電 話：18937133779
網 址：http://www.gycxdjzzl.com
郵 箱：zboao@qq.com
科研檔案管理暫行辦法
為使學院科研工作穩(wěn)步、快速、有序地發(fā)展，規(guī)范科研工作的管理，充分利用科研信息和科研資源，進一步形成學院以教學為中心，教學、科研相互促進的良好機制，特制定如下暫行辦法。
一、建檔的主要目的
（一）科研成果建檔是高校檔案工作的重要組成部分，是實施產、學、研三結合的重要工作內容。對科研檔案進行規(guī)范化管理是提高教學科研整體水平、完善科研管理工作的必要條件。
（二）分時段、分類別、系統(tǒng)收集我院教職員工科研成果，并進行統(tǒng)計分析，為學院及上級領導機關準確、有效地提供相關信息作好基礎工作。
（三）對科研成果的全面收集、系統(tǒng)整理、歸檔保存、建立調檔、提檔、保密等管理條例，是有效、充分利用科研資源，實施科研成果轉化的有力措施。
二、 科研檔案管理原則
（一）我院科研檔案實施院、分院二級建檔，由科研處統(tǒng)一管理。
（二）凡分院（部）建檔的材料均需上報一份給科研處。科研處負責全院科研檔案的收集、整理、分析。各分院（部）負責本分院（部）的科研成果建檔管理工作。
（三）科研成果以保存原始材料為主，至少應有成果的復印件。
（四）應盡量分時間、分類別、分對象按照本單位的特點設立建檔項目，做到完整不漏，分類清晰、簡明易查。
（五）考慮到檔案的變化情況，要實行靜、動結合的檔案管理模式，年內要動態(tài)地不斷修改充實原有檔案，年終都要綜合整理核查一次后歸檔靜態(tài)保存，任何修改都要履行嚴格審批手續(xù)后方可進行。
（六）科研檔案管理應遵循保密原則。凡屬保密的科研成果必須履行嚴格的審批手續(xù)方可調閱或借閱，原則上禁止外借。
三、科研檔案歸檔范圍
凡具有指導性、理論性、學術性、技術性、應用性、科普性、檢索性的文、理、工、藝等領域的文章、論文、有學術價值的自編教材和實驗報告、專利及教學科研成果的系統(tǒng)資料均屬重點歸檔范圍，具體作如下分類：
（一）科研文書檔案
1．上級機關有關科研工作文件、通知。
2．本院（分院、部）科研管理條例、制度、辦法。
3．本院（分院、部）科研工作文件、工作計劃、總結。
4．本院（分院、部）科研成果的統(tǒng)計分析資料。
5．科研項目的申請及批復。
6．科研成果的評審結果和獲獎情況登記。
7．科研學術活動審批存單。
8．科研項目、學術活動、財務核算清單。
9．本校教職員工在各類學術組織任職情況。
（二）科研信息檔案
1．國內外相關專業(yè)的`科研動態(tài)。
2．國內外高校管理及教育研究動態(tài)。
3．高等職業(yè)教育專業(yè)設置、課程改革、學科建設、產學研結合動態(tài)。
4．全國職業(yè)本科院校系列學術交流活動動態(tài)。
（三）科研成果檔案
1．有一定學術價值的自編教材、實驗指導教材和實驗報告的原稿或印制品。
2．已出版的著、譯作或主要部分的復印件。
3．國內外各類報刊上發(fā)表的論文、文章的復印件（包括刊物封面、目錄、英文目錄、正文、英文摘要、封底）。
4．在省級以上各類學術會議上發(fā)表的論文復印件。
5．獲省級獎勵多媒體課件。
6．各類相關科研的省市級以上的獎勵證書獎品原件或復制品、照片
7．專利證書、編文證書復印件。
8．科研成果轉讓協(xié)定書復印件、成果利用或推廣的使用資料。
四、歸檔要求和程序
（一）歸檔材料由個人或項目組負責人收集提供，材料必須真實可靠，最好提供原始資料。
（二）歸檔資料紙質要優(yōu)良，字跡要清晰，嚴禁用鉛筆、圓珠筆、復寫紙書寫，紙張規(guī)格統(tǒng)一為16開（或A4）書寫紙。
（三）歸檔材料必須一年進行一次系統(tǒng)整理，按卷、冊、袋、盒組成保管單元系列，并貼上封面標識，由有關人員撰寫好歸檔序言或歸檔說明。
（四）一般成果歸檔一份，重要的使用頻繁的歸檔兩份。
（五）學院科研歸檔材料由科研處第一負責人審核后歸檔；分院（部）科研材料由分院（部）主任審核后歸檔。
（六）檔案要妥善保管，防止泄密和遺失。
五、檔案管理與交接
（一）檔案不僅僅是為了保存，更重要的是為了利用，要充分發(fā)揮科研檔案的應用功能，檔案工作者應盡量滿足、方便利用者的需要。
（二）檔案主要為校內教師和職工服務，一般不對外。
（三）調檔或借閱要經過主管部門領導批準后辦理調檔或借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內迅速退還，不得拖延。
（四）不論何種原因造成泄密、遺失事實，要追究有關人員責任并給予必要處理。
（五）院、分院（部）兩級要指派行政領導和具體工作人員負責檔案管理工作。主管領導或工作人員變動時，必須履行交接手續(xù)，并將交接雙方簽字的交接手續(xù)存檔備查。
六、本暫行規(guī)定由科研處解釋。
第一條 為了加強科學技術研究檔案（以下簡稱科研檔案）管理，有效保護和利用科研檔案，根據《中華人民共和國檔案法》、《科學技術檔案工作條例》和國家科學技術管理有關法律、行政法規(guī)，結合科研工作和檔案工作實際，制定本規(guī)定。第二條 承擔科研項目（包括科研課題，下同）研究、計劃管理的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織開展科研檔案管理工作適用本規(guī)定。第三條 科研檔案是指科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標本、樣本等實物。第四條 科研檔案工作是科研管理的重要組成部分和科研活動的重要環(huán)節(jié)，各單位應當把科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程，與科研項目工作同部署、同實施、同檢查，將科研檔案管理列入有關部門和人員的職責并予以考核。第五條 科研項目結題驗收時，各單位應當按照分類分級管理的原則，按照有關規(guī)定對科研檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性進行審查或驗收。第六條 各單位應當按照集中統(tǒng)一管理原則，建立健全科研檔案工作規(guī)章制度，在人員、庫房、設備、經費等方面給予保障，保證科研檔案工作順利開展，確?？蒲袡n案完整、準確、可用、安全。
任何人不得以任何理由將應當歸檔的科研文件材料據為己有或拒絕歸檔。第七條 各單位應當把科研檔案工作經費納入本單位預算；科研檔案工作產生的支出列入科研項目預算相關科目。第八條 按照國家檔案工作統(tǒng)一領導、分級管理的原則，國家檔案主管部門對全國科研檔案工作實行監(jiān)督和指導，國家科技主管部門在國家科技計劃（專項、基金等）組織實施過程中加強科研檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調。科研項目承擔單位的上級主管部門（機構）應當把科研檔案工作納入本系統(tǒng)整體工作范疇，切實加強領導和管理。地方科技主管部門（機構）會同檔案主管部門對本區(qū)域內科研檔案工作實行監(jiān)督和指導。第九條 中央和地方各級科技主管部門（機構）會同檔案主管部門，對本級財政支持的科技計劃（專項、基金等）的科研檔案工作建立工作機制，并進行監(jiān)督和指導。
中央財政資金支持的科研項目管理單位對所負責科研項目的檔案工作負責，按照科技計劃管理要求制定工作制度，建立工作機制。第十條 科研項目承擔單位（含牽頭承擔單位）對所承擔科研項目的檔案工作負總責，對科研項目參加單位提出科研檔案管理要求，明確檔案歸屬與流向，并按照有關規(guī)定進行審查或驗收。
科研項目參加單位應當按照國家有關規(guī)定及科研項目承擔單位的要求做好所參加科研項目的文件材料收集、整理、歸檔及檔案保管、利用、鑒定、處置等工作。第十一條 各單位檔案管理部門集中統(tǒng)一管理本單位科研檔案，對本單位科研文件材料的歸檔工作進行監(jiān)督和指導，協(xié)助科研人員做好科研文件材料收集、整理、歸檔及科研項目結題驗收等工作。第十二條 科研項目負責人對歸檔科研文件材料的完整性、準確性、系統(tǒng)性負責。第十三條 科研項目應當明確專人負責科研文件材料的收集、整理、審核，結題驗收后按照要求及時歸檔。第十四條 各單位應當根據科研內容和科研管理程序，結合科研項目特點確定歸檔范圍?？蒲许椖吭诹㈨椪撟C、研究實施及過程管理、結題驗收及績效評價、成果管理等全過程中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的科研文件材料均應當納入歸檔范圍。
歸檔范圍主要包括但不限于：
?。ㄒ唬┝㈨椪撟C階段
項目指南、可行性研究報告，項目經費預算文件材料，申報書及相關證明；立項評審文件材料，預算申訴、評審文件材料；立項（含預算）批復，任務合同書（含預算書）及各類協(xié)議等。
?。ǘ┭芯繉嵤┘斑^程管理階段
研究計劃、組織實施工作方案，研究、實驗任務書、大綱，實驗、探測、測試、觀測、觀察、野外調查、考察等的原始記錄和整理記錄，綜合分析報告；設計文件、圖樣，集成電路布圖，工藝文件，計算文件，數據處理文件；科學數據；研制的樣機、樣品、標本等的實物及其目錄、圖片等。
中期、年度等階段執(zhí)行進展情況報告、總結報告、研究成果等；項目、人員、進度、經費等的調整、變更文件材料；撤銷項目已開展工作、已使用經費、已購置設備儀器、階段性成果、知識產權等情況文件材料。
專家咨詢、中期檢查、中期評審、項目監(jiān)督工作形成文件材料。
建設的中試線、試驗基地、示范點一覽表、圖片及數據等。
?。ㄈ┙Y題驗收及績效評價、成果管理階段
驗收申請書，驗收承諾書；工作總結報告，技術報告，項目經費決算等財務情況文件材料。
驗收通知，驗收評審文件材料；驗收現場測試報告，第三方檢測、測試、評估報告，用戶使用報告及證明、典型用戶報告、產業(yè)化審核報告等；驗收結論書，結題書面通知等。
績效自評價報告，專家評議文件材料、評價結論等績效評價工作文件材料。
研究報告、論文、專著、數據庫等研究成果文件材料；自評價報告，科技報告；專利、軟件及其他知識產權文件材料。
產業(yè)化報告、證書、出版物等成果應用、獲獎、宣傳推廣文件材料。
第一章 總則一、上級機關的文件材料
1．上級機關任免、獎懲非本單位工作人員的文件和普發(fā)供參閱不辦的文件材料；
2．上級機關發(fā)來供工作參考的抄件；
3．上級機關征求意見稿或討論未定稿的文件。二、本單位的文件材料
1．重份文件；
2．無查考利用價值的事務性、臨時性文件；
3．未經領導簽發(fā)的文電草稿，一般性文件的歷次修改稿（定稿除外）；
4．未經會議討論，未經領導審閱，批準及未生效的文件材料；
5．無特殊保存價值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題，提出一般性建議或意見的人民來信；
6．本單位及內部組織機構互相抄送不應履行公文的文件材料；
7．為參考目的從各方面搜集的文件材料；
8．單位負責人兼任外機關職務形成的與本單位無關的文件材料；
9．從正式文件摘錄的供工作參考非證明材料。三、同級機關和非隸屬機關的文件材料
1．參加非主管機關召開的會議不需要貫徹執(zhí)行和無參考價值的文件材料；
2．非隸屬機關抄送的不需要辦理的文件材料。四、下級機關的文件材料
1．下級機關送來參閱簡報，情況反映，不應抄報或不須備案的文件材料；
2．越級抄送的一般不須辦理的文件材料；
3．下級機關抄報的一般性文件材料。第五條 各單位應把檔案工作列入本單位的發(fā)展計劃，在人員配備、經費以及辦公用房、檔案庫房等工作設施、設備及條件上給予保障，有條件的單位應逐步實現檔案管理的現代化。第六條 各單位檔案部門的工作，在業(yè)務上要接受上級檔案部門的監(jiān)督和指導。第二章 檔案工作人員及其基本職責和任務第七條 檔案管理是科技管理的重要組成部分，其工作人員是檔案專業(yè)技術人員，實行專業(yè)技術職務聘任制。檔案工作人員要保持相對穩(wěn)定。第八條 檔案工作人員的基本職責和任務是：
1．堅決貫徹執(zhí)行黨和國家有關檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級檔案管理部門的有關規(guī)定。
2．負責建立健全本單位檔案管理工作的各項規(guī)章制度和管理辦法。
3．參與本單位的科研計劃管理，成果管理，科研項目的鑒定，基建工程的竣工驗收，大型儀器設備的開箱驗收和開發(fā)技術市場等業(yè)務活動，及時提出對應歸檔文件材料的管理要求。
4．指導、監(jiān)督、檢查和協(xié)助本單位各部門的有關人員做好文件材料的形成、積累和立卷歸檔工作，使之符合檔案管理的規(guī)定與要求。
5．負責本單位全部檔案的收集、整理、保管、利用和組織鑒定、統(tǒng)計等項檔案業(yè)務工作。
6．積極組織開發(fā)本單位的各類檔案信息資源，開展檔案史料編研工作，負責編寫全宗介紹、組織沿革等，主動提供利用，努力為本單位各項工作服務。
7．按照有關規(guī)定，向指定部門做好檔案移交工作。
8．遵守國家有關檔案和科技保密的規(guī)定，確保檔案的安全，維護本單位和科研人員的知識產權。
9．辦理領導交辦的其它有關檔案工作事宜。第三章 檔案的形成和歸檔第九條 各單位要重視歸檔工作，根據各種文件材料的形成規(guī)律和特點，建立健全文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，確保每一項管理、科研、生產、基建等業(yè)務活動都有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料歸檔。第十條 文件材料的形成和積累
1．文件材料的形成，積累由各級文書部門或文書人員負責，文書人員在日常工作中，應隨時主動向承辦人收集辦理完畢的文件和相關的材料，對其進行整理，并做好日常管理工作，確保應歸檔文件材料的齊全、完整。
2．科技文件材料的形成、積累由項目負責人或承辦人負責，從制定項目工作計劃起，即要向與項目有關的人員布置積累科技文件材料的任務，并指定專人負責及時收集整理。管理部門也應按項目分別收集、積累與該項目有關的文件材料，并在歸檔時交項目負責人或承辦人統(tǒng)一匯總立卷。檔案部門負責按項目發(fā)放科技檔案積累袋和與建檔有關的科技報告、實驗記錄等統(tǒng)一用紙。
3．檔案工作人員要深入各部門和項目所在單位，了解情況，督促、檢查、指導文書人員或科技人員做好文件材料的收集、積累工作。第十一條 檔案的分類、組卷、編目
一、分類
分類就是把一個單位的全部檔案按照一定的要求分成若干類別，并有次序地按照類別排列。在實際工作中，一般按照以下幾種方法分類：
①年度－組織機構分類法。就是先按年度分開，然后在每個年度下再按組織機構分類。
?、诮M織機構－年度分類法。就是先按組織機構分開，然后在組織機構下面再按年度分開。
③年度－問題分類法。就是先按年度分開，然后在每個年度下面再按問題分類。
?、軉栴}－年度分類法。就是先按問題分開，然后在每個問題下面再分年度。
?、莅磳ｎ}－以一個科學技術研究課題為對象，按照不同課題的科技檔案劃分類別。
?、薨磳I(yè)性質－根據文件材料所反映的不同專業(yè)屬性分類。
?、甙垂こ添椖浚曰üこ添椖繛閱挝环诸悺?br> ?、喟串a品型號－一種產品的全部科技檔案為單位分類。
二、組卷
對經過分類整理的文件材料，根據以問題（項目、課題）為主、兼顧其它特征的原則，將相互間具有有機聯(lián)系的材料進行組合，形成案卷。其方法和要求是：
1．不同年度的文件材料一般不得放在一起組卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷。沒有復文的放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃、設想放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷；各種案件材料放在結案年立卷；跨年度處理的文件放在制發(fā)年立卷。
2．在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件和附件，印件與定稿，請示與批復，轉發(fā)件與原件，同一文件的多種文本組合在一起，不得分開，文電應合一立卷。
3．調研材料、制度、條例、法規(guī)等一般按單一問題組卷。
4．會議文件，根據文件材料的多少，可一會一卷或一會數卷。
5．統(tǒng)計報表，一般同一格式、名稱、地區(qū)的組為一卷。
6．工作計劃、總結等材料，一般可按制發(fā)機關或名稱組卷。
7．案件材料，可一案一卷或一案數卷。
8．簡報、大事記和各種出版物等可按名稱一期一卷或數期一卷。
9．重要的會議記錄按年度組合為一本或數本。
10．上級制發(fā)的文件材料：
①一般普發(fā)性文件可放在一起組卷。
?、谟嗅槍π缘奈募蜕霞墮C關對本單位請示的批復等可單獨組卷。
11．科研、生產、基建工程等按項目組卷。
①項目（包括課題、產品、基建工程等，下同）結束（含最終完成、階段完成、中斷或終止）后，由項目負責人負責組織本項目所形成的應歸檔的科技文件材料的整理組卷工作。管理部門應將與項目關系密切的管理性文件交項目負責人，與該項目的技術文件材料統(tǒng)一匯總整理組卷。
?、诳蒲许椖俊⑽性囼?、產品生產、儀器設備、基建項目等方面的文件按其階段、結構、部件等分別組合。根據文件材料的多少，可一題數卷或一題一卷。
③卷內文件材料應齊全完整，準確反映科研、生產、基建和有關管理活動的真實內容。
三、卷內文件材料的排列
卷內文件材料應區(qū)別不同種類、情況進行組織排列。
1．密不可分的文件應依序排列在一起，即：批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；轉發(fā)件在前，原件在后；重要法規(guī)性文件的歷次修改稿（一般文件材料只保留最后定稿）依次排在定稿之后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件可按重要程度日期或文件字號排列。
2．科研項目文件，按準備階段、研究實驗階段、總結鑒定驗收階段、成果申報、獎勵和推廣應用等時間階段排列。
3．產品生產文件，按設計、試制、小批量生產、產品創(chuàng)優(yōu)等工作順序排列。
4．儀器設備文件，按購置的依據性材料、儀器設備開箱驗收、安裝調試、運行維修、隨機圖樣等的順序排列。隨機圖樣也可單獨組卷。
5．基建項目文件，按依據性材料、基礎性材料、工程設計、工程施工、工程竣工驗收等排列。
四、卷內文件材料編目
1．卷內文件材料編頁
經排列整理完畢的案卷，其卷內文件材料應逐頁編寫頁號，編寫頁號時，一律使用鉛筆。文書案卷，在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角用阿拉伯數字累計編寫頁號。卷內如有鉛印的規(guī)程、規(guī)范等已編有頁碼的小冊子，其整體可按一頁編號，并寫在首頁的右上角。科技案卷卷內文件材料，單面書寫的在右下角，雙面書寫的正面在右下角、背面在左下角編寫頁號。圖表和聲像材料也應在裝具上或其背面逐件編號。
2．填寫卷內文件目錄
卷內文件目錄由順序號、文號（文件編號）、責任者、題名、文件標題、日期、頁號及備注組成，卷內文件目錄由立卷人逐項填寫。
3．填寫卷內備考表
卷內備考表由立卷人和檔案人員分別填寫并放置卷尾。備考表由卷內情況說明、立卷人、檢查人、日期組成。用以記載和說明卷內文件的有關情況，如案卷的完整程度、文件數量增減、修改補充情況等。
4．填寫案卷封面
案卷封面以一定格式概要介紹案卷內文件材料的內容和成份。由案卷標題、編制單位、文件起止日期或編制日期、密級、保管期限、件、頁數、歸檔號或檔案號等組成。案卷封面一律用鋼筆或毛筆書寫，字跡要工整、清晰。其中，文書案卷的標題由立卷人擬定，檔案部門核定。標題文字應力求簡煉，概括準確，最多不超過50個字?？萍及妇?，以立項時的科研項目、基建工程項目、產品、儀器設備的名稱為案卷標題。
一、科技檔案保管的方法與要求
1、科技檔案保管工作
科技檔案保管工作，是在科技檔案的日常管理中，創(chuàng)造適合科技檔案保管的條件和環(huán)境，妥善保護科技檔案，建立和維護良好的科技檔案庫藏秩序的科技檔案業(yè)務工作。
2、科技檔案保管工作的內容
3、科技檔案的保管條件和防護措施
4、科技檔案的保管方法和要求
① 底圖檔案的保管
底圖具有復制的功能，其采用特殊的原材料和工藝措施，造成不利于底圖的耐久性，底圖的保管要求嚴禁折疊，在選擇特制的底圖柜存放。
存放方法：
一種是平放，即按整理順序將底圖平放在多層抽屜的底圖柜中，是比較好的保管方法。
二種是卷放，即將底圖按套或按卷卷成筒狀放在底圖柜中，卷放不方便取放，會增加底圖磨損。特大特長幅面的底圖以卷放方式較好。
總之，應保證底圖不撕、不折、不受擠壓以及盡量減少磨損。
② 藍圖及復印圖的保管
藍圖及其他復印圖的制成材料，機械強度較好，特別是藍圖幅面大小不一，應采取折疊組卷的保存方法。
藍圖以“手風琴”式折疊成A4圖紙幅面大小，折疊時右下角的標題應顯示，以便查閱，如需裝訂，左邊應空出裝訂線。折疊后用檔案盒進行保存。
③ 感光材料的保管
科技檔案中的感光材料主要有底片（膠片）和照片，其中以底片的保存更為重要，因為底片是母片，一旦損毀就無法制作照片。
具體方法：
1、采用密封保存，放在隔熱、密封容器內。
2、底片平面應與水平面垂直。
3、底片應分類存放，如母片與復制片、永久與非永久保存的。
4、每隔一至兩年進行檢查，發(fā)現異常應及地處理。
5、保管條件，溫度13～15℃，溫度35%-45%，彩色應低于2℃。
④ 磁性材料的保管
磁性材料主要是指錄像帶、錄音帶和機讀文件。
主要保管方法是：
1、防磁，將磁帶放入金屬柜中保存，遠離磁場，周圍不能有變壓器、電動機、電視機等電氣設備。?
2、磁帶要平放，且不要疊壓太多。
3、定期檢查，磁帶6-12個月重新卷繞一次，發(fā)現問題應及時轉錄，機讀文件每3-5年復制一次。
4、長期不用的磁帶再加隔磁材料卷繞，防止磁帶互相磁化。
⑤ 科技檔案庫房管理
庫房是保管科技檔案的場所，為了合理利用庫房面積，便于對科技檔案的存放和查找，提高科技檔案工作的效益，應加強庫房管理。
庫位管理：
供存放科技檔案的空間位置稱為庫位，庫位管理的任務是規(guī)劃庫房的使用面積和柜架數量，對庫房進行合理布局，以便對科技檔案實行定位管理。
柜架排列：
柜架是庫房內存放檔案的設備裝具。應遵守以下要求：
1、各種柜架應分類集中。
2、柜架排列應與窗戶垂直，與墻壁保持一定距離，防止陽光直接照射，避免外溫、濕度對檔案的直接影響。
3、柜架之間通道保持0.9米—1.2米寬度，便于管理和通行，充分利用庫房面積。?
4、每層柜架的隔板或抽屜，應標明科技檔案的類別和檔案號。
5、對于使用密集架設備，應充分考慮庫房建筑的荷載量。
檔案排架：
根據預定的排架方法，將科技檔案案卷上架排放實行定位管理。
排架方法有：
① 流水排架法，分為大流水排架和小流水排架（分類流水排架）兩種，大流水即不分種類和類別，按入庫先后順序混合排列。小流水排架（分類流水排架）在種類和類別下再實行流水排架，如先分產品檔案、設備檔案、科研檔案、基建檔案等，再按接收的先后順序排架，或按年度分開，再實行年度內流水排架。
② 分類排架法，是在科技檔案實體分類的基礎上，再按照科技檔案的類別、項目及項目內案卷排列。
根據預定的排架方法，將科技檔案案卷上架排放實行定位管理。
排架要求：
① 采用從下到下，從左到右的順序排列，以方便管理。?
② 保持適宜的飽和度，過擠增加案卷的摩擦，結構影響庫位的利用。
出入庫管理：
庫存科技檔案總是處于流動和變化的狀態(tài)，應隨時掌握科技檔案的庫藏情況，如借出數量、借閱數量、移出數量、封存數量、銷毀數量等。
二、科技檔案保管制度
科技檔案保管制度是完成科技檔案保管任務的依據和控制手段，是檔案管理制度的組成部分。主要包括：
第一章 總則第一條 為了加強機械電子工業(yè)科學技術研究檔案（以下簡稱科研檔案）的管理，充分發(fā)揮科研檔案在機械電子工業(yè)發(fā)展和社會主義現代化建設中的作用，依據《中華人民共和國檔案法》、《科學技術檔案工作條例》、《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》和《機械電子工業(yè)檔案工作暫行條例》，結合科研工作的特點，特制定本規(guī)定。第二條 科研檔案是機械電子工業(yè)檔案的重要組成部分，是機械電子工業(yè)在新理論、新技術、新產品、新設計、新工藝、新材料等科學研究、技術開發(fā)過程中形成的具有保存價值的，并按歸檔要求整理歸檔的（包括文字、圖紙、圖表、數據、計算機盤片、聲像等）系統(tǒng)工程研制檔案、產品研制檔案、專題科研檔案等。第三條 機械電子工業(yè)科研檔案，是機械電子科學技術研究活動的真實記錄，是科學技術重要的信息資源，是國家的寶貴財富，各單位必須實行集中統(tǒng)一管理，使之完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效地開發(fā)利用第四條 科研檔案工作是科研管理工作的重要組成部分，是科研活動的重要環(huán)節(jié)，各單位必須把科研檔案工作納入科研管理工作，與計劃管理、課題管理和成果管理等工作緊密結合，實行科研工作與建檔工作“四同步”管理，即下達計劃任務與提出文件材料的歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料的形成同步；驗收、鑒定科研項目與驗收鑒定科研檔案材料同步；上報科技成果評獎或科技人員評定技術職務與檔案部門（綜合檔案部門，下同）出具已歸檔合格證明同步。第五條 科研檔案工作要列入本單位的發(fā)展計劃，對經費、庫房、設備和人員配備等工作條件，應給予保證。按國檔發(fā)〔1987〕6號文件規(guī)定，即每年從本單位科研經費總額中撥出一定數額作為科研檔案工作經費。第二章 科研文件材料的形成與歸檔第六條 科研文件材料的形成、積累、整理、歸檔是科技人員的職責。監(jiān)督、檢查和指導科技人員做好科研文件材料的歸檔工作是檔案人員的責任。應分別納入各自的職責范圍，作為檢查科研管理水平和考核科技人員工作的依據之一。第七條 科研文件材料的歸檔范圍，應包括從科研立題開始到成果推廣應用等全過程形成的全部文件材料（見附件一）。第八條 科研文件材料歸檔的要求
?。ㄒ唬嵭杏煽蒲许椖控撠熑肆⒕須w檔的制度?？蒲许椖拷Y束或告一段落時，項目負責人必須把具有保存價值的科研文件材料收集齊全，并系統(tǒng)整理立卷，經審核后移交檔案部門保管，任何人不得私自留存。
（二）歸檔的科研文件材料，必須字跡工整，格式統(tǒng)一，圖像清晰，簽字手續(xù)完備，裝訂整潔美觀。
?。ㄈ┮约垙垶檩d體的科研文件材料，必須紙質優(yōu)良或用統(tǒng)一稿紙書寫。禁止用鉛筆、圓珠筆、彩筆書寫，以利長期保存。
?。ㄋ模w檔份數。凡是原始資料，各種文件材料手稿及正本，一般歸檔一份，重要和經常使用的應酌加副本。報告、論文等可隨手稿多歸檔1～2份，以便保護原件。
（五）歸檔時間。一般科研項目在技術鑒定或設計定型時歸檔，復雜的、周期長的科研項目可分階段歸檔；理論研究項目在論文、著作定稿后歸檔；中斷和負結果的重要項目，在批準停止研制時歸檔。
?。┓矌讉€單位協(xié)作的項目，由主辦單位負責立卷歸檔保存一套完整的檔案。協(xié)作單位保存自己所承擔的部分任務中所形成的科研文件材料，并復制一套送交主辦單位保存。
（七）為確保文件材料的完整性，有關科研項目的任務書、協(xié)議書、合同、會議紀要、鑒定文件、移交文件、受獎文件、報告及批復等重要文件，由承辦單位隨時移交檔案部門歸檔。第九條 科研文件材料歸檔工作程序
?。ㄒ唬┛蒲腥蝿沾_定后，由科研項目負責人提出“科研文件材料歸檔計劃表”（見附件二）。經科技、標準化、檔案等部門會簽，主管科研的領導（總工程師）批準后納入科研工作計劃，作為考核歸檔的依據。
?。ǘ┌础八耐健芾硪螅瑢⑿纬傻目蒲形募牧蠚w檔計劃表中規(guī)定的內容逐條落實到具體人?？萍既藛T根據歸檔計劃進度，按照SJ207《設計文件的管理制度》（部標）、《科技文件編寫格式規(guī)定》等，認真執(zhí)行。
（三）科研任務完成后，根據《科研文件材料歸檔計劃表》規(guī)定的內容，由立卷人將已形成的科研文件材料，按照立卷歸檔的要求組成保管單位，經檔案部門檢查合格后，方可申報科研成果鑒定。
（四）成果鑒定時，鑒定委員會內應設立“科研文件材料審查組”由檔案部門人員參加，負責科研文件材料的完整性、準確性、系統(tǒng)性的審查，并提出《科研文件材料審查報告》，由鑒定委員會審定后將審定結論寫入《科技成果鑒定證書》。
?。ㄎ澹╄b定、視同鑒定或驗收后，由歸檔部門填寫科技文件材料交接清單，將應歸檔的全部科研文件材料，向檔案部門辦理歸檔手續(xù)，經交接雙方簽字后留一份存查。
科技檔案的收集與整理【1】
摘要：科技檔案是人類認識自然和改造自然過程的原始記錄，科技檔案，即科學技術檔案，是科學技術和社會文明發(fā)展到一定歷史階段的必然產物，是人類社會進步的一個重要標志。
本文主要針對科技檔案的收集與整理工作進行論述。
關鍵詞：科技檔案 收集 整理
馬克思說：“機器生產的發(fā)展，要求自覺地應用自然科學?！鄙a力中也包括科學，因此可見、科學技術是第一生產力。
既然科學技術檔案是生產力的重要構成部分，科技檔案情息管理通過開發(fā)利用可轉化為現實的生產力，能夠在經濟和社會發(fā)展中發(fā)揮巨大作用。
科技檔案，即科學技術檔案，是國家全部檔案的重要組成部分，它伴隨著科學技術的產生而產生。
隨著科學社會化和社會科學化的趨勢日趨明顯，科學技術已經滲透到社會的各個領域。
因此，科技檔案管理已逐步成為社會管理的重要部分，發(fā)展并成熟起來。
一、科技檔案的收集工作
1.科技檔案的收集
科技檔案是開展科技檔案管理的物質基礎，也是科技檔案信息資源開發(fā)的必要條件。
因此，科技檔案的收集在整個科技檔案業(yè)務管理工作中占有重要的地位，是一個關鍵性的工作環(huán)節(jié)。
做好科技檔案的收集工作，單靠科技業(yè)務部門的歸檔移交以及科技檔案部門的協(xié)助與指導還不夠，還需要檔案部門明確其指導思想與要求，掌握收集工作的途徑與方法，積極、主動地開展科技檔案收集工作。
科技檔案收集，就是基層科技檔案機構和科技專業(yè)檔案館按照一定的規(guī)章制度，通過接收、征集、征購等方式把科技檔案集中起來的一項業(yè)務活動。
其包括：基層科技檔案機構的收集;科技專業(yè)檔案館的收集。
由于現階段我國存在著多種形式的所有制，科技檔案收集工作與此相適應，也有接收、征集、征購三種方式。
2.科技檔案的收集的要求
遵守國家的相關法律法規(guī)，集中統(tǒng)一管理科技檔案是《檔案法》的明確規(guī)定。
任何企事業(yè)單位的科技檔案都應該由科技檔案部門依法進行收集，實行統(tǒng)一管理，這是國家全部科技檔案實行集中統(tǒng)一管理的基礎。
遵循科技檔案的自然形成規(guī)律。
基層科技檔案機構的收集，標志著科技文件在自身運動過程中發(fā)生了性質的變化;科技專業(yè)檔案館的收集，標志著科技檔案運動進入到一個新的階段。
由于科技檔案是伴隨著各項科技生產活動有規(guī)律地形成的，這就要求科技檔案收集工作必須遵循著科技檔案的自然形成規(guī)律。
保證科技檔案的完整、準確和系統(tǒng)，也是保證科技檔案質量的重要“關口”，只有完整、準確、系統(tǒng)的科技檔案才能發(fā)揮應有的作用。
3.基層科技檔案機構的收集
3.1科技檔案機構的收集渠道
部門歸檔的成套科技檔案這是基層科技檔案機構收集科技檔案的主渠道;向科技部門或科技人員收集零散科技檔案;向本單位人員征集非職務科研成果檔案，單位人員非職務活動形成的科技成果，原則上大多屬于個人，其形成的科技檔案從產權的角度看，也應歸個人所有的;收集外單位轉讓或移交的科技檔案對于企事業(yè)單位而言，科技檔案并非都是本單位形成的。
因此，基層科技檔案機構在收集科技檔案時，有時會涉及到其他單位。
3.2基層科技檔案機構的收集方法
科技檔案收集工作的目標，是完整、準確、及時地集中科技檔案。
基層科技檔案機構圍繞這個目標，再根據不同的收集渠道，應采用靈活多樣的收集方法。
科技人員檔案意識的強弱，對科技檔案的收集有著重要的影響。
為此，增強科技人員的檔案意識，是做好科技檔案收集工作的一個關鍵，無論是成套接收還是零散收集都是如此。
要增強科技人員的檔案意識，必須做好思想工作，特別是要根據人的心理活動規(guī)律，加以疏導和激勵。
在此過程中，除了要調動科技人員的積極性之外，更應當在收集工作中實行嚴格的監(jiān)督控制。
科技檔案進入檔案部門之后，發(fā)現不完整、不準確的情況，通常要進行的補充與糾正。
4.科技專業(yè)檔案館的收集
科技專業(yè)檔案館是國家保存科技檔案的基地，其宗旨是積累國家的科技資源，為社會服務。
這一宗旨突出了科技專業(yè)檔案館收集科技檔案的社會性，也明確了科技專業(yè)檔案館與基層科技檔案機構在收集對象及其范圍方面的不同。
它的收集要本著價值原則、專業(yè)原則、層次原則和綜合原則來進行工作。
二、科技檔案的整理
整理，是科技檔案進入檔案部門后經歷的第一次技術處理過程，即通過對科技檔案的分類與歸類，確定其在科技檔案庫藏體系中的位置，并以編號的形式將其固定下來。
科技檔案整理的內容包括：分類、排架與編號，其中分類是科技檔案整理的核心。
整理工作，是科技檔案業(yè)務建設的中心環(huán)節(jié)。
整理是科技檔案實行科學管理的基礎。
科技檔案的整理，其實質就是對科技檔案進行有序的組織。
前蘇聯(lián)學者列夫涅爾說：“并不是每個系統(tǒng)都是可控的?？煽氐谋匾獥l件是該系統(tǒng)是有組織的?！彼砸ㄟ^對科技檔案形式特征的系統(tǒng)化，則可以達到對科技檔案實體的控制。
整理是科技檔案查找利用的前提。
科技檔案是否經過整理，以及整理得是否科學，將直接影響到對它的利用。
經過科學整理，科技檔案就能夠保持內部相互之間的有機聯(lián)系以及信息的準確揭示，就易于科技檔案工作者了解和熟悉所管理的科技檔案，從而能夠準確、迅速地提供利用。
科技檔案分類，就是根據科技檔案的內容性質和形成特點，把一定范內的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而使庫藏全部科技檔案形成一個具有一定從屬關系和平行關系的不同等級的系統(tǒng)。
為了做好科技檔案的分類工作，每個基層科技檔案機構和科技專業(yè)檔案館，都應根據庫藏科技檔案的實際情況，編制科學的、切實可行的科技檔案分類方案。
科技檔案分類方案，是對科技檔案進行類別劃分和正確歸類的依據性文件。
它提供了一個完整的分類體系，使科技檔案的歸類能夠按部就班地順利完成。
同時，科技檔案分類方案提綱挈領地反映了庫藏的全部內容。
我們知道，一切科技生產活動都具有連續(xù)性、繼承性的特點，前一階段形成的經驗(科技檔案)，往往是后階段科技和生產活動的憑據。
生產技術越復雜，現代化程度越高，越離不開科技檔案。
科技檔案管理如果脫離了科技檔案工作的實際，那將是無源之水、無本之木，所以科技檔案管理也要僅僅的跟隨實際工作的變化而變化，與時俱進。
參考文獻：
[1]王實.新時期認識與加強科技檔案工作的探討[J].湖南林業(yè)科技，2004(02).
[2]趙輝等.科技文件與科技檔案管理方法淺議[J].河南林業(yè)科技，2007(04).
加強科技檔案的收集與管理【2】
【摘 要】隨著科學技術的迅猛發(fā)展，科技檔案的種類和數量日益增多，如何收集管理好檔案信息資源，以滿足科技人員的需求，是我們檔案工作者的首要任務。
【關鍵詞】科技檔案 收集 管理
1.科技檔案收集與管理的重要性
科技檔案是指在科學技術研究中形成的具有一定價值的科研項目、產品、基本建設、設備儀器等檔案，是具有保存和參考價值的科學技術資料，對本單位的發(fā)展起著重要的作用。
1.1科技檔案是科技活動的真實記錄
科技檔案反映了一個單位的科研、生產活動的全過程，是科研、生產發(fā)展變化的歷史記錄，是廣大科技人員的勞動結晶。
它能為科技人員在進行管理、科技決策、技術交流、經驗總結、推廣應用等方面提供信息和依據。
科技檔案是寶貴的無形資產，蘊藏著巨大財富，它在產品制造、設備維修、設施擴建中為工程技術人員提供所需檔案材料，有效地提高工作效率。
同時，它還能促進生產發(fā)展，提高知識創(chuàng)新能力，新產品開發(fā)能力和同行業(yè)的競爭力。
1.2科技檔案收集與整理是檔案管理的重要內容
檔案法中明確規(guī)定，檔案管理包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、提供、利用等環(huán)節(jié)，其中收集是第一環(huán)節(jié)。
由此可見，強調對產生的文件材料進行收集、集中統(tǒng)一管理，才能保證檔案的完整齊全，才能使檔案工作更有效地為社會和諧、為科學發(fā)展提供服務。
2.科技檔案收集與管理存在的問題
2.1對科技檔案的重要性認識不夠
目前，科技檔案的收集工作仍處于一種被動的收集狀態(tài)，檔案資料的上交不及時，收集不齊全的情況較為普遍。
倘若不能更有效地保證科技檔案的完整與統(tǒng)一，不能為科技檔案工作的進一步開展打下良好的基礎，就會影響和制約檔案工作的開展，勢必會影響整個單位發(fā)展的效率與效益。
2.2沒有法制意識和長期規(guī)劃
由于對科技檔案收集和管理工作沒有法制意識和長期規(guī)劃，有資料則歸，無資料就不歸，有的科技人員對檔案人員的收集、辦理移交檔案工作都是被動的，僅僅在等待著某些行政命令而缺乏主動性。
目前，我所還沒有形成完全主動歸檔的局面，因而，把“收集”、“歸檔”僅僅看作是一項檔案部門的工作，僅僅是為了應付上級領導而匆匆歸檔。
3.做好科技檔案收集與管理工作的意義
3.1增強檔案意識，做好收集管理工作
要做好檔案收集與管理工作，首先要改變觀念，增強檔案意識，檔案工作人員和科技人員要認真學習、貫徹《檔案法》。
《檔案法》中規(guī)定，“對國家規(guī)定的應當立卷的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據為己有”。
這就從法律上明確了應該歸檔的文件必須履行正常程序，保證其系統(tǒng)完整。
檔案工作者還要按照《檔案法》積極主動地做好科技檔案的收集與管理工作。
檔案工作是伴隨著科研工作而進行的企業(yè)主動行為，因此，要以主動的服務來促進檔案收集工作的進行，以跟蹤服務來保證收集工作的高效完整、統(tǒng)一真實。
3.2建立專兼職檔案工作人員網絡，敦促檔案產生部門歸檔
《檔案法》規(guī)定，檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，以維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。
這個原則是我國多年檔案管理經驗的積累與總結，也是被檔案工作實踐證明是行之有效的，必須全面理解，認真落實。
要做好科技檔案收集與管理工作，必須明確一名主要領導分管檔案工作，有穩(wěn)定的檔案職能機構，建立一支人員結構合理、業(yè)務精湛、既懂科技又懂檔案的專職檔案員隊伍。
把檔案工作人員網絡建設到科技檔案形成的各個部門，在這些部門設置兼職檔案員，并將其進行培訓，使他們成為部門檔案收集工作的實行者和監(jiān)督者，只有這樣，才能使科技檔案工作變被動為主動。
3.3加強科技檔案活動全過程的收集與管理工作
科技活動是長期、連續(xù)不斷進行的，其中的科技檔案也是在這種循序漸進的發(fā)展中不斷產生的。
科技資料在科研工作的早期對科技檔案管理具有較大的可塑性。
因此，為了提高科技檔案收集工作的質量，在項目開展工作之際，應及時地將科技檔案管理要求傳達到各級科研部門，使他們能夠在工作中正確地組織科技材料的編寫及保證今后歸檔文件的完整性和準確性。
科研工作的最終目的是將科研轉入生產。
這一階段應重點做好科研總結、使用說明書、成果照片、成果申報表、鑒定證書，以及課題論證報告等的收集工作。
這樣，由于文件資料產生部門比較分散，這就要求我們檔案工作者應及時主動、有目的、有計劃地按照工程、項目的進度做好文件材料的收集工作。
因此，無論是怎樣的科研課題，最重要的是要把科技檔案的收集工作做好，把文件材料的形成和收集工作納入日常工作中去，明確職責，落實到人。
