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檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專(zhuān)業(yè)人員,組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝釘整理等,是檔案數(shù)字化的專(zhuān)業(yè)人員。
主要負(fù)責(zé)對(duì)文件、圖書(shū)資料進(jìn)行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作,工作區(qū)域是在辦公室。
檔案數(shù)字化,就是用現(xiàn)代的數(shù)字技術(shù)來(lái)管理各類(lèi)檔案,流程是這樣的:檔案接收—檔案掃描—掃描圖片的處理—將掃描好的電子圖片導(dǎo)入檔案管理軟件。
檔案數(shù)字化加工具體過(guò)程
前期檔案整理檔案借出
從檔案室接件,填寫(xiě)檔案移交清冊(cè),一式兩份。拿到檔案后,開(kāi)始核對(duì)檔案數(shù)量,數(shù)量核對(duì)無(wú)誤后簽字確認(rèn),將檔案拿回加工現(xiàn)場(chǎng)。
目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
按照各類(lèi)檔案整理規(guī)定的要求,在檔案管理系統(tǒng)著錄目錄數(shù)據(jù)。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、日期、起止頁(yè)號(hào)等,應(yīng)進(jìn)行修改。
拆除裝訂
在不去除裝訂物情況下,會(huì)影響掃描工作進(jìn)行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。
頁(yè)面修整
破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù),折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或熨平等)后再進(jìn)行掃描。
檔案掃描
掃描方式
?。?)根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái),或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描。
?。?)紙張狀況較差,以及過(guò)薄、過(guò)軟或超厚的檔案,應(yīng)采用平板掃描方式;紙張狀況好的檔案,可采用高速掃描方式以提高工作效率。
掃描色彩模式
(1)掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。
?。?)頁(yè)面為黑白兩色,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案,可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。
?。?)頁(yè)面為黑白兩色,但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,以及頁(yè)面為多色文字的檔案,可采用灰度模式掃描。
?。?)頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案,可采用彩色模式進(jìn)行掃描。
掃描分辨率
?。?)掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,原則上以?huà)呙韬蟮膱D像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。
(2)采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí),其分辨率一般應(yīng)設(shè)為200-300dpi。特殊情況下,如文字偏小、密集、清晰度較差等,可適當(dāng)提高分辨率。
圖像處理
圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查
?。?)對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí),應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。
?。?)由于操作不當(dāng),造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識(shí)別時(shí),應(yīng)重新掃描。
?。?)發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí),應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。
(4)發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí),應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。
糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理
?。?)對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理,以達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原,以符合閱讀習(xí)慣。
?。?)對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì),如黑點(diǎn)、黑線(xiàn)、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。
?。?)對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像,應(yīng)進(jìn)行拼接處理,合并為一個(gè)完整的圖像,以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。
?。?)采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理,去除多余的白邊,以有效縮小圖像文件的容量,節(jié)省存儲(chǔ)空間。
圖像存儲(chǔ)
存儲(chǔ)格式
(1)采用黑白二值模式掃描的圖像文件,一般采用PDF格式存儲(chǔ)。
?。?)采用灰度模式和彩色模式掃描的文件,一般采用PDF格式存儲(chǔ)。
圖像文件命名
?。?)紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件,都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的檔號(hào),以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。如圖像文件較大,不便于網(wǎng)絡(luò)瀏覽,可拆分為多個(gè)圖像文件,文件名后增加A、B、C等區(qū)別。
?。?)分別建立文件夾,以文件檔號(hào)命名,并存儲(chǔ)對(duì)應(yīng)圖像文件。
數(shù)據(jù)掛接
將每一份紙質(zhì)檔案掃描所得的圖像存儲(chǔ)到相應(yīng)檔號(hào)的文件夾后,認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱(chēng)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)是否相同,圖像文件的頁(yè)數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中文件的總頁(yè)數(shù)是否相同等。通過(guò)每一份圖像文件所在文件夾的名稱(chēng)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性,建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系,為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件的批量掛接提供條件。
檔案數(shù)字化加工
1) 確定數(shù)字化對(duì)象應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn),只有符合 一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化加工。
2)符合國(guó)家法律法規(guī)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化,必須符合國(guó)家檔案開(kāi)放規(guī)定或本行業(yè)相關(guān)規(guī)定。
3)價(jià)值性原則屬于歸檔范圍且應(yīng)長(zhǎng)久或長(zhǎng)期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。
一、拆卷
1、檢查案卷的完整性,是否有缺頁(yè)、漏頁(yè)、錯(cuò)編現(xiàn)象,正、副卷標(biāo)注是否正確;
2、拆開(kāi)案卷,將案卷背面的封條小心撕干凈,剪開(kāi)裝訂線(xiàn);
3、將案卷內(nèi)頁(yè)一頁(yè)頁(yè)分開(kāi),對(duì)特殊頁(yè)做出標(biāo)識(shí)提醒掃描人員注意;
4、取掉案卷中金屬物;
5、注明每卷案卷(包括正、副卷)的頁(yè)數(shù)及其他的特殊情況。對(duì)不能確定的案卷,拆卷人員應(yīng)該及時(shí)向檔案員進(jìn)行咨詢(xún),不得擅自對(duì)問(wèn)題進(jìn)行處理。
二、掃描
1、嚴(yán)格按照規(guī)定命名方式對(duì)影像文件進(jìn)行命名。并根據(jù)數(shù)據(jù)交換規(guī)則設(shè)置掃描影像的輸出存放位置;
2、對(duì)于封面、內(nèi)頁(yè)、手寫(xiě)體或是發(fā)票等各類(lèi)不同資料,需用不同的比例或是掃描方法進(jìn)行掃描;
3、掃描影像與檔案原件的內(nèi)容要吻合、順序正確,影像清晰效果達(dá)到檔案實(shí)體一樣。并將掃描頁(yè)數(shù)和拆卷人所注明的頁(yè)數(shù)核對(duì),確保不能重掃、漏掃、多掃、順序顛倒掃。
4、采用規(guī)定的格式掃描,確保案卷的清晰度。同時(shí)影像歪斜不超過(guò)正負(fù)2度、黑邊不大于
2毫米。
三、影像處理
1、采用軟件及人工結(jié)合方法,對(duì)影像優(yōu)化處理,使影像效果達(dá)到或超過(guò)實(shí)體效果;
2、對(duì)因掃描原因造成的黑邊、歪斜等特殊影像進(jìn)行處理;
3、對(duì)非正常格式、容量文件進(jìn)行檢查處理;
4、對(duì)案卷中漏編的頁(yè)面進(jìn)行科學(xué)處理,確保掃描好的影像頁(yè)數(shù)與原案卷頁(yè)數(shù)一致。
四、還原卷
1、經(jīng)過(guò)掃描和影像處理后,嚴(yán)格質(zhì)檢沒(méi)有問(wèn)題的檔案進(jìn)行裝訂還原;
2、注意還原檔案歸類(lèi)和歸還,保持檔案加工室的整潔。
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