個(gè)人人事檔案管理

一、人事檔案管理政策依據(jù)

v《山東省人事代理暫行辦法》(魯人﹝1997﹞3號(hào))

v《濟(jì)南市人事代理暫行辦法》(濟(jì)政辦字﹝1998﹞81號(hào))

v《山東省流動(dòng)人員人事檔案和人事關(guān)系管理的具體辦法》(﹝1990﹞魯人字第24號(hào))

v《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》(人發(fā)(1996)118號(hào))

v《中華人民共和國(guó)檔案法》

v《干部檔案工作條例》(組通字﹝1991﹞13號(hào))

二、流動(dòng)人員人事檔案的范圍

v待業(yè)的大中專畢業(yè)生人事檔案;

v非國(guó)營(yíng)單位聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;

v外國(guó)企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員的人事檔案;

v其他流動(dòng)人員的人事檔案;

v注：按照組織部現(xiàn)行規(guī)定，機(jī)關(guān)事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)離職人員，未再就業(yè)前，人事檔案由原單位保管，就業(yè)后將檔案轉(zhuǎn)至新單位檔案主管部門管理。

三、流動(dòng)人員人事檔案的管理

v流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)，其他任何單位不得擅自管理流動(dòng)人員人事檔案，嚴(yán)禁個(gè)人保管他人人事檔案。

v 流動(dòng)人員人事檔案管理遵循“集中統(tǒng)一，歸口管理”的原則，接受同級(jí)黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

四、檔案工作人員職責(zé)

v一、保管干部檔案，為國(guó)家積累檔案史料。

v二、收集、鑒別和整理干部檔案材料。

v三、辦理檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞。

v四、登記干部職務(wù)、工資等變動(dòng)情況。

v五、為有關(guān)部門提供干部的情況。

v六、做好人事檔案的安全、保密、保護(hù)工作。

v七、調(diào)查研究干部檔案工作情況、制定規(guī)章 制度 ，搞好干 部檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

v八、推廣、應(yīng)用干部檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)。

v九、定期向檔案館(室)移交死亡干部檔案

v十、辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。

五、人事檔案保管保密制度

v一、牢固樹立安全保密觀念、增強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》

v二、干部檔案管理部門，要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫(kù)房面積每千卷需20-25平方米;庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備。要設(shè)置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室，檔案庫(kù)房、閱檔室、檔管人員辦公室應(yīng)三室分開。

v三、庫(kù)房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施齊全，保持庫(kù)房的清潔和庫(kù)內(nèi)適宜的溫、濕度(要求14℃-24℃，相對(duì)濕度45-65﹪)，安全防護(hù)措施要經(jīng)常檢查，杜絕隱患。

v四、檔案管理人員離開庫(kù)房時(shí)要及時(shí)關(guān)燈、鎖好門窗，無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入庫(kù)房。

v五、任何個(gè)人不得私自保存他人檔案，禁止通過(guò)電話、傳真索取或提供干部的全面情況和設(shè)計(jì)干部的政治歷史或其他重要問(wèn)題的情況，不得攜帶檔案及材料出入公共場(chǎng)所。

v六、保管干部檔案，應(yīng)建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，每年全面檢查核對(duì)一次檔案，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。

六、人事檔案查閱檔案制度

v1、查閱干部人事檔案應(yīng)填寫《查閱干部檔案審批表》，按照查閱干部人事檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù)。

v2、閱檔人員必須是中共黨員。

v3、任何個(gè)人不得查閱或借用本人及直系親屬的檔案。

v4、檔案一般不外借，如必須借出使用，要說(shuō)明理由，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

v5、閱檔人員要嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、勾劃、抽取、撤換材料;閱檔人員不得泄漏或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。屬于假公濟(jì)私者，按違反《中華人民共和國(guó)檔案法》處理。

v6、閱檔人員不得擅自拍攝、復(fù)制干部檔案內(nèi)容，因特殊情況需要從干部檔案中取證的，必須經(jīng)管檔單位領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。

v7、閱檔人員在查閱干部檔案時(shí)嚴(yán)禁吸煙

人事檔案怎么進(jìn)行管理

人事檔案怎么進(jìn)行管理

人事檔案是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。以下是我為大家整理人事檔案怎么進(jìn)行管理相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

人事檔案怎么進(jìn)行管理

（1）材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

（2）檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的'，既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無(wú)霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫(kù)房門窗是否完好，有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等。

檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：

1、突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：

2、對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失。

3、發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的。

擴(kuò)展資料：

檔案八大功能。

其一、取消暫緩就業(yè)后，保留干部身份，大學(xué)畢業(yè)后由學(xué)生身份轉(zhuǎn)為干部身份；

其二、不需要辦理暫住證，并可以申請(qǐng)入住公租房和申購(gòu)經(jīng)濟(jì)適用房；

其三、參加公務(wù)員或事業(yè)單位考試，可以提供身份證明；

其四、南方人才市場(chǎng)檔案掛靠可在廣州辦理各種職稱評(píng)審及考證；

其五、辦理社會(huì)養(yǎng)老、工傷、失業(yè)、醫(yī)療保險(xiǎn)、住房公積金；

其六、連續(xù)計(jì)算工齡，對(duì)需要廣州戶口的崗位將不再失去競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)；

其七、辦理工作調(diào)動(dòng)時(shí)需要個(gè)人檔案；

其八、身份證、港澳通行證和出國(guó)護(hù)照等可即時(shí)在廣州辦理。

如何做好人事檔案管理

導(dǎo)語(yǔ)： 在人們的工作生活中，檔案扮演著重要角色，但很多人誤認(rèn)為人事檔案沒用，出現(xiàn)了忽略人事檔案管理的現(xiàn)象，影響了檔案管理工作。對(duì)于，如何做好人事檔案管理工作，我為大家整理以下經(jīng)驗(yàn)和方法。

一、 人事檔案管理中存在的主要問(wèn)題

1、人事檔案管理重視程度不夠

相當(dāng)一部分人認(rèn)為人事檔案工作就是抄抄寫寫，保管的事務(wù)性工作，不容易取得明顯成績(jī)不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。因此，忽視了人事檔案管理工作，最終形成“說(shuō)起來(lái)重要，排起來(lái)次要，忙起來(lái)忘掉，用起來(lái)需要”的狀況。人事檔案工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)。

2、人事檔案管理工作缺乏力度

一是少數(shù)管檔部門沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度，建立了制度執(zhí)行不嚴(yán)，收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)。再由于形成材料的部門對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠等原因，檔案材料沒有及時(shí)收集、轉(zhuǎn)遞和歸檔，造成檔案材料內(nèi)容不完整。二是收集歸檔的材料不全面、不真實(shí)準(zhǔn)確、人事檔案中有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，一些鑒定、考核和評(píng)價(jià)材料大都是套話，內(nèi)容形式相同，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況。部分檔案材料還存在：填寫格式不規(guī)范，填寫內(nèi)容前后不一，記載不實(shí)，審核不準(zhǔn)，不利于檔案的保存和利用，使檔案的真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、完整性功能趨于弱化。三是人事檔案用紙規(guī)格不一，紙張不符合要求，在立卷歸檔進(jìn)行技術(shù)加工、折疊、剪裁及裱糊時(shí)，使人事檔案卷很不美觀。

3、人事檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟

由于機(jī)構(gòu)調(diào)整、科室重組，人員競(jìng)聘上崗等原因，原有的人事檔案管理人員難免崗位變動(dòng)，接任的管理人員沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、鑒別與歸檔、保管與保護(hù)、提供利用等業(yè)務(wù)不太了解。日常事務(wù)往往又忙于將新增加材料收集放入人事檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案的管理水平。隨著人才流動(dòng)外部環(huán)境的寬松，人才流動(dòng)靈活，各類人才跳槽頻繁，造成人檔分離現(xiàn)象越來(lái)越多。

4、檔案室設(shè)備配備不齊全

大多采取“因陋就簡(jiǎn)”，“因地制宜”的原則，融辦公室、閱檔、倉(cāng)庫(kù)為一間，既無(wú)鐵門、鐵窗等基本設(shè)施，也無(wú)其他硬軟件設(shè)施，防火、防潮、防盜等手段停留在較低的水平上。

5、檔案管理手段落后

目前人事檔案管理部門的管理手段還是手工操作，既使利用計(jì)算機(jī)管理，僅限于把個(gè)人信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣延用手工操作，無(wú)紙質(zhì)閱檔基本沒有實(shí)施。由于反復(fù)調(diào)用原件，造成紙張發(fā)黃變脆，字跡褪色，直接影響到檔案的完整與安全，這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

二、做好人事檔案管理的對(duì)策

1、重視人事檔案管理工作

單位要將人事檔案納入議事日程，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

2、提高人事檔案管理工作水平

一是進(jìn)一步完善人事檔案查(借)閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對(duì)、保管保密、管理人員職責(zé)、轉(zhuǎn)遞等各項(xiàng)檔案管理制度，做到“五不查”、“四不借”、“三不轉(zhuǎn)”，即：無(wú)《干部檔案查借閱呈報(bào)表》不查，非利用單位范圍不查，非正式黨員不查，本人及親屬的檔案不查，審批手續(xù)不全不查;未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不借，非特殊需要不借，手續(xù)不全不借，本人及親屬檔案不借;個(gè)人帶檔不轉(zhuǎn)，沒有調(diào)動(dòng)通知不轉(zhuǎn)，接收單位不明不轉(zhuǎn)。

特別是人才流動(dòng)后對(duì)不在本單位的人員檔案必須妥善處理，該轉(zhuǎn)遞的及時(shí)轉(zhuǎn)遞。建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，對(duì)檔案材料的收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度作進(jìn)一步的.嚴(yán)格要求，更好地阻止虛假材料進(jìn)檔。完善人事檔案整理工作細(xì)則，使人事檔案的整理更加科學(xué)、全面、完整。

二是把好“入門關(guān)”，對(duì)人事檔案缺少材料情況進(jìn)行集中清理，通過(guò)書面方式，聯(lián)系材料的形成部門將材料收集整理，盡量減少避免歷史遺留問(wèn)題的影響，保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整。

三是把好“更新關(guān)”，檔案人員要主動(dòng)與相關(guān)部門聯(lián)系、索要，做到收集整理經(jīng)?；煌涎樱环e壓，確保人事檔案材料完備，與實(shí)際情況同步。四是規(guī)范檔案裝訂工序，做到規(guī)格統(tǒng)一。

3、加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

選擇政治上可靠，作風(fēng)正派，責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事人事檔案管理工作，教育培養(yǎng)他們了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心。主管部門應(yīng)定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識(shí)，讓他們掌握新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，提高檔案管理的技術(shù)水平，檔案員要勤奮學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)與政治覺悟，踏踏實(shí)實(shí)地做好本職工作，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。

4、更新檔案管理設(shè)施

配備堅(jiān)固的防火、防潮的專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)防蛀、防塵的檔案柜，庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備;庫(kù)房的防火、防潮、防塵、防蛀、防盜、防霉、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查;檔案庫(kù)房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三分開，要加大資金投入，配備先進(jìn)計(jì)算機(jī)管理設(shè)備。

5、注重人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

對(duì)人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)交成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過(guò)屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時(shí)，可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，對(duì)不屬于保密范圍的檔案信息實(shí)現(xiàn)有效共享。

綜上所述，人事檔案管理工作不僅要從制度上更新，還要從觀念上更新，積極采取有效措施，探索檔案現(xiàn)代管理模式，走出目前人事檔案存在的困境，做到解放思想，凝聚力量，更好地為黨組織和人事工作服務(wù)。

簡(jiǎn)談人事檔案管理

簡(jiǎn)談人事檔案管理

論文摘要 ：由于人事檔案真實(shí)地記載和反映干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想，品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等，是干部個(gè)人自身成長(zhǎng)歷史的真實(shí)記載，為學(xué)校黨的組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據(jù)，為學(xué)校合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。隨著我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，學(xué)校人事檔案出現(xiàn)了許多新情況，新問(wèn)題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰(zhàn)，檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，加快發(fā)展，更好地為黨的組織、人事工作服務(wù)，筆者結(jié)合幾年來(lái)檔案管理的實(shí)踐，就學(xué)校人事檔案的管理工作談?wù)剮c(diǎn)體會(huì)。

一、人事檔案的定義

人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的文字材料，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。

二、人事檔案管理存在的問(wèn)題

人事檔案制度自20世紀(jì)50年代產(chǎn)生以來(lái)，作為一項(xiàng)常規(guī)性的公共管理工具對(duì)中國(guó)的信用建設(shè)、干部管理、國(guó)家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻(xiàn)。但隨著改革開放的進(jìn)程加快和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的縱深推進(jìn)，傳統(tǒng)人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無(wú)遺。“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質(zhì)檔案”、“人檔脫節(jié)”、“檔案克隆”等現(xiàn)象也日益增多，其“二元化人事體制結(jié)構(gòu)”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、“身份阻隔”等負(fù)功能愈加顯現(xiàn)，在一些人的心目中人事檔案已經(jīng)淪為“雞肋”——食之無(wú)味卻棄之可惜，其制度性生存愈發(fā)尷尬。因此，傳統(tǒng)人事檔案制度必將走向終結(jié)，新的、科學(xué)的人事檔案制度必將走向前臺(tái)。根據(jù)全國(guó)人才工作會(huì)議精神，要促進(jìn)人才的`合理流動(dòng)，必須進(jìn)一步消除人才流動(dòng)中的城鄉(xiāng)、區(qū)域、部門、行業(yè)、身份、所有制等限制，發(fā)展人事代理業(yè)務(wù)，改革戶籍、人事檔案管理制度，放寬戶籍準(zhǔn)入政策，推廣以引進(jìn)人才為主導(dǎo)的工作居住證制度，探索建立社會(huì)化的人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)。作者認(rèn)為，人事檔案及其制度的公共政策創(chuàng)新必須沿著契約化、社會(huì)化、電子化和法制化的方向發(fā)展，也就是說(shuō)契約化、社會(huì)化、電子化、法制化是人事檔案制度創(chuàng)新的必然路徑。

內(nèi)容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高。一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一?！叭g一歷”(年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷)記載多樣，個(gè)別干部的“年齡越填越小，參加工作時(shí)間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開辦公用紙，但現(xiàn)行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學(xué)歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過(guò)裝訂線，給立卷歸檔工作帶來(lái)了麻煩。三是材料歸類不準(zhǔn)確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時(shí)歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時(shí)代的發(fā)展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。如記載個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個(gè)人工作能力、技術(shù)特長(zhǎng)等方面的內(nèi)容少，這些都會(huì)直接影響到案卷質(zhì)量。

使用上，技術(shù)手段滯后，運(yùn)行效率較低。在整理檔案過(guò)程中，有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，大部分是靠手工操作，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率低，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。

三、筆者關(guān)于人事檔案管理的建議

保持人事檔案工作的高質(zhì)量，就必須要有科學(xué)的管理方法。傳統(tǒng)的管理方法在一定時(shí)期有它的科學(xué)性，但隨著形勢(shì)的發(fā)展和干部工作對(duì)人事檔案管理工作要求的變化，就會(huì)顯現(xiàn)出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化：

1、實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。干部人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量，對(duì)收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對(duì)于不符合要求的及時(shí)退回，限期糾正再歸檔，對(duì)于不屬歸檔范圍的材料，及時(shí)退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。

2、改進(jìn)檔案的檢索與查閱方法，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，提高檔案管理的信息化。對(duì)干干部人事檔案的檢索，無(wú)論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號(hào)”法均是利用姓氏檢索的方式進(jìn)行，這兩種方法均有一定的科學(xué)性，但用記起來(lái)費(fèi)時(shí)，用起來(lái)繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號(hào)進(jìn)行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時(shí)，為提高檔案管理水平，可以采用計(jì)算機(jī)管理人事檔案信息，研究建立兩個(gè)系統(tǒng)：檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時(shí)，運(yùn)行干部人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利用計(jì)算機(jī)在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時(shí)也有利于干部人事檔案的保密和安全。

3、分類管理。國(guó)家公務(wù)員的檔案由組織人事部門按管理權(quán)限建立并管理;其余人員的檔案，則打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機(jī)構(gòu)建立并統(tǒng)一管理。

4、人事檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)執(zhí)法檢查;同時(shí)，檔案管理人員也要進(jìn)行培訓(xùn)并實(shí)行資格證制度，并定期考試更新知識(shí)。統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

5、利用現(xiàn)代化管理手段。人事檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)的運(yùn)用，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對(duì)人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，開發(fā)研制人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實(shí)行聯(lián)網(wǎng)，通過(guò)現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。

只有與時(shí)俱進(jìn)，注重檔案的服務(wù)性，才能提高檔案的利用價(jià)值，牽一發(fā)而動(dòng)全身，人事檔案管理制度的改革、信用業(yè)績(jī)檔案的建立必將使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)與活力，必將使社會(huì)生活中的諸多問(wèn)題不攻自破、迎刃而解，必將為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

人事檔案管理暫行規(guī)定

為了對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，規(guī)范人事檔案的管理，公司制定了人事檔案管理的暫行規(guī)定，下面我給大家介紹關(guān)于人事檔案管理暫行規(guī)定的相關(guān)資料，希望對(duì)您有所幫助。

第一條、為確保人事檔案的機(jī)密性，完整性和準(zhǔn)確性，為人事決策提供信息和依據(jù)，特制定本制度。

第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。

第三條、員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)管理。

第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動(dòng)、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、獎(jiǎng)勵(lì)等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。

第五條、新員工報(bào)到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔，目錄如下：

1、招聘登記表

2、聘用通知書

3、學(xué)歷證、職稱證、計(jì)算機(jī)等相關(guān)資格證的復(fù)印件。

4、身份證復(fù)印件

5、照片

6、員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表

7、聘用合同

8、獎(jiǎng)懲材料

9、任免、升降、調(diào)薪等材料

10、其它材料

第六條、檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)并建員工檔案薄冊(cè)，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動(dòng)情況。

第七條、要做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、排列有序、定期核對(duì)。

第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應(yīng)妥善保管，不得隨意泄密。

第九條、人事檔案不允許無(wú)關(guān)人員查詢。部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的檔案?？偨?jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。

第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。

第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。

第十二條、收回檔案時(shí)，檔案管理人員必須認(rèn)真檢查核對(duì)，否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。

個(gè)人檔案的保管

關(guān)于個(gè)人檔案的保管

一般來(lái)說(shuō)，學(xué)生檔案學(xué)校管理是這樣的，畢業(yè)后，如果找到工作，拿報(bào)到證去學(xué)校提檔案。如果二年內(nèi)找不到工作，學(xué)校就會(huì)把檔案移交到當(dāng)?shù)厝瞬攀袌?chǎng)。

另外介紹些關(guān)于檔案及檔案管理有關(guān)知識(shí)，希望對(duì)大家有幫助。

很多人終生都見不到自己的檔案，按照規(guī)定，個(gè)人是不能接觸自己的檔案的，檔案的發(fā)送必須使用國(guó)家“機(jī)要”文件發(fā)送方式，屬于國(guó)家秘密。所以說(shuō)，檔案是一件很嚴(yán)肅的東西。它是一個(gè)人生平的寫照，讀書的情況，工作的情況，黨組織關(guān)系的一些情況都會(huì)在檔案里以文件的形式保存，直到去世。

檔案原則上來(lái)講分為三種：學(xué)籍檔案、人事檔案和工人檔案。學(xué)籍檔案記錄一個(gè)人的讀書生涯，記載著他何年何月在哪里讀書，受過(guò)何等處分何等表?yè)P(yáng)，一些測(cè)評(píng)表格、成績(jī)單等歸教育局管理。人事檔案則是在學(xué)籍檔案中加入了派遣證、履歷表、轉(zhuǎn)正定級(jí)材料、婚姻變更材料、出國(guó)材料、勞動(dòng)合同等，歸人事局管理。工人檔案則是指沒有經(jīng)過(guò)轉(zhuǎn)正定級(jí)，沒有獲得干部身份的工人，歸勞動(dòng)局管理。

目前還在校讀書，但還未畢業(yè)的學(xué)生的檔案，全部是學(xué)籍檔案(這期間檔案在學(xué)校);畢業(yè)生畢業(yè)后，在其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報(bào)道證，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人才交流機(jī)構(gòu)，這份檔案才轉(zhuǎn)成人事檔案(這期間檔案在工作單位或者人才交流中心或者掛靠在代理托管機(jī)構(gòu));如果畢業(yè)生畢業(yè)后未辦理相關(guān)手續(xù)，那么在一年派遣期后(211工程學(xué)校是兩年)，其學(xué)籍檔案過(guò)期，將被打回原籍，進(jìn)入勞動(dòng)局，轉(zhuǎn)變?yōu)楣と藱n案(這期間檔案在勞動(dòng)局)。如果你的檔案不幸由人事局轉(zhuǎn)為勞動(dòng)局管理，那么很遺憾的告訴你，你失去了你這么多年讀書得到的唯一社會(huì)憑證——干部身份。

另外還有一些檔案事情你也需要了解：

一、檔案存放避免兩個(gè)誤區(qū)

在畢業(yè)生檔案存放時(shí)，兩個(gè)誤區(qū)要特別避免。一些高校畢業(yè)生在將檔案存放至人才中心后，誤以為檔案會(huì)“自行生長(zhǎng)”，對(duì)其不聞不問(wèn);還有部分畢業(yè)生工作飄忽不定，將檔案留在自己或親朋好友的手上，用的時(shí)候可以隨時(shí)拿出來(lái)。這兩大誤區(qū)對(duì)畢業(yè)生造成的一個(gè)最大影響是：由于檔案一直停留在畢業(yè)時(shí)的狀態(tài)，將直接影響畢業(yè)生重新?lián)駱I(yè)后的轉(zhuǎn)正定級(jí)和工齡計(jì)算。不僅如此，一般來(lái)說(shuō)，非國(guó)有單位的職工，只有通過(guò)人才中心才能申報(bào)職稱，通過(guò)招考進(jìn)入事業(yè)單位或做公務(wù)員，以及異地調(diào)動(dòng)，也必須在當(dāng)?shù)厝瞬胖行霓k理相關(guān)的調(diào)檔、政審等手續(xù)，這樣一來(lái)，一直沒有變化的檔案將對(duì)畢業(yè)生個(gè)人權(quán)益帶來(lái)極大不良影響。

二、檔案越來(lái)越受重視

一些畢業(yè)生中之所以會(huì)流行“檔案無(wú)用論”，一方面是畢業(yè)生對(duì)檔案的不了解，另一方面則因?yàn)椋酝蠖鄶?shù)畢業(yè)生的就業(yè)方向都是私企，往往不接收檔案和落戶。隨著社會(huì)發(fā)展，檔案已變得越來(lái)越重要。如今，除了國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位外，部分大型的國(guó)有企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)、外資企業(yè)等，也開始要求就業(yè)者提供檔案，以根據(jù)檔案中的記錄了解其以往的生活、學(xué)習(xí)軌跡。

現(xiàn)在的畢業(yè)生往往喜歡多次擇業(yè)，或是在多個(gè)城市間選擇適合自己的就業(yè)機(jī)會(huì)，而這種城市之間的流動(dòng)就往往需要提供檔案。特別是畢業(yè)生如果從一個(gè)城市的國(guó)有企業(yè)改投另一城市的大型外資企業(yè)，或是轉(zhuǎn)向越來(lái)越好的單位時(shí)，檔案將作為新企業(yè)對(duì)求職者的背景調(diào)查的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

三、給檔案安“家”有訣竅

針對(duì)“棄檔”、“忘檔”等現(xiàn)象，需要提醒，這類畢業(yè)生需要補(bǔ)辦手續(xù)，首先需補(bǔ)繳檔案代理費(fèi)，另外有些資料或記錄可能會(huì)因時(shí)間久而無(wú)法補(bǔ)充。因此，“棄檔族”應(yīng)及時(shí)到人才中心“填充”個(gè)人資料，并按時(shí)繳費(fèi)。如人在外地，建議個(gè)人在新單位補(bǔ)齊資料后將其送至人才中心，最好不要通過(guò)寄送的`方式，以免丟失。

特別提醒即將畢業(yè)的大學(xué)生們，不妨參照以下方式在畢業(yè)前給自己的檔案安個(gè)“家”：一是辦理就業(yè)報(bào)到手續(xù)或人事代理手續(xù)，宜早不宜遲，一定不要超過(guò)在學(xué)校存放的兩年期限;二是畢業(yè)兩年內(nèi)沒有擇業(yè)或是擇業(yè)單位沒有人事代理權(quán)的，建議將檔案放在當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)中心;三是就業(yè)單位有人事代理權(quán)卻不接受檔案，或是準(zhǔn)備報(bào)考公務(wù)員、進(jìn)事業(yè)單位的，建議將檔案放當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)中心。如果你對(duì)你的檔案存放有何疑問(wèn)，可撥人才服務(wù)中心咨詢電話進(jìn)行咨詢：

四、檔案托管有好處。

在畢業(yè)生沒有找到工作單位，或是工作單位無(wú)權(quán)管理人事檔案的情況下，應(yīng)將檔案交人才交流中心托管。人才交流中心為托管人辦理人事檔案的相關(guān)事宜，另外也能夠?yàn)橥泄苋宿k理社會(huì)保險(xiǎn)。辦理檔案托管需要戶口本，畢業(yè)證。大、中專學(xué)生的檔案一般是托管在市人才交流中心。市、區(qū)勞動(dòng)局也可以托管職工檔案。戶籍所在地的派出所或街道是不能托管檔案的。 檔案托管時(shí)間與計(jì)算工齡沒有直接聯(lián)系，有人說(shuō)：“可以按照你辦托管的時(shí)間計(jì)算工齡”是不準(zhǔn)確的。例如：失業(yè)一年，檔案是托管的，但不能計(jì)算工齡。

現(xiàn)在人員流動(dòng)性比較大，檔案托管在人才交流中心、市、區(qū)勞動(dòng)局有好處的。她們就好像你不變的單位，不論你是否就業(yè)，不論你在國(guó)有、私營(yíng)企業(yè)工作，她們都可以為你辦理一些事情。比如：職稱評(píng)定、出國(guó)政審、給你出具有關(guān)證明材料等等。再說(shuō)，退休時(shí)如果沒有檔案，就非常麻煩的。所以，托管還是有合理之處的。現(xiàn)在有些國(guó)企還沒有實(shí)行人事托管，還可以保管職工檔案。在私企工作就只能辦理托管了。如果你實(shí)在不愿意出托管費(fèi)，你可以先把檔案提出來(lái)，自己保管好。以后找到可以保管檔案的單位，再把檔案交給單位保管。注意意不要損壞封口紙。