整理電子檔案

1.同一事件的檔案材料收集到一起，形成一個文件夾。（上級文件，校級文件，事件過程材料，結(jié)果材料）

2.沒有電子版的材料排成照片作為電子版。

3.把這些材料合并成一個word文件。做好重新命名。

插入-頁碼-頂端居中。（如果遇到頁眉中有橫線，處理方法為ctrl+a全選頁眉，ctrl+shift+n）

按照編輯好的文檔雙面打印出來整理好的這一文檔

打開共享里面（A:)的檔案管理excel表格。

根據(jù)內(nèi)容新建一個文檔，打開鏈接。

在錄入項(xiàng)里面錄入內(nèi)容。

舉例：石樓中心校2020年人民滿意教師標(biāo)兵評選

所屬工作：人事

標(biāo)題：石樓中心校2020年人民滿意教師標(biāo)兵評選相關(guān)材料

年度：2021年2月19日至2021年2月22日

保管期限：50年

本卷檔案共4件 12頁

（1）關(guān)于教育系統(tǒng)文明單位、人民滿意標(biāo)兵學(xué)校和* 人民滿意教師標(biāo)兵評選工作的 通知 1

（2）石樓中心校黨支部關(guān)于人民滿意教師標(biāo)兵評選工作安排 6

（3）人民滿意教師標(biāo)兵評選過程性資料 8

（4）人民滿意教師標(biāo)兵登記表 12-12

目錄號：看六類中的一種 本卷為2 案卷號：接原來還編號

立卷人：范連啟

檢查人：高貴興

立卷時間：2021年2月22日

電子檔案管理

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)：

涵蓋檔案全生命周期管理的專業(yè)功能

提供檔案采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期的管理功能。

如何整理建立電子檔案并歸類

可以買個檔案軟件，歸類方式可以參照檔案局對企事業(yè)單位的一些標(biāo)準(zhǔn)。
檔案整理的方法：
一是以“案卷”為單位整理。
二是以“件”為單位整理。1、以“案卷”為單位整理。
1）以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。
2）所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編
目的過程。
分類即按照立檔單位的檔案分類方案，
對文件材料進(jìn)行實(shí)體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。
3）以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮
和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。
4）以“案卷”為單位檔案整理的依據(jù)是1987年12月國家檔案發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》
5）以“案卷”為單位檔案整理的適應(yīng)范圍
（1）大部分單位短期保管（現(xiàn)
10年）的文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學(xué)校等二級機(jī)構(gòu)文書檔案一般按“卷”整理
（2）各單位專門業(yè)務(wù)檔案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)
技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按
國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；?br>工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。
（4）會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）
。6）按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、
編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編
制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。
或參考資料：

電子檔案管理的原則什么

電子檔案管理的原則什么

近年來，隨著辦公自動化的普 及，電子檔案的數(shù)量不斷增加，這就對電子檔案的管理工作提出了更高的要求。以下我為大家整理了電子檔案管理的原則，希望對大家有所幫助！

電子檔案的管理原則

1、檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的原則。

即分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編制電子檔案順序號。電子檔案順序號應(yīng)包含盡可能多的信息特征，具有規(guī)范性、通用性和合理性。此外，電子檔案順序號的容量應(yīng)具有超前性，能滿足未來電子檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。

2、嚴(yán)密的監(jiān)察。

會計電子檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程應(yīng)要求對操作活動進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)察和檢查。其包括定期地對控制臺記錄、作業(yè)記錄和實(shí)施記錄加以審查和比較。

3、應(yīng)急規(guī)則。

應(yīng)制定適宜的計劃和規(guī)程來應(yīng)對程序、文件和設(shè)備遭受火災(zāi)、水災(zāi)、斷電、通訊中斷、盜竊等突然事故和緊急情況。典型的應(yīng)急措施包括文件備份、程序備份、備份與原件分開存放等方面的要求。

4、數(shù)據(jù)文件標(biāo)準(zhǔn)控制。

文件的.處置規(guī)則是用來防止數(shù)據(jù)文件被誤用、損毀等情況的，包括文件名、保留日期、文件重建、存放地點(diǎn)等方面的規(guī)則。所有的文件均應(yīng)由保管員在檔案室加以保管，并嚴(yán)格限制別人接觸文件。

電子檔案的用途

虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。

電子檔案要點(diǎn)

1、應(yīng)該構(gòu)建一個公共的，獨(dú)立與應(yīng)用的檔案管理信息化平臺，以支撐各類業(yè)務(wù)所涉及的，實(shí)體和虛擬的檔案信息化管理，從而實(shí)現(xiàn)“實(shí)體檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理”。

2、電子檔案涉及的“檔案源”包括：電子化的實(shí)體檔案（照片、掃描件、影像等多媒體數(shù)據(jù)文件），檔案化的電子信息（版式數(shù)據(jù)文件），結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫（從應(yīng)用中卸載，且能夠加載重用的數(shù)據(jù)庫文件）等。

3、具有保存價值的歷史記錄和作為法律依據(jù)的電子信息（表證單書），必須能夠具備檔案的屬性：“直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息；是直接形成的歷史紀(jì)錄”，且必須具有文件原始記錄性和具有歷史再現(xiàn)性。

4、將作為檔案管理的電子信息必須要經(jīng)過一個歸檔過程處理后才能稱之為電子檔案，否則，只能稱其為文件，這個過程主要是將每件電子信息，封裝成為以卷為單位的檔案基本單位，并且每個卷都有一個標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)（電子封面）。

5、電子檔案的管理不僅僅是管理檔案的電子信息，還要實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的信息化管理，以及電子信息和實(shí)體檔案的關(guān)聯(lián)管理。

論如何做好電子檔案的管理工作

論如何做好電子檔案的管理工作

在各領(lǐng)域中，大家都不可避免地要接觸到論文吧，論文是學(xué)術(shù)界進(jìn)行成果交流的工具。相信寫論文是一個讓許多人都頭痛的問題，以下是我整理的論如何做好電子檔案的管理工作，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

【摘要】 就電子檔案管理的工作如何改善，如何提升，本文進(jìn)行了簡單的論述，希望能夠通過這些倡議和策略來改善電子檔案管理工作目前的低迷局面。

【關(guān)鍵詞】 電子文件；檔案管理；策略。

計算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)是現(xiàn)代社會發(fā)展的主要技術(shù)，因?yàn)槠髽I(yè)、單位之間的往來電子文件數(shù)量不斷的增加，這些電子文件既有圖標(biāo)又有文字，而且還有計算機(jī)軟件和影音等資料，這些都是電子文檔。電子文件經(jīng)過歸檔整理后，就成為了電子文檔，這些電子文檔的應(yīng)用、存儲和傳輸都應(yīng)該要保證期安全性和準(zhǔn)確性，這樣才能夠讓電子檔案具有公信力，才具有利用價值。因此如何做好電子檔案管理工作是目前的檔案管理工作重要突破點(diǎn)，其對于今后的檔案事業(yè)發(fā)展以及社會公信力都會產(chǎn)生極大的影響。

1、檔案管理使用電子文檔所產(chǎn)生的影響

1.1電子文檔成為了過去的紙質(zhì)文檔代替品

計算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)，無疑是電子文檔興趣的開始，電子文檔是借助計算機(jī)終端來將資料進(jìn)行磁盤的記錄，因此其內(nèi)容都是存儲在磁盤、光盤等等電子移動介質(zhì)中。電子文檔最大的特點(diǎn)就是共享性，其所有的資料一旦生成就能夠進(jìn)行大量的復(fù)制和傳閱，這樣就將文件和檔案的界限給模糊了。其次，紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及策略、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后。交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。但是電子檔案具有即時性，在修改的同時就產(chǎn)生了，存儲于計算機(jī)等電子介質(zhì)中。所以計算機(jī)是電子檔案的基礎(chǔ)，如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

1.2電子文檔的應(yīng)用可以對文檔進(jìn)行自由組合

利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文檔進(jìn)行自由組合，可以實(shí)現(xiàn)電子文檔信息與載體的可分離，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，而電子文檔可以通過計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速.有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行如紙質(zhì)文件的分類整理。

1.3電子文檔的應(yīng)用對檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上.如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文檔從起草。修改到印發(fā)都在汁算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改.便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在，電子文檔是計算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。

1.4電子文檔的應(yīng)用對檔案來源原則的影響

來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文檔的產(chǎn)生，后者愈益受到昔遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看理由，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文檔在形成過程中，不再嚴(yán)格對應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時對文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。

1.5電子文檔的應(yīng)用對檔案學(xué)理論研究內(nèi)容的影響，檔案學(xué)理淪研究的內(nèi)容是山研究對象所決定的

以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對象，電子文檔出現(xiàn)以后，檔案工作的對象發(fā)生了變化，其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文檔來開展。如電子文檔的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。

2、如何改善電子檔案管理工作

2.1電子文檔進(jìn)行歸檔時要求的技術(shù)工作一定要到位

電子文檔引用新的文件材料是很普遍的事情，但是這一過程就需要檔案管理人員能夠?qū)Ω奈募墓ぷ黝I(lǐng)域有深入的了解，可以管理和引導(dǎo)這些電子文件的收集和管理工作，對這些電子文檔的原始性進(jìn)行保障，能夠清晰的知道電子文檔的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。而這些要求都是基于強(qiáng)大的技術(shù)識別處理上的。對于那些完成歸檔工作的電子檔案，可以修改為只讀屬性，這樣就可以防止電子文檔被隨意的修改，起到了對電子文檔原始性的'保護(hù)和鑒別作用，提升電子文檔的可靠性，讓其能夠具備紙質(zhì)文檔的社會作用。

2.2加思考想認(rèn)知性

首先我們在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔工作模式下工作，以及形成了固有的思想，對于數(shù)字檔案存在諸多疑慮和顧慮，因此對電子檔案的認(rèn)識非常的淺薄。即便后來我們開展了檔案管理數(shù)字化和信息化建設(shè)，但是僅僅停留于形式和表面，將檔案數(shù)字化、信息化，卻沒有重視其管理，則無疑是只做了一半的工作。不能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行管理，就是一種檔案資源的浪費(fèi)，導(dǎo)致檔案管理工作混亂，加上信息化時代的信息增加速度過快，很容易陷入惡性循環(huán)的僵局中，因此我們除了要能夠引入電子檔案建設(shè)，還需要加強(qiáng)思想建設(shè)，加思考想認(rèn)知性，對電子檔案管理進(jìn)行研究，去引導(dǎo)檔案管理管理工作科學(xué)化，進(jìn)入良性的循環(huán)軌跡。

2.3做好電子文檔的安全防護(hù)工作

信息技術(shù)需要我們對其安全性、原始性和真實(shí)性進(jìn)行深思，想辦法去保證這些基本條件。計算機(jī)管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫的安全性是電子文檔安全性的重要內(nèi)容，我們要能夠?qū)㈦娮訖n案的收集、歸檔、整理和利用過程都規(guī)范化，使用身份驗(yàn)證來獲取不同的檔案調(diào)用資格，同時加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)傳輸安全技術(shù)建設(shè)，能夠減少檔案失竊、丟失的情況，對現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和保存，注意保管室的防火、防盜、防潮。

2.4提升電子文檔的準(zhǔn)確性、完整性和真實(shí)性

電子文檔其不同于紙質(zhì)文檔，對于其原始性比較難以辨別，而且電子文檔的流動比較頻繁，如果不能夠做好收集工作，就很可能會導(dǎo)致電子文檔的丟失。因此為了提升電子文檔的準(zhǔn)確性、完整性和真實(shí)性，我們需要加強(qiáng)電子檔案制度建設(shè)，通過制度來保證這些電子穩(wěn)定的法律效力，讓電子文檔能夠具有價值。電子文檔易于修改，因此在計算機(jī)中可能存在不同的版本，這個時候就應(yīng)該對這些檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理和管理，確定終稿。

3、結(jié)束語

電子檔案管理工作是現(xiàn)代檔案管理工作的基礎(chǔ)工作，為了能夠提升電子檔案管理工作的質(zhì)量，我們需要對目前的工作狀態(tài)進(jìn)行總結(jié)，對現(xiàn)有的理由進(jìn)行分析，積極的去改善，去提升工作效率和質(zhì)量。