整理底稿歸檔

【導(dǎo)讀】注冊會計師考試科目有6科，其中之一就是審計，審計考試題型有主觀題，有客觀題，當(dāng)然涉及的考點(diǎn)也是有很多的，審計底稿的歸檔就是其中之一，也是考試的高頻考點(diǎn)，所以備考的考生一定要重點(diǎn)關(guān)注，今天給大家就具體介紹一下2020注冊會計師《審計》必考點(diǎn)：審計底稿的歸檔的有關(guān)內(nèi)容，下面就一起來看看吧。

[內(nèi)容導(dǎo)航]

1.所有權(quán)

2.歸檔期限

3.保存期限

[考頻分析]

考頻:★★★

復(fù)習(xí)程度:理解掌握本考點(diǎn)。

[高頻考點(diǎn)]審計工作底稿的歸檔

1.所有權(quán):審計檔案的所有權(quán)屬于承接該項業(yè)務(wù)的會計師事務(wù)所。

2.歸檔期限

(1)審計工作底稿的歸檔期限為”審計報告日”后60天內(nèi)。

(2)如果未能完成審計業(yè)務(wù),審計工作底稿的歸檔期限為”審計業(yè)務(wù)中止日”后的60天內(nèi)。

3.保存期限:

(1)會計師事務(wù)所應(yīng)當(dāng)自”審計報告日”起),對審計工作底稿至少保存“10年”。

(2)如果未能完成審計業(yè)務(wù),會計師事務(wù)所應(yīng)當(dāng)自“審計業(yè)務(wù)中止日”起,對審計工作底稿至少保存"I0年” 。

在審計報告日后將審計工作底稿歸整為最終審計檔案是一項“事務(wù)性”的工作，"不涉及” 實施新的審計程序或得出新的結(jié)論。在歸檔期間對審計工作底稿做出的“務(wù)性"的變動,包括:

(1)刪除或廢棄被取代的審計工作底稿;校

(2)對審計工作底稿進(jìn)行分類、整理、叉索引;

(3)對審計檔案歸整工作的完成核對表簽字認(rèn)可;

(4)記錄在審計報告日前獲取的、與審計項目組相關(guān)成員進(jìn)行討論并取得一致意 見的審計證據(jù)。

備考經(jīng)驗共享

1、建立知識體系

注會考試的綜合題，正如其名，標(biāo)題綜合性較強(qiáng)，具有一定難度，一般不會針對單一考點(diǎn)出題，而是將多個知識點(diǎn)結(jié)合起來出題，所以要求我們了解相關(guān)知識點(diǎn)之間的關(guān)聯(lián)性。因此，主張我們在備考注會的過程中一定要時常記得溫故知新，建立前后知識點(diǎn)的體系結(jié)構(gòu)。

2、多做模仿操練

因為綜合題涉及面較廣，一般會跨章節(jié)，主張我們在做完章節(jié)操練之后也加強(qiáng)模仿習(xí)題的操練。經(jīng)過CPA模仿習(xí)題的操練，能夠訓(xùn)練做題速度以及培育做題的語感，還能夠把握一些答題的思路和技巧。

3、善于歸納收拾

綜合題一般不會針對一些次要考點(diǎn)來出題，一般針對一些核心考點(diǎn)來出題，所以主張我們在溫習(xí)之前能夠大致參考一下歷年考題，大致總結(jié)一下綜合題的出題規(guī)則，出題范圍等，后續(xù)能夠有針對性地逐一擊破。刷題過程中也能夠收拾一個錯題集，把錯題進(jìn)行二次推敲，一起整理對應(yīng)的考點(diǎn)，以做到系統(tǒng)溫習(xí)，舉一反三，確保再遇到同類型標(biāo)題不會犯錯。

關(guān)于2020注冊會計師《審計》必考點(diǎn)：審計底稿的歸檔，就給大家介紹到這里了，作為注會審計的高頻考點(diǎn)，是考生們需要關(guān)注的，也是需要我們采取一定的方法進(jìn)行練習(xí)鞏固的，另外，因為注會考試科目有很多，所以大家一定要掌握一些注冊會計師考試科目搭配技巧，認(rèn)真進(jìn)行考試備考。

審計工作底稿的歸檔工作是事務(wù)性的，還是業(yè)務(wù)性的？具體解釋下，事務(wù)性和業(yè)務(wù)性的區(qū)別的是什么？

1、審計工作底稿的歸檔是指將注冊會計師做好的所有的審計工作底稿整理為可以進(jìn)行封存的檔案，在這個整理期間將不再會實施新的審計程序或得出新的審計結(jié)論，屬于一項事務(wù)性的工作。

2、審計完成階段工作底稿：

（1）審計工作完成情況核對表；

（2）管理層聲明書原件；

（3）重大事項概要；

（4）錯報匯總表；

（5）被審計單位財務(wù)報表和試算平衡表；

（6）有關(guān)列報的工作底稿(如：現(xiàn)金流量表、關(guān)聯(lián)方和關(guān)聯(lián)方交易的披露等)；

（7）財務(wù)報表所屬期間的董事會會議紀(jì)要；

（8）總結(jié)會會議紀(jì)要。

3、事務(wù)性和業(yè)務(wù)性的區(qū)別的是，業(yè)務(wù)性就是涉及業(yè)務(wù)的每一個環(huán)節(jié)，涉及實質(zhì)性工作。例如函證、盤點(diǎn)、抽查，這些屬于業(yè)務(wù)性工作。事務(wù)性工作指復(fù)印、裝訂、復(fù)核等服務(wù)性工作。

擴(kuò)展資料

一、審計工作底稿歸檔的要求

1、歸檔期限：審計報告日后60天內(nèi)或?qū)徲嫎I(yè)務(wù)中止后的60天內(nèi)。

2、歸檔要求：針對客戶的同一財務(wù)信息執(zhí)行不同的委托業(yè)務(wù)，出具兩個或多個不同的報告，應(yīng)當(dāng)將其分別歸整為最終審計檔案。

二、審計工作底稿的保存期限會計事務(wù)所應(yīng)當(dāng)自審計報告日起，對審計工作底稿至少保存10年；如果注冊會計師未能完成審計業(yè)務(wù)，會計事務(wù)所應(yīng)當(dāng)自業(yè)務(wù)中止日起，對審計工作底稿至少保存10年。

資料如何整理與歸檔

歸檔文件整理操作幾個具體問題的處理

1、輸入微機(jī)。由于文件不立卷，因此每一份文件都必須準(zhǔn)確無誤地將題名、責(zé)任者、文號、日期、頁數(shù)、件號輸入微機(jī)，以便日后查找利用。特別是文件題名必須一字不變地輸入，如果文件標(biāo)題不能概括文件內(nèi)容，請在原標(biāo)題后自擬或補(bǔ)充標(biāo)題，并加“[]”加以區(qū)別，如“××市檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×檔〔2005〕180號文件的通知”，應(yīng)重擬標(biāo)題并抄錄為“××市檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〔××省檔案局關(guān)于加強(qiáng)汛期檔案安全管理的幾點(diǎn)意見〕的通知”，又如“××市檔案局通報”，應(yīng)重擬標(biāo)題并抄錄為“××市檔案局〔關(guān)于市直機(jī)關(guān)達(dá)標(biāo)升級情況的〕通報”。有些歸檔文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，如正文公布實施意見，附件則是具體的條文規(guī)定，或者附件是正文的重要補(bǔ)充和說明，在正件與附件作為一件時，如果目錄中只抄錄正文題名，不能反映出附件的內(nèi)容，可能造成漏檢，此時也可在正文題名后抄錄附件題名，附件題名外加“（）”，如“關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明建設(shè)的決定（附：市民公約）”。如果文件題名過長，超過軟件所規(guī)定的120個字節(jié)（60個漢字），需進(jìn)行簡化，并在備注欄注明。如果是會議材料、報表、內(nèi)部信息等成套文件，則每一份文件都要作一件輸入。例如，××工作會議文件之一：×××同志在會議開幕式上的講話；又如，情況反映第三期：×××貪污犯罪情況的內(nèi)部通報。

2、裝訂。根據(jù)實踐，建議各單位統(tǒng)一使用不銹鋼訂書釘裝訂，方便快捷，成本低。裝訂時一定要注意選擇由檔案局推薦使用的不銹鋼訂書釘。禁止使用不符合規(guī)范的訂書釘，這將是今后每年歸檔文件整理檢查的重點(diǎn)內(nèi)容之一。文件采用左側(cè)裝訂的方法，左邊、下邊要整齊。如果某份文件內(nèi)容特別多，紙張厚，訂書機(jī)無法裝訂，需要用細(xì)線裝訂。裝訂的方法：采用五孔裝訂，細(xì)線要將文件左邊捆扎起來，以防紙張損壞。

3、文件的歸檔時間如何確定

《規(guī)則》放棄了原有的按針對年度歸檔的做法，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期（即落款日期）判別文件所屬年度。例如，1995年形成的《1996—2000年工作規(guī)劃》，應(yīng)歸入1995年度；1997年形成的《1996年機(jī)關(guān)工作總結(jié)》，應(yīng)歸入1997年；1998年制定，1999年生效的法律法規(guī)，應(yīng)歸入1998年。

機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動，如召開會議、處理案件等等，可能會形成跨年度文件，這樣的文件往往統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔。比如，跨1998年、1999年兩個年度的會議形成的文件材料，統(tǒng)一在閉幕年即1999年整理歸檔；跨1998年、1999年兩年度處理的案件形成的文件材料，統(tǒng)一在結(jié)案年，即1999年整理歸檔；下級單位1998年12月寫的請示，上級單位1999年1月收到，則該請示應(yīng)連同辦理過程中形成的其他文件一起歸入1999年。

按照《規(guī)則》的規(guī)定，不只是單份文件可作為一件，正本與定稿、原件與復(fù)制件、來文與復(fù)文等可作為一件。這時判定“件”的日期，應(yīng)以裝訂時排在前面的文件的時期為準(zhǔn)。具體地說，正本與定稿為一件，以正本日期為準(zhǔn)；正文與附件為一件，以正文日期為準(zhǔn)；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，以轉(zhuǎn)發(fā)文日期為準(zhǔn)；復(fù)文與來文為一件以復(fù)文日期為準(zhǔn)。

有些文件沒有標(biāo)注日期，應(yīng)考證清楚，按考證日期歸檔。

4、訂本式的文件材料如何裝訂

報表、名冊、圖冊等一般每冊（本）內(nèi)容都相對完整，具有獨(dú)立的檢索價值，因此應(yīng)按照其原來的裝訂方式，一冊（本）作為一件。去除原有的不符合要求的裝訂物，改用符合規(guī)范的不銹鋼訂書釘或細(xì)線裝訂。訂本式的會議記錄，要拆除原來不符合規(guī)范的裝訂物，重新裝訂。

5、裝訂時是否必須去除金屬裝訂物

是否需要去除金屬裝訂物，可以視具體情況靈活掌握。一般來說，永久、30年保存的檔案必須去除不符合規(guī)范的金屬裝訂物，10年保存的檔案可不去除金屬裝訂物。此外，對于裝訂成冊不便拆釘?shù)目?、書籍等，由于金屬裝訂物已經(jīng)嚴(yán)密封裝在其中，拆釘會嚴(yán)重?fù)p害原貌，此時可不再拆釘重裝。

6、幾種特殊類型文件“件”的確定

（1）重要文件（如法律法規(guī)等）除正本外，在撰寫、印刷過程中形成的不同稿本（包括歷次修改稿）需要?dú)w檔保存，如過厚不易裝訂，其正本與歷次修改稿（包括定稿）各為一件。

（2）一般來說，正文與附件為一件，如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件。

（3）文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中一般都附有文件閱辦單。有的閱辦單有領(lǐng)導(dǎo)的重要批示（或簽批條），它真實地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應(yīng)與文件作為一件，歸檔章應(yīng)加蓋在閱辦單上，編頁號也要從閱辦單（或簽批條）開始。

（4）會議材料一份文件為一件；活頁紙會議記錄，每一次會議為一件，訂本式的一本為一件；整本的介紹信存根為一件；刊物正本為一件，底稿為一件，如果底稿太厚可視情況分為若干件；不同類型的報表各為一件；未裝訂的式樣同一的表格可裝訂為一件；成套文件中的每一份文件各為一件，這樣才有利于日后的查找。

7、傳真件如何歸檔

傳真件字跡耐久性差，須復(fù)制后才能歸檔。盡管復(fù)制件本身在耐久性方面也存在問題，但強(qiáng)于傳真件字跡的耐久性。復(fù)印件應(yīng)單面復(fù)印，以防粘連。

8、超大紙張如何歸檔

實際工作中，某些特殊形式的文件，如報表、圖樣等，紙張幅面大于A4或16開兩種規(guī)格。由于檔案盒是按照A4規(guī)格設(shè)計的，因此，超大紙張必須加以折疊。拆疊時應(yīng)盡量減少拆疊次數(shù)，同時拆疊縫應(yīng)盡量放在字跡外，從上向下折疊。

9、同一事由的歸檔文件排放在一起是否必須體現(xiàn)先后順序

同一事由的歸檔文件只有經(jīng)過進(jìn)一步的系統(tǒng)排列，才能更好地反映歸檔文件之間的歷史聯(lián)系，體現(xiàn)事情的前因后果，從而滿足利用者的利用需求。如果一項活動所形成的若干份文件材料，既不按事情辦理過程（時間）順序排列，也不按歸檔文件的重要程度排列，只進(jìn)行一種非常隨意的放置，那么就看不到事情的辦理過程，不利于檔案管理和提供利用等工作。因此，同一事由的文件排列在一起時，最好體現(xiàn)出時間或重要程度等順序。如開一次會議，形成了會議記錄，會后又形成了會議紀(jì)要，這兩份文件就屬于同一事由，應(yīng)排列在一起，會議記錄在前，會議紀(jì)要在后。再如檔案局舉辦檔案法宣傳周活動，形成若干份文件，這些文件應(yīng)按照活動過程或文件的重要程度排列順序。

10、在實行“隨辦隨歸”制度的機(jī)關(guān)，如何確保同一事由的歸檔文件排列在一起

一般情況下，同一事由的歸檔文件應(yīng)該在事由辦理完畢后收集齊全，再歸檔保存，以保證排列、編號后同一事由的文件排在一起。但實行“隨辦隨歸”時，如在某次會議結(jié)束之后，將需歸檔的文件按隨辦隨歸的要求，進(jìn)行了排列、編號、編目等工作，從而確定了文件的排列順序和位置，并移交檔案部門。會議結(jié)束后間隔一段時間又形成了會議紀(jì)要，此時文件歸檔的補(bǔ)救辦法是按自然順序排序進(jìn)行編號，并在歸檔文件目錄中該文件條目的備注欄中標(biāo)注與前述文件的聯(lián)系。

11、如何將零散文件排入已整理完畢的歸檔文件中

在歸檔文件整理工作中，文書和檔案人員應(yīng)該以負(fù)責(zé)的態(tài)度，盡可能保證收集齊全完整，杜絕零散文件歸檔現(xiàn)象。在難以避免的情況下，將零散文件排列在同一年度相應(yīng)保管期限歸檔文件的最后，并在該文與前面相關(guān)文件備注欄中注明，以便相互參見。

12、機(jī)關(guān)檔案室要不要編盒號

各單位目前不需要以盒為單位編流水盒號。如要編號的，可用鉛筆臨時編號。

13、歸檔文件目錄如何裝訂

歸檔文件目錄和目錄封面統(tǒng)一采用A4紙豎式打印，并裝訂成冊。歸檔文件目錄可一年裝訂成一本，亦可每年區(qū)分保管期限裝訂成三本。歸檔文件目錄除集中裝訂外，無需分別在檔案盒中放置。

14、為什么每個檔案盒都必須放置備考表

備考表是用以對盒內(nèi)歸檔文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況進(jìn)行必要的注釋說明的，無論在歸檔文件整理階段，還是在檔案保管階段，都需要有備考表來填寫這些內(nèi)容。此外，備考表還設(shè)有整理人、檢查人和日期等項目，這些項目起到了明確整理工作責(zé)任，強(qiáng)化監(jiān)督的作用，對每盒歸檔文件來說都必不可少。

15、文件頁號的編寫有何規(guī)定

文件本身的頁碼能反映文件頁數(shù)的，不必重新編寫頁號，否則均應(yīng)重新編寫頁號。編寫頁號同樣是在文件正面的右上角和有文字反面的左上角。如有文件閱辦單或領(lǐng)導(dǎo)簽批條，也要編寫頁號。頁號可用號碼機(jī)、鉛筆、鋼筆編寫。

16、歸檔文件管理軟件

計算機(jī)輔助整理歸檔文件，應(yīng)統(tǒng)一使用由市檔案局推薦的，山東泰安同力軟件公司開發(fā)的通用軟件。各單位在每年的歸檔工作完成后，應(yīng)將檔案管理數(shù)據(jù)庫備份兩份。

希望我的回答能對您有所幫助。

如何進(jìn)行檔案整理

如何進(jìn)行檔案整理

檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。下面是我搜集整理的如何進(jìn)行檔案整理，歡迎閱讀。

檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

檔案整理的文件范圍是：凡是本機(jī)關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機(jī)盤片、實物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進(jìn)行實體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等)，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級以上各級黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學(xué)校等二級機(jī)構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會計檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

一、檔案的分類原則： 以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

二、檔案的分類和大類設(shè)置辦法

(一)大類的設(shè)置 原則上每各單位設(shè)置八個大類，即文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案(含科研、基建、設(shè)備儀器等)、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書資料。

(二)各類內(nèi)檔案的分類辦法

1、文書檔案分類有4種方法

(1)保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯(lián)系(針對本級)的材料組合在一起;將本單位各部門及與有關(guān)個人有聯(lián)系的組合在一起;將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;將同一時間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;對于純上級文件或下級文件，在實際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊 排列如圖：

(2)保管期限---年度---問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題(如綜合、政工、業(yè)務(wù))分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級業(yè)務(wù)主管部門有文件這樣規(guī)定的單位(如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行)。以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對本級的文件。。以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個問題內(nèi)從“1”開始編制一個流水號。

(3)問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位(如自來水公司)，此種分類法盒號編制方法是同一問題內(nèi)，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一年度內(nèi)，同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

(4)年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業(yè)采用，他們是按照上級業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

2、業(yè)務(wù)檔案按種類----保管期限---年度分類法。

3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。

4、會計類檔案分類有2種方法

(1)采用種類--保管期限—年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量少的單位。

(2)年度---類別---保管期限的分類方法，首先應(yīng)分開會計年度，再按形式分為幾類(先報表、帳薄再憑證)，然后在各類內(nèi)按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量特別多的單位。

5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設(shè)置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶;

6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤;

7、實物檔案一般采用載體形式--年度分類法-，實物類可分為榮譽(yù)類、紀(jì)念品(禮品)類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務(wù)、其他。

三、檔號(全宗號、目錄號、案卷號(件號)、頁號)的編制

(一)全宗號的編制 全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”， 標(biāo)識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進(jìn)館之前該號可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達(dá)單位的漢語拼音代字.

(二)目錄號編制。 填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼 。案卷目錄號應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置。可按不同時間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號;案卷數(shù)量超過1000時，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類別代碼標(biāo)識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產(chǎn)生誤解時，省略間隔符。

1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案;Y代表業(yè)務(wù)檔案(如果一個單位的業(yè)務(wù)檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標(biāo)識);J代表科技檔案;K代表會計檔案(報表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實物。

2、采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期(或30年)”、“短期(或10年)”三個不同的保管期限。

3、目錄號編制示例

業(yè)務(wù)檔案 目錄號 y1 代表永久類的業(yè)務(wù)檔案;Y2 代表長期(或30年)類的業(yè)務(wù)檔案;y3 代表短期(或10年)類的業(yè)務(wù)檔案。

(三)案卷(件)號、頁號

1、案卷號是目錄內(nèi)案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號，在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應(yīng)重新編案卷號或分設(shè)案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號(填寫在順序號欄)和頁號。會計檔案中的財務(wù)報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內(nèi)編寫頁號。

2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)從“1”開始編寫的順序號，每一件內(nèi)編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進(jìn)館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。

3、頁號是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。卷內(nèi)文件各頁按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。

四、檔案整理的質(zhì)量要求：

(一)組合(卷)要求;以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。

1、齊全完整。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，一個問題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水;收集工作應(yīng)立足本單位,注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機(jī)上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機(jī)打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示，應(yīng)收集與印件一并歸檔;有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關(guān)于同一問題的請示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。

2、分類科學(xué)。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系。

A.時間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特征的.分年度時.以文件簽發(fā)日期(成文日期)為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期(成文日期)，電報以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

(1)跨年度的請示與批復(fù)、來文與復(fù)文，放在復(fù)文年度;沒有復(fù)文的，放在請示年度;多份文件(如組織關(guān)系、工資關(guān)系、行政介紹信等)作為一件的，可標(biāo)起止時間;跨年度的規(guī)劃、計劃、預(yù)算，放在文件內(nèi)容針對的第一個年度;跨年度的總結(jié)、報告、決算，放在文件內(nèi)容針對的最后一個年度;跨年度的會議文件，放在會議結(jié)束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度;法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)的年度。

(2)按專門年度(如教學(xué)年度)形成的文件，放在專門年度組卷。

(3)沒有標(biāo)明落款日期的文件材料.應(yīng)通過對照等手段考證文件的準(zhǔn)確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。

(4)臨時性機(jī)構(gòu)，存在時間不長(兩年以內(nèi))，文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結(jié)束年度歸檔;如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個年度內(nèi)歸檔。

B.來源聯(lián)系。要求區(qū)分級別，將上級機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)、平級機(jī)關(guān)和本單位的文件分別組卷。對有密切聯(lián)系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)，下屬機(jī)關(guān)的請示與本單位的批復(fù)，應(yīng)與本單位的文件放在一起組卷。

C.內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團(tuán)和業(yè)務(wù)管理活動中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問題進(jìn)行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。文電應(yīng)合一組卷。單一問題的文件數(shù)量少時，可將內(nèi)容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內(nèi)容相關(guān)的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時，文件歸檔應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。

4、正確劃分保管期限。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。

A、文書檔案根據(jù)國家檔案局2006年8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開 。

(1)永久保存的.文件有以下八個重要方面：一是本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細(xì)化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。二是本機(jī)關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機(jī)關(guān)召開的重要會議主要指本級黨*會、人代、政協(xié)會、經(jīng)濟(jì)工作會、紀(jì)檢會及本機(jī)關(guān)召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。 要因機(jī)關(guān)性質(zhì)來比較，對本機(jī)關(guān)只要具有重要影響力的活動都算。比如本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機(jī)關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。主要指本機(jī)關(guān)形成的年度或年度以上工作計劃、總結(jié)、規(guī)范性文件、重要業(yè)務(wù)事項的文件、重要專題的調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計報表等文件材料。四是本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示、報告、總結(jié)、結(jié)合性統(tǒng)計報表等。五是本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。六是本機(jī)關(guān)房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。七是上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、中長期發(fā)展規(guī)劃等。八是同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。把握機(jī)關(guān)文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機(jī)關(guān)職能活動規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。

(2)定期保管的文書檔案主要包括：一是本機(jī)關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料;主要是指本機(jī)關(guān)各部門在履行職能活動形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。二是本機(jī)關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料，三是本機(jī)關(guān)形成的有關(guān)事務(wù)管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。四是本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計劃、總結(jié)、專題調(diào)研材料等。 五是本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級的批復(fù)、批示。一項系統(tǒng)工程，是分階段進(jìn)行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當(dāng)成一般性的業(yè)務(wù)。至于一般性的工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計表，是指機(jī)關(guān)各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。六是上級機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機(jī)關(guān)都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。七是上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機(jī)關(guān)的主管業(yè)務(wù)，但又需參照執(zhí)行，比如財政、人事、勞動等部門制發(fā)的調(diào)資、勞保、福利、差旅費(fèi)報銷、稅務(wù)、職稱、計生等文件材料。八是同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。九是下級機(jī)關(guān)報送的年度或年度以上計劃(含長遠(yuǎn)規(guī)劃)、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術(shù)性等方面的問題。

(3)根據(jù)本單位的保管期限表，對當(dāng)年歸檔文件進(jìn)行分類時要注意以下幾點(diǎn):一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。二是應(yīng)從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會議材料，除了先進(jìn)事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個先進(jìn)事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級業(yè)務(wù)主管部門文件永久從嚴(yán)(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內(nèi)部科室加掛縣機(jī)構(gòu)牌子,期限提高.五是本級簡報30年

B、會計檔案。

(1)會計憑證：保管15年。

(2)會計帳?。含F(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細(xì)帳保管15年,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。

(3)會計報表：決算報表永久保管(包括文字分析)，會計月報表保管15年。

(4)其他類：會計移交清冊保管15年，會計檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單保管5年

。

C、科技檔案?；ā⒖蒲校河谰?，設(shè)備檔案：長期。

E、音像、電子、實物檔案：永久。

F、業(yè)務(wù)檔案保管期限按上級業(yè)務(wù)主管部門要求或縣檔案根據(jù)其單位業(yè)務(wù)檔案存在的價值確定。