招投標檔案整理目錄

　　招投標資料歸檔內(nèi)容包括：

　　1、書面資料包括但不限于以下內(nèi)容，委托代理協(xié)議，招標方案或計劃，招標文件，招標代理工作匯總報告，中標通知書原件，業(yè)主意見反饋表，中標人的投標文件；

　　2、電子資料包括但不限于以下內(nèi)容，委托代理協(xié)議掃描件，招標方案或計劃電子版，招標文件，評標報告掃描件，業(yè)主意見反饋表掃描件，中標通知書掃描件，招標公告網(wǎng)頁版圖片或所發(fā)布的網(wǎng)站，中標公示網(wǎng)頁版圖片或所發(fā)布的網(wǎng)站。

　　招投標資料歸檔時間：

　　1、委托代理協(xié)議，招標文件出售前，必須返回，否則招標文件不予蓋章，特殊地區(qū)的情況須提前遞交情況說明，報公司領導批示；

　　2、其他書面資料，中標公示發(fā)布后15日內(nèi)必須返回全套資料，且資料內(nèi)容滿足本辦法要求，否則從中標公司發(fā)布后20日起，停止受理對應分公司或項目部所有業(yè)務；

　　3、資料寄往總公司前1天，必須將電子資料建立壓縮包發(fā)送至招標綜合部郵箱。

　　招投標檔案內(nèi)容包括：

　　1、建設工程項目報建表；

　　2、招標文件備案表，建設規(guī)劃許可證復印件，建設規(guī)劃用地許可證復印件，建設單位資金證明文件，建設單位法人資格證明文件復印件及法定代表人的任命文件復印件，預算編制單位的資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照及編制人員的證件復印件，自行招行相關人員的職稱證件復印件，招標代理合同備案副本；

　　3、招標文件；

　　4、招標公告；

　　5、投標人報名登記表及確定投標人入圍名單；

　　6、資格預審文件。

　　《中華人民共和國招標投標法》第十九條招標人應當根據(jù)招標項目的特點和需要編制招標文件。招標文件應當包括招標項目的技術要求、對投標人資格審查的標準、投標報價要求和評標標準等所有實質(zhì)性要求和條件以及擬簽訂合同的主要條款。

　　國家對招標項目的技術、標準有規(guī)定的，招標人應當按照其規(guī)定在招標文件中提出相應要求。

　　招標項目需要劃分標段、確定工期的，招標人應當合理劃分標段、確定工期，并在招標文件中載明。

　　招標檔案怎么做？需要的資料、程序是什么？

　　江蘇省房屋建筑和市政基礎設施工程項目

　　招標投標檔案管理辦法

　　(討論稿)

　　第一條為規(guī)范全省房屋建筑和市政基礎設施工程項目招標投標檔案管理，統(tǒng)一招標投標過程中檔案資料的收集、整理和歸檔標準，依據(jù)有關法律、法規(guī)，結(jié)合我省實際，制定本辦法。

　　第二條本辦法所稱的招標投標檔案是指房屋建筑和市政基礎設施工程項目招標投標活動過程中形成的，并能真實反映招標投標活動內(nèi)容，具有保存價值的文字、數(shù)字、圖表、聲像等各種載體的文件資料。

　　第三條各級建設行政主管部門負責招標投標檔案管理和監(jiān)督檢查工作，具體工作由其所屬的建設工程招標投標監(jiān)督管理機構(gòu)（以下簡稱“監(jiān)管機構(gòu)”）負責，各級監(jiān)管機構(gòu)應當按照本辦法的規(guī)定建立招標投標檔案，業(yè)務上接受各級城建檔案部門的指導。

　　第四條各級城建檔案部門應對同級監(jiān)管機構(gòu)移交的招標投標檔案材料免費接受并保存。

　　第五條歸檔的招投標文件資料，其內(nèi)容必須準確、齊全完整、真實反映招標投標活動的過程。

　　第六條監(jiān)管機構(gòu)的項目經(jīng)辦人應在監(jiān)督過程中及時收集、整理、保存招標投標過程中產(chǎn)生的各種文件資料，并應當在接受施工合同備案之日起五日內(nèi)，將有關收集齊全的歸檔招投標文件材料交檔案管理人員。經(jīng)辦人發(fā)生變化時，應當做好交接工作。

　　第七條招標投標檔案應當專人管理。檔案管理人員應遵守檔案管理的有關法律、法規(guī)和規(guī)章制度。

　　檔案管理人員在收到歸檔的招標投標文件材料后，應及時登記，并認真做好檔案資料的立卷、裝訂、歸檔和集中管理工作。歸檔整理應符合建設部頒布的《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）的要求。

　　第八條招標投標監(jiān)管機構(gòu)應當收集、整理、歸檔的文件資料包括以下內(nèi)容,并按下列順序裝訂成冊：

　?。ㄒ唬┕こ探ㄔO項目發(fā)包初步方案，及其附件；

　　附件包括：1、工程建設項目審批或者備案文件的復印件；

　　2、邀請招標或直接發(fā)包的有關審批文件和證明材料。

　?。ǘ┱袠巳俗孕修k理招標事宜備案表及附件資料；

　?。ㄈ┪姓袠舜淼墓こ陶袠舜砦泻贤?、授權委托書及工程招標代理項目組組成人員情況表；

　?。ㄋ模﹩为毼芯幹剖┕说椎臉说拙幹莆泻贤?/p>

　?。ㄎ澹┱袠斯婊蛘咄稑搜垥?/p>

　?。┩稑藞竺矮@取資格預審文件或獲取招標文件一覽表；

　　（七）資格預審文件，中標人資格預審申請書復印件,資格審查情況報告；

　?。ò耍┱袠宋募约皩φ袠宋募某吻寤蛘咝薷奈募?；

　　（九）清標情況報告;

　?。ㄊ┰u委抽取、通知記錄表；

　?。ㄊ唬说椎姆饷妗⒕幹普f明及報價匯總表；

　　（十二）評標報告；

　?。ㄊ┱袠送稑说那闆r書面報告（其中在前面程序中已提交過的內(nèi)容，可以不重復提交。）；

　?。ㄊ模┲袠私Y(jié)果公示表；

　　（十五）中標通知書；

　?。ㄊ┲袠巳送稑宋募械氖跈辔袝?、投標函、報價匯總表、項目班子配備情況以及有關聯(lián)合體、分包等重要資料的復印件；

　　（十七）合同副本；

　　（十八）對委托招標代理的工程招標代理機構(gòu)的評價意見；

　?。ㄊ牛﹤浒噶鞒瘫砗秃贤瑐浒副?/p>

　?。ㄊ┱袠送稑吮O(jiān)督情況記錄表；

　?。ǘ唬┬姓O(jiān)督意見書；

　　（二十二）需要存檔的其他材料。

　　中標人的投標文件副本，應當自施工合同接受備案之日起，保存六個月。

　　第九條建設單位（委托工程招標代理的招標代理機構(gòu)）應當收集、整理、歸檔的招投標文件材料包括以下內(nèi)容,并按下列順序裝訂成冊：

　?。ㄒ唬┕こ探ㄔO項目發(fā)包初步方案，并附項目立項審批文件或備案文件復印件;

　?。ǘ┭堈袠嘶蛑苯影l(fā)包的項目，應附可邀請或直接發(fā)包的有關審批文件和說明材料;

　?。ㄈ┪姓袠舜淼墓こ陶袠舜砦泻贤⑹跈辔袝凸こ陶袠舜眄椖拷M組成人員情況表;

　?。ㄋ模﹩为毼芯幹剖┕说椎臉说拙幹莆泻贤?

　?。ㄎ澹┱袠斯婊蛲稑搜垥?

　?。┵Y格預審的獲取資格預審文件或招標文件一覽表;

　?。ㄆ撸┵Y格后審的獲取招標文件的潛在投標人名單;

　　（八）資格預審的資格預審文件及中標單位的資格預審申請書;

　?。ň牛┵Y格預審合格通知書與資格預審結(jié)果通知書及其發(fā)放、確認的記錄;

　　（十）資格預審報告;

　?。ㄊ唬┱袠宋募约罢袠宋募吻寤蛘咝薷牡膬?nèi)容（含招標答疑或投標預備會紀要）;

　?。ㄊ┱袠宋募按鹨杉o要等發(fā)放、簽收的記錄;

　?。ㄊ┰O有標底的工程施工招標標底;

　?。ㄊ模╅_標過程中投標文件簽收、評委簽到等記錄;

　?。ㄊ澹┣鍢饲闆r報告;

　　（十六）評標委員會的評標報告（含評委評分、評議等過程資料）;

　?。ㄊ撸┱袠巳颂峤坏恼袠送稑饲闆r的書面報告（包括招標范圍、招標方式、資格審查、開評標過程和確定中標人的方式以及理由等。已提交過的內(nèi)容，可引用，不必重復提交。）;

　?。ㄊ耍┲袠私Y(jié)果公示表;

　　（十九）中標通知書;

　?。ǘ┲袠巳说耐稑宋募?

　　（二十一）合同副本;

　?。ǘ┪姓袠舜淼墓こ陶袠舜碓u價意見表;

　?。ǘ﹤浒噶鞒瘫?

　?。ǘ模┬姓O(jiān)督意見書;

　?。ǘ澹┪粗袠巳说馁Y格預審申請書、投標文件正本;

　?。ǘ┬枰鏅n的其他材料;

　　以上歸檔材料中，除（二十）、（二十五）項材料外，其他材料均應裝訂成冊。第（二十）項（中標單位的投標文件正本）可以單獨立卷裝訂；第（二十五）項（未中標單位的資格預審申請書、投標文件正本）應暫時保存，待合同簽定六個月后銷毀。

　　第十條歸檔的招投標文件材料應字跡清楚、圖表整潔，需要單位或個人簽章的，其簽章手續(xù)應完備，并應采用碳素墨水、藍黑墨水耐久性強的材料書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的材料書寫。

　　所有存檔的文件材料應統(tǒng)一使用A4或A3紙（圖紙除外）。

　　第十一條招標投標文件材料的立卷與歸檔，應遵循文件材料的形成規(guī)律。同一項目分階段招標的，每一階段應分別組卷，內(nèi)容相同的材料，可不必重復存檔，但應在檔案備考表中注明相關材料的存檔信息；卷與卷之間應保持系統(tǒng)聯(lián)系，便于檔案的利用、查詢和保管。

　　第十二條歸檔裝訂的文件材料應有案卷封面和卷內(nèi)目錄；并附卷內(nèi)備考表列在歸檔文件材料尾頁之后。案卷封面、卷內(nèi)目錄及卷內(nèi)備考表（格式）見附件。

　　第十三條監(jiān)管機構(gòu)可以將檔案的立卷、裝訂、歸檔和保存等工作委托建設工程交易中心承擔，并應建立健全檔案的保管、保密、鑒定、銷毀、借閱等制度

　　第十四條招標投標檔案在監(jiān)管機構(gòu)（或建設工程交易中心）保管至工程項目竣工后一至五年，即可移交當?shù)爻墙n案館保存。

　　第十五條對保存期已滿，須移交同級城建檔案館的檔案，應按照有關規(guī)定辦理移交手續(xù)。對已失去保存價值的檔案，經(jīng)組織鑒定后可予銷毀。檔案銷毀前必須登記造冊，經(jīng)單位負責人批準后，鑒銷人員應在清冊上簽字，按有關規(guī)定進行銷毀。

　　第十六條檔案管理人員離開工作崗位前，應當按規(guī)定移交招投標檔案資料，不得擅自處理或帶走。

　　禁止任何單位和個人倒賣、涂改、偽造招標投標檔案。

　　第十七條檔案室的建設應當具有防盜、防火、防塵、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全設施，不得在危險和不安全的環(huán)境中保管檔案。對破損、霉變、散失的檔案，應及時采取搶救、復制、收集等補救措施，確保檔案的安全與完整。

　　第十八條凡查閱或借閱招投標檔案必須履行登記、簽收、注銷制度。嚴格遵守和執(zhí)行國家各項保密規(guī)定和紀律。查閱或借閱檔案時，必須精心愛護，不得拆卷、抽頁、涂改、銷毀。如需要摘抄或復印的，需經(jīng)領導批準，履行登記手續(xù)。借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借，按期歸還，防止丟失和泄密。

　　第十九條各級監(jiān)管機構(gòu)對招投標管理工作中其他有保存價值的文件材料如：工作文件、投訴處理、統(tǒng)計資料、活動記錄等，也應及時做好歸檔保存工作，有管理規(guī)定的，按照有關規(guī)定執(zhí)行，無管理規(guī)定的可參照本辦法執(zhí)行。

　　第二十條本辦法自發(fā)布之日起施行。

　　附：案卷封面（式樣）、卷內(nèi)目錄（式樣）、卷內(nèi)備考表（式樣）

　　二○○七年三月二日