无码日韩精品一区二区免费_国产精品原创视频一区二区_97超视频国产免费_日本亚洲欧美在线AⅤ

歡迎來到中博奧技術(shù)有限公司官網(wǎng)

檔案整理的基本流程(檔案整理的基本流程是)

時(shí)間:2022-11-24 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  檔案整理的基本流程


  1、收集檔案:檔案的前身是文件,而文件是隨著工作活動(dòng)分散而形成的,為便于將來使用,需要挑選散亂的文件,選擇其中重要部分集中保存,以便將來利用,從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程,是檔案工作的起點(diǎn)。

檔案整理的基本流程(檔案整理的基本流程是)

  2、檔案整理:檔案工作人員拿到檔案后,首先要把檔案歸類,包括歸檔編號(hào),歸檔頁碼,撕開粘貼頁,頁號(hào)寫錯(cuò),重新編號(hào),對(duì)可拆訂的文件做拆訂處理,以便在掃描時(shí)進(jìn)行分批處理。


  如發(fā)現(xiàn)褶皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件,應(yīng)作相應(yīng)的處理;如果文件有破損,應(yīng)首先進(jìn)行技術(shù)修復(fù),并做好標(biāo)注;對(duì)破損嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)掃描的文件,要做好區(qū)分標(biāo)注。


  3、檔案鑒定:隨著檔案數(shù)量的不斷增加,一些檔案失去了保存價(jià)值,為了防止龐雜,需要剔除那些失去保存價(jià)值的檔案,同時(shí)也要區(qū)分檔案不同的保存價(jià)值,以實(shí)現(xiàn)檔案的分級(jí)保管,發(fā)揮重要檔案的作用,從而形成檔案鑒定工作。


  4、影像檢查與處理:


  掃描儀完成后,采用自動(dòng)處理和人工逐幅檢查圖像質(zhì)量,包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致,有無漏掃、重張等現(xiàn)象,圖像有無黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質(zhì)量,并及時(shí)進(jìn)行調(diào)整,保證圖像順序正確。


  5、完整的OCR識(shí)別:


  若項(xiàng)目需要實(shí)現(xiàn)全文檢索,則掃描圖像處理完畢后需要使用專業(yè)的識(shí)別軟件對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行全文OCR。若使用者對(duì)識(shí)別成功率有嚴(yán)格要求,還需另加手工校對(duì),校對(duì)結(jié)束后將版式還原轉(zhuǎn)換為雙層PDF文件格式,可實(shí)現(xiàn)無障礙的全文檢索。


  6、提供利用:保存檔案的目的是為各項(xiàng)工作提供服務(wù),充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時(shí)、充分地發(fā)揮,需要開辟各種途徑,采取各種形式、方式,將檔案的利用方法介紹給利用者,從而形成對(duì)檔案的利用。


  檔案整理的基本流程


  檔案整理的工作程序包括收集文件材料,確定歸檔范圍,歸檔分類,立卷(整理成件),分保管期限,文件排列,放置備考表,上架等。


  我們大概看看其中的幾和工序,文件材料的收集對(duì)象主要有:反映本單位主要職能活動(dòng)的,應(yīng)該立卷歸檔的文件材料,包括收、發(fā)文件、內(nèi)部文件、電報(bào)、各種會(huì)議文件(包括會(huì)議記錄),領(lǐng)導(dǎo)人講話稿,電話記錄、出版物原稿(附原本),各種統(tǒng)計(jì)表、照片、錄音、錄像帶等文件材料。分年度按文件所形成的年度歸檔,不同年度的文件一般不得放在一起歸檔,但跨年度的請示與批復(fù)放在復(fù)文年歸檔,沒有復(fù)文的放在請示年歸檔。


  不歸檔范圍文件材料主要有兩部分:一是沒有查考價(jià)值的文件;二是重復(fù)性文件。


  分類,第一種方法:直接分保管期限。這種方法適用范圍比較廣,絕大多數(shù)單位只要按保管期限來分就可以了,每年編一個(gè)流水號(hào)。


  第二種方法:在同一個(gè)年度內(nèi)根據(jù)機(jī)關(guān)單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分工、文件的數(shù)量等情況編制分類方案,將文件按分類方案進(jìn)行立卷,一般采用年度問題,這種方法對(duì)文件資料比較多的單位適用。


  然后應(yīng)按其相互之間的聯(lián)系,有條理地進(jìn)行排列。


  裝訂。


  (1)按件裝訂:一般以每份文件為一件。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來文與復(fù)文作為一件時(shí),復(fù)文在前,來文在后。


  發(fā)文裝訂順序:正文-領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)單-底稿;來文裝訂順序:來文-單位處理簽。


  (2)去除金屬釘,換不銹鋼釘。


  歸檔文件應(yīng)依排列次序逐件編號(hào)。在文件首頁右上角空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容??梢杂勉U筆標(biāo)記在首頁的右下角,編目時(shí)直接錄入每件的總頁碼。


  整理檔案的方法與步驟


  整理檔案的方法是編號(hào)分類法,步驟共有七步,分別是收集、篩選、分類、確定、修繕、編號(hào)以及裝盒并編制目錄。


  整理檔案的具體步驟分為七步:第一步是收集,整理人需要將所有文件收集起來。第二步是篩選,整理人需要將收集的文件按照章程進(jìn)行一定的篩選。第三步是劃分文件的類別和級(jí)別,第四步是確定文件的保管期限,第五步是修繕文件的內(nèi)容,整理人需要根據(jù)章程修繕文件缺失的內(nèi)容。第六步是給文件編號(hào),最后一步則是將文件裝盒并且編制檢索的目錄。


  檔案管理一般包括檔案的收集、整理、整編、著錄、查詢、借閱、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等流程。


  1、檔案接收


  通過配置OA流程,該歸檔的文件自動(dòng)歸檔檔案到接收庫;同時(shí)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成,自動(dòng)歸檔合同數(shù)據(jù)。


  所有檔案,檔案管理員均可通過新建檔案接收或批量掛接上傳至檔案系統(tǒng),完成著錄項(xiàng)填寫后歸檔至檔案庫。審批完成后進(jìn)行實(shí)體移交和檔案上架,檔案正式生效。


  2、檔案整理


  規(guī)范化檔案錄入,業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案信息著錄項(xiàng)定制,歷史流程內(nèi)容自動(dòng)歸檔。


  3、檔案整編


  依據(jù)國家檔案分類標(biāo)準(zhǔn),建立分類的標(biāo)準(zhǔn)以及各類檔案的整理方式,規(guī)范化建立檔號(hào)規(guī)則。


  4、檔案查詢


  通過系統(tǒng)能夠快速定位所需內(nèi)容,提高檔案利用率。


  5、檔案借閱


  泛微文書定實(shí)現(xiàn)在庫檔案借閱,借閱審批,出入庫管理全過程數(shù)字化管理,確保檔案借閱有記錄、可追蹤。


  6、檔案銷毀


  通過在系統(tǒng)設(shè)置檔案保管期限,檔案到期系統(tǒng)自動(dòng)提示,可審批銷毀清冊。


  7、庫房管理


  為了確保對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行規(guī)范化管理,文書定可以協(xié)助統(tǒng)一維護(hù)組織內(nèi)部的實(shí)體庫房,包括庫房基本信息、區(qū)域、密集架等,在系統(tǒng)中定義虛擬庫房及密集柜、檔案柜等,方便進(jìn)行流程化管理和操作記錄。

我是中博奧客服:小奧
中博奧技術(shù)有限公司& 版權(quán)所有工信部備案號(hào):豫ICP備11015869號(hào)-8 Copyright ? 2023-2024

檔案整理檔案數(shù)字化

檔案掃描檔案管理軟件系統(tǒng)

TEL:18937133779

To Top