怎么檔案管理

一、檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于企業(yè)各方面的利用。有專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作, 按要求填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表, 并做到迅速、真實(shí)、準(zhǔn)確無(wú)誤。

二、對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)工作資料應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。

三、 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對(duì)檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)， 實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

四、保密檔案的管理和利用，密級(jí)的變更和解密， 必須按照企業(yè)有關(guān)保密的制度和企業(yè)流程來(lái)進(jìn)行管理。

五、鑒定檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法 禁止擅自銷毀檔案。做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設(shè)備和裝具統(tǒng)計(jì)

六、各種檔案按組卷要求，由各部門立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。及時(shí)、準(zhǔn)確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。

七、各種檔案的文字書(shū)寫，必須用藍(lán)黑或黑墨水書(shū)寫，禁用其它筆書(shū)寫。

八、、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時(shí)，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。查閱檔案，一般應(yīng)在檔案室查閱，需要摘抄或復(fù)制的機(jī)密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則不準(zhǔn)摘抄、復(fù)印。

九、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電器。

十、查閱公司高層辦公會(huì)議記錄等有關(guān)案卷和絕密數(shù)字時(shí)，需經(jīng)辦公室主任或企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)；查閱一般檔案資料時(shí)，檔案員需進(jìn)行登記，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，方可查閱。

十一、凡查閱檔案者，一般不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室，如需要借出時(shí)，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱者必須按規(guī)定查閱，與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文字材料不準(zhǔn)隨意翻閱、摘抄。

十三、借出的案卷一般不能超過(guò)七天，如延期使用，需補(bǔ)辦延期手續(xù)。

十四、案卷內(nèi)要填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁(yè)數(shù)。

十五、編頁(yè)號(hào)。用鉛筆在每卷頁(yè)文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁(yè)號(hào)，不能有誤和遺漏。

十六、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，并對(duì)破損材料要修補(bǔ)。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁(yè)，采用三孔一線的裝訂方法。

十七、擬寫案卷標(biāo)題。案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明確切，能夠正確反映案卷的內(nèi)容和成份。

十八、立好的案卷要按永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限分開(kāi)，按要求填寫案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時(shí)間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向企業(yè)檔案室移交。

拓展資料：

檔案管理包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。這 8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。

由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運(yùn)行中都形成反饋機(jī)制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。

檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個(gè)有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價(jià)值鑒定工作有時(shí)與收集、整理工作結(jié)合進(jìn)行，甚至在文件立卷歸檔時(shí)就進(jìn)行初步鑒定。

參考資料：檔案管理-百度百科

檔案怎么管理

檔案要這樣管理:收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用六方面工作。

1.檔案管理單位規(guī)范。企業(yè)單位管理檔案要科學(xué)地歸類、排列、編目，每一卷都要建立一個(gè)完整的宗卷，記載檔案單位和檔案的變化。文件排列以全宗為單位，按不同保管期限排列，做到排出整齊。注冊(cè)統(tǒng)計(jì)規(guī)范：規(guī)范管理單位的檔案要有登記、統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的接收、轉(zhuǎn)移、整理、鑒定、銷毀、使用等要有詳細(xì)的記錄，數(shù)字要準(zhǔn)確，案卷與目錄數(shù)字相符。

2.檔案收集工作的意義：檔案收集工作是檔案工作中極其重要的一環(huán)。它與其他檔案工作相比，處于一種特殊的地位，做好檔案的收集工作，對(duì)整個(gè)檔案工作都有重要意義。

收繳是檔案工作的起點(diǎn)，是做好檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的基礎(chǔ)，收集工作是整個(gè)檔案館(室)獲取和積累檔案的一種手段。就國(guó)家檔案工作的組織而言，檔案收集工作是貫徹集中統(tǒng)一管理原則的重要內(nèi)容和首要的具體措施。就采集工作質(zhì)量高低的影響而言，直接關(guān)系到檔案工作的其它環(huán)節(jié)。

3.收集檔案工作是指檔案從分散到集中的過(guò)程，是檔案工作的起點(diǎn)。歸檔工作：歸檔工作是指從零散到系統(tǒng)的過(guò)程，這是檔案工作的基礎(chǔ)。識(shí)別：檔案數(shù)量日益增加，有的檔案失去了保存價(jià)值，為了防止龐雜，需要剔除那些喪失了保存價(jià)值的檔案，而對(duì)檔案不同的保存價(jià)值進(jìn)行區(qū)分，以使檔案能分級(jí)保管，發(fā)揮重要檔案的作用。

保管：由于自然的、人為的各種因素，為解決檔案的不斷破壞和長(zhǎng)期利用的矛盾，采取各種保護(hù)措施，保證其完整、完備，盡可能延長(zhǎng)其壽命，從而形成檔案的保管工作。對(duì)于檔案、檔案工作狀況的統(tǒng)計(jì)、分析、研究，形成檔案工作的統(tǒng)計(jì)工作。

使用：保存檔案的目的是為各項(xiàng)工作提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時(shí)、充分地發(fā)揮，需要開(kāi)辟各種途徑，采取各種形式、方式，將檔案的利用方法介紹給利用者，從而形成對(duì)檔案的利用。

怎樣做好檔案管理工作

現(xiàn)在很多公司或者事業(yè)單位都需要對(duì)檔案進(jìn)行管理，那么，怎樣做好檔案管理工作呢？下面就來(lái)說(shuō)一下怎樣做好檔案管理工作，一起來(lái)看看吧！

1、 檔案的收集、整理：將文件材料收集整理，即進(jìn)行分類、錄入目錄、裝訂檔案、制作檢索、檔案入庫(kù)等。

2、 檔案的保管、借閱：檔案應(yīng)由專人保管，借閱要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，手續(xù)齊全，做好記錄和催還。

3、 檔案的鑒定、銷毀：檔案是分長(zhǎng)期、中長(zhǎng)期、中期、短期的，一般短期檔案在沒(méi)有鑒定更改為中期的，是可以定期銷毀的。

4、 檔案的統(tǒng)計(jì)：檔案要進(jìn)行文件匯編，對(duì)檔案信息進(jìn)行二次、三次加工，定期統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量。

5、 檔案的安全：檔案中由于部分檔案內(nèi)容相當(dāng)重要，必須妥善保存，為了使檔案安全，一般會(huì)采用保險(xiǎn)柜加密存放。

以上就是關(guān)于怎樣做好檔案管理工作的全部?jī)?nèi)容。

如何才能做好檔案的管理

檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。為進(jìn)一步促進(jìn)單位科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。以下是我整理的如何才能做好檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，大家一起來(lái)看看吧。

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

檔案就是完成了書(shū)面工作處理程序，將接收的信息和所記敘的內(nèi)容進(jìn)行備案的歷史工作文件。因此書(shū)面方式的公文的準(zhǔn)備工作是檔案工作的第一步，要規(guī)范的處理公文，細(xì)致的審查公文，公文形成的過(guò)程要嚴(yán)格把關(guān)，這是把檔案管理工作做好所需的基礎(chǔ)。

公文的草案擬制是公文形成所需的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，有了大致的計(jì)劃方向才能更好的進(jìn)行下一步，不同單位的草案擬制部門各不相同，有些單位的公文草案擬制是由相關(guān)辦公室統(tǒng)一擬制，有些則是由相關(guān)的部門先立草案然后遞交給辦公室負(fù)責(zé)印制。但各個(gè)部門公文起草人員的水平和質(zhì)量有一定差異，對(duì)于公文擬制所需的要求理解分析不一致，可能會(huì)導(dǎo)致擬制的文件質(zhì)量上不盡人意。主要存在著以下幾個(gè)問(wèn)題：

1、體裁使用不正確，比如請(qǐng)示公文和報(bào)告公文沒(méi)有明確區(qū)分;一份公文卻請(qǐng)示多個(gè)事件;沒(méi)有按照規(guī)則運(yùn)動(dòng)文種。

2、一些公文的附件標(biāo)識(shí)不明確，一些公文有附件，沒(méi)有在規(guī)定的地方作出任何標(biāo)識(shí)，也沒(méi)有在公文附件的名稱前標(biāo)注出詳細(xì)的序號(hào)，整個(gè)公文的行文程序混亂。

3、公文主題標(biāo)注不明確，不便查閱。

4、公文中沒(méi)用規(guī)范的使用數(shù)字。

以上情況，對(duì)于公文轉(zhuǎn)變成檔案的立卷和歸檔有著較大影響。因此，負(fù)責(zé)公文起草擬制的工作人員，有責(zé)任和義務(wù)對(duì)各個(gè)部門的公文進(jìn)行查看，仔細(xì)審核，尤其是一些關(guān)鍵的字、句、詞要嚴(yán)格把關(guān)，在有問(wèn)題的情況下，要盡快通知提供公文初稿的單位，告知對(duì)方具體情況，將出現(xiàn)錯(cuò)誤的地方及時(shí)協(xié)商解決。

二、檔案整理工作，從公文的評(píng)估分類做起

在將公文相關(guān)事務(wù)處理結(jié)束之后，便可以將公文進(jìn)行保存，并把公文的類別進(jìn)行整理和分類，將其中內(nèi)容不重要和普通的另外保存，不能丟棄。如果遇到涉及到重要內(nèi)容的公文，例如涉及單位的重大開(kāi)會(huì)、重大事件以及單位要求保存的公文，這類公文就需要明確標(biāo)注，以備隨時(shí)查閱。要做好這項(xiàng)工作，務(wù)必要遵守以下幾個(gè)條件：

1、對(duì)于這項(xiàng)檔案整理工作，需要有清晰的認(rèn)知，要把管理檔案工作做好，就要把公文的管理規(guī)范熟知，才能將公文員工作真正融合，還要提前對(duì)所負(fù)責(zé)部門的檔案翻查，掌握所有檔案信息，保證檔案有高質(zhì)量，以防檔案重復(fù)，使檔案管理更便捷、科學(xué)。

2、作為檔案工作人員，必須要有職業(yè)責(zé)任感，對(duì)工作也要有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，將檔案記載在大腦中，對(duì)每一份檔案都要認(rèn)真細(xì)心，對(duì)每一份檔案都做出正確的評(píng)價(jià)。將檔案工作生活化、日?；?。

3、作為公文文秘要時(shí)常學(xué)習(xí)新的專業(yè)知識(shí)，及不斷提高自身的職業(yè)素質(zhì)。公文工作員的檔案工作是一項(xiàng)比較專業(yè)帶有技術(shù)性的工作，在日常中要加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案方面的知識(shí)，隨身攜帶相關(guān)的專業(yè)書(shū)籍，時(shí)常范圍，做到在工作中積累經(jīng)驗(yàn)，在工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)。這樣才能較高的工作效率。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

檔案管理部門在文公分類入檔的時(shí)候，需要先檢查形成公文的前期材料，在過(guò)程中，需要翻閱其他附屬資料，如果發(fā)現(xiàn)公文前期資料中有沒(méi)入檔的附件要向相關(guān)部門或單位催要，過(guò)程中發(fā)現(xiàn)同一公文中有個(gè)別公文沒(méi)有按照規(guī)定時(shí)間交還的，要跟蹤回收，堅(jiān)決不能讓公文檔案長(zhǎng)時(shí)間的的停留在他人的手中，這不但可能會(huì)對(duì)檔案造型損壞、遺失，也會(huì)因?yàn)闀r(shí)間過(guò)長(zhǎng)而遺忘檔案的收歸，對(duì)檔案管理工作帶來(lái)重大的失誤。所以在檔案管理的工作中，要不斷的復(fù)查過(guò)去的歷史進(jìn)程，對(duì)檔案流向掌握清晰，在過(guò)程中，需要注意以下幾個(gè)方面：

1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起

對(duì)于上級(jí)發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲(chǔ)存價(jià)值，能使后人通過(guò)其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。

2檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)

對(duì)于單位的文件以及領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，一定要及時(shí)的將所有的文件資料收集完整，按照資料的內(nèi)容順序，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁(yè)”到集中歸整為“件”，到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。這檔案管理工作入檔以前需要做的必須事件，過(guò)程務(wù)必不能有所遺漏，否公文檔案不完整，會(huì)給后期的查閱工作帶來(lái)誤導(dǎo)，影響整個(gè)檔案管理的完整性。

檔案的管理工作的良好運(yùn)作，不僅對(duì)單位管理層對(duì)單位情況能夠隨時(shí)調(diào)查翻閱，了解單位目前的大致情況以外，還能給單位調(diào)整政策帶來(lái)依據(jù)，為單位改革提供歷史數(shù)據(jù);也是向社會(huì)各界證明其單位優(yōu)越成績(jī)的證明，和其他的方面的合作的基礎(chǔ)。

做好檔案的管理工作不僅僅是對(duì)于單位有益，對(duì)于整個(gè)社會(huì)檔案管理工作也具有進(jìn)步性。在我國(guó)現(xiàn)目前不斷的發(fā)展的背景之下，不斷對(duì)檔案管理手段進(jìn)行創(chuàng)新，以更創(chuàng)新、更方便的方式整理單位檔案，可以全面的反應(yīng)單位的整體情況。

四、善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享

一個(gè)檔案管理的工作人員，需要不斷的積累經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于不斷遇到的難題要積極的向上級(jí)部門或者同事請(qǐng)教，不能夠隨意的憑借自己主觀隨意把檔案歸類，需要結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案和調(diào)查的資料相結(jié)合，也可以有創(chuàng)造性的進(jìn)行歸檔，但切記要根據(jù)相關(guān)規(guī)范來(lái)處理。在工作期間，檔案管理人員要不斷強(qiáng)化自身的責(zé)任意識(shí)感，建立良好的職業(yè)精神。迅速的接納新興信息，擴(kuò)寬知識(shí)面，將知識(shí)經(jīng)驗(yàn)融入到檔案管理的工作中。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是我國(guó)政府、企業(yè)良好長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要一環(huán)，是為了讓我國(guó)現(xiàn)在的檔案管理工作更加的完善，提高檔案管理工作人員的工作水平及素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理員對(duì)于檔案管理工作的熱情和責(zé)任感，全心身的投入到檔案管理的工作之中。使得檔案管理更加科學(xué)規(guī)范化，更好的完成與各部門的工作配合，提高整個(gè)工作流程效率，減少繁瑣的環(huán)節(jié)，為政府、企業(yè)發(fā)展形成良性循環(huán)。

高速公路的運(yùn)營(yíng)不僅對(duì)高速公路的建設(shè)負(fù)責(zé)，還對(duì)高速公路的管理以及維護(hù)負(fù)責(zé)，因此，高速公路系統(tǒng)單位需要?jiǎng)佑玫酱罅康娜肆ξ锪Y源，在運(yùn)營(yíng)管理規(guī)模不斷擴(kuò)大的過(guò)程中，也面臨著大量的人事變動(dòng)。高速公路系統(tǒng)人事檔案管理對(duì)系統(tǒng)內(nèi)人力資源開(kāi)發(fā)以及人才政策制訂方面提供依據(jù)，具有非常重要價(jià)值。

1.高速公路系統(tǒng)人事檔案管理概述

人事檔案是以個(gè)人為單位根據(jù)人員的自身情況、個(gè)人經(jīng)歷和思想道德表現(xiàn)等情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及開(kāi)具考研等相關(guān)證明時(shí)，都需要使用檔案。是系統(tǒng)全面考察人員和管理、使用人才的重要參考依據(jù)。人事檔案對(duì)高速公路系統(tǒng)單位人力資源管理工作的發(fā)展、人事改革和調(diào)動(dòng)等行政工作的開(kāi)展都是極為重要的。我們有必要對(duì)高速公路系統(tǒng)人事檔案管理工作進(jìn)行分析和總結(jié)，提出更多有利于人事檔案工作發(fā)展的建議，使人事檔案管理工作能夠更好地發(fā)揮其對(duì)系統(tǒng)內(nèi)其他部門工作的輔助作用。

2.目前高速公路人事檔案管理中的問(wèn)題

2.1 檔案管理的信息化程度低

高速公路系統(tǒng)人事檔案管理的信息化程度低，是高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理中最主要的問(wèn)題。在信息化時(shí)代，無(wú)論是人事檔案查閱、調(diào)動(dòng)，還是應(yīng)用，都離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)，但高速公路系統(tǒng)內(nèi)人事檔案管理尚不能滿足信息化檔案應(yīng)用的要求，使得檔案管理工作本身的效率大大降低。

2.2 檔案管理工作人員素質(zhì)不足

在現(xiàn)代企業(yè)管理中，人本管理是最主要的.思路，這就意味著，高速公路系統(tǒng)單位各項(xiàng)工作都應(yīng)該遵從“以人為本”的理念。但檔案管理工作并沒(méi)有完全體現(xiàn)出“以人為本”的特征，員工調(diào)取檔案步驟繁瑣、檔案服務(wù)性較差，主要是因?yàn)闄n案管理工作人員素質(zhì)不足造成的，這也是高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理中亟待解決的問(wèn)題。

2.3 檔案管理制度不完善

高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理中存在著檔案工作積極性不足，檔案調(diào)用程序復(fù)雜、檔案利用率不高的問(wèn)題，同時(shí)，還有許多人事檔案因?yàn)楦袷讲灰恢滦枰匦抡恚哟罅藱n案工作的難度。究其根本原因，在于檔案管理制度不完善，現(xiàn)行的檔案管理制度并沒(méi)有對(duì)檔案管理工作人員的績(jī)效考核、薪酬待遇等方面建立一套規(guī)范的人事檔案管理體制的標(biāo)準(zhǔn)。

3. 做好人事檔案工作的策略

3.1 加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)

高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理技術(shù)落后是導(dǎo)致檔案管理工作效率低的主要原因，采用信息化的檔案管理方式是必要的。信息化的檔案管理方式既能保證檔案信息的快速獲取，也可以有效提高檔案的安全性。要實(shí)現(xiàn)全面的信息化檔案管理，首先需要增加對(duì)檔案管理的資金投入，購(gòu)置檔案管理信息化所需要相應(yīng)的軟、硬件設(shè)施，如最基本的辦公室常用設(shè)備，打印機(jī)、掃描儀、電腦等，檔案管理部門必須及時(shí)了解工作需要哪些設(shè)備;其次，應(yīng)該制定檔案管理信息化的戰(zhàn)略，包括建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案工作軟件的應(yīng)用、系統(tǒng)單位檔案庫(kù)與政府檔案庫(kù)的聯(lián)網(wǎng)、系統(tǒng)內(nèi)各部門之間的檔案聯(lián)網(wǎng)等，并真正實(shí)施這些信息化管理戰(zhàn)略，設(shè)立專門的監(jiān)督部門對(duì)信息化過(guò)程進(jìn)行全程掌控。

3.2 提高檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)

提高檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)，是提高高速公路系統(tǒng)人事檔案工作效率的必要途徑之一。首先，應(yīng)針對(duì)年齡偏大的檔案管理工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)類的職業(yè)技能培訓(xùn)，使他們能夠熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率;其次，應(yīng)重視優(yōu)秀的人才的引進(jìn)，以保證先進(jìn)的檔案管理模式能夠有效推行;最后，應(yīng)根據(jù)檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點(diǎn)，對(duì)在崗檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識(shí)，維護(hù)檔案的安全穩(wěn)定。

3.3 完善檔案管理制度

進(jìn)一步完善檔案管理制度。首先，高速公路系統(tǒng)單位應(yīng)該就人事檔案的類型進(jìn)行嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)格式制定，要求系統(tǒng)內(nèi)各部門按照人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)格式提供紙質(zhì)檔案和電子檔案，以此減輕檔案工作人員的工作壓力;其次，系統(tǒng)單位應(yīng)該就檔案工作人員的崗位職能和崗位責(zé)任制定明確的崗位說(shuō)明書(shū)，并對(duì)人事檔案工作人員制定相應(yīng)的、合理的績(jī)效考評(píng)制度，保證在績(jī)效考評(píng)制度之下，人事檔案工作人員能夠根據(jù)工作的積極性不同、責(zé)任心發(fā)揮的程度不同、對(duì)檔案工作的貢獻(xiàn)不同得到不同的薪酬待遇，只有這樣，才能對(duì)檔案工作人員起到有效的激勵(lì)。

4. 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高速公路系統(tǒng)單位人事檔案工作對(duì)本單位各項(xiàng)事務(wù)發(fā)展都起到重要的輔助作用，而目前系統(tǒng)內(nèi)人事檔案管理還存在管理方法不夠先進(jìn)、檔案工作人員職業(yè)能力不足、檔案管理制度不完善的問(wèn)題。高速公路系統(tǒng)單位應(yīng)該根據(jù)自身人事檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行一系列的改革，使檔案工作真正達(dá)到高效、有用，體現(xiàn)出其對(duì)高速公路運(yùn)營(yíng)發(fā)展的服務(wù)作用。

怎么才能做好檔案管理

導(dǎo)語(yǔ)：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等一系列活動(dòng)的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對(duì)較為專業(yè)化、復(fù)雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。

一、提升服務(wù)水平和意識(shí)，取得領(lǐng)導(dǎo)重視

單位工作的開(kāi)展必須要獲得領(lǐng)導(dǎo)的重視，這樣才能夠保證工作的順利進(jìn)行，檔案工作亦是如此。領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，對(duì)檔案工作的價(jià)值有正確的認(rèn)識(shí)，是檔案工作發(fā)展的前提。檔案工作納入單位的日常議事內(nèi)容，對(duì)檔案規(guī)范管理有非常大的幫助。檔案管理者要能夠發(fā)揮自己的主動(dòng)性，用行動(dòng)來(lái)讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作給予重視。

為了檔案工作的發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)以及檔案工作者都需要對(duì)其重視。管理者的態(tài)度和效率是檔案工作質(zhì)量高低和工作好壞的主要影響因素。領(lǐng)導(dǎo)重視是外因，工作是內(nèi)因，兩者共同對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生影響。要發(fā)揮出檔案工作者的主觀能動(dòng)性需要做到以下的要求。

1、做好檔案宣傳工作，增加領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視度角度，這其中的主要原因就是因?yàn)椴痪哂袡n案管理意識(shí)，對(duì)檔案管理的重要性不了解，所以增加檔案管理工作的宣傳，將相關(guān)文件以及材料讓領(lǐng)導(dǎo)看，領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)增加印象，特別是一些材料和單位有較大的聯(lián)系，領(lǐng)導(dǎo)閱覽后能夠從中獲得啟發(fā)，對(duì)其進(jìn)行利用。檔案管理者常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，多提及檔案工作對(duì)單位利益的具體事項(xiàng)，這樣可以提升領(lǐng)導(dǎo)的重視度。

2、有責(zé)任心，做好自己的工作，取得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和檔案工作者的情況也有聯(lián)系，如果檔案工作能夠讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，檔案工作者就會(huì)取得領(lǐng)導(dǎo)的信任，闡述檔案工作的重要性也就有說(shuō)服力，所以檔案工作者要愛(ài)崗敬業(yè)，有責(zé)任心，能夠給領(lǐng)導(dǎo)好的印象。

二、增長(zhǎng)見(jiàn)聞，合理利用資源，使用現(xiàn)代管理方式

改革不斷深入，檔案管理中的很多問(wèn)題也需要去解決，比如檔案的數(shù)量增加，讓檔案的管理和利用難度增加。管理方法落后對(duì)檔案管理質(zhì)量產(chǎn)生了極大的影響，現(xiàn)代化的檔案管理方式能夠解決新形勢(shì)下的需求。

1、增強(qiáng)責(zé)任感，提高管理意識(shí)

檔案管理工作專業(yè)性要求比較高，管理人員要求有責(zé)任感和職業(yè)道德，樂(lè)于奉獻(xiàn)，自身的當(dāng)那管理技能扎實(shí)。所以，檔案管理工作者的自身知識(shí)要廣，視野要寬，知識(shí)結(jié)構(gòu)優(yōu)化，綜合素養(yǎng)高，這樣才能夠擔(dān)任現(xiàn)代檔案管理工作。

2、努力學(xué)習(xí)，強(qiáng)化技 能水平

學(xué)習(xí)新技術(shù)，強(qiáng)化技能水平?，F(xiàn)在電子計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理是非常常見(jiàn)的事情，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，現(xiàn)代化的管理方式和技術(shù)手段需要檔案管理者具備相關(guān)的技能和知識(shí)。檔案管理數(shù)字化、信息化是現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展方向。檔案管理著需要對(duì)自己的崗位工作進(jìn)行總結(jié)，邊做邊學(xué)，提升自己的業(yè)務(wù)能力，注重計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，讓自己成為現(xiàn)代復(fù)合型檔案管理人才。

3、對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行利用

檔案包含的信息量非常巨大，是豐富的信息資源。檔案管理工作繁瑣，重復(fù)性的內(nèi)容比較多，勞動(dòng)強(qiáng)度比較大。使用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案管理，可以事半功倍。在人工立卷時(shí)，要根據(jù)自己的理解來(lái)進(jìn)行分類，雖然標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，但是個(gè)人理解能力不同，同樣的文件就有不同分類，這樣可以避免分類不準(zhǔn)，對(duì)案卷質(zhì)量產(chǎn)生影響，造成工作的不便。所以，計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)就比較明顯，能夠降低手工操作強(qiáng)度，提升效率。

三、做好檔案管理教育培訓(xùn)，提升檔案管理者的自身素質(zhì)

檔案管理者的素質(zhì)對(duì)檔案工作會(huì)的影響是直接而深刻的，我們要調(diào)動(dòng)檔案管理者的積極性和創(chuàng)造性，讓他們能夠滿足檔案管理的要求，增加自己的業(yè)務(wù)能力和知識(shí)水平?，F(xiàn)代設(shè)備在各行各業(yè)使用較多，檔案管理工作也不例外，各種類檔案載體的出現(xiàn)讓檔案管理工作需要進(jìn)行改革，檔案管理者必須要面對(duì)新的事物和內(nèi)容，所以要去提升自己，擴(kuò)寬自己的'知識(shí)面，對(duì)檔案業(yè)務(wù)以及科學(xué)知識(shí)，管理操作等等進(jìn)行學(xué)習(xí)。

1、提升自我，繼續(xù)學(xué) 習(xí)

檔案工作者在檔案管理過(guò)程中會(huì)不斷遇見(jiàn)新的問(wèn)題，這些問(wèn)題都是函待解決的，所以必須要不斷積累自己的經(jīng)驗(yàn)，提升自我，不斷去學(xué)習(xí)新內(nèi)容，通過(guò)解決這些問(wèn)題不僅檔案工作更加熟練，自己的水平也更高。首先，應(yīng)該要有正確的思想認(rèn)識(shí)，檔案工作者要認(rèn)識(shí)到繼續(xù)教育中的問(wèn)題，對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)惡化關(guān)鍵進(jìn)行了解，能夠提升服務(wù)質(zhì)量，打造高水平的管理隊(duì)伍。其次，要有專業(yè)的檔案管理人才來(lái)完成檔案管理工作，把提升檔案管理工作者的素質(zhì)作為重點(diǎn)工作來(lái)抓。

2、完善制度建設(shè)和運(yùn)行機(jī)制

制度建設(shè)是檔案管理工作順利開(kāi)展、有序開(kāi)展、健康開(kāi)展的基礎(chǔ)，檔案管理工作者的教育培訓(xùn)也離不開(kāi)制度的建設(shè)。首先，制度要求健全，檔案工作者的培訓(xùn)要求登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)懲等等。此次要使用約束和激勵(lì)機(jī)制。

約束是為了讓檔案管理者有緊迫感，能夠積極主動(dòng)的去參與培訓(xùn)和教育，提升自己的能力和水平。像是崗前和崗后的培訓(xùn)工作，檔案專業(yè)技術(shù)人員可以獲得專業(yè)技術(shù)職務(wù)，將其變成動(dòng)態(tài)管理內(nèi)容，這樣能夠督促檔案管理者主動(dòng)去參與培訓(xùn)，提升自己，而不是取得相關(guān)資格后就不再學(xué)習(xí)。

3、加強(qiáng)綜合培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平

以實(shí)際情況和崗位需求進(jìn)行培訓(xùn)，展開(kāi)多渠道培訓(xùn)和多形式培訓(xùn)的方式。遵循學(xué)以致用的原則來(lái)進(jìn)行培訓(xùn)。首先，檔案專業(yè)人員要有全面學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)的機(jī)會(huì)，提供提升專業(yè)水平的途徑。讓專業(yè)人員能夠有提升和學(xué)習(xí)新知識(shí)的理念，對(duì)一次性教育的弊端進(jìn)行糾正。

其次，融合相關(guān)學(xué)科知識(shí)。檔案工作涉及的范圍比較廣，所以需要對(duì)多方面的知識(shí)有所涉獵，比如哲學(xué)、歷史、行為學(xué)等等，檔案工作者要注重相關(guān)學(xué)科的學(xué)習(xí)和知識(shí)補(bǔ)充。最后要掌握現(xiàn)代科技知識(shí)?，F(xiàn)代科技知識(shí)應(yīng)用是檔案工作的特征，也是現(xiàn)代化檔案管理的標(biāo)志，檔案工作者要熟悉信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件科技等等新知識(shí)，靈活的和實(shí)際工作相結(jié)合。

4、建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，細(xì)化考核監(jiān)管

進(jìn)一步提高檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，要通過(guò)各種形式對(duì)他們進(jìn)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺(jué)性，為提高效率創(chuàng)造條件。做好檔案材料的控制、積累審查工作，獎(jiǎng)懲分明。建立完善的領(lǐng)導(dǎo)體系，對(duì)檔案工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)和考核，提升檔案管理工作的水平。

檔案管理工作的未來(lái)發(fā)展道路不一定平坦，但是只要我們檔案工作者能夠不斷的尋找問(wèn)題，解決問(wèn)題，提升檔案工作的質(zhì)量，那么檔案管理事業(yè)的未來(lái)是光明的，因?yàn)闄n案是信息的載體，對(duì)社會(huì)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有非常大的推動(dòng)力。

檔案管理的有效方法

導(dǎo)語(yǔ)：檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。為進(jìn)一步促進(jìn)單位科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。

一、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理，要嚴(yán)格按照國(guó)家檔案部門制定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，高機(jī)制，高效率的開(kāi)展工作，做好檔案收集，整理，鑒定，統(tǒng)計(jì)，歸類及后續(xù)檔案保管工作，充分有效利用到檔案裝具，檔案著錄，庫(kù)房管理等各執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)上。

檔案管理人員都應(yīng)承擔(dān)起所負(fù)責(zé)任，要明確責(zé)任范圍。以國(guó)家檔案管理工作目標(biāo)作為標(biāo)的物、嚴(yán)格要求自己，評(píng)定自身工作好壞，實(shí)行目標(biāo)管理最大化，根據(jù)標(biāo)的物的管理工作要求制定自己的具體目標(biāo)及工作計(jì)劃，力求使檔案管理工作達(dá)到具體化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化并落實(shí)到自身所負(fù)其責(zé)。

二、建立健全檔案的管理制度，保證檔案的安全運(yùn)行

1.加強(qiáng)檔案安全管理現(xiàn)代化

利用先進(jìn)的技術(shù)手段，解決檔案信息安全管理中遇到的問(wèn)題。檔案種類繁多，形式各異，要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，科學(xué)規(guī)范化的管理。要有專門的庫(kù)房置放保存檔案，專人負(fù)責(zé)管理。分類專柜，排列整齊，做好檔案區(qū)域劃分，健全檔案檢索工具，科學(xué)高效管理。做好庫(kù)房通風(fēng)工作，衛(wèi)生整潔。庫(kù)房管理要配備防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲(chóng)、防塵、防光等安全設(shè)施和措施以保護(hù)檔案，絕不可輕視形式化。

2.建立檔案工作管理和查詢

調(diào)閱網(wǎng)絡(luò)，在領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一負(fù)責(zé)指揮下，提出檔案工作的具體要求，包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)，一定要切合實(shí)際，具體制定檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，做好檔案調(diào)閱權(quán)限和保密工作，對(duì)檔案管理進(jìn)行層級(jí)監(jiān)督管理、指導(dǎo)，提出合理規(guī)范化的意見(jiàn)，檔案室人員應(yīng)深入各科室，了解各科室主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，以便對(duì)各科室的業(yè)務(wù)檔案提出統(tǒng)一的立卷，資料檔案歸集要求，統(tǒng)一安全存放置歸檔，保證各業(yè)務(wù)科室具有保存和利用價(jià)值的文件材料，能夠及時(shí)立卷和定期向檔案室歸檔。最后要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂置，防止破損、分散流失。

3.集中化管理檔案

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)集中、各負(fù)其責(zé)。通過(guò)統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)、達(dá)到檔案的管理安全和有效的利用。

三、檔案管理人員應(yīng)愛(ài)崗敬業(yè)

檔案管理人員要愛(ài)崗敬業(yè)，盡職盡責(zé);因各科室檔案歸集類別不同，調(diào)閱方向曲集，所以檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案材料來(lái)源廣，使用范圍大的特點(diǎn)：

1.把握文件收集的主動(dòng)權(quán)，不留余力應(yīng)做到腿勤、嘴勤、手勤，主動(dòng)上門跟蹤收集零散的文件資料，做到隨時(shí)收集隨時(shí)整理，做到不怠慢，不懶散，力求檔案管理工作順利開(kāi)展。

2.加強(qiáng)與各部門的聯(lián)系溝通，各科室部門設(shè)置檔案接口人員，方便與檔案管理人員進(jìn)行交接，避免借閱歸檔時(shí)錯(cuò)記、遺漏。同時(shí)階段工作結(jié)束或年度工作結(jié)束，檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)上門將形成的文件材料收集，力使檔案資料及時(shí)有效的歸置入檔。

3.應(yīng)加強(qiáng)宣傳檔案管理工作的重要性，以多種形式宣傳檔案法律法規(guī)，普及檔案知識(shí)，不僅增強(qiáng)檔案管理員的檔案意識(shí)，也要普及至各科室員工，相互配合文件資料的收集和歸檔工作，促進(jìn)檔案工作的開(kāi)展。

四、加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)

在當(dāng)今的科技信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)時(shí)代， 隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷提高發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步創(chuàng)新，檔案管理工作的重要性也越顯突出。檔案管理人員更應(yīng)掌握專業(yè)知識(shí)，開(kāi)拓進(jìn)取，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，要積極參加教育培訓(xùn)，全面提高業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)培養(yǎng)，才能更好地做好檔案管理工作。要結(jié)合工作實(shí)際情況，拓寬并更新知識(shí)面，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代技術(shù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)檔案管理平臺(tái)，尤其是計(jì)算機(jī)知識(shí)和信息知識(shí)，努力使自己成為綜合型檔案管理人才，提高業(yè)務(wù)水平。

五、增新檔案資料整合收錄工作、加強(qiáng)檔案現(xiàn)代信息化管理

要想切實(shí)提高檔案的有效管理，就必須實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，使企業(yè)的設(shè)備技術(shù)現(xiàn)代化、管理標(biāo)準(zhǔn)化、資料輸出的`合理化。雖然大家熟知標(biāo)準(zhǔn)性的現(xiàn)代化技術(shù)包括：微機(jī)檢索技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，可是能夠充分利用這些技術(shù)來(lái)作為保護(hù)好檔案管理的硬件還是不夠的，在利用好現(xiàn)有檔案這一寶貴信息資源的前提，仍需要進(jìn)一步開(kāi)發(fā)資源，收集和整合更多有價(jià)值的資料，來(lái)滿足當(dāng)今企業(yè)對(duì)檔案信息的橫、縱向需求，要把檔案的資源開(kāi)發(fā)與利用作為重點(diǎn)工作，作為目標(biāo)工作，檔案信息量的多少局限了企業(yè)的發(fā)展所汲取的營(yíng)養(yǎng)資源，所以定期存儲(chǔ)檔案內(nèi)容，增新有價(jià)值的信息儲(chǔ)存量，發(fā)揮檔案信息的最大利用功能。