檔案整理存在問題

檔案管理工作是十分重要的，但是，目前很多基層單位由于管理分散、人員不穩(wěn)定、保管條件欠缺等因素的存在，嚴重影響并阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。結合基層檔案工作中存在的問題，進行有效的分析，制定合理的對策，有利于促進基層檔案管理工作的順利開展。

基層檔案工作中的問題，由于檔案工作內外因素的影響，工作中可能會出現(xiàn)以下問題。

檔案管理人員的綜合素質不高

檔案學是一門綜合性學科，這就要求檔案管理人員必須具備一定的專業(yè)知識和業(yè)務素質。而現(xiàn)階段的基層檔案管理人員在文化程度、專業(yè)素質、思想觀念等方面參差不齊，無論是業(yè)務熟練程度，還是工作方法和態(tài)度都有待提高。很多基層單位沒有專職檔案管理人員，大多是兼職，因此對檔案管理往往心有余而力不足，基本上沒有足夠的時間去管理或整理大量的檔案資料，更加缺乏信息開發(fā)應用能力和敏銳的信息意識，這就極大地制約了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

檔案意識相當薄弱。基層單位領導主要精力都放在抓經濟上，對與檔案相關的法律法規(guī)和業(yè)務知識學習甚少，一些領導將檔案工作簡單地曲解為把文件材料收集一下、裝訂一下，許多基層干部檔案意識相當薄弱。有的領導干部甚至認為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，自已不想管也不愿管。有些部門對檔案工作重視不夠，沒有把檔案工作列入年度工作計劃，檔案工作不研究不安排，檔案問題得不到解決，場所、經費、人員更是沒有保障，檔案工作自然就做不好。

檔案工作缺乏制度化的管理程序。在實際工作中，一些單位制度不完善，或者雖然建立制度但沒有認真落實，管理松懈，檔案工作沒有形成制度化。

主要有以下四點問題：一是檔案收集不規(guī)范，在收集過程中，制度不健全；二是檔案整理不規(guī)范，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內資料漏失現(xiàn)象比較普遍，不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠；四是檔案利用不規(guī)范，檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還，等等因素。

檔案管理工作中存在的問題與建議

在檔案整理過程中，雖然整理方案明確了，但是在實際整理結果仍然與事先的方案相差很多，甚至背道而馳，通過近幾年的檔案整理經驗，總結了如下幾點，以便控制整理過程質量。

一、需要有明確的組織架構和職責分工

整理項目整體工程量有大有小，但是無論是大下，所需要職能職責需要明確，項目經理、質量經理、整理組長等，人員配備不一定齊全，但是職能必須清晰，落實到崗，到人。健全的組織是開展檔案工作的前提。

二、制定明確的整理方案

在檔案整理方案確定中，有兩個工作是非常重要的，第一，檔案整理的原則的確定。因為在檔案整理過程中，會有很多突發(fā)的問題，而且這些問題很可能在檔案整理進程中才能暴露出來的，所以，在整理方案確定過程中，制定對一些相同問題的處理原則是必要的，避免在后期針對有些問題重復、反復溝通，導致方案被拆解。有了必要的原則提出，便于對相同類似問題的在實際過程中的快速解決。第二，重要的檔案整理細節(jié)的預測和判定。檔案整理項目小組可以根據(jù)以往經驗，對于一些在檔案整理過程中的細節(jié)做事先的規(guī)劃，并拿出整理流程和控制方法，這樣，在檔案整理實際過程中，整理人員才有明確的整理依據(jù)，從而使檔案整理方案自始自終，統(tǒng)一標準。

三、集中的人員培訓和上崗

在很多小的檔案整理項目中，項目經理可能比較忽視人員的集中培訓，總認為集中培訓耽誤時間，影響產值，其實結果未必。我個人人為，檔案整理培訓工作應遵循集中培訓和師傅帶徒弟培訓的有效結合。對于一些原則和重要的整理辦法，應利用早會等時機有效宣貫，同時，在一對一培訓過程中，在實體講解。不要放過任何機會對檔案整理過程中的一些共同問題點做講解，并及時找到規(guī)避和解決的辦法。避免批量事故的發(fā)生。

最后，在檔案整理過程中，需要重視過程的質量控制，重視質量理念的培訓，在項目考核體系中，應明確的提出質量項目的考核內容，形成有質量目標、有質量管理辦法、有質量組織保障、有質量培訓手段、有質量目標考核稽核的一體化質量管理。

檔案管理存在的問題和改進方法

導語：隨著我國社會經濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作也在隨之一同發(fā)展，在不斷更新著管理概念及管理方法，能夠全面、真實地反映各單位的整體發(fā)展狀況和工作成果。做好檔案管理工作，不僅可以為單位管理人員提供及時了解內部情況的整體資料，適時調整策略及決策;而且，還可以為社會和有關各方對其準確認定提供有效依。

一、檔案管理及其價值

檔案管理是指 ： 檔案館 ( 室 ) 及其工作人員直接對檔案實體和檔案信息進行開發(fā)、利用并進行管理服務的各項業(yè)務工作。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等各項工作。

對于形成的檔案進行管理大致可分為檔案的編纂工作，以及檔案的開發(fā)利用工作，從而使檔案的規(guī)制更加有序，對于實現(xiàn)檔案的價值大有裨益，也方便檔案的查找和利用。檔案的編纂工作流程大致為選題、查找、選材、考訂、加工、編排、評介、出版。檔案編纂工作是檔案管理的重要組成部分，是實現(xiàn)檔案管理科學化、系統(tǒng)性的重要工作。

檔案的開發(fā)利用是發(fā)掘檔案潛在價值，并加以充分利用以為社會大眾服務，從而使檔案走出瓶頸，服務于社會，使其大眾化、科學化、經濟化，讓檔案的價值擺脫檔案館的束縛，走上社會主義市場經濟的道路，增強其發(fā)展前景。檔案的開發(fā)是現(xiàn)代化檔案管理工作的前瞻要求，對于實現(xiàn)檔案價值具有重要意義。所以，要時代化、信息化、用現(xiàn)代的眼光將檔案資源充分發(fā)掘出來，使用現(xiàn)代化檔案軟件實現(xiàn)其經濟價值和社會價值，將檔案財富轉化成社會財富，這也是對社會資源負責的表現(xiàn)。

二、檔案管理工作中存在的問題

(一)忽視對檔案的管理工作

在日常工作中大部分人對檔案管理工作都不夠重視，甚至包括一些領導干部，認為此項工作既不能給單位帶來經濟效益，又不是主要工作，更不能帶來政績，只要不泄密，不遺失、保存好，可以應付查檔即可。這些現(xiàn)象反映了人們缺少對檔案工作的了解與正確認識，從而忽視了檔案管理工作的重要性。

(二)忽視檔案管理工作的環(huán)境設施設備

在現(xiàn)實工作中，部分單位不重視檔案管理工作所應具備的硬件設施，個別單位甚至沒有檔案室。有的單位歷史長、人員多、檔案多，檔案材料沒有按照要求分門別類的區(qū)分存放，而是混亂擺放，導致在查檔、調檔時無從下手、毫無頭緒。還有的單位雖設有檔案室，但情況不容樂觀，多是潮濕、狹窄、昏暗、通風條件不好的地方，導致檔案材料的發(fā)霉、霉變、蟲蛀現(xiàn)象，嚴重影響了檔案材料的完整性、良好性、嚴謹性。使得檔案材料得不到很好地保存。

(三)檔案管理水平較

。一些單位的檔案管理人員沒有充分認識檔案工作的重要性，而且還有部分人員沒有經過系統(tǒng)、專業(yè)的檔案知識學習培訓，缺乏對檔案的收集工作意識，對檔案材料的歸檔、整理、裝訂等業(yè)務工作較為生疏;還有些單位沒有專職的檔案管理人員，對檔案材料僅限于存放，沒有進行及時分類歸檔，甚至缺乏對歸檔材料的準確性、真實性，導致檔案管理工作水平的滯后。

三、做好檔案管理工作的措施方法

隨著社會經濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作在社會中的重要作用不斷提高，這就對檔案管理工作提出新要求，要不斷提高管理水平，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、規(guī)范化、信息化，為社會提供更有價值的檔案信息資源。

(一)重視支持檔案管理工作

各單位領導要重視并支持檔案管理工作，檔案管理人員要提高檔案管理工作水平，加強服務意識。要樹立愛崗敬業(yè)、努力學習業(yè)務知識，擬定工作目標，樹立創(chuàng)新意識，端正工作態(tài)度，明確服務方向，提高服務質量，充分利用檔案信息資源，為建設和諧社會服務。

(二)提高檔案人員業(yè)務素質，加強繼續(xù)教育

檔案管理人員的.業(yè)務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。

由于設備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務。

(三)逐步完善檔案工作管理制度

首先要切合實際、科學合理的建立檔案管理制度，要簡明扼要、簡便易行，充分發(fā)揮規(guī)章制度的指導和規(guī)范作用。其次要發(fā)揮制度的雙向約束力，既要約束領導又要約束職工，不要搞特殊化。然后更要堅持執(zhí)行規(guī)章制度的嚴肅性，制度面前人人平等，有獎有罰，獎懲分明，使規(guī)章制度的權威性得以充分發(fā)揮。

(四)逐步改進并完善檔案功能

在檔案管理工作中，檔案工作人員要使記錄內容更客觀、更真實、更全面、更準確、更動態(tài)。對檔案材料原有的重要內容應該予以完整保留;同時要進一步豐富和擴大檔案資料的內涵，以便使檔案資料更適合各單位對信息材料的需求，從而更好地為單位服務，充分發(fā)揮檔案功能的作用及重要性。

(五)采用信息化、數(shù)字化管理手段，為檔案管理工作服務。隨著信息化建設的不斷加深，傳統(tǒng)檔案管理已經不再適應信息時代檔案資料管理工作的需要，檔案管理信息化已成必然趨勢。信息化檔案管理在內容、服務方式、創(chuàng)意方面都較過去傳統(tǒng)的檔案管理工作有著天差地別。信息化檔案管理將給檔案管理工作提供巨大的發(fā)展空間和創(chuàng)新空間。信息系統(tǒng)的低門檻和便捷，使得用戶群越來越多，相對的信息服務的要求也越廣。

隨著檔案管理的信息化，在信息服務方式上也應不斷創(chuàng)新，充分考慮用戶對信息利用的需求，從而在信息服務上增加新的理念和要求，為用戶提供一個全面的滿足其需求的信息利用平臺，不僅能更好的滿足用戶的需求，突出用戶的權益，提供信息服務效率，更能充分體現(xiàn)出信息服務的人性化、主動性及重要性。

四、結語

檔案管理工作是保持和維護歷史事實真實性的必要工作，檔案資料記載著本單位的發(fā)展歷史，記載著準確豐富的信息，匯集著大量的資源，對研究單位今后的發(fā)展及管理工作都提供了有效、寶貴的材料。

在新的歷史時期下，與其他工作相同，檔案管理工作也要緊跟時代發(fā)展的步伐，采取科學、有效的措施，積極研究、探索新的檔案管理模式，規(guī)范科學的進行檔案管理，提高工作質量、提高工作效率，促進單位今后的良好發(fā)展，促進和諧社會的發(fā)展。