整理檔案技巧

資料檔案排列存放方法技巧

檔案排列有序，是保證檔案完整與安全、利用存取迅速便捷的基本條件，因此必須建立科學(xué)合理的存放秩序，并使這一秩序得到維護。那么，下面是由我為大家整理的資料檔案排列存放方法技巧，歡迎大家閱讀瀏覽。

(一)檔案裝具的排放要求

1.整齊一致，橫豎成行。如果箱、架、柜，大小式樣不同則應(yīng)適當分類，盡可能做到整齊劃一。

2.避光通風(fēng)。有窗庫房，檔案裝具排列應(yīng)與窗戶垂直，以避免陽光直射;無窗庫房，檔案裝具縱橫均可，但應(yīng)注意不能有礙通風(fēng)。

3.充分合理利用空間。架(柜)之間的主要過道寬度一般1 米至1.2 米，一般過道寬度0.8 米左右為宜。所有裝具均不應(yīng)緊靠墻壁。

為了便于對庫房內(nèi)檔案的管理和迅速存取，所有裝具應(yīng)按某一排列走向和順序依次編列號(排號)、欄架號、格層號(箱號)，其號碼一律采用阿拉伯數(shù)字。編號原則是：自檔案庫(室)門口起從左至右編箱、架、柜號，每個架(柜)的欄也從左向右編號，每欄的格自上而下編號(如果沒有欄，則自上而下編格號)。

(二)檔案存放方式

存放方式有豎放、平放、卷放和折疊四種。

1.豎放保管

豎放是目前采用比較廣泛的一種方式，其優(yōu)點是檢取和存放案卷比較方便。裝訂成卷(冊)、盒裝檔案和照片檔案，一般應(yīng)采用豎放方式。

2.平放保管

平放雖然取放不太方便，但對保護檔案有利，適用珍貴檔案和不宜豎放的檔案，如底圖，它是用油蠟等物浸透過的，經(jīng)過曬圖機的高溫影響，其機械強度和耐久性均有所下降，容易脆裂破碎，為延長其壽命和使底圖在復(fù)制藍圖時準確、清晰，應(yīng)采取平放或卷放(適用于特大幅面的底圖)的存放方法，底圖嚴禁折疊，因為折疊會使底圖出現(xiàn)折痕，影響其壽命。

3.卷放保管

卷放就是將檔案以張(件)或套(卷)為單位，按照分類排列次序，卷成圓筒，放進特制的紙質(zhì)、金屬筒內(nèi)或柜箱中，卷放適用于大幅面的題詞、字畫、底圖等。

4.折疊保管

折疊保管就是將一些紙質(zhì)較好、機械強度較高、幅面較寬的.圖紙檔案按A4圖紙幅面大小為標準折疊(裝訂或不裝訂)，放進卷盒、夾內(nèi)或柜中。 例如藍圖，藍圖一般采用優(yōu)質(zhì)紙張，機械強度較好，可以折疊保管。 藍圖折疊一般要以A4圖紙幅面大小為標準，左邊留出裝訂線，向圖紙正面疊成手風(fēng)琴式。折疊后的圖標標題欄要露放在右下角，以便查閱。由于圖紙折疊的關(guān)系，每個卷的右邊較厚，左邊較薄，裝訂時要加進一些厚紙襯，以保持案卷的平整美觀，規(guī)格一致。如果案卷不裝訂，折疊時不必留裝訂線，圖紙折疊后便可直接放進卷盒或夾內(nèi)。

(三)檔案排列方法

檔案一般是按全宗進行系統(tǒng)排架。全宗排列方法有兩種：一是按全宗順序號排列，這種方法對庫房空間和全宗實體的安排比較方便;二是全宗分類排列法，這種方法對全宗的系統(tǒng)管理和全宗的信息控制較為有利。

對于特殊載體的檔案，可根據(jù)檔案制成材料的不同，將紙質(zhì)檔案和其他特殊載體檔案(如照片、錄音、錄像等)分庫存放、排列或排架。在同一種載體內(nèi)，通常按全宗排架，即一個全宗內(nèi)的檔案集中在一起存放、排列。但應(yīng)在全宗指南、案卷目錄說明中有所交待，并在全宗末尾放置參見卡片，指明存放地點，以保持應(yīng)有的聯(lián)系。

辦公室文件資料的整理分類技巧有哪些？

1.存放有序，固定位置

在辦公室內(nèi)，各種文件檔案、公文包、名片盒等物件按自己的方式擺置在文件筐內(nèi)，貼上標簽；或按使用頻率、重要程度固定保存在抽屜內(nèi)的相應(yīng)位置。

2.要刪的文件暫時先留著

在桌面建一個“臨時文件夾”，暫時沒用的都扔進去，一段時間(一個月)后集中處理；

若非永久性刪除可在回收站找到，回收站可定期清空，清空前查看是否有意外刪除的文件。

3.隨時做好PlanB

列出已有物品的清單，存于某個地方(如備忘錄)。

4.將經(jīng)常使用的文件夾放到桌面

在桌面創(chuàng)建快捷方式。

5.電子文件建檔

選擇一個常用的電腦盤（如D盤、E盤等），建立文件夾，對每一電子文件進行詳細命名，之后按照自己的分類習(xí)慣（如時間、用途、部門等）歸檔同一類型文件。

6.定期備份資料

每周或每月及時備份，備份途徑為云備份或移動硬盤備份。

7.在名片上寫清詳細信息

在名片背后(微信的備注描述頁)寫清楚對方的詳細信息，如認識日期、接觸場所、對方特征、介紹人等。

8.手機號碼備注要詳細

以公司名稱/職位+姓名的方式作為備注名稱。

9.活用手賬的兩個重點:及時寫，多次看

一有約定就立刻寫上，每天多次查看任務(wù)完成情況。

10.客戶的名稱要加上職稱、稱謂

在名稱后注明“XX總”，表示尊重。寫郵件也一樣。

11.手賬上方注明日期和主題

給每個記錄注明時間和主題，查找時就多了兩個關(guān)鍵變量。

12.所有的信息注明來源

為每條從外部獲取的信息注明來源。

13.勤于找出問題、總結(jié)經(jīng)驗

提前15分鐘到約定的地點，聯(lián)系好招商，提前熟悉目標樓盤，準備好自己稍后要陳述的資料，然后等待客戶的到來。

14.記下經(jīng)常去的餐館

用你熟悉的APP記下附近適合還不錯的餐館。

15.組織商談的注意事項

打電話時一定要確認好：對方負責(zé)人的姓名/商談的內(nèi)容時間地點/出席的人員名單/商談需要準備的資料，對方的聯(lián)系方式。

特別重要的會議一定要之后發(fā)一封郵件再次確認。

16.準備2個筆記本

只要兩個筆記本，一本做重要任務(wù)制定，一本做各種記錄。

17.給用過的筆記本制作索引

在筆記本第二頁記下寫筆記的時間，重要主題。

18.給筆記本足夠的留白

開始就在筆記本上劃出一條直線，右邊的空白不能現(xiàn)在寫，隨時空出一行。

19.以金字塔原理記筆記

做完筆記后，在筆記頂部寫下結(jié)論。

20.利用“5W2H”整理重點內(nèi)容

做筆記要有框架：誰(WHO)-因為啥(WHY)做了什么事(WHAT)?他是如何(HOW)做的?時間(WHEN)?-地點(WHERE)??用了多少錢(HOW MUCH)?

21.將工作的“PDCA”記下來

按照Plan (計劃) →Do (執(zhí)行) →Check (回顧)→Action (改善)去記下來，用心去總結(jié)，找提升方法。

會計檔案的整理方法

會計檔案的整理方法

一、決算報表

1、按“卷”整理。一冊(本)為一卷，編制一個檔號，檔號構(gòu)成：全宗號—目錄號—案卷號。

2、編頁號：以有效內(nèi)容的頁面為一頁。單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號，雙面書寫的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角編寫頁號。

3、填寫會計檔案盒的封面及盒脊

(1) 全宗名稱：全宗名稱相當于立檔單位的名稱，填寫時和會計憑證盒正面上的“單位名稱”要求一致。

(2)案卷題名：由整理會計檔案的人員自擬。案卷題名應(yīng)準確概括本盒會計檔案的形成單位、時間、內(nèi)容、類別。

(3)起止時間：填寫形成本盒會計檔案的起止年月日。

(4)卷數(shù)、張數(shù)：填寫本盒內(nèi)會計檔案的總卷數(shù)和總張數(shù)。

(5 )保管期限：按照《會計檔案保管期限表》填寫該盒會計檔案的保管期限。

(6)全宗號、目錄號

(7)案卷號：填寫本盒內(nèi)會計檔案的案卷號或案卷起止號，在案卷起號和止號之間用“一”隔開。

(8)盒號：暫不填。

(9)填寫會計檔案盒盒脊項目。

4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)

點“檔案著錄”中的“案卷著錄標引” 點“添加” 檔案類別“會計檔案” 二級類目“財務(wù)報告類” 保管期限“永久” 年度“2016” 題名2016年決算報表” 文件開始時間文件截止時間件數(shù)(該卷盒內(nèi)文件份數(shù))載體數(shù)量(最后一個頁號)點保存。

二、會計賬簿

1、有頁號的可不再另編頁號。

2、其他操作與決算報表一樣，只是目錄號不同。銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬使用同一目錄號，案卷號連續(xù)編。

3、如果銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬幾年記在一個賬簿上的，則用完后歸檔。(最多兩年使用一冊賬簿)

4、總賬、明細賬與銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬操作步驟一樣，只是目錄號不同。

5、錄入電子文檔管理系統(tǒng)

步驟同“年度決算報表”，只是二級類目選“會計賬簿類”.

三、會計憑證

1、排列：按年度的先后排列，同一年度內(nèi)按月份的先后排列。

2、會計憑證的編號：

每本憑證一個檔號,全部編完,年度與年度之間拉通編。會計憑證封面有檔號的填在檔號處，沒有檔號的填在會計憑證封面左上角空白處。

3、裝盒并填寫：

編號完成后，按順序裝入會計檔案憑證盒，裝滿一盒再裝下一盒。填寫會計檔案憑證盒封面及盒脊。根據(jù)會計憑證封面的有關(guān)項目對應(yīng)填寫，填寫方法與會計憑證封面一致。

(1)單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱，必須用全稱或通用簡稱。

(2)會計憑證名稱：填寫能夠反映會計憑證用途或內(nèi)容的名稱，如：“收款會計憑證”、“付款會計憑證”、“轉(zhuǎn)賬會計憑證”或“基建會計憑證”、“工會會計憑證”、“預(yù)算外會計憑證”等。

(3) 時間：填寫本盒會計憑證所屬年月。

(4) 起止時間：填寫本盒會計憑證的起止年月日。

(5) 歸檔時間：填寫單位內(nèi)財務(wù)部門向檔案部門移交會計檔案的年月。

(6) 立卷人：填寫整理本盒會計憑證的人員姓名。

(7) 保管期限：根據(jù)財政部和國家檔案局1998年頒布的《會計檔案保管期限表》確定填寫該案卷的保管期限。

(9)全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。

(10) 目錄號：填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號。

(11)案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序編號，在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。

(12) 會計憑證盒盒脊填寫方法

盒脊項目與正面有關(guān)項目對應(yīng)填寫。

4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)

步驟同“年度決算報表”，只是二級類目選“會計憑證類”，并錄入憑證起止號。

會計檔案的整理技巧

對會計檔案進行整理是會計檔案管理的重要內(nèi)容，是保存、利用會計檔案的前提，會計機構(gòu)和會計人員必須認真對待，努力做好。

(1)會計憑證的整理。

會計憑證是會計檔案的重要組成部分?！稌嫽A(chǔ)工作規(guī)范》對會計憑證的整理、裝訂、保管都有明確的要求。會計憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。

整理會計憑證，首先，要把所有應(yīng)歸檔的會計憑證收集齊全，并根據(jù)記賬憑證分類。記賬憑證一般分為現(xiàn)金收、付款憑證，銀行收、付款憑證，轉(zhuǎn)賬憑證，共三類五種。根據(jù)不同的種類，按時間或按順序號逐張排放好。其次，整理記賬憑證的附件，剔除不屬于會計檔案范圍和沒有必要歸檔的一些資料，補充遺漏的必不可少的核算資料。再次，清除訂書針、曲別針等金屬物。最后，將記賬憑證按適當厚度分成若干本。將會計憑證整理好后，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定的要求，認真做好會計憑證的裝訂工作。

(2)會計憑證的歸檔。

首先，要認真填好會計憑證的封面。封面各記事欄是事后查賬和查證有關(guān)事項的最基礎(chǔ)的索引和憑證。其次，填好卷脊上的項目。卷脊上一般應(yīng)寫上“20xx年xx月憑證”和案卷號。再次，將裝訂好的憑證入盒，由專人負責(zé)保管。

(3)會計賬簿的整理。

年度終了，各種賬簿(包括倉庫的材料、產(chǎn)成品或商品的明細分類賬)在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會計集中統(tǒng)一整理。首先，將活頁賬按頁碼順序排好，加封面后裝訂成本。然后，將各種賬簿按照會計科目順序排列，據(jù)以逐本登記會計檔案(會計賬簿)封面。會計賬簿封面的有關(guān)內(nèi)容要寫全。

(4)會計報表的整理。

會計報表一般在年度終了后，由專人(一般是主管報表的人員或財會機構(gòu)負責(zé)人)統(tǒng)一收集、整理、裝訂，并立卷歸檔。平時，月(季)度報表，由主管人員負責(zé)保存。年終，將全年會計報表，按時間順序整理裝訂成冊，登記會計檔案(會計報表)目錄，逐項寫明報表名稱、頁數(shù)、歸檔日期等。經(jīng)會計機構(gòu)負責(zé)人審核、蓋章后，由主管報表人員負責(zé)裝盒歸檔。

(5)其他會計資料的整理。

其他財會資料，包括年(季)度成本、利潤計劃、月度財務(wù)收支計劃、經(jīng)濟活動分析報告、工資計算表及一些重要的經(jīng)濟合同，也應(yīng)隨同正式會計檔案進行收集整理。但是，這部分資料不全部移交檔案部門，有的在一個相當長時間內(nèi)，由財會部門保存。這就需要認真篩選，把收集起來的這些資料，逐件進行鑒別，將需移交檔案部門保管存放的，按要求另行組卷裝訂，而后移交檔案部門。

會計檔案的整理要規(guī)范化。封面、盒、袋要按統(tǒng)一的尺寸、規(guī)格制作，卷脊、封面的內(nèi)容要按統(tǒng)一的項目印制、填寫。要做到收集按范圍，整理按規(guī)范，裝訂按標準。

會計檔案的保管期限

會計檔案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。

會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點，分為永久、定期兩類。永久檔案即長期保管，不可以銷毀的檔案;定期檔案根據(jù)保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

《會計檔案管理辦法》規(guī)定了中國企業(yè)和其他組織、預(yù)算單位等會計檔案的保管期限，該辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，具體規(guī)定如下：

1、需要永久保存的會計檔案有：

年度決算財務(wù)會計報告; 資本金、股金及股權(quán)明細; 開銷戶登記簿; 客戶掛失申請書、掛失登記簿、補發(fā)憑單(卡)收據(jù); 賬銷案存的清單或資料。 會計檔案保管登記簿、銷毀清冊; 7有價單證、業(yè)務(wù)公章銷毀清冊; 機構(gòu)變動交接清冊; 有權(quán)機關(guān)查詢、凍結(jié)及扣劃書; 己用憑證、賬簿登記簿; 會計系統(tǒng)數(shù)據(jù)移植日的所有會計檔案; 會計初始環(huán)境文本、 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護修改有關(guān)記錄、 文件; 其他需要永久保管的檔案。

2、保管期限為25年的會計檔案有：

現(xiàn)金和銀行存款日記賬;稅收日記賬(總賬)和稅收票證分類出納賬。

3、保管期限為15年的會計檔案有：

會計憑證類;總賬、明細賬、日記賬和輔助賬簿(不包括現(xiàn)金和銀行存款);會計移交清冊;行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證;各種完稅憑證和繳退庫憑證;財政總預(yù)算撥款憑證及其他會計憑證;農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證;會計移交清冊。

4、保管期限為10年的會計檔案有：

國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證;各收入機關(guān)編送的報表;財政總預(yù)算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報、國家金庫年報、基本建設(shè)撥貨款年報;稅收會計報表(包括票證報表)。

5、保管期限為5年的會計檔案有：

下級行上報的中期財務(wù)會計報告(月度、季度、半年度 報表及附件、說明);聯(lián)行往來清單及查詢查復(fù)書; 密押代號表使用保管登記簿; 存、貸款單位余額對賬回單; 固定資產(chǎn)卡片、固定資產(chǎn)報廢清理后卡片;客戶申請辦理電子支付業(yè)務(wù)的基本資料、協(xié)議; 其他需要保管五年的會計檔案。

6、保管期限為3年的會計檔案有：

各級行本身及匯總?cè)牭娜沼嫳?會計系統(tǒng)運行日志; 不定期報表;會計檢查工作底稿、檢查報告、整改情況等檢查資料;流水賬; 其他需要保管三年的會計檔案。

會計檔案工作職責(zé)

1、貿(mào)易公司總帳工作的統(tǒng)籌及匯報；

2、負責(zé)審核出納現(xiàn)金及銀行存款余額是否賬實相符，并與ERP系統(tǒng)相核對；

3、負責(zé)公司費用的核算，認真審核相關(guān)費用單據(jù)。并按部門歸集、分配各項管理費用，編制各部門費用明細表，定期進行縱向分析；

4、負責(zé)公司往來債權(quán)債務(wù)賬目的定期檢查，包括總分公司往來賬務(wù)的檢查核對，按時與往來應(yīng)付、應(yīng)收會計核對明細賬目；

5、負責(zé)公司的'成本結(jié)算及管理；

6、負責(zé)公司的稅務(wù)審計工作；

7、完成會計經(jīng)理安排的其它工作。

會計基礎(chǔ)之會計檔案

1、會計檔案的內(nèi)容

(1)會計憑證

(2)會計賬簿

(3)財務(wù)會計報告，包括會計報表、報表附注和財務(wù)情況說明書

(4)其他會計資料：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊

2、會計檔案的歸檔

各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)由財務(wù)會計部門按照歸檔的要求，負責(zé)整理立卷或裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

當年形成的會計檔案，在會計年度終了，可暫由本單位財務(wù)會計部門保管1年。期滿之后，應(yīng)由財務(wù)會計部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管;未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當在財務(wù)會計部門內(nèi)部指定專人保管。

移交單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當保持原卷冊的封裝。個別需要拆裝的，檔案機構(gòu)應(yīng)當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，分清責(zé)任。

3、會計檔案的保管期限

各種會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點，分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五種。會計檔案的保管期限，應(yīng)按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。注意掌握會計檔案保管期限表

永久保管期限：年度財務(wù)會計報告;會計檔案保管清冊;會計檔案銷毀清冊

保管3年的：月、季度財務(wù)報告

保管25年的：現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬

保管5年的：銀行存款余額調(diào)節(jié)表;銀行對賬單;固定資產(chǎn)報廢清理后的固定資產(chǎn)卡片

其余為15年。

08多選：企業(yè)應(yīng)永久保存的是( )。

A、年度財務(wù)報告

B、現(xiàn)金日記賬

C、原始憑證

D、會計檔案保管清冊

答案：AD

4、會計檔案的查閱和復(fù)制

各單位應(yīng)建立健全會計檔案的查閱、復(fù)制登記制度。各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責(zé)人批準，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

5、會計檔案的銷毀

會計檔案保管期滿需要銷毀時，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定和審查，編造會計檔案銷毀清冊。

對于保管期滿但尚未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及到其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨抽出立卷。由檔案管理部門保管到未了事項完結(jié)時為止。

人事檔案整理步驟

人事檔案整理步驟

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，以下是我為大家整理人事檔案整理步驟相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

第一步：分類

按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。第一類：履歷材料。這一類主要包括以反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。注意，中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡歷，人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸入第一類。

第二類：自傳材料；報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。自傳是個人撰寫自己家世、身世和主要社會關(guān)系的自述。自傳材料的歸類，應(yīng)該以內(nèi)容和用途為依據(jù)，不能單純按名稱歸類，如以自傳為主的履歷或簡歷表也應(yīng)該歸在第二類。

第三類：考察、考核、鑒定材料；審計材料。這一類主要包括干部人事管理工作中，組織、人事部門通過各種途徑，對干部德能勤績廉進行考察和評價的材料。歸入本類的材料，必須是經(jīng)過組織研究認可正式形成的，手續(xù)完備，能正確、歷史地反映干部實際情況，具有查考價值的鑒定、考察、考核材料。注意，根據(jù)利用工作實際需要，“干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類”。

第四類：學(xué)歷學(xué)位材料；職業(yè)（任職）資格材料；評（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；培訓(xùn)材料。這一類主要包括記載和反映干部學(xué)習(xí)、技能、科研水平的各種材料。注意，過去學(xué)生登記表歸第一類，學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表歸第三類，此次修訂中統(tǒng)一調(diào)整到第四類。

第五類：政審材料；更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。這一類主要包括干部審查和干部基本情況更政形成的材料。注意，過去更改或認定姓名的材料是歸在第一類的，此次調(diào)整到了第五類；“三齡一歷”認定材料統(tǒng)一規(guī)定歸在第五類。

第六類：黨、團組織建設(shè)工作中形成的材料。這一類主要包括干部參加黨、團組織的有關(guān)材料。注意，此類包括民主黨派的入黨材料。

第七類：表彰獎勵材料。這一類主要包括對干部給予獎勵或表彰的材料。注意，享受政府特殊津貼材料有的歸在第四、七、九類，此次統(tǒng)一規(guī)定歸在第七類。

第八類：涉法違紀材料。問責(zé)材料、處分材料、上級決定解除處分材料、檢察院不起訴決定書、法院裁定書以及公安機關(guān)有關(guān)行政處理決定等材料。

第九類：招錄、聘用材料；任免、調(diào)動、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置、退（離）休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會、人代會、政協(xié)會議，人民團體和群眾團體代表會議；民主黨派代表會議形成的材料。注意，《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機關(guān)（單位）工作人員登記表》應(yīng)歸在第九類。

第十類：健康檢查和處理工傷事故材料；治喪材料；干部人事檔案報送、審核工作材料；其他材料。第十類包括錄用體檢表，反映嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關(guān)材料；生平、非正常死亡調(diào)查報告等。干部檔案報送單，干部檔案有關(guān)情況說明等材料也入此類。

檔案材料的分類有兩點說明：（一）第四類、第九類材料的二級分類第四類、第九類材料內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量眾多，都處于動態(tài)變化中，由低到高、由少到多、為了便于添加材料、方便查找，還需要采用二級分類法，即對這兩類中的材料，按照內(nèi)容的不同再分別分為四小類，具體來說：

第四類材料二級分類分為：

1、學(xué)歷學(xué)位材料；

2、職業(yè)（任職）資格和評（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；

3、反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；

4、培訓(xùn)材料等。

第九類材料二級分類分為：

1、工資材料；

2、任免材料；

3、出國（境）材料；

4、參加會議的代表登記表等其它材料。

今后，報送的新任市管干部檔案，第四類、第九類材料必須進行二級分類。

（二）內(nèi)容交叉材料的分類

1、以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類。

2、學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表歸第四類。

3、享受政府特殊津貼材料歸第七類。

4、干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類。

5、中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡歷，人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸第一類。

第二步，排序

排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。

具體方法有：按材料形成的時間排序適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。

第四類、第九類材料排序時，在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。

2、按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序適用于第五、六、八類材料。

其中，第五類和第八類材料的排列順序一般為：上級批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等。

第六類材料，入團志愿書應(yīng)排在入團的其他材料之前；入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序。每個類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為，凡有圖文的頁面，每面作為一頁，有封面的材料從封面開始編寫?？瞻准埡屯旭延玫囊r紙不計頁數(shù)；復(fù)件和原件應(yīng)視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁數(shù)。

第三步，編目

修訂后的目錄與舊目錄的不同：

一是“類號”改為“序號”；

二是“材料制成時間”改為“材料形成時間”；

三是刪除“份數(shù)”欄。

編目的具體要求是：

1、檔案材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項進行編目，做到目錄清楚，填寫準確。書寫目錄要工整、準確、清楚、美觀，使用規(guī)范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍墨水和復(fù)寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。

2、每類目錄之前應(yīng)注明材料類號和類別名稱。

3、“序號”填寫材料類號和排列順序號。序號欄的規(guī)范填寫方法是：材料類號用漢字的“一”至‘十’，二級分類的類號用（一）至（四），序號用阿拉伯數(shù)字。

4、“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫。沒有標題或標題不規(guī)范的，應(yīng)另擬標題。材料的題目過長，可適當簡化。凡原材料題目不符合實際內(nèi)容的，須另行擬定題目。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點。

5、“材料形成時間”填寫材料落款時間。有多個時間的材料，一般以最后的時間為準。復(fù)制的檔案材料，采用原件的形成時間。時間填寫要盡量詳細、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全。

6、“頁數(shù)”填寫材料的頁數(shù)。按編好的頁數(shù)如實填寫。

7、“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因為內(nèi)容相關(guān)合并為一份材料的，要在備注欄中進行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表，復(fù)制件等。

8、每類目錄之后須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。

特別是第三、四、九類等，不能在同一頁中填寫其它類別材料的條目。不要求大類空四行，小類空三行。

第四步：技術(shù)加工

技術(shù)加工對紙張破損、幅面不規(guī)則，或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料，應(yīng)進行技術(shù)加工。

1、對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)附在原件后，與原件作為一件。

2、幅面過大的檔案材料應(yīng)進行折疊或剪裁。折疊后的`檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。注意，從保護檔案原貌，簡化整理的目的出發(fā)，不要對檔案材料進行過度裁剪。

3、幅面過小的材料應(yīng)進行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。檔案材料一般應(yīng)留夠2厘米的裝訂邊，不夠應(yīng)加邊。有些材料幅面太小，無法裝訂，應(yīng)當在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張。

4、檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當拆除。

5、檔案材料應(yīng)各自獨立，嚴禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

第五步：裝訂

檔案目錄置于卷首，干部職務(wù)變動登記表排列其后，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對齊，在左側(cè)打孔裝訂，做到結(jié)實、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。反對刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚，應(yīng)該分成兩卷裝訂。分卷裝訂時，必須保證同一類材料分在同一卷中。干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護要求，報送市管干部檔案必須使用規(guī)定的卷夾。卷夾背脊應(yīng)附邊簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等；書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字。

檔案管理的方法和技巧

(一)要求提高企業(yè)全員的檔案意識和檔案業(yè)務(wù)知識，堅持依法治檔，確保“集中統(tǒng)一管理”。

“集中統(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo)，為了提高檔案員及兼職要案員的業(yè)務(wù)水平，今年六月下旬，我們特邀專業(yè)老師前來舉辦檔案管理培訓(xùn)，對部門及公司十名兼職檔案員進行為期七天的培訓(xùn)。這次培訓(xùn)的特點是理論結(jié)合實際操作，培訓(xùn)內(nèi)容針對各兼職檔案員所在部門形成的檔案進行詳細講解，授課內(nèi)容分別為：文書、科技、會計檔案等基本知識，培訓(xùn)時要求每個兼職檔案員帶未整理裝訂的資料，面對面、手把手地指導(dǎo)他們?nèi)绾窝b訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓(xùn)，效果顯著，也為單位檔案管理達國家2A標準奠定了良好的基礎(chǔ)。

(二)要求無紙化辦公，每個崗位都形成電子文檔。

這就要求每個員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序，了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關(guān)系，明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個管理崗位上應(yīng)負的責(zé)任。檔案利用的廣泛性主要表現(xiàn)在計算機在企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)后，企業(yè)各部門對檔案信息資源實現(xiàn)了共享。檔案部門要發(fā)揮信息中心的作用，對信息的利用和保密等問題，通過新的管理制度和管理方法來解決。

(三)檔案工作既是單位重要基礎(chǔ)工作之一，也是國家檔案的重要組成部分。

為了規(guī)范檔案工作，必須加強自身基礎(chǔ)建設(shè)，大力開發(fā)利用檔案信息資源;提高整體管理水平，以便更好地為生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)。總之，企業(yè)檔案工作要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識，敢于創(chuàng)新、敢于開拓，與企業(yè)發(fā)展同步。

(四)服務(wù)創(chuàng)新

在信息化環(huán)境下，檔案管理工作在服務(wù)內(nèi)容與服務(wù)方式等方面，都要對傳統(tǒng)檔案服務(wù)利用工作進行改變。首先，要對信息服務(wù)理念進行樹立，在深入廣泛應(yīng)用信息系統(tǒng)的過程中，大量優(yōu)質(zhì)的電子信息文件資源逐漸形成，越來越多的信息系統(tǒng)用戶，使信息服務(wù)工作面臨著越來越廣、越來越多的服務(wù)要求。因此，有關(guān)人員要對信息服務(wù)的理念進行樹立。其次，還要強調(diào)主動服務(wù)，在對用戶潛在需求進行調(diào)查了解的基礎(chǔ)上，對不同層次、不同內(nèi)容的信息資源進行有針對性的開發(fā)、利用和提供。再次，還要在信息服務(wù)方式上進行創(chuàng)新。

檔案管理的方法和技巧

一、觀念創(chuàng)新，使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟效益

(一)要管好檔案、用好檔案，首先要熟悉檔案。

隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)逐步調(diào)整、優(yōu)化，整體的技術(shù)含量也在不斷提高，單位也由計劃經(jīng)濟下按計劃完成工作任務(wù)，逐步走出去開辟市場，完成億元以上的貨幣工程量，逐步由承建二級路面建設(shè)，轉(zhuǎn)為參與強烈的市場競爭，承建一級路面的建設(shè)任務(wù)，因此，檔案管理人員也要為接收和管理好這一類科技檔案而轉(zhuǎn)變觀念，不要在辦公室坐等，要主動請教有關(guān)技術(shù)人員，深入施工一線，熟悉了解施工工藝流程，弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義，使檔案人員對各種科技檔案資料做到“胸中有數(shù)”。

(二)要確立檔案是資產(chǎn)的觀念。

在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案，都是全體員工從事生產(chǎn)實踐活動的勞動結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄和客觀評價。以產(chǎn)品為例，從設(shè)計、預(yù)算到整個工程竣工，無不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。檔案是一種非常重要的資產(chǎn)，它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認識到檔案是資產(chǎn)以后，就會千方百計去管理、保護、利用好這些資產(chǎn)，就會下決心做好檔案工作。

(三)要確立檔案是企業(yè)獨有的信息和知識觀念。

在當今瞬息萬變的知識經(jīng)濟大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨有的原始記錄，如各種設(shè)計資料、預(yù)算、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。只有管理好、利用好檔案資料，關(guān)鍵時刻能產(chǎn)生好的經(jīng)濟效益和社會效益。

二、體制創(chuàng)新，使檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展

現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰，權(quán)責(zé)明確，政企分開，管理科學(xué)。企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度，就必須對企業(yè)檔案工作實行機構(gòu)創(chuàng)新、機制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。

(一)機構(gòu)創(chuàng)新的核心是精簡。

無論哪個企業(yè)，精干是一個必然趨勢，企業(yè)檔案工作也要順應(yīng)企業(yè)的需要，檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新，其內(nèi)容就是要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作的內(nèi)涵，把過去只是單一的.管理檔案的檔案室擴大為集檔案、資料、情報、信息、統(tǒng)計等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。這個中的主要任務(wù)和職責(zé)是負責(zé)單位各類檔案資料和信息資料的收集、整理、保管和提供利用等工作，例如，公路段可通過計算機網(wǎng)絡(luò)與各分公司、各部室實施聯(lián)網(wǎng)，從而達到各種信息資源的聯(lián)合開發(fā)和資源共享，真正形成一個集團化的信息聯(lián)合體。這樣符合現(xiàn)代企業(yè)精干、高效的原則，有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。

(二)機制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效。

企業(yè)進行整合改造的目的是適應(yīng)市場經(jīng)濟體制的需要，轉(zhuǎn)換機制，高效運行，創(chuàng)造最大的經(jīng)濟效益和社會效益。企業(yè)的檔案工作管理機制也要隨著企業(yè)管理機制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新，要激活機體，堅持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉(zhuǎn)換;提高辦事效率，充分發(fā)揮人的聰明才智，讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動力源之一。

(三)制度創(chuàng)新的實質(zhì)是要從企業(yè)的實際出發(fā)，回顧多年來的檔案工作實踐，領(lǐng)導(dǎo)支持固然重要，但具體活動的開展卻要靠各項制度的規(guī)范和檔案人員的不懈努力。

目前看來，適合各類性質(zhì)、各類機制的檔案管理制度還不夠健全，一些重要的檔案分散在各部門、各分公司，不夠規(guī)范，降低了利用率，制度創(chuàng)新已迫在眉睫，我們必須制定較為詳盡的制度，不斷創(chuàng)新單位檔案管理制度，明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標，以及兼職檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任，評價檔案活動效果的方式、方法，制定考核辦法進行總結(jié)考評。職責(zé)明確，獎罰分明，從而調(diào)動檔案人員的工作積極性。用制度來規(guī)范檔案管理工作。