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檔案管理怎么分等級(jí)?等級(jí)分類(lèi):第一種,按內(nèi)容分類(lèi) 比如:聲像檔案、證書(shū)檔案、榮譽(yù)獲獎(jiǎng)檔案、企業(yè)基建檔案、生產(chǎn)設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)憑證檔案、人事管理檔案、經(jīng)濟(jì)法律第二種,按保存期限分類(lèi),分等級(jí),比如:永久期,50年期限,30年期限,10年期限,5年期限。 第三種:按機(jī)密分類(lèi),分等級(jí)文件檔案等分為:保密一般分秘密、機(jī)密、絕密三種 第四種,按文件入檔時(shí)間年分類(lèi)存放。
《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》 (以下簡(jiǎn)稱《實(shí)施辦法》) 第三條明確規(guī)定:“各級(jí)國(guó)家檔案館館藏的永久保管檔案分一、二、三級(jí)管理, 分級(jí)的具體標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法由國(guó)家檔案局制定”。這是首次將檔案分級(jí)管理制 度寫(xiě)進(jìn)了檔案行政法規(guī),用法規(guī)的形式予以規(guī)定。在2001 年國(guó)家檔案局發(fā)布的 全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃中,提出要制訂《國(guó)家檔案館館藏永久保管檔 案分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)與管理辦法》??梢?jiàn)對(duì)永久保管檔案的分級(jí)管理已經(jīng)被提上了日程, 成為今后檔案管理工作的主要內(nèi)容之一。同時(shí),各個(gè)時(shí)期的歷史檔案作為永久 保管檔案的重要組成部分,對(duì)其分級(jí)管理和保護(hù)也是新《實(shí)施辦法》提出的新 要求和新契機(jī)??梢哉f(shuō),在這種情況下提出歷史檔案分級(jí)管理體系正是貫徹新 [19] 《實(shí)施辦法》的必然要求。 第二,對(duì)歷史檔案實(shí)行分級(jí)管理,也是執(zhí)行《中華人民共和國(guó)文物保護(hù) 法》的需要。2002 年 10 月28 日通過(guò)的《中華人民共和國(guó)文物保護(hù)法》規(guī)定, “與重大歷史事件、革命運(yùn)動(dòng)或者著名人物有關(guān)的以及具有重要紀(jì)念意義、 教育意義或者史料價(jià)值的近代現(xiàn)代重要史跡、實(shí)物、代表性建筑”及“歷史 上各時(shí)代重要的文獻(xiàn)資料以及具有歷史、藝術(shù)、科學(xué)價(jià)值的手稿和圖書(shū)資料 等”屬國(guó)家文物,受?chē)?guó)家保護(hù)。并規(guī)定:“博物館、圖書(shū)館和其他文物收藏 單位對(duì)收藏的文物,必須區(qū)分文物等級(jí),設(shè)置藏品檔案,建立嚴(yán)格的管理制 度,并報(bào)主管的文物行政部門(mén)備案。”《中華人民共和國(guó)文物保護(hù)法》明確 5 規(guī)定了檔案部門(mén)對(duì)于保護(hù)文物的義務(wù)。由于“文物是與檔案在內(nèi)涵上最為接 [20] 近的概念(事物) ”,“檔案,尤其是重要的檔案,因其既有原始記錄作 用又有突出的歷史文化作用,可看作是文物。”因而,各級(jí)國(guó)家檔案館有必 要對(duì)館藏歷史檔案進(jìn)行區(qū)分,按《中華人民共和國(guó)文物保護(hù)法》的要求,對(duì) 具有文物屬性的檔案劃分等級(jí)、設(shè)置藏品檔案,建立嚴(yán)格的管理制度,并報(bào) 主管的文物行政部門(mén)備案。
在 日常歷史檔案管理工作中,除了一兩件鎮(zhèn)館之寶外,對(duì)絕大多數(shù)的歷史檔案往 往只能平均分配有限的人力、物力和財(cái)力,實(shí)行相對(duì)粗放的管理方式,這就必 然加劇海量館藏歷史檔案和有限保護(hù)資源的矛盾,對(duì)歷史檔案的長(zhǎng)久保存和重 點(diǎn)保護(hù)極為不利。只有科學(xué)、可行地制定等級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn),構(gòu)建歷史檔案分級(jí)保 護(hù)體系,才能在日后的歷史檔案保護(hù)工作中有所側(cè)重,更加合理地利用和配置 [23]如一級(jí)歷史檔案的保管保護(hù)條件可優(yōu)于其他級(jí)別歷史檔案, 有限的保護(hù)資源。 平時(shí)可重點(diǎn)檢查一級(jí)歷史檔案,遇到突發(fā)性災(zāi)害,也可先搶救一級(jí)歷史檔案, 6 以確保國(guó)家珍貴文化遺產(chǎn)的安全。 第五,對(duì)歷史檔案實(shí)行分級(jí)管理,是依法管理檔案、查處檔案違法行為的 內(nèi)在要求。自《中華人民共和國(guó)檔案法》及其 《實(shí)施辦法》頒布實(shí)施以來(lái),檔 案管理逐步走上了法制化軌道。
一般可從以下 9 幾方面考慮:一是檔案形成時(shí)間的特殊性。凡是在歷史上重大事件發(fā)生時(shí)形成 的檔案,因?qū)议_(kāi)歷史的真相具有十分重要的意義,其價(jià)值的珍貴程度是無(wú)庸 置疑的;二是檔案形成者身份的特殊性。檔案形成者身份的重要程度,有時(shí)往 往決定了檔案內(nèi)容的重要性。凡是反映著名人物思想、生平活動(dòng)軌跡的原始文 獻(xiàn),均應(yīng)是珍貴檔案的重要候選對(duì)象。如領(lǐng)袖人物的手稿、書(shū)信等,其價(jià)值突 顯,應(yīng)作為一級(jí)檔案保管;三是檔案內(nèi)容所反映或涉及的對(duì)象的特殊性。凡是 檔案內(nèi)容反映的對(duì)象具有國(guó)家意義、社會(huì)意義和民族意義的,應(yīng)定為一級(jí)檔案; 具有行業(yè)意義、地區(qū)意義的,應(yīng)定為二級(jí)檔案;具有機(jī)關(guān)意義的,應(yīng)定為三級(jí) 檔案。價(jià)值原則是檔案分級(jí)鑒定中應(yīng)遵循的最重要的原則。[32] 當(dāng)然,檔案的價(jià)值歸根結(jié)底是對(duì)人們需求的滿足程度。檔案價(jià)值實(shí)為檔案 的使用價(jià)值,也就是檔案能滿足人們某種需要的效用。其具體內(nèi)容可以概括為 日常工作查考價(jià)值、史料價(jià)值和文物收藏價(jià)值三個(gè)方面。國(guó)家檔案館的歷史檔 案分級(jí)鑒定更側(cè)重于從歷史檔案的史料價(jià)值和文物收藏價(jià)值角度來(lái)判定歷史檔 案的價(jià)值大小。所謂史料價(jià)值就是可以作為歷史憑證、載入史冊(cè)的價(jià)值。所謂 文物收藏價(jià)值是指歷史檔案具有文物性質(zhì)的紀(jì)念價(jià)值和欣賞價(jià)值。檔案館在進(jìn) 行歷史檔案分級(jí)鑒定時(shí),必須根據(jù)所收藏歷史檔案的年代和構(gòu)成,從史料價(jià)值 和文物收藏價(jià)值角度出發(fā),既要考慮社會(huì)的利用需要,又要具體分析歷史檔案 本身所具有的全部?jī)r(jià)值,綜合判斷歷史檔案的價(jià)值。 (2)等級(jí)原則?!稒n案法實(shí)施辦法》明確規(guī)定:“各級(jí)國(guó)家檔案館館藏永 久保管檔案分一、二、三級(jí)管理”。雖然檔案分等級(jí)管理涉及檔案工作的方方 面面,包括檔案全宗的保管、檔案館庫(kù)房條件、檔案的執(zhí)法等工作,但區(qū)分檔 案價(jià)值等級(jí),即檔案的分級(jí)鑒定是實(shí)踐檔案分級(jí)管理的前提和基礎(chǔ)。由此決定 了檔案分級(jí)鑒定必須明確地把檔案價(jià)值分為一級(jí)、二級(jí)、三級(jí),摒棄“特別重 要”、“重要”等過(guò)于含糊、抽象的詞語(yǔ),為檔案分級(jí)管理付諸于實(shí)踐提供可 能。[33] 檔案定級(jí),是在對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行判斷和鑒別的基礎(chǔ)上,將各種不同的檔案 分為不同的等級(jí),它通過(guò)對(duì)檔案不同等級(jí)的確定,顯示了檔案不同的價(jià)值和不 同的珍貴程度,由此為采取有區(qū)別的保管措施提供了可能。在傳統(tǒng)的檔案管理 制度中,檔案價(jià)值大小的等級(jí)序列,主要通過(guò)檔案保管期限來(lái)顯示,即檔案保 管期限越長(zhǎng),其價(jià)值越高,保管期限越短,其價(jià)值越低。盡管各級(jí)檔案館一般 都把歷史檔案列入永久保管范圍,但定為永久保管的歷史檔案也并不一定就同 珍貴劃上等號(hào),因?yàn)榕袛鄽v史檔案是否珍貴,除了可供利用的時(shí)間長(zhǎng)短外,還 有其他許多重要因素。
十、檔案達(dá)標(biāo)評(píng)級(jí)證明(由政府縣級(jí)以上檔案管理部門(mén)入檔案局簽發(fā)),本工程檔案管理人員證書(shū)(參加政府檔案管理部門(mén)的培訓(xùn)并合格或取得檔案管理部門(mén)頒發(fā)的上崗證)
中誠(chéng)信證券評(píng)估有限公司證券評(píng)級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理制度 1. 總 則 1.1 為加強(qiáng)公司證券評(píng)級(jí)業(yè)務(wù)檔案的科學(xué)管理,統(tǒng)一業(yè)務(wù)檔案管理工作制度,結(jié)合工作實(shí)際,制定本辦法,請(qǐng)公司各部門(mén)共同遵照?qǐng)?zhí)行。 1.2 證券評(píng)級(jí)業(yè)務(wù)檔案是公司從事證券評(píng)級(jí)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄,是重要的原始專(zhuān)業(yè)檔案,具有重要的參考利用價(jià)值,公司應(yīng)當(dāng)配備專(zhuān)職或兼職檔案管理人員。 1.3 檔案管理人員的職責(zé)是: 1) 收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)公司的業(yè)務(wù)檔案和有關(guān)資料,確保檔案的完整和安全; 2) 積極開(kāi)展業(yè)務(wù)檔案的利用工作,為開(kāi)展業(yè)務(wù)提供服務(wù); 3) 指導(dǎo)、督促、檢查業(yè)務(wù)人員對(duì)業(yè)務(wù)文書(shū)材料的立卷歸檔; 4) 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)檔案工作的其他任務(wù),并定期匯報(bào)檔案工作情況。 2. 證券評(píng)級(jí)業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容及管理 2.1 證券評(píng)級(jí)業(yè)務(wù)檔案包括但不限于: 1) 受托開(kāi)展證券評(píng)級(jí)業(yè)務(wù)的委托書(shū)及項(xiàng)目立項(xiàng)資料; 2) 出具評(píng)級(jí)報(bào)告所依據(jù)的原始資料; 3) 工作底稿及評(píng)級(jí)過(guò)程中與發(fā)債主體、擔(dān)保機(jī)構(gòu)及其他中介機(jī)構(gòu)之間形成的與評(píng)級(jí)有關(guān)的電話通話記錄、會(huì)議記錄、備忘錄、郵件、傳真和分析師對(duì)某一項(xiàng)目或分析的調(diào)查記錄等資料; 4) 初評(píng)報(bào)告; 5) 信用評(píng)級(jí)報(bào)告(包括二級(jí)審核意見(jiàn)及底稿,正式評(píng)級(jí)報(bào)告); 6) 信用評(píng)級(jí)委員會(huì)表決意見(jiàn)及會(huì)議記錄; 7) 評(píng)級(jí)結(jié)果發(fā)布資料; 8) 跟蹤評(píng)級(jí)資料; 9) 跟蹤評(píng)級(jí)報(bào)告; 10) 合規(guī)文件。 2.2 證券評(píng)級(jí)業(yè)務(wù)檔案歸檔時(shí)間要求: 1) 項(xiàng)目立項(xiàng)后即可建檔; 2) 各流程完成后相關(guān)人員及部門(mén)及時(shí)將該部負(fù)責(zé)的流轉(zhuǎn)單及文件進(jìn)行歸檔; 3) 出具正式報(bào)告后二周內(nèi)完成項(xiàng)目的正式歸檔工作。 2.3 證券評(píng)級(jí)業(yè)務(wù)檔案保管形式: 1) 檔案管理人員需對(duì)每個(gè)證券評(píng)級(jí)項(xiàng)目單獨(dú)建檔,并制作檔案目錄; 2) 檔案管理人員根據(jù)項(xiàng)目資料情況可采用文件夾或文件盒的形式保存相關(guān)檔案資料; 3) 檔案的編號(hào)原則上以出具正式報(bào)告的時(shí)間為序進(jìn)行編號(hào),檔案編號(hào)應(yīng)與登記通知書(shū)編號(hào)保持一致; 4) 檔案編號(hào)應(yīng)在檔案夾或檔案盒的脊背處明顯標(biāo)注,應(yīng)年度、編號(hào)、數(shù)量、債券簡(jiǎn)稱。如一個(gè)項(xiàng)目的檔案超過(guò)一夾或一盒,應(yīng)標(biāo)明總夾(盒)數(shù),及該夾(盒)數(shù),即一個(gè)項(xiàng)目檔案共4夾(盒),分別標(biāo)為4-1,4-2,4-3,4-4; 5) 跟蹤評(píng)級(jí)資料仍沿用原項(xiàng)目檔案編號(hào),注明跟蹤評(píng)級(jí)時(shí)間即可。 2.4 歸檔要求: 1) 歸檔文件紙張統(tǒng)一為標(biāo)準(zhǔn)A4紙,可正反雙面打??; 2) 檔案交接要填寫(xiě)檔案交接清單,并經(jīng)交送人及接收人簽字確認(rèn); 3) 接收業(yè)務(wù)人員的檔案資料時(shí),檔案管理人員應(yīng)檢查、核對(duì)檔案交接清單,并嚴(yán)格按文件歸檔要求對(duì)歸檔文件進(jìn)行認(rèn)真核查。主要包括兩部分: A. 發(fā)債主體及擔(dān)保主體提供的原始材料必須按照資料清單內(nèi)容,經(jīng)相關(guān)機(jī)構(gòu)在封面及騎縫處加蓋公章。 B. 公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)表單、工作底稿及相關(guān)文件應(yīng)嚴(yán)格按公司相關(guān)制度執(zhí)行,經(jīng)有關(guān)部門(mén)及人員簽字確認(rèn)。 4) 對(duì)不按期進(jìn)行資料歸檔或不符合歸檔要求的,應(yīng)給相關(guān)人員及部門(mén)出具書(shū)面意見(jiàn),并限期改正。 3. 檔案的借調(diào)與查閱 3.1 業(yè)務(wù)人員借閱檔案必須履行一定的審批和登記手續(xù),并限定借閱期限。因特殊情況不能按期歸還的,應(yīng)辦理延期手續(xù)。 3.2 原項(xiàng)目參與人因工作需要,履行借閱手續(xù),可以調(diào)閱原參與項(xiàng)目已歸檔的檔案。但有明文規(guī)定須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的除外。 3.3 非項(xiàng)目參與人員因工作需要借閱項(xiàng)目業(yè)務(wù)檔案的,應(yīng)出示經(jīng)公司評(píng)級(jí)副總監(jiān)以上領(lǐng)導(dǎo)批示的正式調(diào)檔函,并應(yīng)履行借閱登記手續(xù)。 3.4 業(yè)務(wù)人員借出的業(yè)務(wù)檔案不得轉(zhuǎn)借給其他單位和個(gè)人使用。 3.5 凡涉及國(guó)家機(jī)密或公司商業(yè)秘密的業(yè)務(wù)檔案,以及項(xiàng)目委托人要求保密的檔案,一般不得借閱和查閱。特殊情況必須查閱的,需報(bào)公司副總裁以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 3.6 凡經(jīng)批準(zhǔn)允許查閱的檔案,可以摘抄或復(fù)印所查閱的內(nèi)容,但密級(jí)檔案不在此列。 3.7 對(duì)查閱或借出的業(yè)務(wù)檔案,要及時(shí)催還。還回時(shí)如發(fā)現(xiàn)文件材料被拆、短缺、涂改、增刪、污損等情況,應(yīng)立即向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并及時(shí)追查。 3.8 檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守保密制度,保守國(guó)家機(jī)密和委托人商業(yè)秘密。不得違反制度向任何人提供檔案和擴(kuò)大利用范圍,不得向他人泄露檔案的內(nèi)容。 4. 檔案的保管期限 4.1 信用評(píng)級(jí)業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)保存到評(píng)級(jí)合同期滿后5年,或者評(píng)級(jí)對(duì)象存續(xù)期滿后5年,業(yè)務(wù)檔案的保存期限不少于10年。 5. 檔案的鑒定和銷(xiāo)毀 5.1 對(duì)于超過(guò)保管期限的檔案應(yīng)定期進(jìn)行鑒定。鑒定工作由評(píng)級(jí)總監(jiān)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成鑒定小組共同進(jìn)行。 5.2 經(jīng)鑒定,對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案,應(yīng)采取提高保管期限檔次的辦法延長(zhǎng)保管期限。對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)登記造冊(cè),連同銷(xiāo)毀報(bào)告一并報(bào)公司總裁辦公會(huì),經(jīng)書(shū)面批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。 5.3 為防止遺失和泄密,銷(xiāo)毀檔案應(yīng)由兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo),監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。 5.4 銷(xiāo)毀檔案清冊(cè)和鑒定報(bào)告、審批意見(jiàn)由檔案管理人員永久保存; 6. 檔案的統(tǒng)計(jì)和移交 6.1 公司檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的收繳、移交、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),并按規(guī)定定期向公司總裁辦公會(huì)報(bào)送檔案管理工作基本情況統(tǒng)計(jì)表。 6.2 檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),應(yīng)在離職前做好檔案移交工作,辦理交接手續(xù)。 7. 檔案的保護(hù)和防護(hù) 7.1 存放業(yè)務(wù)檔案的房屋,應(yīng)堅(jiān)實(shí)、防火、防盜、防潮、防高溫、防鼠、防蟲(chóng)、防光、防污染,室內(nèi)要保持清潔、整齊、通風(fēng)。 7.2 檔案庫(kù)房要專(zhuān)用,不得存放與檔案無(wú)關(guān)的物品。嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)外存放易燃、易爆物品。 7.3 隨卷歸檔的音像檔案,應(yīng)單獨(dú)存放保管,防止磁化,并根據(jù)保管期限定期復(fù)制。 7.4 檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn),對(duì)于破損、蟲(chóng)蛀、鼠咬、變質(zhì)、字跡褪色的檔案要及時(shí)采取防治措施,并進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。發(fā)現(xiàn)案卷丟失的,應(yīng)立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并積極查找。 8. 附則 8.1 本制度的修改權(quán)、解釋權(quán)屬于公司總裁辦公會(huì)。 8.2 本制度自頒布之日起施行。
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