檔案精細管理

導語：精細化管理是一種理念、一種文化，它有助于提高企業(yè)的競爭力，推動企業(yè)向縱深發(fā)展?；趯δ壳捌髽I(yè)檔案管理工作存在的問題，加強新時期檔案管理工作，不妨從“五精四細”入手，切實解決發(fā)展瓶頸，推動檔案管理水平穩(wěn)步提升。

一、鞏固并完善檔案資源體系。

進一步增強民生意識，根據區(qū)域內的實際情況和廣大人民群眾的需要，及時合理地調整各類檔案進館范圍、現行文件報送范圍和檔案資料征集范圍，不斷拓寬民生檔案來源渠道，豐富民生檔案館藏內容，并對民生檔案優(yōu)先實行數字化。加大各類檔案資源整合力度，盡可能地將與人民群眾的生產、生活、工作密切相關的各類檔案納入館藏體系，為檔案工作服務民生提供充足的資源保障。今年起，區(qū)檔案局將面向全社會提供電話查檔咨詢服務，春節(jié)前后已接待電話咨詢27次，查閱檔案132卷。其中，為馬尚鎮(zhèn)林家村舊村改造中換購房屋糾紛案提供檔案復印證明7份，有力保障了村民的合法權益。

二、鞏固并完善檔案利用體系。

進一步樹立民生優(yōu)先的意識，優(yōu)先解決影響和制約民生檔案健康發(fā)展的實際問題，充分發(fā)揮各類民生檔案的資源優(yōu)勢，為化解社會矛盾、解決人民群眾急難愁問題提供詳實的檔案資料;把關注民生、保障民生和改善民生作為檔案利用的出發(fā)點和落腳點，進一步拓展服務領域，提高服務水平;加強對民生檔案資源的挖掘、加工和開發(fā)利用，積極采取措施，編制一批涉及民生的重點檔案、已公開的`現行文件目錄和查閱指南，方便人民群眾在接待窗口的查閱利用。今年起，要對館內存放滿30年的檔案進行鑒定開放工作，通過鑒定，非涉密檔案要面向全社會開放，截至目前，已開放1980年前檔案5210卷。

三、鞏固并完善檔案安全體系。

日前，區(qū)檔案局對館藏檔案進行了一次安全清查，重點核實查對了2000年前文書檔案，共清查檔案43538卷，精細化要求每一卷檔案檔號與案卷號務必一一對應、準確無誤，保障日常檔案查詢利用工作準確、高效，并確保各類民生檔案實體的安全。今后，要進一步將檔案工作拓展到以改善民生為重點的社會建設各領域，著重加強與人民群眾利益密切相關領域檔案的監(jiān)管指導，通過狠抓有關規(guī)范性文件的貫徹落實，做到各類新形式的與民生有關的檔案資料不缺不漏、齊全完整，不斷推進民生領域檔案工作的規(guī)范化、法治化和信息化建設，加強民生檔案的現代化管理，有效實現民生檔案的共建共享，更好地為和諧社會建設服務，努力譜寫全區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展的新篇章。

(一)進一步提高機構編制檔案管理標準。

機構編制檔案材料要做到“內容全面、資料真實、分類合理、數據準確、保管規(guī)范”。在檔案整理中應做好以下幾點：一是合理分類。為便于查閱，對涉及行政審批制度改革、政府機構改革、事業(yè)單位分類改革、機構編制評估等業(yè)務工作及行政審批制度改革等各項重點工作要詳細分類，分別整理歸檔;二是全面搜集檔案材料。在做好紙質材料歸檔的同時，對實物檔案，聲像檔案和新介質檔案制定具體的管理辦法和歸檔流程，及時把散存的有價值、有特色的機構編制檔案材料整理歸檔。三是做好檔案資料的保密工作。進一步完善檔案借閱制度，嚴格制定機構編制數據查閱流程;建立專用檔案室，配齊專用電腦、專用U盤，安裝保密防護軟件并定期更新升級，配備涉密移動存儲介質設備管理系統(tǒng)并確保正常運行，提升保密防護水平。

(二)提高檔案管理人員的管理能力。

檔案管理人員能力的高低是制約機構編制檔案管理水平的重要因素。加強檔案管理知識的學習培訓，定期組織機構編制檔案管理人員參加各種檔案業(yè)務培訓，或邀請檔案管理專業(yè)技術人員作業(yè)務指導;不斷加強檔案管理人員的業(yè)務知識學習，系統(tǒng)學習各項機構編制業(yè)務，把檔案管理知識與機構編制工作緊密結合，不斷提高機構編制檔案管理水平。

(三)推進檔案電子化建設。

一是建立完善機構編制電子檔案可以節(jié)省查閱時間，提高查閱效率，便于檔案的永久性保存。將以往所有檔案資料，掃描編制形成電子檔案，建立電子版目錄索引，建立高效便捷的存儲、查詢功能，保證檔案資料的質量，減少查閱對檔案的損壞。二是加強檔案室智能化建設，檔案室建設要符合安全保密、布局合理、科學適用的原則。檔案室應納入辦公用房使用計劃，按標準購置鐵質文件柜、密碼柜等基本設施，實現對溫度、濕度、消毒滅菌、防蟲、防火、放紫外線等項目的智能控制，用智能化手段提高檔案管理質量。

做為企業(yè)人事檔案員怎樣參與精細化管理降本控費

　　做為企業(yè)人事檔案員參與精細化管理降本控費的方法如下：

　　一、嚴格執(zhí)行，大膽創(chuàng)新，降低物資采購成本

　　1.充分發(fā)揮計算機物資管理系統(tǒng)的作用，通過縱向比較，實現成本在控。為使物資管理工作踏上一個新臺階，水口公司積極探索現代化物資信息管理的新模式，推動物資管理工作向科學化、信息化、精細化邁進，根據公司多年的物資管理模式，自主開發(fā)了一套符合水電廠物資管理需要的計算機物資信息管理系統(tǒng)。首先通過這套系統(tǒng)實現所有物資上網審批流程，不但減少了紙質審批所造成的紙張浪費，而且節(jié)省了找人審批而來回奔波的時間。更重要的是通過層層審批把關，從源頭上把住了不合理申報造成的物資浪費現象。同時該物資管理系統(tǒng)囊括了歷年的各類物資的采購價格，供應廠家信息及產品信息等。通過物資管理系統(tǒng)就能輕松了解將要采購的物資歷年的采購價格，由哪家供應商提供過同型號或類似物資，通過縱向比較，實現成本在控。

　　2.充分利用市場信息，通過橫向比較，實現采購成本可控。水口公司嚴格執(zhí)行國網公司、省網公司的有關規(guī)定并制定本企業(yè)有關招投標管理及非招標物資管理的制度，通過多種的采購方式來降低物資的采購價格。第一，嚴把非招標物資采購審批關，嚴格控制定點采購，嚴抓供應商準入制度;第二，通過競爭性談判、詢價等方式，形成物資供應競爭態(tài)勢，通過多家供應商反饋的市場信息，從中挑選物優(yōu)價廉的物資，并充分利用豐富的網絡資源，通過橫向比較實現采購價格的可控在控;第三，創(chuàng)新談判方式，引入電話會議談判。今年以來，水口公司采用電話談判方式，即對設備的有關技術參數、性能相對比較確定的、價值相對較低且又必須異地采購的物資，一改往年每宗物資均要面談的方式，直接通過電話談判與供應商達成物資采購協(xié)議，供應商因此也節(jié)省了參與面對面談判的差旅費、人工費，大部分供應商都愿意將該部分費用直接讓利，從而進一步降低物資采購價格。

　　二、加強庫存物資管理，降低物資管理成本

　　1.加強物資驗收環(huán)節(jié)管理，嚴把物資質量關。物資到貨后，采購經辦人員與倉庫管理人員共同進行現場驗收，共同對入庫物資負責，在源頭上確保入庫物資質優(yōu)量足。對于技術要求及價值高的物資，嚴格要求生產技術專業(yè)人員參與驗收。而對于有特殊要求的物資，應根據要求及時送往相關檢測機構進行檢測，經檢測合格并提供相關檢測報告后方可辦理入庫手續(xù)。通過嚴把物資驗收入庫關，避免質次物資流入而造成不必要的浪費。

　　2.加強物資儲存環(huán)節(jié)管理，保證物資品質關。物資入庫后，倉庫管理人員按“四

　　號位定位”及“五五堆碼”的要求及時入庫上架，擺放到位。在擺放過程中對所有物資進行外觀檢查和擦拭，避免了部分設備因長期擺放而變形或受潮現象的發(fā)生。將庫存物資基本信息及時錄入物資管理系統(tǒng)，使物資管理各個環(huán)節(jié)步入標準化、流程化的軌道，大大提高了物資管理效率，促進了物資管理綜合水平的整體提升。同時對庫存物資定期檢查，定期保養(yǎng)，定期盤點，保證在庫物資完好性。嚴格執(zhí)行庫存物資先進先出要求，避免因過期變質而造成物資浪費現象。在做好庫存物資保管工作的同時，對倉庫中個別因技術改造而形成的庫存積壓物資進行處理，切實提高倉庫儲存能力，降低了資金占用率。

　　3.加強備品備件管理，做實物資供應關。水口公司作為福建電網內唯一的發(fā)電廠，擔負著調峰調頻的重大責任，時刻要能修得好、轉得動、頂得上。根據這一要求，公司建立專門的備品備件倉庫。按照制定的備品備件定額，對備品備件所需儲備的物資進行認真的準備與核對，無庫存的立即按照程序對備品備件所缺物資進行購置，保證了生產應急需要，杜絕因倉庫內無備品備件而影響機組搶修、影響安全生產，造成更大的經濟損失。

　　4.加強物資出庫環(huán)節(jié)管理，細把物資數量關。通過“大培訓、大練兵、大比武”提高倉庫管理人員的勞動技能、業(yè)務熟練程度，每個倉管員都能把庫存物資的賬目做在心坎上，例如導線、電纜的領用截取，倉管員要對每一捆庫存導線、電纜的情況做到了如指掌，在領用截取的時候，就能迅速做出準確合理的選擇，做到既不影響使用需要，又不造成無端浪費，把節(jié)約工作做到實處、細處。

　　三、修舊利廢，降低物資消耗成本

　　1.修舊利廢，變廢為寶。對廢舊物資進行科學合理的鑒定，提高廢舊物資的再利用水平，可以減少不必要的重復采購，促進企業(yè)節(jié)能降耗，提高經濟效益。公司對大修、技改退換下來的廢舊物資回收后及時組織人員進行整理，將能再次使用的設備、零部件分類、回收保管，以利于生產再次使用。對一些淘汰過期更新?lián)Q代物資，結合企業(yè)“大培訓、大比武，大練兵”時可作為練兵工具、培訓道具，進行學習，實現廢物利用。

　　2.及時拍賣，清賬利庫。嚴格執(zhí)行上級的廢品處理相關規(guī)定，嚴格執(zhí)行廢品報廢申報制度。對廢舊物資進行科學合理的鑒定，提高廢舊物資的再利用水平，具體作法是由各相關職能部門共同鑒定無法再利用的廢舊物資，及時登記造冊，分類堆放。并及時上報給省網電力物資管理部門進行集中拍賣。這種集中拍賣的做法陽光地反映了廢品的真實價值，提高了資金回收率，同時也及時騰出有限庫存空間，間接地降低了物資消耗成本。

如何做好檔案管理工作？

(一) 做好檔案收集工作。
1、為防止文件傳閱過程中遺失，當文件送達承辦人時，承辦人須簽字，共同承擔文件及時、完整歸檔的責任。
2、定期收集各部門檔案，部門助理、秘書，負責收集部門檔案。對一些重要文件采取先復印，再把復印件送交承辦人的方法。
3、在交接過程中全面清理資料，對散落在個人手頭上的資料，由各部門檔案責任人負責，追繳資料，確保檔案收集即齊全又完整，避免資料遺失。
(二)制定合理的分類方案。
1、將檔案分為文書檔案、音像檔案、實物檔案等類型。
2、將文書檔案按年度—類目—級別—保管期限進行分類。
3、音像、實物檔案以不同期限按行政事務類、經營項目類、技術研發(fā)類等排列，根據分類方案和保管期限類，切實做好平時的立卷工作。
(三)認真做好日常檔案管理。
各類檔案、資料按類別存放在不同檔案箱內。按要求建立健全宗卷、檔案交接登記簿、檔案利用效果登記簿、銷毀登記簿、資料定期檢查登記簿、檔案移交統(tǒng)計等多種臺帳。
(四)加強檔案管理工作的學習。
恪守檔案管理員職業(yè)道德，做好保密工作，平時工作要有計劃、有措施、有成效，熟練自身業(yè)務。保證檔案完整，提高檔案利用效率。

如何做好人事檔案管理工作？

做好人事檔案管理工作
1 依法治檔，建立健全檔案管理工作制度
　　構建完善的檔案資料管控制度體系，保障檔案資料管理工作依照流程化、正規(guī)化、科學化的軌道有序運行，這是搞好檔案工作的關鍵。因此，首先要用制度去規(guī)范檔案工作；其次要用制度去保證檔案工作，高效完善的組織機構及運作機制是實施檔案管理工作的基本保障。長期的檔案資料管理工作過程提醒我們，在所有建檔部門內部設立完整的檔案管理室，設置檔案管理工作的分管負責人、檔案管理處主任及檔案室工作人員，清晰劃分各部門職責，且依照單位內部設置的具體機構組成狀況配設備兼職型檔案管理人員，由此組建出完整的檔案資料管控網絡化機制，其是完全滿足現階段檔案管理部門工作現實需求的。
2 增強檔案信息化管理的安全意識
　　當今網絡訊息化技術使單位人事檔案資料的管理工作走向了高品質、快節(jié)奏的發(fā)展道路，然而其亦給現實的檔案資料管理過程造成了一些安全缺陷。現階段，一些單位在開展檔案資料訊息化管理工作中，其安全觀念表現出極為的淡薄狀態(tài)，往往出現檔案訊息資料的遺失及暴露，并由此帶來巨大的組織功能隱患。并且對電子型檔案資料保管中實施的升格式版本的非兼容品質及不能辨認性，存放檔案材料以及其承載軟件的易受損等問題的輕視，時常可引發(fā)對珍貴檔案訊息資源的傷害。在管理中，一定要對人事檔案管理的相關政策進行認真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，對訊息參數庫內儲存的相關價值性數據依照運作權限范圍實施規(guī)范化的內容分類及加密處理，須精細處置好訊息檔案資料的保管和運用的關系，不但須消除只求穩(wěn)定、不思創(chuàng)新的保守思想，還應防范隨意變更、沒有規(guī)則的馬虎思想。
3 采用公文制發(fā)的方式
　　檔案是由公文逐漸發(fā)展轉化而來的。所以，公文制發(fā)的質量，就會對以后的檔案的質量產生重要的影響。這就需要我們在公文制發(fā)的時候，應該認真遵從正規(guī)化及精準化的模式展開制發(fā)工作，進而大幅度提升檔案資料管理品質，促使檔案資料管理過程可以更加精準化及正規(guī)化。第一，需真正實現檔案材料所用的紙張及格式的完整匹配，也就是說要使紙張和質量相一致，而且其格式必須統(tǒng)一，完美遵照國家的統(tǒng)一控制基準。第二，須審查在編制發(fā)布公文的過程中是否滿足正規(guī)的操作程序，公文材料的樣式及其內容是否屬實。第三，須確保編制公文材料的字跡規(guī)范清晰，使用規(guī)定的文種。這樣，才能夠使日后的檔案資料管控過程能夠真正實現規(guī)范化和標準化。
4 實施“以我為主”的立卷歸檔原則即為推進檔案工作標準化、規(guī)范化的關鍵環(huán)節(jié)
　　其總體任務是達到檢索運用簡潔化、案卷規(guī)整化以及應用價值的最高化的檔案保管目標。使用“以我為主”的立卷歸檔原則，全宗的完整性要注意有效地維護。為使檔案完整，在歸檔工作中把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，既要注意歸檔文件防止散失，同時又要分清主次，掌握重點。
5 提高人事檔案管理人員的綜合素質
　　事業(yè)單位人事檔案管理工作在很大程度上都會取決于管理人員的專業(yè)素質和道德素質，其承擔的責任是非常重要的。所以，想要加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的信息化、規(guī)范化和標準化，就需要不斷地加強檔案管理人員的專業(yè)素質，要注重培訓，提高其專業(yè)技能。同時，還需要進行適當的思想道德教育，使其具有一定的政治覺悟，形成一定的管理意識。