底稿文件整理

工作底稿的管理和使用制度

第一條 為加強工作底稿管理工作，使之制度化、規(guī)范化，保證工作底稿質(zhì)量,根據(jù)有關(guān)規(guī)定并結(jié)合事務(wù)所的實際情況,特制定本辦法。
第二條 《根據(jù)中國注冊會計師審計準則第1131號——審計工作底稿》規(guī)定，事務(wù)所工作底稿實行集中統(tǒng)一管理，由辦公室負責(zé)收集保管。詳細的審計工作底稿標準，請參見本所另行單獨制定的《審計工作底稿標準》。
第三條 工作底稿是事務(wù)所在實施各類業(yè)務(wù)活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表等歷史記錄，具有完整性、成套性，在各項工作中能充分發(fā)揮信息作用和憑證作用。根據(jù)其特點，工作底稿實行誰做業(yè)務(wù)誰立卷的原則,建立立卷工作責(zé)任制。
第四條 事務(wù)所在實施項目業(yè)務(wù)工作時，項目組負責(zé)人應(yīng)指定專人負責(zé)督促項目實施過程中全部文件、資料的收集和工作底稿的立卷歸檔工作；項目組其他成員應(yīng)積極配合立卷人員整理、鑒別、取舍有關(guān)資料，并按立卷要求整理工作底稿，做到及時歸檔。項目負責(zé)人要對該項目歸檔的文件材料進行認真檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時彌補，保證工作底稿質(zhì)量。對于司法鑒定文書要按照統(tǒng)一的格式制作，制定專門的司法鑒定業(yè)務(wù)編號、印制。
第五條 工作底稿要做到歸檔文件材料齊全、完整和精煉。根據(jù)具體情況，各項目組可根據(jù)業(yè)務(wù)特點整理項目工作底稿，但要符合基本要求：
（一）每個業(yè)務(wù)項目所形成的文件材料，均應(yīng)收集齊全；
（二）每一卷工作底稿內(nèi)重要文件的修改稿，均應(yīng)收集齊全；
（三）在整理工作底稿過程中,對每份證明材料應(yīng)以項目的需要為標準進行核實,簽字手續(xù)要完備，用印要符合要求，真正具有法律效力；
（四）每份工作底稿或每組文件材料的排列必須遵循定稿在前，修改稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；匯總文件資料在前,原始資料文件在后的規(guī)則；
（五）工作底稿應(yīng)按項目立卷,一個項目可視材料多少立一個或幾個卷,不得將幾個項目的文件、材料合并立卷?？缒甓鹊臉I(yè)務(wù)項目,放在項目終結(jié)年度立卷；
（六）業(yè)務(wù)文件材料的形成應(yīng)規(guī)范，永久性材料應(yīng)采用碳素或藍黑墨水等耐久的材料書寫，電腦打印的文件材料，應(yīng)當采用激光打印機打印，傳真件要復(fù)印后歸檔。
第六條 工作底稿編目。
每卷工作底稿均須填寫工作底稿卷封面,卷內(nèi)文件目錄和立案說明，具體要求規(guī)范準確。
（一）卷內(nèi)文件目錄?！熬韮?nèi)文件目錄”置于每卷工作底稿的首頁。為體現(xiàn)業(yè)務(wù)質(zhì)量，各項目組可根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點，編制不同的卷內(nèi)文件目錄，內(nèi)容全面、清晰。整理工作底稿時，“卷內(nèi)文件目錄”中的各項內(nèi)容均要填寫清楚，便于查找。
（二）卷內(nèi)文件材料的排列。卷內(nèi)文件材料的排列按編制好的“卷內(nèi)文件目錄”內(nèi)容順序排放，逐件用“√”表示選擇，逐件填寫頁號, 重要材料不得缺少，不得私自調(diào)整位置。對于業(yè)務(wù)程序中沒有產(chǎn)生內(nèi)容，可不選擇，但不得隨意刪除。工作底稿中如出現(xiàn)沒有對應(yīng)的目錄名稱，可以填寫在預(yù)留的空格中，但要注明工作底稿名稱。
（三）工作底稿的編頁。一個項目無論整理幾卷工作底稿，每卷都從“1”開始編頁碼，為便于使用，原則上每卷不得超過200頁。
（四）工作底稿封面的填寫
1、客戶名稱:填寫委托單位名稱或客戶名稱。
2、業(yè)務(wù)類型: 按實際業(yè)務(wù)內(nèi)容填寫。
3、項目負責(zé)人:填寫該項目負責(zé)人姓名。
4、簽字注冊師:填寫該項目簽字注冊師姓名。
5、本項目共 卷 本卷為第 卷：填寫總卷數(shù)和本卷的順序號。
6、本項目完成時間:填寫報告出具時間。
7、保管期限: 按歸檔的材料內(nèi)容劃定保管期限，分永久和當期。
8、本卷共 頁,從 頁至頁：按每卷實際頁數(shù)填寫。
9、歸檔號:由辦公室編寫。
（五）立案說明的填寫。
“立案說明”置于卷內(nèi)末頁，填寫下列內(nèi)容，以示對歸檔的工作底稿卷質(zhì)量負責(zé)：
1、“本卷情況說明”，填寫卷內(nèi)文件材料的補充、修改、缺損、移出、銷毀等情況，填寫人簽名并標注日期。
2、“立卷人”，由立卷者簽名。立卷日期，填寫完成立卷的日期。
3、復(fù)核人，由項目負責(zé)人簽名。復(fù)核日期，填寫完成復(fù)核的日期。
第七條　工作底稿的裝訂
（一）工作底稿裝訂前應(yīng)拆除文件上的金屬物，對已破損、褪色或字跡材料不符合要求的文件材料，應(yīng)予修補或復(fù)制，復(fù)制件與原件一并組卷；對小于A4紙的文件材料要裱糊在A4紙上；文件材料是外文的，應(yīng)附有中文譯本。
（二）工作底稿的裝訂必須采用三孔一線的方法裝訂，橫向閱讀的文件表格，頁頭朝左裝訂，裝訂要牢固、整齊、美觀，不丟頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。
第八條　工作底稿歸檔
（一）歸檔時間：工作底稿應(yīng)在該項目出具報告后三個月內(nèi)將文件材料整理立卷，移交工作底稿室歸檔。最遲應(yīng)在本年度末歸檔?？缒甓鹊臉I(yè)務(wù)項目，應(yīng)在出具報告年度立卷歸檔，要求同上。
（二）工作底稿驗收：
1、移交工作底稿時工作底稿管理人員對各所、公司送交的每份工作底稿逐一進行檢查，發(fā)現(xiàn)有不合格或有缺少的，退回立卷人補充修改。正式移交時填寫“工作底稿移交登記”，以備查考。
2、各業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)項目工作中形成的電子版應(yīng)妥善保存（加電子版保存內(nèi)容），特別要注意標注修改時間，最后將電子版定稿隨工作底稿一同移交工作底稿室。
第九條　工作底稿管理
為便于查找利用，工作底稿按部門分類，同類工作底稿采用大流水編號，然后裝盒入柜存放。每年末,對工作底稿進行一次清查核實,以保證工作底稿安全完整。
第十條　工作底稿借閱
（一）借閱工作底稿僅限定在本所內(nèi)部,本所以外的單位不得查閱,但有特殊情況需要查閱工作底稿的,應(yīng)持介紹信經(jīng)本所主管領(lǐng)導(dǎo)批準方可借閱。
（二）電子工作底稿的使用：項目工作組如果需要以前年度的電子工作底稿，由項目負責(zé)人（或項目負責(zé)人委托人）到工作底稿室拷貝，使用完畢，要求及時刪除。

審計工作底稿管理標準的（一）業(yè)務(wù)類底稿的填制要求

不同委托方要求的報告內(nèi)容有可能各不相同，但對各類報告的底稿的原則要求是一致的，即報告中出現(xiàn)的內(nèi)容都要有底稿支持，除管理建議外，每一個底稿都有相關(guān)的附件支持。對業(yè)務(wù)類底稿填制范圍的要求：除審計報告開頭的范圍段外，凡是審計報告中出現(xiàn)的內(nèi)容，均要有一事一議底稿。每個一事一議底稿涵蓋的范圍為審計報告中最底級的小標題，盡量避免將多個事項擠在一個審計底稿中，以免太多附件擠在一起排列混亂。底稿附件可以是審計人員的測算表、被審計單位提供的有關(guān)業(yè)務(wù)方面的資料等，附件要與底稿的內(nèi)容相關(guān)。對于與一事一議底稿無關(guān)的附件，如果審計人員認為有歸檔價值，可以另行歸集裝訂成冊后歸檔。通用一事一議底稿樣式詳見一事一議底稿模板。底稿主要內(nèi)容包括：一．審計事項及審計意見：（一）事實描述、（二）審計結(jié)論、（三）違反的相關(guān)規(guī)定、（四）管理建議（如果委托方有要求）；二、被審計單位（或當事人）意見及相關(guān)說明。一事一議底稿的索引號可以為底稿序號，序號的確定以相應(yīng)事項在審計報告中出現(xiàn)的次序確定。對于與一事一議底稿相關(guān)的附件，要按順序排列，填列《審計意見溝通確認函附件——問題事項證據(jù)資料明細表》，以方便閱讀。對于一事一議底稿，要將被審計單位、問題事項內(nèi)容、會計期間、編制人、復(fù)核人等內(nèi)容填列完整。對應(yīng)于報告中不同內(nèi)容，審計底稿填制舉例說明：1、被審計單位基本情況這個底稿內(nèi)容為經(jīng)審計人員整理后的企業(yè)基本情況描述，“（一）事實描述”為必要內(nèi)容，其他部分內(nèi)容不涉及，可以沒有。附件為企業(yè)提供的情況簡介、企業(yè)組織結(jié)構(gòu)圖、營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件及其他說明企業(yè)基本情況的資料。2、被審計人基本情況這個底稿內(nèi)容為經(jīng)審計人員整理后的被審計人簡歷，“（一）事實描述”為必要內(nèi)容，其他部分內(nèi)容不涉及，可以沒有。附件為被審計單位人事部門提供的被審計人有關(guān)簡歷資料及任免文件等。3、任期經(jīng)營目標完成情況這個底稿的內(nèi)容為報告中的經(jīng)營目標完成情況及各年度收入（或成本費用）變動原因分析。只有“（一）事實描述”，其他部分內(nèi)容不涉及，可以沒有。每個底稿只能對應(yīng)一個科目。這個底稿的附件可以是審計人員依據(jù)經(jīng)審計后財務(wù)數(shù)據(jù)與被審計單位上級下達經(jīng)濟任務(wù)指標的對比測算表、與對比測算表數(shù)據(jù)來源的有關(guān)文件，如上級單位下達的任務(wù)指標、經(jīng)審計調(diào)整后N年的收入（或成本費用）審定表（可采用通用審定表）、對有關(guān)科目進行審計的檢查情況表、被審計單位說明造成收入變動情況的有關(guān)業(yè)務(wù)變動情況介紹及資料等。有關(guān)收入（或成本費用）審定表中的項目明細要詳略得當，充分支持審計底稿對于收入、成本、費用等變動原因分析。如果該科目有調(diào)整事項或存在重大異常，且調(diào)整事項或重大異常有相應(yīng)的一事一議底稿，則在審定表中說明，有關(guān)調(diào)整事項及調(diào)整原因、重大異常情況，詳見第*號審計底稿。審定表的一般格式見附件通用審定表。4、任期末財務(wù)狀況這個底稿的內(nèi)容一般為任期末資產(chǎn)、負債或所有者權(quán)益科目的變動情況及變動原因分析，“（一）事實描述”為必要內(nèi)容，其他部分內(nèi)容不涉及，可以沒有。每個底稿只能對應(yīng)一個科目。這個底稿的附件為有關(guān)科目的審定表（可采用通用審定表）、支持審定表各項目余額的客觀證據(jù)，包括銀行存款詢證函、往來賬詢證函、有關(guān)實物資產(chǎn)盤點表、借貸款項合同、法院判決、技術(shù)部門或有關(guān)部門出具的資產(chǎn)質(zhì)量鑒證報告及其他與科目余額有關(guān)的資料。有關(guān)資產(chǎn)、負債和所有者權(quán)益審定表中的項目明細要詳略得當，充分支持審計底稿對于各資產(chǎn)負債表項目變動原因、資產(chǎn)狀況分析。如果該科目有調(diào)整事項或存在重大異常，且調(diào)整事項或重大異常有相應(yīng)的一事一議底稿，則在審定表中說明，有關(guān)調(diào)整事項及調(diào)整原因、重大異常情況，詳見第*號審計底稿。5、與審計中發(fā)現(xiàn)存在的問題有關(guān)的底稿這類底稿是針對審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題編制的底稿，主要內(nèi)容包括如下幾個部分：一．審計事項及審計意見：（一）事實描述：對審計發(fā)現(xiàn)的問題進行詳細的描述。（二）審計結(jié)論：明確以上事項存在的主要問題，如國有資產(chǎn)流失、收入多計（少計）、某方面的管理存在控制風(fēng)險等。（三）違反的相關(guān)規(guī)定：以上事項違反的相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定。要求明確有關(guān)法規(guī)的名稱、條款、規(guī)定的具體內(nèi)容。（四）管理建議（如果委托方有要求）：針對以上事項的管理建議，管理建議要明確、具體、有可操作性。二、被審計單位（或當事人）意見及相關(guān)說明。底稿附件可以是憑證復(fù)印件、相關(guān)合同復(fù)印件、照片、影音資料等與事項有關(guān)的資料。、

文秘檔案整理的程序主要包括哪四個環(huán)節(jié)

文秘是指經(jīng)過學(xué)習(xí)、掌握公關(guān)與文秘專業(yè)的基本理論與基本知識，熟悉現(xiàn)代文書學(xué)，秘書學(xué)的原理和方法，具有較強的寫作能力，能熟練的從事文書、秘書事務(wù)工作，能進行文章寫作，文學(xué)編輯和新聞寫作，有較強的公關(guān)能力，并從事信息宣傳、文秘服務(wù)、日常辦公管理及公共關(guān)系等工作。最終能勝任企事業(yè)單位的文員、秘書和行政助理等文職性工作。

什么叫底稿

工作底稿(working paper) 亦稱“工作底表”。是指當整理估息編寫正式報告和財務(wù)報表時，會計人員和管理人員編制的分析和非正式報告。工作底稿有各種用途，它的格式和內(nèi)容視用途而異。

由于審計工作底稿書面記錄了審計師收集的各種信息，因此，工作底稿有許多種。它們是：①審計管理類工作底稿；②試算平衡表和導(dǎo)引表；③日記賬調(diào)整分錄和重分類分錄；④輔助性明細表、分析表、調(diào)節(jié)表和計算類工作底稿；⑤佐證性文件。????? 審計工作底稿主要通過以下方式對審計師提供幫助：①提供分配和協(xié)調(diào)審計工作的方法；②幫助高級職員、經(jīng)理和合伙人監(jiān)督與復(fù)核審計工作；③為審計報告提供佐證；④證明審計師遵循了《公認審計準則》的外勤工作規(guī)定；⑤為將來計劃和實施對同一客戶的審計提供幫助。????? 此外，工作底稿還可以為執(zhí)行其他專業(yè)服務(wù)提供有用的信息，如填制所得稅申報表、提出改善內(nèi)部控制的建議，以及提供咨詢服務(wù)。審計師將獲得的大部分保密信息記入了工作底稿，因此，工作底稿具有保密性質(zhì)。