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檔案整理經(jīng)驗(yàn)介紹

時(shí)間:2023-01-05 作者:老師 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

檔案整理經(jīng)驗(yàn)介紹

檔案管理好的經(jīng)驗(yàn)做法其實(shí)一般的情況下,首先檔案都是存檔的。如果檔案特別多的話,就要把檔案分類管理??梢园褭n案分為男生部分和女生部分,然后再把檔案按年限分類。然后再把檔案可以按照級別分類,比如說領(lǐng)導(dǎo)級別,普通員工級別等等,如果你分的級別越細(xì),然后再加上編號的話,那么你在尋找檔案的時(shí)候就會非常的好找?;蛘咭部梢灾苯影褭n案按編號編好,然后把這些編號做一個(gè)目錄后面寫上。檔案的信息,比方說人名兒。身份證號等,那么在查找的時(shí)候按照位置去查找也是比較好找的,就像圖書館保存圖書那樣去保存也好。

企業(yè)檔案該如何整理?

每年的歸檔文件整理,各單位都很重視,但整理與編目不規(guī)范的還不少,原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此,筆者對如何規(guī)范歸檔文件(即文書檔案)的整理與編目提出了簡明扼要的方法,供大家參考。
第一步 清理文件,即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為:不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》(即國家檔案局8號令)制定好本單位的檔案保管期限表,對照條款,逐份文件進(jìn)行鑒定。
概要地說,即便于實(shí)際工作中掌握的保管期限劃分方法如下:
永久(Y):
1.收文中針對性文件:A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件;B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事,如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件,如決定、規(guī)定、辦法、意見等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料;本單位開展重大活動形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔(即本單位計(jì)劃與總結(jié)、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報(bào),重要?jiǎng)?chuàng)建活動文件材料等)。
定期30年(D30):
1.收文:上級主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件(如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等;非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī);
2.發(fā)文:本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料(大致包括:內(nèi)部管理制度,獎(jiǎng)勵(lì)制度,業(yè)務(wù)操作規(guī)程等)。
定期10年(D10):
1.收文:上級主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件;
2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡單扼要地講,區(qū)(縣)級機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大,特別是要進(jìn)館的單位,區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來;文件數(shù)量不多或比較基層的單位,可以往“自己”靠,即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料,其保管期限可從長。
第二步 按件裝訂:界定何為一“件”,具體見《歸檔文件整理規(guī)則》。“件”有兩種,①為自然件,這很好界定;②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的,可采用縫紉機(jī)軋邊(固定);后期要掃描加工的,推薦用不銹鋼推訂來裝訂,以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料,每件敲上“檔號章”。
第三步 排列文件:區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級類目,一般設(shè):①黨務(wù)、②工會,③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會,在①下按時(shí)間排列文件,②③④⑤同上,文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。
行政管理類下設(shè)二級類目,一般有:①組織人事;②政(事)務(wù);③財(cái)產(chǎn)管理,①下按時(shí)間先后排列,②③同理。(政務(wù):文字秘書工作;事務(wù):后勤保障一類;財(cái)產(chǎn)管理即審計(jì)、會計(jì)、經(jīng)費(fèi)、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務(wù)管理類:本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料,要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況,區(qū)分屬類、排列文件。
第四步 編號:永久、定期30年、定期10年分別編三個(gè)流水號,一年一編(即填寫檔號章上的歸檔信息)。
第五步 編目:按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫備考表,裝盒、填寫脊背(可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上,以保持整潔與美觀。

如何做好人事檔案管理

導(dǎo)語: 在人們的工作生活中,檔案扮演著重要角色,但很多人誤認(rèn)為人事檔案沒用,出現(xiàn)了忽略人事檔案管理的現(xiàn)象,影響了檔案管理工作。對于,如何做好人事檔案管理工作,我為大家整理以下經(jīng)驗(yàn)和方法。

一、 人事檔案管理中存在的主要問題

1、人事檔案管理重視程度不夠

相當(dāng)一部分人認(rèn)為人事檔案工作就是抄抄寫寫,保管的事務(wù)性工作,不容易取得明顯成績不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。因此,忽視了人事檔案管理工作,最終形成“說起來重要,排起來次要,忙起來忘掉,用起來需要”的狀況。人事檔案工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài),難以高質(zhì)量地為干部隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)。

2、人事檔案管理工作缺乏力度

一是少數(shù)管檔部門沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度,建立了制度執(zhí)行不嚴(yán),收集歸檔工作被動、不及時(shí)。再由于形成材料的部門對檔案管理工作認(rèn)識不夠等原因,檔案材料沒有及時(shí)收集、轉(zhuǎn)遞和歸檔,造成檔案材料內(nèi)容不完整。二是收集歸檔的材料不全面、不真實(shí)準(zhǔn)確、人事檔案中有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的,一些鑒定、考核和評價(jià)材料大都是套話,內(nèi)容形式相同,不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況。部分檔案材料還存在:填寫格式不規(guī)范,填寫內(nèi)容前后不一,記載不實(shí),審核不準(zhǔn),不利于檔案的保存和利用,使檔案的真實(shí)性、動態(tài)性、完整性功能趨于弱化。三是人事檔案用紙規(guī)格不一,紙張不符合要求,在立卷歸檔進(jìn)行技術(shù)加工、折疊、剪裁及裱糊時(shí),使人事檔案卷很不美觀。

3、人事檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟

由于機(jī)構(gòu)調(diào)整、科室重組,人員競聘上崗等原因,原有的人事檔案管理人員難免崗位變動,接任的管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn),對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、鑒別與歸檔、保管與保護(hù)、提供利用等業(yè)務(wù)不太了解。日常事務(wù)往往又忙于將新增加材料收集放入人事檔案盒,沒有及時(shí)整理歸檔,嚴(yán)重影響了檔案的管理水平。隨著人才流動外部環(huán)境的寬松,人才流動靈活,各類人才跳槽頻繁,造成人檔分離現(xiàn)象越來越多。

檔案整理經(jīng)驗(yàn)介紹

4、檔案室設(shè)備配備不齊全

大多采取“因陋就簡”,“因地制宜”的原則,融辦公室、閱檔、倉庫為一間,既無鐵門、鐵窗等基本設(shè)施,也無其他硬軟件設(shè)施,防火、防潮、防盜等手段停留在較低的水平上。

5、檔案管理手段落后

目前人事檔案管理部門的管理手段還是手工操作,既使利用計(jì)算機(jī)管理,僅限于把個(gè)人信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī),資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣延用手工操作,無紙質(zhì)閱檔基本沒有實(shí)施。由于反復(fù)調(diào)用原件,造成紙張發(fā)黃變脆,字跡褪色,直接影響到檔案的完整與安全,這樣既不利于檔案的保管,又影響工作效率。

二、做好人事檔案管理的對策

1、重視人事檔案管理工作

單位要將人事檔案納入議事日程,定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決,進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

2、提高人事檔案管理工作水平

一是進(jìn)一步完善人事檔案查(借)閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密、管理人員職責(zé)、轉(zhuǎn)遞等各項(xiàng)檔案管理制度,做到“五不查”、“四不借”、“三不轉(zhuǎn)”,即:無《干部檔案查借閱呈報(bào)表》不查,非利用單位范圍不查,非正式黨員不查,本人及親屬的檔案不查,審批手續(xù)不全不查;未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不借,非特殊需要不借,手續(xù)不全不借,本人及親屬檔案不借;個(gè)人帶檔不轉(zhuǎn),沒有調(diào)動通知不轉(zhuǎn),接收單位不明不轉(zhuǎn)。

特別是人才流動后對不在本單位的人員檔案必須妥善處理,該轉(zhuǎn)遞的及時(shí)轉(zhuǎn)遞。建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度,對檔案材料的收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度作進(jìn)一步的.嚴(yán)格要求,更好地阻止虛假材料進(jìn)檔。完善人事檔案整理工作細(xì)則,使人事檔案的整理更加科學(xué)、全面、完整。

二是把好“入門關(guān)”,對人事檔案缺少材料情況進(jìn)行集中清理,通過書面方式,聯(lián)系材料的形成部門將材料收集整理,盡量減少避免歷史遺留問題的影響,保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整。

三是把好“更新關(guān)”,檔案人員要主動與相關(guān)部門聯(lián)系、索要,做到收集整理經(jīng)常化,不拖延,不積壓,確保人事檔案材料完備,與實(shí)際情況同步。四是規(guī)范檔案裝訂工序,做到規(guī)格統(tǒng)一。

檔案整理經(jīng)驗(yàn)介紹

3、加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

選擇政治上可靠,作風(fēng)正派,責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事人事檔案管理工作,教育培養(yǎng)他們了解管理檔案的重要性,增強(qiáng)責(zé)任心。主管部門應(yīng)定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識,讓他們掌握新的知識和先進(jìn)的管理技術(shù),提高檔案管理的技術(shù)水平,檔案員要勤奮學(xué)習(xí),提高自身素質(zhì)與政治覺悟,踏踏實(shí)實(shí)地做好本職工作,為檔案事業(yè)建功立業(yè)。

4、更新檔案管理設(shè)施

配備堅(jiān)固的防火、防潮的專用檔案庫房,配置鐵質(zhì)防蛀、防塵的檔案柜,庫房內(nèi)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備;庫房的防火、防潮、防塵、防蛀、防盜、防霉、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查;檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三分開,要加大資金投入,配備先進(jìn)計(jì)算機(jī)管理設(shè)備。

5、注重人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

對人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理,利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù),將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī),通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)交成數(shù)據(jù)資料,實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存,根據(jù)需要,通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時(shí),可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新,對不屬于保密范圍的檔案信息實(shí)現(xiàn)有效共享。

綜上所述,人事檔案管理工作不僅要從制度上更新,還要從觀念上更新,積極采取有效措施,探索檔案現(xiàn)代管理模式,走出目前人事檔案存在的困境,做到解放思想,凝聚力量,更好地為黨組織和人事工作服務(wù)。

如何做好檔案管理工作

如何做好檔案管理工作

在從事了兩年多的檔案管理工作中,深刻體會到檔案管理的重要性。提高檔案工作的效率與質(zhì)量,可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此,檔案管理工作人員務(wù)必認(rèn)真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。那么,如何做好檔案管理工作呢?我作為一名辦公人員,在實(shí)踐中通過不斷總結(jié),尋找其中的規(guī)律,得到了一些粗淺的見解,愿與大家共同分享。

一、規(guī)范公文處理,把好公文形成關(guān)

檔案一般是完成了文書處理程序,完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點(diǎn),規(guī)范公文處理,把好公文形成關(guān),是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同,有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的,有的則是由相關(guān)部門起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。我部就屬于后者,由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同,對公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異,導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我項(xiàng)目部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個(gè)方面:

1、文種使用不當(dāng)。主要有請示、報(bào)告不分;一文請示多件事情;生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等

2、附件標(biāo)識比較混亂。有的公文注有附件,但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識,也不在附件名稱前標(biāo)識出具體的序號,行文程序很混亂。

3、公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確,不利于檢索查找。

4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況,嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此,作為辦公室一名專門負(fù)責(zé)公文擬制人員,平時(shí)有責(zé)任也有義務(wù)對各部門呈送的.公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理,依照有關(guān)規(guī)定,全面審核,嚴(yán)格核稿,特別是對那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān),發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門進(jìn)行銜接,共同磋商,盡量將各種問題都解決在核稿階段,決不能將問題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪,以確保公文的高質(zhì)量、高水平,以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

二、檔案整理工作,從公文的評估分類做起

公文形成后,經(jīng)過一段時(shí)間的歸整處理,待文件涉及的事務(wù)處理完畢,文書人員即可以對公文的保存進(jìn)行價(jià)值評估,根據(jù)公文的類別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理:去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀,而是放到別處);將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來,以備隨時(shí)查閱和調(diào)用。評估工作對文書人員是個(gè)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力,能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔,供日后的工作查考利用。而要做好該項(xiàng)工作,可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行:

1、對檔案工作要有高度的認(rèn)識,要實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化,就必須重視公文的規(guī)范化管理,實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融,加強(qiáng)檔案部門對文件管理的超前控制,這樣才能保證檔案的質(zhì)量,減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù),避免重復(fù)立卷,使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。

2、要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性,要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的頭腦里,要有對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度,使檔案工作平時(shí)化、平?;?。因此,務(wù)必要按照《辦法》的要求,規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件,對每一份文件做出科學(xué)的評估。

3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中,文秘人員要重視檔案知識的學(xué)習(xí),加強(qiáng)檔案意識的培養(yǎng),最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍,《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等,以便需要時(shí)查閱,真正做到邊工作,邊學(xué)習(xí),在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中,很多檔案工作人員都兼任秘書工作,因此一定要重視對形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評估歸類。。

三、完善公文材料,做好檔案收集工作

文書部門在公文最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料,發(fā)現(xiàn)有附件而未及時(shí)歸檔的要催要,同一事項(xiàng)有外來文件未按時(shí)上交的要跟蹤收回,以避免長時(shí)間留在個(gè)人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著手:

1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起。對于上級發(fā)文,做完收文登記后,首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值,如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成,便失去其保存的社會價(jià)值而被淘汰;而另一部分文件,退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后,卻具有儲存價(jià)值,能使后人通過其載錄進(jìn)行借鑒和利用,因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求,用不銹鋼釘子重新裝訂,后進(jìn)行傳閱,閱辦完畢后,已初步進(jìn)入歸檔程序,進(jìn)一步歸整,以備平時(shí)查閱。

2、檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對于本單位自生文件,領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全,按照從上到下,依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整,并統(tǒng)一裝訂成冊,初步完成“件”,由零散“頁”到集中歸整為“件”,到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

四、善于交流,接受新信息,達(dá)到資源共享

作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn),對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門,不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價(jià)值,一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色,創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時(shí)檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識,樹立精品意識,培育職業(yè)意識。不斷接受新信息,擴(kuò)大知識視野,提高自己的鑒別能力,充分利用各種媒體和機(jī)會,主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料,如大事記、組織嚴(yán)格、專題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會議簡介等,從而達(dá)到資源共享的目的。

總之,檔案管理工作具有很強(qiáng)的挑戰(zhàn)性。在今后的工作中,我將很好地把文秘工作和檔案工作結(jié)合起來,不斷提高檔案管理質(zhì)量,提高其利用率。目前我項(xiàng)目部檔案裝備還比較落后,正在向電子歸檔、微機(jī)檢索過渡,這一項(xiàng)新的工作給我提供了更多的學(xué)習(xí)機(jī)會。我深信,只要我們以高度的職業(yè)責(zé)任感和較強(qiáng)的敬業(yè)精神對待檔案管理工作,就一定能促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展,從而為檔案工作提供更多更好的信息資源。

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