流動人員人事檔案數(shù)字化

如何做好新時期流動人員人事檔案管理工作◇ 田東隨著經濟社會的快速發(fā)展和科學技術的不斷進步，我國人才流動越來越頻繁．相應地產生了流動人員的人事檔案管理問題。如何做好流動人員人事檔案管理工作。使之適應新時期人力資源管理和檔案事業(yè)發(fā)展的需要。已成為廣大檔案t作者必須面對的新課題。筆者結合自身工作。對如何做好新時期流動人員人事檔案管理工作進行探討。一、提高認識流動人員人事檔案管理工作，是伴隨著各種人才的互相流動和人事制度改革的不斷深化而發(fā)展起來的。流動人員人事檔案是用人單位準確選擇和正確評價人才的可靠依托．是進行流動人員身份認定、工齡計算、職稱評審、辦理保險、退休審批等方面的重要憑證，它不僅關系到流動人員的切身利益。還關系到國家人才強國戰(zhàn)略的實施。因此，各級流動人員人事檔案管理部門的主管領導要切實提高認識，加強領導。認真研究新時期流動人員人事檔案管理面臨的問題；流動人員人事檔案管理人員要認真履行職責，增強做好流動人員人事檔案工作的主動性和自覺性，嚴格按照各項規(guī)章制度辦事，確保流動人員人事檔案的完整與安全．推動人才資源的合理配置與使用．促進落實單位用人自主權和人才擇業(yè)自主權．形成有利于人才流動的暢通渠道和良好氛同。二、加強安全動態(tài)管理由于流動人員人事檔案具有廣泛性和社會性。因此，要做好新時期流動人員人事檔案安全動態(tài)管理。一是流動人員人事檔案管理必須做到真實可靠、齊全完整、文字清晰、手續(xù)完備。建立健全流動人員檔案材料收集網絡。根據材料形成的規(guī)律和特點采取定向收集、跟蹤收集等方法．豐富和擴大檔案內容，確保形成的材料真實完整，并及時歸檔。二是加強對流動人員人事檔案的流人管理。接收人員在驗收時，如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟失，要積極設法查找或索?。匾獣r可通過用人單位出具組織證明，確保檔案材料齊全完整。同時，應當注意把住流動人員人事檔案歸檔關，避免因一些無用的檔案資料歸檔．給日后的管理帶來不必要的麻煩。三是加強對流動人員人事檔案的流出管理，做到流出的人事檔案完整、齊全，任何單位或個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉出檔案。三、加強信息化管理一是建立流動人員人事檔案目錄數(shù)據庫。將流動人員人事檔案有關查閱信息統(tǒng)一輸入計算機，建立目錄數(shù)據庫，利用局域網、互聯(lián)網、黨政網等網絡平臺，將一64一萬方數(shù)據流動人員人事檔案網絡化．同時要注意做好流動人員人事檔案信息安全．確保個人隱私不泄密。二是建立流動人員人事檔案全文數(shù)據庫。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和技術．將人事檔案資料整理輸入計算機。通過相應的技術處理。使人事檔案數(shù)字化，建立流動人員人事檔案信息化服務系統(tǒng)．逐步實現(xiàn)人事梢案信息的異地查詢和人事檔案信息的資源共享。三是對人事檔案實行智能化管理。在檔案接收、整理、查閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行計算機操作。這不但減少了人員流動導致人事檔案轉移過程中的涂改、偽造等違法違紀行為的發(fā)生，而且也提高了人事檔案管理效率。四、強化信息服務職能首先，要適應新u, -J 期、新形勢對流動人員人事檔案的利用需要，積極挖掘流動人員人事檔案信息資源。其次，要調查了解社會各界對流動人員人事檔案信息的需求，將利用頻繁的流動人員可公開的人事檔案信息進行整理匯編，將有一定特長的流動人員人事檔案信息進行匯總，將相同々業(yè)或學歷的流動人員人事檔案信息匯編成冊。編寫有關高層次流動人員的簡歷．以方便企業(yè)對流動人員人事檔案信息的利用．滿足社會各界對流動人員人事檔案的需求。再次．在有效利用流動人員檔案信息資源時，要嚴格查閱手續(xù)，不得擅自公布流動人員人事檔案信息；要防止在流動人員人事檔案利用過程中對檔案的偽造、涂改或更換。流動人員人事檔案在利用過程中嚴禁帶出閱覽室，嚴禁私自復制和抄錄。需要出具證明的，經流動人員人事檔案管理部門同意，方可開具。五、提升人員素質新時期流動人員人事工作面臨許多新問題。這也對流動人員人事檔案管理下作提出了更高的要求。因此，作為流動人員人事檔案管理人員，要不斷加強政治理論和業(yè)務學習。學習人事檔案管理的政策法規(guī)和各項管理規(guī)章制度；派遣流動人事檔案管理人員外出學習和參觀，學習流動人事檔案管理的先進經驗。開拓視野，增長才干。人事檔案管理部門要不斷熟悉了解掌握流動人員人事檔案工作的特點和規(guī)律，研究制定流動人員人事檔案T作制度和方法，不斷改進工作方式，創(chuàng)新工作模式，提高t作效率，積極有效利用好流動人員人事檔案信息資源，為各種人才合理有序流動、滿足各個領域人才需求做好全面優(yōu)質高效的服務。(作者單位：黑河邊境經濟合作區(qū)人才服務與勞動就業(yè)局)[ 責編：程韜]

個人檔案在跨省的人才中心轉移，如何辦理，基本程序要點？

人事檔案轉移的具體流程：

1、到接收地人才服務中心開具《人事關系及檔案接受函》，并加蓋公章；

2、到調出地人才服務中心綜合事務辦公室，憑《接受函》填寫一式兩份《商調人員情況登記表》；

3、到調出地人才服務中心人事檔案辦公室，憑《接受函》查閱人事關系計算機資料，確認在案后繳納所欠的人事代理費用，以20元/月累計；交清后在兩份《登記表》主管部門意見欄加蓋公章；

4、人事檔案辦公室隨即將本人檔案袋調送到綜合事務辦公室；

5、到原就職單位，在兩份《登記表》調出單位意見欄加蓋公章；（該步可能可以免除）;

6、憑《接受函》和兩份《登記表》到綜合事務辦公室開具介紹信；此時工作人員會問自帶還是郵寄，如果自帶，則會將檔案袋連同介紹信用封條封好，并在封條處加蓋十幾個公章，辦公室同時保留一份《登記表》，另一份由本人帶走；

7、到現(xiàn)就職單位在《登記表》上加蓋調入部門意見欄公章；（該步可能可以免除）

8、將密封好的檔案袋妥善地移送到接受地人才服務中心，并在《登記表》上加蓋調入地主管部門意見欄公章；

9、完成。

程序要點：

1、首先確定個人檔案需不需要轉移。

如果從外地工作了幾年之后，又回到了當?shù)?，但是沒有找到工作；這時個人檔案關系可以暫時不用轉移，等找到工作以后，有了新的工作單位后，再把個人檔案從外地轉過來。

如果在當?shù)卣也坏焦ぷ鳌?/p>

如果在當?shù)卣也坏焦ぷ鳎瑳]有工作單位，這時可以把個人的檔案轉到當?shù)氐膭趧由鐣Ｕ现行模簿褪侨瞬攀袌?；這里有代收機構；這就是為了以后辦理養(yǎng)老保險時用的，辦理退休手續(xù)時，會用到個人檔案，所以沒有單位時就轉到當?shù)氐娜瞬胖行摹?/p>

2、從當?shù)厝瞬胖行拈_具接收證明。

在個人檔案轉移前，需要有接收單位，如果沒有工作單位，就在人才中心開具接收證明，上面寫有接收的單位名稱和詳細的地址，并且有單位的蓋章，身份證號碼和個人的簽名；然后把這個接收證明寄到外地的原來的工作單位。

3、檔案的轉出證明和檔案資料。

個人的檔案資料在原來的外地工作單位，當原單位收到當?shù)氐摹睓n案接收證明“后，會把個人大檔案資料和轉出證明一塊寄給當?shù)氐慕邮諉挝?，就是人才市場，同時戶口要在當?shù)夭判校粰n案郵寄是加密的，需要20天的時間。

4、檔案接收之后的回執(zhí)。

個人的檔案從外地寄回來之后，就會收到個人檔案的詳細資料和轉出證明，同時還有一欄就是接收回執(zhí)；把這個接收回執(zhí)有新單位蓋章，簽字，寫明日期，然后郵寄給原來的工作單位；回執(zhí)由原來的單位收到之后，整個檔案的轉移程序結束。

5、檔案和養(yǎng)老保險要放在同一個地方。

養(yǎng)老保險累計繳納最少15年才能辦理退休手續(xù)。

擴展資料：

以山東省為例：

“十三五”期間，山東省將積極提升基本公共服務能力和水平，大力推進基本公共服務“標準化、信息化和一體化”建設，逐步建立健全流動人員人事檔案管理服務體系。

昨日記者從市人社局了解到，市人社局響應山東省人力資源和社會保障廳關于流動人員人事檔案管理服務規(guī)范方面的要求，在全市開展流動人員人事檔案管理服務規(guī)范年活動，在規(guī)范管理服務流程、落實簡化辦事環(huán)節(jié)和手續(xù)、提升信息化水平等方面落實具體工作。

初次就業(yè)人員不再辦理轉正定級

根據要求，我市將進一步規(guī)范管理服務流程，加強檔案標準化建設。全面執(zhí)行國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局和國家標準化管理委員會發(fā)布的《流動人員人事檔案管理服務規(guī)范》（GB/T 32623-2016）。

各級檔案管理服務機構要從檔案接收與轉遞、材料收集鑒別歸檔、檔案整理、保管與保護、利用服務、檔案統(tǒng)計、管理服務信息化與服務改進等方面及時進行對照查擺和規(guī)范提升，全面啟用新版的《流動人員人事檔案調函》、《流動人員人事檔案接收登記表》、《流動人員人事檔案轉遞通知單》等業(yè)務表格。

簡化辦事環(huán)節(jié)和手續(xù)，讓群眾辦事更方便。市人社局不斷優(yōu)化公共服務流程，流動人員人事檔案在檔案管理服務機構之間可直接辦理轉遞手續(xù)。

對初次就業(yè)的流動人員不再辦理轉正定級手續(xù)，存檔期間不再辦理檔案工資記載、調整相關手續(xù)，檔案管理服務機構轉遞檔案時不再開具行政（工資）介紹信，流動人員辦理社保轉移接續(xù)、退休、檔案再流轉等手續(xù)時，不得以缺少上述材料為由設置障礙。

應屆高校畢業(yè)生檔案被檔案管理服務機構接收、成為流動人員人事檔案后，即可按照有關規(guī)定進行轉遞。

檔案管理實行檔案接收告知承諾制

在檔案管理方面，我市目前實行檔案接收告知承諾制，市人社局要求檔案管理服務機構認真審核和甄別檔案材料，對缺少關鍵材料的，一次性告知所缺少材料及其可能造成的影響，經本人作出書面知情說明、承諾補充材料后予以接收，或與原單位協(xié)商退回并補充材料。

對缺少非關鍵材料的，采取先存后補方式予以接收。關鍵材料一般是指用于核定存檔人的出生日期、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷等重要信息的材料。

市人社局提醒，嚴禁任何個人私自保存他人的檔案，不準以任何理由私自向任何人提供人事檔案或泄露內容，對利用檔案材料營私舞弊的應視情節(jié)輕重，予以嚴肅處理，對違犯《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》的，要依法嚴肅處理。

個人自帶或無人事檔案管理權限單位提交的檔案，一律不予接收。如需接收，檔案須轉回之前有人事檔案管理權限的單位，通過正常程序辦理調檔。

市人社局大力提升人社公共服務效能

今年，市人社局大力提升人社基本公共服務效能，以服務群眾為出發(fā)點，大力推進簡政放權，加快推進服務型機關建設。市人社局認真落實省廳關于推進“三化”建設的指導意見，不斷完善我市一體化系統(tǒng)功能，加快推進就業(yè)、勞動關系、人事人才等業(yè)務系統(tǒng)的有機銜接和信息共享，進一步簡化優(yōu)化辦事程序。

除此以外，市人社局進一步加強窗口作風建設，大力提升服務能力和服務水平。嚴格落實信息公開制度，在流動人員人事檔案服務場所，列明服務項目，明確辦事流程、辦事時限和注意事項。按照歸口管理、集中統(tǒng)一的要求，鼓勵用人單位辦理集體委托存檔業(yè)務，引導流動人員人事檔案向公共服務機構和經授權的服務機構集中。

記者了解到，待人力資源社會保障部制定的《流動人員人事檔案基礎數(shù)據采集規(guī)范》等文件下發(fā)后，我市各級公共就業(yè)和人才服務機構按此標準建立或改造本級數(shù)據庫，啟動基礎數(shù)據錄入工作，開展實體檔案數(shù)字化工作，省級業(yè)務經辦網上服務平臺同步在全省推開。

政策解讀

流動人員如何辦理檔案托管

流動人員辦理檔案托管手續(xù)分兩類情況：

一類是，如果已經辦理失業(yè)手續(xù)，需帶身份證和《就業(yè)失業(yè)登記證》到單位繳納保險所屬人力資源公共服務機構辦理檔案托管手續(xù)。

另一類是，如原單位辦不了失業(yè)，需要本人攜帶個人檔案、與單位解除勞動關系的證明、身份證、屬已婚婦女需要到戶口所在地居委會開具《計劃生育納入管理證明》到單位所在人力資源公共服務機構辦理檔案托管手續(xù)，如本人不能親自辦理可授權委托他人攜帶本人身份證或身份證復印件及相關材料前來辦理。

根據規(guī)定，自2015年1月1日起，我市取消收取流動人員人事關系及檔案管理費，但在2014年12月31日前沒有繳費的仍需補繳，個人委托保管人事關系及檔案收費每份每月10元，單位委托保管人事關系及檔案每份每月10元，單位或個人單純存檔每份每月3元。

用人單位須在招工30日內辦理用工備案

現(xiàn)行政策規(guī)定：凡在我市行政區(qū)域內依法成立的企業(yè)、民辦非企業(yè)單位、個體經濟組織和與之建立勞動關系的勞動者以及國家機關、事業(yè)單位、社會團體和與之建立勞動合同關系的勞動者，軍隊所屬單位招用非軍籍人員，都要實行勞動用工備案制度。

用人單位持《組織機構代碼證》、《營業(yè)執(zhí)照(副本)》和《勞動用工備案管理系統(tǒng)用人單位用戶開戶申請表》（加蓋單位公章）到屬地人力資源社會保障部門辦理用工備案系統(tǒng)開戶手續(xù)，憑用戶名登錄勞動用工備案管理信息系統(tǒng)，進行單位信息管理和勞動用工備案。用工情況變化適時進行更新維護。

時限要求：

1、用人單位新招用、調入職工，應自招用、調入之日起30日內辦理備案手續(xù)；用人單位與職工續(xù)訂勞動合同的，應自與職工續(xù)訂勞動合同之日起30日內辦理備案手續(xù)。

2、用人單位與職工解除或終止勞動合同的，應在解除或終止勞動合同后7日內辦理勞動備案手續(xù)。

3、用人單位名稱、法人代表、經濟類型、組織機構代碼證發(fā)生變更后，應在30日內辦理勞動用工備案變更手續(xù)。

4、用人單位注銷的，應在注銷后7日內辦理勞動用工備案注銷手續(xù)。

參考資料來源：大眾網-真方便！轉遞檔案時不再需要行政介紹信啦

檔案發(fā)到人力資源和社會保障局有什么用？

發(fā)到人力資源和社會保障局的作用：

1、推進前臺業(yè)務受理、后臺政策協(xié)調。辦理社會保險代繳、退休初審、專業(yè)技術資格評定等其他基于檔案延伸服務的檔案管理服務機構，要加強前臺服務和后臺政策的協(xié)調，及時反映有關共性問題，并配合行政管理部門研究制定合理可行的解決辦法，積極為存檔人解決難題。

2、強化人力資源社會保障系統(tǒng)信息共享。各地要建立人力資源社會保障部門內部信息共享機制。檔案管理服務機構要加強與其他經辦機構的信息互通和數(shù)據銜接，依據檔案材料可出具相關證明的，不再轉遞檔案。

3、推進檔案信息化工作。各級人力資源社會保障部門要加快流動人員人事檔案電子化、數(shù)字化工作，建立全國流動人員人事檔案基礎信息數(shù)據庫，推動數(shù)據向上集中，方便檔案信息異地查詢，加強信息安全管理。

4、有條件的地方可開發(fā)流動人員人事檔案管理服務網上辦事平臺，推廣網上預審、網上受理、網上辦理，提高管理水平和服務效率。

擴展資料：

檔案工作的內容、性質、特點和原則：

1、檔案工作有廣義與狹義之分，廣義檔案工作指的是檔案事業(yè)管理，它是以管理和開發(fā)國家檔案信息資源為手段，為國家各項事業(yè)和社會各界服務為宗旨的一項國家事業(yè)：狹義檔案工作是指檔案實體管理工作，它是以檔案為管理對象進行科學管理。

檔案資源管理工作? ：

1、檔案管理工作是指用科學的原則和方法管理檔案，并為社會各項事業(yè)提供檔案信息服務的工作，它包括檔案收集、整理、鑒定、保管、編目、統(tǒng)計、開發(fā)利用及數(shù)字化加工等環(huán)節(jié)，這是檔案部門最基礎的業(yè)務工作。

檔案行政管理工作：

1、當案行政管理是指各級各類檔案行政機構以國家各項建設事業(yè)的需要為目標，以檔案法律法規(guī)為準則。

2、、按照“統(tǒng)一領導、分級管理”的原則，依法對本行政區(qū)域、本系統(tǒng)、本部門以及下屬機構的檔案管理工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、監(jiān)督指導，并不斷協(xié)調檔案事業(yè)系統(tǒng)的內部和外部關系，促進檔案事業(yè)的發(fā)展，為國民經濟和社會發(fā)展服務。

檔案教育工作：

1、培養(yǎng)和造就檔案專業(yè)人才是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要條件。檔案教育包括學歷教育和在職培訓兩個方面。學歷教育有中專、大專、本科、碩士、博士五個層次。在職培訓有崗位培訓和繼續(xù)教育兩個層次。

參考資料：百度百科-檔案行政管理部門

參考資料：中華人民共和國人力資源社會保障部-人力資源社會保障部辦公廳關于簡化優(yōu)化流動人員人事檔案管理服務的通知

在企業(yè)里人事檔案如何管理呢具體的操作是怎么樣的？請高手指教！

一、 人事檔案資料收集要健全

人事檔案管理系統(tǒng)，對人事資料的收集和整理要健全，基礎資料收集是很基礎但又不能輕視的工作，它是員工在企業(yè)中能否獲得發(fā)展的重要依據。能否做好員工檔案的管理，也是檢驗一名HR的基本功是否扎實的重要指標。一般情況下，這些資料應該包括：

基本個人信息：姓名、學歷、專業(yè)、年齡、籍貫、過往工作經歷等信息；

入職后工號、稱職、入職日期、勞動合同、五險一金及薪酬狀況等信息；

入職后的培訓資料、培訓合同等信息；

工作中的獎懲記錄、晉升、調職、績效考核情況等信息。

要確?？梢哉莆諉T工從進入公司到現(xiàn)在的整個發(fā)展過程，如有沒有晉升、獎罰、績效考核的業(yè)績、受過什么培訓等。

二、 簡單易操作的人事檔案管理系統(tǒng)

想要將紙質資料完全轉化為電子資料，僅靠手工錄入的方式，不光工作量極大，效率低且容易出錯。此時，挑選一款靠譜好用的檔案系統(tǒng)，才是企業(yè)邁進數(shù)字化創(chuàng)新的正確方式。

首先，安全性是第一要點。人事檔案既是員工個人的私密信息，同時也是企業(yè)的機密資源，一旦泄露會使員工個人和企業(yè)的利益受到侵害。

其次，為了減輕工作量，電子檔案的建立要更加高效快捷。所以，檔案系統(tǒng)的功能是否足夠強大，能否幫助我們快速建立電子檔案，也將成為我們關注的要點，這就是“好用”的重要性。

一款好用的電子檔案系統(tǒng)，應該具備智能化和延展性兩個特點。智能化是為了解決我們低效的手工錄用，能夠通過掃描和解析功能，高效地將大量的紙質版檔案轉化為電子版檔案。再者，也能夠通過檢索功能，快速和精準地查找、調用員工檔案。而延展性指的是，系統(tǒng)的功能具備延展性，不僅是當下能夠滿足紙質資料轉換成電子數(shù)據的需求，往后也能夠建立在線填寫資料的表單，為企業(yè)全面推行數(shù)字化提供足夠的技術支持。

三、紙質、電子檔案集中統(tǒng)一管理

一般而言，當原始的紙質檔案已經轉移到電子檔案庫進行儲存，那么這些紙質檔案在往后的任何時間進行處理都可以，但正如前面討論到的安全性問題，如果這些紙質資料需要丟棄，那就要進行妥善的銷毀和粉碎，確保信息不會對外泄露。當然，如果這些原始的紙質檔案，與企業(yè)現(xiàn)有的電子檔案不構成重復或者替代的記錄，那我們仍需要妥善地儲存好這些紙質資料。