文書檔案整理ppt

用新方法整理文書檔案
文書檔案整理的新方法實際上是指檔案立卷時采用了件盒級而非原用的案卷級立卷方式.然而不管是何種方式,檔案始終不能背離利用,整理,保護的原則,
種方式能取得更好的效果,就應(yīng)該選擇哪種方式來進行管理.
傳統(tǒng)的文書立卷方法(即案卷級立卷方法)是建國以來延用前蘇聯(lián)的檔案整理方法[1].建國之初,前蘇聯(lián)在列寧領(lǐng)導(dǎo)下制訂了一系列關(guān)于檔案方面的政策法令,為我們新中國檔案制度的建立提供了借鑒.我們曾聘請一批批蘇聯(lián)檔案學(xué)專家來我國傳授檔案學(xué)知識與檔案管理經(jīng)驗,也派出很多人到前蘇聯(lián)學(xué)習(xí)檔案工作的知識和經(jīng)驗.經(jīng)過數(shù)代檔案管理者理論與實踐的結(jié)合,形成了案卷級立卷方法.在那個歷史背景下,采用這種方法,使我們國家得以保護了大量的檔案,這是值得肯定的,但隨著計算機現(xiàn)代化管理手段大量應(yīng)用于公文處理和檔案管理,它在分類組卷, 整理裝訂和檢索利用等方面明顯出現(xiàn)繁瑣,復(fù)雜和效率低的缺點,給檔案人員帶來了相當大的困難,業(yè)務(wù)部門也難以掌握.為了更科學(xué)地管理好文書檔案,國家檔案局于2000年修訂了"歸檔文件整理規(guī)則" (DA/T22-2000),中國科學(xué)院也于2006年4月下發(fā)了"文書檔案建檔規(guī)范"(ZKY/B002-4-2006),在這些規(guī)定中,明確規(guī)定了歸檔文件按照文件自然形成的規(guī)律,以"件"為單位進行整理.
我所從2003年開始用新方法整理文書檔案,下面我談一下自己利用新方法整理文書檔案的過程,與大家探討交流一下.
文書檔案經(jīng)過立卷部門初步立卷后,于次年的六月前移交到綜合檔案室.
文書檔案自實行
規(guī)則后,必須重新制定檔號,我所檔號構(gòu)成如下:
檔號=檔案代號+年度+保管期限+(分類號+順序號)
舉例:
一,分類調(diào)卷
我所文書檔案的分類方案是按問題分類,即綜合管理類,綜合統(tǒng)計類,規(guī)章制度類,黨群紀檢類,人事教育類,科研管理類,外事管理類,技條基建后勤管理類,安全保密類,公司管理類十大類,能夠涵括我所所有事務(wù)活動.有些單位是按部門分類,這樣產(chǎn)生的后果是如果部門進行調(diào)整,工作性質(zhì)有交叉后,不利于檔案分類的連續(xù)性.
將兼職檔案員所立案卷認真檢查,按分類方案比對調(diào)整后,再按我所文書檔案保管期限表對每一類中的檔案保管期限進行調(diào)整.
二,裝訂
一般按一份文件為一件進行裝訂,批復(fù)和請示可裝訂為一件,若太厚也可分為兩件,同樣,正文和附件,正本與草稿,來文與復(fù)文都可視情況分別裝訂.不過在文件排序時就應(yīng)相對集中放在一處,若是完成立檔工作后才歸來的文件也可放在最后,不必改動前面的檔號.
在裝訂方式上,可用不銹鋼訂書釘裝訂,若過厚,才采用三針法線裝.
三,加蓋檔號章,編頁碼
在每一件的右上角加蓋文書檔案檔號專用章,填寫其中內(nèi)容,內(nèi)容包括全宗號,年度,室編件號,機構(gòu)或問題(分類號),保管期限,館編件號六項,這里著重是室編件號的填寫,室編件號一定要從不同分類,不同保管期限的最低一級順序從"1"開始標號,比如永久保管綜合管理類檔案有10件,那么就從"001"編至 "010",長期保管綜合管理類有檔案10件,那么又從"001"編至"010",這樣編制的好處是有新增加檔案可以從最后順序加入,而不影響前后其它檔案的檔案號.
逐件從"1"編頁碼.
四,錄入
將文件目錄以"件"的方式錄入計算機,以便查詢.
五,檔案盒
根據(jù)不同分類不同保管期限的檔案厚度選擇相應(yīng)的檔案盒,原則是同一分類同一保管期限的檔案裝在一個盒內(nèi),但某一分類檔案過少時也可多個分類的檔案放入同一盒內(nèi),在盒脊處"機構(gòu)(問題)"欄處相應(yīng)地標明多個分類號.
六,備考表
將備考表填寫好后放入每盒的最后頁.
經(jīng)過上述五個步驟,一年的文書檔案就整理完畢了,顯而易見,新方法整理檔案有如下優(yōu)點:
1.整理方便快捷.每件加蓋檔號章及用訂書釘裝訂的時間遠遠低于原來案卷組卷時每卷加封面封底,擬寫50字以內(nèi)的案卷標題,用線裝訂的時間,檔案整理的效率提高了.
2.利于保密.新方法整理后的檔案可以針對性較強的借閱利用某一檔案,而不必因為利用一件而借出一卷,利于檔案的保密.
3.充分利用檔案室保存空間.取消了案卷封面封底,而且可以多個分類檔案放入同一卷盒中,這樣充分利用了檔案盒的空間,進而節(jié)約了檔案室的保存空間,隨著日后檔案的增加,這一優(yōu)勢會更加明顯.
4.容易調(diào)卷.分類錯誤或檔案進館時,檔案存在調(diào)卷的問題,案卷級組卷方式在這方面就尤為麻煩,而且容易破壞檔案,而調(diào)整件盒級組卷時,就只須改變一下排列件號,相對容易了許多.
5.查閱方便.在計算機中輸入關(guān)鍵詞進行查詢,更為快捷直觀.
缺點:新方法要求將檔號章直接蓋在檔案上,這個做法我認為有些不妥,值得探討!
參考文獻:
⑴ 邢培華,孟憲霞.《試析我國的檔案創(chuàng)新》,
<a href=" " target="_blank"> </a> NewsID=425
W2005?永久-0201
順序號,表示2005年度保管期限為永久的綜合統(tǒng)計類的第1件
分類號,表示綜合統(tǒng)計類
保管期限
2005年度
文書檔案代號

文書檔案整理歸檔流程與方法

1、整理與事件相關(guān)的所有資料，將資料按順序編寫頁碼。為了防止其中的某些資料丟失，在編寫頁碼時可采用“共*頁，第x頁的編號方式。

2、編寫完頁碼之后，將統(tǒng)一事件相關(guān)的所有資料掃描后壓縮成一個壓縮包，在電腦里建立一個專門的文件夾，進行備份。

3、用Excel表格建立資料臺賬，包含資料的所有文件名稱、主要內(nèi)容概要、權(quán)利義務(wù)范圍、期限等主要內(nèi)容。

4、按順序?qū)⑺匈Y料排列好，按照單位要求的標準格式進行文件裝訂。

5、將裝訂好的檔案資料裝入專門的檔案袋中，在檔案袋的封皮上編號，注明資料名稱、整理入袋日期、整理人等信息。

如何整理檔案

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動?？镆讬n案包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 8個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。

文書檔案該如何分類及管理？

1、保管期限—年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。

2、保管期限—年度—問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下按按問題分類。

3、問題—年度—保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每個問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。

4、年度—保管期限分類法，即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類。

5、年度—組織機構(gòu)—保管期限分類法，此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類，其次按照各個部門分類，最后按保管期限分類。

進行檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統(tǒng)一指國家全部檔案要由國家設(shè)立的各級各類檔案保管機構(gòu)分別集中保存，并制定統(tǒng)一的法規(guī)進行管理。

維護完整有兩方面的含義：從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；從質(zhì)量上要保持檔案的有機聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護安全也有兩方面的含義：力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。

便于利用為全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗檔案管理工作的一個標準。檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護檔案的真實性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。

擴展資料

檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財富，檔案主要也不由檔案管理機構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。

通過提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟、政治、文化服務(wù)，否則就不會存在，也難以發(fā)展。

在階級社會中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級關(guān)系和階級利益，為一定的統(tǒng)治階級所掌握，為一定階級的經(jīng)濟、政治和文化服務(wù)，這個服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。

由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國家的政治利益和經(jīng)濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。

參考資料來源：百度百科-文書檔案

參考資料來源：百度百科-檔案管理