銷售合同整理歸檔表格

法律分析：1、合同應(yīng)交由企業(yè)檔案管理部門進行歸檔，檔案管理一般為法務(wù)部門或行政部門。為保穩(wěn)妥，建議企業(yè)每個合同至少應(yīng)留存兩份原件，并分別放置兩個地方獨立留存。2、合同登記的項目應(yīng)由企業(yè)的業(yè)務(wù)部門與歸檔部門一同匯總，共同完成登記工作。有些企業(yè)僅登記合同中的收、付款信息，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，登記應(yīng)至少包括對方主體信息、主要項目內(nèi)容、本企業(yè)合同負(fù)責(zé)人、對方合同負(fù)責(zé)人、主要權(quán)利義務(wù)履行期限、付款節(jié)點、收款節(jié)點、涉及資產(chǎn)購買的還應(yīng)進行資產(chǎn)登記。3、合同歸檔之前進行掃描，留存合同電子版，做到紙質(zhì)文件與電子文件的統(tǒng)一。日后非必須使用原件時，查詢電子版本即可。4、建立客戶檔案信息。通過簽署合同得知的客戶信息進行匯總，方便日后查詢。匯總的信息應(yīng)包括客戶主體信息、聯(lián)系方式、業(yè)務(wù)成交過程中的重點注意事項等，為日后客戶回訪及老客戶維護提供信息支持。5、建立客戶評價系統(tǒng)。每簽署一份并執(zhí)行完畢的合同，請客戶對本企業(yè)進行評價，以收集自身企業(yè)在合作過程中的不足，并進行對應(yīng)的完善改進工作。6、定期對合同進行匯總、整理，從不同的角度對合同進行分類、分析。

法律依據(jù)：《中華人民共和國民法典》

第四百六十四條 合同是民事主體之間設(shè)立、變更、終止民事法律關(guān)系的協(xié)議。婚姻、收養(yǎng)、監(jiān)護等有關(guān)身份關(guān)系的協(xié)議，適用有關(guān)該身份關(guān)系的法律規(guī)定;沒有規(guī)定的，可以根據(jù)其性質(zhì)參照適用本編規(guī)定。

第四百六十五條 依法成立的合同，受法律保護。依法成立的合同，僅對當(dāng)事人具有法律約束力，但是法律另有規(guī)定的除外。

《中華人民共和國檔案法》

第四條 檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。

第九條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)確定檔案機構(gòu)或者檔案工作人員負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。中央國家機關(guān)根據(jù)檔案管理需要，在職責(zé)范圍內(nèi)指導(dǎo)本系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)工作。

合同如何歸檔

　　一、合同、協(xié)議檔案是一個單位全部檔案的重要組成部分，它是企事業(yè)單位對外進行經(jīng)營活動、對內(nèi)進行人事管理的有效憑證，在維護企事業(yè)單位合法權(quán)益方面發(fā)揮著不可替代的重要作用
　　(一)合同協(xié)議檔案反映了企事業(yè)單位對外經(jīng)營活動的情況，是處理經(jīng)濟糾紛、切實維護自身合法權(quán)益的有效憑證。合同、協(xié)議檔案在我校的經(jīng)營管理工作中發(fā)揮了重要作用，例如：2001年學(xué)校對外承包食堂，在承包期未滿時，承包方就以利潤微薄等理由要求退出，我校根據(jù)承包協(xié)議合法的沒收了承包方交納的押金，保證了校方的利益。又如：2003年我校建設(shè)教學(xué)樓，8月份與某工程隊簽訂了《建筑施工合同》，合同中雙方商定了鋼材的價格，到了年底全國鋼材價格猛漲，工程隊向我校提出要給予鋼材價格補貼的要求，并以停工相威脅;我校根據(jù)合同據(jù)理力爭，最終工程隊只好按照合同的規(guī)定繼續(xù)施工并如期完成了教學(xué)樓建設(shè)。
　　(二)合同、協(xié)議檔案也是處理人事問題的依據(jù)。反映企事業(yè)單位與員工聘用情況的合同、協(xié)議檔案是人事檔案的重要組成部分，是單位與被聘用者之間對考核標(biāo)準(zhǔn)、聘用時間、聘用待遇的事先約定,具有法律效力。前些年企事業(yè)單位內(nèi)部往往是正式員工、招聘人員、內(nèi)退人員、停薪留職人員、待崗人員、臨時工等多種身份的人員并存，現(xiàn)在我國加大了企事業(yè)單位人事制度改革，各單位在處理停薪留職、待崗、內(nèi)退人員的問題時，就必須以合同、協(xié)議檔案作為參考依據(jù);在實施全員聘任工作時，就更要注重做好合同、協(xié)議的歸檔工作。
　　二、影響合同、協(xié)議歸檔的主要因素
　　(一)從業(yè)人員法律意識淡保1999年我國制定并頒布了全國統(tǒng)一的《合同法》，合同、協(xié)議成為了具有法律效力的有效憑證?？墒怯行┞毠げ粚W(xué)法、不懂法、更不會用法，不懂得在市場經(jīng)濟下合同所具有的法律效力，不了解市場與合同的必然聯(lián)系和相互依存的關(guān)系，只顧到市場承攬業(yè)務(wù)，卻不去簽訂合同或草簽合同或簽了合同也不及時歸檔，結(jié)果遇到糾紛就沒有協(xié)商與調(diào)解的依據(jù)，或者依據(jù)不足，只好“啞巴吃黃連，有苦說不出”。
　　(二)從業(yè)人員對歸檔合同和合同管理相互依存的關(guān)系缺乏認(rèn)識。合同管理是合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止以或解除全過程的管理。合同產(chǎn)生在合同管理的前期階段，在開始履行合同后，從業(yè)人員往往以為合同、協(xié)議的作用就到此為止了，忽視了合同、協(xié)議的歸檔工作;可是合同管理的問題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期履行階段，如果在履行階段出現(xiàn)質(zhì)量問題、經(jīng)濟糾紛，企業(yè)就無法利用歸檔合同來維護自身的合法權(quán)益。
　　(三)企事業(yè)單位合同歸檔管理制度不夠完善，部分合同、協(xié)議仍處于分散狀態(tài)。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和人事制度改革的推進，各企事業(yè)單位產(chǎn)生的合同、協(xié)議越來越多，在人們的法律意識、檔案意識還不夠穩(wěn)固的現(xiàn)狀下，缺乏對合同歸檔程序的明確規(guī)定，個別職能部門為了工作方便，簽訂的合同往往不顧及單位存檔需要，將合同自行保管，造成分散管理。
　　(四)合同歸檔管理的信息化程度不高。很多單位簽訂的是紙質(zhì)合同，合同歸檔后仍然以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式存在，沒有按照現(xiàn)代化管理理念、應(yīng)用先進的合同歸檔管理軟件把合同以電子文件的形式歸檔管理。

如何進行合同檔案管理

如何進行合同檔案管理
合同的相應(yīng)負(fù)責(zé)人應(yīng)了解正常的合同程序，規(guī)范合同的形式，必須起到合同材料搜集的齊全并保管和移交給檔案部門，從合同的特點可以清楚地知道，合同必須有全面的關(guān)聯(lián)材料，不可隨意擬定，應(yīng)該按照標(biāo)準(zhǔn)的合同規(guī)范走，這樣可以減少企業(yè)與相關(guān)主體的糾紛情況。檔案部門也要隨時進行合同檔案的整理與歸納，確保合同的完整性。公司要制定相關(guān)的規(guī)定，每年在規(guī)定時間內(nèi)進行合同的審查以避免可能發(fā)生的情況。
企業(yè)正常的檔案管理，是將其分散到檔案管理的兩大類型當(dāng)中，因此我們應(yīng)該進行改革與創(chuàng)新，根據(jù)每一個企業(yè)的不同特點進行合同分類管理，其中包括在每一個檔案分類中對合同進行單獨分類，建立單獨的歸檔處理，打破以往過于分散的合同歸檔，也可以按照《合同法》合同種類的相關(guān)規(guī)定進行合同歸檔管理，這樣檔案就清楚明確了。

各個部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人對合同必須重視起來，建立合同確立意識。檔案管理人員也必須要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，認(rèn)知到合同是公司企業(yè)發(fā)展關(guān)鍵，也是企業(yè)發(fā)展的記錄者。其應(yīng)該對合同進行精細(xì)規(guī)劃，可以對合同進行統(tǒng)一的編號處理，每一份合同都有自己唯一的標(biāo)號，方便查找與保管。

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合同檔案如何編碼歸類

　　1.技術(shù)服務(wù)合同編號方法：
　　1.1一級編碼：根據(jù)項目名稱分類，一級編號代碼由二到四個大寫字母表示，大寫字母是項目名稱漢字拼音的第一個聲母。重大合同編號應(yīng)由綜合管理部對項目簡稱代碼進行明確規(guī)定，并發(fā)布給各部門予以執(zhí)行。
　　1.2二級編碼：根據(jù)部門名稱分類。根據(jù)部門名稱分為“綜合”、“人力”、“規(guī)劃”、“技術(shù)”、“財務(wù)”，代碼分別為ZH、RL、GH、JS、CW。
　　1.3 三級編碼：根據(jù)合同簽訂先后順序編流水號，在前三類的最小類范圍內(nèi)進行連續(xù)編號，編號代碼為三位阿拉伯?dāng)?shù)字，從001自999分別連接至各二級代碼之后;
　　1.4編號舉例：
　　如公司簽訂的第一份技術(shù)服務(wù)合同，則其合同編碼為： JSFW-JS-001

　　2.管理類合同編號方法：
　　2.1一級編碼：部門代號。
　　2.2二級編碼：相應(yīng)編號按下列括號中漢字表示。
　　2.2.1.勞動合同（勞動）：包括所有勞動合同；
　　2.2.2.固定資產(chǎn)管理合同（資產(chǎn)）：包括固定資產(chǎn)（含辦公用品）采購、維修、維護等合同；
　　2.2.3融資合同（融資）：包括借款合同或綜合融資授信協(xié)議等合同；
　　2.2.4其他合同（其他）：包括不能歸入任何項目的戰(zhàn)略性合同、按揭合作協(xié)議、集團購買或工程款抵扣的商品房買賣合同、房屋租賃、公司設(shè)立、股權(quán)轉(zhuǎn)讓、委托薪金調(diào)查、培訓(xùn)、發(fā)布招聘廣告、聘請法律顧問、商標(biāo)申請代理等各種合同。
　　2.3三級編碼：按簽約年份分類，編號代碼為年份的四位阿拉伯?dāng)?shù)字。
　　2.4四級編碼：根據(jù)合同簽訂先后順序編流水號，在前四級編碼的最小類范圍內(nèi)進行連續(xù)編號，編號代碼為四位阿拉伯?dāng)?shù)字，從0001自9999。
　　2.5編號舉例：
　　人力資源部2004年第8份勞動合同，則編號為： RL-勞動-2004-0008

　　3.銷售租賃類合同編號方法：
　　3.1一級編碼：一級編號代碼由“銷售”二字漢字拼音的第一個聲母大寫字母表示。
　　3.2二級編碼：同技術(shù)服務(wù)合同編號方法1.1。
　　3.3三級編碼：根據(jù)銷售產(chǎn)品的品名型號及編號表示。