人事電子檔案管理

一、 人事檔案資料收集要健全

人事檔案管理系統(tǒng)，對人事資料的收集和整理要健全，基礎(chǔ)資料收集是很基礎(chǔ)但又不能輕視的工作，它是員工在企業(yè)中能否獲得發(fā)展的重要依據(jù)。能否做好員工檔案的管理，也是檢驗一名HR的基本功是否扎實的重要指標(biāo)。一般情況下，這些資料應(yīng)該包括：

基本個人信息：姓名、學(xué)歷、專業(yè)、年齡、籍貫、過往工作經(jīng)歷等信息；

入職后工號、稱職、入職日期、勞動合同、五險一金及薪酬狀況等信息；

入職后的培訓(xùn)資料、培訓(xùn)合同等信息；

工作中的獎懲記錄、晉升、調(diào)職、績效考核情況等信息。

要確?？梢哉莆諉T工從進(jìn)入公司到現(xiàn)在的整個發(fā)展過程，如有沒有晉升、獎罰、績效考核的業(yè)績、受過什么培訓(xùn)等。

二、 簡單易操作的人事檔案管理系統(tǒng)

想要將紙質(zhì)資料完全轉(zhuǎn)化為電子資料，僅靠手工錄入的方式，不光工作量極大，效率低且容易出錯。此時，挑選一款靠譜好用的檔案系統(tǒng)，才是企業(yè)邁進(jìn)數(shù)字化創(chuàng)新的正確方式。

首先，安全性是第一要點。人事檔案既是員工個人的私密信息，同時也是企業(yè)的機(jī)密資源，一旦泄露會使員工個人和企業(yè)的利益受到侵害。

其次，為了減輕工作量，電子檔案的建立要更加高效快捷。所以，檔案系統(tǒng)的功能是否足夠強(qiáng)大，能否幫助我們快速建立電子檔案，也將成為我們關(guān)注的要點，這就是“好用”的重要性。

一款好用的電子檔案系統(tǒng)，應(yīng)該具備智能化和延展性兩個特點。智能化是為了解決我們低效的手工錄用，能夠通過掃描和解析功能，高效地將大量的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案。再者，也能夠通過檢索功能，快速和精準(zhǔn)地查找、調(diào)用員工檔案。而延展性指的是，系統(tǒng)的功能具備延展性，不僅是當(dāng)下能夠滿足紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)的需求，往后也能夠建立在線填寫資料的表單，為企業(yè)全面推行數(shù)字化提供足夠的技術(shù)支持。

三、紙質(zhì)、電子檔案集中統(tǒng)一管理

一般而言，當(dāng)原始的紙質(zhì)檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)移到電子檔案庫進(jìn)行儲存，那么這些紙質(zhì)檔案在往后的任何時間進(jìn)行處理都可以，但正如前面討論到的安全性問題，如果這些紙質(zhì)資料需要丟棄，那就要進(jìn)行妥善的銷毀和粉碎，確保信息不會對外泄露。當(dāng)然，如果這些原始的紙質(zhì)檔案，與企業(yè)現(xiàn)有的電子檔案不構(gòu)成重復(fù)或者替代的記錄，那我們?nèi)孕枰咨频貎Υ婧眠@些紙質(zhì)資料。

人事檔案怎么管理啊

(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

檢查核對一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：

1、突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：

2、對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。

3、發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的。

擴(kuò)展資料：

檔案八大功能。

其一、取消暫緩就業(yè)后，保留干部身份，大學(xué)畢業(yè)后由學(xué)生身份轉(zhuǎn)為干部身份；

其二、不需要辦理暫住證，并可以申請入住公租房和申購經(jīng)濟(jì)適用房；

其三、參加公務(wù)員或事業(yè)單位考試，可以提供身份證明；

其四、南方人才市場檔案掛靠可在廣州辦理各種職稱評審及考證；

其五、辦理社會養(yǎng)老、工傷、失業(yè)、醫(yī)療保險、住房公積金；

其六、連續(xù)計算工齡，對需要廣州戶口的崗位將不再失去競爭機(jī)會；

其七、辦理工作調(diào)動時需要個人檔案；

其八、身份證、港澳通行證和出國護(hù)照等可即時在廣州辦理。

檔案的作用

真正能證明你學(xué)習(xí)經(jīng)歷的就是你的檔案。檔案里面有你各個時期的學(xué)籍卡、成績單、各方面的評語、獲獎證明、還有你的黨團(tuán)材料。這些都是原始材料，不可復(fù)制。檔案雖然“光輝不再”，但并不等于是隨處可丟棄的“雞肋”，專家建議：應(yīng)屆生應(yīng)關(guān)心自己的檔案，免得未來不必要的麻煩。

檔案與工齡：很多大學(xué)畢業(yè)生找到工作后，沒有及時辦理參加工作手續(xù)，工作幾年后仍然是學(xué)生身份，從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級，也影響到工齡和退休金的計算。

檔案與福利：畢業(yè)生在個人辦理養(yǎng)老保險、繼續(xù)深造(如出國、考研)、考公務(wù)員等事關(guān)個人切身利益的問題時，都要用到檔案。

檔案與因公出國政審：因公出國政審也必定要依據(jù)人事檔案進(jìn)行政治審查，如果檔案材料不全，政審機(jī)構(gòu)就會拒絕審查。

補(bǔ)辦檔案與原始材料：雖然現(xiàn)在有的單位可以補(bǔ)辦新檔案，但以前的經(jīng)歷、工資、職稱等歷史原始材料將不復(fù)存在，勢必造成一定損失。

參考資料：百度百科——人事檔案管理

如何做好人事檔案管理工作？

做好人事檔案管理工作
1 依法治檔，建立健全檔案管理工作制度
　　構(gòu)建完善的檔案資料管控制度體系，保障檔案資料管理工作依照流程化、正規(guī)化、科學(xué)化的軌道有序運(yùn)行，這是搞好檔案工作的關(guān)鍵。因此，首先要用制度去規(guī)范檔案工作；其次要用制度去保證檔案工作，高效完善的組織機(jī)構(gòu)及運(yùn)作機(jī)制是實施檔案管理工作的基本保障。長期的檔案資料管理工作過程提醒我們，在所有建檔部門內(nèi)部設(shè)立完整的檔案管理室，設(shè)置檔案管理工作的分管負(fù)責(zé)人、檔案管理處主任及檔案室工作人員，清晰劃分各部門職責(zé)，且依照單位內(nèi)部設(shè)置的具體機(jī)構(gòu)組成狀況配設(shè)備兼職型檔案管理人員，由此組建出完整的檔案資料管控網(wǎng)絡(luò)化機(jī)制，其是完全滿足現(xiàn)階段檔案管理部門工作現(xiàn)實需求的。
2 增強(qiáng)檔案信息化管理的安全意識
　　當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)訊息化技術(shù)使單位人事檔案資料的管理工作走向了高品質(zhì)、快節(jié)奏的發(fā)展道路，然而其亦給現(xiàn)實的檔案資料管理過程造成了一些安全缺陷?，F(xiàn)階段，一些單位在開展檔案資料訊息化管理工作中，其安全觀念表現(xiàn)出極為的淡薄狀態(tài)，往往出現(xiàn)檔案訊息資料的遺失及暴露，并由此帶來巨大的組織功能隱患。并且對電子型檔案資料保管中實施的升格式版本的非兼容品質(zhì)及不能辨認(rèn)性，存放檔案材料以及其承載軟件的易受損等問題的輕視，時?？梢l(fā)對珍貴檔案訊息資源的傷害。在管理中，一定要對人事檔案管理的相關(guān)政策進(jìn)行認(rèn)真的研究，在對各種信息資料的密級進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用好計算機(jī)的加密功能，對訊息參數(shù)庫內(nèi)儲存的相關(guān)價值性數(shù)據(jù)依照運(yùn)作權(quán)限范圍實施規(guī)范化的內(nèi)容分類及加密處理，須精細(xì)處置好訊息檔案資料的保管和運(yùn)用的關(guān)系，不但須消除只求穩(wěn)定、不思創(chuàng)新的保守思想，還應(yīng)防范隨意變更、沒有規(guī)則的馬虎思想。
3 采用公文制發(fā)的方式
　　檔案是由公文逐漸發(fā)展轉(zhuǎn)化而來的。所以，公文制發(fā)的質(zhì)量，就會對以后的檔案的質(zhì)量產(chǎn)生重要的影響。這就需要我們在公文制發(fā)的時候，應(yīng)該認(rèn)真遵從正規(guī)化及精準(zhǔn)化的模式展開制發(fā)工作，進(jìn)而大幅度提升檔案資料管理品質(zhì)，促使檔案資料管理過程可以更加精準(zhǔn)化及正規(guī)化。第一，需真正實現(xiàn)檔案材料所用的紙張及格式的完整匹配，也就是說要使紙張和質(zhì)量相一致，而且其格式必須統(tǒng)一，完美遵照國家的統(tǒng)一控制基準(zhǔn)。第二，須審查在編制發(fā)布公文的過程中是否滿足正規(guī)的操作程序，公文材料的樣式及其內(nèi)容是否屬實。第三，須確保編制公文材料的字跡規(guī)范清晰，使用規(guī)定的文種。這樣，才能夠使日后的檔案資料管控過程能夠真正實現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
4 實施“以我為主”的立卷歸檔原則即為推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
　　其總體任務(wù)是達(dá)到檢索運(yùn)用簡潔化、案卷規(guī)整化以及應(yīng)用價值的最高化的檔案保管目標(biāo)。使用“以我為主”的立卷歸檔原則，全宗的完整性要注意有效地維護(hù)。為使檔案完整，在歸檔工作中把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，既要注意歸檔文件防止散失，同時又要分清主次，掌握重點。
5 提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)
　　事業(yè)單位人事檔案管理工作在很大程度上都會取決于管理人員的專業(yè)素質(zhì)和道德素質(zhì)，其承擔(dān)的責(zé)任是非常重要的。所以，想要加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的信息化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，就需要不斷地加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，要注重培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能。同時，還需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)乃枷氲赖陆逃?，使其具有一定的政治覺悟，形成一定的管理意識。

求一份人事檔案管理辦法，規(guī)范檔案管理（含電子檔案管理）

　　文件檔案管理規(guī)定
　　第一章 總則
　　為加強(qiáng)本公司文件檔案管理工作，特制定本規(guī)定。
　　歸檔的文件材料必須按年度立卷，本部門內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本規(guī)定的規(guī)定，分別立卷歸檔。
　　公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職檔案員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　第二章 文件材料的收集管理
　　堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職檔案員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知總經(jīng)理辦公室檔案員。
　　凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一收集管理。
　　一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
　　1.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機(jī)關(guān)召開的會議等公務(wù)活動、相關(guān)人員購置技術(shù)資料、工具書、購置設(shè)備儀器核報差旅費(fèi)時，必須將相關(guān)的文件、資料向總經(jīng)理辦公室檔案員辦理歸檔手續(xù)，檔案員簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予核報差旅費(fèi)。
　　2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案員辦理歸檔手續(xù)，檔案員簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予報會議費(fèi)用。
　　對保管的技術(shù)檔案，每年年終要進(jìn)行鑒定，鑒定工作由主管領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員、檔案人員組成的鑒定小組進(jìn)行。對丟失參考價值、無保存意義的資料應(yīng)及時清理，經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)后指定專人監(jiān)銷。
　　按密級劃分的有關(guān)規(guī)定，總經(jīng)辦檔案員應(yīng)及時準(zhǔn)確的對技術(shù)資料進(jìn)行密級劃分，嚴(yán)格按保密制度履行查、借閱手續(xù)。
　　各部門專(兼)職檔案員的職責(zé)：
　　1.了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。
　　2.認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向總經(jīng)辦檔案員辦好交接簽收手續(xù)。
　　3.承辦人員借用文件材料時，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。

　　第三章 歸檔范圍
　　重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
　　上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
　　本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
　　本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)。
　　本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。
　　本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
　　信訪工作材料。
　　本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
　　本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。
　　本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
　　本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
　　反映公司各項生產(chǎn)、技術(shù)、科研活動的有保存價值的技術(shù)文件、圖紙、信息、人事、財務(wù)資料、市場營銷資料等。

　　第四章 平時歸卷
　　各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職檔案員集中統(tǒng)一保管。
　　各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。
　　公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職檔案員歸卷。
　　專(兼)職檔案員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。

　　第五章 立卷(案卷質(zhì)量要求)
　　為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，總經(jīng)理辦公室檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。
　　案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。
　　歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
　　在歸檔的文件材料，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
　　不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
　　卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
　　卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。
　　永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
　　有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負(fù)責(zé)，備考表應(yīng)置卷尾。
　　案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
　　案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：
　　案卷裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
　　案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。

　　第六章 檔案保密
　　詳見保密制度

　　第七章 檔案借閱
　　嚴(yán)格執(zhí)行借閱管理制度，履行借閱手續(xù)。
　　公司職工因工作需要，可借閱技術(shù)資料，但必須辦理借閱手續(xù)。
　　凡外單位借閱相關(guān)技術(shù)資料，須持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱，但必須按保密制度要求，機(jī)密級以上資料不準(zhǔn)查、借閱。
　　技術(shù)資料借出時間不超過兩周，預(yù)期不還需辦理續(xù)借手續(xù)。
　　凡屬絕密、機(jī)密技術(shù)資料與本人工作無關(guān)不得查、借閱，因工作需要必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。
　　絕密、機(jī)密資料，直接從事該項工作的人員可查閱，工作有部分相關(guān)的人員只能查閱相關(guān)部分、絕密、機(jī)密資料不能帶出檔案室。
　　查閱機(jī)密、絕密檔案，必須進(jìn)行登記方可查閱。
　　嚴(yán)禁私自復(fù)印、摘錄絕秘技術(shù)資料。
　　凡屬保密的技術(shù)資料必須嚴(yán)格按密級分類進(jìn)行查、借閱，任何人不得擅自借閱、借出，不得查、借閱與本人工作無關(guān)的技術(shù)資料。
　　銷毀過期保密技術(shù)資料應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，不得擅自銷毀。
　　對保密技術(shù)資料每月應(yīng)清查校對一次，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)，并采取補(bǔ)救措施。
　　查、借閱技術(shù)資料和使用相關(guān)技術(shù)文件的各類人員應(yīng)嚴(yán)格遵守“保守機(jī)密慎之又慎”的方針，不失密、不泄密。
　　丟失技術(shù)資料者，應(yīng)及時書面通知檔案室和主管領(lǐng)導(dǎo)并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，在未作出處理前暫停查閱相關(guān)技術(shù)資料。
　　凡調(diào)離本公司職工，必須歸還全部技術(shù)資料，方可辦理調(diào)動手續(xù)。
　　技術(shù)檔案資料不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借或代借，借出的資料只能帶到工作崗位，并妥善保管好，嚴(yán)禁私自攜帶出公司。
　　凡借出的圖紙、資料，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。
　　第八章 附則
　　本規(guī)定由總經(jīng)辦制訂經(jīng)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后總經(jīng)辦公布實施，修改亦同。
　　本規(guī)定自 年 月 日起施行。

簡談人事檔案管理

簡談人事檔案管理

論文摘要 ：由于人事檔案真實地記載和反映干部個人經(jīng)歷、政治思想，品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等，是干部個人自身成長歷史的真實記載，為學(xué)校黨的組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據(jù)，為學(xué)校合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。隨著我國政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，學(xué)校人事檔案出現(xiàn)了許多新情況，新問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰(zhàn)，檔案工作如何與時俱進(jìn)，加快發(fā)展，更好地為黨的組織、人事工作服務(wù)，筆者結(jié)合幾年來檔案管理的實踐，就學(xué)校人事檔案的管理工作談?wù)剮c體會。

一、人事檔案的定義

人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的文字材料，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。

二、人事檔案管理存在的問題

人事檔案制度自20世紀(jì)50年代產(chǎn)生以來，作為一項常規(guī)性的公共管理工具對中國的信用建設(shè)、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻(xiàn)。但隨著改革開放的進(jìn)程加快和社會主義市場經(jīng)濟(jì)的縱深推進(jìn)，傳統(tǒng)人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺?！八罊n棄檔”、“虛假檔案”、“人質(zhì)檔案”、“人檔脫節(jié)”、“檔案克隆”等現(xiàn)象也日益增多，其“二元化人事體制結(jié)構(gòu)”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、“身份阻隔”等負(fù)功能愈加顯現(xiàn)，在一些人的心目中人事檔案已經(jīng)淪為“雞肋”——食之無味卻棄之可惜，其制度性生存愈發(fā)尷尬。因此，傳統(tǒng)人事檔案制度必將走向終結(jié)，新的、科學(xué)的人事檔案制度必將走向前臺。根據(jù)全國人才工作會議精神，要促進(jìn)人才的`合理流動，必須進(jìn)一步消除人才流動中的城鄉(xiāng)、區(qū)域、部門、行業(yè)、身份、所有制等限制，發(fā)展人事代理業(yè)務(wù)，改革戶籍、人事檔案管理制度，放寬戶籍準(zhǔn)入政策，推廣以引進(jìn)人才為主導(dǎo)的工作居住證制度，探索建立社會化的人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)。作者認(rèn)為，人事檔案及其制度的公共政策創(chuàng)新必須沿著契約化、社會化、電子化和法制化的方向發(fā)展，也就是說契約化、社會化、電子化、法制化是人事檔案制度創(chuàng)新的必然路徑。

內(nèi)容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高。一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一。“三齡一歷”(年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷)記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開辦公用紙，但現(xiàn)行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學(xué)歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準(zhǔn)確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時代的發(fā)展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。如記載個人履歷、社會關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個人工作能力、技術(shù)特長等方面的內(nèi)容少，這些都會直接影響到案卷質(zhì)量。

使用上，技術(shù)手段滯后，運(yùn)行效率較低。在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，大部分是靠手工操作，費(fèi)時、費(fèi)力，效率低，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。

三、筆者關(guān)于人事檔案管理的建議

保持人事檔案工作的高質(zhì)量，就必須要有科學(xué)的管理方法。傳統(tǒng)的管理方法在一定時期有它的科學(xué)性，但隨著形勢的發(fā)展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現(xiàn)出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化：

1、實現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。干部人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時收集和補(bǔ)充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量，對收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀點是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。

2、改進(jìn)檔案的檢索與查閱方法，實行計算機(jī)管理，提高檔案管理的信息化。對干干部人事檔案的檢索，無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方式進(jìn)行，這兩種方法均有一定的科學(xué)性，但用記起來費(fèi)時，用起來繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號進(jìn)行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為提高檔案管理水平，可以采用計算機(jī)管理人事檔案信息，研究建立兩個系統(tǒng)：檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時，運(yùn)行干部人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利用計算機(jī)在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于干部人事檔案的保密和安全。

3、分類管理。國家公務(wù)員的檔案由組織人事部門按管理權(quán)限建立并管理;其余人員的檔案，則打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機(jī)構(gòu)建立并統(tǒng)一管理。

4、人事檔案管理機(jī)構(gòu)實行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)執(zhí)法檢查;同時，檔案管理人員也要進(jìn)行培訓(xùn)并實行資格證制度，并定期考試更新知識。統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

5、利用現(xiàn)代化管理手段。人事檔案管理也要與時俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)的運(yùn)用，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對人事檔案實行動態(tài)化管理和維護(hù)，開發(fā)研制人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實行聯(lián)網(wǎng)，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。

只有與時俱進(jìn)，注重檔案的服務(wù)性，才能提高檔案的利用價值，牽一發(fā)而動全身，人事檔案管理制度的改革、信用業(yè)績檔案的建立必將使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)與活力，必將使社會生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解，必將為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

人事檔案收集注意事項

一、人事部門設(shè)置專門的人事檔案管理員。

人事檔案管理員的職責(zé)主要是負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案的建檔、整理和保管，以及電子檔案的及時錄入、更新與管理工作。

二、入職、離職檔案管理。

人事檔案屬于公司重要保密資料，公司規(guī)定員工入職一周內(nèi)，人事部門必須完成建檔工作，且一經(jīng)建檔，不得擅自銷毀，即便員工離職，最少得再保存兩年不得銷毀，有競業(yè)禁止的則需保存更長。

三、設(shè)立專門的人事檔案保管室。

主管及以上人員因工作原因而借閱其下屬員工檔案，可借閱但僅限于在檔案保管室現(xiàn)場借閱查看，且需經(jīng)上一級主管領(lǐng)導(dǎo)和人事部門負(fù)責(zé)人的同時簽批核準(zhǔn)，方可借閱。

四、電子檔案永久保存只能查閱

不能下載或拷貝，且我們對各級管理人員根據(jù)其管轄范圍設(shè)置了查看權(quán)限密碼，不能越級或跨部門查看，只能看自己下屬的電子檔案，且有敏感信息還會單獨改變查看權(quán)限。如：薪酬、獎懲、績效。

五、其他規(guī)范：

如編號管理、檔案室管理等規(guī)定、借閱檔案管理記錄、電子檔案錄入時效管理及敏感的薪酬等財務(wù)人員單獨錄入。準(zhǔn)確性和操作注意事項等。對檔案管理員進(jìn)行全面的規(guī)范指導(dǎo)和考核檢查，確保檔案管理萬無一失。

1、管理范圍：專業(yè)技術(shù)干部、正科及以下管理干部、工人等各類人員（包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工）的。

2、干部、工人退職、時必須獎其檔案交給省人才交流中心管理。

3、干部、工人在受刑事處分或勞動教養(yǎng)期間，其檔案由本院室保管，刑滿釋放或解除勞教后，重新安置的，其檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)主管單位保管或移交人才交流中心管理。

4、除管理人員外，無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫。

5、檔案的管理

(1)根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。

(2)對所管理的`必須逐人登記注冊。

(3)每季度核對一次檔案的分類、編目、序號，發(fā)現(xiàn)編錯或放錯位置糾正；每裝卸要按登記冊全面檢查一次檔案，發(fā)現(xiàn)漏缺檔案朣查找。

(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出者，應(yīng)追究其責(zé)任。

(5)要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。

6、管理干部、工人必須建立檔案正本。

1、檔案正本是全面反應(yīng)干部、工人歷史和現(xiàn)實情況的實物材料，構(gòu)成包括下列十項內(nèi)容。

(1)履歷表及其他簡歷材料等。

(2)自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。

(3)各種鑒定。

(4)各類考核、評價材料及畢業(yè)成績單、學(xué)歷證明等。

(5)政治歷史審查材料及甄別復(fù)查材料，工齡更改材料等。

(6)參加中國共產(chǎn)黨和共青團(tuán)的材料。

(7)各種獎勵及縣團(tuán)級以上機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的英雄模范先進(jìn)事跡材料。

(8)處分、撤銷處分和甄別復(fù)查材料。

(9)任免呈報表，確定或晉升技術(shù)職務(wù)、學(xué)位、學(xué)銜審批表，出國人員審批表，調(diào)整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。

(10)其他可供組織參考材料，如本人的思想、工作、學(xué)習(xí)總結(jié)檢查，死者生平介紹，更改民族材料等。

2、查閱和借用，應(yīng)遵守下列規(guī)定：

(1)一般不得查閱，如必須有關(guān)人員的情況，由檔案管理人員提供。

(2)必須查閱檔案時，只限于組織、人事部門派出的賞干部到檔案室查閱所需情況；各黨支部發(fā)展黨員必須查閱檔案時，支部書記和組織委員查閱。

(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。

(4)查閱檔案者，必須填寫查閱什么問題，查閱日期逐項進(jìn)行登記。

(5)查閱檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁在檔案卷內(nèi)涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關(guān)人員泄漏被查檔案內(nèi)容，違者應(yīng)追究責(zé)任。

(6)查閱檔案時，不得抄錄檔案內(nèi)容，如特殊情況，須經(jīng)人事辦主任允許后方可抄錄，抄錄的材料應(yīng)近期送回檔案室處理。

(7)外調(diào)人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時，必須持縣級以上組織、人事部門介紹信，并有兩名正式黨員方能查閱。

(8)檔案一般不是，在特殊情況下，經(jīng)批準(zhǔn)可以借出，但借出時要及時登記，按期歸還，如不按時歸還，要及時催收，以免遺失。

3、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

(1)檔案要通過機(jī)要交通仁慈，不能公開郵寄或本人自帶。

(2)檔案轉(zhuǎn)出要及時追收回執(zhí)，以防檔案丟失。

(3)收到外單位的檔案，要及時核對，核對無誤差后，在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。

4、凡歸檔的材料，均應(yīng) 經(jīng)過認(rèn)真的鑒別；屬于歸檔的材料，必須手續(xù)完備，完整無缺；需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的，應(yīng)蓋章簽字后才能歸檔。

5、凡歸入檔案的材料，均應(yīng)按照中央組織部《關(guān)于干部檔案材料，歸檔的暫行規(guī)定》整理，不應(yīng)歸入干部檔案的材料，不得入檔；凡歸入工人檔案的材料，要參照省勞動局（1981）63號文件的準(zhǔn)則歸檔；歸檔材料應(yīng)做到分類準(zhǔn)確，編目清楚，目錄排列合理，標(biāo)題完整，裝訂整齊，字跡清楚。

6、保管檔案工作人員守則如下：

(1)堅持黨的原則，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨的政策，嚴(yán)格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事

(2)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內(nèi)容。

(3)嚴(yán)禁在檔案庫吸煙，保護(hù)檔案安全，經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。

(4)不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。

(5)熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。