紙質(zhì)文件整理

紙質(zhì)文件的整理方法：

裝訂是紙質(zhì)文件整理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，通過裝訂，從實(shí)體上將歸檔文件整理的基本單位——“件”確定下來，為后續(xù)工作的開展提供條件。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。

常見的裝訂方式有：

01

線裝法

線裝法是以棉線作為裝訂材料，對文件進(jìn)行固定的方式。線裝法主要有“三孔一線”裝訂和直角裝訂。“三孔一線”裝訂是一種傳統(tǒng)的裝訂方法，是立卷檔案普遍采用的裝訂方式。這種裝訂方法同樣被應(yīng)用于較厚的歸檔文件的裝訂，一般在文件左側(cè)裝訂。直角裝訂是指通過手工使用棉線在文件左上角縫制出直角形狀，以此固定文件，一般用于較薄文件的裝訂。

02

變形材料裝訂法

變形材料裝訂是指以金屬等易變形材料為裝訂材料，通過裝訂材料變形對文件進(jìn)行加固的方法。常見的變形材料裝訂法是不銹鋼訂書釘裝訂。不銹鋼訂書釘裝訂采用不銹鋼訂書釘作為裝訂材料，可以根據(jù)文件頁數(shù)多少選擇不同規(guī)格的訂書釘，一般厚度的文件均可用此法在文件左上角進(jìn)行裝訂。

在進(jìn)行裝訂方式選擇時(shí)，要考慮歸檔文件的保管期限和是否進(jìn)館等因素，永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。因線裝法使用的棉線與紙質(zhì)檔案在材料上類似，從檔案保護(hù)的角度看，線裝是最利于檔案長期保存的一種裝訂方式。

頁數(shù)較少的歸檔文件，可以使用直角裝訂，文件較厚的，則要使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照永久保管的歸檔文件裝訂要求執(zhí)行。其他定期保管的歸檔文件，裝訂方式可參照永久保管的執(zhí)行，也可以使用不銹鋼訂書釘?shù)妊b訂，但應(yīng)保證裝訂材料符合保管期限內(nèi)的耐久性需求。

如何整理家里的紙質(zhì)文件？

紙類文件的特點(diǎn)是很薄，很多紙類文件還很小，比如我們隨手帶回家的廣告，名片，優(yōu)惠券，正是因?yàn)檫@些東西完全不占地方，所以每次帶回家之后，都會被我們自覺地扔進(jìn)抽屜里或者盒子里、籃子里囤積著，你也不以為然。

可是時(shí)間久了，當(dāng)他們越積越多，占用的空間也越來越大，你就會發(fā)現(xiàn)它們變成了大問題，收拾起來很費(fèi)勁。這個(gè)時(shí)候你就需要嚴(yán)格地對這些材料進(jìn)行篩選，留下你需要使用的和可能用到的，對于那些早已遺忘的和根本不需要要的將其通通丟棄。

拜讀了麻理惠老師關(guān)于紙類文件整理的技巧，我昨天閑暇之余也將家中堆積了幾年的紙類文件進(jìn)行了一番整理。一輪整理下來還是頗有心得，這里將自己的總結(jié)的適合國人的紙類文件整理方法與大家分享。

首先，結(jié)合中國人的生活習(xí)慣，我們家里的紙類文件一般主要包括這么這種：

[if !supportLists]一、?????????????[endif]重要文件類：這類文件主要包括你的房子，車子，保險(xiǎn)等文件，還有就是你學(xué)生時(shí)代的證書，以及你的孩子的證書，這些東西不管你是不是喜歡，它都應(yīng)該是你必須好好保存的重要文件。另外還有一些例如戶口本、銀行卡、市民卡、醫(yī)?？?、購物卡、會員卡等，也應(yīng)該歸為這一類，他們都是很重要的文件類，只是后者是屬于重要文件中的常用類，所以，應(yīng)該和前者區(qū)別對待。對于不常用的重要文件，可以用不同的文件袋分別存放，然后再文件袋上貼上標(biāo)簽，存放在抽屜或者箱子里，需要的時(shí)候在拿出來；而對于常用的重要文件，可以找一個(gè)大小合適的收納筐，將它們統(tǒng)一收納于便于拿取的地方，需要的時(shí)候隨手拿起，用完回到家之后又放回原位，這樣就不會因?yàn)橹背鲩T辦事而找不到重要文件而煩躁。

[if !supportLists]二、?????????????[endif]待處理文件：我們每個(gè)人家里應(yīng)該都有數(shù)量巨大的待處理文件。主要包括：一些未開啟的信件、超市的優(yōu)惠券、廣告紙、淘寶購物的清單、溫馨提示掃碼領(lǐng)紅包、好評返現(xiàn)等中國特色的小卡片、一些家用電器的說明書、保修卡、旅游景點(diǎn)的門票、地圖、銀行業(yè)務(wù)的回執(zhí)單、各種費(fèi)用的收據(jù)單、發(fā)票單、醫(yī)院檢查化驗(yàn)的報(bào)告單、取藥單、學(xué)生時(shí)代收到的生日卡、明信片、信件、童年時(shí)候的老照片、同學(xué)錄等等。我想上面提到的這些東西應(yīng)該是每個(gè)家庭都存在的。對于這些東西，很多人都把他們存放在家里，你會發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)東西也許你幾年甚至幾十年都沒有去觸碰過。那么對于這些東西，到底應(yīng)該怎么處理。我想說的是，你要做一個(gè)認(rèn)真的篩選，雖然這件事情會花費(fèi)你很多的時(shí)間，但是卻很值得，也是必須要去做的。有些人可能覺得這東西占不了家里的多少空間，也沒有那個(gè)閑時(shí)間去整理，但是，空間是一點(diǎn)點(diǎn)整理出來的，如果你不清理東西，不這樣一點(diǎn)點(diǎn)地整合空間，那么空間只會越來越小，相反，如果你將空間一點(diǎn)點(diǎn)的整合之后就會發(fā)現(xiàn)，家里一下子清通了許多。另外對于有沒有時(shí)間做家務(wù)整理這個(gè)事情，我覺得肯定有，只是你愿意不愿意，不要拿忙來當(dāng)借口，只要你還有拍照發(fā)圈的時(shí)間，只要你還有出去吃飯聚會的時(shí)間，只要你還有看電視追劇的時(shí)間，只要你還有玩手機(jī)刷抖音的時(shí)間，你就完全有整理家務(wù)的時(shí)間。不需要為自己的懶惰和安逸找借口。

那么下面說重點(diǎn)，我們該如何整理這些待處理文件。你需要準(zhǔn)備幾樣?xùn)|西：垃圾簍、文件袋，標(biāo)簽貼、文件盒。接下來我們就可以開始篩選。這是一個(gè)考驗(yàn)毅力很耐心的過程，當(dāng)然也是一個(gè)最重要的過程。

[if !supportLists]1、?[endif]可以直接丟棄的文件：廣告紙，其實(shí)一般我們都不需要帶回家，收到廣告紙之后如果這對這類廣告毫無興趣，可以直接丟棄，如果有你感興趣的部分，可以快速瀏覽一下，然后將可能用到的地方手機(jī)拍照，廣告紙可以直接丟棄；對于淘寶的購物清單和掃碼紅包、好評返現(xiàn)也是一樣的道理，如果你有記賬的習(xí)慣，那么收到清單之后回到家第一時(shí)間完成記賬，清單即可丟棄，如果你熱衷于掃碼紅包和好評返現(xiàn)，那么也請盡快完成相關(guān)操作，然后將其丟棄，如果你對于這些其實(shí)并沒有習(xí)慣，那么根本不必將其保留，清單快速確認(rèn)無誤后即可丟棄。對于信件，我們則需要認(rèn)真篩選，如果只是一些通知類的日常信件，那么在讀取有效內(nèi)容之后即可丟棄，如果是重要信件，那么就妥善收藏保存。

[if !supportLists]2、?[endif]根據(jù)時(shí)效決定取舍的文件：對于家用電器的說明書、保修卡、各種費(fèi)用的收據(jù)、發(fā)票、醫(yī)院的檢查報(bào)告，汽車保險(xiǎn)等，我們需要做一個(gè)時(shí)間期限的篩選，首先對于每種文件的實(shí)效都不一樣，所以，根據(jù)日期來決定取舍。家電說明書主要是看是否還有需要，往往來說，新家電買回家之后，我們都是稍微看一下說明書，但是對于一些常用家電，其實(shí)安裝師傅一般都會向我們簡單介紹使用方法，所以這一類說明書基本是沒有用的，我們很多時(shí)候只是習(xí)慣性地將它們妥善保存，但是回過頭想想，有幾本說明書是你經(jīng)?；厝シ吹?，肯定微乎其微吧。另外就是如果這臺家電在你家里已經(jīng)使用了3-5年以上了，那么這樣的說明完全可以不需要考慮直接丟棄，你再去翻看它的可能性幾乎為零。保修卡和收據(jù)發(fā)票是一樣的道理，假設(shè)一臺家電的保修時(shí)間為3年或者5年，那么一旦過了這個(gè)時(shí)間，這些票據(jù)也就完全沒有了價(jià)值，可以直接丟棄。醫(yī)院的檢查報(bào)告我們往往會一張張的卡在病歷本里很多人都有這樣的經(jīng)歷，有時(shí)候拿出病歷本來，還沒有翻開，里面卡著這一打化驗(yàn)單、票據(jù)就全部散落一地，于是趕緊去撿。你認(rèn)真想過沒有，這些東西真的有用嗎？對于化驗(yàn)單而言，一般的有效期限就是1個(gè)月到1年之間，因?yàn)槿说纳眢w是很復(fù)雜的，變化也很快，所以，很久以前的化驗(yàn)單是不可能作為你下次看病的依據(jù)的，完全沒有必要留下。至于收據(jù)，如果你是需要報(bào)銷的話，這些收據(jù)就應(yīng)該用專用的文件袋妥善保存，如果不需要作為報(bào)銷憑證，那么直接丟棄即可。對于優(yōu)惠券更是看日期說話的，優(yōu)惠券往往都有有效期，過了有效期的優(yōu)惠券當(dāng)然是直接扔掉，而那些還未使用的優(yōu)惠券，如果是可能需要的就暫時(shí)保留，如果是和自己的喜好無關(guān)的那么可以選擇送人或丟棄。汽車保險(xiǎn)也是1年的有效期，過了有效期的汽車保險(xiǎn)資料就可以銷毀。這些東西都完全沒有收藏的意義。放在家里，只是占空間而已。

[if !supportLists]三、?????????????[endif]根據(jù)興趣愛好決定取舍的文件：這一類文件主要包括名片和各種其它卡，我們很多時(shí)候都會收到一些有用無用的名片，對于這類東西，我們也是需要一個(gè)認(rèn)真篩選的過程。如果這張名片上的人你根本毫無印象，而且他所從事的業(yè)務(wù)與你沒有半毛錢關(guān)系，那么這種名片可以直接丟棄。如果名片上的人你雖然不認(rèn)識，但是他所從事的業(yè)務(wù)可能會與你有關(guān)，或者與家人和家庭生活有關(guān)，那么選擇保留。如果名片上的人你很熟，那么最簡單不過，把他存進(jìn)你的通訊錄，名片可以直接扔掉。然后是一些其它的卡片，這里主要包括多余的銀行卡、信用卡、會員卡等等，對于這些卡，不外乎兩種情況，一種是公司單位群開的信用卡、銀行卡，你從未使用和激活過，那么請確認(rèn)無效后剪碎丟棄?，F(xiàn)在很多會員卡都是用手機(jī)號注冊的，所以，往往不需要實(shí)體卡，所以一些過期的老會員卡、或是一些你已經(jīng)不再光顧的會員卡都可以剪碎丟棄，留下它們只是浪費(fèi)空間。

最后，對于學(xué)生時(shí)代收到的生日卡、明信片、信件、童年時(shí)候的老照片、同學(xué)錄等。這些充滿回憶的東西，我們往往看到的時(shí)候都會帶著一些心情，所以我建議留到最后整理，這樣可以在前面完成了令人頭疼的整理之后放松心情，經(jīng)過前面一系列文件的篩選和整理，到了這一類文件的時(shí)候，我們一般都會感覺有些疲憊，力不從心，而將這類型文件放在最后做整理，可以一邊整理一邊感受當(dāng)時(shí)的心境，說不定還能發(fā)現(xiàn)一些許久以前的美好。一般來說，這類物品我們主要是需要做一個(gè)詳細(xì)的分類和歸檔，然后用合適的收納盒或者文件袋妥善保存。無論這些東西是讓你開心的還是傷心的，我覺得都應(yīng)該留下。除非有一些特別的文件，你覺得已經(jīng)沒有了意義，那么可以選擇丟棄。另外還有一部分文件也屬于這一類，主要包括旅游景點(diǎn)的門票和地圖。對于這一類，可以根據(jù)你的喜好來決定取舍，當(dāng)然，對于那些游樂場、附近公園的門票，因?yàn)槟愠Ｈィo紀(jì)念意義，可以舍棄，而對于一部分重要的景點(diǎn)，也許你一輩子也就去這一次，或者你特別喜歡的景點(diǎn)，再或者是很精致的門票選擇收藏。

完成了以上的篩選之后，其實(shí)我們的整理工作也就接近收尾，這時(shí)候只需要最后一個(gè)步驟。丟棄的東西扔進(jìn)垃圾簍，把需要留下的東西分類之后裝進(jìn)文件袋或者收納盒，然后貼上標(biāo)簽，再分成常用的和收藏的兩類，常用的放在可移動文件盒內(nèi)，方便拿??；收藏的妥善存放到抽屜或者收納盒。這樣，我們的紙類文件就整理完成。接下來，你只要繼續(xù)遵循我們上面提到的篩選原則，做到不把無用的文件帶回家，及時(shí)處理帶回家的等待性文件，妥善保管重要文件和收藏類文件，做到這三點(diǎn)，你家里的紙類文件就能一直保持一個(gè)最佳狀態(tài)。

紙質(zhì)版文件有什么好的歸納方法？

一窩多年做人事的經(jīng)驗(yàn)來說，首先要把紙質(zhì)文件按照文件的類別分類，每類越細(xì)越好。用便簽子寫清楚這類分類的意義和用途，然后用訂書機(jī)定好，如果你的分類越細(xì)，那么理論上應(yīng)該是每一類都紙比較少的。如果訂書機(jī)定不了很多的話，可以考慮用不同顏色的回形針，按事情的輕重緩急來分類標(biāo)明。最后要記得的事情就是一定要經(jīng)常清理文件，已經(jīng)可以塵封鎖在抽屜的文件就不要放在常用的文件夾里面了。

紙質(zhì)文本的整理

原始地質(zhì)資料的前期整理，其實(shí)是檔案學(xué)上的地質(zhì)科技文件材料整理，整理好后，由單位負(fù)責(zé)人、課題(或項(xiàng)目)負(fù)責(zé)人、報(bào)告編寫人、制圖人、審核人、成果驗(yàn)收意見書的驗(yàn)收組長等相關(guān)責(zé)任人簽字，編寫單位蓋章后進(jìn)入下一步工作程序。

地質(zhì)科技文件材料的整理，先要對收集來的或者是課題積累的地質(zhì)科技文件材料進(jìn)行檢查。一是檢查材料是否齊全，二是檢查材料上的審簽手續(xù)是否齊備，三是檢查材料更改程序是否到位。

(一)檢查齊全

檢查地質(zhì)科技文件是否收集齊全，有三個(gè)看點(diǎn)：

第一，一項(xiàng)地質(zhì)工程施工結(jié)束或一個(gè)地質(zhì)研究課題收題，全過程產(chǎn)生的地質(zhì)科技文件材料或收集來作為課題研究依據(jù)性的材料，檢查一下：是否都被收集來了。

第二，工程項(xiàng)目完工或課題結(jié)題驗(yàn)收終審結(jié)束，以這個(gè)時(shí)間點(diǎn)為基準(zhǔn)來衡量收集來的地質(zhì)科技文件材料是否齊全。近幾年地質(zhì)科技文件材料齊全還有一種例外情況：如一口鉆井施工全部工程完成后，當(dāng)時(shí)收集整理科技文件材料時(shí)有鉆井、測井、錄井、固井、測試、化驗(yàn)分析的工程實(shí)施的全部文件材料，可以說是“齊全”了。但兩年后技術(shù)人員認(rèn)為有必要對這口井重新測試并實(shí)際施工，形成的二次測試文件材料，這在當(dāng)年整理時(shí)是不可預(yù)測的。于是學(xué)術(shù)界有人提出科技文件的漸全性。用“漸全性”思維去處理兩年后二次測試的材料，歸位到相同井號的保管單位里就很容易理解了。

第三，地質(zhì)科技文件材料是否齊全，衡量的標(biāo)準(zhǔn)還有合同。標(biāo)準(zhǔn)的工程合同模板里，應(yīng)該規(guī)定有要求施工方上交地質(zhì)資料的清單，并經(jīng)過驗(yàn)收合格后，方能清算完所有工程款。委托的研究課題也應(yīng)有委托合同，研究課題結(jié)束，研究報(bào)告及其他地質(zhì)資料必須通過委托方驗(yàn)收與評審，方能結(jié)清研究經(jīng)費(fèi)。原本地質(zhì)資料前期整理，可以依據(jù)合同，評價(jià)一項(xiàng)工程或一個(gè)研究課題交來的地質(zhì)科技文件材料的齊全性。對照合同有欠缺的，承擔(dān)工程項(xiàng)目方或從事研究課題方必須補(bǔ)齊或說明不能補(bǔ)齊的原因，如部分施工作業(yè)取消或變更等。

(二)檢查審簽

地質(zhì)工程項(xiàng)目或地質(zhì)科技研究課題工作過程，要經(jīng)過一系列嚴(yán)格的審批和簽署手續(xù)的。體現(xiàn)工作成果的“地質(zhì)報(bào)告”撰寫人要簽章、審核人要簽字、合同雙方要簽章、項(xiàng)目驗(yàn)收人要簽字、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要簽章、項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人要簽章、圖件繪制責(zé)任表中的相關(guān)人員都要簽字。

地質(zhì)研究、礦產(chǎn)勘探開發(fā)企事業(yè)單位的現(xiàn)代管理中，質(zhì)量管理滲透到每個(gè)工作環(huán)節(jié)上，因此審批簽署是地質(zhì)科技文件材料編制要求的重內(nèi)容。這些文件材料是否經(jīng)過審批簽署，能顯示出文件材料的可靠性，體現(xiàn)出文件材料是否具有法律效應(yīng)。

在整理科技文件材料時(shí)，要逐件檢查科技文件材料上的審簽欄。

圖件一般經(jīng)過繪制、校核、審核人員的簽字過程；

文字報(bào)告一般需要有項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、報(bào)告撰寫人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、單位負(fù)責(zé)人在扉頁上的確認(rèn)和簽字。

工程施工地質(zhì)報(bào)告或研究報(bào)告要經(jīng)過驗(yàn)收組的審查，審查組長簽字，還有驗(yàn)收單位蓋章等手續(xù)。

有單位已經(jīng)使用了電腦和源頭數(shù)據(jù)采集，一線形成的科技文件材料是以數(shù)據(jù)形式存在于數(shù)據(jù)倉庫，表格中也有值班人欄目或電子簽字。這同樣需要打印出一份紙質(zhì)文本，再經(jīng)過紙質(zhì)文本的核查、審批、簽章等程序。

電子文本也有相關(guān)的固定簽字形式和電子印章。

(三)檢查更改

地質(zhì)學(xué)科是實(shí)踐性很強(qiáng)的學(xué)科，在地質(zhì)工作與礦產(chǎn)勘探開發(fā)工作中，從實(shí)踐到認(rèn)識，從認(rèn)識到實(shí)踐往往是在經(jīng)過多次反復(fù)中的不斷提升過程。人們對地下情況的認(rèn)識是經(jīng)過無數(shù)次探索逐步了解的。如地質(zhì)鉆井工程設(shè)計(jì)，往往是在地球物理勘探資料、歷史上該區(qū)塊已有鉆井等地質(zhì)資料分析的基礎(chǔ)上確定具體新井位的，在實(shí)際鉆井施工中碰到客觀情況，有時(shí)無法繼續(xù)作業(yè)時(shí)不更改設(shè)計(jì)方案，或出現(xiàn)施工成本無法滿足設(shè)計(jì)成本要求時(shí)，出現(xiàn)了設(shè)計(jì)上的變化；無論是地質(zhì)研究還是礦產(chǎn)勘探是講究成本與效益的，原勘探研究定下的方向，因某種技術(shù)突破或新設(shè)備的運(yùn)用，證明沒有必要再堅(jiān)持按原方向再研究下去，出現(xiàn)該課題研究中止或更改情況。這種修改變更是很平常的事。作為記錄地質(zhì)礦產(chǎn)勘探開發(fā)工作的地質(zhì)科技文件材料當(dāng)然也是隨之變化的。

地質(zhì)科技文件材料的更改，必須在前期整理工作中完成。它涉及更改權(quán)、更改程序、更改方式方法等問題。伴隨地質(zhì)研究或礦產(chǎn)勘探開發(fā)工作實(shí)踐情況，為了適時(shí)應(yīng)變和隨機(jī)現(xiàn)場處理，生產(chǎn)施工決策會因情況不同而因時(shí)而動、因情而變。一般的施工設(shè)計(jì)會有幾種預(yù)案。變動后的設(shè)計(jì)、變化后的措施，造成地質(zhì)科技文件材料會有不斷更改、修正和補(bǔ)充，它的記錄才會不斷完善，達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。這里涉及地質(zhì)工程施工、地質(zhì)勘探開發(fā)研究課題更改、補(bǔ)充材料的整理等。

更改需要相關(guān)權(quán)限部門發(fā)出“工程施工更改通知單”、“臨時(shí)更改通知單”、“研究項(xiàng)目中止通知”、“課題中止通知”等。通常是簽約甲方權(quán)力部門以文件形式發(fā)出書面通知要求更改，地質(zhì)研究或礦產(chǎn)勘探設(shè)計(jì)、工程隊(duì)伍按更改程序進(jìn)行。

更改權(quán)限。地質(zhì)工程設(shè)計(jì)的更改，是在接到更改通知書后，由原設(shè)計(jì)部門更改設(shè)計(jì)，施工部門根據(jù)更改了的工程設(shè)計(jì)做好生產(chǎn)施工和記錄。

施工部門在實(shí)際施工中遇到特殊情況難以繼續(xù)施工時(shí)，也可以主動地提出“設(shè)計(jì)更改”請示，提出具體更改建議供設(shè)計(jì)部門參考；有時(shí)甲方技術(shù)權(quán)威與決策人員在現(xiàn)場指揮施工，根據(jù)現(xiàn)場實(shí)際情況做出處置(如施工現(xiàn)場安全決策處置等)，事后應(yīng)補(bǔ)充更改手續(xù)，由現(xiàn)場指揮與決策人員簽字。

地質(zhì)勘探研究課題的更改，是課題設(shè)計(jì)組或項(xiàng)目管理部的權(quán)限，課題研究組只是執(zhí)行更改。課題中止研究，課題組要根據(jù)要求寫出研究情況總結(jié)。有時(shí)是部分更改，執(zhí)行部門只需按更改通知，按程序做出相應(yīng)更改或調(diào)整。

單位將紙質(zhì)文件分類管理的好處

便于保存查找。
文件分類，可以是自己的工作效率得到極大提高，優(yōu)化自身工作習(xí)慣。遠(yuǎn)離臟亂差，回歸干凈、整潔、清爽。這應(yīng)該是文件分類的最直接收效。文件分類，可以讓你隨時(shí)，最快速，最簡單的找到自己需要的資源。讓做事變的更有效。文件分類，正是精細(xì)管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，符合管理規(guī)范，為日常工作的開展奠定良好的習(xí)慣基礎(chǔ)。當(dāng)然，傳統(tǒng)的文件整理方式，是數(shù)字化尚未普及時(shí)代的被迫選擇。

紙質(zhì)檔案管理的原則

紙質(zhì)檔案管理的原則

按件整理歸檔文件雖然存在手工管理時(shí)檢索和清點(diǎn)較為困難等弊端，但在信息化管理日漸普及的當(dāng)下，以件為單位進(jìn)行整理的方法符合“簡化整理，深化檢索”的原則，降低了檔案工作人員掌握和操作的難度，以下我為大家整理了紙質(zhì)檔案管理的原則的詳細(xì)內(nèi)容，希望對大家有所幫助！

1、歸檔檔案遵循文件形成的規(guī)律，保持文件之間的聯(lián)系。

文檔、檔案、電子文件伴隨著機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會組織的職能活動產(chǎn)生，有其自身的形成規(guī)律和特點(diǎn)。《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》為機(jī)關(guān)公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。遵循檔案形成規(guī)律，對歸檔整理，能夠大限度減少個(gè)人對文件材料的人工干預(yù)，提升文件整理質(zhì)量。檔案在產(chǎn)生和處理過程中，在來源、時(shí)間、內(nèi)容等方面形成的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，這種關(guān)聯(lián)性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關(guān)系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。利用好這些聯(lián)系，既能更好地反映機(jī)關(guān)主要工作活動，也便于日后的檢索和利用。

2、檔案整理做好價(jià)值區(qū)分，便于保管和利用。

文檔、檔案的價(jià)值是由它的內(nèi)容及其對組織單位工作的作用決定。就一個(gè)機(jī)關(guān)文件的價(jià)值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存。從分類開始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開來，針對性地開展，也為后續(xù)工作打下基礎(chǔ)。便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標(biāo)。

3、文檔、檔案一體化管理機(jī)制

文檔一體化管理機(jī)制，是一項(xiàng)比較新的檔案歸檔整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和電子文件的`整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來諸多問題。解決這一問題的基本思路就是實(shí)現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果。因而，合理規(guī)劃歸檔文件整理流程，盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項(xiàng)目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務(wù)人員的工作實(shí)際就顯得尤為重要。

4、保證紙質(zhì)、電子文件協(xié)調(diào)統(tǒng)一

在紙質(zhì)文件與電子文件并行的情況下，保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是目前進(jìn)行歸檔文件整理必須面對的問題。要實(shí)現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息，使二者成為一個(gè)有機(jī)整體；其次要結(jié)合本單位情況，確定是以紙質(zhì)文件還是以電子文件整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協(xié)調(diào)一致。