智慧檔案管理與大數(shù)據(jù)解決方案的領(lǐng)航者,讓信息價值超越期待
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法律分析:法律沒有對采購合同存檔的問題作出相關(guān)規(guī)定。一般來說,合同存檔一般由公司檔案管理部門匯合分類管理,個人簽訂的合同也應(yīng)當(dāng)妥善保管,因為發(fā)生糾紛時,合同原件具有相對較強(qiáng)的證明力,能夠維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益。合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同,受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。狹義合同指一切民事合同。還有最狹義合同僅指民事合同中的債權(quán)合同。
法律依據(jù):《中華人民共和國民法典》第一百一十九條 依法成立的合同,對當(dāng)事人具有法律約束力。
合同整理歸檔最有效的辦法是歸檔、匯總、留存電子版,然后建立客戶評價系統(tǒng),并定期匯總、整理、分類、分析。 合同應(yīng)交由企業(yè)檔案管理部門進(jìn)行歸檔,檔案管理一般為法務(wù)部門或行政部門。合同登記的項目應(yīng)由企業(yè)的業(yè)務(wù)部門與歸檔部門一同匯總,共同完成登記工作。合同歸檔之前進(jìn)行掃描,留存合同電子版,做到紙質(zhì)文件與電子文件的統(tǒng)一。建立客戶檔案信息。通過簽署合同得知的客戶信息進(jìn)行匯總,方便日后查詢。然后,建立客戶評價系統(tǒng),并定期對合同進(jìn)行匯總、整理,從不同的角度對合同進(jìn)行分類、分析。
《中華人民共和國民法典》 第四百六十九條 當(dāng)事人訂立合同,可以采用書面形式、口頭形式或者其他形式。書面形式是合同書、信件、電報、電傳、傳真等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。以電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件等方式能夠有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容,并可以隨時調(diào)取查用的數(shù)據(jù)電文,視為書面形式。
合同歸檔對企業(yè)的作用是什么
企業(yè)的目標(biāo)是對利潤的追求,合同是企業(yè)對外行為的規(guī)則。企業(yè)的利潤是企業(yè)一個經(jīng)營期間的勞動成果,在這個經(jīng)營過程中企業(yè)會訂立各種各樣的合同,如果每份合同通過履行都能帶來利潤,那么企業(yè)便實現(xiàn)了自己長期經(jīng)營管理的目標(biāo),因此加強(qiáng)合同的動態(tài)管理,防止在合同的訂立、履行,監(jiān)督等各個環(huán)節(jié)發(fā)生各類法律風(fēng)險才能為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)盈利。因此,合同是企業(yè)經(jīng)營管理的載體、是企業(yè)的利潤之舟。企業(yè)是通過自己的行為來獲取盈利的。企業(yè)的行為可分為外部行為和內(nèi)部行為。作為企業(yè)在對外實施行為時應(yīng)當(dāng)遵循合同的約定,也就是按照協(xié)議雙方簽訂的協(xié)議辦事,而協(xié)議的簽訂所依照的是國家的法律法規(guī),因此,加強(qiáng)企業(yè)的合同管理可以保證企業(yè)依法治企,不至于在實施對外行為時受到不必要的各類懲罰。
合同歸檔可以參考如下機(jī)種方法進(jìn)行:
1.合同的項目分類
2.合同的簽訂時間
注:在歸檔之前,對合同編號,登錄合同有效期限。以便于后續(xù)查閱。
合同簽訂之后,重點(diǎn)在于對合同的履行進(jìn)行管理:
即對合同進(jìn)行登記,分解和落實各階段的合同具體任務(wù)(權(quán)利與義務(wù))。
對進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督
隨時掌握對方的履行狀況,防止自身債權(quán)的落空。
及時采取保全措施,切實保障自身的債券實現(xiàn)。
物資采購合同的基本管理方法是;一、合同分類
1、按采購物資不同的性質(zhì)(使用價值
、價格)進(jìn)行分類;
2、按物資的原產(chǎn)地進(jìn)行分類;
3、按不同的供應(yīng)商進(jìn)行分類;
4、按不同的存放地點(diǎn)進(jìn)行分類;
二、合同編號,結(jié)合上述分類,按合同簽訂的具體時間(年月日)進(jìn)行編號。如;010203040005;01表示物資類別;02表示物資的原產(chǎn)地;03表示物資供應(yīng)商;04表示物資存放地;最后四位數(shù)表示合同簽訂時間。
三、合同歸檔存放,按合同編號分柜進(jìn)行存放歸檔。