有關檔案管理存在的問題及對策

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　　一、當前檔案管理存在的問題

　　目前我國檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：

　　(一)檔案管理人員專業(yè)素質不高。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

　　(二)檔案管理不夠規(guī)范。目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號不規(guī)范。第二，案卷標題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重。

　　(三)檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的`工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。

　　(四)在信息開發(fā)和編研工作上也存在一些問題。一些檔案部門為達標升級應付檢查隨便選幾個題人人都來編研使編研產(chǎn)品層次低質量差實用性不大利用價值更小。有的選題雖好緊跟形勢但因編研時間過長失去了時效性影響了作用的發(fā)揮。

　　二、提高檔案管理效率的對策

　　改觀目前檔案管理工作狀況，提高檔案管理效率，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化是檔案管理工作的目標，我們還有很長的路要走，首先我們要注意的問題解決的問題主要有：

　　(一)提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。首先要把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。

　　當前社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領域不斷形成，這些對檔案業(yè)務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現(xiàn)單一型向多樣復合型轉變。扎實有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。

　　(二)調動檔案管理人員工作積極性檔案界長期單調而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會和企業(yè)，而服務的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案工作理念。

　　1.增強激勵機制。檔案工作應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對現(xiàn)有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關，從而激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

　　檔案整理遇到的問題

　　2.更新觀念，實現(xiàn)自我價值。有時搞檔案工作的人未必都能明白檔案工作的重要性，這是因為他們以前純粹為了工作而工作，忽視了總結自己對社會的影響。這要求相關領導人員做好檔案管理工作的宣傳和教育工作，使人們特別是檔案人員對工作有積極的認識。使檔案人員積極進取，對自己的各方面都做出相應的調整和重新定位，一改過去收攤看點，倉庫保管員的現(xiàn)象，在埋頭苦干的同時，多一些敏感和睿智，有為才能有位，使檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟效益。

　　(三)檔案的現(xiàn)代化要與企業(yè)的信息化同步企業(yè)檔案必須適應信息化要求，把電子文件妥善保管起來。信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。當前，在企業(yè)信息化建設過程中，也有檔案部門不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。檔案人員要邊干邊學，在管理的過程中學習和掌握信息化的有關知識，使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機結合，同步發(fā)展。

　　企業(yè)在制定信息建設規(guī)劃當中將檔案工作納入進去，檔案部門要參與到企業(yè)信息化當中去。首先要解決紙質檔案與電子文件信息的對稱問題;其次要解決紙質和電子文件一致性的問題，電子文件看不見，就一張光盤，對于它的完整性、版本等從外觀上看不出來，所以檔案部門要用專門的設備、專門的部門負責檢驗電子文件，如果保存的電子檔案有誤，將來在工作中可能要造成失誤。檔案的現(xiàn)代化管理一方面要適應檔案自身的發(fā)展，另外也要適應企業(yè)信息化建設的流程，兩方面都要兼顧。

　　檔案畢竟是傳統(tǒng)的記錄和保存方式，企業(yè)信息化應用起來可以很瀟灑，實現(xiàn)無紙化辦公，財務、科研、外事等許多部門都進行網(wǎng)上辦公，最后什么都沒留下。檔案部門搞信息化要解決的一個觀念問題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。這是一種高層次的認識，要求我們不斷學習，吸納新知識，努力使檔案管理工作邁上一個新臺階。

　　檔案工作的問題與不足

　　檔案管理工作是十分重要的，但是，目前很多基層單位由于管理分散、人員不穩(wěn)定、保管條件欠缺等因素的存在，嚴重影響并阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。結合基層檔案工作中存在的問題，進行有效的分析，制定合理的對策，有利于促進基層檔案管理工作的順利開展。

　　基層檔案工作中的問題，由于檔案工作內外因素的影響，工作中可能會出現(xiàn)以下問題。

　　檔案管理人員的綜合素質不高

　　檔案學是一門綜合性學科，這就要求檔案管理人員必須具備一定的專業(yè)知識和業(yè)務素質。而現(xiàn)階段的基層檔案管理人員在文化程度、專業(yè)素質、思想觀念等方面參差不齊，無論是業(yè)務熟練程度，還是工作方法和態(tài)度都有待提高。很多基層單位沒有專職檔案管理人員，大多是兼職，因此對檔案管理往往心有余而力不足，基本上沒有足夠的時間去管理或整理大量的檔案資料，更加缺乏信息開發(fā)應用能力和敏銳的信息意識，這就極大地制約了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

　　檔案意識相當薄弱?；鶎訂挝活I導主要精力都放在抓經(jīng)濟上，對與檔案相關的法律法規(guī)和業(yè)務知識學習甚少，一些領導將檔案工作簡單地曲解為把文件材料收集一下、裝訂一下，許多基層干部檔案意識相當薄弱。有的領導干部甚至認為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，自已不想管也不愿管。有些部門對檔案工作重視不夠，沒有把檔案工作列入年度工作計劃，檔案工作不研究不安排，檔案問題得不到解決，場所、經(jīng)費、人員更是沒有保障，檔案工作自然就做不好。

　　檔案工作缺乏制度化的管理程序。在實際工作中，一些單位制度不完善，或者雖然建立制度但沒有認真落實，管理松懈，檔案工作沒有形成制度化。

　　主要有以下四點問題：一是檔案收集不規(guī)范，在收集過程中，制度不健全；二是檔案整理不規(guī)范，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內資料漏失現(xiàn)象比較普遍，不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠；四是檔案利用不規(guī)范，檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還，等等因素。

　　檔案管理存在的問題和改進方法

　　導語：隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作也在隨之一同發(fā)展，在不斷更新著管理概念及管理方法，能夠全面、真實地反映各單位的整體發(fā)展狀況和工作成果。做好檔案管理工作，不僅可以為單位管理人員提供及時了解內部情況的整體資料，適時調整策略及決策;而且，還可以為社會和有關各方對其準確認定提供有效依。

　　一、檔案管理及其價值

　　檔案管理是指：檔案館(室)及其工作人員直接對檔案實體和檔案信息進行開發(fā)、利用并進行管理服務的各項業(yè)務工作。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等各項工作。

　　對于形成的檔案進行管理大致可分為檔案的編纂工作，以及檔案的開發(fā)利用工作，從而使檔案的規(guī)制更加有序，對于實現(xiàn)檔案的價值大有裨益，也方便檔案的查找和利用。檔案的編纂工作流程大致為選題、查找、選材、考訂、加工、編排、評介、出版。檔案編纂工作是檔案管理的重要組成部分，是實現(xiàn)檔案管理科學化、系統(tǒng)性的重要工作。

　　檔案的開發(fā)利用是發(fā)掘檔案潛在價值，并加以充分利用以為社會大眾服務，從而使檔案走出瓶頸，服務于社會，使其大眾化、科學化、經(jīng)濟化，讓檔案的價值擺脫檔案館的束縛，走上社會主義市場經(jīng)濟的道路，增強其發(fā)展前景。檔案的開發(fā)是現(xiàn)代化檔案管理工作的前瞻要求，對于實現(xiàn)檔案價值具有重要意義。所以，要時代化、信息化、用現(xiàn)代的眼光將檔案資源充分發(fā)掘出來，使用現(xiàn)代化檔案軟件實現(xiàn)其經(jīng)濟價值和社會價值，將檔案財富轉化成社會財富，這也是對社會資源負責的表現(xiàn)。

　　二、檔案管理工作中存在的問題

　　(一)忽視對檔案的管理工作

　　在日常工作中大部分人對檔案管理工作都不夠重視，甚至包括一些領導干部，認為此項工作既不能給單位帶來經(jīng)濟效益，又不是主要工作，更不能帶來政績，只要不泄密，不遺失、保存好，可以應付查檔即可。這些現(xiàn)象反映了人們缺少對檔案工作的了解與正確認識，從而忽視了檔案管理工作的重要性。

　　(二)忽視檔案管理工作的環(huán)境設施設備

　　在現(xiàn)實工作中，部分單位不重視檔案管理工作所應具備的硬件設施，個別單位甚至沒有檔案室。有的單位歷史長、人員多、檔案多，檔案材料沒有按照要求分門別類的區(qū)分存放，而是混亂擺放，導致在查檔、調檔時無從下手、毫無頭緒。還有的單位雖設有檔案室，但情況不容樂觀，多是潮濕、狹窄、昏暗、通風條件不好的地方，導致檔案材料的發(fā)霉、霉變、蟲蛀現(xiàn)象，嚴重影響了檔案材料的完整性、良好性、嚴謹性。使得檔案材料得不到很好地保存。

　　(三)檔案管理水平較

　　。一些單位的檔案管理人員沒有充分認識檔案工作的重要性，而且還有部分人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)、專業(yè)的檔案知識學習培訓，缺乏對檔案的收集工作意識，對檔案材料的歸檔、整理、裝訂等業(yè)務工作較為生疏;還有些單位沒有專職的檔案管理人員，對檔案材料僅限于存放，沒有進行及時分類歸檔，甚至缺乏對歸檔材料的準確性、真實性，導致檔案管理工作水平的滯后。

　　三、做好檔案管理工作的措施方法

　　隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作在社會中的重要作用不斷提高，這就對檔案管理工作提出新要求，要不斷提高管理水平，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、規(guī)范化、信息化，為社會提供更有價值的檔案信息資源。

　　(一)重視支持檔案管理工作

　　各單位領導要重視并支持檔案管理工作，檔案管理人員要提高檔案管理工作水平，加強服務意識。要樹立愛崗敬業(yè)、努力學習業(yè)務知識，擬定工作目標，樹立創(chuàng)新意識，端正工作態(tài)度，明確服務方向，提高服務質量，充分利用檔案信息資源，為建設和諧社會服務。

　　(二)提高檔案人員業(yè)務素質，加強繼續(xù)教育

　　檔案管理人員的.業(yè)務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。

　　由于設備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務。

　　(三)逐步完善檔案工作管理制度

　　首先要切合實際、科學合理的建立檔案管理制度，要簡明扼要、簡便易行，充分發(fā)揮規(guī)章制度的指導和規(guī)范作用。其次要發(fā)揮制度的雙向約束力，既要約束領導又要約束職工，不要搞特殊化。然后更要堅持執(zhí)行規(guī)章制度的嚴肅性，制度面前人人平等，有獎有罰，獎懲分明，使規(guī)章制度的權威性得以充分發(fā)揮。

　　(四)逐步改進并完善檔案功能

　　在檔案管理工作中，檔案工作人員要使記錄內容更客觀、更真實、更全面、更準確、更動態(tài)。對檔案材料原有的重要內容應該予以完整保留;同時要進一步豐富和擴大檔案資料的內涵，以便使檔案資料更適合各單位對信息材料的需求，從而更好地為單位服務，充分發(fā)揮檔案功能的作用及重要性。

　　(五)采用信息化、數(shù)字化管理手段，為檔案管理工作服務。隨著信息化建設的不斷加深，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)不再適應信息時代檔案資料管理工作的需要，檔案管理信息化已成必然趨勢。信息化檔案管理在內容、服務方式、創(chuàng)意方面都較過去傳統(tǒng)的檔案管理工作有著天差地別。信息化檔案管理將給檔案管理工作提供巨大的發(fā)展空間和創(chuàng)新空間。信息系統(tǒng)的低門檻和便捷，使得用戶群越來越多，相對的信息服務的要求也越廣。

　　隨著檔案管理的信息化，在信息服務方式上也應不斷創(chuàng)新，充分考慮用戶對信息利用的需求，從而在信息服務上增加新的理念和要求，為用戶提供一個全面的滿足其需求的信息利用平臺，不僅能更好的滿足用戶的需求，突出用戶的權益，提供信息服務效率，更能充分體現(xiàn)出信息服務的人性化、主動性及重要性。

　　四、結語

　　檔案管理工作是保持和維護歷史事實真實性的必要工作，檔案資料記載著本單位的發(fā)展歷史，記載著準確豐富的信息，匯集著大量的資源，對研究單位今后的發(fā)展及管理工作都提供了有效、寶貴的材料。

　　在新的歷史時期下，與其他工作相同，檔案管理工作也要緊跟時代發(fā)展的步伐，采取科學、有效的措施，積極研究、探索新的檔案管理模式，規(guī)范科學的進行檔案管理，提高工作質量、提高工作效率，促進單位今后的良好發(fā)展，促進和諧社會的發(fā)展。

　　檔案管理工作中存在的問題與建議

　　在檔案整理過程中，雖然整理方案明確了，但是在實際整理結果仍然與事先的方案相差很多，甚至背道而馳，通過近幾年的檔案整理經(jīng)驗，總結了如下幾點，以便控制整理過程質量。

　　一、需要有明確的組織架構和職責分工

　　整理項目整體工程量有大有小，但是無論是大下，所需要職能職責需要明確，項目經(jīng)理、質量經(jīng)理、整理組長等，人員配備不一定齊全，但是職能必須清晰，落實到崗，到人。健全的組織是開展檔案工作的前提。

　　二、制定明確的整理方案

　　在檔案整理方案確定中，有兩個工作是非常重要的，第一，檔案整理的原則的確定。因為在檔案整理過程中，會有很多突發(fā)的問題，而且這些問題很可能在檔案整理進程中才能暴露出來的，所以，在整理方案確定過程中，制定對一些相同問題的處理原則是必要的，避免在后期針對有些問題重復、反復溝通，導致方案被拆解。

　　有了必要的原則提出，便于對相同類似問題的在實際過程中的快速解決。第二，重要的檔案整理細節(jié)的預測和判定。檔案整理項目小組可以根據(jù)以往經(jīng)驗，對于一些在檔案整理過程中的細節(jié)做事先的規(guī)劃，并拿出整理流程和控制方法，這樣，在檔案整理實際過程中，整理人員才有明確的整理依據(jù)，從而使檔案整理方案自始自終，統(tǒng)一標準。

　　三、集中的人員培訓和上崗

　　在很多小的檔案整理項目中，項目經(jīng)理可能比較忽視人員的集中培訓，總認為集中培訓耽誤時間，影響產(chǎn)值，其實結果未必。我個人人為，檔案整理培訓工作應遵循集中培訓和師傅帶徒弟培訓的有效結合。對于一些原則和重要的整理辦法，應利用早會等時機有效宣貫，同時，在一對一培訓過程中，在實體講解。不要放過任何機會對檔案整理過程中的一些共同問題點做講解，并及時找到規(guī)避和解決的辦法。避免批量事故的發(fā)生。

　　最后，在檔案整理過程中，需要重視過程的質量控制，重視質量理念的培訓，在項目考核體系中，應明確的提出質量項目的考核內容，形成有質量目標、有質量管理辦法、有質量組織保障、有質量培訓手段、有質量目標考核稽核的一體化質量管理。