檔案收集整理整改措施

導(dǎo)語(yǔ)：檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。為進(jìn)一步促進(jìn)單位科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

檔案就是完成了書(shū)面工作處理程序，將接收的信息和所記敘的內(nèi)容進(jìn)行備案的歷史工作文件。因此書(shū)面方式的公文的準(zhǔn)備工作是檔案工作的第一步，要規(guī)范的處理公文，細(xì)致的審查公文，公文形成的過(guò)程要嚴(yán)格把關(guān)，這是把檔案管理工作做好所需的基礎(chǔ)。

公文的草案擬制是公文形成所需的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，有了大致的計(jì)劃方向才能更好的進(jìn)行下一步，不同單位的草案擬制部門(mén)各不相同，有些單位的公文草案擬制是由相關(guān)辦公室統(tǒng)一擬制，有些則是由相關(guān)的部門(mén)先立草案然后遞交給辦公室負(fù)責(zé)印制。

但各個(gè)部門(mén)公文起草人員的水平和質(zhì)量有一定差異，對(duì)于公文擬制所需的要求理解分析不一致，可能會(huì)導(dǎo)致擬制的文件質(zhì)量上不盡人意。主要存在著以下幾個(gè)問(wèn)題：

1、體裁使用不正確，比如請(qǐng)示公文和報(bào)告公文沒(méi)有明確區(qū)分;一份公文卻請(qǐng)示多個(gè)事件;沒(méi)有按照規(guī)則運(yùn)動(dòng)文種。

2、一些公文的附件標(biāo)識(shí)不明確，一些公文有附件，沒(méi)有在規(guī)定的地方作出任何標(biāo)識(shí)，也沒(méi)有在公文附件的名稱(chēng)前標(biāo)注出詳細(xì)的序號(hào)，整個(gè)公文的行文程序混亂。

3、公文主題標(biāo)注不明確，不便查閱。

4、公文中沒(méi)用規(guī)范的'使用數(shù)字。

以上情況，對(duì)于公文轉(zhuǎn)變成檔案的立卷和歸檔有著較大影響。因此，負(fù)責(zé)公文起草擬制的工作人員，有責(zé)任和義務(wù)對(duì)各個(gè)部門(mén)的公文進(jìn)行查看，仔細(xì)審核，尤其是一些關(guān)鍵的字、句、詞要嚴(yán)格把關(guān)，在有問(wèn)題的情況下，要盡快通知提供公文初稿的單位，告知對(duì)方具體情況，將出現(xiàn)錯(cuò)誤的地方及時(shí)協(xié)商解決。

二、檔案整理工作，從公文的評(píng)估分類(lèi)做起

在將公文相關(guān)事務(wù)處理結(jié)束之后，便可以將公文進(jìn)行保存，并把公文的類(lèi)別進(jìn)行整理和分類(lèi)，將其中內(nèi)容不重要和普通的另外保存，不能丟棄。如果遇到涉及到重要內(nèi)容的公文，例如涉及單位的重大開(kāi)會(huì)、重大事件以及單位要求保存的公文，這類(lèi)公文就需要明確標(biāo)注，以備隨時(shí)查閱。要做好這項(xiàng)工作，務(wù)必要遵守以下幾個(gè)條件：

1、對(duì)于這項(xiàng)檔案整理工作，需要有清晰的認(rèn)知，要把管理檔案工作做好，就要把公文的管理規(guī)范熟知，才能將公文員工作真正融合，還要提前對(duì)所負(fù)責(zé)部門(mén)的檔案翻查，掌握所有檔案信息，保證檔案有高質(zhì)量，以防檔案重復(fù)，使檔案管理更便捷、科學(xué)。

2、作為檔案工作人員，必須要有職業(yè)責(zé)任感，對(duì)工作也要有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，將檔案記載在大腦中，對(duì)每一份檔案都要認(rèn)真細(xì)心，對(duì)每一份檔案都做出正確的評(píng)價(jià)。將檔案工作生活化、日常化。

3、作為公文文秘要時(shí)常學(xué)習(xí)新的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，及不斷提高自身的職業(yè)素質(zhì)。公文工作員的檔案工作是一項(xiàng)比較專(zhuān)業(yè)帶有技術(shù)性的工作，在日常中要加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案方面的知識(shí)，隨身攜帶相關(guān)的專(zhuān)業(yè)書(shū)籍，時(shí)常范圍，做到在工作中積累經(jīng)驗(yàn)，在工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)。這樣才能較高的工作效率。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

檔案管理部門(mén)在文公分類(lèi)入檔的時(shí)候，需要先檢查形成公文的前期材料，在過(guò)程中，需要翻閱其他附屬資料，如果發(fā)現(xiàn)公文前期資料中有沒(méi)入檔的附件要向相關(guān)部門(mén)或單位催要，過(guò)程中發(fā)現(xiàn)同一公文中有個(gè)別公文沒(méi)有按照規(guī)定時(shí)間交還的，要跟蹤回收，堅(jiān)決不能讓公文檔案長(zhǎng)時(shí)間的的停留在他人的手中，這不但可能會(huì)對(duì)檔案造型損壞、遺失，也會(huì)因?yàn)闀r(shí)間過(guò)長(zhǎng)而遺忘檔案的收歸，對(duì)檔案管理工作帶來(lái)重大的失誤。所以在檔案管理的工作中，要不斷的復(fù)查過(guò)去的歷史進(jìn)程，對(duì)檔案流向掌握清晰，在過(guò)程中，需要注意以下幾個(gè)方面：

1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起

對(duì)于上級(jí)發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲(chǔ)存價(jià)值，能使后人通過(guò)其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。

2檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)

對(duì)于單位的文件以及領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，一定要及時(shí)的將所有的文件資料收集完整，按照資料的內(nèi)容順序，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁(yè)”到集中歸整為“件”，到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。這檔案管理工作入檔以前需要做的必須事件，過(guò)程務(wù)必不能有所遺漏，否公文檔案不完整，會(huì)給后期的查閱工作帶來(lái)誤導(dǎo)，影響整個(gè)檔案管理的完整性。

檔案的管理工作的良好運(yùn)作，不僅對(duì)單位管理層對(duì)單位情況能夠隨時(shí)調(diào)查翻閱，了解單位目前的大致情況以外，還能給單位調(diào)整政策帶來(lái)依據(jù)，為單位改革提供歷史數(shù)據(jù);也是向社會(huì)各界證明其單位優(yōu)越成績(jī)的證明，和其他的方面的合作的基礎(chǔ)。

做好檔案的管理工作不僅僅是對(duì)于單位有益，對(duì)于整個(gè)社會(huì)檔案管理工作也具有進(jìn)步性。在我國(guó)現(xiàn)目前不斷的發(fā)展的背景之下，不斷對(duì)檔案管理手段進(jìn)行創(chuàng)新，以更創(chuàng)新、更方便的方式整理單位檔案，可以全面的反應(yīng)單位的整體情況。

四、善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享

一個(gè)檔案管理的工作人員，需要不斷的積累經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于不斷遇到的難題要積極的向上級(jí)部門(mén)或者同事請(qǐng)教，不能夠隨意的憑借自己主觀隨意把檔案歸類(lèi)，需要結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案和調(diào)查的資料相結(jié)合，也可以有創(chuàng)造性的進(jìn)行歸檔，但切記要根據(jù)相關(guān)規(guī)范來(lái)處理。在工作期間，檔案管理人員要不斷強(qiáng)化自身的責(zé)任意識(shí)感，建立良好的職業(yè)精神。迅速的接納新興信息，擴(kuò)寬知識(shí)面，將知識(shí)經(jīng)驗(yàn)融入到檔案管理的工作中。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是我國(guó)政府、企業(yè)良好長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要一環(huán)，是為了讓我國(guó)現(xiàn)在的檔案管理工作更加的完善，提高檔案管理工作人員的工作水平及素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理員對(duì)于檔案管理工作的熱情和責(zé)任感，全心身的投入到檔案管理的工作之中。使得檔案管理更加科學(xué)規(guī)范化，更好的完成與各部門(mén)的工作配合，提高整個(gè)工作流程效率，減少繁瑣的環(huán)節(jié)，為政府、企業(yè)發(fā)展形成良性循環(huán)。

檔案不規(guī)范的整改措施

法律分析：1、重視支持檔案管理工作2、加強(qiáng)提高檔案管理人員的工作作風(fēng)3、逐步完善檔案工作管理制度4、逐步改進(jìn)并完善檔案功能5、采用信息化、數(shù)字化管理手段，為檔案管理工作服務(wù)

法律依據(jù)：《中華人民共和國(guó)檔案法》

第十條 對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。國(guó)家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

第十一條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國(guó)家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案。

做好檔案管理的有效措施

導(dǎo)語(yǔ)：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等一系列活動(dòng)的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對(duì)較為專(zhuān)業(yè)化、復(fù)雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。

1、高度重視大力投入

1.1 提高工作人員的責(zé)任感和使命感

檔案管理工作對(duì)我國(guó)現(xiàn)代企事業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。因此如何做好檔案管理工作，適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感的和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情顯得尤為重要。

1.2 管理層高度重視

檔案工作自身具有很強(qiáng)的內(nèi)務(wù)性，雖不引人注意，卻必不可少。所以，必須提高對(duì)檔案管理的重視，深刻認(rèn)識(shí)檔案管理在社會(huì)發(fā)展中的重要意義，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任度，朝著現(xiàn)代化檔案管理模式方向進(jìn)發(fā)。

1.3 大力投入

目前，一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。眾所周知，檔案管理的開(kāi)展需要專(zhuān)門(mén)的場(chǎng)地和專(zhuān)門(mén)的設(shè)施。有利于資料的存儲(chǔ)和管理，從而實(shí)現(xiàn)全面現(xiàn)代化的管理。只有保障充足的投入才能改善設(shè)備設(shè)施、確保工作、提高檔案管理功能建設(shè)[1]。

2、強(qiáng)化檔案管理者的技術(shù)水平

2.1 加強(qiáng)培訓(xùn)

檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過(guò)程中有的沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。而良好的檔案管理離不開(kāi)檔案管理人員的高素質(zhì)高水平。

為了不被時(shí)代浪潮淘汰，專(zhuān)業(yè)的崗位培訓(xùn)必不可少。檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高不應(yīng)只關(guān)注業(yè)務(wù)能力和知識(shí)程度，還應(yīng)該重視政治態(tài)度和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高培訓(xùn)力度，為檔案管理培養(yǎng)更優(yōu)秀的專(zhuān)業(yè)人員。另外，還應(yīng)以現(xiàn)實(shí)為出發(fā)點(diǎn)，根據(jù)崗位的不同、層次的高低、渠道的多少展開(kāi)培訓(xùn)[3]。

2.2 形式多樣

其一，信息技術(shù)。檔案信息化建設(shè)是提高服務(wù)質(zhì)量的.首選途徑。以檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)也是開(kāi)展檔案工作的又一目標(biāo)[4]。另外，信息化的迅猛前進(jìn)將檔案管理工作推進(jìn)了更大的浪潮，信息技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案管理跨越的主要途徑。所以，應(yīng)盡量將新科技應(yīng)用到檔案管理中，促進(jìn)檔案信息化的實(shí)現(xiàn)[5]。

其二，促進(jìn)同行業(yè)的學(xué)習(xí)十分重要，確保同行之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系，有效的信息溝通，相互補(bǔ)充。對(duì)于行之有效的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)要主動(dòng)吸收和借鑒，少走彎路。

3、檔案工作要規(guī)范化

檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過(guò)程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考不全;二是檔案整理不規(guī)范。三是檔案綜合管理力度不夠?，F(xiàn)在某些部門(mén)自設(shè)資料庫(kù)，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒(méi)有按期歸還。

3.1 檔案管理規(guī)范性出現(xiàn)問(wèn)題的原因

在實(shí)際的檔案管理工作中，受到編制體制、人員素質(zhì)等方面因素的影響，檔案管理規(guī)范性還不夠高，特別是在一些企事業(yè)單位，人員流動(dòng)性強(qiáng)、從業(yè)人員能力低的問(wèn)題都對(duì)檔案管理的規(guī)范性帶來(lái)不小的影響。

3.2 觀念認(rèn)識(shí)有偏差

一些單位對(duì)于檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識(shí)還不到位。一是主動(dòng)性不強(qiáng)。不少單位的檔案管理人員是采取兼崗的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)管理工作，在檔案整理、匯總等工作缺乏時(shí)效性。二是標(biāo)準(zhǔn)性不強(qiáng)。一些工作人員沒(méi)有受到過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，對(duì)于檔案記載、整理等業(yè)務(wù)工作不了解，檔案整理不規(guī)范。三是關(guān)注度不強(qiáng)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理關(guān)注不高，對(duì)于檔案保管的設(shè)備、環(huán)境等條件等沒(méi)有足夠重視，也影響了管理規(guī)范性的提高。

3.3 管理制度不健全

檔案管理工作作為單位日常管理工作的重要組成部分，有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范。但隨著近年來(lái)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的普及，一些單位對(duì)于檔案管理制度的落實(shí)有了一定的松懈思想。

一方面，在資料收集和整理方面，不少單位偏重資料的搜集，但在整理匯總、歸檔方面比較滯后。另一方面，檔案管理不嚴(yán)格。規(guī)范性的落實(shí)需要制度的保障。但一些單位對(duì)于檔案管理制度往往僅停留在紙面上、墻面上，而沒(méi)有真正落實(shí)到位，檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)的問(wèn)題十分突出。

3.4 監(jiān)管機(jī)制不到位

檔案管理工作的特殊性決定了其監(jiān)管工作的不便性，特別是在規(guī)范性建設(shè)方面，專(zhuān)業(yè)人員少、監(jiān)管力度不夠的問(wèn)題十分突出。

4、檔案管理規(guī)范性應(yīng)關(guān)注的重點(diǎn)

針對(duì)當(dāng)前檔案管理規(guī)范性工作中存在的問(wèn)題，筆者認(rèn)為要提高其工作的質(zhì)量，就應(yīng)當(dāng)從提高觀念認(rèn)識(shí)入手，用制度規(guī)定作保證，落實(shí)考核和監(jiān)管機(jī)制，提高檔案管理的規(guī)范性。

4.1 轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識(shí)

無(wú)論單位管理人員，還是具體的工作人員，都必須要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識(shí)，樹(shù)立標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)，切實(shí)按照相關(guān)制度的要求，做好檔案的登記、匯總、整理;樹(shù)立責(zé)任意識(shí)，切實(shí)做好檔案管理相關(guān)工作。

4.2 健全制度，完善檔案管理規(guī)范性體系構(gòu)建

在制度建設(shè)方面，要完善檔案管理規(guī)范體系，樹(shù)立統(tǒng)一科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)制度落實(shí)。一是建立資源共享機(jī)制。檔案管理關(guān)系到單位和個(gè)人的切身利益，必須要盡量做到數(shù)據(jù)齊全、規(guī)范。

因此提高規(guī)范性的基礎(chǔ)，就是要與單位辦公室、個(gè)人建立資源共享機(jī)制，從而更為全面快捷的掌握單位和個(gè)人的信息數(shù)據(jù)，及時(shí)更新和匯總相關(guān)情況。二是建立數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制。針對(duì)檔案管理數(shù)據(jù)化程度逐步提高的現(xiàn)實(shí)，因此提高數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化，是未來(lái)檔案管理規(guī)范性的必然要求。對(duì)此，檔案管理部門(mén)要建立和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)，從用詞、格式等方面做統(tǒng)一的規(guī)范，便于數(shù)據(jù)的匯總和整理。

4.3 落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范性監(jiān)督檢查

在日常管理工作中要進(jìn)一步細(xì)化責(zé)任分工、明確監(jiān)管職責(zé)，用責(zé)任來(lái)促進(jìn)規(guī)范性落實(shí)。一是要明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)。同時(shí)要建立檔案交接等機(jī)制，確保管理的延續(xù)性。二是要加強(qiáng)監(jiān)管力度。無(wú)論是上級(jí)部門(mén)，還是單位自身，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)范性的監(jiān)管，落實(shí)相關(guān)制度規(guī)定，在軟硬件建設(shè)方面給予必要的保障和監(jiān)督。三是要細(xì)化獎(jiǎng)懲措施。注重對(duì)檔案管理工作的檢查，對(duì)于出現(xiàn)的問(wèn)題要建立規(guī)范的獎(jiǎng)懲機(jī)制，促進(jìn)工作制度落實(shí)。

4.4 提高素質(zhì)，滿(mǎn)足檔案管理規(guī)范性多樣需求

首先要為單位招納業(yè)務(wù)技術(shù)過(guò)硬的管理人才;其次，要加強(qiáng)對(duì)管理人員的崗前培訓(xùn)，使他們能夠更好的熟悉和處理相關(guān)的管理工作。在培訓(xùn)內(nèi)容方面，一要加強(qiáng)其專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域方面的培訓(xùn)，結(jié)合單位具體的工作，使理論知識(shí)能夠與實(shí)際工作很好的結(jié)合;二要加強(qiáng)對(duì)其工作責(zé)任心的培養(yǎng)，將激勵(lì)機(jī)制引入到檔案管理工作中來(lái)，提高他們的工作積極性。

5、結(jié)束語(yǔ)

全新環(huán)境下，檔案管理工作需要面臨更高的挑戰(zhàn)。所以，分析新環(huán)境下檔案管理的變革，探討有效的檔案管理途徑，多方面創(chuàng)新檔案管理工作都是必須實(shí)現(xiàn)的。要緊隨時(shí)代潮流，形成大服務(wù)觀念，擺正位置，以大環(huán)境為助力推進(jìn)自身發(fā)展。

就檔案管理者而言，只有在工作中積極主動(dòng)，通過(guò)自身實(shí)際行動(dòng)去喚起其他人的認(rèn)知，提高檔案管理工作的重視。完善各項(xiàng)制度，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

做好檔案管理工作的措施

導(dǎo)語(yǔ)：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等一系列活動(dòng)的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對(duì)較為專(zhuān)業(yè)化、復(fù)雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。

一、廣開(kāi)收集渠道，努力把好收集關(guān)

檔案的種類(lèi)名目繁多，形式多樣，因此，檔案管理工作要正確處理“有文不歸”和“有文必檔”的關(guān)系，明確制定文件材料的歸檔范圍和收集重點(diǎn)，以便把有價(jià)值的文件收集齊全。在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理工作要把握兩個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)。

1.健全管理體制，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用

結(jié)合單位自身的管理體制、組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、檔案材料的形成規(guī)律建立一個(gè)縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系;協(xié)調(diào)各部門(mén)配備兼職檔案信息員，從而做到從上而下，層層有人負(fù)責(zé)，形成上下配合，左右協(xié)作的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)，這是做好檔案收集工作的基礎(chǔ)。專(zhuān)職檔案管理人員應(yīng)與各部門(mén)信息員經(jīng)常聯(lián)系，加強(qiáng)對(duì)平時(shí)收集工作的檢查和指導(dǎo)工作，做到隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合，盡可能防止和減少文件資料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還豐富了室藏，促進(jìn)了收集工作的開(kāi)展。

2.健全文件資料的收集歸檔，做到“三勤”

文件材料的收集工作除了建立健全文件資料的收集歸檔制度、取得領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門(mén)配合外，更重要的是專(zhuān)職檔案人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤，愛(ài)崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)。

檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案材料來(lái)源廣、范圍大的特點(diǎn)，主動(dòng)上門(mén)，跟蹤收集。首先根據(jù)文件材料形成時(shí)間的規(guī)律主動(dòng)收集，把握文件收集的主動(dòng)權(quán)，把反映主要職能活動(dòng)和歷史面貌的重要材料都收集起來(lái)。要加強(qiáng)與各部門(mén)的溝通，避免歸檔時(shí)遺漏。

階段工作結(jié)束或年度工作完結(jié)，專(zhuān)職檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)上門(mén)將所形成的文件材料收集歸檔，把大量分散的檔案資料進(jìn)行加工、分析鑒別、歸檔集中，從中找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù)，變死材料為活信息，為開(kāi)展各項(xiàng)管理工作服務(wù)，為各項(xiàng)管理工作提供齊全、完整、準(zhǔn)確、可靠的檔案信息資源。同時(shí)檔案管理工作應(yīng)加強(qiáng)宣傳，通過(guò)多種渠道、多種形式、多種場(chǎng)合適時(shí)宣傳檔案知識(shí)和檔案法規(guī)，增強(qiáng)全員的檔案管理意識(shí)，使其自覺(jué)地配合好文件資料的收集和歸檔工作，以有利于檔案工作的順利開(kāi)展。

二、拓寬知識(shí)層面，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

檔案數(shù)量越來(lái)越大，檔案的種類(lèi)越來(lái)越多。因此，檔案管理工作只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問(wèn)題。

1.加強(qiáng)管理意識(shí)

檔案管理是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，拓寬知識(shí)層面，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。

2.掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)

檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

3.利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案

利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類(lèi)別將屬于條目的'內(nèi)容打印出來(lái)，作為以前那種以“卷”為單位的案卷目錄為檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會(huì)。

三、創(chuàng)新工作思維，提高檔案利用率

檔案保管的目的是為了利用。因此，檔案管理工作者在處理好利用和保密關(guān)系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具。

1.加強(qiáng)編研工作

搞好檔案編研要主動(dòng)了解社會(huì)需要及素材狀況，采取征編結(jié)合的方法，通過(guò)對(duì)檔案的分析研究，按照一定的主體對(duì)檔案存在的大量信息進(jìn)行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟編印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更準(zhǔn)確、更系統(tǒng)、更精練。因此，檔案編研工作要從實(shí)際出發(fā)，有針對(duì)性地編制必要的檢索工具，使檢索多樣化，從而提高查找利用檔案的效率。

2.積極主動(dòng)提供服務(wù)，改變以往被動(dòng)服務(wù)的局面

檔案管理人員要從思想上樹(shù)立高度的服務(wù)觀念，克服“守?cái)偸健钡谋粍?dòng)服務(wù)觀念，充分發(fā)揮助手作用，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

3.努力練好基本功，熟悉業(yè)務(wù)，當(dāng)好活字典

檔案管理工作者要把熟悉’家底”當(dāng)成自己的天職。建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設(shè)施，利用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理手段，按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對(duì)重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護(hù)措施。

一、學(xué)校教學(xué)檔案管理的意義

教學(xué)檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)性工作之一，是衡量一個(gè)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志。教學(xué)檔案管理工作的好壞直接關(guān)系著學(xué)校的發(fā)展，對(duì)學(xué)校來(lái)說(shuō)具有非常重要的意義。

1.體現(xiàn)學(xué)校的綜合實(shí)力。教學(xué)檔案是社會(huì)了解學(xué)校的一個(gè)窗口，通過(guò)這個(gè)窗口人們能夠了解學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和管理水平，是學(xué)校辦學(xué)和增強(qiáng)辦學(xué)實(shí)力的主要依據(jù)之一。此外，教學(xué)檔案是對(duì)教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作的最原始的記錄，也能促進(jìn)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平的提高。教學(xué)工作者在教學(xué)活動(dòng)結(jié)束之余可以通過(guò)教學(xué)檔案，對(duì)教學(xué)活動(dòng)過(guò)程進(jìn)行分析、研究、總結(jié)，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決所存在的問(wèn)題，從而提升教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平。

2.進(jìn)行教學(xué)改革離不開(kāi)教學(xué)檔案。教學(xué)檔案記錄的教學(xué)活動(dòng)是長(zhǎng)期的、真實(shí)的、系統(tǒng)的，若要進(jìn)行教學(xué)改革它可以提供針對(duì)性的參考，教學(xué)檔案有利于制定出符合實(shí)際的教改方案。

3.是傳承優(yōu)秀教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的重要載體。優(yōu)秀的教學(xué)工作者，其教學(xué)檔案的編制質(zhì)量也很高。當(dāng)前，學(xué)校上下都在開(kāi)展“傳、幫、帶”活動(dòng)，活動(dòng)中，教學(xué)檔案的作用非常重要。新教師可以通過(guò)研究、學(xué)習(xí)優(yōu)秀教師的教案等資料，來(lái)獲取最直接、最有效的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)。此外，檔案管理工作信息化、智能化是必然的發(fā)展方向，教學(xué)檔案中蘊(yùn)含著大量信息資源，它能夠?yàn)閷W(xué)校工作的信息化和智能化提供信息上的支持。總結(jié)起來(lái)，要重新認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案，高度重視教學(xué)檔案的重要性，為了學(xué)校的發(fā)展，提升教學(xué)檔案的管理水平。

二、完善學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的措施

因?yàn)榻虒W(xué)檔案記錄了一個(gè)學(xué)校發(fā)展的歷史，所以教學(xué)檔案所含的信息量大，覆蓋面廣，涉及到教學(xué)活動(dòng)的每個(gè)地方，完善教學(xué)檔案管理工作的措施，將進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)校教務(wù)工作的順利開(kāi)展。

1.有效收集整理教學(xué)檔案。收集整理和管理利用教學(xué)檔案是教學(xué)檔案工作的第一步，教師、學(xué)生和一些教務(wù)管理團(tuán)隊(duì)在日常的各種教學(xué)活動(dòng)中所創(chuàng)造的東西大多數(shù)都是具有保存價(jià)值的，作為一名教學(xué)檔案的管理者，必須對(duì)這些具有保存價(jià)值的文件資料、電子資料以及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)進(jìn)行分類(lèi)，并且收集整理，制成檔案收藏，做好教學(xué)檔案的收集整理工作。另外，必須按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)行檔案材料的分類(lèi)范圍劃分，做好相應(yīng)的管理計(jì)劃，讓教學(xué)檔案的收集具有計(jì)劃性和實(shí)效性。每一份教學(xué)檔案的材料從收集到整理成檔都要經(jīng)過(guò)復(fù)雜的程序，比如：收集整理、分類(lèi)、擬寫(xiě)標(biāo)題、文件排序、頁(yè)碼編排、制作目錄等，確保檔案收集、歸檔的規(guī)范性。

2.嚴(yán)密組織教學(xué)檔案管理工作。首先，做好一項(xiàng)工作的前提是寫(xiě)好工作計(jì)劃，其他工作如此，教學(xué)檔案管理工作也一樣。所以年初就要制訂一個(gè)周詳?shù)挠?jì)劃，年終時(shí)要做好年終總結(jié)，并且對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行考核，將考核成績(jī)的好壞與獎(jiǎng)懲直接掛鉤。其次，健全教學(xué)檔案管理體系。學(xué)校一方面要根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度與實(shí)際情況聯(lián)系起來(lái)，制定一個(gè)體系完健全的檔案管理制度。另一方面，要制定一個(gè)管理在職工作人員的制度，如進(jìn)行細(xì)致分工，明確每個(gè)工作人員的職責(zé)和工作范圍。最后，要嚴(yán)密組織。檔案工作專(zhuān)業(yè)性和系統(tǒng)性都比較強(qiáng)，若要保證檔案管理工作正常進(jìn)行，必須要嚴(yán)密組織。如學(xué)校要建立教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，建立校領(lǐng)導(dǎo)分管，檔案業(yè)務(wù)部門(mén)具體管理，其他部門(mén)應(yīng)該密切配合一起管理網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)經(jīng)費(fèi)也要隨時(shí)保證充足。

3.促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)代化。當(dāng)前，教學(xué)事業(yè)不斷發(fā)展，教學(xué)改革不斷深入，原有的教學(xué)檔案管理的方式不僅滿(mǎn)足不了當(dāng)前教學(xué)檔案管理工作的需要，在某些方面還制約著檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展。因此，促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)代化迫在眉睫。其表現(xiàn)在具體工作中主要是：學(xué)校要隨著社會(huì)的發(fā)展而發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)并利用好先進(jìn)的檔案管理技術(shù)及相關(guān)設(shè)備，力爭(zhēng)早日實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化。比如：成績(jī)管理系統(tǒng)、學(xué)籍系統(tǒng)管理、圖書(shū)借閱系統(tǒng)管理等一系列系統(tǒng)的建立，不僅提高了工作效率，而且避免了各種資源的浪費(fèi)。同時(shí)，學(xué)校應(yīng)努力開(kāi)發(fā)檔案信息創(chuàng)建的新局面，做到檔案信息工作為學(xué)校的教學(xué)工作服務(wù)。如可以在網(wǎng)上建立服務(wù)平臺(tái)，便于師生進(jìn)行教學(xué)資料的查詢(xún)。

三、結(jié)語(yǔ)

教學(xué)檔案對(duì)于一個(gè)學(xué)校的發(fā)展有著重要意義。隨著我國(guó)教育事業(yè)的不斷發(fā)展以及教學(xué)改革的不斷深入，學(xué)校的檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)校要深入認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案管理工作的重要性，提高檔案管理工作水平，使其更好地為學(xué)校的管理、教育、教學(xué)工作服務(wù)。

資料未及時(shí)歸檔整改措施

法律分析： 1、強(qiáng)化檔案意識(shí)。 檔案意識(shí)是對(duì)檔案的性質(zhì)和價(jià)值的認(rèn)識(shí)，以及對(duì)檔案工作地位和作用的認(rèn)識(shí)。包括各分子公司領(lǐng)導(dǎo)、各部室工作人員及檔案管理員都要強(qiáng)化檔案意識(shí)。作為檔案員，無(wú)論是專(zhuān)職的，還是兼職的，都要理解自己工作的重要性，要熱愛(ài)自己的工作。

2、召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議安排部署檔案工作。建議借三月份月度會(huì)議的契機(jī)，召集專(zhuān)題工作部署會(huì)議，安排部署集團(tuán)檔案管理工作。

法律依據(jù)：《中華人民共和國(guó)檔案法》 第十條 對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。國(guó)家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

如何快速有效的整理雜亂的企業(yè)檔案？

1、提高檔案管理人員素質(zhì)。

要注意加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專(zhuān)業(yè)水平的提高，通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的資源。

2、健全檔案管理制度。

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門(mén)既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門(mén)，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門(mén)。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

3、改進(jìn)和完善檔案功能。

使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動(dòng)態(tài)。對(duì)檔案的功能應(yīng)進(jìn)行重新定位：一是對(duì)檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，以便使所具有的功能更加適合單位對(duì)信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。

4、采用信息化管理手段。

信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、檔案軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。

5、做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平是很有必要的。

檔案管理人員要樹(shù)立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。