取檔案的話比較的麻煩。而且檔案放在街道一樣要交存檔費用。

　　檔案管理的重要性如下：

　　1、檔案管理是行政管理工作的一部分，它為企業(yè)的各項規(guī)章制度的制定提供了管理的參考依據(jù)，況且想要制定有效的管理制度就需要依靠檔案來進行參考，因此檔案在某些方面為管理工作提供了決策的依據(jù)。

　　2、檔案詳細真實地記錄著企業(yè)的各種業(yè)務往來，它是有憑證和參考作用的。這種業(yè)務記錄為企業(yè)的管理提供了各種管理數(shù)據(jù)，各種項目上的檔案整理會給整個企業(yè)的運營提供了促進的作用，也能不斷地提升項目的盈利和管理水平。

　　3、檔案是與企業(yè)文化息息相關的，它是企業(yè)文化的重要組成部分，它見證著企業(yè)的發(fā)展歷程，為企業(yè)的發(fā)展做好記錄；同時它也是企業(yè)精神文化與價值觀的一種體現(xiàn)，記錄著企業(yè)的各種文化氛圍，一張張真實的照片，一段段真實的影像，都是企業(yè)真實的回憶，也是企業(yè)員工的珍貴經(jīng)歷，它凝聚著企業(yè)的向心力，因此它在企業(yè)文化中有著無可取代的作用。

　　4、檔案的真實性決定了它是證據(jù)提供的有力數(shù)據(jù)，它真實地記錄著當事人在何時、何地進行了何種的業(yè)務活動，是最真實的反映者，它能保護企業(yè)與員工的利益不受到損害，在法律上得到保證，也使得各方面的責任更加明確，減少不必要的糾紛。

　　5、檔案其實是一種教育資源，它在企業(yè)對員工進行培訓時可以用作教材與參考資料，只因它是真實的記錄和反映，它對比其他的資料來說更加具有說服力，也更能讓人信服，尤其是其中記錄的真實案例。

　　一、檔案管理的性質

　　檔案管理是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。

　　但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要，仍具有服務性。

　　在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟、政治、文化服務，否則就不會存在，也難以發(fā)展。在階級社會中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級關系和階級利益，為一定的統(tǒng)治階級所掌握，為一定階級的經(jīng)濟、政治和文化服務，這個服務方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。

　　由于檔案的內(nèi)容關系到國家的政治利益和經(jīng)濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質。

　　進行檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統(tǒng)一指國家全部檔案要由國家設立的各級各類檔案保管機構分別集中保存,并制定統(tǒng)一的法規(guī)進行管理。

　　1、維護完整有兩方面的含義：

　　一是從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；二是從質量上要保持檔案的有機聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。

　　2、維護安全也有兩方面的含義：

　　一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；二是保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗檔案管理工作的一個標準。

　　檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護檔案的真實性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。

　　二、檔案管理的作用

　　檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，成為社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現(xiàn)實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。

　　歸檔有什么好處

　　歸檔：同義詞為存檔，指將處理完畢且具有保存價值的事情或文件經(jīng)系統(tǒng)整理后交檔案室（館）保存?zhèn)浒?備查)的過程。

　　歸檔，是指文書部門將辦理完畢且有保存價值的文件，經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。歸檔是國家規(guī)定的一項制度，又叫“歸檔制度”。

　　【歸檔時間】：

　　1)

　　要實行定期歸檔。定期歸檔，就是辦理完畢的文件材料由文書部門或業(yè)務部門整理、立卷后定期向檔案室移交。

　　2）移交的時間一般在第二年上半年，

　　一些專門性文件或駐地分散的個別業(yè)務單位的文件，可推遲至第二年的下半年。

　　【歸檔范圍】：

　　凡是反映本機關工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。

　　【歸檔案卷的質量要求】：

　　(I)原件歸檔；

　?。?）應歸檔的文件材料齊全、完整；

　　(3)文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；

　　(4)對歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

　　檔案整理的意義

　　檔案是人們社會實踐的真實記錄，也是黨和國家進行經(jīng)濟建設，開展政治文明、物質文明、精神文明建設，發(fā)展科學文化技術的必要條件。下面是挑選較好的檔案整理的意義范文，供大家參考閱讀。

　　歷史記錄功能

　　檔案是人類社會實踐活動的記憶和伴生物，是歷史發(fā)展的痕跡與真實記錄，在人類歷史文化的載錄、積累、保護和傳播方面起到不可代替的重要作用。以中華民族歷史文化的記錄與傳承為例，中華民族是由56個民族構成的，各民族在其社會歷史發(fā)展過程中所創(chuàng)造的民族傳統(tǒng)文化極其豐富，在物質文化上表現(xiàn)為從事經(jīng)濟、生產(chǎn)活動所產(chǎn)生的物質文明的總和，包括生產(chǎn)、生活、居住、建筑、交通、服飾、飲食、工藝等各個領域;在精神文化方面表現(xiàn)為在社會活動過程中所形成的價值觀念、審美情趣、思維方式等，包括禮俗、禮儀、道德、規(guī)范、宗教、節(jié)慶等諸多方面。

　　各民族產(chǎn)生形成的古代文明與傳統(tǒng)文化通過檔案文獻世代相傳，在歷史的積累、保護和傳承過程中，匯集形成了中華民族優(yōu)秀的文化遺產(chǎn)。正是由于這些珍貴歷史檔案的存在，才能使中華民族歷史進程的痕跡與光輝燦爛的歷史文明得以延續(xù)與保存?，F(xiàn)今，檔案文獻在承載保護科技成果、社會信息與民族文化等方面仍然發(fā)揮著巨大的作用，是載錄人類發(fā)展歷史，保護、繼承與弘揚優(yōu)秀民族文化的重要手段和工具。

　　科學管理功能

　　管理是運用組織、計劃、指揮、監(jiān)督和調節(jié)等方式和手段，充分利用現(xiàn)有的人力、物力和財力，使之發(fā)揮最大效率，以達到既定目標的一系列職能活動的總稱。管理是提高行政效率和促進經(jīng)濟建設發(fā)展的重要因素，而檔案作為企事業(yè)單位職能管理活動的真實記錄對現(xiàn)實的管理工作起著依據(jù)和借鑒方面的重要作用。

　　如在國家機構的行政管理活動中，檔案文件記錄了各級機關、單位行使行政職權的法律依據(jù)，處理行政事務的過程、結果以及管理活動的經(jīng)驗，是任何國家機構、機關單位保持工作連續(xù)性所必須查考的重要憑據(jù)。因此，各級國家機構都建立有健全的檔案部門，以翔實的檔案文件為各級政府了解與掌握實際情況，有效地實行職能管理活動提供檔案信息利用服務。

　　生產(chǎn)建設功能

　　一切生產(chǎn)建設活動都具有連續(xù)性、繼承性的特點，前一階段形成的科技生產(chǎn)活動的記錄與實踐經(jīng)驗，往往是后階段科技和生產(chǎn)活動的參考和憑據(jù)，而且生產(chǎn)技術越復雜，現(xiàn)代化程度越高，其生產(chǎn)、建設活動越離不開檔案。不論是工廠礦山設計、水利水電工程設計、交通運輸工程設計，還是民用建筑設計，豐富翔實的基建檔案都是完成新：工程項目設計，進行設計創(chuàng)新所不可或缺的重要參考憑證材料。

　　文化建設功能

　　檔案的.文化建設功能是指在社會物質文明和精神文明建設中，以檔案信息服務的方式，參與經(jīng)濟和文化建設活動，從而推動經(jīng)濟發(fā)展和文化繁榮的一種重要社會職能。以精神文化建設為例，檔案的精神文化建設功能就是以豐富翔實的檔案資源為依據(jù)，發(fā)展科學教育、文學藝術、新聞出版、廣播電視、衛(wèi)生體育等各項事業(yè)，開展宣傳教育活動，提高國民科學素質以及人們的思想、政治、道德水平。

　　科學研究功能

　　為適應經(jīng)濟的發(fā)展和科學研究的需要，國家檔案管理部門做了大量有效的檔案信息開發(fā)利用工作，據(jù)統(tǒng)計，在提供檔案查找服務方面，全國各級各類檔案館(室)接待檔案利用者共1000多萬人次，提供利用檔案資料5000多萬卷、冊。這些行之有效的服務工作為科研活動提供了大量原始的檔案信息資源，促進了國家科學研究事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

　　1、準確反映企業(yè)的成長歷程

　　檔案記錄著企業(yè)成長的點點滴滴，何時開業(yè)，創(chuàng)業(yè)者是誰，何時盈利，何時擴張，戰(zhàn)略目標調整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時平穩(wěn)、何時動蕩，原因何在，也可以從中找到規(guī)律和解答。

　　2、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄

　　企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機密，如果沒有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理，而且還有要保密意識。

　　3、決策制訂的參謀和幫手

　　企業(yè)做決策、出方案，往往都要查找歷史數(shù)據(jù)，進行同比分析或方案對比，沒有檔案就無法進行。檔案管理良好的企業(yè)，死檔案強過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開檔案資料。

　　4、企業(yè)文化的活標本

　　很多企業(yè)搞企業(yè)文化建設總喜歡請專家?guī)兔Γ獠恢?，企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。是企業(yè)員工自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來的，是不假外求的東西。做好檔案管理的企業(yè)，在整理完善企業(yè)文化時，不需要搜索枯腸，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體員工認可的價值觀、制度規(guī)范、行為準則梳理、補充、完善，企業(yè)文化的基本內(nèi)容就有了。再結合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及優(yōu)秀員工代表的事跡總結，企業(yè)文化就豐富起來了。

　　5、企業(yè)宣傳的資料庫

　　檔案管理好的企業(yè)需要進行宣傳時，只需在檔案室調取資料就行了，不需要臨時抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員彩排似的，勞命傷財，準備道具、背景。檔案管理好的企業(yè)，宣傳資料真實可信，對宣傳和擴大企業(yè)影響力有百利而無一害。檔案管理實在是一舉多得的事情。

　　6、員工成長的斷代史

　　很多企業(yè)員工進來時一張表，出去時還是一張表。更有甚者，這個員工一走，這一張表也不知什么時候就消失得無影無蹤了。這實在是大錯特錯的事。人事部門對于已經(jīng)離職的員工檔案應該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人，說不定哪一天企業(yè)的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。這有點夸張，但并非沒有可能。人事部門應該加強員工檔案管理，每年補充、更新員工檔案內(nèi)容，準確及時記錄員工成長的腳步。員工在企業(yè)多少年，檔案就應該記載多少年的主要成長歷程。企業(yè)人事檔案應該成為員工成長的斷代史。

　　企業(yè)檔案資料管理的重要性

　　1、準確反映企業(yè)的成長歷程

　　檔案記錄著企業(yè)成長的點點滴滴，何時成立，何時擴張，戰(zhàn)略目標調整等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時平穩(wěn)、何時動蕩，原因何在，也可以從中找到規(guī)律和解答。

　　2、防患企業(yè)知識產(chǎn)權外泄

　　企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機密和知識產(chǎn)權，如果沒有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理，而且還有要保密意識。

　　3、決策制訂的參謀和幫手

　　企業(yè)做決策、出方案，往往都要查找歷史數(shù)據(jù)，它為企業(yè)重要決策發(fā)揮了查考依據(jù)和參考憑證的作用，提供了詳實可信的原始資料，促進了企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展。

　　4、企業(yè)文化的活標本

　　企業(yè)文化是員工思想意識在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。做好檔案管理的企業(yè)，在整理完善企業(yè)文化時，不需要搜索枯腸，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體員工認可的價值觀、制度規(guī)范、行為準則梳理、補充、完善，企業(yè)文化的基本內(nèi)容就有了。再結合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及好的員工代表的事跡總結，企業(yè)文化就豐富起來了。

　　5、企業(yè)宣傳的資料庫

　　檔案管理好的企業(yè)需要進行宣傳時，只需在檔案室調取資料就行，不需要臨時抱佛腳，打亂正常工作。檔案管理好的企業(yè)，宣傳資料真實可信，對宣傳和擴大企業(yè)影響力有百利而無一害。