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檔案整理程序

時間:2022-12-09 作者:老師 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

檔案整理程序

整理檔案的方法是編號分類法,步驟共有七步,分別是收集、篩選、分類、確定、修繕、編號以及裝盒并編制目錄。

整理檔案的具體步驟分為七步:第一步是收集,整理人需要將所有文件收集起來。第二步是篩選,整理人需要將收集的文件按照章程進行一定的篩選。第三步是劃分文件的類別和級別,第四步是確定文件的保管期限,第五步是修繕文件的內(nèi)容,整理人需要根據(jù)章程修繕文件缺失的內(nèi)容。第六步是給文件編號,最后一步則是將文件裝盒并且編制檢索的目錄。

人事檔案整理步驟

人事檔案整理步驟

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色,它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù),以下是我為大家整理人事檔案整理步驟相關(guān)內(nèi)容,僅供參考,希望能夠幫助大家!

第一步:分類

按照《干部檔案工作條例》規(guī)定,干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。第一類:履歷材料。這一類主要包括以反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。注意,中央和地方各級黨委委員(候補委員)簡歷,人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸入第一類。

第二類:自傳材料;報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。自傳是個人撰寫自己家世、身世和主要社會關(guān)系的自述。自傳材料的歸類,應(yīng)該以內(nèi)容和用途為依據(jù),不能單純按名稱歸類,如以自傳為主的履歷或簡歷表也應(yīng)該歸在第二類。

第三類:考察、考核、鑒定材料;審計材料。這一類主要包括干部人事管理工作中,組織、人事部門通過各種途徑,對干部德能勤績廉進行考察和評價的材料。歸入本類的材料,必須是經(jīng)過組織研究認(rèn)可正式形成的,手續(xù)完備,能正確、歷史地反映干部實際情況,具有查考價值的鑒定、考察、考核材料。注意,根據(jù)利用工作實際需要,“干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類”。

第四類:學(xué)歷學(xué)位材料;職業(yè)(任職)資格材料;評(聘)專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)材料;反映科研學(xué)術(shù)水平的材料;培訓(xùn)材料。這一類主要包括記載和反映干部學(xué)習(xí)、技能、科研水平的各種材料。注意,過去學(xué)生登記表歸第一類,學(xué)習(xí)(培訓(xùn))鑒定表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))考核表歸第三類,此次修訂中統(tǒng)一調(diào)整到第四類。

第五類:政審材料;更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。這一類主要包括干部審查和干部基本情況更政形成的材料。注意,過去更改或認(rèn)定姓名的材料是歸在第一類的,此次調(diào)整到了第五類;“三齡一歷”認(rèn)定材料統(tǒng)一規(guī)定歸在第五類。

第六類:黨、團組織建設(shè)工作中形成的材料。這一類主要包括干部參加黨、團組織的有關(guān)材料。注意,此類包括民主黨派的入黨材料。

第七類:表彰獎勵材料。這一類主要包括對干部給予獎勵或表彰的材料。注意,享受政府特殊津貼材料有的歸在第四、七、九類,此次統(tǒng)一規(guī)定歸在第七類。

第八類:涉法違紀(jì)材料。問責(zé)材料、處分材料、上級決定解除處分材料、檢察院不起訴決定書、法院裁定書以及公安機關(guān)有關(guān)行政處理決定等材料。

第九類:招錄、聘用材料;任免、調(diào)動、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)(復(fù)員)安置、退(離)休材料;辭職、辭退、罷免材料;工資、待遇材料;出國(境)材料;黨代會、人代會、政協(xié)會議,人民團體和群眾團體代表會議;民主黨派代表會議形成的材料。注意,《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機關(guān)(單位)工作人員登記表》應(yīng)歸在第九類。

第十類:健康檢查和處理工傷事故材料;治喪材料;干部人事檔案報送、審核工作材料;其他材料。第十類包括錄用體檢表,反映嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表;工傷致殘診斷書,確定致殘等級的有關(guān)材料;生平、非正常死亡調(diào)查報告等。干部檔案報送單,干部檔案有關(guān)情況說明等材料也入此類。

檔案材料的分類有兩點說明:(一)第四類、第九類材料的二級分類第四類、第九類材料內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量眾多,都處于動態(tài)變化中,由低到高、由少到多、為了便于添加材料、方便查找,還需要采用二級分類法,即對這兩類中的材料,按照內(nèi)容的不同再分別分為四小類,具體來說:

第四類材料二級分類分為:

1、學(xué)歷學(xué)位材料;

2、職業(yè)(任職)資格和評(聘)專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)材料;

3、反映科研學(xué)術(shù)水平的材料;

4、培訓(xùn)材料等。

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第九類材料二級分類分為:

1、工資材料;

2、任免材料;

3、出國(境)材料;

4、參加會議的代表登記表等其它材料。

今后,報送的新任市管干部檔案,第四類、第九類材料必須進行二級分類。

(二)內(nèi)容交叉材料的分類

1、以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類。

2、學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))鑒定表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))考核表歸第四類。

3、享受政府特殊津貼材料歸第七類。

4、干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類。

5、中央和地方各級黨委委員(候補委員)簡歷,人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸第一類。

第二步,排序

排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序,并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。

具體方法有:按材料形成的時間排序適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。

第四類、第九類材料排序時,在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。

2、按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序適用于第五、六、八類材料。

其中,第五類和第八類材料的排列順序一般為:上級批復(fù),結(jié)論或處分決定,本人對結(jié)論或處分決定的意見,調(diào)查報告,證明材料,本人檢討或交待材料等。

第六類材料,入團志愿書應(yīng)排在入團的其他材料之前;入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前,黨員登記表等可按時間先后依次排序。每個類別中的檔案材料排序后,要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號,并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為,凡有圖文的頁面,每面作為一頁,有封面的材料從封面開始編寫??瞻准埡屯旭延玫囊r紙不計頁數(shù);復(fù)件和原件應(yīng)視為一份材料,統(tǒng)一編寫頁數(shù)。

第三步,編目

修訂后的目錄與舊目錄的不同:

一是“類號”改為“序號”;

二是“材料制成時間”改為“材料形成時間”;

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三是刪除“份數(shù)”欄。

編目的具體要求是:

1、檔案材料應(yīng)按照排列順序,逐份逐項進行編目,做到目錄清楚,填寫準(zhǔn)確。書寫目錄要工整、準(zhǔn)確、清楚、美觀,使用規(guī)范的書寫材料,不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍墨水和復(fù)寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。

2、每類目錄之前應(yīng)注明材料類號和類別名稱。

3、“序號”填寫材料類號和排列順序號。序號欄的規(guī)范填寫方法是:材料類號用漢字的“一”至‘十’,二級分類的類號用(一)至(四),序號用阿拉伯?dāng)?shù)字。

4、“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的,應(yīng)另擬標(biāo)題。材料的題目過長,可適當(dāng)簡化。凡原材料題目不符合實際內(nèi)容的,須另行擬定題目。擬定或簡化題目,必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點。

5、“材料形成時間”填寫材料落款時間。有多個時間的材料,一般以最后的時間為準(zhǔn)。復(fù)制的檔案材料,采用原件的形成時間。時間填寫要盡量詳細(xì)、規(guī)范,有具體年月日的,必須填寫齊全。

6、“頁數(shù)”填寫材料的頁數(shù)。按編好的頁數(shù)如實填寫。

7、“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因為內(nèi)容相關(guān)合并為一份材料的,要在備注欄中進行簡要說明,如附有考察材料的干部任免審批表,復(fù)制件等。

8、每類目錄之后須留出適量的空格,供補充檔案材料時使用。

特別是第三、四、九類等,不能在同一頁中填寫其它類別材料的條目。不要求大類空四行,小類空三行。

第四步:技術(shù)加工

技術(shù)加工對紙張破損、幅面不規(guī)則,或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料,應(yīng)進行技術(shù)加工。

1、對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料,應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)附在原件后,與原件作為一件。

2、幅面過大的檔案材料應(yīng)進行折疊或剪裁。折疊后的`檔案材料要保持平整,文字、照片不得損壞,便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。注意,從保護檔案原貌,簡化整理的目的出發(fā),不要對檔案材料進行過度裁剪。

3、幅面過小的材料應(yīng)進行托裱,裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。檔案材料一般應(yīng)留夠2厘米的裝訂邊,不夠應(yīng)加邊。有些材料幅面太小,無法裝訂,應(yīng)當(dāng)在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張。

4、檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當(dāng)拆除。

5、檔案材料應(yīng)各自獨立,嚴(yán)禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

第五步:裝訂

檔案目錄置于卷首,干部職務(wù)變動登記表排列其后,卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對齊,在左側(cè)打孔裝訂,做到結(jié)實、齊整、美觀,不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件,方便閱讀。反對刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚,應(yīng)該分成兩卷裝訂。分卷裝訂時,必須保證同一類材料分在同一卷中。干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護要求,報送市管干部檔案必須使用規(guī)定的卷夾。卷夾背脊應(yīng)附邊簽,用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等;書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字。

檔案管理的方法和技巧

(一)要求提高企業(yè)全員的檔案意識和檔案業(yè)務(wù)知識,堅持依法治檔,確?!凹薪y(tǒng)一管理”。

“集中統(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo),為了提高檔案員及兼職要案員的業(yè)務(wù)水平,今年六月下旬,我們特邀專業(yè)老師前來舉辦檔案管理培訓(xùn),對部門及公司十名兼職檔案員進行為期七天的培訓(xùn)。這次培訓(xùn)的特點是理論結(jié)合實際操作,培訓(xùn)內(nèi)容針對各兼職檔案員所在部門形成的檔案進行詳細(xì)講解,授課內(nèi)容分別為:文書、科技、會計檔案等基本知識,培訓(xùn)時要求每個兼職檔案員帶未整理裝訂的資料,面對面、手把手地指導(dǎo)他們?nèi)绾窝b訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓(xùn),效果顯著,也為單位檔案管理達國家2A標(biāo)準(zhǔn)奠定了良好的基礎(chǔ)。

(二)要求無紙化辦公,每個崗位都形成電子文檔。

這就要求每個員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序,了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關(guān)系,明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個管理崗位上應(yīng)負(fù)的責(zé)任。檔案利用的廣泛性主要表現(xiàn)在計算機在企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)后,企業(yè)各部門對檔案信息資源實現(xiàn)了共享。檔案部門要發(fā)揮信息中心的作用,對信息的利用和保密等問題,通過新的管理制度和管理方法來解決。

(三)檔案工作既是單位重要基礎(chǔ)工作之一,也是國家檔案的重要組成部分。

為了規(guī)范檔案工作,必須加強自身基礎(chǔ)建設(shè),大力開發(fā)利用檔案信息資源;提高整體管理水平,以便更好地為生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)。總之,企業(yè)檔案工作要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要,檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識,敢于創(chuàng)新、敢于開拓,與企業(yè)發(fā)展同步。

(四)服務(wù)創(chuàng)新

在信息化環(huán)境下,檔案管理工作在服務(wù)內(nèi)容與服務(wù)方式等方面,都要對傳統(tǒng)檔案服務(wù)利用工作進行改變。首先,要對信息服務(wù)理念進行樹立,在深入廣泛應(yīng)用信息系統(tǒng)的過程中,大量優(yōu)質(zhì)的電子信息文件資源逐漸形成,越來越多的信息系統(tǒng)用戶,使信息服務(wù)工作面臨著越來越廣、越來越多的服務(wù)要求。因此,有關(guān)人員要對信息服務(wù)的理念進行樹立。其次,還要強調(diào)主動服務(wù),在對用戶潛在需求進行調(diào)查了解的基礎(chǔ)上,對不同層次、不同內(nèi)容的信息資源進行有針對性的開發(fā)、利用和提供。再次,還要在信息服務(wù)方式上進行創(chuàng)新。

檔案管理的方法和技巧

一、觀念創(chuàng)新,使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟效益

(一)要管好檔案、用好檔案,首先要熟悉檔案。

隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)逐步調(diào)整、優(yōu)化,整體的技術(shù)含量也在不斷提高,單位也由計劃經(jīng)濟下按計劃完成工作任務(wù),逐步走出去開辟市場,完成億元以上的貨幣工程量,逐步由承建二級路面建設(shè),轉(zhuǎn)為參與強烈的市場競爭,承建一級路面的建設(shè)任務(wù),因此,檔案管理人員也要為接收和管理好這一類科技檔案而轉(zhuǎn)變觀念,不要在辦公室坐等,要主動請教有關(guān)技術(shù)人員,深入施工一線,熟悉了解施工工藝流程,弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義,使檔案人員對各種科技檔案資料做到“胸中有數(shù)”。

(二)要確立檔案是資產(chǎn)的觀念。

在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案,都是全體員工從事生產(chǎn)實踐活動的勞動結(jié)晶和智慧積累,是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄和客觀評價。以產(chǎn)品為例,從設(shè)計、預(yù)算到整個工程竣工,無不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水,無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。檔案是一種非常重要的資產(chǎn),它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外,還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認(rèn)識到檔案是資產(chǎn)以后,就會千方百計去管理、保護、利用好這些資產(chǎn),就會下決心做好檔案工作。

(三)要確立檔案是企業(yè)獨有的信息和知識觀念。

在當(dāng)今瞬息萬變的知識經(jīng)濟大潮中,企業(yè)各自的檔案是獨有的原始記錄,如各種設(shè)計資料、預(yù)算、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好,在市場競爭和信息流通的今天,很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。只有管理好、利用好檔案資料,關(guān)鍵時刻能產(chǎn)生好的經(jīng)濟效益和社會效益。

二、體制創(chuàng)新,使檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展

現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰,權(quán)責(zé)明確,政企分開,管理科學(xué)。企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度,就必須對企業(yè)檔案工作實行機構(gòu)創(chuàng)新、機制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。

(一)機構(gòu)創(chuàng)新的核心是精簡。

無論哪個企業(yè),精干是一個必然趨勢,企業(yè)檔案工作也要順應(yīng)企業(yè)的需要,檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新,其內(nèi)容就是要擴大檔案工作的外延,深化檔案工作的內(nèi)涵,把過去只是單一的.管理檔案的檔案室擴大為集檔案、資料、情報、信息、統(tǒng)計等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。這個中的主要任務(wù)和職責(zé)是負(fù)責(zé)單位各類檔案資料和信息資料的收集、整理、保管和提供利用等工作,例如,公路段可通過計算機網(wǎng)絡(luò)與各分公司、各部室實施聯(lián)網(wǎng),從而達到各種信息資源的聯(lián)合開發(fā)和資源共享,真正形成一個集團化的信息聯(lián)合體。這樣符合現(xiàn)代企業(yè)精干、高效的原則,有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。

(二)機制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效。

企業(yè)進行整合改造的目的是適應(yīng)市場經(jīng)濟體制的需要,轉(zhuǎn)換機制,高效運行,創(chuàng)造最大的經(jīng)濟效益和社會效益。企業(yè)的檔案工作管理機制也要隨著企業(yè)管理機制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新,要激活機體,堅持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的最基本管理理念,敢于否定自己,善于完善自己。從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉(zhuǎn)換;提高辦事效率,充分發(fā)揮人的聰明才智,讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動力源之一。

(三)制度創(chuàng)新的實質(zhì)是要從企業(yè)的實際出發(fā),回顧多年來的檔案工作實踐,領(lǐng)導(dǎo)支持固然重要,但具體活動的開展卻要靠各項制度的規(guī)范和檔案人員的不懈努力。

目前看來,適合各類性質(zhì)、各類機制的檔案管理制度還不夠健全,一些重要的檔案分散在各部門、各分公司,不夠規(guī)范,降低了利用率,制度創(chuàng)新已迫在眉睫,我們必須制定較為詳盡的制度,不斷創(chuàng)新單位檔案管理制度,明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo),以及兼職檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任,評價檔案活動效果的方式、方法,制定考核辦法進行總結(jié)考評。職責(zé)明確,獎罰分明,從而調(diào)動檔案人員的工作積極性。用制度來規(guī)范檔案管理工作。

檔案整理的工作程序

檔案整理的工作程序包括收集文件材料,確定歸檔范圍,歸檔分類,立卷(整理成件),分保管期限,文件排列,放置備考表,上架等。

我們大概看看其中的幾和工序,文件材料的收集對象主要有:反映本單位主要職能活動的,應(yīng)該立卷歸檔的文件材料,包括收、發(fā)文件、內(nèi)部文件、電報、各種會議文件(包括會議記錄),領(lǐng)導(dǎo)人講話稿,電話記錄、出版物原稿(附原本),各種統(tǒng)計表、照片、錄音、錄像帶等文件材料。分年度按文件所形成的年度歸檔,不同年度的文件一般不得放在一起歸檔,但跨年度的請示與批復(fù)放在復(fù)文年歸檔,沒有復(fù)文的放在請示年歸檔。

不歸檔范圍文件材料主要有兩部分:一是沒有查考價值的文件;二是重復(fù)性文件。

分類,第一種方法:直接分保管期限。這種方法適用范圍比較廣,絕大多數(shù)單位只要按保管期限來分就可以了,每年編一個流水號。
第二種方法:在同一個年度內(nèi)根據(jù)機關(guān)單位機構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分工、文件的數(shù)量等情況編制分類方案,將文件按分類方案進行立卷,一般采用年度問題,這種方法對文件資料比較多的單位適用。

然后應(yīng)按其相互之間的聯(lián)系,有條理地進行排列。

裝訂。
(1)按件裝訂:一般以每份文件為一件。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來文與復(fù)文作為一件時,復(fù)文在前,來文在后。
發(fā)文裝訂順序:正文-領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)單-底稿;來文裝訂順序:來文-單位處理簽。
(2)去除金屬釘,換不銹鋼釘。

歸檔文件應(yīng)依排列次序逐件編號。在文件首頁右上角空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容??梢杂勉U筆標(biāo)記在首頁的右下角,編目時直接錄入每件的總頁碼。

如何整理檔案

法律分析:
1、首先,準(zhǔn)備整理檔案的工具和材料,工具如圖,材料主要有履歷材料、教育培訓(xùn)情況、工作經(jīng)歷材料、獎懲材料。具體材料,各個公司要求不同,這里就不再贅述。2、審核要入檔的材料,并按如下流程整理材料3、第三步,將要入檔的材料規(guī)整好,編上頁碼,然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊,再打孔。4、第四步,裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類,并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。5、第五步,為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類,并寫好每份材料的頁碼。6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎懲記錄、教育培訓(xùn)情況等等。7、檔案要存入獨立且安全性好的房間,并委派專人管理。

法律依據(jù):
《中華人民共和國會計檔案管理辦法》第六條 下列會計資料應(yīng)當(dāng)進行歸檔:(一)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;(二)會計賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;(三)財務(wù)會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告;(四)其他會計資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

衍生問題:
出納檔案整理的方法有哪些?
(1)分類。出納檔案應(yīng)按經(jīng)濟業(yè)務(wù)的性質(zhì)和本單位的財務(wù)管理要求進行分類,一般應(yīng)與本單位的會計分類相一致,兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對檔案進行分類時,應(yīng)當(dāng)對一些無效或不需用的單據(jù)進行刪除。
(2)裝訂。由于原始憑證大多零落散亂,容易遺失,所以出納人員在對檔案歸類后應(yīng)加以裝訂,以保證會計資料不易散落遺失。在裝訂時,應(yīng)當(dāng)注意檔案厚度以便于使用;使用活頁賬或卡片賬的,在歸檔時應(yīng)加以裝訂并編齊頁碼,對不宜裝訂的應(yīng)當(dāng)連號存裝,防止散落;對于采用財務(wù)軟件記賬的單位,其打印出的紙質(zhì)會計檔案必須裝訂編號;對于具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的,由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定,并報財政部、國家檔案局備案,保管時采用連號編排,保存在特定的檔案盒中。
(3)成冊。時于裝訂完畢的出納資料,應(yīng)當(dāng)立卷成冊,啟用封面或庫頁,甩以記錄每冊的編號、所屬單位、所屬時期及頁教、經(jīng)辦人員等詳細(xì)內(nèi)容,并加蓋單位公章和經(jīng)辦人員私章。在保管上有特殊要求的,可以加蓋騎縫章或加貼封條。
需要強調(diào)的是,出納賬簿在更換新賬簿后,應(yīng)將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應(yīng)對舊賬進行整理,對編號、扉頁內(nèi)容、目錄等項目填寫不全的,應(yīng)按照有關(guān)要求填寫齊全;使用活頁式(如用計算機記賬的單位,賬簿資料輸出裁剪后類似活頁賬)或卡片式輔助賬的單位,對于活頁式或卡片式賬,在歸檔時必須縮齊頁碼,加以裝訂,并要像訂本賬一樣加上扉頁,注明單位名稱、所屬時期、共計頁數(shù)和記賬人員簽單等,并加蓋公章。

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