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會計檔案整理步驟如下:
(一)決算報表
1、按“卷”整理。一冊(本)為一卷,編制一個檔號,檔號構(gòu)成:全宗號-目錄號-案卷號。
2、編頁號:以有效內(nèi)容的頁面為一頁。單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號,雙面書寫的文件材料,正面在其右上角,背面在其左上角編寫頁號。
3、填寫會計檔案盒的封面及盒脊
(1 ) 全宗名稱:全宗名稱相當(dāng)于立檔單位的名稱,填寫時和會計憑636f707962616964757a686964616f31333361323563證盒正面上的“單位名稱”要求一致。
(2)案卷題名:由整理會計檔案的人員自擬。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括本盒會計檔案的形成單位、時間、內(nèi)容、類別。
(3)起止時間:填寫形成本盒會計檔案的起止年月日。
(4)卷數(shù)、張數(shù):填寫本盒內(nèi)會計檔案的總卷數(shù)和總張數(shù)。
(5 )保管期限:按照《會計檔案保管期限表》填寫該盒會計檔案的保管期限。
(6)全宗號、目錄號
(7)案卷號:填寫本盒內(nèi)會計檔案的案卷號或案卷起止號,在案卷起號和止號之間用“一”隔開。
(8)盒號:暫不填。
(9)填寫會計檔案盒盒脊項目。
4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)(1)點“檔案著錄”中的“案卷著錄標(biāo)引” → 點“添加”→ 檔案類別“會計檔案” →二級類目“財務(wù)報告類” →保管期限“永久” →年度“2016” →題名2016年決算報表” →文件開始時間→文件截止時間→件數(shù)(該卷盒內(nèi)文件份數(shù))→載體數(shù)量(最后一個頁號)→點保存。
(二)會計賬簿1、有頁號的可不再另編頁號。
2、其他操作與決算報表一樣,只是目錄號不同。銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬使用同一目錄號,案卷號連續(xù)編。
3、如果銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬幾年記在一個賬簿上的,則用完后歸檔。(最多兩年使用一冊賬簿)
4、總賬、明細賬與銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬操作步驟一樣,只是目錄號不同。
5、錄入電子文檔管理系統(tǒng)
步驟同“年度決算報表”,只是二級類目選“會計賬簿類”.
(三)會計憑證1、排列:按年度的先后排列,同一年度內(nèi)按月份的先后排列。
2、會計憑證的編號:
每本憑證一個檔號,全部編完,年度與年度之間拉通編。會計憑證封面有檔號的填在檔號處,沒有檔號的填在會計憑證封面左上角空白處。
3、裝盒并填寫:
編號完成后,按順序裝入會計檔案憑證盒,裝滿一盒再裝下一盒。填寫會計檔案憑證盒封面及盒脊。根據(jù)會計憑證封面的有關(guān)項目對應(yīng)填寫,填寫方法與會計憑證封面一致。
(1)單位名稱:填寫形成會計檔案的單位名稱,必須用全稱或通用簡稱。
(2)會計憑證名稱:填寫能夠反映會計憑證用途或內(nèi)容的名稱,如:“收款會計憑證”、“付款會計憑證”、“轉(zhuǎn)賬會計憑證”或“基建會計憑證”、“工會會計憑證”、“預(yù)算外會計憑證”等。
(3) 時間:填寫本盒會計憑證所屬年月。
(4) 起止時間:填寫本盒會計憑證的起止年月日。
(5) 歸檔時間:填寫單位內(nèi)財務(wù)部門向檔案部門移交會計檔案的年月。
(6) 立卷人:填寫整理本盒會計憑證的人員姓名。
(7) 保管期限:根據(jù)財政部和國家檔案局1998年頒布的《會計檔案保管期限表》確定填寫該案卷的保管期限。
(9)全宗號:填寫檔案館給立檔單位編制的代號。
(10) 目錄號:填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號,在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號。
(11)案卷號:目錄內(nèi)案卷的順序編號,在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。
(12) 會計憑證盒盒脊填寫方法
盒脊項目與正面有關(guān)項目對應(yīng)填寫。
4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)
步驟同“年度決算報表”,只是二級類目選“會計憑證類”,并錄入憑證起止號。
(1)每年形成的會計檔案,都應(yīng)由會計機構(gòu)按照歸檔的要求,負責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。
(2)當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由本單位會計機構(gòu)保管1年。期滿之后,應(yīng)由會計機構(gòu)編制移交清冊,移交本單位的檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。
(3)移交本單位檔案機構(gòu)接收保管的會計檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝,個別需要拆封重新整理的,檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責(zé)任。
(4)對會計檔案應(yīng)當(dāng)科學(xué)管理,做到妥善保管.存放有序.查找方便。同時,嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損.散失和泄密
會計檔案的保管:
(一)加強會計檔案管理,理順會計檔案管理體制。
(二)規(guī)范會計檔案立卷。
(三)規(guī)范會計檔案保管。已建立綜合檔案室的單位,財會部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù),將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位,會計檔案暫由財會部門妥善保管,但要由專人負責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。對已離任的會計人員,其會計檔案應(yīng)交本單位綜合檔案室或財會部門保管,不得自行存放。對已終止會計核算業(yè)務(wù)的單位或部門,其會計檔案應(yīng)交上級檔案室保管。凡未移交的單位或個人,應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。
(四)規(guī)范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。
會計 檔案 的管理有哪幾個方面?
會計檔案的管理包括造冊歸檔、制定使用及借閱手續(xù)、確定保管期限、嚴(yán)格履行銷毀手續(xù)等方面。
各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理 制度 ,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
會計檔案的管理工作主要包括以下幾個方面:
1、造冊歸檔
各單位每年形成的會計檔案,應(yīng)由會計機構(gòu)按照歸檔要求,負責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊,移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。
2、制定使用及借閱手續(xù)
各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)本單位負責(zé)人批準(zhǔn),可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員,嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應(yīng)當(dāng)建立會計檔案查閱、復(fù)制登記制度,應(yīng)設(shè)置“會計檔案查閱登記簿”,用來登記查閱人、查閱日期、查閱理由、歸還日期等。
本單位人員查閱會計檔案,需經(jīng)過會計主管人員同意;外單位人員查閱會計檔案,要經(jīng)過單位負責(zé)人批準(zhǔn),并出具正式 介紹信 。
3、遵守保管期限和履行銷毀手續(xù)
會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。具體如?企業(yè)和建設(shè)單位會計檔案保管期限。
(1)會計檔案的整理立卷。會計年度終了后,對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法,即:分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一,并分門別類按各卷順序編號。①分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。一般將財務(wù)會計資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他。②檔案形成統(tǒng)一。案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一。③管理要求統(tǒng)一。建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。(2)會計檔案的裝訂。會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。①會計憑證的裝訂。一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。A.會計憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作:a.分類整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號是否齊全;b.按憑證匯總?cè)掌跉w集(如按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊的本數(shù);c.摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;d.整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全;e.記賬憑證上有關(guān)人員(如財務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等)的印章是否齊全。B.會計憑證裝訂時的要求:a.用“三針引線法”裝訂,裝訂憑證應(yīng)使用棉線,在左上角部位打上三個針眼,實行三眼一線打結(jié),結(jié)扣應(yīng)是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;b.憑證外面要加封面,封面紙用尚好的牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;c.裝訂憑證厚度一般1.5厘米,方可保證裝訂牢固,美觀大方。會計憑證裝訂后的注意事項。a.每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章;b.在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號,以便于調(diào)閱。②會計賬簿的裝訂。各種會計賬簿年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其他賬簿應(yīng)按時整理立卷?;疽笫牵篈.賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符,賬頁數(shù)是否齊全,序號排列是否連續(xù);然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。B.活頁賬簿裝訂要求:a.保留已使用過的賬頁,將賬頁數(shù)填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用質(zhì)好的牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊。b.多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝,應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。c.在本賬的封面上填寫好賬目的種類,編好卷號,會計主管人員和裝訂人(經(jīng)辦人)簽章。C.賬簿裝訂后的其他要求:a.會計賬簿應(yīng)牢固、平整,不得有折角、缺角,錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。b.會計賬簿的封口要嚴(yán)密,封口處要加蓋有關(guān)印章。c.封面應(yīng)齊全、平整,并注明所屬年度及賬簿名稱、編號,編號為一年一編,編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬。d.會計賬簿按保管期限分別編制卷號,如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號;總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。③會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報送后,留存的報表按月裝訂成冊謹(jǐn)防丟失。小企業(yè)可按季裝訂成冊。第一,會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數(shù),上邊和左邊對齊壓平,防止折角,如有損壞部位修補后,完整無缺地裝訂;第二,會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底;第三,按保管期限編制卷號。(3)會計檔案的保管?!稌嫏n案管理辦法》規(guī)定:“當(dāng)年會計檔案,在會計年度終了后,可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年,期滿之后原則上應(yīng)由財務(wù)會計部門編制清冊移交本單位的檔案部門保管。”根據(jù)上述規(guī)定,會計檔案的保管要求主要有:①會計檔案的移交手續(xù)。財務(wù)會計部門在將會計檔案移交本單位檔案部門時,應(yīng)按下列程序進行:A.開列清冊,填寫交接清單;B.在賬簿使用日期欄填寫移交日期;C.交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。②會計檔案的保管要求。A.會計檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方,并遠離易燃品堆放地,周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防火器材;B.采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布,遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞;C.會計檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑,經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生,以防蟲蛀;D.會計檔案室保持通風(fēng)透光,并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方,以利查閱,并防止潮濕;E.設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿,嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密;F.會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。③會計檔案的借閱。A.會計檔案為本單位提供利用,原則上不得借出,有特殊需要須經(jīng)上級主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會計主管人員批準(zhǔn)。B.外部借閱會計檔案時,應(yīng)持有單位正式介紹信,經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù);單位內(nèi)部人員借閱會計檔案時,應(yīng)經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后,辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認真填寫檔案借閱登記簿,將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。C.借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記,拆散原卷冊,也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件(如有特殊情況,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件)。D.借出的會計檔案,會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回,并辦理注銷借閱手續(xù)。④會計檔案的保管期限。各種會計檔案的保管期限,按其特點可分為永久性和定期性兩類。凡是在立檔單位會計核算中形成的,記述和反映會計核算的,對工作總結(jié)、查考和研究經(jīng)濟活動具有長遠利用價值的會計檔案,應(yīng)永久保存。定期保管期限分別為3年、5年、10年、15年、25年5種。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起,如:1996年度終了日為12月5日,保管期限按1997年元月1日開始計算。為了全面反映會計檔案情況,上檔部門應(yīng)設(shè)置“會計檔案備查表”及時記載會計檔案的保存數(shù)、借閱數(shù)和歸檔數(shù),做到心中有效、不出差錯。