數(shù)字化成電子檔案

檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)

一、節(jié)省存儲(chǔ)空間，改善辦公環(huán)境

以往的紙質(zhì)檔案管理需要占據(jù)大量的鐵柜，大量的文件夾。當(dāng)你需求時(shí)還得一一進(jìn)行尋找，不僅費(fèi)勁，還會(huì)污染辦公環(huán)境，特別是對(duì)紙質(zhì)盒子敏感的群體，是否患有咳嗽和打噴嚏？

而使用電子檔案，節(jié)省管理人員整理時(shí)間、歸檔和存儲(chǔ)紙張所需的空間，對(duì)資源有保存價(jià)值的電子檔案將逐步做到即時(shí)歸檔，這樣將大大提高工作的時(shí)效性，并減少檔案信息歸檔過(guò)程的工作量。最重要的是，可以通過(guò)擺脫所有混亂來(lái)釋放急需的辦公空間！

二、隨時(shí)查找和檢索任何文件

使用電子檔案管理解決方案，只要有權(quán)限都可以立即查找和檢索任何文件，用戶(hù)就可以訪問(wèn)桌面或移動(dòng)設(shè)備以及每個(gè)不同公司辦公地點(diǎn)的文檔。同時(shí)，支持全文搜索，不管電子檔案存在哪里或文件名是什么等等這些都不重要。您只需搜索文檔中某處關(guān)鍵詞即可，搜索數(shù)百萬(wàn)個(gè)文件，只需幾秒鐘內(nèi)便能檢索出您所需要的檔案。

三、使用權(quán)限將始終可用

電子檔案對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)一大優(yōu)勢(shì)就是保持始終可用。相信大家都會(huì)經(jīng)歷過(guò)，放在員工桌面上的文件，經(jīng)常會(huì)因?yàn)閱T工生病或休年假，他們正在處理的文件或者臺(tái)面上的文件聯(lián)系不到、找不到等事件發(fā)生。

而利用電子檔案，不管員工如何變動(dòng)，都可以輕松且立即獲得。盡管他們?nèi)毕?，他們?fù)責(zé)的工作流程也可以得到處理，確保電子檔案始終可用。

四、實(shí)現(xiàn)信息共享，集中管理

傳統(tǒng)的檔案管理模式中，各單位的文件檔案信息資源都是獨(dú)立的，就如信息海洋里的一個(gè)個(gè)孤島，無(wú)法進(jìn)行統(tǒng)一管理，有時(shí)候容易發(fā)生永久保存原本可能錯(cuò)放或丟失的文檔和信息。

而通過(guò)電子檔案，可以把企業(yè)的相關(guān)數(shù)據(jù)檔案資源整合起來(lái)，集中管理，形成一個(gè)統(tǒng)一的利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享。

綜上所述，以上就是電子檔案對(duì)企業(yè)的幾大作用，相信有使用電子檔案的企業(yè)，自然能明白其中的作用及好處。但是，仍然有一些企業(yè)現(xiàn)還依賴(lài)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件系統(tǒng)，雖然說(shuō)“傳統(tǒng)”并不總是意味著“壞”，但是隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)還是應(yīng)該迎和這個(gè)新趨勢(shì)才好。

紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后原件可以

紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后原件可以。紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換后原件可以銷(xiāo)毀是對(duì)的。紙質(zhì)檔案的保存期限為三年。保存期滿(mǎn)，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案后，紙質(zhì)檔案原件可進(jìn)行銷(xiāo)毀。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是指采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。

檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)是什么

　　檔案數(shù)字標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通、資源共享、業(yè)務(wù)協(xié)同的基石，檔案數(shù)字化建設(shè)同樣需要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化原則。

　　我國(guó) 1998 年提出了信息化建設(shè)的二十四字方針(統(tǒng)籌規(guī)劃、國(guó)家主導(dǎo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、聯(lián)合建設(shè)、互聯(lián)互通、資源共享)，其中第三條就是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，由此可見(jiàn)標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)的重要作用和意義。

　　檔案數(shù)字化一般分兩塊，一部分是紙質(zhì)的“老檔案”，這部分檔案是過(guò)去計(jì)算機(jī)技術(shù)未大面積普及的情況下，手工書(shū)寫(xiě)、紙質(zhì)化保存、庫(kù)房存儲(chǔ)。

　　采用人工方法進(jìn)行查閱無(wú)需計(jì)算機(jī)就可以直接查看的紙質(zhì)檔案形式。

　　一部分是現(xiàn)在不斷生成的“新檔案”，這部分檔案是在當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等新技術(shù)日益普及的情況下。

　　由計(jì)算機(jī)生成、各種存儲(chǔ)介質(zhì)保管存儲(chǔ)、采用數(shù)據(jù)庫(kù)+專(zhuān)用檔案管理軟件進(jìn)行日常管理，只有在計(jì)算機(jī)條件下才可以查看的電子檔案形式。

　　對(duì)于“老檔案”而言，我們是通過(guò)掃描、拍照等方式，轉(zhuǎn)換成為計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的圖片文件，再對(duì)其建立電子目錄來(lái)實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化，故要對(duì)其生產(chǎn)的掃描型電子文件進(jìn)行統(tǒng)一。

　　而對(duì)于“新檔案”而言，由于文件的生成階段就是電子文件信息，就要對(duì)其文字型電子文件、視頻和多媒體電子文件、音頻電子文件等文件格式進(jìn)行統(tǒng)一。

　　所以說(shuō)但不管是紙質(zhì)的“老檔案”還是當(dāng)前的電子文件形的“新檔案”，都應(yīng)該堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，按照統(tǒng)一的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，使傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，電子文件歸檔，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象。

　　信息化建設(shè)必須有標(biāo)準(zhǔn)化的支持，尤其要發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)化的導(dǎo)向作用，以確保其技術(shù)上的協(xié)調(diào)一致和整體效能的實(shí)現(xiàn)。

檔案數(shù)字化包括哪些方面的內(nèi)容

檔案數(shù)字化包括哪些方面的內(nèi)容
檔案是企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。集團(tuán)企業(yè)具有機(jī)構(gòu)龐大、下屬單位較多且層次復(fù)雜，各下屬單位分散等特點(diǎn)。對(duì)于集團(tuán)企業(yè)，實(shí)現(xiàn)集中部署應(yīng)用、分級(jí)管理，構(gòu)建立體式企業(yè)數(shù)字檔案館，是集團(tuán)企業(yè)數(shù)字檔案管理最佳解決之道。
檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性：
一、提高經(jīng)濟(jì)效益
過(guò)去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。
二、提高辦公效率
數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以組織部門(mén)為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢(xún)資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶(hù)便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無(wú)墻界檔案”，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。
三、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)
將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過(guò)檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

檔案數(shù)字化具體流程是怎樣的？

所謂檔案數(shù)字化是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開(kāi)的檔案信息資源得到共享，以滿(mǎn)足社會(huì)或行業(yè)對(duì)檔案利用的需求。
1、數(shù)字化加工流程
　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、檔案裝訂、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。
2、數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)
　　數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)(照片、音頻、視頻等)，通過(guò)數(shù)據(jù)接口和政務(wù)辦公系統(tǒng)連通，用先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享。
3、數(shù)字化的意義
1)提高工作效率，降低檔案利用成本
　　數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后，社會(huì)公眾(開(kāi)放檔案)和單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)或下屬單位都能通過(guò)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢(xún)利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對(duì)檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。
2)最大限度保管和保護(hù)庫(kù)存檔案實(shí)體安全
　　由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫(kù)存空間，而且利用仍需到庫(kù)房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級(jí)檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過(guò)權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對(duì)庫(kù)存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低了庫(kù)存檔案的老化速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù)，確保檔案實(shí)體安全。
3)陽(yáng)光政務(wù)提升形象
　　庫(kù)存檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級(jí)檔案管理部門(mén)貫徹科學(xué)發(fā)展觀，又是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實(shí)際工作的需要，也是亮點(diǎn)工程。是一項(xiàng)利國(guó)利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項(xiàng)目完成后，不僅檔案管理和利用手段實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。

檔案數(shù)字化加工具體怎么做？

檔案數(shù)字化加工具體過(guò)程
前期檔案整理檔案借出
　　從檔案室接件，填寫(xiě)檔案移交清冊(cè)，一式兩份。拿到檔案后，開(kāi)始核對(duì)檔案數(shù)量，數(shù)量核對(duì)無(wú)誤后簽字確認(rèn)，將檔案拿回加工現(xiàn)場(chǎng)。
　　目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
　　按照各類(lèi)檔案整理規(guī)定的要求，在檔案管理系統(tǒng)著錄目錄數(shù)據(jù)。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、日期、起止頁(yè)號(hào)等，應(yīng)進(jìn)行修改。
　　拆除裝訂
　　在不去除裝訂物情況下，會(huì)影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。
　　頁(yè)面修整
　　破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）后再進(jìn)行掃描。
　　檔案掃描
　　掃描方式
　　（1）根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描。
　　（2）紙張狀況較差，以及過(guò)薄、過(guò)軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案，可采用高速掃描方式以提高工作效率。
　　掃描色彩模式
　?。?）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。
　?。?）頁(yè)面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。
　?。?）頁(yè)面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁(yè)面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。
　?。?）頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可采用彩色模式進(jìn)行掃描。
　　掃描分辨率
　?。?）掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以?huà)呙韬蟮膱D像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。
　?。?）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般應(yīng)設(shè)為200-300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。
　　圖像處理
　　圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查
　?。?）對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。
　?。?）由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描。
　?。?）發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。
　?。?）發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。
　　糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理
　　（1）對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。
　?。?）對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。
　　（3）對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。
　?。?）采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。
　　圖像存儲(chǔ)
　　存儲(chǔ)格式
　?。?）采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用PDF格式存儲(chǔ)。
　?。?）采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用PDF格式存儲(chǔ)。
　　圖像文件命名
　　（1）紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。如圖像文件較大，不便于網(wǎng)絡(luò)瀏覽，可拆分為多個(gè)圖像文件，文件名后增加A、B、C等區(qū)別。
　?。?）分別建立文件夾，以文件檔號(hào)命名，并存儲(chǔ)對(duì)應(yīng)圖像文件。
　　數(shù)據(jù)掛接
　　將每一份紙質(zhì)檔案掃描所得的圖像存儲(chǔ)到相應(yīng)檔號(hào)的文件夾后，認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱(chēng)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)是否相同，圖像文件的頁(yè)數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中文件的總頁(yè)數(shù)是否相同等。通過(guò)每一份圖像文件所在文件夾的名稱(chēng)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件的批量掛接提供條件。