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一、會前要精心準(zhǔn)備
領(lǐng)導(dǎo)在不同時間、地點、場合的講話,體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)的工作思路以及工作安排和要求。因此,做好會前準(zhǔn)備尤為關(guān)鍵,它決定著錄音文件的質(zhì)量和工作落實的效果。
1.深化思想意識。思想支配行動。秘書要有一種“進(jìn)京趕考”的意識,把做好會議記錄整理作為工作的頭等大事。要具備“打持久戰(zhàn)”的意識,會議從開始到結(jié)束,從聽取錄音到文件定稿,過程繁多而時間緊迫,秘書必須加班加點、通宵達(dá)旦完成,這是身與心的考驗。有些秘書把錄音整理當(dāng)作小事,于是就滋生了完任務(wù)的想法,結(jié)果導(dǎo)致錄音文件質(zhì)量低下,影響了工作開展。
2.查備記錄工具。會前要準(zhǔn)備好錄音筆、記錄本、鋼筆、備用電池等必備工具,這是一切錄音整理的前提和保障。同時,要仔細(xì)檢查錄音筆能否正常工作,包括電量和可用內(nèi)存是否充足。事實證明,很多秘書會前不重視準(zhǔn)備工作,到會場才發(fā)現(xiàn)問題,結(jié)果導(dǎo)致無法錄音或錄音效果不理想??傊瑫耙闹苊軠?zhǔn)備,確保會議錄音完整清晰。
3.收集會議資料。錄音整理要做到“知己知彼”,會前就要充分收集會議資料,了解會議背景和目的,進(jìn)一步把握文稿主旨和方向,這樣形成的文稿才具有針對性。同時,要收集會議議程、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、相關(guān)會議思想傳達(dá)提綱等材料。這項工作必須做實。秘書可利用手中的資料,提前了解會議內(nèi)容,深度把握會議細(xì)節(jié),提高會議錄音與整理的效率和準(zhǔn)確性。
二、會中要精心運籌
會中,秘書必須打起十二分精神,一邊做記錄,一邊理解會議內(nèi)容。要知道領(lǐng)導(dǎo)講了什么,重點是什么,安排了什么,切忌當(dāng)記錄機(jī)器,應(yīng)做一個有思想的記錄人。
1.巧妙運用錄音技巧。要充分利用各種錄音技巧,準(zhǔn)確、全面、清晰地采集錄音信息。全程錄音,既可以作為音像檔案保存,又可為
工作研究整理提供充足的信息資料。分段錄音,關(guān)鍵要突出重點,運用錄音筆功能設(shè)置,對每位領(lǐng)導(dǎo)講話單獨錄音,特別是主要領(lǐng)導(dǎo)的講話要全部錄取,方便會后整理。一般應(yīng)靠近音源錄音。根據(jù)會場設(shè)施,有音響設(shè)備的要把錄音筆放在音響處(一般在領(lǐng)導(dǎo)面前放一支錄音筆領(lǐng)導(dǎo)感覺會很不舒服);沒有音響設(shè)備的就要放在靠近領(lǐng)導(dǎo)的位置??傊WC錄音音質(zhì)清晰和完整。
2.充分利用會議資料。會前要認(rèn)真收集相關(guān)材料。根據(jù)會議方案等資料,可準(zhǔn)確核實到會人員,在會后的文稿整理中也能快速準(zhǔn)確反映出來。在討論文稿和領(lǐng)導(dǎo)講話時,可以把討論意見和領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場講話內(nèi)容直接反應(yīng)在文稿上,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖再增、減、刪、改,這樣就能準(zhǔn)確把握主要領(lǐng)導(dǎo)的決策意見。這是提高錄音整理效率的重要手段。
3.突出會場應(yīng)變能力。會場情況復(fù)雜多變,如電話聲、交談聲等都會干擾錄音。領(lǐng)導(dǎo)講話時如忘記開話筒(這時錄音沒有效果),就要迅速準(zhǔn)確地把領(lǐng)導(dǎo)所講內(nèi)容用文字記錄下來。在專題研究會議上領(lǐng)導(dǎo)和參會人員的發(fā)言順序和內(nèi)容也是靈活的,為此就要準(zhǔn)確記下領(lǐng)導(dǎo)的插話內(nèi)容,這些多是領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)調(diào)的重點,也是會議和形成文稿的核心部分,如不記下備查將大大增加反復(fù)聽劣質(zhì)音頻的痛苦。同時,要隨時關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)講話表情,如工作不盡如人意時,領(lǐng)導(dǎo)表情嚴(yán)肅、語氣強(qiáng)硬,會后整理文稿時就要把工作要求的力度體現(xiàn)出來。
三、會后要精心打磨
整理好會議錄音,不是簡單的復(fù)制照排,而要把錄音作為一件藝術(shù)品來打磨,確保最終形成的文稿能準(zhǔn)確體現(xiàn)會議主旨,結(jié)構(gòu)完整、語言通順。
1.緊扣大會主旨。對領(lǐng)導(dǎo)講話的主旨要明確,理解要深刻,精神要吃透。在形成文稿時,要根據(jù)會議召開的背景和目的,貫穿一種風(fēng)格,明確一種導(dǎo)向。如信訪研判會旨在討論
解決辦法,最終化解信訪問題,所以在文稿寫作中就要明確責(zé)任和時限。有些整理錄音者對會議主旨不明、要求不清,結(jié)果最終整理出的文稿偏離大方向,表達(dá)的不是領(lǐng)導(dǎo)想要表達(dá)的意思,有時甚至造成歧義,嚴(yán)重背離領(lǐng)導(dǎo)意圖。
2.確保嚴(yán)謹(jǐn)凝練。文稿要條理清楚,邏輯嚴(yán)密,層次分明。對聽不清的地方、領(lǐng)導(dǎo)講的數(shù)字、時間節(jié)點、專業(yè)術(shù)語等,要反復(fù)聽并查閱記錄,詢問職能部門予以核實,確保準(zhǔn)確無誤。對領(lǐng)導(dǎo)帶有方言的口音,辨識要準(zhǔn),口頭語要規(guī)范成書面語,不能產(chǎn)生歧義,弄出笑話。對領(lǐng)導(dǎo)講話中穿插、反復(fù)提及的工作或問題,要針對工作性質(zhì)或問題類別加以梳理歸類。對領(lǐng)導(dǎo)的即興講話,要根據(jù)講話的主題、涉及的問題、提出的要求,認(rèn)真思考、合理取舍、科學(xué)歸納并分出層次,字斟句酌,確保語句凝練流暢。整理領(lǐng)導(dǎo)講話,邏輯要嚴(yán)密,思路要清晰,不能前后矛盾,對一些問題的論證和事例說明,要歸納本質(zhì),言簡意賅。
3.提高整理效率。要提高效率,就要發(fā)揮團(tuán)隊協(xié)作精神。聽取錄音時可由幾人分別分段聽取,會后將錄音分段原稿和分段整理文稿交于現(xiàn)場聽會或熟悉工作的秘書處統(tǒng)稿,并按要求整理出工作通報、會議紀(jì)要等文件材料。每位秘書都要提高工作責(zé)任心,保證自己所聽錄音的準(zhǔn)確性和整理錄音的質(zhì)量,以免在統(tǒng)稿時陷入被動,甚至返工重聽錄音,以致不能及時簽印文稿,最終造成辦公室工作的被動。
總之,秘書要注重積累,把厚積薄發(fā)作為一種事業(yè)發(fā)展的取向。要注重提高文學(xué)素養(yǎng),加強(qiáng)錘煉寫作技藝。要多學(xué)習(xí)上級文件,了解社情民意,全面提高對工作的熟悉程度和認(rèn)識水平。只有這樣,才能在整理會議錄音時游刃有余,也才能干好辦公室的其他工作,做一名稱職的秘書。
(一) 做好檔案收集工作。
1、為防止文件傳閱過程中遺失,當(dāng)文件送達(dá)承辦人時,承辦人須簽字,共同承擔(dān)文件及時、完整歸檔的責(zé)任。
2、定期收集各部門檔案,部門助理、秘書,負(fù)責(zé)收集部門檔案。對一些重要文件采取先復(fù)印,再把復(fù)印件送交承辦人的方法。
3、在交接過程中全面清理資料,對散落在個人手頭上的資料,由各部門檔案責(zé)任人負(fù)責(zé),追繳資料,確保檔案收集即齊全又完整,避免資料遺失。
(二)制定合理的分類方案。
1、將檔案分為文書檔案、音像檔案、實物檔案等類型。
2、將文書檔案按年度—類目—級別—保管期限進(jìn)行分類。
3、音像、實物檔案以不同期限按行政事務(wù)類、經(jīng)營項目類、技術(shù)研發(fā)類等排列,根據(jù)分類方案和保管期限類,切實做好平時的立卷工作。
(三)認(rèn)真做好日常檔案管理。
各類檔案、資料按類別存放在不同檔案箱內(nèi)。按要求建立健全宗卷、檔案交接登記簿、檔案利用效果登記簿、銷毀登記簿、資料定期檢查登記簿、檔案移交統(tǒng)計等多種臺帳。
(四)加強(qiáng)檔案管理工作的學(xué)習(xí)。
恪守檔案管理員職業(yè)道德,做好保密工作,平時工作要有計劃、有措施、有成效,熟練自身業(yè)務(wù)。保證檔案完整,提高檔案利用效率。
(一)按內(nèi)容進(jìn)行分類,大體可分以下幾類:
(1)財產(chǎn)檔案。包括家庭收入、支出帳目;存單、有價證券、保險憑據(jù)、借據(jù)、契約、貴重物品清單和發(fā)票等。
(2)證件檔案。包括房產(chǎn)證、出生證、學(xué)生證、畢業(yè)證、學(xué)位證、工作證、結(jié)婚證、身份證、戶口簿、出國護(hù)照、會員證、借書證、職稱資格證書、聘書、獨生子女證、技術(shù)資格等級證書等。
(3)說明書檔案。包括家庭各種家用電器的說明書、保修卡、維修單、電路圖及維修點地址、聯(lián)系電話等。
(4)照片、音像檔案。包括家庭成員各個時期的照片;結(jié)婚、壽慶、旅游觀光、聚會娛樂等活動形成的錄像帶、光盤、電腦軟盤等資料。
(5)健康檔案。包括病歷、診斷書、化驗單、體檢表、血型報告、住院記錄以及醫(yī)院處方、飲食禁忌等。
(6)交友聯(lián)誼檔案。包括親朋好友的住址、E-mail、電話號碼、同學(xué)和老師名錄、同事名錄、來往信件、賀卡等。
(7)個人履歷檔案。包括家庭成員的生日、結(jié)婚紀(jì)念日及入學(xué)、入團(tuán)、入黨、入伍、應(yīng)聘、升職、出國、喬遷的日期;自傳、簡歷、日記;獎狀、獎牌;報刊發(fā)表的稿件;各種考試的成績單等。
(8)旅游檔案。包括景點門票、導(dǎo)游圖、旅行線路圖、賓館介紹、登程返程車票機(jī)票、游覽日記等。
(9)家庭藏書檔案、收藏品檔案。
(10)其它(二)編制目錄??砂搭愑檬孜蛔帜附M合給出漢語拼音代碼。如“證件檔案”(ZJ)、“旅游檔案”(LY)。再逐件排序,給出順序編號,如“畢業(yè)證”ZJ-3(意指證件類檔案第三件)。最后制作目錄表格,裝訂成冊,以便查找檢索。
(三)選擇合適的裝具存放。照片、錄像帶、光盤裝入相冊或紙袋內(nèi),加注文字說明(拍攝或制作時間、地點、人物名稱、主要內(nèi)容等)。證件放置紙盒內(nèi),編寫順序號。其它以紙張為載體的材料,可裝入文件夾。零碎的票據(jù)可粘貼在空白紙上,并編號裝入文件夾內(nèi)。
家庭檔案整理完畢,應(yīng)選擇一個地方集中擺放。分散擺放時,應(yīng)注明確切的位置。每次使用后“物歸原位”,避免隨手放置,尋找起來困難。
項目一認(rèn)識檔案與檔案機(jī)構(gòu)任務(wù)一了解檔案的起源與檔案價值一、 檔案的起源二、 檔案的定義及其含義三、 檔案的價值及實現(xiàn)規(guī)律四、 檔案的種類任務(wù)二熟悉我國檔案管理體系一、 檔案管理工作的內(nèi)容及原則二、 我國的檔案機(jī)構(gòu)任務(wù)三了解檔案管理趨勢和檔案人員的素質(zhì)一、 檔案管理趨勢二、 檔案人員的素質(zhì)要求項目二檔案收集歸檔任務(wù)一了解檔案收集的內(nèi)容與地位一、 檔案收集工作內(nèi)容二、 檔案收集歸檔的地位三、 檔案收集工作的要求任務(wù)二檔案室歸檔流程一、 歸檔與歸檔制度二、 歸檔范圍與歸檔流程任務(wù)三電子文件的歸檔一、 電子文件與電子檔案二、 電子文件的歸檔流程任務(wù)四綜合檔案館接收與征集一、 綜合檔案館接收檔案的范圍二、 綜合檔案館的接收檔案的時間三、 綜合檔案館的接收程序和標(biāo)準(zhǔn)四、 歷史檔案的征集項目三檔案整理立卷任務(wù)一熟悉檔案整理工作的內(nèi)容一、 檔案整理工作的內(nèi)容和意義二、 檔案整理工作的原則和要求任務(wù)二認(rèn)識全宗及分類方案一、 全宗的概念與意義二、 全宗內(nèi)檔案分類任務(wù)三檔案整理與組卷一、 傳統(tǒng)文書立卷的六大特征二、 立卷改革三、 檔案整理程序任務(wù)四案卷排列與編號一、 案卷排列二、 案卷目錄三、 歸檔文件的編號項目四檔案價值鑒定任務(wù)一熟悉檔案價值鑒定工作的內(nèi)容一、 檔案鑒定工作的含義二、 檔案鑒定工作的內(nèi)容三、 檔案鑒定工作的意義四、 檔案鑒定工作的原則任務(wù)二檔案價值鑒定方法一、 檔案價值鑒定的工作方法二、 鑒定的工作程序任務(wù)三檔案鑒定與檔案銷毀一、 檔案保管期限表的含義及類型二、 我國檔案保管期限的種類三、 檔案鑒定與銷毀項目五檔案保管任務(wù)一了解檔案保管的內(nèi)容與原則一、 檔案保管工作的含義二、 檔案保管工作的意義三、 檔案保管工作的任務(wù)四、 檔案保管工作的原則和要求任務(wù)二檔案庫房及裝具管理一、 檔案保管的物質(zhì)條件二、 檔案保管實務(wù)任務(wù)三特殊載體檔案的保管一、 音像檔案及照片檔案二、 電子檔案及其保管項目六檔案檢索任務(wù)一認(rèn)識檔案檢索和檢索工具一、 檔案檢索的工作內(nèi)容二、 檔案檢索的意義三、 檔案檢索工具四、 檔案檢索語言概述任務(wù)二檔案著錄與標(biāo)引一、 檔案著錄二、 檔案標(biāo)引三、 傳統(tǒng)檔案檢索方法任務(wù)三電子檔案檢索訓(xùn)練一、 電子檔案檢索特點二、 電子檔案檢索方法項目七檔案編研任務(wù)一了解檔案編研工作一、 檔案編研工作內(nèi)容二、 檔案編研工作的意義三、 檔案編研工作的要求四、 檔案編研流程五、 裝幀設(shè)計六、 校樣校對任務(wù)二常見編研產(chǎn)品編寫技巧一、 現(xiàn)行檔案文件匯編二、 檔案參考資料項目八檔案利用任務(wù)一熟悉檔案利用工作內(nèi)容一、 檔案提供利用工作的含義二、 檔案提供利用工作在檔案工作中的地位三、 檔案利用工作的基本要求任務(wù)二傳統(tǒng)利用服務(wù)與電子化服務(wù)一、 傳統(tǒng)檔案提供利用方式與途徑二、 檔案電子化服務(wù)任務(wù)三檔案開放與公布一、 開放檔案的含義二、 開放檔案的意義三、 開放檔案的依據(jù)四、 檔案開放的標(biāo)志和要求五、 開放檔案的公布項目九檔案統(tǒng)計任務(wù)一了解檔案統(tǒng)計的內(nèi)容和要求一、 檔案統(tǒng)計工作的含義二、 檔案統(tǒng)計工作的意義三、 檔案統(tǒng)計工作的要求任務(wù)二檔案統(tǒng)計指標(biāo)與步驟一、 常見檔案統(tǒng)計指標(biāo)及其運用二、 統(tǒng)計工作方法與步驟任務(wù)三檔案室(館)的登記和統(tǒng)計訓(xùn)練一、 檔案室的登記和統(tǒng)計工作二、 檔案館的登記和統(tǒng)計工作三、 統(tǒng)計報表的編制四、 檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)的統(tǒng)計工作項目十專門檔案管理與檔案數(shù)字化任務(wù)一人事檔案管理一、 人事檔案收集二、 人事檔案的整理三、 人事檔案的鑒別四、 人事檔案查(借)閱制度五、 人事檔案的轉(zhuǎn)遞制度六、 人事檔案的保管七、 人事檔案材料的銷毀任務(wù)二會計檔案的管理一、 會計檔案內(nèi)容二、 會計檔案的裝訂三、 會計檔案的保管四、 會計檔案的借閱五、 會計檔案的保管期限六、 會計檔案的編目七、 會計檔案的提供利用與編研八、 會計檔案的銷毀任務(wù)三紙質(zhì)檔案數(shù)字化一、 檔案數(shù)字化的意義二、 檔案數(shù)字化原則三、 檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)四、 檔案數(shù)字化方法五、 檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容六、 檔案網(wǎng)站建設(shè)七、 數(shù)字檔案館建設(shè)附錄參考文獻(xiàn)