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云匯檔案整理

時(shí)間:2022-12-31 作者:老師 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

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檔案管理系統(tǒng),通過(guò)建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范整個(gè)文件管理,包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理;構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái),支持檔案管理全過(guò)程的信息化處理,包括:采集、移交接收、歸檔、存儲(chǔ)管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式,以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ),業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺(tái)之上。
以滿惠檔案管理云為例,其具有集中管控、采集歸檔、自動(dòng)編碼、系統(tǒng)追溯、實(shí)時(shí)備份、檔案統(tǒng)計(jì)等功能,是一個(gè)集檔案收、管、存、用于一體的智能綜合檔案管理平臺(tái),能夠有效解決傳統(tǒng)檔案事后管理導(dǎo)致的耗時(shí)長(zhǎng)、工作量大、易出錯(cuò)等問(wèn)題,提高檔案資源的開發(fā)與利用效率,實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期信息化管理。

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檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括:檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

這些工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的,也有分為 8個(gè)環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。

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檔案管理如何高效?哪個(gè)平臺(tái)好用?

1、社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。
檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一,規(guī)格各異,各自開發(fā)的軟件不能互用,并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng),由于不能互調(diào),就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。
2、檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化仍需改進(jìn)。
檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因,館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高,特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng),系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng),無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),這也制約了檔案信息工作電子化。
3、檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮,越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤,現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
4、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。
實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化。首先要有現(xiàn)代化的人,管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平,不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才,其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備,仍不能充分發(fā)揮作用,就談不上檔案信息電子化了。
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