電 話:18937133779
網(wǎng) 址:http://www.gycxdjzzl.com
郵 箱:zboao@qq.com
公文整理歸檔是指機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位的文書處理部門在文件輸入完畢后,按有關(guān)規(guī)定,對其中有查考保存價值的文件,按照他們在形成過程中的自然規(guī)律和特點,進行分類、排列、編目,使之有序化,并向檔案室或檔案人員移交的過程。
公文整理歸檔原則:
1、歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系。
2、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值,便于保管和利用。
3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求,便于計算機管理或計算機輔助管理。
4、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
1、歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系。
文件伴隨著機關(guān)、團體和社會組織的職能活動產(chǎn)生,有其自身的形成規(guī)律和特點。2012年印發(fā)的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》《黨政機關(guān)公文格式》為機關(guān)公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標準。這些規(guī)范和標準連同長期以來各機關(guān)在文件處理過程中形成的習慣做法,以及辦公自動化條件下電子文件形成的特殊要求,構(gòu)成了文件形成的一般規(guī)律。遵循文件的形成規(guī)律對歸檔文件進行整理,實際上是將整理作為文件形成的自然延續(xù)過程,能夠最大限度減少個人對文件材料的人工干預(yù),提升文件整理質(zhì)量。
文件之間的有機聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中,在來源、時間、內(nèi)容等方面形成的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性,這種關(guān)聯(lián)性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關(guān)系,也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。在歸檔文件整理中保持文件之間的有機聯(lián)系,既能更好地反映機關(guān)主要工作活動的歷史面貌,也便于日后的檢索和利用。
2、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值,便于保管和利用。
文件的價值是由它的內(nèi)容及其對本機關(guān)工作的作用、對未來研究歷史的作用決定的。就一個機關(guān)文件的價值而言,不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔,也不是所有歸檔文件都要永久保存?!兑?guī)則》從分類開始,就將不同保管期限的文件區(qū)分開來,為針對性地開展后續(xù)工作打下了基礎(chǔ)。
便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標。便于保管,就是通過區(qū)別文件材料的不同價值,采取不同的保管策略,以提高管理工作的效能;方便利用,就是要保持文件材料之間的有機聯(lián)系,以提高歸檔文件的查全率和查準率。因此,便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機聯(lián)系、區(qū)分不同價值的基礎(chǔ)之上的,也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標準。
3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求,便于計算機管理或計算機輔助管理。
這是一項全新的整理原則。在信息化條件下,歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和電子文件的整理要求,避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來諸多問題。解決這一問題的基本思路就是實現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理,即將公文處理與檔案管理相結(jié)合,充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果。因而,合理規(guī)劃歸檔文件整理流程,使辦理完畢的文件能夠直接進入整理環(huán)節(jié),同時,盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項目來組織檢索條目,使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務(wù)人員的工作實際就顯得尤為重要。
4、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
在紙質(zhì)文件與電子文件并行的情況下,保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是目前進行歸檔文件整理必須面對的問題。要實現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一,首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作,在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求,在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息,使二者成為一個有機整體;其次要結(jié)合本單位情況,確定是以紙質(zhì)文件還是以電子文件整理為主,再依次確定整理的策略和方法,保證二者整理的協(xié)調(diào)一致。
【法律依據(jù)】
《實施細則》第二條規(guī)定:2.1歸檔文件整理應(yīng)當遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系。2.2歸檔文件整理應(yīng)當區(qū)分不同價值,便于保管和利用。2.3歸檔文件整理應(yīng)當符合文檔一體化管理要求,便于計算機管理或計算機輔助管理。所使用的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當符合國家檔案局有關(guān)檔案管理系統(tǒng)軟件功能要求及江蘇省有關(guān)地方標準規(guī)范要求。2.4歸檔文件整理應(yīng)當保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
法律分析:根據(jù)我國相關(guān)法律的規(guī)定,在公文辦理完畢后,應(yīng)當及時整理(立卷)、歸檔。
法律依據(jù):《國家行政機關(guān)公文處理辦法》 第三十八條 公文辦理完畢后,應(yīng)當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定,及時整理(立卷)、歸檔。
個人不得保存應(yīng)當歸檔的公文。
公文處理程序與方法:包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。公文處理工作應(yīng)當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。
(一)收文處理程序與方法
收文處理的一般過程
1、簽收。對收到的公文應(yīng)當逐件清點,核對無誤后簽字或者蓋章,并注明簽收時間。
2、登記。對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當詳細記載。
3、初審。對收到的公文應(yīng)當進行初審。初審的重點是:是否應(yīng)當由本機關(guān)辦理,是否符合行文規(guī)則,文種、格式是否符合要求,涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽,是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文,應(yīng)當及時退回來文單位并說明理由。
4、承辦。閱知性公文應(yīng)當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當提出擬辦意見報本機關(guān)負責人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理;需要兩個以上部門辦理的,應(yīng)當明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當明確辦理時限。承辦部門對交辦的`公文應(yīng)當及時辦理,有明確辦理時限要求的應(yīng)當在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。
5、傳閱。根據(jù)領(lǐng)導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當隨時掌握公文去向,不得漏傳、誤傳、延誤。
6、催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況,督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當由專人負責催辦。
7、答復。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當及時答復來文單位,并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。
(二)發(fā)文處理程序與方法
發(fā)文處理的一般過程
1。復核。已經(jīng)發(fā)文機關(guān)負責人簽批的公文,印發(fā)前應(yīng)當對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復核;需作實質(zhì)性修改的,應(yīng)當報原簽批人復審。
2。登記。對復核后的公文,應(yīng)當確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。
3。印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應(yīng)當在符合保密要求的場所印制。
4。核發(fā)。公文印制完畢,應(yīng)當對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。
(三)公文的整理和歸檔
1。涉密公文應(yīng)當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關(guān)機要收發(fā)人員進行傳遞,通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。
2。需要歸檔的公文及有關(guān)材料,應(yīng)當根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機關(guān)檔案管理規(guī)定,及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機關(guān)聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦機關(guān)歸檔,相關(guān)機關(guān)保存復制件。機關(guān)負責人兼任其他機關(guān)職務(wù)的,在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文,由其兼職機關(guān)歸檔。