公文歸檔整理的步驟

1、整理與事件相關(guān)的所有資料，將資料按順序編寫頁碼。為了防止其中的某些資料丟失，在編寫頁碼時(shí)可采用“共*頁，第x頁的編號(hào)方式。

2、編寫完頁碼之后，將統(tǒng)一事件相關(guān)的所有資料掃描后壓縮成一個(gè)壓縮包，在電腦里建立一個(gè)專門的文件夾，進(jìn)行備份。

3、用Excel表格建立資料臺(tái)賬，包含資料的所有文件名稱、主要內(nèi)容概要、權(quán)利義務(wù)范圍、期限等主要內(nèi)容。

4、按順序?qū)⑺匈Y料排列好，按照單位要求的標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行文件裝訂。

5、將裝訂好的檔案資料裝入專門的檔案袋中，在檔案袋的封皮上編號(hào)，注明資料名稱、整理入袋日期、整理人等信息。

檔案整理的步驟

辦公室文件該怎么歸檔？

這個(gè)的話，就有很多中的歸檔方式了，主要看你的辦公文件都是什么樣類型的辦公文件了，你可以按照文件的類型來分類了，比如每個(gè)部門的文件，都?xì)w納放在一起，有些部門文件比較多的話，就在對部門的文件進(jìn)行分類的，而且在分類的時(shí)候，注意可以進(jìn)行下備注，可以在一些文件的上面，用便利貼寫上一些簡單的著名，這樣的話，以后找起來的話，也會(huì)比較快一點(diǎn)，甚至以后辦理離職或者轉(zhuǎn)崗交接的時(shí)候，也會(huì)比較方便的。

還有就是可以依照文件的時(shí)間來歸檔的，畢竟有些文件要是比較舊的話，可能就不常用到，如果再找的時(shí)候，還要按照一個(gè)類型的文件一個(gè)個(gè)去翻的話，就比較累了，而且很浪費(fèi)時(shí)間，效率也不高的，你可以按照時(shí)間分類，每年的文件放在一起，夾張紙隔開了，而且可以時(shí)間最近的放在最上面，時(shí)間最久的放在最下來，拿起來也方便。

還有就是可以按照重要新和不重要性來歸檔，如果是一些類似很重要的合同文件的話，就需要單獨(dú)的放在一起了，甚至可以說直接放在保險(xiǎn)箱里，避免文件的丟失造成重大的影響，其他不重要的文件，就可以采用其他的方式歸檔了，這樣的話，也能防止工作中出現(xiàn)差錯(cuò)了。

不管是你采用那種的歸檔方式，一定要注意的就是盡量規(guī)定起來，以后都用這種方式歸檔，不要隨意的更換，而且主要是自己寫一下自己采用的歸檔方式，以及放置的位置，這樣的話，也方便別人也采用這種方式，避免給你增加了工作負(fù)擔(dān)。

公文歸檔的方法

當(dāng)然是根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)好，這都是經(jīng)過實(shí)踐證明且輕質(zhì)有效，統(tǒng)一使用的方法，不過我先給您一份我寫的，后面附上國家標(biāo)準(zhǔn)，祝成功，

文件、記錄歸檔的有關(guān)規(guī)定
1. 目的
規(guī)范公司文件、資料的管理，確保公司資料完整，便于查找。
2. 適用范圍
記錄、證書、證件、技術(shù)資料、公司文件及綜合類文件
3. 管理程序
3.1. 保管
3.1.1. 記錄的保管方法
3.1.1.1. 按記錄的編號(hào)歸類存放，能成冊的按月整理成冊，按年裝訂成卷，例如:信息反饋單、電話記錄、領(lǐng)料單等。
3.1.1.2. 涉及同一項(xiàng)目的有關(guān)記錄按項(xiàng)目成套保管，項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，每個(gè)項(xiàng)目單獨(dú)裝訂成冊，按年裝訂成卷。例如:ZHHK-JL/04的管理評(píng)審系列記錄、ZHHK-JL/06的質(zhì)量計(jì)劃系列記錄及ZHHK-JL/08的項(xiàng)目建議書一直到ZHHK-JL/11的設(shè)計(jì)和開發(fā)更改通知單等。
3.1.1.3. 除文件控制清單、記錄控制清單在文件換版時(shí)組卷外，其余記 錄按月整理，按年裝訂成卷。
3.1.2. 證書、證件類文件的保管
綜合部負(fù)責(zé)將各類證書、證件登記編號(hào)；屬于個(gè)人的證書，復(fù)印留底后，歸還個(gè)人保管；屬于公司的證書由綜合部統(tǒng)一保管。
3.1.3. 技術(shù)資料的保管
技術(shù)材料，從立項(xiàng)開始，直至成果推廣應(yīng)用各階段形成的文件材料，使用后交到綜合部保管，待成果推廣后，將所有材料裝訂成卷。
3.1.4. 綜合類文件的保管
將有一定相關(guān)性的文件整理在一起，隨時(shí)將文件歸到相應(yīng)的類別，年底按類別裝訂成卷。
3.1.5. 公司文件的保管
公司文件發(fā)布后要在綜合部登記備案，年底按文件編號(hào)的順序裝訂成卷。 有保存價(jià)值的通知按公司文件處理，附在公司文件后面，按發(fā)布的日期排列裝訂。
3.2. 組卷要求
3.2.1.卷內(nèi)要有目錄
3.2.2.卷要有編號(hào)
編號(hào)規(guī)則:xx--xxx

文件類別代號(hào):記錄 —— JL
證書、證件類文件 —— 證
技術(shù)資料 —— JS
綜合類文件 —— ZH
公司文件 —— GS
3.2.3. 證書、證件類文件因經(jīng)常使用，所以不用組卷，但要有目錄。證書、證件 單獨(dú)編號(hào)。

附上國家標(biāo)準(zhǔn):

中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

歸檔文件整理規(guī)則

DA/T22-2000 中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批準(zhǔn) 2001-01-01實(shí)施

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1 范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織。

2 定義

本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。
2.1 歸檔文件
立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
2.2 歸檔文件整理
將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。
2.3 件
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。

3 整理原則

遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

4 質(zhì)量要求

4.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。
4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

5 整理方法

5.1 裝訂
歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。
5.2 分類
歸檔文件可以采用年度－機(jī)構(gòu)（問題）－保管期限或保管期限－年度－機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。
5.2.1 按年度分類
將文件按其形成年度分類。
5.2.2 按保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類。
5.2.3 按機(jī)構(gòu)(問題)分類
將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問題)分類（本項(xiàng)可以視情況予以取舍）。
5.3 排列
歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。
5.4 編號(hào)
歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)。（見圖A1。圖示中“＊”號(hào)欄為選擇項(xiàng)，不選用時(shí)無須設(shè)置。以下同）。
5.4.1 全宗號(hào):檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。
5.4.2 年度:文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1978。
5.4.3 保管期限:歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。
5.4.4 件號(hào):文件的排列順序號(hào)。
件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號(hào)的編制方法為:在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按文件排列順序從"1"開始標(biāo)注。館編件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。
5.4.5 機(jī)構(gòu)（問題）:作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。
5.5 編目
歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。
5.5.1 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。
5.5.1.1 件號(hào):填寫室編件號(hào)。
5.5.1.2 責(zé)任者:制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。
5.5.1.3 文號(hào):文件的發(fā)文字號(hào)。
5.5.1.4 題名:文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加"〔 〕"號(hào)。
5.5.1.5 日期:文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。
5.5.1.6 頁數(shù):每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。
5.5.1.7 備注:注釋文件需說明的情況。
5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長×寬為297mm×210mm）。
5.5.3 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等項(xiàng)目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。
5.6 裝盒
將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。
5.6.1 檔案盒
5.6.1.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。（見圖A4(a)）。
5.6.1.2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)。其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“－”號(hào)連接；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。
5.6.1.3 檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。
5.6.2 備考表
備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖A5）。
5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說明:填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。
5.6.2.2 整理人:負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。
5.6.2.3 檢查人:負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。
5.6.2.4 日期:歸檔文件整理完畢的日期。