電腦中怎么設(shè)置文件封面

在電腦中如果要設(shè)置文件的封面，一般來說可以通過模板來設(shè)置。比如說word其中就有文件封面的模板。通過文件的封面模板，直接設(shè)置好自己的封面就可以了。

文書工作的制作封皮是怎么制作的？

一、檔案裝具標(biāo)準(zhǔn)（檔案裝具國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T6-92）
1、本標(biāo)準(zhǔn)（檔案裝具國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T6-9）適用于鋼類、木類、紙類等材料的檔案裝具，其他材料的檔案裝具亦應(yīng)參照?qǐng)?zhí)行。2、固定架、密集架、案卷柜每層擱板承重應(yīng)≥40KG。3、常用柜類的頂板、正面板、側(cè)面板、底板鋼板厚度≥1.0mm，隔板、背板厚度≥0.8，軌道厚度≥1.5mm。6、鋼板的剪裁、彎折、機(jī)加件加工后均應(yīng)打毛刺，并無裂紋和傷痕。7、所有焊接件，應(yīng)焊接牢固，焊接部位光滑、平整，露出的結(jié)合面必須磨平。8、表面處理及深裝底面必須用脫脂劑或其他方法將油脂和污物除凈。9、面板、側(cè)板等重要零件應(yīng)施以表面磷化處理，磷化后不應(yīng)有油、銹斑和積水。10、裝具表面應(yīng)平滑且不得有凹凸現(xiàn)象。11、漆膜厚薄應(yīng)均勻，無起毛、垂流、劃傷、疙瘩、皺紋等影響外觀的缺陷。

二、文書檔案案卷格式（GB/T9705-88國家標(biāo)準(zhǔn)）
硬卷皮格式：硬卷皮封面尺寸規(guī)格采用300mm×220mm或280mm×210mm。封底尺寸同封面尺寸。封底三邊(上、下、翻口處)要另有70mm寬的折疊紙舌。卷脊可根據(jù)需要分別設(shè)10、15、20mm三種厚度。用于成卷裝訂的卷皮，上、下側(cè)裝訂處要各有20mm寬的裝訂紙舌。本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用250克牛皮紙制作案卷硬卷皮。
軟卷皮格式：使用軟卷皮裝訂的案卷，必須裝入卷盒內(nèi)保存。軟卷皮外形尺寸：軟卷皮設(shè)封皮和封底，其封皮和封底可根據(jù)需要采用長寬為297mm×210mm(供A4型紙用)或260mm×185mm(供16開型紙用)的規(guī)格。
卷盒格式：卷盒外形尺寸采用300mm×220mm，其高度可設(shè)置30、40或50mm的規(guī)格。盒蓋翻口處中部設(shè)置繩帶，便于系緊卷盒。
卷內(nèi)文件目錄格式：目錄用紙幅面尺寸采用國內(nèi)通用16開型(260mm×185mm)或國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(297mm×210mm)。卷內(nèi)目錄用紙上白邊寬20±0.5mm，卷內(nèi)目錄用紙下白邊寬15±0.5mm，卷內(nèi)目錄用紙左白邊寬25±0.5mm，卷內(nèi)目錄用紙右白邊寬15±0.5mm。卷內(nèi)備考表外形尺寸均同卷內(nèi)目錄。
文書檔案案卷格式監(jiān)制：在卷皮封底下部應(yīng)印上“由×××檔案局監(jiān)制”字樣。

三、歸檔文件整理規(guī)則（歸檔文件整理規(guī)則DA/T22-2000，中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批準(zhǔn)2001-01-01實(shí)施）
檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。
四、科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T11822-2000，發(fā)布時(shí)間19920720，公布形式：中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)）
科技檔案卷皮規(guī)格和制成材料：卷盒的外表面規(guī)格為：305mm×220mm，厚度分別為10、20、30、40、50、60mm六種。卷夾的外表面規(guī)格為：305mm×220mm，厚度為20mm。卷皮宜采用牛皮紙板雙裱壓制，或黃板紙制作，外裱牛皮紙。本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用無酸卷皮。
卷內(nèi)表格的規(guī)格和制成材料質(zhì)量：卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表規(guī)格為：297mm×210mm或260mm×185mm。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表宜采用70g以上白色書寫紙制作。
案卷脊背標(biāo)簽的規(guī)格和質(zhì)量：案卷脊背標(biāo)簽與卷盒的長度和厚度相同，即305mm×10（20、30、40、50、60）mm。案卷脊背標(biāo)簽宜采用150g白色書寫紙制作，案卷脊背格式也可以直接印在卷盒脊背上。

五、工業(yè)企業(yè)檔案案卷格式（DB37/T181-93，發(fā)布時(shí)間19920720公布形式：山東省地方標(biāo)準(zhǔn)）
卷皮可采用硬卷皮、軟卷皮、卷盒、卷夾四種形式。
硬卷皮格式：前封面、封底尺寸采用280mm×210mm。封底三邊要有70mm寬的折疊紙舌。脊背厚度尺寸為10、15、20mm三種。前封面、封底左側(cè)裝訂處要各有20mm寬的裝訂紙舌。硬卷皮使用250克牛皮紙制作。
軟卷皮格式：前封面、封底尺寸采用270mm×195mm。封底翻口處有70mm寬的折疊紙舌。軟卷皮使用150克牛皮紙制作。
卷盒格式：卷盒上、下表面尺寸采用305mm×220mm。厚度尺寸為12、20、30、40、50、60mm六種。卷盒使用250克牛皮紙雙裱壓制。
案卷封面印制在卷皮、卷盒的正表面上，尺寸與卷皮、卷盒的前封面相同。
案卷脊背式樣及制成材料：硬卷皮、卷夾案卷脊背項(xiàng)目印制在卷皮脊背上。卷盒案卷脊背規(guī)格與卷盒的長度和厚度相同，尺寸為305mm×12（20、30、40、50、60）mm。卷盒脊背使用150克白色書寫紙制作。
卷內(nèi)文件目錄格式：目錄用紙幅面尺寸采用國內(nèi)通用16開型（260mm×185mm）或國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（297mm×210mm）。卷內(nèi)文件目錄使用70克以上白色書寫紙制作。
軟卷皮備考表印制在封三上，其外形尺寸及制成材料均同卷內(nèi)文件目錄。

六、會(huì)計(jì)檔案案卷格式
會(huì)計(jì)檔案案卷格式，包括案卷盒、卷內(nèi)備考表、會(huì)計(jì)檔案案卷目錄、會(huì)計(jì)檔案移交清單、會(huì)計(jì)檔案銷毀清單格式。
卷盒外形尺寸：封面尺寸采用230mm×125mm，其厚度可根據(jù)需要設(shè)置為30mm、40mm或50mm的規(guī)格。
硬卷皮封面和封底。其封面和封底采用280mm×210mm的規(guī)格。
報(bào)表卷內(nèi)文件目錄、備考表格式、項(xiàng)目同文書檔案卷內(nèi)文件目錄、備考表，其紙幅面尺寸采用265mm×190mm的規(guī)格。脊卷標(biāo)簽同卷盒卷脊標(biāo)簽。
會(huì)計(jì)賬簿的案卷格式：訂本賬簿維持原裝原封，須在原硬賬簿夾封面上加貼規(guī)定封面，活頁賬應(yīng)加裝成冊(cè)，再加貼規(guī)定封面，其紙幅面尺寸采用120mm×80mm的規(guī)格。
卷脊標(biāo)簽同硬卷皮卷脊標(biāo)簽,在離卷脊底邊20mm處粘貼。
會(huì)計(jì)檔案案卷目錄形式：會(huì)計(jì)檔案案卷目錄封面用紙幅面尺寸用265mm×190mm的規(guī)格。會(huì)計(jì)檔案案卷目錄用紙幅尺寸與會(huì)計(jì)檔案案卷目錄封面尺寸相同。
會(huì)計(jì)檔案移交清單格式：會(huì)計(jì)檔案移交清單用紙幅面尺寸采用265mm×190mm的規(guī)格。

七、DA/T24-2000無酸檔案卷皮卷盒用紙及紙板
無酸檔案卷皮、卷盒用紙及紙板為卷筒紙，卷筒寬度為1600mm或按訂貨合同；寬度偏差不超過±5mm。卷筒直徑為850mm±50mm。無酸檔案卷皮紙、卷盒紙的技術(shù)指標(biāo)及試驗(yàn)方法應(yīng)符合規(guī)定。
外觀：紙及紙板表面應(yīng)平整、光潔、纖維組織均勻，不允許有褶子、裂口、洞眼、透簾、分層、起毛等影響使用的紙病。掛面的無酸檔案卷皮、卷盒用紙及紙板塵?；虬吆壑笜?biāo)應(yīng)符合規(guī)定。卷筒兩端面應(yīng)平整，弓形不超過15mm，鋸齒形不超過5mm。每卷筒斷頭不允許超過3個(gè)，斷頭處用膠帶對(duì)接粘牢并做明顯標(biāo)記。

word文檔中，怎樣設(shè)置文件的封面？

方法一：添加建議封面

先給文檔設(shè)置一張空白頁：將光標(biāo)放在文本的最前面，在【插入】里點(diǎn)擊【封面】；彈出許多的默認(rèn)封面選項(xiàng)；選擇一種合適的封面，單擊；回到文本后，就能看到該封面的效果，根據(jù)需要輸入信息即可。

方法二：自定義方法

第一步：先給文檔設(shè)置一張空白頁：將光標(biāo)放在文本的最前面，在【插入】里點(diǎn)擊【分頁】；

第二步：將光標(biāo)定位在封面的第一行，輸入相關(guān)信息，接下來需要對(duì)字體格式進(jìn)行設(shè)置

第三步：設(shè)置圖片，在【插入】下單擊【圖片】，在彈出的對(duì)話框中選擇路徑，找到要添加的圖片，選中該圖片后單擊插入；

第四步：在插入的圖片上單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊【設(shè)置圖片格式】，彈出【設(shè)置圖片格式】對(duì)話框，切換到【大小】頁，按照需要調(diào)整圖片高度和寬度：在高度絕對(duì)值處輸入32.25cm,在寬度絕對(duì)值處輸入24.34cm；對(duì)高寬的重新設(shè)置可能會(huì)影響圖片本身的比例，在這里撤選【鎖定縱橫比】、【相對(duì)原始圖片大小】兩個(gè)復(fù)選框；接下來切換到【板式】選項(xiàng)卡，在【環(huán)繞方式】中選擇【襯于文字下方】，對(duì)其方式選擇左對(duì)齊，最后單擊確定；

歸檔文件整理的整理方法

5.1裝訂歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。5.2分類歸檔文件可以采用年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限或保管期限—年度—機(jī)構(gòu)(問題)等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。5.2.1按年度分類將文件按其形成年度分類。5.2.2按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分類。5.2.3按機(jī)構(gòu)(問題)分類將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問題)分類(本項(xiàng)可以視情況予以取舍)。5.3排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。5.4編號(hào)歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問題)等選擇項(xiàng)(見圖A1。圖中“*”號(hào)欄為選擇項(xiàng)，不選用時(shí)無須設(shè)置。以下同)5.4.1全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。5.4.2年度；文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1978。5.4.3保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。5.4.4件號(hào)：文件的排列順序號(hào)。件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件與的編制方法為：在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。館編件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。5.4.5機(jī)構(gòu)(問題)：作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)(問題)名稱或規(guī)范化簡稱。5.5編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。5.5.1歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目(見圖A2)。5.5.1.1件號(hào)：填寫室編件號(hào)。5.5.1.2責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。5.5.1.3文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。5.5.1.4題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“〔〕”號(hào)。5.5.1.5日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。5.5.1.6頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁，。5.5.1.7備注：注釋文件需說明的情況。5.5.2歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A?4型(長×寬297mm×210mm)。5.5.3歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)等項(xiàng)目(見圖A3)。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。5.6裝盒將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。5.6.1檔案盒5.6.1.1檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬)，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等(見圖A4a)。5.6.1.2檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問題)等選擇項(xiàng)(見圖A4b、圖A4c)其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文的件號(hào)，中間用“—”號(hào)連接；盒號(hào)即檔盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。5.6.1.3檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。5.6.2備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。5.6.2.1盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。5.6.2.2整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。5.6.2.3檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。5.6.2.4日期：歸檔文件整理完畢的日期。

如何整理檔案

如何整理檔案

機(jī)關(guān)單位或者企業(yè)在長期的運(yùn)轉(zhuǎn)中都會(huì)產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價(jià)值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費(fèi)著我們的空間、時(shí)間和精力。對(duì)檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

一、檔案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

二、檔案整理的文件范圍是：

凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話記錄、圖表、簿冊(cè)、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號(hào)有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每冊(cè)為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級(jí)以上各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級(jí)機(jī)構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會(huì)計(jì)檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號(hào)、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊(cè)、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

三、檔案的分類原則：

以各單位全部檔案為對(duì)象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠反映本單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特定有型物品，是一個(gè)單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應(yīng)將實(shí)物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實(shí)物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務(wù)重，從而使實(shí)物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強(qiáng)單位實(shí)物檔案整理工作，鞏固和擴(kuò)大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當(dāng)務(wù)之急。

一、實(shí)物檔案的分類

分類是實(shí)物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實(shí)物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實(shí)物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實(shí)物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實(shí)物按其屬性內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實(shí)物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。實(shí)物檔案問題分類一般分為獎(jiǎng)品類、贈(zèng)品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內(nèi)容如下：獎(jiǎng)品類主要有以本單位或本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義在各項(xiàng)比賽、評(píng)比、檢查、考核等工作中獲得的獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書等實(shí)物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機(jī)構(gòu)編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等），本單位機(jī)構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實(shí)物；贈(zèng)品類主要有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及社會(huì)知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動(dòng)中有紀(jì)念意義的物品，本單位對(duì)外交際交往戶收受的禮品等實(shí)物；產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動(dòng)時(shí)形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實(shí)物，如微標(biāo)（章）、錢幣、票證、郵票、紀(jì)念幣、工裝、設(shè)備等。

二、實(shí)物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來定位實(shí)物先后次序的過程。通過排列，進(jìn)一步增強(qiáng)實(shí)物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

實(shí)物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實(shí)物應(yīng)當(dāng)排列在一起。“載體原則”有利于目錄檢索和實(shí)物存取工作，同一載體的實(shí)物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實(shí)物上架、陳列，顯得整齊美觀。實(shí)物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實(shí)物的制發(fā)時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列。同一類目內(nèi)，同一載體的實(shí)物，按照制發(fā)時(shí)間的先后順序排列，不同載體的實(shí)物可以按照制發(fā)時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列，也可以按照載體形式進(jìn)行排列，比如獎(jiǎng)品類可按照獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈(zèng)品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實(shí)物檔案的貼簽

貼簽是指將實(shí)物在全宗中的位置進(jìn)行標(biāo)著，并以標(biāo)簽的'形式在實(shí)物上進(jìn)行粘貼。貼簽是實(shí)物編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實(shí)物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。

標(biāo)簽如何編制。標(biāo)簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實(shí)物在全宗中的位置，表格的項(xiàng)目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時(shí)間、檔號(hào)、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實(shí)物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。

四、實(shí)物檔案的編目

編目是指編制實(shí)物檔案目錄。編制實(shí)物檔案目錄，可為實(shí)物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開展提供基本條件。

實(shí)物的編目以“件”為單位進(jìn)行，每一件實(shí)物在實(shí)物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個(gè)條目。實(shí)物按照分類、排列、貼簽的結(jié)果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實(shí)物的全貌。實(shí)物沒有明確標(biāo)明主題名稱和制發(fā)時(shí)間的，編目時(shí)，要擬出名稱并考證制發(fā)時(shí)間。同時(shí)，要在備注欄中進(jìn)行說明。

實(shí)物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時(shí)間、載體、存放地點(diǎn)、參見號(hào)、備注等項(xiàng)目，概括了實(shí)物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

五、實(shí)物檔案的裝盒

裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實(shí)物按件號(hào)順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實(shí)物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實(shí)物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎(jiǎng)品類的獎(jiǎng)狀（可卷成簡狀）、獎(jiǎng)旗（可折疊平裝）、獎(jiǎng)?wù)?、榮譽(yù)證書；信品類的

印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內(nèi)設(shè)置實(shí)物檔案目錄和備考表，以方便盒內(nèi)實(shí)物的保管、利用、進(jìn)出核查和填寫盒內(nèi)實(shí)物的情況說明。對(duì)于獎(jiǎng)品類的獎(jiǎng)?wù)?，證品類的印章，產(chǎn)品類的徽標(biāo)、錢幣、紀(jì)念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi)，用紙團(tuán)塞緊空隙以固定實(shí)物位置，檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖，注明檔號(hào)，以方便利用。

六、結(jié)論

實(shí)物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標(biāo)牌和要求，但是，各級(jí)檔案部門有關(guān)實(shí)物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關(guān)的報(bào)道頻頻見諸報(bào)刊。本文所述實(shí)物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實(shí)際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實(shí)物檔案外，還可以給每件歸檔實(shí)物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標(biāo)簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。