檔案保管ppt

（一）做好工程開工前的準備工作：
1、熟悉施工圖紙，提出疑問并解決工程開工前的準備是最重要的，首先熟悉設計施工圖、設計說明，從事不同的工作就從不同的角度去看，抓住重點。
2、填寫和準備工程開工必備的資料。填寫建筑工程施工安全開工條件驗評表、建筑工程文明施工開工條件驗評表、工程質量保證體系審查表(附七大員責任制)、開工報告、見證取樣計劃表、施工組織設計、安全施工組織設計，資料準備齊全后就找相關單位辦理簽字、蓋章、審核的手續(xù)。
3、分類存放各種資料。為便于日后竣工資料的整理，在平日的資料收集過程中就按照資料館的建筑工程竣工資料檢查清單順序分類歸檔；對于施工中與業(yè)主、監(jiān)理等相關單位的來往資料雖不歸檔，也應分類整理；對于用于施工中的各種表格分編號、單位放好，便于使用時拿取。工程資料分為施工技術管理材料、工程質量保證材料、工程質量檢驗評定材料和竣工圖四部分。
（二）工程開工后應著手的工作：
1、原材料送檢。開工時原材料必須送質監(jiān)站委托的檢測中心檢驗，取現場有代表性的土樣送實驗室做擊實試驗。送檢應注意嚴把質量關，檢測合格的材料才允許使用。
2、同時可進行的收集工作。將工程預算、測量交樁復核記錄、圖紙會審記錄、技術交底記錄，與開工報告、施工組織設計、施工許可證一起歸檔。
（三）施工過程中收集和填報資料的注意事項：
1、收集材料質量證明文件。在施工過程中不斷會購進各種材料，就需要收集每種材料的出廠合格證及有效的檢測報告(有cMA標志的)，必須是原件。有效證件的時間、數量及品種規(guī)格必須與材料進場的時間相符，特別是水泥要有28天強度的出廠檢驗單；鋼材的標識、規(guī)格與出廠合格證相符。
2、填報資料。對于質檢資料的填報需填寫監(jiān)理規(guī)范用表，書寫要求規(guī)范，不能涂改，采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水，或現在常用的中性筆。監(jiān)理表格一般一式三份、隱蔽記錄與工序表格～式兩份。按照規(guī)范標準的相應工序驗收內容填寫表格，不同的監(jiān)理對資料的要求不完全一樣，填寫報驗資料前應積極與監(jiān)理溝通，達成一致后填寫。
3、收集試驗報告。試驗報告是工程資料的重要組成部分，屬工程質量保證材料，7O
％的試驗報告為自檢報告，3O％為見證取樣報告，由市政質監(jiān)站委托的檢測中心出據，
這30％為強制規(guī)定，在進入每道工序施工前后都有相應的試驗，需要熟悉各種試驗。

這些如何歸檔及歸檔期限？

歸檔范圍是決定文件能否歸檔的依據，每一機關單位應首先根據國家檔案局制定《文件材料歸檔和不歸檔的范圍》，結合本單位的職能和業(yè)務流動情況的實際情況，來詳細確定歸檔文件的種類和范疇。歸檔時間的確定也很科學。歸檔過早，文件尚處于運行和辦理中，有的文件甚至還未天生，這樣勢必干擾和影響辦公、治理和業(yè)務部分的工作，這樣既得不到辦公業(yè)務部分的配合，又不利于檔案文件的齊全完整。歸檔過晚，文件就會長時間的停留在辦公及業(yè)務部分，輕易造成失密、泄密事件的發(fā)生，加上辦公治理部分缺乏檔案治理的庫房前提和檔案治理軌制，又會造成文件的丟失和損毀，極大的影響到檔案的完整和質量。因此，歸檔時間必需科學的掌握。檔案治理部分和文件產生部分應緊密親密配合、共同研究，科學的確定每種文件的歸檔時間，既保證業(yè)務工作和歸檔工作的順利進行，又保障歸檔文件的質量。

政府檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定：

為加強辦公室檔案工作，全面提高辦公室檔案管理水平，以更好地為辦公室各項工作服務，特制訂本制度。

一、檔案管理體制和職責范圍

1.檔案管理體制

(1)辦公室的檔案管理按分級管理的方法進行，在辦公室主任的領導下，由分管副主任、機要檔案室、各科室組成檔案管理網絡。

(2)辦公室建立科學的檔案管理網絡，各科室須明確相對穩(wěn)定的兼職檔案人員。業(yè)務上接受檔案室的指導。

(3)檔案室成員應努力提高學識水平和工作能力。

2.職責范圍

(1)機要檔案室是辦公室負責檔案管理的專門科室，職責與權限按照辦公室檔案工作崗位職責執(zhí)行。

(2)辦公室由分管副主任具體負責檔案工作，機要檔案室必須定期向分管副主任匯報工作。

(3)各科室要做好文件材料的形成、積累、歸檔工作，確保歸檔文件的完整、準確。

二、歸檔制度

1.歸檔范圍的保管期限

(1)辦公室辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，包括政府常務會議紀要、縣長專題辦公會議紀要、政府工作簡報、政務信息、大事記等文件材料及牌匾等實物檔案，均屬歸檔范圍。

(2)辦公室檔案的保管期限的種類分為永久和定期，定期分長期（三十年）和短期（十年）兩種；會計檔案保管期限的種類也分為永久和定期，定期有暫存、十五年和二十五年。

(3)凡對辦公室有長遠保存利用價值的檔案列為永久，對在一定時間范圍內有利用價值的檔案列為長期和短期。

2.歸檔時間

實行年度歸檔制度：辦公室在工作中形成的政府常務會議紀要、縣長專題辦公會議紀要、政府工作簡報、大事記、政務信息一律在次年第一季度內，由相關科室負責人審定后，向機要檔案室移交。

3.歸檔要求

(1)歸檔的文件必須系統(tǒng)、齊全、完整。

(2)歸檔的文件必須準確地反映辦公室活動的真實情況和歷史過程。

(3)歸檔的文件材料必須紙質優(yōu)良、字跡耐久、書寫工整清晰。

(4)各科室要把歸檔文件材料，經整理后向機要檔案室移交。

4.歸檔手續(xù)

(1)凡屬移交檔案室的文件均應按照要求進行收集、整理、移交檔案一律移交原件。

(2)向機要檔案室移交時，必須做好交接手續(xù)。

三、檔案的利用

1.檔案信息工作重點服務于辦公室的各項工作。

2.非辦公室人員或其他單位查閱檔案時，需經領導同意方可查閱。并不得擅自擴大查閱范圍。

3.查閱密級文件必須經本單位領導批準，密級文件不得擅自復印。

4.閱檔人員必須愛護檔案，不得損壞污穢，不準在檔案上涂改、圈劃、批注；不準剪裁檔案。

四、檔案保管制度

1、機要檔案室實行專人管理，確保檔案完整與安全。

2、檔案室應該保持整潔、并配備防盜、防火、防高溫、防霉、防潮、防蟲等設施。

3、檔案室嚴禁吸煙，不存放與檔案無關的物品，檔案室周圍嚴禁存放易燃易爆物品。

五、檔案保密制度

1、檔案人員要嚴格遵守黨和國家的保密制度，認真做好檔案保密工作。

2、查閱密級文件必須經本單位領導批準，密級文件不得擅自復印。

3、查閱機要文件、會議記錄等檔案，須經本單位領導批準，不得擅自擴大查閱范圍。

4、凡案卷內容涉及保密問題的，一律不得外借和泄密。

六、檔案鑒定銷毀制度

1、檔案鑒定必須有組織、有領導按規(guī)定進行，不準由個人隨意鑒定、銷毀。

2、銷毀失去保存價值的檔案，必須嚴格審批手續(xù)，未經批準，不得銷毀。

3、銷毀檔案必須定由兩人以上負責，并在銷毀清冊上注明銷毀日期和簽名。

七、檔案人員崗位職責

1、服從主任的領導，接受上級部門的指導，按時、按質、按量地完成本崗位工作任務及主任交辦的其他任務。

2、 機要檔案員負責做好機要文件的整理、分類，做好收文登記、分發(fā)文件、領導傳閱和借閱等管理工作。

3、通訊員要積極配合檔案人員的工作，把需要領導批閱的文件及時、準確的送到領導辦公室，待領導批閱完畢后及時交由機要檔案人員保管，不得隨意亂放、丟棄文件。在傳送文件過程中，要增強保密意識，高度負責，保證不丟失、不損壞文件。

4、督促各科室有關人員做好文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作。

5、 各科室兼職檔案人員負責根據歸檔的范圍和要求，制訂、整理本科室各類檔案材料，按規(guī)定向機要檔案室移交歸檔，并辦好交接手續(xù)，做到職責分明、手續(xù)齊全。

6、各科室兼職檔案人員接受機要檔案室的指導和監(jiān)督，按時、按質、按量完成本崗位任務。

擴展資料：

檔案管理辦法:

第一條 為健全和加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，促進鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的規(guī)范管理，更好地為鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作和農民服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作試行辦法》及有關規(guī)定，并結合我省實際，制定本細則。

第二條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是指鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位在工作、業(yè)務活動中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的行政管理和檔案管理是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府工作必不可少的環(huán)節(jié)，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設的一項重要基礎工作。應切實加強領導，明確一位領導分管，配備檔案人員，把檔案工作列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作計劃和發(fā)展規(guī)劃，檔案部門所需經費列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政預算，納入分管領導目標管理責任制。

切實解決好檔案庫房、裝具和防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等設施。經濟條件較好的鄉(xiāng)鎮(zhèn)應有檔案人員辦公室、閱檔室，配置標準鐵皮柜、木制櫥和復印機、計算機、攝像機等現代技術設備。

第四條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作在鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府領導下設立綜合檔案室或檔案館，集中管理本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案；鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作業(yè)務上接受縣（市、區(qū)）檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導。 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室（館）應對鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、事業(yè)單位及村民委員會的檔案工作進行監(jiān)督和指導。

各類檔案按下列方法排列編目:

1、文書檔案的排列與編目。卷內文件排列按時間的先后順序排列，一分文件做到正本在前底稿在后，批復在前請示在后，正件在前附件在后。在一個全宗內，首先分年度，然后分保管期限排列，先排永久卷，后排長期、短期卷。在同一種保管期限內，按黨委類、政府類、人大政協(xié)類、工青婦、協(xié)會類進行排列，每一類目內，先排本級，再排上級、后排下級的案卷。

2、會計檔案的排列與編目。會計檔案按憑證、帳簿、財務報告和其他四個屬類分年度排列、編號。也可先分年度，再按屬類排列、編號。但在一個鄉(xiāng)鎮(zhèn)內只能采用一種方法。

3、科技檔案的排列與編目?？萍紮n案分為產品、科學技術研究與推廣應用、基本建設、設備儀器檔案四大類。每個大類內按單個項目（即一個產品、一個課題、一項工程、一臺設備儀器）的順序排列編目。并保持其文件材料的系統(tǒng)和完整性，便于滿足用戶利用的要求。

4、聲像檔案的排列與編目。聲像檔案按照片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁碟等載體，按時間順序進行排列，每年度各自編一個流水號。

5、實物檔案。實物檔案按照榮譽性實物、廢止印章、題詞書畫、名優(yōu)產品分類整理，各自按時間順序排列，分別編一個流水號。

6、專門檔案，如計劃生育、婚姻、戶籍、人事、司法、土地、社會保險等專門檔案，按有關規(guī)定要求整理、排列、編號。

參考資料：

百度百科-鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理辦法

如何進行文檔管理

　　第1條 檔案管理機構及其職責
　　1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
　　2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
　　3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
　　4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
　　第2條 歸檔制度
　　1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產經營、企業(yè)管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。
　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。
　　4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
　　5、業(yè)務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設方面的，由規(guī)劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。
　　6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。
　　7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
　　第3條 檔案保管制度
　　1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
　　2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
　　3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
　　4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
　　5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
　　6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
　　7、根據有關規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。
　　8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
　　9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
　　10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續(xù)。
　　第4條 檔案借閱制度
　　1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
　　2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批準。
　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
　　4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批準。
　　5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
　　6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
　　7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
　　8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。
　　第5條 二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

企業(yè)檔案主要分類方式

企業(yè)檔案的分類立卷辦法</B> 代 字類目名稱代 字類目名稱A文書檔案類 C會計檔案類J基本建設類x聲像檔案類 W實物檔案類T專題檔案類</B> （一） 文書檔案的分類整理1、歸檔原則遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件的原貌和完整，準確判定文件的保管期限，適應新技術應用的需要，便于保管和利用。按照歸檔范圍的規(guī)定，凡應歸檔的文件必須齊全完整。2、歸檔整理程序以件為歸檔單位，逐件整理歸檔。按分類、裝訂、排列、編號、裝盒、編目的步驟進行?！凹钡暮x：2．1單份文件，一份文件為一件；2．2各種報表、名冊、圖冊、書刊等，一冊（本）為一件；2．3正本與定稿、正件與附件合為一件；2．4文件處理單（表）與被處理文件合為一件；2．5來文與復文合為一件，如果分屬不同年度的可分開歸檔。3、分類按年度---部門---保管期限逐級進行分類。由文件的形成日期決定該份文件的歸檔年度，即文件的歸檔年度可與文件內容所針對的年度不一致。4、裝訂4．1去掉原來文件上會生銹的金屬物，用細線或其它對紙張無損害的粘合劑重新將文件訂（粘）合。裝訂時正本在前，定稿在后；復文在前，來文在后。在每頁的右下角（背頁的左下角）編頁碼。各單位可自行嘗試不同的裝訂方法，但所選的裝訂材料不能生銹，不能對紙張產生直接或間接的損害。4．2凡文件尺寸大于A4紙規(guī)格的，要按A4紙規(guī)格進行折疊或裁剪，小于16開規(guī)格及破損的要進行托裱，對字跡模糊的文件要進行復制。4．3在該份文件的正文輸入計算機之前，不宜用乳膠或縫紉機來裝訂（因為會影響以后將該文件拆訂、掃描）。5、排列先將歸檔文件材料按保管期限分開，同一保管期限的文件材料，按照時間先后排列，并且盡可能將關系密切（如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的）文件材料排列在一起。6、編號6．1在每件檔案首頁上方的空白處加蓋檔號章（格式見附圖1），并填寫有關欄目的內容。6．2檔號章的項目及填寫內容：類別號：文書檔案的類別號為A。期限：即保管期限，分兩類，填寫“長久”或“短期”。年度：該份檔案實際形成的年度，以四位阿拉伯數字標公元紀年。機構：不分機構編檔號的單位此欄可不填。件號：以年度為界線，檔案在同一保管期限中的排列順序號；同一年度、同一保管期限的檔案只編一個流水號，件號不得重復。6．3在每年歸檔工作結束后，如發(fā)現有其它應歸檔文件材料未歸檔，可將該文件排在已歸檔文件之后編號歸檔。7、裝盒7．1檔案編號后，要按照編號順序裝入檔案盒（新格式），并在盒的脊背填寫“檔號”。（樣式見附圖3）。每一個檔案盒內只能裝入同一年度、同一部門、同一保管期限的文件。7．2填寫盒內文件備考表。盒內文件情況說明：主要用于填寫本盒內文件缺損、修改、補充、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可暫不填寫。整理人：填寫本盒文件材料整理歸檔人姓名。日期：填寫歸檔的年、月、日。8、編目8．1編制《檔案目錄》8．1．1《檔案目錄》由“目錄夾封面和脊背”、“歸檔情況登記表”、“歸檔說明”、“歸檔文件目錄”四部分構成。8．1．2“目錄夾封面”（格式見附圖4）內容應包括單位名稱、單位代碼、類別、機構、期限、年度等六個基本項目；“目錄盒脊背”（格式見附圖2）項目由單位代碼、類別號、機構、期限、年度等五個基本項目組成。8．1．3“歸檔情況登記表”（格式見附圖5）內容包括：年度、保管期限、件數、保管單位和姓名、接收單位和姓名、備注。不同的保管期限分開不同的登記表填寫。8．1．4“歸檔說明”的內容包括：本年度立檔單位主要工作概況，本年度內設機構及主要領導人變化情況；本年度文書歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數量、有何缺陷和問題等）。8．1．5“歸檔文件目錄”（格式見附圖6）應包括以下基本項目：件號、責任者、文號、題名、日期、頁數，需要時還可增加其它項目，如“文件格式”。件號：參見6．2。責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的署名者或發(fā)文機關。文號：文件的發(fā)文字號。題名：即文件的標題，一般應照實抄錄。原文沒有標題的應當加擬標題，外加“[ ]”號；原文有標題但不能說明文件內容的，應重擬標題，重擬標題外加“ [ ]”號，附于原標題之后。日期：指文件形成的日期。填寫時可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月數字的右下角加“．”號或“-”號，以四位阿拉伯數據表示公元紀年。頁數：指每一份歸檔文件本身的有效頁面數。文件格式：指歸檔文件對應的電子文件格式，如：doc、xls、ppt、jpg、txt、wps、pdf等。8．1．6各種保管期限的歸檔文件目錄，按不同的保管期限分開裝訂在不同的目錄夾，連年續(xù)訂，直到該目錄夾裝滿。8．1．7“歸檔文件目錄”應一式二份，其中一份移交圖書檔案中心。8．2編制其它檢索工具。各單位應根據實際需要，選擇編制一些其它的檔案檢索工具，如“文號檔號對照表”、各種常用的專題目錄等，以方便日常手工檢索。9、電子文件管理9．1各單位檔案室日常在收集應歸檔紙質文件的同時，要收集對應的電子文件，對電子文件進行集中統(tǒng)一保管，并建立相應的移交電子文件簽名確認制度，以確保電子文件的真實。9．2圖書檔案中心要采取適當措施，確保機讀目錄和電子文件的安全，要及時用光盤或磁帶機等進行備份，要求至少備份兩套，一套用于封存保管，一套供查閱使用。9．3各單位統(tǒng)一使用圖書檔案中心（以下簡稱中心）設計的檔案管理系統(tǒng)，統(tǒng)一將數據傳送到中心的檔案數據庫服務器，中心為每個單位建立一個單獨的數據庫以確保數據的保密性。另外中心應定期對各單位的檔案數據進行匯總。9．4處理電子文件，應使用WPS OFFICE或MS OFFICE，形成通用的電子文件格式，如doc、xls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf等；掃描原文的電子文件格式為：jpg。9．5為方便以后利用計算機進行全文查閱，要求各單位在進行電子文件導入時在“備注”欄填寫此份電子文件的關鍵字。檔案管理系統(tǒng)在執(zhí)行文件導入時會自動將文件全文寫入數據庫，同時會在本機的指定目錄留下文件副本，其文件名與檔號相同。9．6一般情況下，圖書檔案中心使用一套數據庫副本供查閱，另一套數據封存且不得外借。