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檔案整理存在的問題(檔案整理存在的問題及建議)

時間:2022-11-27 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡 點擊量:

  檔案整理存在的問題

  很多人認為檔案管理工作不重要。這因為是這些人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。實際上,檔案管理工作在我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展中起著重要的作用。下面是我?guī)痛蠹艺淼臋n案管理存在的問題及改進措施,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友。

檔案整理存在的問題(檔案整理存在的問題及建議)

  檔案管理工作中存在的問題

  1、忽視對檔案的管理工作

  在日常工作中大部分人對檔案管理工作都不夠重視,甚至包括一些領導干部,認為此項工作既不能給單位帶來經(jīng)濟效益,又不是主要工作,更不能帶來政績,只要不泄密,不遺失、保存好,可以應付查檔即可。這些現(xiàn)象反映了人們?nèi)鄙賹n案工作的了解與正確認識,從而忽視了檔案管理工作的重要性。

  2、忽視檔案管理工作的環(huán)境設施設備

  在現(xiàn)實工作中,部分單位不重視檔案管理工作所應具備的硬件設施,個別單位甚至沒有檔案室。有的單位歷史長、人員多、檔案多,檔案材料沒有按照要求分門別類的區(qū)分存放,而是混亂擺放,導致在查檔、調(diào)檔時無從下手、毫無頭緒。還有的單位雖設有檔案室,但情況不容樂觀,多是潮濕、狹窄、昏暗、通風條件不好的地方,導致檔案材料的發(fā)霉、霉變、蟲蛀現(xiàn)象,嚴重影響了檔案材料的完整性、良好性、嚴謹性。使得檔案材料得不到很好地保存。

  3、檔案管理水平較低

  一些單位的檔案管理人員沒有充分認識檔案工作的重要性,而且還有部分人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)、專業(yè)的檔案知識學習培訓,缺乏對檔案的收集工作意識,對檔案材料的歸檔、整理、裝訂等業(yè)務工作較為生疏;還有些單位沒有專職的檔案管理人員,對檔案材料僅限于存放,沒有進行及時分類歸檔,甚至缺乏對歸檔材料的準確性、真實性,導致檔案管理工作水平的滯后。

  做好檔案管理工作的措施方法

  隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展,檔案管理工作在社會中的重要作用不斷提高,這就對檔案管理工作提出新要求,要不斷提高管理水平,逐步實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、規(guī)范化、信息化,為社會提供更有價值的檔案信息資源。

  1、重視支持檔案管理工作

  各單位領導要重視并支持檔案管理工作,檔案管理人員要提高檔案管理工作水平,加強服務意識。要樹立愛崗敬業(yè)、努力學習業(yè)務知識,擬定工作目標,樹立創(chuàng)新意識,端正工作態(tài)度,明確服務方向,提高服務質(zhì)量,充分利用檔案信息資源,為建設和諧社會服務。

  2、加強提高檔案管理人員的工作作風

  在檔案管理工作中,要加強提高檔案管理人員的工作作風建設,加強相關人員專業(yè)知識的培訓學習,熟練掌握檔案工作的要求、原則和方法,鼓勵引導創(chuàng)新意識,探索新的檔案管理模式,提高工作效率及檔案管理質(zhì)量。充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性,使檔案管理工作更加科學、合理的發(fā)展。

  3、逐步完善檔案工作管理制度

  首先要切合實際、科學合理的建立檔案管理制度,要簡明扼要、簡便易行,充分發(fā)揮規(guī)章制度的指導和規(guī)范作用。其次要發(fā)揮制度的雙向約束力,既要約束領導又要約束職工,不要搞特殊化。然后更要堅持執(zhí)行規(guī)章制度的嚴肅性,制度面前人人平等,有獎有罰,獎懲分明,使規(guī)章制度的權威性得以充分發(fā)揮。

  4、逐步改進并完善檔案功能

  在檔案管理工作中,檔案工作人員要使記錄內(nèi)容更客觀、更真實、更全面、更準確、更動態(tài)。對檔案材料原有的重要內(nèi)容應該予以完整保留;同時要進一步豐富和擴大檔案資料的內(nèi)涵,以便使檔案資料更適合各單位對信息材料的需求,從而更好地為單位服務,充分發(fā)揮檔案功能的作用及重要性。

  5、采用信息化、數(shù)字化管理手段,為檔案管理工作服務

  隨著科技的不斷發(fā)展、社會的日益進步,信息化、數(shù)字化已是社會發(fā)展的一大趨勢,這對檔案管理工作也提出了更高的要求。世界各地發(fā)達國家的檔案管理工作都已是使用計算機進行管理,在國內(nèi)的一些大中城市使用計算機進行輔助管理檔案工作也逐漸增多。

  掌握科學化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的管理技能,進行信息化、數(shù)字化的檔案管理,即高效快捷、又節(jié)省人力。檔案管理工作的數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求,因此實現(xiàn)檔案計算機輔助管理工作是大勢所需,我們要利用現(xiàn)代科技為檔案管理工作服務。掌握科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能。

  檔案管理工作是保持和維護歷史事實真實性的必要工作,檔案資料記載著本單位的發(fā)展歷史,記載著準確豐富的信息,匯集著大量的資源,對研究單位今后的發(fā)展及管理工作都提供了有效、寶貴的材料。

  在新的歷史時期下,與其他工作相同,檔案管理工作也要緊跟時代發(fā)展的步伐,采取科學、有效的措施,積極研究、探索新的檔案管理模式,規(guī)范科學的進行檔案管理,提高工作質(zhì)量、提高工作效率,促進單位今后的良好發(fā)展,促進和諧社會的發(fā)展。

  總之,在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求,要從觀念上更新采取有效措施,積極探索檔案現(xiàn)代管理模式,促進社會主義和諧社會建設。

  如何做好檔案管理工作

  一、提高綜合工作素質(zhì)

  要想將綜合檔案的管理工作更好的實施下去,那么首先需要引起領導對于檔案管理工作的重視,這樣才可以促進工作順利的開展下去。只有贏得領導對于檔案工作的認同,才可以使檔案工作人員具備良好的工作態(tài)度提高綜合檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理的工作人員應該將自己的主觀能動性充分的發(fā)揮出來,奧正檔案管理工作更加順利的進行下去,讓領導明確這項工作的重要性。以下是日常工作中需要注意的方面:

  1.管理人員應該保持良好工作態(tài)度,將自己的本質(zhì)工作做好,要獲得領導對自己工作的滿意,領導對于工作的滿意主要是由于工作人員的工作質(zhì)量。檔案工作者需要做到愛崗敬業(yè),給領導留下深刻的印象。

  2.加強宣傳檔案工作的重要性。一些領導不夠重視檔案工作,他們認為檔案工作是可有可無的,這是因為他們對于檔案管理工作缺乏基本的認知度,以此檔案工作者的宣傳工作就顯得特別重要。工作人員可以理應比較重要的文件資料給領導看,使領導可以對于檔案工作留下深刻的印象,并且受到一定的啟發(fā),在實踐工作當中得到有效的利用。工作人員也可以找機會交流檔案工作,發(fā)揮出管理工作的重要性,這樣可以使領導對于檔案工作產(chǎn)生極大的認同感。

  二、綜合利用各種資源,實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

  當前各個領域的工作都在循序發(fā)展,檔案工作也由此發(fā)生很大的改變,出現(xiàn)一系列需要解決的問題。檔案數(shù)量不斷加大,因此有關檔案的分類管理體系也逐漸變得復雜,對于管理者的要求也逐漸提高,需要利用各種現(xiàn)代管理手段,將檔案管理當中存在的問題信息進行解決。

  1.加強職業(yè)素質(zhì):檔案管理工作對于管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求,工作人員需要具備豐厚的`專業(yè)知識,并且具備職業(yè)責任感和職業(yè)道德,加強樂于奉獻的精神。管理者需要利用各種相關的資料,使自身的知識領域得到拓展,從而使自身的綜合素質(zhì)得到有效的提高,使新時代的檔案管理工作得到有效的發(fā)展。

  2.提高綜合管理素質(zhì):針對傳統(tǒng)的檔案管理工作,通常都是利用手工抄寫的方式,雖然很容易操作,但是其工作效率卻比較低,很容易出錯。近些年電子技術不斷發(fā)展,傳統(tǒng)手工檔案工作方式不再適用,檔案管理工作需要利用科技手段,檔案管理人員需要熟練掌握這些先進的科技手段,使自身的職業(yè)技能進行提高個,在崗位上一邊工作一邊學習,對于最新的管理方法及時的掌握,并且對于不斷發(fā)展的信息文化給予關注,成為具有很高綜合素質(zhì)的檔案管理工作人員。

  3.充分利用現(xiàn)有的資源:檔案當中涉及到豐富的信息,這也是重要的信息資源。但是這樣一來,檔案整理工作就會變得更加沉重,具有很多重復的工作,加大了勞動強度。現(xiàn)代的工作通常都是利用計算機完成,使工作變得更加簡單。工作人員整理分類資料通常都是結合自己的工作習慣,雖然工作標準都是統(tǒng)一的,但是由于個人的主觀因素是不同的,這會為立卷工作帶來很大的不便,這樣看來計算機管理具有不可代替的優(yōu)勢,避免出現(xiàn)手工操作所造成的失誤,使工作效率得到極大的提高。

  三、加強培訓的工作力度

  檔案管理工作這的自身素質(zhì)和業(yè)務水平對于檔案管理工作的質(zhì)量造成直接的影響。檔案管理者應該適應工作的需要,將檔案管理者的主觀能動性充分的發(fā)揮出來,使其知識水平和掛歷能力得到全面提高,要想使檔案管理工作的變化得到更好的適應,將工作強度進行簡化,從而認識工作觀念得到轉變,放棄傳統(tǒng)的工作方式,不斷學習新的管理方式和管理工具。

  1.加強繼續(xù)教育的力度:不斷發(fā)展繼續(xù)教育,使新的工作環(huán)境和工作內(nèi)容可以得到進一步的適應,在檔案管理過程中,繼續(xù)教育的實際意義需要得到充分的認識,可以對于時代發(fā)展的要求更好的適應,從而培養(yǎng)出更多專業(yè)的檔案管理人才。

  2.加強制度建設:開展檔案工作的培訓需要建立良好的運行機制。建立有關繼續(xù)教育的管理制度,并且嚴格的執(zhí)行下去。以此為基礎,建立有關繼續(xù)教育的約束和鼓勵機制,從而對于繼續(xù)教育運行機制得到有效的監(jiān)督和保障。

  3.開展綜合培訓:以管理人員的職業(yè)素養(yǎng)程度為基礎,在培訓的過程中,需要按照層次、崗位等為基礎,實現(xiàn)多渠道多形式的開展。盡量提供給檔案管作者更多的學習機會,從而將管理工作者的職業(yè)水平在最大程度上進行提高。對于相關的知識進行普及,例如哲學、歷史學等等,與此同時,需要加強學習科學信息知識,在檔案的管理工作中應用現(xiàn)代化的科學技術,從而將管理工作的效率得到提高。

  四、深入和完善現(xiàn)代的檔案資料

  檔案管理人員在收集和整理檔案的過程中,需要明確的分類所有的文件,對其實現(xiàn)編號。與此同時,需要科學的分類所有的文件資料,以不同部門為基礎,對所有的資料進行分類。以資料的屬性和作用進行分類。這樣可以減少由于傳統(tǒng)手寫借閱浪費的時間,同時也可以避免發(fā)生資料損壞或者丟失的情況,使服務質(zhì)量得到提高,使檔案管理人員的專業(yè)技能得到有效的提升。

  檔案工作的問題與不足

  檔案管理工作是十分重要的,但是,目前很多基層單位由于管理分散、人員不穩(wěn)定、保管條件欠缺等因素的存在,嚴重影響并阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。結合基層檔案工作中存在的問題,進行有效的分析,制定合理的對策,有利于促進基層檔案管理工作的順利開展。

  基層檔案工作中的問題,由于檔案工作內(nèi)外因素的影響,工作中可能會出現(xiàn)以下問題。

  檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

  檔案學是一門綜合性學科,這就要求檔案管理人員必須具備一定的專業(yè)知識和業(yè)務素質(zhì)。而現(xiàn)階段的基層檔案管理人員在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、思想觀念等方面參差不齊,無論是業(yè)務熟練程度,還是工作方法和態(tài)度都有待提高。很多基層單位沒有專職檔案管理人員,大多是兼職,因此對檔案管理往往心有余而力不足,基本上沒有足夠的時間去管理或整理大量的檔案資料,更加缺乏信息開發(fā)應用能力和敏銳的信息意識,這就極大地制約了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

  檔案意識相當薄弱?;鶎訂挝活I導主要精力都放在抓經(jīng)濟上,對與檔案相關的法律法規(guī)和業(yè)務知識學習甚少,一些領導將檔案工作簡單地曲解為把文件材料收集一下、裝訂一下,許多基層干部檔案意識相當薄弱。有的領導干部甚至認為檔案工作只是檔案部門的事,對檔案工作不聞不問,自已不想管也不愿管。有些部門對檔案工作重視不夠,沒有把檔案工作列入年度工作計劃,檔案工作不研究不安排,檔案問題得不到解決,場所、經(jīng)費、人員更是沒有保障,檔案工作自然就做不好。

  檔案工作缺乏制度化的管理程序。在實際工作中,一些單位制度不完善,或者雖然建立制度但沒有認真落實,管理松懈,檔案工作沒有形成制度化。

  主要有以下四點問題:一是檔案收集不規(guī)范,在收集過程中,制度不健全;二是檔案整理不規(guī)范,在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷,卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍,不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠;四是檔案利用不規(guī)范,檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊,借出的檔案沒有按期歸還,等等因素。

  檔案管理工作中存在的問題與建議

  在檔案整理過程中,雖然整理方案明確了,但是在實際整理結果仍然與事先的方案相差很多,甚至背道而馳,通過近幾年的檔案整理經(jīng)驗,總結了如下幾點,以便控制整理過程質(zhì)量。

  一、需要有明確的組織架構和職責分工

  整理項目整體工程量有大有小,但是無論是大下,所需要職能職責需要明確,項目經(jīng)理、質(zhì)量經(jīng)理、整理組長等,人員配備不一定齊全,但是職能必須清晰,落實到崗,到人。健全的組織是開展檔案工作的前提。

  二、制定明確的整理方案

  在檔案整理方案確定中,有兩個工作是非常重要的。

  第一,檔案整理的原則的確定。因為在檔案整理過程中,會有很多突發(fā)的問題,而且這些問題很可能在檔案整理進程中才能暴露出來的,所以,在整理方案確定過程中,制定對一些相同問題的處理原則是必要的,避免在后期針對有些問題重復、反復溝通,導致方案被拆解。有了必要的原則提出,便于對相同類似問題的在實際過程中的快速解決。

  第二,重要的檔案整理細節(jié)的預測和判定。檔案整理項目小組可以根據(jù)以往經(jīng)驗,對于一些在檔案整理過程中的細節(jié)做事先的規(guī)劃,并拿出整理流程和控制方法,這樣,在檔案整理實際過程中,整理人員才有明確的整理依據(jù),從而使檔案整理方案自始自終,統(tǒng)一標準。

  三、集中的人員培訓和上崗

  在很多小的檔案整理項目中,項目經(jīng)理可能比較忽視人員的集中培訓,總認為集中培訓耽誤時間,影響產(chǎn)值,其實結果未必。我個人人為,檔案整理培訓工作應遵循集中培訓和師傅帶徒弟培訓的有效結合。

  對于一些原則和重要的整理辦法,應利用早會等時機有效宣貫,同時,在一對一培訓過程中,在實體講解。不要放過任何機會對檔案整理過程中的一些共同問題點做講解,并及時找到規(guī)避和解決的辦法。避免批量事故的發(fā)生。

  最后,在檔案整理過程中,需要重視過程的質(zhì)量控制,重視質(zhì)量理念的培訓,在項目考核體系中,應明確的提出質(zhì)量項目的考核內(nèi)容,形成有質(zhì)量目標、有質(zhì)量管理辦法、有質(zhì)量組織保障、有質(zhì)量培訓手段、有質(zhì)量目標考核稽核的一體化質(zhì)量管理。

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