檔案整理知識

檔案管理基本知識如下：

機關檔案的管理:明確有關機關提交相應文件整理、歸檔責任。收集、整理、歸檔日期和移交應與立項準備，檔案應完整、準確、系統性。

1、確定歸檔范圍的原則。

2、確定檔案范圍的依據

3、對所形成的科技文件材料進行相應鑒別工作。

4、對科技文件材料進行科技的分類、排列、編目和裝訂

5、將科技文件材料組成案卷，并編目

6、具備檔案的要求

文書的種類

文員工作的基本職能之一就是文書處理,要做一個優(yōu)秀的文員,必須熟悉各種文書的涵義,特點以及格式.今天我們主要看看企業(yè)的文書種類

在制作文書時,要根據發(fā)文對象和目的來選擇文書的種類.企業(yè)文書主要包括以下幾大

:指令性文書包括決定,批復,意見等文書

1:決定:用于對重要事件作出安排,獎懲變更或者撤消不適當的事項

2:批復:用于答復下屬部門的請示事項

3:意見:用于對重要問題提出見解和處理辦法

:曉喻性文書:包括通告,通知,通報等

通知:用于批轉下屬部門的公告,轉發(fā)上級機關和非隸屬部門的公文,傳達要求個部門共同執(zhí)行的事項

檔案管理學的知識

一、檔案收集1、檔案收集工作的意義：檔案收集工作是整個檔案工作中極為重要的一個環(huán)節(jié)，與檔案工作中其他各項工作比較起來，它處于一種特殊的地位，作好檔案收集工作對整個工作都具有重要意義。（1）收集工作是檔案工作的起點；是檔案業(yè)務基礎工作中的基礎；檔案的收集，就是整個檔案館（室）取得和積累檔案的一種手段；（2）從組織整個國家檔案工作來說，檔案的收集工作是貫徹集中統一管理原則的一項重要內容和首要的具體措施；（3）從收集工作質量高低的影響來說，它直接關系到檔案工作的其他環(huán)節(jié)。2、檔案收集工作的要求：（1）豐富館藏；（2）加強館外調查和指導；（3）推行入館檔案的標準化；（4）保持全宗和全宗群的不可分散性。3、機關內文件的歸檔二、檔案整理1、檔案整理工作的內容：（1）在正規(guī)的工作條件下，檔案室所接收的是文書部門和業(yè)務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收的是由機關檔案室根據入館要求整理移交的案卷。（2）對整理不善的檔案進行局部調整。（3）零散文件的整理。2、檔案整理工作的原則：（1）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯系；歷史聯系主要表現在文件的來源、時間、內容和形式等幾個方面。（2）檔案的整理應該充分利用原有基礎；原有基礎指，第一，充分重視和利用先前整理的基礎，以確定檔案整理的任務和要求，來要輕易打亂重整；第二，在檔案整理過程中，應該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。（3）檔案的整理必須便于保管和利用。3、全宗：（1）概念：全宗就是一個獨立的機關或著名人物在社會活動中形成的檔案的整體。（2）意義：區(qū)分全宗是檔案整理工作的首要環(huán)節(jié)。全宗不僅是個整理方法問題，也是一條原則、一種理論，稱為全宗原則和全宗理論。全宗理論是在檔案集中管理過程中產生的，是隨檔案工作的發(fā)展而不斷完善的。全宗理論的確立，對檔案室、檔案館檔案的管理，有重要的組織作用。全宗理論發(fā)展的歷史，是與檔案整理的不同原則聯系在一起的。4、全宗構成的條件和立檔單位：形成全宗的機關，稱為立檔單位，又稱全宗的構成者。一個機關就是一個立檔單位，一個立檔單位形成的全部檔案就構成一個全宗。（1）構成條件：第一，可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義單獨對外行文；第二，是一個會計單位或經濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃；第三，設有管理人事的機構或人員，并有一[定的人事任免權。三個條件是統一的，是從不同側面反映一個單位的獨立性。最基本的是第一個條件。在分析或研究一個組織單位能否構成一個立檔單位時，應當明確，機關的大小和檔案數量的多少，并不影響它成為立檔單位。有的組織單位也可能不完全具備上述三個條件，但它實際上卻是一個獨立的機關，或由于某種特殊需要，它所形成的檔案也可以構成一個全宗。（2）立檔單位。5、立檔單位的變化和全宗的劃分：機關單位的增設、撤銷、合并以及機關名稱的改變、職權范圍和隸屬關系的調整等各種變化。這些情況，有的會影響全宗的劃分，有的則不涉及全宗的變化。研究某一立檔單位是否有根本性的變化，主要應該從立檔單位的政治性質、生產關系性質和基本職能等幾個方面去考察。6、人物全宗：就是社會知名人士（如社會活動家、科學家、作家、藝術家、教育家等）在其一生活動中形成的檔案整體。人物全宗包括個人的著作、手稿、日記、信件、遺囑以及記載個人（包括家族、家庭）社會活動的全部材料，還包括別人所寫的和收集的與人物全宗構成者個人、家庭、家族有關的材料，以及直系親屬能夠說明立檔單位情況的材料。7、全宗的補充形式：（1）聯合全宗。是若干獨立機關形成的檔案，由于混在一起難以區(qū)分立檔單位而聯合組成的一個全宗。（2）全宗匯集，就是由檔案數量極少的若干全宗，按照一定的特點組成的一個全宗集合單位。（3）檔案匯集，就是由不明所屬全宗的零散殘缺文件，按照一定的特點集中起來的混合體。8、全宗群：整理和管理檔案，不僅要注意全宗的完整性，還應該注意全宗之間的相互聯系。10、全宗的編號與排列：（1）通常涉及檔案管理中的三個環(huán)節(jié)：A全宗的編號一般是在檔案館接收全宗時，于全宗名冊上登記編定的，它屬于統計工作的一個具體的技術項目；B全宗在庫房內如何排列存放，屬于保管工作的范疇；C全宗號的編定，它作為檔號的組成部分填寫于案卷封面，全宗的系統排列等也屬于檔案的基本編目和系統化的課題。（2）全宗號的編制和使用方法：A按國家檔案全宗的三部分各依全宗進館的時間順序分編流水號；B按本館全宗的時間、地區(qū)、性質等分編流水號；C所有全宗一律按進館順序統一編定流水號；D按全宗的重要程度編號；E按全宗群連續(xù)編號；F按全宗群留空統編全宗號；G分組單編全宗號；H多級分類單編全宗號；I編大全宗號；J對一部分全宗實行等級分類編號，另外一部分全宗實行序時流水編號。盡管十多種具體的編號方法各不相同，但就其主要特點來說，可概括為兩種類型：序時流水編號法和體系分類編號法。前者也可簡稱流水法，后者可簡稱分類法。流水法，無論是一律大流水，還是先分類別，而對每個具體全宗的排序和給號，都是依時順列。分類法，無論是統編號還是分編號，無論是一次劃分還是多層分類，而對每個具體全宗的排序和給號，主要不以序時方法，而用邏輯方法。對全宗編號，主要應采用流水編號的方法。12、分類的一般方法：（1）按文件的產生時間分類，具體包括年度分類法、時期分類法兩種；（2）按文件來源分類，包括組織機構分類法、作者分類法、通訊者分類法三利；（3）按文件的內容分類，包括問題分類法、實物分類法、地理分類法三種；（4）按文件的形式分類，包括按文件的種類來分類、按文件的制成材料分類、按文件的形狀分類三種。13、常用的分類方法：（1）年度分類法：也稱年代分類法，就是根據形成和處理文件的所屬年度將全宗內檔案分成各個類別。（2）組織機構分類法，就是根據文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進行分類，即按照立檔單位的內部組織機構將全宗內檔案分成各個類別。（3）問題分類法，就是按照檔案內容所說明的總是將全宗內檔案分為各個類別。14、分類法的選擇和分類方案的編制：（1）組合分法：年度-組織機構分類法；組織機構-年度分類法；年度-問題分類法；問題-年度分類法。（2）分類方案：為了便于對全宗內檔案具體地進行分類，在選定某種分類方法之后，就應編制一份“分類方案”。分類方案，就是標列各個類目名稱，表示全宗內檔案分類體系的綱要，所以又稱“分類大綱”。分類方案的類目力求明確和具有系統性。15、機關內黨、政、工團檔案分類：（1）在一個全宗內，首先將檔案分成黨政工團等若干部分，在每一部分中再行分類整理；（2）在全宗內，先將機關內最高機構和各單位的檔案分別分成黨政工團若干部分，再在每一部分中繼續(xù)分類整理；（3）全宗之內的檔案首先按年度分類，每年度分成黨政工團若干部分，再繼續(xù)分類整理；（4）在全宗內，只分黨政兩大部分，或在每一年分兩部分。16、人物全宗內檔案的分類：（1）生平傳記材料；（2）創(chuàng)作材料；（3）公務活動材料；（4）個人書信；（5）經濟材料；（6）親屬材料；（7）評價材料；（8）音像材料；（9）其他材料。17、立卷：（1）定義：一個全宗的文件經過分類之后，各個類內都有相當數量的文件，還要進一步系統化，將若干文件組成案卷，稱為立卷（也稱組卷）。（2）立卷工作的內容：組成案卷單位，擬寫案卷標題，卷內文件的排列與編號，填寫卷內文件目錄與備考表，案卷封面的編目與案卷的裝訂。（3）意義：案卷是密切聯系的若干文件的組合體，它是檔案的保管單位，通常也是統計檔案數量和進行檢索的基本單位之一。案卷是組成全宗的基本單位。立卷是檔案整理工作的重要基礎。18、案卷組合方法：主要是根據文件構成的特點，將具有某方面共同點和聯系密切的文件綜合在一起組成一個案卷；一些具有不同特點、聯系不密切的文件，可以分別組成案卷。立卷的“六個特征”。（1）按問題立卷；（2）按作者立卷；（3）按文件（名稱）立卷；（4）按時間立卷；（5）按地區(qū)立卷；（6）按收發(fā)機關立卷。六個特征綜合運用。19、卷內文件整理：內容：卷內排列和編號，填寫卷內文件目錄和備考表。20、案卷封面編目和案卷裝封：（1）主要項目包括：立檔單位名稱、組織機構名稱、案卷標題、卷內文件的起止日期、總頁數、保管期限以及全宗號、案卷目錄號、案卷號等。（2）擬寫案卷標題以及整個案卷封面編目的基本要求：A歷史觀點和政治上的正確性；B文字簡練，表達準確；C標題基本結構力求完整。21、類內案卷排列和案卷目錄：（1）案卷排列：全宗內檔案，經分類、立卷以后（或檔案館、檔案室接收的案卷），還必須進行系統的排列。全宗內各類的序列，已在分類方案中排定，所以通常所說的案卷排列，就是根據一定的方法，確定每類內案卷的前后次序和安放的位置，保持案卷與案卷之間的聯系。（2）案卷排列的方法：A可以按照案卷所反映的工作上的聯系來排列；B可以按照案卷內容所反映的一定問題來排列；C可以按照案卷所屬的起止日期（時間）來排列；D也可以按照文件的作者、收發(fā)文機關以及文件內容所涉及的地區(qū)來排列；E事檔案或監(jiān)察、信訪等按人頭立成的案卷，還可以按姓氏筆畫、漢語拼音字母順序或四角號碼等方法排列。（3）案卷目錄：一個全宗內的全部檔案，經過分類、立卷進行了系統的排列以后，應當將案卷逐個登記到案卷目錄上。案卷目錄也就是案卷的名冊，是著錄案卷內容成分并按一定次序編排的一覽表。（4）案卷目錄的作用：A固定全宗內檔案的分類體系和案卷排列順序，最后完成檔案整理工作；B介紹全宗內案卷的內容和成分，是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是編制其他檢索工具的基礎；C它是檔案登記的基本形式，也是統計和檢查檔案的重要依據。（5）案卷目錄的類型和選擇：綜合目錄和分冊目錄。分冊目錄又可分為：A以全宗內檔案分類的類別為單位編制的案卷目錄；B按保管期限編制的案卷目錄；C按保管期限結合分類方案編制的案卷目錄；D按機密程度分別編制。（6）案卷目錄的結構：封面和扉頁，目次，序言或說明，簡稱表，案卷目錄表，備考表。至少一式兩份，一般一式四份為好。以全宗為單位編定各本目錄的順序號，稱作“案卷目錄號”，簡稱“目錄號”，是“檔號”的重要組成部分。22、檔案整理工作的組織：（1）檔案整理工作基本程序：區(qū)分全宗、分類、案卷的編立、案卷排列以及編制案卷目錄等主要步驟。（2）檔案的系統化與基本編目。（3）現行機關檔案整理工作的組織：歸檔制度與檔案室檔案整理工作的關系；檔案形成過程中劃分全宗和分類；檔案形成過程中案卷的編立和目錄的編制工作。（4）積存檔案和零散文件整理工作的組織：整理工作方案，對立檔單位的歷史沿革和檔案狀況的態(tài)度，零散文件的整理程序。23、檔號：（1）使用的混亂現象：一是檔號殘缺不全，館內許多全宗沒有全宗號，全宗內許多案卷目錄沒有目錄號；二是編號重復，一個館內有相同的全宗號，一個全宗號內有相同的目錄號，一本案卷目錄中有相同的全宗號，一卷之內有相同的文件頁碼。（2）組成：全宗號、案卷目錄號、案卷號和卷內文件頁（張）號。對不裝訂的案卷，往往還編有文件的件號。（3）檔號的使用規(guī)則要求：檔號要完整成套，一般說上述幾部分檔號均應編排；一個檔案館內的全宗號不能重，一個全宗內的案卷目錄號不能重，一本案卷目錄中的案卷號不能重，一個案卷之內的文件件號、頁號也不能重。三、檔案鑒定1、檔案鑒定工作的內容：一方面確定哪些檔案應該保存，保存多長時間；另一方面確定哪些檔案不予保存，進行銷毀。2、檔案鑒定工作的意義：（1）如果無論檔案有無價值和價值的大小，全部加以保存，而且還會源源不斷地涌進新的檔案，這樣首先就會使原有的檔案體系逐漸擁塞龐大起來，有價值的珍貴的檔案淹沒于大量失去價值的檔案之中，不易被人發(fā)現和難以找到，因而也就影響了效率，并使檔案的效益不能得到充分發(fā)揮；（2）大量失去價值的檔案充塞庫房，與有價值的珍貴的檔案同樣進行整理和保管，無疑是浪費人力和物力，相對地延緩有價值的檔案的整理速度，妨礙有價值檔案保管條件的改善；（3）如發(fā)生突然事變，就不易及時搶救出重要的珍貴的檔案。為了有區(qū)別、有重點地保存檔案，必須鑒別各種檔案的價值，去粗取精，使保存的檔案具有較高的質量。3、決定檔案保存價值的因素：一方面，檔案自身的特點和狀況是決定檔案保存價值的基礎；另一方面，社會利用需要是檔案發(fā)揮作用的必要條件，是決定檔案保存價值的社會因素。兩方面的因素是相互作用、辯證統一的。檔案客體，是檔案社會價值的物質承擔者；利用檔案的需要，是檔案價值實現的社會條件。兩方面的因素，都是客觀存在的。鑒定檔案的保存價值，就是鑒別和分析決定檔案保存價值的客觀因素，估計和預測每份文件、每個案卷、每部分檔案是否有作用，能起什么樣的積極作用，以及這種作用的時限，從而確定它們是否需要繼續(xù)保存，需要保存多長時間。4、鑒定檔案的原則：鑒定檔案，必須從國家和人民的整體利益出發(fā)，用全面的歷史的觀點，確定檔案的保存價值。5、分析檔案價值的一般方法：（1）分析文件的內容是鑒定檔案價值最重要的一個方面；（2）分析文件的來源、時間和形式等特點；（3）分析全宗和全宗群內檔案的完整程度。鑒定檔案必須根據每份文件或每組文件的具體情況，一方面分析文件載體上所表現的各種特點，即以文件內容為中心，全面聯系地分析文件所屬的立檔單位、文件的作者、產生時間、名稱、可靠程度、有效性和外形特點等諸種因素；另一方面，同時分析檔案的被保存程度，即以全宗、全宗群以至館藏對象，全面聯系地分析它的成分及其完整性，在此基礎上進一步分析文件自身的有關特點，科學地判定檔案的價值。6、關于鑒定檔案的方法論問題：（1）研究檔案利用規(guī)律，預測未來利用需要；（2）研究檔案保存的效益；（3）掌握檔案的重要性和保存時間長短的關系；（4）檔案保存價值分析的彈性處理方法；（5）檔案保管期限結構的科學處理。7、檔案保管期限表：（1）定義：就是用表冊形式列舉檔案的來源、內容和形式，并指明其保管期限的一種指導性文件，它是鑒定檔案保存價值和確定檔案管理期限的依據和標準。（2）類型：A標準的檔案保管期限表；B專門的檔案保管期限表；C同系統機關檔案保管期限表；D同類型機關檔案保管期限表；E機關檔案保管期限表。以上各類型之間具有一定的相互關系。標準的檔案保管期限表對其他幾種保管期限表具有指導意義；機關檔案保管期限表又必須以標準的和上級機關頒發(fā)的各種通用檔案保管期限表所規(guī)定的保管期限表為依據。各種類型的檔案保管期限表不能縮短標準檔案保管期限表所規(guī)定的保管期限，但可延長保管期限。這種相互制約關系，是社會主義的檔案集中統一管理原則的體現，它有利于妥善地制訂有關的檔案保管期限表和實際確定檔案材料的保管期限。（3）結構：通常由順序號、條款、保管期限、附注以及總的說明等部分組成，其中條款和保管期限是最基本的項目。條款較多的保管期限表，還須把條款加以分類。（4）保管期限的劃分：分永久、長期、短期三種。永久保存，就是無限期地盡可能長遠地保存下去。長期保存，一般是指檔案須保存十六年至五十年左右；短期保存，一般是指十五年以下。后兩者稱為定期保存。定期保存的計算方法，一般是從文件產生后的第二年起計算，有些特殊文件和專門文件可以從其失效、結案后算起。所有確定為定期保存的檔案，到保管期滿后還須復查一次，如發(fā)現有繼續(xù)需要保存的，仍應保存下去，有的延長保管期限，有的轉為永久保存。（5）不同保管期限的檔案構成：列為永久保存的檔案，是對社會主義事業(yè)的各項工作以至永世久代具有查考作用的檔案；列為長期保存的檔案，是不具有廣泛社會意義和科學歷史意義的，而屬本機關在較長時間內進行機關工作需要查考的文件材料；列為短期保存的檔案，是低于上述兩個層次的，本機關在較短時間內需要查考的文件材料。（6）編制方法：A準備工作；B起草工作；C征求意義和修正草案。8、檔案鑒定工作制度的基本內容：（1）鑒定檔案的標準；（2）鑒定工作的組織領導；（3）銷毀檔案的批準制度和監(jiān)銷制度。
9、檔案鑒定工作的組織方法：（1）鑒定檔案價值的基本工作方法——直接鑒定法，即直接審查檔案。首先，要求鑒定人員根據鑒定檔案價值的原則和標準，按照檔案的實際情況直接著定其價值，同時，根據檔案保管期限表來鑒定檔案價值時，也只有在直接審查了檔案的實際情況后，才能確切地知道它適合和參照保管期限表的某一條款，確定其保管期限；其次，直接鑒定法要求鑒定工作人員逐件逐張地審查文件，而不是僅僅根據案卷目錄和案卷標題就判定其價值。直接鑒定法是保證鑒定工作質量的重要方法。直接鑒定檔案一般是以案卷為單位進行的。（2）現行機關檔案價值的鑒定工作。（3）檔案館檔案價值的鑒定工作。10、檔案的銷毀：（1）檔案銷毀清冊；（2）立檔單位和全宗簡要說明；（3）檔案銷毀方法。四、檔案保管1、檔案保管工作概述：（1）含義：檔案的保管，就是根據檔案的成分和狀況，所采取的存放和安全防護措施。（2）內容：A檔案的庫房管理；B檔案流動過程中的保護；C保護檔案的專門措施。（3）任務：為了解決安全留存的要求和檔案可能損壞之間的尖銳矛盾。檔案損壞和遭受破壞的原因，不為乎社會原因或自然原因，或者說是人為因素和自然因素兩方面。檔案保管工作的任務，就是了解和檔案損壞規(guī)律，通過經常性工作，采取專門的技術措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護檔案的系統性和完整性，保證檔案的政治安全。（4）意義：檔案保管工作質量的高低，對提高檔案管理水平具有重大的影響。檔案保管工作是整個檔案工作有機組成部分之一，它與其他環(huán)節(jié)有著密切的聯系，不能離開其他環(huán)節(jié)而單獨存在和孤立進行。檔案保管工作不是單純?yōu)楸９芏９埽渥罱K目的是為了保證黨和國家各項工作對檔案的利用。檔案的保管和便于提供利用基本上是一致的。2、檔案的包裝：（1）卷皮：是包裝文件的基本方法，不僅是為了保護文件，同時它本身又是案卷的封面，有利于檔案的檢索利用和取放。要注意其堅韌性，并要防止生蟲，適宜于裝訂或存放不同厚薄的案卷，尺寸應根據文件的大小設計。賬本、照片等可不另加卷皮。（2）卷盒：是一種比較好的方法。不僅能防光、防塵和減少機械磨損，還便于檔案的科學管理，搬運起來也方便。要注意堅固性，防止生蟲；卷盒的開關和檔案的取放必須方便，以減少磨損；表面有光滑便于除塵，色調宜于暗色不易污染；尺寸必須根據案卷的大小擬定，長和寬可以比案卷稍大一點，高在25厘米以內。對于能夠豎立存放的案卷，也可以采用書套式的卷盒。（3）包裝紙，臨時措施。3、庫房的管理：（1）檔案庫房編號：一種是為所有的庫房編一個總的順序號，適合于庫房較少的檔案館（室）；另一種是根據庫房所在地的方位及庫房建筑的特征進行分區(qū)編號。（2）檔案架（柜）的排放和編號：要求排列一致，橫豎成行；有窗庫房的架柜排列，應與窗戶垂直，不要有礙通風；架柜排列應注意最大限度地利用庫房的地面與空間，但也便于檔案的搬運和取放。（3）檔案的存放與全宗排列：A在我國一般的檔案館和檔案室所保存的檔案，都是按照全宗進行整理和保管的，考慮存放時，首先應按全宗來進行，一個全宗內的檔案應集中在一起。但是也有特殊情況，如庫房或柜架預留的空位已被排滿或新入館的檔案不能與先入館的同一全宗的檔案放在一起的時候，可以暫時單獨保存，待有可能調整時，再將一個全宗的檔案集中起來；又如有的全宗內可能還包括一部分影片、照片、錄音帶、錄像帶、技術圖紙或會計表報等檔案，這些不同類型的檔案，可以分別保管。對于暫時或定位分別保管的全宗中的這部分檔案，應填寫參見卡，把它放在原全宗（全宗主體）存放位置內，指明其存放的地點，以保持其應有的聯系。B庫房內各個全宗單位，應進行系統排列。全宗排列方法主要有按全宗順序號流水排列法和全宗分類排列法兩種。前者對庫房空間和全宗實體的安排比較方便，后者對全宗的系統管理和全宗的信息控制較為有利。在我國，通常采用按全宗群排列的方法，即在保持全宗完整的情況下，安排所有全宗存放地點的時候，盡量將同一時期同一系統或相同性質的全宗放在一起，以保持全宗與全宗之間的聯系。在安排一個全宗內案卷排列次序時，必須嚴格按照全宗內既定的分類體系和案卷的順序號進行，以保持案卷之間的聯系。C當確定了全宗和案卷的排放次序后，就可以組織上架，上架的次序應根據檔案架柜及欄、格的編號次序進行。D存放方式一般有兩種：豎放和平放。豎放是目前采用比較廣泛的一種方式，其好處是檢取和存放案卷比較方便。平放的方法，雖然取放不方便，但對保護檔案是有利的，比較舒展，文件上的皺紋日久后就會消失，適合于保管珍貴檔案和不宜于豎放的檔案，堆疊高度以不超過40厘米為宜。E庫房內檔案的存放位置，是以全宗和全宗群理論為指導進行系統排放的，而全宗及其內部成分的具體排列又有自己的特點，一是全宗內檔案成分一般按整理編號的順序排列上架；二是檔案館內全宗的排列則一般不按全宗順序號，而按全宗的性質分類排列。（4）檔案存放位置索引：第一種指明檔案的存放位置，即以全宗及其各類的檔案為單位，指出它們的存放位置；第二種指明各檔案庫房保存檔案情況，即以檔案庫房和檔案架柜為單位，指出它們保存了些什么檔案。這兩種索引，按形式又可分為簿籍式和卡片式兩種。（5）檔案代理卡。由于提供利用或檔案館（室）內部工作需要（如重新整理、修補、復制、編檢索工具等），經常需要將庫房中已上架安排放好的檔案暫時移出庫外，為便于庫房管理人員掌握檔案流動情況和安全檢查，可以填制一種卡片放在檔案原來存放的位置上，即通常所謂的代理卡或代卷卡。（6）全宗卷：在檔案館（室）工作中，專門為了保存和管理某一全宗而形成的能夠說明其全宗歷史情況的文件材料，以全宗為單位組成專門案卷，稱為全宗卷。全宗卷通常包括下列材料：移交和接收全宗的文據，立檔單位和全宗歷史考證，全宗整理工作方案，全宗內檔案數量和狀況的檢查登記表冊，檔案銷毀清冊，全宗指南等。全宗卷是在檔案館或現行機關檔案室本身的工作活動中形成的一種檔案。它與檔案館（室）所保管的全宗有著密切的聯系，是對全宗進行整理、鑒定、統計、提供利用以及進一步收集該全宗范圍內檔案的重要依據，是檔案館（室）管理全宗和保管工作人員掌握全宗情況不可缺少的一種工具。因此，全宗卷應單獨集中，按全宗順序保管。當全宗移交另一個檔案館（室）保管時，其相應的全宗卷也必須隨同全宗移交。（7）溫濕度調節(jié)和清潔衛(wèi)生。（8）保衛(wèi)和保密。（9）防火。（10）檔案在搬動中的保護。（11）檔案的安全檢查。這些是主要的其它的由于這里字數限制就不多說了。

人事檔案管理的基本知識

一、人事檔案管理的概念理解：人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。人事檔案主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。?二、管理制度基本內容建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛(wèi)保密制度；統計制度。?　　(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。?　　(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。?　　檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：?　?。?）突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：?　　（2）對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。?　?。?）發(fā)現某些損害之后，如發(fā)現材料變霉，發(fā)現了蟲蛀等。?　　(4)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的。三、人事檔案管理流程舉例?四、其他，可以查閱相關的書籍了解更多

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一、檔案收集1、檔案收集工作的意義：檔案收集工作是整個檔案工作中極為重要的一個環(huán)節(jié)，與檔案工作中其他各項工作比較起來，它處于一種特殊的地位，作好檔案收集工作對整個工作都具有重要意義。（1）收集工作是檔案工作的起點；是檔案業(yè)務基礎工作中的基礎；檔案的收集，就是整個檔案館（室）取得和積累檔案的一種手段；（2）從組織整個國家檔案工作來說，檔案的收集工作是貫徹集中統一管理原則的一項重要內容和首要的具體措施；（3）從收集工作質量高低的影響來說，它直接關系到檔案工作的其他環(huán)節(jié)。2、檔案收集工作的要求：（1）豐富館藏；（2）加強館外調查和指導；（3）推行入館檔案的標準化；（4）保持全宗和全宗群的不可分散性。3、機關內文件的歸檔二、檔案整理1、檔案整理工作的內容：（1）在正規(guī)的工作條件下，檔案室所接收的是文書部門和業(yè)務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收的是由機關檔案室根據入館要求整理移交的案卷。（2）對整理不善的檔案進行局部調整。（3）零散文件的整理。2、檔案整理工作的原則：（1）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯系；歷史聯系主要表現在文件的來源、時間、內容和形式等幾個方面。（2）檔案的整理應該充分利用原有基礎；原有基礎指，第一，充分重視和利用先前整理的基礎，以確定檔案整理的任務和要求，來要輕易打亂重整；第二，在檔案整理過程中，應該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。（3）檔案的整理必須便于保管和利用。3、全宗：（1）概念：全宗就是一個獨立的機關或著名人物在社會活動中形成的檔案的整體。（2）意義：區(qū)分全宗是檔案整理工作的首要環(huán)節(jié)。全宗不僅是個整理方法問題，也是一條原則、一種理論，稱為全宗原則和全宗理論。全宗理論是在檔案集中管理過程中產生的，是隨檔案工作的發(fā)展而不斷完善的。全宗理論的確立，對檔案室、檔案館檔案的管理，有重要的組織作用。全宗理論發(fā)展的歷史，是與檔案整理的不同原則聯系在一起的。4、全宗構成的條件和立檔單位：形成全宗的機關，稱為立檔單位，又稱全宗的構成者。一個機關就是一個立檔單位，一個立檔單位形成的全部檔案就構成一個全宗。（1）構成條件：第一，可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義單獨對外行文；第二，是一個會計單位或經濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃；第三，設有管理人事的機構或人員，并有一[定的人事任免權。三個條件是統一的，是從不同側面反映一個單位的獨立性。最基本的是第一個條件。在分析或研究一個組織單位能否構成一個立檔單位時，應當明確，機關的大小和檔案數量的多少，并不影響它成為立檔單位。有的組織單位也可能不完全具備上述三個條件，但它實際上卻是一個獨立的機關，或由于某種特殊需要，它所形成的檔案也可以構成一個全宗。（2）立檔單位。5、立檔單位的變化和全宗的劃分：機關單位的增設、撤銷、合并以及機關名稱的改變、職權范圍和隸屬關系的調整等各種變化。這些情況，有的會影響全宗的劃分，有的則不涉及全宗的變化。研究某一立檔單位是否有根本性的變化，主要應該從立檔單位的政治性質、生產關系性質和基本職能等幾個方面去考察。6、人物全宗：就是社會知名人士（如社會活動家、科學家、作家、藝術家、教育家等）在其一生活動中形成的檔案整體。人物全宗包括個人的著作、手稿、日記、信件、遺囑以及記載個人（包括家族、家庭）社會活動的全部材料，還包括別人所寫的和收集的與人物全宗構成者個人、家庭、家族有關的材料，以及直系親屬能夠說明立檔單位情況的材料。7、全宗的補充形式：（1）聯合全宗。是若干獨立機關形成的檔案，由于混在一起難以區(qū)分立檔單位而聯合組成的一個全宗。（2）全宗匯集，就是由檔案數量極少的若干全宗，按照一定的特點組成的一個全宗集合單位。（3）檔案匯集，就是由不明所屬全宗的零散殘缺文件，按照一定的特點集中起來的混合體。8、全宗群：整理和管理檔案，不僅要注意全宗的完整性，還應該注意全宗之間的相互聯系。10、全宗的編號與排列：（1）通常涉及檔案管理中的三個環(huán)節(jié)：A全宗的編號一般是在檔案館接收全宗時，于全宗名冊上登記編定的，它屬于統計工作的一個具體的技術項目；B全宗在庫房內如何排列存放，屬于保管工作的范疇；C全宗號的編定，它作為檔號的組成部分填寫于案卷封面，全宗的系統排列等也屬于檔案的基本編目和系統化的課題。（2）全宗號的編制和使用方法：A按國家檔案全宗的三部分各依全宗進館的時間順序分編流水號；B按本館全宗的時間、地區(qū)、性質等分編流水號；C所有全宗一律按進館順序統一編定流水號；D按全宗的重要程度編號；E按全宗群連續(xù)編號；F按全宗群留空統編全宗號；G分組單編全宗號；H多級分類單編全宗號；I編大全宗號；J對一部分全宗實行等級分類編號，另外一部分全宗實行序時流水編號。盡管十多種具體的編號方法各不相同，但就其主要特點來說，可概括為兩種類型：序時流水編號法和體系分類編號法。前者也可簡稱流水法，后者可簡稱分類法。流水法，無論是一律大流水，還是先分類別，而對每個具體全宗的排序和給號，都是依時順列。分類法，無論是統編號還是分編號，無論是一次劃分還是多層分類，而對每個具體全宗的排序和給號，主要不以序時方法，而用邏輯方法。對全宗編號，主要應采用流水編號的方法。12、分類的一般方法：（1）按文件的產生時間分類，具體包括年度分類法、時期分類法兩種；（2）按文件來源分類，包括組織機構分類法、作者分類法、通訊者分類法三利；（3）按文件的內容分類，包括問題分類法、實物分類法、地理分類法三種；（4）按文件的形式分類，包括按文件的種類來分類、按文件的制成材料分類、按文件的形狀分類三種。13、常用的分類方法：（1）年度分類法：也稱年代分類法，就是根據形成和處理文件的所屬年度將全宗內檔案分成各個類別。（2）組織機構分類法，就是根據文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進行分類，即按照立檔單位的內部組織機構將全宗內檔案分成各個類別。（3）問題分類法，就是按照檔案內容所說明的總是將全宗內檔案分為各個類別。14、分類法的選擇和分類方案的編制：（1）組合分法：年度-組織機構分類法；組織機構-年度分類法；年度-問題分類法；問題-年度分類法。（2）分類方案：為了便于對全宗內檔案具體地進行分類，在選定某種分類方法之后，就應編制一份“分類方案”。分類方案，就是標列各個類目名稱，表示全宗內檔案分類體系的綱要，所以又稱“分類大綱”。分類方案的類目力求明確和具有系統性。15、機關內黨、政、工團檔案分類：（1）在一個全宗內，首先將檔案分成黨政工團等若干部分，在每一部分中再行分類整理；（2）在全宗內，先將機關內最高機構和各單位的檔案分別分成黨政工團若干部分，再在每一部分中繼續(xù)分類整理；（3）全宗之內的檔案首先按年度分類，每年度分成黨政工團若干部分，再繼續(xù)分類整理；（4）在全宗內，只分黨政兩大部分，或在每一年分兩部分。16、人物全宗內檔案的分類：（1）生平傳記材料；（2）創(chuàng)作材料；（3）公務活動材料；（4）個人書信；（5）經濟材料；（6）親屬材料；（7）評價材料；（8）音像材料；（9）其他材料。17、立卷：（1）定義：一個全宗的文件經過分類之后，各個類內都有相當數量的文件，還要進一步系統化，將若干文件組成案卷，稱為立卷（也稱組卷）。（2）立卷工作的內容：組成案卷單位，擬寫案卷標題，卷內文件的排列與編號，填寫卷內文件目錄與備考表，案卷封面的編目與案卷的裝訂。（3）意義：案卷是密切聯系的若干文件的組合體，它是檔案的保管單位，通常也是統計檔案數量和進行檢索的基本單位之一。案卷是組成全宗的基本單位。立卷是檔案整理工作的重要基礎。18、案卷組合方法：主要是根據文件構成的特點，將具有某方面共同點和聯系密切的文件綜合在一起組成一個案卷；一些具有不同特點、聯系不密切的文件，可以分別組成案卷。立卷的“六個特征”。（1）按問題立卷；（2）按作者立卷；（3）按文件（名稱）立卷；（4）按時間立卷；（5）按地區(qū)立卷；（6）按收發(fā)機關立卷。六個特征綜合運用。19、卷內文件整理：內容：卷內排列和編號，填寫卷內文件目錄和備考表。20、案卷封面編目和案卷裝封：（1）主要項目包括：立檔單位名稱、組織機構名稱、案卷標題、卷內文件的起止日期、總頁數、保管期限以及全宗號、案卷目錄號、案卷號等。（2）擬寫案卷標題以及整個案卷封面編目的基本要求：A歷史觀點和政治上的正確性；B文字簡練，表達準確；C標題基本結構力求完整。21、類內案卷排列和案卷目錄：（1）案卷排列：全宗內檔案，經分類、立卷以后（或檔案館、檔案室接收的案卷），還必須進行系統的排列。全宗內各類的序列，已在分類方案中排定，所以通常所說的案卷排列，就是根據一定的方法，確定每類內案卷的前后次序和安放的位置，保持案卷與案卷之間的聯系。（2）案卷排列的方法：A可以按照案卷所反映的工作上的聯系來排列；B可以按照案卷內容所反映的一定問題來排列；C可以按照案卷所屬的起止日期（時間）來排列；D也可以按照文件的作者、收發(fā)文機關以及文件內容所涉及的地區(qū)來排列；E事檔案或監(jiān)察、信訪等按人頭立成的案卷，還可以按姓氏筆畫、漢語拼音字母順序或四角號碼等方法排列。（3）案卷目錄：一個全宗內的全部檔案，經過分類、立卷進行了系統的排列以后，應當將案卷逐個登記到案卷目錄上。案卷目錄也就是案卷的名冊，是著錄案卷內容成分并按一定次序編排的一覽表。（4）案卷目錄的作用：A固定全宗內檔案的分類體系和案卷排列順序，最后完成檔案整理工作；B介紹全宗內案卷的內容和成分，是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是編制其他檢索工具的基礎；C它是檔案登記的基本形式，也是統計和檢查檔案的重要依據。（5）案卷目錄的類型和選擇：綜合目錄和分冊目錄。分冊目錄又可分為：A以全宗內檔案分類的類別為單位編制的案卷目錄；B按保管期限編制的案卷目錄；C按保管期限結合分類方案編制的案卷目錄；D按機密程度分別編制。（6）案卷目錄的結構：封面和扉頁，目次，序言或說明，簡稱表，案卷目錄表，備考表。至少一式兩份，一般一式四份為好。以全宗為單位編定各本目錄的順序號，稱作“案卷目錄號”，簡稱“目錄號”，是“檔號”的重要組成部分。22、檔案整理工作的組織：（1）檔案整理工作基本程序：區(qū)分全宗、分類、案卷的編立、案卷排列以及編制案卷目錄等主要步驟。（2）檔案的系統化與基本編目。（3）現行機關檔案整理工作的組織：歸檔制度與檔案室檔案整理工作的關系；檔案形成過程中劃分全宗和分類；檔案形成過程中案卷的編立和目錄的編制工作。（4）積存檔案和零散文件整理工作的組織：整理工作方案，對立檔單位的歷史沿革和檔案狀況的態(tài)度，零散文件的整理程序。23、檔號：（1）使用的混亂現象：一是檔號殘缺不全，館內許多全宗沒有全宗號，全宗內許多案卷目錄沒有目錄號；二是編號重復，一個館內有相同的全宗號，一個全宗號內有相同的目錄號，一本案卷目錄中有相同的全宗號，一卷之內有相同的文件頁碼。（2）組成：全宗號、案卷目錄號、案卷號和卷內文件頁（張）號。對不裝訂的案卷，往往還編有文件的件號。（3）檔號的使用規(guī)則要求：檔號要完整成套，一般說上述幾部分檔號均應編排；一個檔案館內的全宗號不能重，一個全宗內的案卷目錄號不能重，一本案卷目錄中的案卷號不能重，一個案卷之內的文件件號、頁號也不能重。三、檔案鑒定1、檔案鑒定工作的內容：一方面確定哪些檔案應該保存，保存多長時間；另一方面確定哪些檔案不予保存，進行銷毀。2、檔案鑒定工作的意義：（1）如果無論檔案有無價值和價值的大小，全部加以保存，而且還會源源不斷地涌進新的檔案，這樣首先就會使原有的檔案體系逐漸擁塞龐大起來，有價值的珍貴的檔案淹沒于大量失去價值的檔案之中，不易被人發(fā)現和難以找到，因而也就影響了效率，并使檔案的效益不能得到充分發(fā)揮；（2）大量失去價值的檔案充塞庫房，與有價值的珍貴的檔案同樣進行整理和保管，無疑是浪費人力和物力，相對地延緩有價值的檔案的整理速度，妨礙有價值檔案保管條件的改善；（3）如發(fā)生突然事變，就不易及時搶救出重要的珍貴的檔案。為了有區(qū)別、有重點地保存檔案，必須鑒別各種檔案的價值，去粗取精，使保存的檔案具有較高的質量。3、決定檔案保存價值的因素：一方面，檔案自身的特點和狀況是決定檔案保存價值的基礎；另一方面，社會利用需要是檔案發(fā)揮作用的必要條件，是決定檔案保存價值的社會因素。兩方面的因素是相互作用、辯證統一的。檔案客體，是檔案社會價值的物質承擔者；利用檔案的需要，是檔案價值實現的社會條件。兩方面的因素，都是客觀存在的。鑒定檔案的保存價值，就是鑒別和分析決定檔案保存價值的客觀因素，估計和預測每份文件、每個案卷、每部分檔案是否有作用，能起什么樣的積極作用，以及這種作用的時限，從而確定它們是否需要繼續(xù)保存，需要保存多長時間。4、鑒定檔案的原則：鑒定檔案，必須從國家和人民的整體利益出發(fā)，用全面的歷史的觀點，確定檔案的保存價值。5、分析檔案價值的一般方法：（1）分析文件的內容是鑒定檔案價值最重要的一個方面；（2）分析文件的來源、時間和形式等特點；（3）分析全宗和全宗群內檔案的完整程度。鑒定檔案必須根據每份文件或每組文件的具體情況，一方面分析文件載體上所表現的各種特點，即以文件內容為中心，全面聯系地分析文件所屬的立檔單位、文件的作者、產生時間、名稱、可靠程度、有效性和外形特點等諸種因素；另一方面，同時分析檔案的被保存程度，即以全宗、全宗群以至館藏對象，全面聯系地分析它的成分及其完整性，在此基礎上進一步分析文件自身的有關特點，科學地判定檔案的價值。6、關于鑒定檔案的方法論問題：（1）研究檔案利用規(guī)律，預測未來利用需要；（2）研究檔案保存的效益；（3）掌握檔案的重要性和保存時間長短的關系；（4）檔案保存價值分析的彈性處理方法；（5）檔案保管期限結構的科學處理。7、檔案保管期限表：（1）定義：就是用表冊形式列舉檔案的來源、內容和形式，并指明其保管期限的一種指導性文件，它是鑒定檔案保存價值和確定檔案管理期限的依據和標準。（2）類型：A標準的檔案保管期限表；B專門的檔案保管期限表；C同系統機關檔案保管期限表；D同類型機關檔案保管期限表；E機關檔案保管期限表。以上各類型之間具有一定的相互關系。標準的檔案保管期限表對其他幾種保管期限表具有指導意義；機關檔案保管期限表又必須以標準的和上級機關頒發(fā)的各種通用檔案保管期限表所規(guī)定的保管期限表為依據。各種類型的檔案保管期限表不能縮短標準檔案保管期限表所規(guī)定的保管期限，但可延長保管期限。這種相互制約關系，是社會主義的檔案集中統一管理原則的體現，它有利于妥善地制訂有關的檔案保管期限表和實際確定檔案材料的保管期限。（3）結構：通常由順序號、條款、保管期限、附注以及總的說明等部分組成，其中條款和保管期限是最基本的項目。條款較多的保管期限表，還須把條款加以分類。（4）保管期限的劃分：分永久、長期、短期三種。永久保存，就是無限期地盡可能長遠地保存下去。長期保存，一般是指檔案須保存十六年至五十年左右；短期保存，一般是指十五年以下。后兩者稱為定期保存。定期保存的計算方法，一般是從文件產生后的第二年起計算，有些特殊文件和專門文件可以從其失效、結案后算起。所有確定為定期保存的檔案，到保管期滿后還須復查一次，如發(fā)現有繼續(xù)需要保存的，仍應保存下去，有的延長保管期限，有的轉為永久保存。（5）不同保管期限的檔案構成：列為永久保存的檔案，是對社會主義事業(yè)的各項工作以至永世久代具有查考作用的檔案；列為長期保存的檔案，是不具有廣泛社會意義和科學歷史意義的，而屬本機關在較長時間內進行機關工作需要查考的文件材料；列為短期保存的檔案，是低于上述兩個層次的，本機關在較短時間內需要查考的文件材料。（6）編制方法：A準備工作；B起草工作；C征求意義和修正草案。8、檔案鑒定工作制度的基本內容：（1）鑒定檔案的標準；（2）鑒定工作的組織領導；（3）銷毀檔案的批準制度和監(jiān)銷制度。
9、檔案鑒定工作的組織方法：（1）鑒定檔案價值的基本工作方法——直接鑒定法，即直接審查檔案。首先，要求鑒定人員根據鑒定檔案價值的原則和標準，按照檔案的實際情況直接著定其價值，同時，根據檔案保管期限表來鑒定檔案價值時，也只有在直接審查了檔案的實際情況后，才能確切地知道它適合和參照保管期限表的某一條款，確定其保管期限；其次，直接鑒定法要求鑒定工作人員逐件逐張地審查文件，而不是僅僅根據案卷目錄和案卷標題就判定其價值。直接鑒定法是保證鑒定工作質量的重要方法。直接鑒定檔案一般是以案卷為單位進行的。（2）現行機關檔案價值的鑒定工作。（3）檔案館檔案價值的鑒定工作。10、檔案的銷毀：（1）檔案銷毀清冊；（2）立檔單位和全宗簡要說明；（3）檔案銷毀方法。四、檔案保管1、檔案保管工作概述：（1）含義：檔案的保管，就是根據檔案的成分和狀況，所采取的存放和安全防護措施。（2）內容：A檔案的庫房管理；B檔案流動過程中的保護；C保護檔案的專門措施。（3）任務：為了解決安全留存的要求和檔案可能損壞之間的尖銳矛盾。檔案損壞和遭受破壞的原因，不為乎社會原因或自然原因，或者說是人為因素和自然因素兩方面。檔案保管工作的任務，就是了解和檔案損壞規(guī)律，通過經常性工作，采取專門的技術措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護檔案的系統性和完整性，保證檔案的政治安全。（4）意義：檔案保管工作質量的高低，對提高檔案管理水平具有重大的影響。檔案保管工作是整個檔案工作有機組成部分之一，它與其他環(huán)節(jié)有著密切的聯系，不能離開其他環(huán)節(jié)而單獨存在和孤立進行。檔案保管工作不是單純?yōu)楸９芏９?，其最終目的是為了保證黨和國家各項工作對檔案的利用。檔案的保管和便于提供利用基本上是一致的。2、檔案的包裝：（1）卷皮：是包裝文件的基本方法，不僅是為了保護文件，同時它本身又是案卷的封面，有利于檔案的檢索利用和取放。要注意其堅韌性，并要防止生蟲，適宜于裝訂或存放不同厚薄的案卷，尺寸應根據文件的大小設計。賬本、照片等可不另加卷皮。（2）卷盒：是一種比較好的方法。不僅能防光、防塵和減少機械磨損，還便于檔案的科學管理，搬運起來也方便。要注意堅固性，防止生蟲；卷盒的開關和檔案的取放必須方便，以減少磨損；表面有光滑便于除塵，色調宜于暗色不易污染；尺寸必須根據案卷的大小擬定，長和寬可以比案卷稍大一點，高在25厘米以內。對于能夠豎立存放的案卷，也可以采用書套式的卷盒。（3）包裝紙，臨時措施。3、庫房的管理：（1）檔案庫房編號：一種是為所有的庫房編一個總的順序號，適合于庫房較少的檔案館（室）；另一種是根據庫房所在地的方位及庫房建筑的特征進行分區(qū)編號。（2）檔案架（柜）的排放和編號：要求排列一致，橫豎成行；有窗庫房的架柜排列，應與窗戶垂直，不要有礙通風；架柜排列應注意最大限度地利用庫房的地面與空間，但也便于檔案的搬運和取放。（3）檔案的存放與全宗排列：A在我國一般的檔案館和檔案室所保存的檔案，都是按照全宗進行整理和保管的，考慮存放時，首先應按全宗來進行，一個全宗內的檔案應集中在一起。但是也有特殊情況，如庫房或柜架預留的空位已被排滿或新入館的檔案不能與先入館的同一全宗的檔案放在一起的時候，可以暫時單獨保存，待有可能調整時，再將一個全宗的檔案集中起來；又如有的全宗內可能還包括一部分影片、照片、錄音帶、錄像帶、技術圖紙或會計表報等檔案，這些不同類型的檔案，可以分別保管。對于暫時或定位分別保管的全宗中的這部分檔案，應填寫參見卡，把它放在原全宗（全宗主體）存放位置內，指明其存放的地點，以保持其應有的聯系。B庫房內各個全宗單位，應進行系統排列。全宗排列方法主要有按全宗順序號流水排列法和全宗分類排列法兩種。前者對庫房空間和全宗實體的安排比較方便，后者對全宗的系統管理和全宗的信息控制較為有利。在我國，通常采用按全宗群排列的方法，即在保持全宗完整的情況下，安排所有全宗存放地點的時候，盡量將同一時期同一系統或相同性質的全宗放在一起，以保持全宗與全宗之間的聯系。在安排一個全宗內案卷排列次序時，必須嚴格按照全宗內既定的分類體系和案卷的順序號進行，以保持案卷之間的聯系。C當確定了全宗和案卷的排放次序后，就可以組織上架，上架的次序應根據檔案架柜及欄、格的編號次序進行。D存放方式一般有兩種：豎放和平放。豎放是目前采用比較廣泛的一種方式，其好處是檢取和存放案卷比較方便。平放的方法，雖然取放不方便，但對保護檔案是有利的，比較舒展，文件上的皺紋日久后就會消失，適合于保管珍貴檔案和不宜于豎放的檔案，堆疊高度以不超過40厘米為宜。E庫房內檔案的存放位置，是以全宗和全宗群理論為指導進行系統排放的，而全宗及其內部成分的具體排列又有自己的特點，一是全宗內檔案成分一般按整理編號的順序排列上架；二是檔案館內全宗的排列則一般不按全宗順序號，而按全宗的性質分類排列。（4）檔案存放位置索引：第一種指明檔案的存放位置，即以全宗及其各類的檔案為單位，指出它們的存放位置；第二種指明各檔案庫房保存檔案情況，即以檔案庫房和檔案架柜為單位，指出它們保存了些什么檔案。這兩種索引，按形式又可分為簿籍式和卡片式兩種。（5）檔案代理卡。由于提供利用或檔案館（室）內部工作需要（如重新整理、修補、復制、編檢索工具等），經常需要將庫房中已上架安排放好的檔案暫時移出庫外，為便于庫房管理人員掌握檔案流動情況和安全檢查，可以填制一種卡片放在檔案原來存放的位置上，即通常所謂的代理卡或代卷卡。（6）全宗卷：在檔案館（室）工作中，專門為了保存和管理某一全宗而形成的能夠說明其全宗歷史情況的文件材料，以全宗為單位組成專門案卷，稱為全宗卷。全宗卷通常包括下列材料：移交和接收全宗的文據，立檔單位和全宗歷史考證，全宗整理工作方案，全宗內檔案數量和狀況的檢查登記表冊，檔案銷毀清冊，全宗指南等。全宗卷是在檔案館或現行機關檔案室本身的工作活動中形成的一種檔案。它與檔案館（室）所保管的全宗有著密切的聯系，是對全宗進行整理、鑒定、統計、提供利用以及進一步收集該全宗范圍內檔案的重要依據，是檔案館（室）管理全宗和保管工作人員掌握全宗情況不可缺少的一種工具。因此，全宗卷應單獨集中，按全宗順序保管。當全宗移交另一個檔案館（室）保管時，其相應的全宗卷也必須隨同全宗移交。（7）溫濕度調節(jié)和清潔衛(wèi)生。（8）保衛(wèi)和保密。（9）防火。（10）檔案在搬動中的保護。（11）檔案的安全檢查。這些是主要的其它的由于這里字數限制就不多說了。