采購檔案整理

按照企業(yè)檔案管理辦法，分門別類按項(xiàng)目、或者按時(shí)間進(jìn)行整理，裝盒，然后做出檔案目錄，就方便查找了

政府采購檔案管理辦法

為加強(qiáng)政府采購項(xiàng)目檔案管理，有效保護(hù)和利用政府采購項(xiàng)目檔案資源，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，制定本辦法。政府采購項(xiàng)目檔案是指在政府采購活動(dòng)過程中形成的文字材料、圖紙、圖表及聲象資料等，包括紙質(zhì)、磁盤、光盤等不同媒質(zhì)載體的各類記錄。各級政府采購監(jiān)督管理部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本級政府采購項(xiàng)目檔案管理工作。政府采購項(xiàng)目檔案資料具體包括：項(xiàng)目開標(biāo)前文件材料。政府采購預(yù)算及計(jì)劃、采購預(yù)算追加及調(diào)整的資料；采購方式審批、采購文件論證或預(yù)審等材料。政府采購項(xiàng)目的采購委托代理協(xié)議書；采購公告（包括招標(biāo)采購信息預(yù)告、變更公告以及邀請招標(biāo)資格預(yù)審公告等）；招標(biāo)文件（含公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源、詢價(jià)采購方式，下同）及對其進(jìn)行必要澄清、修改的文件或情況說明。對投標(biāo)或被邀請供應(yīng)商資格預(yù)審的審查情況。
政府采購項(xiàng)目檔案管理工作中存在的主要問題和原因
1.檔案管理人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致歸檔材料不完整。首先，政府采購項(xiàng)目檔案管理部門很少有一些比較專業(yè)的工作人員，甚至有些檔案管理人員學(xué)歷較低，缺乏專業(yè)的工作培訓(xùn)，缺乏基本檔案管理相關(guān)的知識技能，缺乏完成檔案管理工作的能力。有些政府采購項(xiàng)目裝檔存在漏項(xiàng)，采購的項(xiàng)目委托任務(wù)書，項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備材料，招標(biāo)文件材料，開標(biāo)文件材料，投標(biāo)文件材料，評審文件材料，中標(biāo)文件材料，大多數(shù)已完善。但是項(xiàng)目合同，驗(yàn)收文件材料多有疏漏。其次，大部分從事檔案管理的相關(guān)工作人員缺乏基本操作使用計(jì)算機(jī)的技能，更不能利用各種現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)技術(shù)將整個(gè)檔案內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的開發(fā)以及研究。
2.管理制度和設(shè)施不完善，造成檔案泄密。部分政府采購中心內(nèi)部沒有按照規(guī)定以及要求嚴(yán)格地完成每項(xiàng)采購活動(dòng)，造成泄密。《政府采購法》第四章第四十二條規(guī)定：“采購人、采購代理機(jī)構(gòu)對政府采購項(xiàng)目每項(xiàng)采購活動(dòng)的采購文件應(yīng)妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀 ”。然而，在實(shí)際工作中，有的采購單位在開標(biāo)結(jié)束后，沒有征求集采機(jī)構(gòu)同意就把供應(yīng)商的投標(biāo)文件帶走，或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和采購人無意間把開標(biāo)工程泄露出去。
法律依據(jù)：
《中華人民共和國政府采購法》
第六條　政府采購應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的預(yù)算執(zhí)行。
第七條　政府采購實(shí)行集中采購和分散采購相結(jié)合。集中采購的范圍由省級以上人民政府公布的集中采購目錄確定。

政府采購的包（檔案）怎么收拾

你說的是檔案歸類問題，按照以下順序歸類：
一是按照年度歸類，一個(gè)年度歸集到一起。
二是按文件號歸集，一個(gè)年度內(nèi)相同的文件字號歸集在，比如公告啊，函啊，財(cái)發(fā)字啊。
三是相同的文件字號按照文件的號的順序歸集，從001號向后排列。

檔案管理對采購過程中是客戶代表的崗位嗎

政府采購檔案管理是指對政府采購檔案的歸檔、收集、保管、鑒定、借閱、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的總稱，反映政府采購活動(dòng)的重要記錄。采購代理機(jī)構(gòu)在管理、組織實(shí)施政府采購活動(dòng)中形成的文件材料，都應(yīng)歸入政府采購檔案，并保證檔案資料的真實(shí)性、完整性和有效性，不得偽造、變造、隱匿或者擅自銷毀。
01檔案管理原則

全面性

收集檔案要具有完整性，政府采購由于與部門預(yù)算、國庫集中支付相連接，大大豐富了會(huì)計(jì)憑證的內(nèi)涵，使發(fā)票原始憑證項(xiàng)下的會(huì)計(jì)信息清楚和明了，解決了發(fā)票與實(shí)際品目不符的問題。因此檔案管理要盡量避免殘缺不全、支離破碎，以免削弱檔案應(yīng)有的資料功能。

客觀性

檔案必須真實(shí)客觀地反映政府采購全過程，關(guān)鍵內(nèi)容不得涂改、調(diào)換、遺失、殘破，需要特別強(qiáng)調(diào)的是現(xiàn)場記錄的真實(shí)性，記錄人必須掌握當(dāng)事人的原話精神，若當(dāng)事人拒絕現(xiàn)場簽字認(rèn)可，要取得旁證者的證明。

保密性

采購資料以及整理到位的檔案不得隨意借出，特別是剛剛結(jié)束的采購數(shù)據(jù)與評審意見，更加需要嚴(yán)格保密，非開標(biāo)人員不得接觸采購資料；公開中標(biāo)結(jié)果期間所有資料一律不得外借，待公示結(jié)束以后再轉(zhuǎn)給專職檔案管理人員。

02檔案管理“管”什么

項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備材料

1.采購項(xiàng)目計(jì)劃書；

2.采購項(xiàng)目計(jì)劃批復(fù)書（含采購方式批復(fù)書）；

3.委托代理協(xié)議；

4.招標(biāo)文件論證資料；

5.招標(biāo)文件確認(rèn)函。

項(xiàng)目的招標(biāo)（詢價(jià)、談判等）文件材料

1.已發(fā)出采購文件（包括招標(biāo)、詢價(jià)、競爭性談判、單一來源采購的有關(guān)文件、資料、樣本、圖紙等）；

2.已發(fā)出采購文件的必要澄清或修改的文件；

3.采購公告（包括招標(biāo)公告、邀請招標(biāo)函、詢價(jià)函或者談判邀請函等）；

4.購買招標(biāo)（談判、詢價(jià)等）文件的登記記錄（包括不足三家的情況記錄）；

5.供應(yīng)商的資格審查情況報(bào)告；

6.邀請招標(biāo)的供應(yīng)商邀請過程記錄；

7.詢價(jià)及競爭性談判的邀請對象確定理由等材料；

8.答疑會(huì)議記錄和紀(jì)要；

9.現(xiàn)場實(shí)勘記錄；

10.繳交投標(biāo)保證金情況表。

項(xiàng)目的開標(biāo)文件材料

1.收取投標(biāo)文件的登記記錄；

2.參加開標(biāo)會(huì)議的供應(yīng)商簽到名單（或開標(biāo)情況確認(rèn)表）；

3.開標(biāo)會(huì)議議程（含主持人、唱標(biāo)人、監(jiān)標(biāo)人名單）；

4.開標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)、過程的有關(guān)記錄；

5.評審專家形成過程和名單；

6.投標(biāo)人不足三家的廢標(biāo)材料記錄；

7.不足三家申請繼續(xù)開標(biāo)的有關(guān)申請、審批材料。

項(xiàng)目的投標(biāo)（報(bào)價(jià)等）文件材料

1.投標(biāo)文件的正本（包括投標(biāo)、報(bào)價(jià)、競爭性談判、單一來源采購的文件、資料等）；

2.已提交投標(biāo)文件的補(bǔ)充、修改或已經(jīng)撤回的文件記錄。

項(xiàng)目的評審文件材料

1.確定采購供應(yīng)商的文件材料（含采購人對采購結(jié)果的確定文件、采購結(jié)果通知書等）；

2.質(zhì)疑投訴處理材料（包含供應(yīng)商質(zhì)疑書、采購代理機(jī)構(gòu)質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定等材料）；

項(xiàng)目采購階段的文件資料

1.政府采購項(xiàng)目合同（包括合同的訂立、補(bǔ)充、修改、終止執(zhí)行等）；

2.項(xiàng)目的驗(yàn)收文件材料；

3.資金支付文件及證明。

其他文件材料

1.項(xiàng)目工作總結(jié)；

2.項(xiàng)目效益評估書；

3.其他與采購項(xiàng)目、采購過程及采購項(xiàng)目完成情況有關(guān)的文件材料。

03 契合原則，檔案管理如何“管”？

明確管理內(nèi)容與職責(zé)與分工

采購項(xiàng)目檔案內(nèi)容要明確，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際項(xiàng)目情況對項(xiàng)目全套資料進(jìn)行收集整理，以保證項(xiàng)目資料的完整、真實(shí)、有效；財(cái)務(wù)、采購、檔案分工要明確，由于崗位分設(shè)，一個(gè)采購項(xiàng)目涉及的資料會(huì)分布在各個(gè)工作人員手中，各項(xiàng)采購任務(wù)結(jié)束后，收集的一整套政府采購文件，必須及時(shí)移交給檔案管理部門統(tǒng)一立卷、歸檔、造冊，并要與其他日常公務(wù)檔案分開歸檔管理。

建立政府采購檔案管理制度

檔案管理一定要秉承簡潔、高效、透明、及時(shí)、全面、方便的特點(diǎn)，為政府采購工作提供良好的資料保障。因此，要建立檔案審核、立卷、歸檔、貯存和管理制度；檔案應(yīng)按照年度編號順序進(jìn)行組卷，卷內(nèi)檔案材料按照政府采購工作流程的順序排列，依次為項(xiàng)目立項(xiàng)準(zhǔn)備、項(xiàng)目招標(biāo)、項(xiàng)目開標(biāo)、項(xiàng)目評審、招標(biāo)結(jié)果、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目驗(yàn)收的文件資料及其他資料。

推行政府采購檔案電子信息化管理

統(tǒng)一規(guī)范歸檔資料的內(nèi)容和格式，實(shí)施以電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔的檔案存檔方式，因?yàn)殡娮踊芾硐到y(tǒng)能做到以下幾點(diǎn)：確認(rèn)并記錄所有真實(shí)的采購交易活動(dòng)；及時(shí)且充分詳細(xì)地描述交易；準(zhǔn)確計(jì)量交易的價(jià)值；確定交易發(fā)生的期間，并記錄在適當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)期間；在報(bào)表中適當(dāng)表達(dá)交易相關(guān)事項(xiàng)。以反映政府采購會(huì)計(jì)制度要全面反映政府采購的價(jià)值運(yùn)動(dòng)和實(shí)物運(yùn)動(dòng)，從而完整、準(zhǔn)確、高效地進(jìn)行對政府采購檔案進(jìn)行信息化管理。

采購部門主要有哪些文件需要?dú)w檔

1、供應(yīng)商資料（分出先有供應(yīng)商及備選供應(yīng)商）。包括中標(biāo)資料、企業(yè)的各種證明、法人、聯(lián)系方式電話等
2、與供應(yīng)商簽訂的合同
3、歷年原材料采購情況，分析表