電子人事檔案怎么管理

做好人事檔案管理工作
1 依法治檔，建立健全檔案管理工作制度
　　構建完善的檔案資料管控制度體系，保障檔案資料管理工作依照流程化、正規(guī)化、科學化的軌道有序運行，這是搞好檔案工作的關鍵。因此，首先要用制度去規(guī)范檔案工作；其次要用制度去保證檔案工作，高效完善的組織機構及運作機制是實施檔案管理工作的基本保障。長期的檔案資料管理工作過程提醒我們，在所有建檔部門內部設立完整的檔案管理室，設置檔案管理工作的分管負責人、檔案管理處主任及檔案室工作人員，清晰劃分各部門職責，且依照單位內部設置的具體機構組成狀況配設備兼職型檔案管理人員，由此組建出完整的檔案資料管控網絡化機制，其是完全滿足現階段檔案管理部門工作現實需求的。
2 增強檔案信息化管理的安全意識
　　當今網絡訊息化技術使單位人事檔案資料的管理工作走向了高品質、快節(jié)奏的發(fā)展道路，然而其亦給現實的檔案資料管理過程造成了一些安全缺陷?，F階段，一些單位在開展檔案資料訊息化管理工作中，其安全觀念表現出極為的淡薄狀態(tài)，往往出現檔案訊息資料的遺失及暴露，并由此帶來巨大的組織功能隱患。并且對電子型檔案資料保管中實施的升格式版本的非兼容品質及不能辨認性，存放檔案材料以及其承載軟件的易受損等問題的輕視，時?？梢l(fā)對珍貴檔案訊息資源的傷害。在管理中，一定要對人事檔案管理的相關政策進行認真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，對訊息參數庫內儲存的相關價值性數據依照運作權限范圍實施規(guī)范化的內容分類及加密處理，須精細處置好訊息檔案資料的保管和運用的關系，不但須消除只求穩(wěn)定、不思創(chuàng)新的保守思想，還應防范隨意變更、沒有規(guī)則的馬虎思想。
3 采用公文制發(fā)的方式
　　檔案是由公文逐漸發(fā)展轉化而來的。所以，公文制發(fā)的質量，就會對以后的檔案的質量產生重要的影響。這就需要我們在公文制發(fā)的時候，應該認真遵從正規(guī)化及精準化的模式展開制發(fā)工作，進而大幅度提升檔案資料管理品質，促使檔案資料管理過程可以更加精準化及正規(guī)化。第一，需真正實現檔案材料所用的紙張及格式的完整匹配，也就是說要使紙張和質量相一致，而且其格式必須統(tǒng)一，完美遵照國家的統(tǒng)一控制基準。第二，須審查在編制發(fā)布公文的過程中是否滿足正規(guī)的操作程序，公文材料的樣式及其內容是否屬實。第三，須確保編制公文材料的字跡規(guī)范清晰，使用規(guī)定的文種。這樣，才能夠使日后的檔案資料管控過程能夠真正實現規(guī)范化和標準化。
4 實施“以我為主”的立卷歸檔原則即為推進檔案工作標準化、規(guī)范化的關鍵環(huán)節(jié)
　　其總體任務是達到檢索運用簡潔化、案卷規(guī)整化以及應用價值的最高化的檔案保管目標。使用“以我為主”的立卷歸檔原則，全宗的完整性要注意有效地維護。為使檔案完整，在歸檔工作中把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，既要注意歸檔文件防止散失，同時又要分清主次，掌握重點。
5 提高人事檔案管理人員的綜合素質
　　事業(yè)單位人事檔案管理工作在很大程度上都會取決于管理人員的專業(yè)素質和道德素質，其承擔的責任是非常重要的。所以，想要加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的信息化、規(guī)范化和標準化，就需要不斷地加強檔案管理人員的專業(yè)素質，要注重培訓，提高其專業(yè)技能。同時，還需要進行適當的思想道德教育，使其具有一定的政治覺悟，形成一定的管理意識。

如何做好HR檔案管理

如何做好HR檔案管理

一、我們公司的人事檔案主要包含以下幾項內容：

1、反映員工基本信息的資料，如簡歷、照片與身份證/畢業(yè)證/資格證等相關證件的復印件等;

2、反映員工面試入職評定的資料，如面試評估表、入職登記表、入職體檢報告、背景調查報告等;

3、勞動關系與相關待遇確認資料，如勞動合同、薪資確認表、工資銀行卡/社?？?住房公積金卡申辦資料或原卡的復印件等;

4、相關制度或文件確認資料，如員工手冊、考勤制度、獎懲制度、法律文書送達地址確認書等的簽字確認文件或登記表格;

5、服務期及保密和競業(yè)避止約定資料，如培訓服務期協(xié)議、保密協(xié)議、競業(yè)避止協(xié)議等;

6、在職管理中陸續(xù)歸檔的資料，如試用轉正申請審批記錄、培訓記錄(簽到表、培訓成績)、獎懲記錄、調崗記錄、調薪記錄、月/季/年度績效考評記錄等;

7、員工已離職的，其離職相關資料也會一并入檔，如離職申請表、離職手續(xù)辦理一覽表、離職訪談記錄表、離職證明等。

二、人事檔案管理的操作規(guī)范和具體措施：

1、我們公司HR部門有專門的人事檔案管理員，其職責主要負責紙質檔案的建檔、整理和保管以及電子檔案的及時錄入和管理。

2、人事檔案屬公司重要保密資料，公司規(guī)定員工入職一周內，HR部門必須完成建檔工作，且一經建檔，不得擅自銷毀，即使員工離職，最少得再保存兩年不得銷毀，有競業(yè)避止期限的則需保存更長。

3、我們設有專門的人事檔案保管室，主管以上人員因工作原因可借閱其下屬員工檔案，但僅限于在檔案保管室現場借閱查看，且需經上一級主管領導和HR部門負責人的同時簽批核準，方可借閱。

4、電子檔案永久保存，只能查閱，不能下載或拷貝，且我們對各級管理人員根據其管轄范圍設置了查看權限密碼，不能越級或跨部門查看，只能看自己及下屬的電子檔案，且有的敏感信息還會單獨設置更高級別的查看權限，如薪酬、獎懲、績效等。

5、其它規(guī)范，如編號管理、檔案室管理規(guī)定、借閱檔案登記記錄、電子檔案錄入時效管理(涉及敏感的薪酬等有財務人員單獨錄入)、準確性和操作注意事項等，對檔案管理員進行全面的規(guī)范指導和考核考檢查，確保檔案管理萬無一失。

三、人事檔案管理風險規(guī)避：

人事檔案管理屬人力資源管理的`基礎性工作，我們公司已做得相對比較成熟穩(wěn)定，基礎上沒有什么風險，該規(guī)避的和防范的地方我們也都基本上做到了。如：

1、人事檔案中該有的員工基本資料要有，不能缺失，如前所述。

2、該要員工簽名確認的制度、文件、資料，要有簽名，不能沒有，如勞動合同、法律文書送達地址確認書、員工手冊及各項制度的員工閱知承諾簽字確認，培訓記錄、獎懲記錄等的員工簽字等。

3、注意建檔或(續(xù))簽字的時效性，不能過期不(續(xù))簽，如勞動合同的(續(xù))簽訂、員工試用期評估和轉正辦理。

4、做好相應的保密和查閱權限管理、妥善保存保管等工作。

企業(yè)人事檔案如何管理

人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據。像人力資源規(guī)劃，也叫人力資源計劃，是組織擁有一定質量和必要數量的人力，求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配，那么，企業(yè)人事檔案如何管理呢?

第一條 管理部門

1、公司客戶服務中心為檔案管理部門，設置檔案專管崗位，由一人全權負責。

2、文書結案后，原稿由檔案專管人員歸檔，經辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務處理需要，原稿須由經辦部門保管者，應經客戶服務中心部門主管同意后妥為保存，客戶服務中心以影本歸檔，原稿用畢后仍應送客戶服務中心歸檔并換回影本。

第二條 文件點收

文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：

1、檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。

2、文件如經抽存者，應有客戶服務中心部門主管及檔案專管的'簽認。

3、文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。

4、與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。

第三條 文件整理

1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。

3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。

一、公司檔案管理

1、各部門將本部門資料每周五到公司文秘處登記、存檔。

2、文秘收到資料記入電子目錄保存，分類裝訂成冊歸檔。

3、公司人員查閱、借出資料由部門經理簽字確認，但查閱、借出合同類檔案由本部門經理簽字，中心經理審批確認。

4、使用公章，由本部門經理簽字，中心經理審批確認;借出公章，由本部門經理簽字，中心經理審批確認，本部門經理攜章隨同。

5、薪資福利類保密文件由招聘社保專員建檔保存。

二、人事檔案管理

1、綜合人事部在員工試用期滿，向其人事檔案關系所在單位開出"調函"，交員工或其委托人，在規(guī)定時間內將檔案轉入公司。

2、持已解除的勞動合同書、解除勞動合同協(xié)議書和調入單位的調函后，綜合人事部辦理調出手續(xù)。

三、員工檔案管理

1、招聘專員將入職后辦理的所有資料進行整理，交由綜合人事部經理，建立員工檔案。

2、將《新員工考核表》、《月度考核表》、《轉正申請表》等有關個人的資料一并放入公司員工檔案。

3、所有的培訓評估、獎懲記錄、異動記錄將存入員工檔案。

4、離職員工檔案，公司保留一年。

人事檔案怎么管理啊

(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。

(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：

1、突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：

2、對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。

3、發(fā)現某些損害之后，如發(fā)現材料變霉，發(fā)現了蟲蛀等。

轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的。

擴展資料：

檔案八大功能。

其一、取消暫緩就業(yè)后，保留干部身份，大學畢業(yè)后由學生身份轉為干部身份；

其二、不需要辦理暫住證，并可以申請入住公租房和申購經濟適用房；

其三、參加公務員或事業(yè)單位考試，可以提供身份證明；

其四、南方人才市場檔案掛靠可在廣州辦理各種職稱評審及考證；

其五、辦理社會養(yǎng)老、工傷、失業(yè)、醫(yī)療保險、住房公積金；

其六、連續(xù)計算工齡，對需要廣州戶口的崗位將不再失去競爭機會；

其七、辦理工作調動時需要個人檔案；

其八、身份證、港澳通行證和出國護照等可即時在廣州辦理。

檔案的作用

真正能證明你學習經歷的就是你的檔案。檔案里面有你各個時期的學籍卡、成績單、各方面的評語、獲獎證明、還有你的黨團材料。這些都是原始材料，不可復制。檔案雖然“光輝不再”，但并不等于是隨處可丟棄的“雞肋”，專家建議：應屆生應關心自己的檔案，免得未來不必要的麻煩。

檔案與工齡：很多大學畢業(yè)生找到工作后，沒有及時辦理參加工作手續(xù)，工作幾年后仍然是學生身份，從而影響了自己的轉正定級，也影響到工齡和退休金的計算。

檔案與福利：畢業(yè)生在個人辦理養(yǎng)老保險、繼續(xù)深造(如出國、考研)、考公務員等事關個人切身利益的問題時，都要用到檔案。

檔案與因公出國政審：因公出國政審也必定要依據人事檔案進行政治審查，如果檔案材料不全，政審機構就會拒絕審查。

補辦檔案與原始材料：雖然現在有的單位可以補辦新檔案，但以前的經歷、工資、職稱等歷史原始材料將不復存在，勢必造成一定損失。

參考資料：百度百科——人事檔案管理