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我國(guó)古代檔案制度的建設(shè)體現(xiàn)了繼承性和連續(xù)性的特征。 我國(guó)古代科技檔案工作是古代世界上最古老、最具有連續(xù)性、遺產(chǎn)最豐富的科技檔案工作。 首先,我國(guó)最早的有關(guān)檔案文獻(xiàn)的記載——《呂氏春秋·先識(shí)覽》中記載的太史令終古用以規(guī)勸夏桀的“圖法”。就包括地圖科技檔案; 其次,我國(guó)已知最早的檔案實(shí)物——甲骨檔案中有大量的天文學(xué)、地理學(xué)、農(nóng)學(xué)、醫(yī)學(xué)等方面的內(nèi)容; 再次,我國(guó)最早的檔案管理者——太史令都是精通天文學(xué)等的科學(xué)家,其保管的檔案典籍中包括科技檔案(如天文檔案); 第四,我國(guó)古代已知較早的正規(guī)檔案庫(kù)房應(yīng)推漢代的石渠閣,而石渠閣所收藏的檔案材料為蕭何收集的秦圖籍檔案,其 中。作為科技檔案的地圖占有較大的比例。 以上,我們通過最早的檔案記載、最早的檔案實(shí)物、最初的檔案工作者、較早的正規(guī)檔案庫(kù)房的收藏,充分說明了我國(guó)古代科技檔案工作是十分古老的,歷史十分久遠(yuǎn)。 我國(guó)古代的科技檔案工作,還具有明顯的連續(xù)性; 首先,這種連續(xù)性與我國(guó)古代整個(gè)檔案工作的連續(xù)性有關(guān)。除被戰(zhàn)火破壞外,我國(guó)古代王朝更替時(shí),新王朝總是盡量收集和利用前朝檔案,這些前朝檔案中包括科技檔案。最典型的例子是蕭何收集秦之圖籍的故事; 其次,這種連續(xù)性還可以從現(xiàn)在的各種資料中得到證實(shí)。如我國(guó)古代有關(guān)日食、月食、慧星、太陽(yáng)黑子等天象記錄就是系統(tǒng)連續(xù)的; 再次,在某種程度上,我國(guó)古代科技檔案工作的連續(xù)性強(qiáng)于文書檔案工作的連續(xù)性。因?yàn)楹芏嗫萍紮n案,如天文、地理檔案等,都是我國(guó)古代統(tǒng)治者進(jìn)行有效統(tǒng)治所不可缺少的工具,統(tǒng)治者只要能夠得到,一般都積極收藏和保存。如秦始皇在統(tǒng)一中國(guó)的戰(zhàn)爭(zhēng)中。對(duì)收集、保存和使用地圖檔案極為重視,荊軻正是利用了他求圖心切的心理而以獻(xiàn)“督亢地圖”為名入見而險(xiǎn)些行刺成功的。而且,秦統(tǒng)一后,秦始皇焚毀六國(guó)典籍,但卻積極收集和保存了一些科技檔案和書籍,如《史記·秦始皇本紀(jì)》載:“所不去者,醫(yī)藥、卜筮、種樹之書。” 總之,我國(guó)古代科技檔案工作在世界古代史上具有無(wú)與倫比的連續(xù)性。 我國(guó)古代科技檔案工作的古老性、連續(xù)性決定了其遺產(chǎn)必定是十分豐富的。我們僅以天文檔案為例:我國(guó)古代天象記錄的項(xiàng)目很多,有日食、月食、慧星、流星、流星雨、隕石、太陽(yáng)黑子、新星和超新星、月掩星、行星會(huì)聚、行星動(dòng)態(tài)、星晝見、黃道光等,這些記錄占全世界同時(shí)期這方面記錄的絕大多數(shù),有的甚至占90%以上,其數(shù)量確實(shí)是其它各國(guó)所無(wú)法比擬的。
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。
包括:檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。這 8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的,也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。
對(duì)象
檔案管理的對(duì)象是檔案,服務(wù)對(duì)象是檔案利用者,所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。社會(huì)對(duì)檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高,檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長(zhǎng)的社會(huì)需求。
二者處在從不適應(yīng)到適應(yīng)的不斷矛盾過程中,從而推動(dòng)檔案管理工作向前發(fā)展。從幾千年檔案管理的歷史來看,檔案管理是由非獨(dú)立系統(tǒng)到獨(dú)立系統(tǒng)、由簡(jiǎn)單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理、由手工管理到計(jì)算機(jī)管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)而發(fā)展的。
一、具體流程內(nèi)容如下(用公司檔案管理來說明):
1、各部門將本部門資料每周五到公司文秘處登記、存檔,文秘收到資料記入電子目錄保存,分類裝訂成冊(cè)歸檔。
2、綜合人事部在員工試用期滿,向其人事檔案關(guān)系所在單位開出"調(diào)函",交員工或其委托人,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)入公司。
3、招聘專員將入職后辦理的所有資料進(jìn)行整理,交由綜合人事部經(jīng)理,建立員工檔案,將《新員工考核表》、《月度考核表》、《轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表》等有關(guān)個(gè)人的資料一并放入公司員工檔案。
4、所有的培訓(xùn)評(píng)估、獎(jiǎng)懲記錄、異動(dòng)記錄將存入員工檔案,離職員工檔案,公司保留一年。
二、檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括:檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。
三、由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
擴(kuò)展資料:
1、檔案管理的對(duì)象是檔案,服務(wù)對(duì)象是檔案利用者,所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。社會(huì)對(duì)檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高,檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長(zhǎng)的社會(huì)需求。
2、檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說,是一項(xiàng)管理性的工作,服務(wù)性的工作,政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富,檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用,它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè),所以是管理性的工作。
3、檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù),否則就不會(huì)存在,也難以發(fā)展。在階級(jí)社會(huì)中,檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級(jí)關(guān)系和階級(jí)利益,為一定的統(tǒng)治階級(jí)所掌握,為一定階級(jí)的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù),這個(gè)服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。
參考資料:百度百科-檔案管理
以下是鐵道技術(shù)檔案管理的實(shí)施細(xì)則,相信對(duì)你有借鑒的意義
?。ǎ?1)鐵辦字53號(hào) 1981年1月13日)
第一章 總則
第1條 為了建立、健全科學(xué)技術(shù)檔案工作,完整地保存和科學(xué)地管理鐵路科學(xué)技術(shù)檔案(以下簡(jiǎn)稱鐵路科技檔案),充分發(fā)揮鐵路科技檔案在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中的積極作用,遵循“中華人民共和國(guó)科學(xué)技術(shù)檔案工作條例”的規(guī)定,結(jié)合鐵路系統(tǒng)的實(shí)際情況,特制定本規(guī)則。
第2條 鐵路科技檔案,是鐵路運(yùn)輸、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)和科學(xué)研究等技術(shù)活動(dòng)中形成的,具有利用價(jià)值,按照歸檔制度歸檔,集中保管的科技文件材料。主要形式有:圖片(包括底圖)、圖表、文字材料、計(jì)算材料、膠卷(片)、照片等。
鐵路科技檔案種類有:
1、鐵路運(yùn)輸檔案;
2、生產(chǎn)技術(shù)檔案;
3、基本建設(shè)檔案;
4、科技研究檔案;
5、設(shè)備儀器檔案;
6、鐵路標(biāo)準(zhǔn)檔案。
第3條 鐵路科技檔案,是鐵路運(yùn)輸生產(chǎn)、建設(shè)和科研等技術(shù)活動(dòng)的歷史記錄,是全路職工勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶,是鐵路現(xiàn)代化運(yùn)輸、產(chǎn)品制造、基本建設(shè)、科學(xué)研究和設(shè)備維修的依據(jù)和必要條件,是國(guó)家的寶貴財(cái)富。因此,鐵道部、各鐵路局、工程局、設(shè)計(jì)院、規(guī)劃院、工廠、鐵道科學(xué)研究院(所)、鐵道學(xué)院(校)以及有科技檔案的基層單位(以下簡(jiǎn)稱各單位),都必須建立、健全科技檔案工作,對(duì)科技檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效地利用。
第4條 鐵路科技檔案工作,是一項(xiàng)專門的事業(yè),是鐵路企業(yè)技術(shù)管理工作的組成部分,各單位都必須把科技檔案工作納入技術(shù)管理工作中去,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。
第二章 鐵路科技檔案管理體制和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系
第5條 鐵路科技檔案工作,實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)管理原則。鐵道部對(duì)部屬各局、廠、院、??萍紮n案工作實(shí)行統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)和管理。部屬各局、廠、院、校對(duì)所屬單位的科技檔案工作,要進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理,制定具體的實(shí)施辦法和措施。
第6條 鐵道部檔案管理處,是鐵道部管理全路檔案工作的職能機(jī)構(gòu)。它負(fù)責(zé)擬訂檔案管理制度、規(guī)劃、計(jì)劃和措施,總結(jié)交流和推廣檔案工作經(jīng)驗(yàn),培訓(xùn)檔案工作干部,對(duì)鐵路系統(tǒng)各單位檔案工作,進(jìn)行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
第7條 鐵道部檔案館,主要任務(wù)是:
1、按照鐵道部規(guī)定的進(jìn)館范圍和進(jìn)館辦法,對(duì)鐵路系統(tǒng)的科技檔案和文書檔案進(jìn)行收集、整理保管和提供利用;
2、根據(jù)需要,編制檔案查找利用工具,編寫專題資料匯編和鐵路史料;
3、負(fù)責(zé)全路進(jìn)館檔案的縮微復(fù)制工作。
第8條 部屬各局、廠、院、校,要設(shè)立直屬科技檔案管理工作機(jī)構(gòu),在總工程師的領(lǐng)導(dǎo)下,統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)和所屬單位的科技檔案工作。
第9條 各單位必須根據(jù)需要為科技檔案部門確定定員,并按定員配備能勝任工作的干部。從事檔案工作的科技人員,是技術(shù)管理干部,應(yīng)保持其技術(shù)職稱,與其他科技管理人員享受同等待遇和晉升。
第10條 各單位都要積極創(chuàng)造條件,采取措施,加強(qiáng)科技檔案隊(duì)伍的建設(shè),培訓(xùn)本系統(tǒng)科技檔案人員,不斷提高檔案業(yè)務(wù)水平。
第11條 部屬各單位科技檔案管理工作機(jī)構(gòu)的任務(wù):
1、負(fù)責(zé)擬定本單位的科技檔案管理實(shí)施辦法;
2、負(fù)責(zé)對(duì)所屬單位的科技檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo);
3、負(fù)責(zé)科技檔案室的下列工作:
?。?)收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本單位的科技檔案;
?。?)積極開展科技檔案的利用工作,編制各種查找利用工具和匯編參考資料工作;
?。?)督促和協(xié)助本單位有關(guān)人員正確的整理需要?dú)w檔的科技文件材料;
(4)負(fù)責(zé)組織和承辦科技檔案的鑒定和銷毀工作;
(5)組織和監(jiān)督科技檔案的核對(duì)、修改和補(bǔ)充工作;
(6)負(fù)責(zé)向鐵道部檔案館辦理科技檔案的進(jìn)館工作;
?。?)對(duì)科技文件材料的形成、積累、立卷、歸檔有監(jiān)督、指導(dǎo)的責(zé)任;
?。?)負(fù)責(zé)做好科技檔案的復(fù)制工作;
?。?)兼管科技資料工作。
第三章 科技文件材料的形成和歸檔
第12條 鐵道部機(jī)關(guān)各專業(yè)主管局和部屬各單位,在制定有關(guān)規(guī)章制度時(shí),對(duì)必要的科技文件材料的組成與內(nèi)容、形成與積累、立卷與歸檔應(yīng)做以明確的規(guī)定。對(duì)科技文件材料的形成、積累、立卷、歸檔,應(yīng)納入有關(guān)部門和科技人員的職責(zé)范圍、工作程序和崗位責(zé)任制中去。沒有完整、準(zhǔn)確的科技文件材料的歸檔,不能算完成任務(wù)。
第13條 各設(shè)計(jì)、施工和基建單位,都要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定、認(rèn)真積累、繪制設(shè)計(jì)、施工、竣工技術(shù)文件材料。在基本建設(shè)工程竣工時(shí),工程部門(施工單位)要及時(shí)整理、編制、移交完整、準(zhǔn)確和質(zhì)量良好的竣工文件和竣工圖。辦理交接驗(yàn)收工作,必須移交完整、準(zhǔn)確和質(zhì)量良好的竣工圖。特殊情況,移交竣工圖日期,可由交接雙方商定。屬于進(jìn)館范圍的竣工圖,應(yīng)繪制正式竣工圖??⒐D有底圖的,應(yīng)隨竣工圖移交給使用單位(鐵路局、工廠)保管和使用。
第14條 各單位對(duì)每一項(xiàng)科研成果、試制產(chǎn)品、基建工程,在進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收時(shí),要有有關(guān)的科技檔案部門的人員參加,對(duì)應(yīng)移交、歸檔、進(jìn)館的科技文件材料,進(jìn)行審查和驗(yàn)收。
第15條 各項(xiàng)科學(xué)研究、產(chǎn)品制造、工程設(shè)計(jì)、基建施工設(shè)備安裝的負(fù)責(zé)人員或技術(shù)部門,在該項(xiàng)任務(wù)完成之后,必須將形成的科技文件材料,收集齊全,核對(duì)準(zhǔn)確,按有關(guān)規(guī)定,整理分類,組成保管單位(卷、冊(cè)、袋、盒),及時(shí)地向本單位科技檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。歸檔份數(shù)可以根據(jù)需要確定。
歸檔的案卷,要寫好案卷封面,卷后附備考表,填好卷內(nèi)目錄。每個(gè)項(xiàng)目的檔案,可以組成一個(gè)保管單位,也可以組成若干個(gè)保管單位。每個(gè)保管單位的文字材料和圖紙的折迭尺寸為297×210毫米。
案卷歸檔時(shí),要辦理歸檔手續(xù),由歸檔人編寫好案卷移交目錄一式二份,交接時(shí)雙方在移交目錄上簽字。
第16條 凡是歸檔的科技文件材料,都應(yīng)做到書寫工整、圖象字跡清楚、反差良好、膠卷質(zhì)量?jī)?yōu)良,有利長(zhǎng)久保存。進(jìn)館的科技檔案,材質(zhì)和質(zhì)量都必須保證優(yōu)良,避免用復(fù)寫紙、鉛筆、元珠筆書寫。
第17條 鐵路科技檔案的歸檔范圍:
1、鐵路運(yùn)輸檔案:在鐵路運(yùn)輸組織、計(jì)劃和指揮中形成的列車運(yùn)行圖、列車運(yùn)行時(shí)刻表、列車編組計(jì)劃、機(jī)車交路圖。
2、生產(chǎn)技術(shù)檔案:在機(jī)車車輛、通信信號(hào)、大型機(jī)具、橋梁、及其他器材等產(chǎn)品試制、試驗(yàn)、新造、改造和修理工作中,各階段形成的設(shè)計(jì)圖紙、說明書、計(jì)算書、記錄、條件、規(guī)范、工藝文件、工藝裝備以及作為設(shè)計(jì)、制造、試驗(yàn)、試制、修理依據(jù)和審批鑒定的文件材料。
3、基本建設(shè)檔案:在鐵路線路、站場(chǎng)、路基、地質(zhì)、樞紐、橋梁、隧道、涵渠、通信、信號(hào)、給水、排水、電力、工廠、房屋、文化福利設(shè)施和機(jī)車、車輛、主要客貨運(yùn)輸設(shè)備等新建、改建、擴(kuò)建、大中維修、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工和竣工驗(yàn)收中,形成的路網(wǎng)規(guī)劃、設(shè)計(jì)意見書、選線(廠)報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)、施工記錄、竣工圖、交接驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、技術(shù)總結(jié)、以及作為設(shè)計(jì)、施工依據(jù)和審批鑒定的文件材料、圖紙、說明書及其他文件材料。
4、科技研究檔案:在科研、試驗(yàn)、技術(shù)交流、應(yīng)用、考察、合作、技術(shù)革新、技術(shù)革命、發(fā)明創(chuàng)造、教學(xué)研究和鐵道出版等工作中形成的科技成果、報(bào)告、計(jì)劃、大綱、任務(wù)書、論文、著作、???、記錄、總結(jié)、以及審批鑒定、評(píng)議、推廣和作為依據(jù)的文件材料。
5、設(shè)備儀器檔案:在生產(chǎn)建設(shè)、產(chǎn)品制造、研究試驗(yàn)、測(cè)量化驗(yàn)、養(yǎng)護(hù)維修等需要而購(gòu)置、進(jìn)口或自制安裝使用和儲(chǔ)備的機(jī)械動(dòng)力設(shè)備、儀器儀表設(shè)備和非標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備的圖紙、說明書、規(guī)程、規(guī)范、記錄等科技文件材料。
6、鐵路標(biāo)準(zhǔn)檔案:在鐵路產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(部標(biāo)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn))和鐵路工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)(標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖、參考圖)等的設(shè)計(jì)工作中產(chǎn)生的任務(wù)書、說明書、設(shè)計(jì)圖、計(jì)算書及其審批鑒定的文件材料。
援外工程檔案歸檔范圍,亦應(yīng)比照上述內(nèi)容。
停建緩建工程的科技文件材料,要由有關(guān)技術(shù)業(yè)務(wù)部門或技術(shù)負(fù)責(zé)人整理好,送由本單位檔案部門妥善保存。
第18條 各單位在設(shè)計(jì)、施工、制造中,采用的鐵路標(biāo)準(zhǔn),應(yīng)作為本單位的科技檔案歸檔。但在每個(gè)基建、產(chǎn)品項(xiàng)目的檔案中,可以不附,只在各該項(xiàng)目的目錄中,注明其名稱、編號(hào)、編制日期。
第19條 凡在科技研究工作中形成的科技文件材料,不論成功的項(xiàng)目,或是不成功的項(xiàng)目,或是停止的項(xiàng)目,都應(yīng)歸檔。
第20條 若干單位共同承辦一項(xiàng)任務(wù)時(shí),所形成的科技文件材料,應(yīng)該由主辦單位歸檔一套完整的檔案;協(xié)作單位只歸檔其承擔(dān)任務(wù)的有關(guān)部分,并提供相同的一份送交主辦單位。
第21條 科技文件材料的歸檔時(shí)間,應(yīng)按照工作程序,可以分批分期立卷歸檔,也可以在科技文件材料全部形成以后一次歸檔。一般情況下,科技研究檔案,應(yīng)在每項(xiàng)科研任務(wù)完成或停止之后歸檔;基本建設(shè)檔案,應(yīng)在每個(gè)工程項(xiàng)目或階段竣工并交接驗(yàn)收之后歸檔;生產(chǎn)技術(shù)檔案,應(yīng)在每個(gè)產(chǎn)品定型或批量生產(chǎn)之后歸檔;設(shè)備儀器檔案,應(yīng)在每個(gè)設(shè)備儀器使用或安裝之后歸檔;鐵路標(biāo)準(zhǔn)檔案和鐵路運(yùn)輸檔案,應(yīng)在每個(gè)項(xiàng)目批準(zhǔn)之后歸檔。
第四章 鐵路科技檔案進(jìn)館范圍和辦法
第22條 部屬各單位,對(duì)形成的重要科技檔案,要按規(guī)定的時(shí)間和辦法,送交鐵道部檔案館保管和利用。具體的進(jìn)館范圍,詳見附件一。
第23條 進(jìn)館的科技檔案,規(guī)定一套。其中:圖紙部分,有底圖的應(yīng)隨同進(jìn)館的檔案送檔案館,由檔案館及時(shí)地對(duì)整套檔案翻拍復(fù)制成膠卷后,底圖退回原單位保管和利用。
有條件的單位,對(duì)于進(jìn)館范圍的科技檔案,可以翻拍復(fù)制成質(zhì)量良好的35毫米有孔膠卷進(jìn)館。檔案館根據(jù)需要拷貝多套以便分存和利用。
對(duì)負(fù)責(zé)進(jìn)館的單位和時(shí)間規(guī)定如下:
科技研究檔案,在各科研專題項(xiàng)目研究成功并審查鑒定批準(zhǔn)后,由研究單位負(fù)責(zé)進(jìn)館。
基本建設(shè)檔案,其中,設(shè)計(jì)部分,在各該工程竣工后,由設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)進(jìn)館??⒐げ糠?,在工程交接驗(yàn)收的同時(shí),由工程(施工)部門按照進(jìn)館范圍,向有關(guān)接收單位(鐵路局、工廠以下同)移交。由接收單位負(fù)責(zé),將各施工單位的全部工程竣工圖和竣工文件收集齊全,按規(guī)定整理好,向鐵道部檔案館移交進(jìn)館。養(yǎng)護(hù)維修、大中修和補(bǔ)制部分,在大中修、核對(duì)、補(bǔ)制完了之后,由大中修、核對(duì)、補(bǔ)制單位(鐵路局、工廠)負(fù)責(zé)進(jìn)館。
生產(chǎn)技術(shù)檔案,在各該產(chǎn)品定型或批量生產(chǎn)后,由制造主導(dǎo)廠(或歸口廠)負(fù)責(zé)進(jìn)館。
設(shè)備儀器檔案,一般不進(jìn)檔案館。但確屬國(guó)內(nèi)或引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)的成套設(shè)備儀器檔案,使用單位認(rèn)為有必要時(shí),也可由使用單位負(fù)責(zé)復(fù)制進(jìn)館。
鐵路標(biāo)準(zhǔn)檔案,經(jīng)鐵道部批準(zhǔn)之后,由編制單位或歸口單位負(fù)責(zé)進(jìn)館。
第24條 進(jìn)館的科技檔案,由負(fù)責(zé)進(jìn)館單位填寫案卷目錄和案卷移交目錄一式三份,并按照科研、工程、產(chǎn)品等項(xiàng)目編寫簡(jiǎn)介,簡(jiǎn)要說明各該項(xiàng)目的檔案形成梗概和完整程度。移交清點(diǎn)后,辦理移交手續(xù),雙方在移交目錄上簽字。
第五章 鐵路科技檔案的管理和利用
第25條 科技檔案室或檔案館,對(duì)接收歸檔或進(jìn)館的科技檔案,應(yīng)及時(shí)地登記和整理,按照專業(yè)工作的特點(diǎn),遵循科技工作的程序和科技文件材料的形成規(guī)律,進(jìn)行分類和編目。
科技檔案的分類,必須保持科技檔案之間的聯(lián)系,便于保管和利用。一個(gè)科研項(xiàng)目、一項(xiàng)工程、一種產(chǎn)品、一部設(shè)備、一套標(biāo)準(zhǔn)所形成的科技檔案,應(yīng)該分別排列在一起,不能互相混淆。同一個(gè)項(xiàng)目的文字材料和圖紙、要放在同類項(xiàng)目之中,不能分開。
科技檔案的編號(hào),要與分類、排列保持一致,做到科學(xué)、適用、簡(jiǎn)單明了。代字統(tǒng)一采用漢字或漢語(yǔ)拼音字母,代號(hào)統(tǒng)一采用阿拉伯?dāng)?shù)字。
第26條 科技檔案,歸檔后不得任意修改,必須修改時(shí),要由移交歸檔單位的有關(guān)科技人員負(fù)責(zé)進(jìn)行,但必須履行一定程序的審批手續(xù)。
第27條 科技檔案,必須有專門庫(kù)房保管,庫(kù)房要做好防盜、防火、防潮、防蟲鼠、防塵、防曬、防震等。庫(kù)房要與易燃、易爆、易染等物品隔離,嚴(yán)禁用非防潮地下室作庫(kù)房。保管紙張檔案的庫(kù)房,要保持適當(dāng)?shù)臏囟群拖鄬?duì)溫度。
第28條 保存科技檔案,要有專門的柜、架和檔案盒、膠卷(片)檔案要有專門的芯架和卡片柜。35毫米膠卷檔案,每卷不超過30M,并裝在吸潮的紙盒內(nèi)為宜。
第29條 科技檔案庫(kù)房,要建立定期檢查制度,遇有特殊情況,應(yīng)進(jìn)行全面或重點(diǎn)檢查,作出詳細(xì)記錄,發(fā)現(xiàn)檔案破損,要及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),應(yīng)辦理移交手續(xù)。
第30條 凡是單位撤銷或變動(dòng),以及建筑物,構(gòu)筑物、設(shè)備、儀器轉(zhuǎn)移使用或產(chǎn)品轉(zhuǎn)產(chǎn)時(shí),應(yīng)將檔案整理妥善,根據(jù)工作需要,按照保證科技檔案完整的原則,經(jīng)上級(jí)主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后,向接受單位辦理移交手續(xù)。
第31條 科技檔案部門,要采用新技術(shù)、新設(shè)備,改善保管形式和條件,逐步實(shí)現(xiàn)檔案保管技術(shù)現(xiàn)代化,提高利用效率。
第32條 管理科技檔案,要做到平戰(zhàn)結(jié)合。鐵道部對(duì)進(jìn)館的科技檔案,要統(tǒng)一安排,采用縮微技術(shù)和多套分存措施,保證非常情況下重要科技檔案的安全。
第33條 各單位建筑或增添保管科技檔案的庫(kù)房、設(shè)備和用品的費(fèi)用,應(yīng)從企業(yè)事業(yè)的生產(chǎn)、科研或事業(yè)費(fèi)中開支。新建單位,應(yīng)同時(shí)建設(shè)符合要求的科技檔案庫(kù)房。
第34條 科技檔案部門,要以社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)為中心,積極主動(dòng)地開展科技檔案的利用工作。根據(jù)需要編制必要的檢索工具(目錄、卡片、索引)、參考資料、史料,及時(shí)地提供科技檔案為科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)建設(shè)工作服務(wù)。既要保守機(jī)密,又要充分發(fā)揮科技檔案的作用,及時(shí)調(diào)整密級(jí),擴(kuò)大利用與交流范圍。
科技檔案部門,要建立科技檔案利用制度。借閱、復(fù)制、供應(yīng)、要有批準(zhǔn),檢查手續(xù)。
第35條 借閱科技檔案的人員,應(yīng)保持案卷的完整與安全,不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換、損壞、丟失和泄密。檔案人員對(duì)歸還的案卷,應(yīng)詳細(xì)檢查、注銷。進(jìn)館的科技檔案,一般情況下,只能在檔案館內(nèi)閱讀、抄錄和復(fù)制提供利用。歸檔的底圖,除了批準(zhǔn)復(fù)制、修改等外,一般地不準(zhǔn)拿出科技檔案室。
第36條 各單位對(duì)已經(jīng)超過保管期限的科技檔案要定期做好鑒定工作。對(duì)確已失去保存價(jià)值的科技檔案可剔除銷毀。
鐵路科技檔案保管期限,一般分永久、長(zhǎng)期(二十年以上)、定期(十五年以下)三種。科技檔案保管期限表,詳見附件二。
鐵路科技檔案的鑒定工作要在總工程師領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行。鑒定時(shí),必須對(duì)已超過保管期限的科技檔案詳細(xì)審查。要銷毀的科技檔案,必須造具清冊(cè),經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。銷毀科技檔案,要指定監(jiān)銷人,防止失密。
第六章 附則
第37條 各單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)則,結(jié)合本單位具體情況,自行制定實(shí)施辦法或工作細(xì)則,報(bào)部備案。
以前鐵道部頒發(fā)的有關(guān)辦法、規(guī)定等,如與本規(guī)則有抵觸者,按本規(guī)則執(zhí)行。
第38條 本規(guī)則自公布之日起實(shí)行。
本規(guī)定公布日之前,已形成、歸檔、進(jìn)館的科技檔案,按照以前規(guī)定執(zhí)行。
?。ǜ郊裕?(中央法規(guī))
會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)
檔案數(shù)字化管理需要遵循一些原則分享給大家
1、基本原則
1.1 ?同步檢查檔案實(shí)體質(zhì)量,確保數(shù)字化成果的真實(shí)、完整。
1.2 ?采用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù),確保數(shù)字化成果的長(zhǎng)期有效、數(shù)據(jù)兼容和安全遷移。
1.3 ?采取有效的保護(hù)措施,確保檔案實(shí)體及數(shù)字化成果的安全。
1.4 ?確保檔案實(shí)體與數(shù)字化成果間的有機(jī)聯(lián)系。
2、過程管理要求
2.1 ?制定檔案數(shù)字化的總體方案、技術(shù)路線與工作方法,確保檔案數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和流程化。
2.2 ?檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描(轉(zhuǎn)換)、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。
2.3 ?建立檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密機(jī)制和工作制度,確保檔案數(shù)字化工作的安全與高效。
2.4 ?檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記,并及時(shí)整理、匯總,裝訂成冊(cè),在數(shù)字化工作完成的同時(shí)建立起完整、規(guī)范的記錄。
3、數(shù)據(jù)掛接
3.1 ?檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的圖像、音頻、視頻數(shù)據(jù),經(jīng)質(zhì)量驗(yàn)收合格后,加載到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器。通過編制的程序或借助相應(yīng)的軟件,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)條目與相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像、音頻、視頻批量的快速掛接。
3.2 ?認(rèn)真填寫檔案數(shù)字化掛接檢查情況登記表單,記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁(yè)(張、盤)數(shù),核對(duì)每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁(yè)(張、盤)數(shù)與檔案整理、掃描(轉(zhuǎn)換)時(shí)填寫的頁(yè)(張、盤)數(shù)是否一致,不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理辦法。
4、數(shù)據(jù)驗(yàn)收
4.1 ?圖像、音頻、視頻數(shù)據(jù)驗(yàn)收
以一個(gè)全宗或多個(gè)目錄為單位,隨機(jī)抽查5%的檔案條目數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)的圖像、音頻、視頻數(shù)據(jù)。圖像、音頻、視頻應(yīng)符合本規(guī)范中所規(guī)定的分辨率、采樣頻率、數(shù)碼率、文件格式及色彩模式。圖像、音頻、視頻文件的命名必須與條目數(shù)據(jù)題名相一致。圖像、音頻、視頻的轉(zhuǎn)換完整性要求達(dá)到100%,圖像偏斜度、清晰度、整潔度,音頻、視頻的清晰度等技術(shù)指標(biāo),要求抽檢合格率達(dá)到95%以上(含95%)。合格率=抽檢合格文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%。
4.2 ?驗(yàn)收審核
驗(yàn)收“通過”的結(jié)論,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。
4.3 ?驗(yàn)收登記
認(rèn)真填寫數(shù)字化驗(yàn)收登記表單。
5、數(shù)據(jù)備份
5.1 ?備份范圍
經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。
5.2 ?備份方式
為保證數(shù)據(jù)的安全,除將數(shù)據(jù)上傳至集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器外,還應(yīng)采用在線(磁盤)、離線(DVD刻錄盤)相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)多套備份,并注意異地保存。
5.3 ?數(shù)據(jù)檢驗(yàn)
檢驗(yàn)內(nèi)容包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。
5.4 ?備份標(biāo)簽
數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽,以便查找和管理。
5.5 ?備份登記
填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化備份管理登記表單。
6、數(shù)字化成果管理
6.1 ?應(yīng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化成果的管理,確保其安全、完整和長(zhǎng)期可用。
6.2 ?數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時(shí),應(yīng)有制作單位的電子標(biāo)識(shí)(水?。?,并根據(jù)具體情況決定是否采用微軟DRM保護(hù)的文件格式。
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