檔案歸檔整理流程圖

　　1.目的
　　為建立和保持一個有效的文件管理體系，而制定有關文件的管理要求，以方便文件的檢索查閱，并確保在質(zhì)量管理體系運行的各個場合都能使用有效版本的文件。

　　2.適用范圍
　　適用于本公司與質(zhì)量管理體系有關文件的管理。

　　3.職責
　　3.1文件的制定、修改與廢止權責:自己做,這里發(fā)不上來
　　3.2 外來文件：
　　3.2.1有關客戶圖紙/資料及品質(zhì)要求由各部技術組/品管部負責收集,申請登錄；
　　3.2.2與品質(zhì)系統(tǒng)及產(chǎn)品有關的國際/國家/行業(yè)標準由管理者代表負責收集，申請登錄。
　　3.3 文控中心負責文件的編號和所有質(zhì)量體系文件原件管理工作。

　　4.定義
　　4.1外來文件:指客戶提供的技術性資料、檢驗標準以及由相關部門搜集的國際/國家/行業(yè)標準、法律法規(guī)等。
　　4.2 ECN:ENGINEERING CHANGE NOTICE，指對相關工程變更所做的暫定標準。
　　4.3 BOM:BILL OF MATERIEL，指物料清單。

　　5.作業(yè)內(nèi)容
　　5.1文件編號規(guī)則
　　5.1.1文件編號
　　□□□—□ □—□ □—□ □ □
　　文件流水號
　　文件制訂部門代號
　　各文件類別：01手冊 02程序 03作業(yè)性文件 05外部文件
　　本工廠英文名簡寫：HSP

　　5.1.2質(zhì)量記錄編號
　　□□—□□□—□
　　版本（A、B……）
　　表單流水號(001-999)
　　各部門代號(參見5.4)

　　5.1.3 版次編號
　　5.1.3.1文件版次編碼
　　□ / □
　　修訂次數(shù)（0、1……4）
　　版本（A、B……）

　　注：同一份文件的各頁版本必須相同，各修訂次數(shù)可不一致，每頁修訂后上升為A/1，某頁修訂超過4次，或同一份文件修訂等于或大于4處時，可直接更換版本。
　　5.1.3.2表單只有版本，修訂后直接換版。

　　5.2 部門代碼：
　　總 經(jīng) 理:ZJ 管理代表:GD 財 務 部:CW
　　行 政 部:XZ 營 業(yè) 部:YY 資 材 部:ZC
　　電 鍍 部:DD 注 塑 部:ZS 噴油絲印部:PS
　　品 管 部:PG

　　5.3文件編寫的格式:
　　5.3.1質(zhì)量手冊
　　5.3.1.1封面：公司名稱、文件名稱、文件編號、版本、制定、審核、批準及生效日期。
　　5.3.1.2正文：質(zhì)量手冊修訂記錄、目錄、手冊說明、公司簡介、公司組織架構圖、品質(zhì)保證體系圖、品質(zhì)政策、目標、與質(zhì)量體系相關的各部門權責、分章論述涉及到體系要素點的管理要求。
　　5.3.2程序文件
　　5.3.2.1 封面內(nèi)容包括：公司標志、公司名稱、文件名稱、文件編號、版本、制定、審核、批準及生效日期。
　　5.3.2.2正文內(nèi)容包括：目的、適用范圍、職責、定義、作業(yè)內(nèi)容、相關文件、相關記錄、流程圖。
　　5.3.3作業(yè)性文件
　　5.3.3.1文控文員控制作業(yè)性文件的編號與版本，作業(yè)性文件格式由各部門自行確定，同類文件必須使用同一格式，必要時可參照程序文件格式。
　　5.3.3.2 作業(yè)性文件必須包括公司名稱、文件編號、版次、頁次、制定、審核、批準等。
　　5.3.4質(zhì)量記錄
　　5.3.4.1質(zhì)量記錄的格式由編制部門確定, 但應確保編號、標題和內(nèi)容符合要求，欄目空間大小與所填寫的內(nèi)容相適應。

　　5.4文件與資料控制程序說明
　　5.4.1文件的編制
　　5.4.1.1管理者代表組織質(zhì)量手冊和通用程序文件的編寫。
　　5.4.1.2各部門負責人組織本部門程序文件/作業(yè)性文件的編寫。
　　5.4.1.3各部門負責相關技術性資料的編寫。
　　5.4.1.4品管部負責檢驗標準、檢驗規(guī)格書等品質(zhì)標準資料的編寫。
　　5.4.1.5文件的編號參見5.1,文件格式參見5.3。
　　5.4.1.6文件編制者應確保文件清晰、易懂、可操作。
　　5.4.1.7文件中所需的質(zhì)量記錄/表單應隨文件一起編制后提交審批。

　　5.4.2 文件的審批
　　5.4.2.1審批權限參見本文件3.1，審批人應確保文件的質(zhì)量，滿足質(zhì)量管理體系的要求，可操作。
　　5.4.2.2對于涉及多個部門的文件可以采取文件會審的方式審核。
　　5.4.2.3文件與質(zhì)量記錄在制定及審批時，必須注明其制定及審批日期。

　　5.4.3 文件的發(fā)放/回收
　　5.4.3.1文件受控前由文件編制部門填寫《文件登錄/修訂/廢止/補發(fā)申請單》，確定文件發(fā)放范圍和數(shù)量。公司質(zhì)量手冊和程序文件的發(fā)放由管理者代表確定分發(fā)范圍和數(shù)量，其它體系文件由文件批準人確定分發(fā)范圍和數(shù)量。文控文員編制《文件總覽表》。
　　5.4.3.2文控文員在文件發(fā)放前應確認：①文件是否清晰、易讀、可操作；②格式、內(nèi)容是否正確無誤；③編號、版本及文件是否已得到相關人員的批準；在確認無誤后登錄，并制定《文件發(fā)放/回收登記表》，作為文件制定和發(fā)放的依據(jù)；然后按規(guī)定復印所需份數(shù)，不得錯頁、漏頁；制作完成后保留文件原件；副本文件加蓋藍色“受控文件”印章后發(fā)放，收文部門應核對頁數(shù)、頁碼無誤后，在《文件發(fā)放/回收登記表》上簽收確認。
　　5.4.3.3外來文件由各相關部門負責識別與質(zhì)量管理體系的相關性，對需發(fā)放執(zhí)行的外部文件，由文控文員按本文件5.4.3.1與5.4.3.2辦理，加蓋“外來文件”識別章，并建立《外來文件清單》，外來文件可直接沿用原編號，原文件無明確編號時，按本文件5.1執(zhí)行。

　　5.4.3.4 非發(fā)放范圍人員需領用文件時，應以《文件登錄/修訂/廢止/補發(fā)申請單》向文控中心申請補發(fā)。
　　5.4.3.5 修訂/廢止文件由文控文員負責回收舊版本，并在原《文件發(fā)放/回收登記表》上注明，作廢文件應立即加蓋“無效文件”章或直接銷毀；作廢文件原件應加蓋“參考文件”章保留二年（保留期限另有規(guī)定除外）。

　　5.4.4文件的使用管理
　　5.4.4.1文件的使用部門/使用人應妥善保管好文件，置于使用者易取閱的地點，如有丟失、損壞應及時以書面形式向文控中心申請補發(fā)。
　　5.4.4.2受控文件不得私自復印/打印/涂改、書寫或加注記號。
　　5.4.4.3作業(yè)性文件停止使用一年以上，由使用部門填寫《文件登錄/修訂/廢止/補發(fā)申請單》申請廢止，經(jīng)原審批人批準后交文控中心廢止，若申請未獲批準，則將文件交文控中心保管。

　　5.4.5文件的評審
　　文件使用者在工作過程中，應評價文件的充分性和適宜性，必要時，應提出更新的需要。

　　5.4.6 文件的修訂或作廢
　　5.4.6.1文件發(fā)放后，如需修訂或作廢時，由提出人填寫《文件登錄/修訂/廢止/補發(fā)申請單》按原審批程序審批，原審批人不能審批時，而改由其接替人或授權人審批。
　　5.4.6.2文件修訂后，由文控文員通知各部門將舊版文件交文控中心后換領新文件。
　　5.4.6.3發(fā)往外部（認證公司或客戶及其代表）的參考（非受控）文件在修改或換版時，只作通知并發(fā)放新文件，可不收回舊文件。
　　5.4.6.4外來的技術文件，由技術相關部門跟蹤管制，確定本公司之外來技術文件為最新版本。
　　5.4.6.5外來的國際/國家/行業(yè)標準由管理者代表與外界聯(lián)絡，確保本公司作用之外來標準為最新版本。

　　5.4.7記錄保存
　　有關文件控制之相關記錄，按《質(zhì)量記錄控制程序》執(zhí)行。

　　6.相關文件：
　　《質(zhì)量記錄控制程序》

　　7.相關表單：
　　7.1 《文件總覽表》
　　7.2 《文件發(fā)放/回收登記表》
　　7.3 《外來文件清單》
　　7.4 《文件登錄/修訂/廢止/補發(fā)申請單》

　　8.流程圖
　　見附件1：《文件控制流程》

我做行政工作三年了，基礎的都可以實時完成，我想在此基礎能有創(chuàng)新，做出新亮點，如何能給公司帶來有利的

行政管理改進方案

針對公司的逐步發(fā)展，公司行政費用也逐步增加，造成了管理成本的
增加，目前公司對行政費用的監(jiān)控和管理還存在一些不足之處。我們須通
過完善流程和優(yōu)化監(jiān)控管理模式，提高成本控制意識，節(jié)約公司運作成本，
提高公司運作效率。

目前行政管理過程中存在的主要問題和具體改進方案：

一、
車輛管理
：
無完整的車輛信息檔案，
衛(wèi)生檢查考核方法不合適
（無
具體評比、處罰和獎勵辦法支撐）
，油費、過路費、維修費等費用支出無控
制程序
（原來的控制辦法執(zhí)行不到位和不夠合理）
，
費用產(chǎn)生的登記不及時，
難形成詳細的費用和支出記錄；駕駛員管理規(guī)范不夠（個人形象、行車過
程要求）
；提前預約管理不足；無派車標準。

針對上述問題，建議采用以下具體管理措施

1
、對公司現(xiàn)有車輛信息進行詳細登記歸檔（登記內(nèi)容為：車輛購買日
期、購買價格、購買廠家、購車發(fā)票復印件、購置稅發(fā)票、保險單原件、
行車證復印件、車輛備用鑰匙壹把等車輛相關證件）

2
、車輛衛(wèi)生檢查制定相關實施標準，并附相關
獎懲措施
，和專職駕駛
員進行溝通找到平衡點。

3
、根據(jù)各車輛價位，技術參數(shù)、油耗等特點綜合情況分析，車輛使用
頻率和使用范圍應適當調(diào)整：
（例如：外出辦事路程、事情的重要性、客戶
的重要性等給以考慮）
，
公司員工樹立正確用車意識，
避免發(fā)生無車不出門，
無車不辦事，因借調(diào)不到車輛，寧愿等一等，或是想辦法借調(diào)車輛才外出
辦事，從而導致的工作效率降低。

4
、車輛費用的產(chǎn)生（油費、停車費、過路費、維修保養(yǎng)費由專人負責

嚴格登記，登記方式為：當日產(chǎn)生費用，一個工作日內(nèi)必須登記，同步要
登記車輛行駛里程數(shù)）
，費用產(chǎn)生要結合出車登記記錄綜合分析。

5
、對公務用車按時進行日常保養(yǎng)，注意車輛性能維護，嚴格篩選保養(yǎng)
項目，控制維修保養(yǎng)成本；

6
、公務用車出行嚴格按照車輛外出審核流程辦理，用車須審核，出車
須登記，登記內(nèi)容為：始發(fā)地、目的地、出行人員、辦事事宜、時間周期
等相關內(nèi)容；
公費用管理概念。

具體解決建議：

1
、對以往分公司成立的費用進行統(tǒng)計，作為基礎數(shù)據(jù)，對下一步新公
司成立做預算依據(jù)；分公司行政費用預算由分公司經(jīng)理進行統(tǒng)計分析。

2
、行政費用的劃分和監(jiān)控，明確費用監(jiān)控責任人，費用控制范圍的確
定，提高全員成本控制意識，統(tǒng)計往年行政費用總數(shù)，分析人均行政費用
基數(shù)，為成本預算管理提供數(shù)據(jù)支持。

3
、以財務費用劃分為標準，明確行政費用劃分標準和具體明細，請公
司各部門根據(jù)具體情況，對部門內(nèi)部行政費用作出預算，經(jīng)行政經(jīng)理審核，
總經(jīng)理審批后，公司全員實行預算管理辦法，特殊要求經(jīng)總經(jīng)理審批以后
方可實施。

4
、預算結合新增人員費用進行分析，估算出公司人員增減情況可能產(chǎn)
生的人均成本（包含日常辦公用品、固定資產(chǎn)、通訊費用、車輛使用可能
產(chǎn)生的費用）
，根據(jù)公司人員變動情況作出費用預算。

5
、
每個部門申購前做好計劃和預算，
上報行政部統(tǒng)一審核批準后執(zhí)行，
按照部門預算費用進行管理，超出預算費用則由部門自行承擔，或從下月
預算中進行扣除。

6
、對于公司即將搬遷至新辦公場地辦公，因辦公場所的擴大，辦公環(huán)
境的改善，公司須增配人員：前臺接待、保潔、保安人員，公司根據(jù)相關
標準提出用人要求，進行招聘；同時預算支付成本。并且預算新辦公場所
整個網(wǎng)絡系統(tǒng)運行平臺搭建所需的軟硬件設施的費用。

7
、對通訊費用的監(jiān)控（固定電話和辦公寬帶費用的統(tǒng)計匯總登記造
冊）
；須有詳細使用部門、產(chǎn)生費用的明細。

三、日常辦公用品費用控制和固定資產(chǎn)管理

1
、明確日常辦公用品的范圍和申購流程和審批流程，制定完善的入庫
和領用記錄，分析日常需求的常用項目和基本開支，定期進行盤點和統(tǒng)計；

2
、
制定完善的資產(chǎn)管理制度，
嚴格按照資產(chǎn)管理制度進行實施和管理，
對公司資產(chǎn)進行盤點，造冊，按個人和部門進行區(qū)分和統(tǒng)計，并強化個人
使用資產(chǎn)的規(guī)范化、責任感，除公司資產(chǎn)管理專員以外，禁止公司員工私
自調(diào)換個人使用資產(chǎn)，每人擁有自己的個人資產(chǎn)表格，須負責個人資產(chǎn)的
保管和使用維護；

3
、各分公司、各項目的行政管理人員需進行培訓，在申報流程嚴格把
關，堅持節(jié)約使用、循環(huán)使用的原則，盡量精簡上報審批的物品，控制在
制度允許范圍內(nèi)。特殊需求須經(jīng)總經(jīng)理審批。

4
、固定資產(chǎn)的申購須嚴格按照公司資產(chǎn)申購流程進行審批，審批通過
后由公司行政部統(tǒng)一購買（特殊物品，須經(jīng)審核通過后，由實際使用部門
自行購買，明細、發(fā)票提供給行政部登記造冊統(tǒng)計）
；

5
、固定資產(chǎn)出現(xiàn)故障需要維修時，應統(tǒng)一上報公司資產(chǎn)管理員并詳細
說明基本情況，由資產(chǎn)管理員按維修申請流程進行審批后，統(tǒng)一聯(lián)系維修
廠家進行維修；并且對資產(chǎn)維修的費用、項目做詳細登記，結合考慮資產(chǎn)
折舊、維修成本和購買新資產(chǎn)之間的權重；

6
、固定資產(chǎn)的報廢須嚴格按照資產(chǎn)報廢處理流程，進行逐級審批，方
可進行資產(chǎn)報廢；

7
、定期對公司資產(chǎn)進行盤點，如發(fā)生資產(chǎn)轉移，資產(chǎn)管理員須及時做
出資產(chǎn)信息更新。大件、高價值部門共用固定資產(chǎn)，須指定相關責任人。

（附：公司物品申購流程圖）

使用部門提
出需求
填寫需求單
部門經(jīng)理審批
行政部審核
統(tǒng)計所需物品
明細
詢價
購買入庫
行政經(jīng)理審批
總經(jīng)理審批
簽字領用
制作個人領用
記錄
結束
需求部門
行政部
行政經(jīng)理
總經(jīng)理

四、檔案管理

分公司檔案管理和地產(chǎn)公司檔案管理的劃分（哪些要報地產(chǎn)、哪些分公
司保管，如何監(jiān)督檢查和相互調(diào)用）
；對公司管理過程知識管理如何實現(xiàn)沉
淀和使用（模板化、借鑒）
。

1
、細化檔案管理類別，所有檔案公司都必須存原件一份，檔案信息按
照《檔案管理制度》嚴格區(qū)分，查詢快捷、準確。

2
、檔案編號和檔案目錄要能反映檔案基本內(nèi)容，便于檔案查詢；

3
、公司檔案管理員要對項目或分公司檔案管理人員進行培訓，如下屬
分公司和項目檔案管理人員出現(xiàn)變更，要及時通知公司檔案管理員，分公
司的檔案管理方法應和總公司的管理模式一致；

4
、公司檔案管理人員要對分公司和項目檔案管理工作不定期（建議以
月度為周期）進行抽查和指導，外地分公司和項目應提供合同目錄的電子

版本，根據(jù)檔案管理的情況，給以檔案管理人員相關獎懲（可在績效考核
過程中體現(xiàn)）
。

5
、檔案的保存和銷毀嚴格按照公司檔案管理制度相關規(guī)定實施。

（附：檔案歸檔和維護工作流程圖）

檔案歸檔和維護工作流程圖
申請
審批
行政部
各分公司和項目部
可歸檔檔案
檔案定期移交
裝訂
分類
配合
排列、編號
制作目錄
裝盒入檔
審批
維護
配合
可歸檔檔案
行政經(jīng)理
結束

6
、對于公司運營過程的知識沉淀，建議公司按照部門和分公司為單位

檔案管理制度如何編制

　　這是老頭編寫的原件，僅供參考
　　檔案管理制度
　　第一章 總則
　　第一條：檔案是企業(yè)在各項經(jīng)濟活動中直接形成的、具有保存價值的、原始記錄保存起來的文字、聲像、圖表等資料。
　　第二條：檔案必須堅持由部門收信管理的原則，達到完整、安全、準確、系統(tǒng)和有效利用的需要。
　　第三條：檔案管理必須貫徹執(zhí)行黨和國家的保密、保衛(wèi)制度和《檔案法》的規(guī)定，確保檔案的保密安全。
　　第四條：檔案管理人員要熟悉檔案管理工作的基本知識和各項規(guī)定，按照檔案工作的有關規(guī)定和要求，認真做好檔案管理的各項工作。
　　第二章 文書檔案的管理
　　第五條：文字檔案是全面、真實地反映本廠的歷史面貌以及各項經(jīng)營管理活動的原始記錄資料，辦公室要認真做好各類檔案資料的收集、整理、歸檔、保存和利用等工作。
　　第六條：文書檔案的收集歸檔范圍
　?。ㄒ唬┥霞夵h政機關發(fā)來的與企業(yè)有關的決定、決議、批復、通知、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
　　（二）企業(yè)章程、決定、協(xié)議、通知、會議紀要。
　?。ㄈ┍緩S的各種上級文件，包括請示、報告等文件材料。
　?。ㄋ模┍緩S的各種下行文件，包括通知、通報、決定等文件材料。
　?。ㄎ澹┍緩S的各種規(guī)章制度、工作計劃、總結、統(tǒng)計報表、簡報等文件材料。
　?。┍緩S員工勞動、工資、福利、社會保障等方面的文件材料。
　?。ㄆ撸┓从潮緩S的歷史變革、大事記及本廠重要活動的會議材料、簡報、照片、錄像等。
　　（八）本廠的CI規(guī)范管理的相關資料。
　　第七條：文書檔案的管理
　?。ㄒ唬┺k公室要規(guī)范檔案管理制度，認真執(zhí)行平時歸卷制度，對處理完畢或批存的各種文件材料及時收集歸卷，由文檔管理人員集中一分類保管，并逐一進行登記。
　?。ǘ┝⒕砉ぷ饕裱募男纬梢?guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的類別和價值，以便于保管和利用。
　?。ㄈ┪募牧系臍w檔要符合規(guī)定要求，統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，案卷的組卷、編目要系統(tǒng)、完整。
　　（四）所有案卷要保持文件材料的完整性，各種附件一律不準抽存，份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
　?。ㄎ澹└黝愇臅?、檔案一般要在次年三月組織專人立卷、歸檔完畢。
　　第三章 人事檔案的管理
　　第八條：人事檔案是對一人個參加各種政治、社會活動以及學習和工作經(jīng)歷的真實記錄，也是反映企業(yè)人力資源基本信息的原始材料，辦公室要切實搞好企業(yè)人事檔案的管理工作，為企業(yè)人力資源的合理配置提供依據(jù)，做到建檔規(guī)范，管理科學。
　　第九條：人事檔案的建檔范圍及類別
　　（一）所有企業(yè)職工應統(tǒng)一建立職工檔案。
　　（二）建檔范圍包括反映職工參加各種活動和學習情況及職工個人情況的一切資料。具體有以下內(nèi)容：1、履歷；2、自傳；3、鑒定考核；4、政審；5、組織關系；6、學歷、職稱；7、任職、業(yè)績、工資資料；8、獎懲；體檢等。
　　第十條：人事檔案的管理
　　（一）歸檔材料要形式完整，不得損壞殘缺。系列材料要齊全，不得遺漏。
　?。ǘw檔材料必須客觀真實、手續(xù)完備。須經(jīng)廠（或組織）審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方可歸檔。
　?。ㄈ┤耸聶n案由辦公室指定專人管理，并設置專柜保管。
　　（四）辦公室要建立健全保衛(wèi)、保密工作制度。防止失密、泄密事件發(fā)生。
　?。ㄎ澹┤耸聶n案管理人員具體負責企業(yè)人事檔案的收集、登記、整理、保存，傳遞等工作，應認真負責、嚴格管理，嚴守機密。
　?。┤耸聶n案材料必須嚴格按照統(tǒng)一的人事檔案規(guī)定分類整理，編序存放。
　?。ㄆ撸┢髽I(yè)內(nèi)部因工作需要調(diào)閱人事檔案的，查閱人須持本部門介紹信，經(jīng)主管領導同意后方可查閱，所需查閱內(nèi)容須由檔案員如實提供。原則上不得抄錄、復制。
　　第四章 工程合同、圖紙、技術資料的管理
　　第十一條：企業(yè)在工程建設期間形成的各種工程設計、工程設備、生產(chǎn)工藝等方面的技術資料和工程合同要妥善加以收集和有效保管，為企業(yè)正式投入運行提供完備的質(zhì)量、技術依據(jù)。
　　第十二條：收集的歸檔范圍：
　?。ㄒ唬┓苍诒緩S建設期間或投入生產(chǎn)以后形成的各種具有保存和利用價值的工程合同、技術文件、圖紙、工藝設備資料、新產(chǎn)品研發(fā)方案等原件與復印件，如企業(yè)總的布置圖、總流程圖、安裝圖和電儀、上建、設備、水文、環(huán)保、地質(zhì)資料、鉆井工程全部資料都在歸檔范圍。
　?。ǘ┏商椎闹匾獔D紙（包括底圖、副圖、原圖、復印圖）、資料。
　?。ㄈ┓彩窃O備購置招標、基建工程招標期間所形成的招投標文件、附件及合同。
　?。ㄋ模┓彩怯涗浧髽I(yè)在基建、設備、電器儀表、技術安裝、工藝流程等方面的全部資料。
　　第十三條：工程合同、圖紙和技術文件的管理
　?。ㄒ唬┢髽I(yè)所有的工程合同、技術圖紙和文件均應按具體代表的對象、用途、使用性質(zhì)加以分類、編號，必須做到直觀明了、容易查找。
　?。ǘ┵Y料室要對成套的重要圖紙（包括底圖、副圖、原圖、復印圖）、技術資料、記錄本廠在基建、設備、電器儀表、技術安裝、工藝流程及聯(lián)動試車等方面的全部資料按照檔案管理規(guī)定妥善加以收集、整潔、保管、歸檔。
　　（三）購置設備開箱，由生產(chǎn)技術部同計劃財務部一同對箱內(nèi)設備詳細清點，造冊登記，建帳歸檔管理。
　?。ㄋ模┟宽椆こ炭⒐r，其資料在項目驗收后一個月內(nèi)交資料室進行歸檔保管。
　　（五）設備運行資料，在設備運轉正常扣一個月內(nèi)交設備科歸檔。
　　（六）整理好的成套圖紙不準隨便分發(fā)、拆散或丟失。作廢的圖紙、資料要及時回收、處理。
　　（七）做好圖紙、資料、技術文件的保管工作，防止本廠重要技術情況的外露。
　　第五章 檔案的保管和維護
　　第十四條：建立查閱檔案登記表，凡查閱檔案均應履行登記手續(xù)。
　　第十五條：原則上外來人員一律不許查閱各類檔案，確需查閱的要經(jīng)主管領導批準。
　　第十六條：承辦人員借用、調(diào)閱各類檔案時，檔案管理人員應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借閱登記手續(xù)。
　　第十七條：各類檔案的查閱只能在檔案室進行，嚴禁查閱人涂改、撕毀。
　　第十八條：因工作需要或其它原因需轉移檔案的，須經(jīng)廠長同意，并依照制度予以轉移，辦理好相關手續(xù)，做好記錄。
　　第十九條：重要圖紙、資料的復制，借閱要經(jīng)部門主管同意，并登記。
　　第二十條：貫徹執(zhí)行國家保密制度，自覺維護各類資料的安全，禁止涂改檔案資料，嚴防泄密、失密事件發(fā)生。
　　第二十一條：保證檔案資料的物質(zhì)安全，防患于未然，做好對潮濕，蟲鼠等各種自然災害的防御。
　　第六章 其它
　　第二十二條：財務檔案的管理及維護由財務科自行負責。
　　第二十三條：本制度從發(fā)文之日起執(zhí)行。解

南京玄武區(qū)失業(yè)人員檔案托管怎么辦理流程圖？

一、檔案托管申請條件：在雙方自愿一致的基礎上，由各地人力資源和社會保障局或者人力資源管理中心，接受各類企事業(yè)單位和個人的委托，代辦檔案托管，提供人力資源和社會保障政策咨詢等其他人力資源和社會保障服務。

二、申請托管所需資料：

（一）單位集體人事代理：1、單位《營業(yè)執(zhí)照（副本）》原件及復印件；2、職工檔案。（二）靈活就業(yè)人員個人代理：1、本人身份證；2、戶口簿；3、本人一寸免冠照片；4、本人檔案。（三）失業(yè)人員個人代理：1、《失業(yè)證》或《就業(yè)失業(yè)登記證》；2、個人檔案；3、本人身份證;4、本人一寸免冠照片。（四）在職人員個人代理：1、單位終止或解除勞動關系（合同）的決定或與原單位辭職（辭退）決定；2、個人檔案；3、本人身份證；4、本人一寸免冠照片。三、辦理程序：（一）單位集體代理：1、單位提交《營業(yè)執(zhí)照（副本）》原件及復印件；2、工作人員審查無誤后，單位填寫《人力資源和社會保障事務代理合同書》；3、受理方打印《人力資源和社會保障事務代理手冊》。（二）失業(yè)職工代理：個人需攜帶《失業(yè)證》或《就來失業(yè)登記證》，填寫《人力資源和社會保障事務代理合同書》后到失業(yè)科辦理提檔事宜，然后到勞動力管理科填寫《靈活就業(yè)人員增加繳納社會保障費明細表》。（三）靈活就業(yè)人員個人代理：1、代理人員提出個人的書面申請材料；2、工作人員對申報材料進行審查，經(jīng)審查符合條件的，由代理人員填寫《就業(yè)認定登記表》、《人力資源和社會保障事務代理合同書》；3、工作人員打印《人力資源和社會保障事務代理手冊》；4、代理人員憑《靈活就業(yè)人員增加繳納社會保險費明細表》到社會保險服務中心繳納社會保險金。（四）、在職人員個人代理：1、單位終止或解除勞動關系（合同）的決定或與原單位辭職（辭退）決定；2、個人檔案；3、本人身份證；4、本人一寸免冠照片。四、辦理時間：在任何工作時間內(nèi)，只要材料齊全都可辦理。