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1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。
2、公司對外的正式發(fā)文,與有關(guān)單位來往的文書。
3、公司的各種工作計劃、總結(jié)、批復(fù)、統(tǒng)計報表及簡報。
4、公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
5、公司職工薪酬福利方面的文件材料。
6、公司的大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
擴(kuò)展資料:
企業(yè)文件材料歸檔的基本要求:
1、歸檔的文件材料必須完整。
2、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。
3、歸檔的文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律。
4、企業(yè)生產(chǎn)(施工)活動中形成的科技文件材料(含縮微膠片,照片,錄音、錄像和計算機(jī)磁帶等,以下同),由產(chǎn)品試制、科研課題和工程項目負(fù)責(zé)人指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔。
5、各項管理工作中形成的文件材料,由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍,指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔。
參考資料來源:百度百科-企業(yè)檔案
1、以檔案的形成者為依據(jù)可分為:
國家機(jī)關(guān)檔案、社會組織檔案、企業(yè)檔案、事業(yè)單位檔案、家庭檔案、個人檔案。
2、以檔案的內(nèi)容范圍為根據(jù)可分為:
綜合性檔案和專門性檔案。
3、以檔案內(nèi)容性質(zhì)為根據(jù)可分為:文書檔案、人事檔案、訴訟檔案、會計檔案、科技檔案、軍事檔案、外交檔案、司法檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、工商企業(yè)登記檔案、教學(xué)檔案、藝術(shù)檔案、書稿檔案、病例檔案、人口普查檔案、地名檔案、城建檔案、商標(biāo)檔案、專利檔案、產(chǎn)地產(chǎn)檔案、金融檔案、涉外項目檔案、宗教檔案等。
4、以檔案的制成材料為根據(jù):
除紙質(zhì)檔案外,還有甲骨、竹簡、縑帛、膠片、磁帶、光盤和其它實物形式的非紙質(zhì)檔案;按信息表達(dá)方式又可分為文字檔案、音像檔案等;按記錄方式還可分為普通檔案(機(jī)械和模擬記錄)、電子檔案(數(shù)字)等。
5、按檔案所屬時期可分為:
有建國前檔案(包括革命歷史檔案和舊政權(quán)檔案)、建國后檔案(包括建國以來黨和國家和各個機(jī)關(guān)、部隊、團(tuán)體、企業(yè)和事業(yè)單位的檔案)。前者通常稱為歷史檔案,后者通常稱為現(xiàn)實檔案。
6、以檔案所有權(quán)形式為根據(jù)可分為:
國家所有檔案、集體所有檔案和個人所有檔案。
7、以檔案的語種為根據(jù)可分為:
中文檔案、外文檔案。中文檔案還可細(xì)分為漢文檔案、滿文檔案、滿漢對照檔案等;外文檔案也可細(xì)分為英文檔案、日文檔案、俄文檔案等。
8、以檔案的產(chǎn)生領(lǐng)域為根據(jù)可分為:
社會管理領(lǐng)域檔案,科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域檔案,醫(yī)療衛(wèi)生、文化教育領(lǐng)域檔案,軍事領(lǐng)域檔案,外交領(lǐng)域檔案,文學(xué)藝術(shù)領(lǐng)域檔案等。被人們普遍認(rèn)可的現(xiàn)實種類(非嚴(yán)格邏輯種類)有文書檔案、科技檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案。
分類有很多種.
看您做什么工作了.
例如人事,事務(wù),學(xué)籍,機(jī)密,工程,鑒定,統(tǒng)計,體例等.
一、檔案管理人員職責(zé)
1、負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作,保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
2、堅持平時整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征,制定案卷類目,合理分類存放,便于利用和歸檔。
3、歸檔案卷做到頁號編寫準(zhǔn)確,案卷目錄清楚,案卷標(biāo)題簡明扼要。
4、保管好本公司歸檔的案卷,注意文件材料的安全和保密。
5、按要求對檔案進(jìn)行分類、整理、編目,并編制檢索工具,能應(yīng)要求快速、準(zhǔn)確地查詢所需檔案。
二、收集歸檔范圍
本公司在各項工作中形成的具有保存價值的,或者相關(guān)政府部門送來的與本公司關(guān)系密切的各類文件材料(包括公文、書信、會議、合同、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、影像音資料等)都屬收集歸檔范圍。
1、股東會、董事會會議記錄、會議紀(jì)要、決議。
2、各種工作會議、專業(yè)會議的會議記錄、會議紀(jì)要。
3、公司發(fā)出的各類工作計劃、方案、安排、總結(jié)、匯報、簡報、通知等文件。
4、各項規(guī)章制度。
5、向上級請示的文件,以及上級批復(fù)的各類文件。(不包括項目審批文件)
6、各種綜合的或?qū)n}的可行性研究、考察等報告。
7、工程建設(shè)底圖、藍(lán)圖及文字材料。
8、經(jīng)批復(fù)的工程設(shè)計圖紙及文字材料。
9、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數(shù)據(jù)、憑證。
10、宣傳或反映本公司重要活動的影像音資料。
11、本公司獲得的獎狀、獎證、獎?wù)隆ⅹ勂?、獎品?
12、各項財產(chǎn)權(quán)利證明、憑證,各種證明存根,各項許可證。
13、本公司編輯、出版的刊物。
14、本公司招聘、試用轉(zhuǎn)正、晉升、加薪等各類人事資料。
15、有關(guān)單位與本公司簽訂的合同、合約、協(xié)議。?
16、銷售合同及銷售客戶資料。?
三、歸檔要求
1、凡公司發(fā)出的文件,由管理部的有關(guān)人員收集,交由檔案專管員歸檔。
2、一項工作已完成時,由經(jīng)辦人員將進(jìn)行該項工作形成的全部文件材料系統(tǒng)整理后,主動送交專管員歸檔。?
3、編制交接表,一項資料由經(jīng)辦人交專管員歸檔時,應(yīng)登記并雙方簽名。
4、每年三月進(jìn)行一次全面、徹底的清查整理。
5、正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請示與批復(fù)、來文與復(fù)文一起歸檔。
6、歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件,一般不用復(fù)制件。應(yīng)注意:檢查應(yīng)蓋公章是否已蓋,文件沒有標(biāo)題應(yīng)加上標(biāo)題,內(nèi)容、摘要、文件沒有標(biāo)明日期的要標(biāo)上日期。?
7、歸檔的影像音資料要寫上文字說明。
8、歸檔的文件材料必須經(jīng)過初步整理,把同一具體問題的文件材料集中在一起,按文件的先后形成排列好。
9、財務(wù)憑證、報表由主辦會計負(fù)責(zé)保管。
四、檔案的借閱與復(fù)印
1、編制借閱表,當(dāng)借出和還回時都必須填寫,并經(jīng)使用人和保管人雙方共同簽名。
2、查閱各類檔案應(yīng)在公司內(nèi)進(jìn)行,查閱應(yīng)不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出公司使用的,需填寫借出申請并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、外單位來人查閱本單位檔案,需持單位介紹信并經(jīng)公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn),方可查閱或復(fù)制。
五、檔案的保密管理
1、檔案專管員和公司工作人員均應(yīng)遵守保密制度,嚴(yán)格遵守保密原則,確保檔案的安全。
2、凡是調(diào)用檔案,必須經(jīng)檔案人員提供,任何人不得直接查找。
3、借閱檔案必須嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理手續(xù),限期使用,按期返還,返還檔案要認(rèn)真檢查核對,發(fā)現(xiàn)問題及時追查。
4、股東會、董事會會議文件僅供股東和董事會會議組成人員查閱。其他人員須查閱的,須經(jīng)總經(jīng)理同意。
5、各部門員工只可查閱與本部門相關(guān)的資料,確實需查閱其他資料的須副總經(jīng)理同意。
六、檔案的銷毀
1、經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案,必須列出檔案銷毀清冊。
2、檔案銷毀,必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度,各類檔案必須經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理、董事長審批同意后銷毀。
3、批準(zhǔn)銷毀的檔案,要有兩人鑒銷;銷毀完畢,鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。在相應(yīng)的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》上注明“已銷毀”。
檔案分類可以分成不同的類別:
一般有以下幾類:
一、文書檔案:
?。?)黨群工作類:黨務(wù)工作、組織工作、宣傳工作、紀(jì)檢工作、工會工作、共青團(tuán)工作、協(xié)會工作等;
?。?)行政管理類:行政事務(wù)、治安保衛(wèi)、審計工作、人事勞資、教育工作、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、外事工作等
?。?)經(jīng)營管理類:經(jīng)營決策、計劃工作、財務(wù)管理、物資管理、企業(yè)管理等
?。?)生產(chǎn)管理類:生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、能源管理、安全管理、科技管理、環(huán)境保護(hù)、計量工作、標(biāo)準(zhǔn)化工作、檔案與信息管理、基建管理、設(shè)備管理、合同等
二、科技檔案
?。?)產(chǎn)品文字材料:各種任務(wù)書、建議書、協(xié)議書、說明書、鑒定書、試驗大綱、試驗報告、分析報告、審查報告、運(yùn)行報告、總結(jié)、產(chǎn)品圖樣等
?。?)科研文字材料:各種合同(協(xié)議書)、任務(wù)書、科研報告、調(diào)查報告、開題報告、實驗報告、鑒定證書、發(fā)明申請書等
(3)基建文字材料:各種建議書、任務(wù)書、計算書、開工報告、概(預(yù)、決)算、檢驗分析材料、施工圖樣等
?。?)設(shè)備文字材料:各種申請書、說明書、技術(shù)規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)規(guī)程、設(shè)備圖樣等
三、財務(wù)檔案
會計原始憑證和報表中所附的各種借據(jù)、書面證明材料、分析報告等。
四、人事檔案
職工的招聘、履歷、培訓(xùn)等
五、電子檔案
計算機(jī)磁帶、磁盤和光盤等
六、聲像檔案
照片、縮微膠片、電影膠片、錄像片、錄音磁帶和唱片等
包括:(1)黨群、行政、出版、財會檔案按職能分工劃分二級類目。 (2)教學(xué)檔案按文件材料的內(nèi)容、特點和形成規(guī)律劃分二級類目。 (3)科學(xué)研究、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)檔案按項目劃分二級類目。
這要根據(jù)所在地國土資源檔案的實際情況。當(dāng)前這方面較為先進(jìn)的地區(qū)一般所制定的《國土檔案管理規(guī)定》,建立檔案管理分類大綱,歸檔范圍、保管期限、檔號分類方法等,將國土檔案共分為九大類:(1)綜合類;(2)計劃財務(wù)類;(3)地籍管理類;(4)土地利用規(guī)劃類;(5)建設(shè)用地類:(6)土地監(jiān)察類:(7)宣傳科技類;(8)聲像材料類;(9)礦產(chǎn)資源類;