整理檔案庫(kù)房

檔案庫(kù)房要怎么管理
（一）檔案庫(kù)房為檔案保護(hù)提供了最基本的物質(zhì)條件，庫(kù)房建筑的好壞直接影響檔案的保護(hù)條件和庫(kù)房管理措施的效果。庫(kù)房建筑還是檔案保管工作中長(zhǎng)期起作用的方面，因?yàn)榻ㄖ昧说膸?kù)房，改動(dòng)比較困難，且會(huì)造成很大浪費(fèi)，因此要周密設(shè)計(jì)、精心施工。
　　1.檔案庫(kù)房建筑的原則
　　檔案庫(kù)房建筑應(yīng)遵循適用、經(jīng)濟(jì)和美觀的原則。所謂適用，就是庫(kù)房建筑要在防潮、防熱、防光、防塵、防火、防盜及防有害氣體等方面符合保管檔案的要求。所謂經(jīng)濟(jì)，技術(shù)在考慮適用的前提下，講究經(jīng)濟(jì)效益，注意節(jié)約經(jīng)費(fèi)開(kāi)支。所謂美觀，就是無(wú)論是總體布局、單體造型，還是外觀景象及內(nèi)部裝飾，都要給人以協(xié)調(diào)、美觀、大方的印象和充滿(mǎn)文化氛圍的感受，充分體現(xiàn)檔案館的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)性質(zhì)。
　　2.檔案庫(kù)房的類(lèi)型
　　目前，我國(guó)檔案庫(kù)房的類(lèi)型主要有綜合檔案庫(kù)、專(zhuān)門(mén)檔案庫(kù)、檔案資料庫(kù)。
　?。?）綜合檔案庫(kù)。綜合檔案庫(kù)是檔案庫(kù)房的主體部分。它保管著我國(guó)各個(gè)歷史時(shí)期，各機(jī)關(guān)單位及著名人物形成的各種門(mén)類(lèi)、各種形式的檔案在檔案庫(kù)藏?cái)?shù)量較大的情況下，可以實(shí)行分庫(kù)管理。
　?。?）專(zhuān)門(mén)檔案庫(kù)。專(zhuān)門(mén)檔案庫(kù)主要是為了適應(yīng)專(zhuān)門(mén)檔案的特點(diǎn)以及管理上的特殊要求而設(shè)立的，如以制成材料或形式等特點(diǎn)而設(shè)立的檔案庫(kù)。專(zhuān)門(mén)檔案庫(kù)與綜合檔案庫(kù)在內(nèi)容和形式上都有比較明顯的界限。專(zhuān)門(mén)檔案庫(kù)，尤其是制成材料比較特殊的檔案庫(kù)，在管理上有些特殊要求，不能與一般檔案庫(kù)混同。
　?。?）檔案資料庫(kù)。檔案庫(kù)房是專(zhuān)門(mén)集中和保存與檔案有關(guān)的圖書(shū)、資料。有條件的檔案館均應(yīng)設(shè)有圖書(shū)、資料庫(kù)積存資料，以補(bǔ)充和方便檔案的提供利用。
　　（二）檔案裝具
　　檔案裝具是檔案館、室必須的基本設(shè)備。檔案裝具種類(lèi)很多，各有所長(zhǎng)，應(yīng)根據(jù)庫(kù)房的特點(diǎn)和檔案的價(jià)值及規(guī)定的不同，合理選用，靈活配置。目前，我國(guó)使用的檔案裝具主要有檔案架、檔案箱、檔案柜。
　　1.檔案架
　　檔案架一般采用金屬制品，其優(yōu)點(diǎn)是能充分利用庫(kù)房的面積和空間，成本低，存取方便，并能提供較妥善的保管條件。檔案架的裝置和排放要能最大限度地利用檔案庫(kù)房的面積和空間，并保證檔案完好和利用方便。檔案架的種類(lèi)很多，主要有固定檔案架、活動(dòng)式密集架、積層架等。
　　2檔案箱
　　檔案箱多為金屬制品，5個(gè)檔案箱為一套，平時(shí)以箱代柜，疊放使用，它與檔案架、檔案柜比較，便于挪動(dòng)，可以平時(shí)、戰(zhàn)時(shí)兩用，同時(shí)又能防火、防光、防塵、防盜，目前采用較多。但是，檔案箱單體逐一加工，造價(jià)高。
　　3.檔案柜
　　檔案柜一套5節(jié)檔案箱高度大體相同，高2米左右，寬1.5m，4層格板，相當(dāng)于5節(jié)檔案箱。它多為金屬結(jié)構(gòu)，優(yōu)點(diǎn)是堅(jiān)固、防火、防潮、防光、防盜性能好。但是，檔案柜移動(dòng)不便，造價(jià)稍高。檔案裝具有金屬和木制兩種。一般情況下，金屬比木制的好，即防火又耐久，使用方便靈巧，便于機(jī)械加工，可做成組合構(gòu)件，有可調(diào)性，利于運(yùn)輸、安裝。在有些地方，也可用吸水性能較強(qiáng)的木材作為檔案裝具材料。
　?。ㄈn案包裝材料
　　檔案的包裝非常重要，它即可防止光線、灰塵及有害氣體對(duì)檔案的直接危害，又可減少機(jī)械磨損。目前，我國(guó)包裝紙質(zhì)檔案的材料和方法一般有3種：卷皮、卷盒和包裝紙。
　　1.卷皮
　　卷皮是包裝檔案的基本材料。它不僅可以保護(hù)檔案，而且本身也是案卷的封面，對(duì)查找利用很方便。使用卷皮應(yīng)符合以下要求：
　　長(zhǎng)寬為300mm×220mm或280×210mm，厚度為10mm、15mm、20mm3種。另外還有一種與卷和配套、裝入卷盒內(nèi)的軟卷皮，其規(guī)格為297×210mm或260mm×185mm。
　　2.卷盒
　　利用卷盒保管檔案是目前比較好的一種裝具。它能防光、防塵和減少機(jī)械磨損，同時(shí)也便于管理，且整齊美觀。但是，卷盒占用庫(kù)房的面積較多，制作卷盒的費(fèi)用也較高。要區(qū)別情況，根據(jù)檔案館、室的需要和可能，適當(dāng)采用卷盒形式。卷盒的規(guī)格，按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為300mm×220mm，厚度為30mm、40mm、50mm3中。對(duì)于某些特殊檔案，也可以采用卷套，它比卷盒要經(jīng)濟(jì)一些，又便于案卷的存取。
　　3.包裝紙
　　對(duì)于有些不被經(jīng)常使用的檔案，且既不適于裝訂，也不便于卷盒存放，可采用拉力比較強(qiáng)的紙張包裝起來(lái)，這是保存檔案的應(yīng)急措施。

如何整理檔案

檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類(lèi)、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過(guò)程。
更全面地說(shuō)，檔案整理是檔案實(shí)體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱(chēng)，是檔案管理的一頊重要內(nèi)容。檔案內(nèi)容整理，主要包括對(duì)檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別，對(duì)檔案內(nèi)容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動(dòng)。檔案實(shí)體整理，主要是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案，進(jìn)行基本的分類(lèi)、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過(guò)程。通常所說(shuō)的檔案整理，主要指檔案的實(shí)體整理，它包括以下三方面的工作內(nèi)容：
（一）檔案館對(duì)接收與征集檔案的整理
1、系統(tǒng)排列和編目
在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對(duì)所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。
2、局部調(diào)整
對(duì)于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過(guò)管理實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)ｉT(mén)質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對(duì)其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量；另一方面，某些檔案材料由于保存的時(shí)間校長(zhǎng)，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對(duì)其進(jìn)行整理。
3、全過(guò)程整理
檔案館、檔案室有時(shí)也接收和征集一些零散的文件，這就必須對(duì)檔案進(jìn)行全過(guò)程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類(lèi)、組卷、案卷排列、編定檔號(hào)編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。[二]
檔案整理工作的重要意義：
它是檔案利用、開(kāi)放，發(fā)揮檔案作用的一項(xiàng)前提條件，是整個(gè)檔案工作中重要的基本建設(shè)。它是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，檔案整理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的提高，對(duì)于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。[三]
檔案整理的基本要求：
遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。[四]
檔案整理的方法有兩種：
一是以“案卷”為單位整理。
按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法，一般可分以下幾個(gè)步驟：
（1）分類(lèi)。分類(lèi)方法有多種，常用是年度分類(lèi)法和問(wèn)題分類(lèi)法。年度分類(lèi)法就是按照文件內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間把屬于不同年度的文件分開(kāi)。問(wèn)題分類(lèi)法就是按照檔案所紀(jì)錄的主要內(nèi)容對(duì)檔案分門(mén)別類(lèi)。在檔案工作中可以把文書(shū)檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作等四類(lèi)。認(rèn)為文書(shū)檔案運(yùn)用年度――問(wèn)題分類(lèi)法來(lái)分類(lèi)是比較符合實(shí)際需要的；
（2）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的最基本環(huán)節(jié)，其實(shí)質(zhì)是將一組密切聯(lián)系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。文書(shū)處理部門(mén)通過(guò)平時(shí)歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關(guān)卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎(chǔ)。在確定某組文件能否組成一卷之前，還必須對(duì)已歸檔文件進(jìn)行最后的全面調(diào)整，然后進(jìn)行具體的系統(tǒng)整理組合。對(duì)歸檔文件檢察調(diào)整的內(nèi)容包括：應(yīng)歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本年度、本部門(mén)的立卷歸檔范圍；每個(gè)卷夾內(nèi)的文件是否保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系，反映了立卷的特征；檢察各卷夾內(nèi)文件的保存價(jià)值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內(nèi)文件數(shù)量是否適當(dāng)；
（3）卷內(nèi)文件材料排列（按文件形成的時(shí)間先后或重要程序排列）；
（5）編制卷內(nèi)目錄（樣式附后）和備考表；
（6）按卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內(nèi)；
（7）擬寫(xiě)案卷標(biāo)題，填寫(xiě)案卷封面。案卷標(biāo)題即案卷題名，是案卷的名稱(chēng)，是對(duì)卷內(nèi)文件材料的高度概括。擬寫(xiě)案卷標(biāo)題內(nèi)容概括確切，文字上要簡(jiǎn)練通順，標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過(guò)50字為宜。標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般由主要發(fā)文機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成；
（8）案卷排列與編號(hào)。案卷排列要保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系和條理性，一般可按先永久，長(zhǎng)期，短期來(lái)進(jìn)行排列，然后按排列順序每年編一個(gè)流水號(hào)；
（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、頁(yè)數(shù)、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。
按“件”整理要以計(jì)算機(jī)管理為前提條件，主要步驟有：
（1）對(duì)歸檔文件逐件裝訂固定；
（2）對(duì)歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行年度――保管期限分類(lèi)（不確定期限的，只按年度――問(wèn)題分類(lèi)即可）；
（3）對(duì)分類(lèi)后的歸檔文件按時(shí)間、重要程度排列，其中對(duì)成套性文件材料相對(duì)集中；（4）根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號(hào)章”（樣式附后），并填寫(xiě)有關(guān)欄目的內(nèi)容；

企業(yè)檔案該如何整理？

每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對(duì)歸檔文件分類(lèi)、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對(duì)如何規(guī)范歸檔文件（即文書(shū)檔案）的整理與編目提出了簡(jiǎn)明扼要的方法，供大家參考。
第一步 清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定》（即國(guó)家檔案局8號(hào)令）制定好本單位的檔案保管期限表，對(duì)照條款，逐份文件進(jìn)行鑒定。
概要地說(shuō)，即便于實(shí)際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中針對(duì)性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類(lèi)文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類(lèi)文件。
2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見(jiàn)等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動(dòng)的重要的文件材料；本單位開(kāi)展重大活動(dòng)形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計(jì)劃與總結(jié)、各類(lèi)人員名冊(cè)、工資冊(cè)、勞動(dòng)工資年報(bào)，重要?jiǎng)?chuàng)建活動(dòng)文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長(zhǎng)期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；
2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎(jiǎng)勵(lì)制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；
2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡(jiǎn)單扼要地講，區(qū)（縣）級(jí)機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進(jìn)館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國(guó)家檔案局8號(hào)令的規(guī)定來(lái)；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對(duì)本單位工作的文件材料，其保管期限可從長(zhǎng)。
第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見(jiàn)《歸檔文件整理規(guī)則》。“件”有兩種，①為自然件，這很好界定；②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機(jī)軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來(lái)裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號(hào)章”。
第三步 排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類(lèi)之后在每類(lèi)的二級(jí)類(lèi)目下按事由排列文件。黨群工作類(lèi)下設(shè)二級(jí)類(lèi)目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會(huì)，③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會(huì)，在①下按時(shí)間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類(lèi)下直接按二級(jí)類(lèi)目排列。
行政管理類(lèi)下設(shè)二級(jí)類(lèi)目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財(cái)產(chǎn)管理，①下按時(shí)間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書(shū)工作；事務(wù)：后勤保障一類(lèi)；財(cái)產(chǎn)管理即審計(jì)、會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)、車(chē)輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務(wù)管理類(lèi)：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類(lèi)、排列文件。
第四步 編號(hào)：永久、定期30年、定期10年分別編三個(gè)流水號(hào)，一年一編（即填寫(xiě)檔號(hào)章上的歸檔信息）。
第五步 編目：按保管期限分別填寫(xiě)《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫(xiě)備考表，裝盒、填寫(xiě)脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

檔案庫(kù)房安全管理規(guī)定

法律分析：一、檔案庫(kù)房安全管理制度

1、貫徹“以防為主、防治結(jié)合”的原則，切實(shí)做好防盜、防光、防高溫、防火、防塵、防鼠、防蟲(chóng)“八防”工作，確保檔案的安全。

2、每年春秋季更換兩次防蛀、防霉藥、進(jìn)行來(lái)年感次除塵工作，進(jìn)行一次檔案卷的檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有蟲(chóng)蛀、霉變、老化等現(xiàn)象，及時(shí)作出詳細(xì)記錄，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。

3、庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)裝好遮光窗簾，嚴(yán)禁用明火。每年檢查一次電源、電器設(shè)備，確保庫(kù)房?jī)?nèi)電路暢通，使用安全。

4、嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁帶入易燃易爆物品，嚴(yán)禁存放瓜果、食物和其它雜物。

5、配備適合檔案用的消防器材（滅火器），由專(zhuān)人管理，并按要求定期檢查更換，如因失職造成火災(zāi)是檔案遭受損失者，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。

6、控制好庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度（溫度攝氏14-24度，溫度45-60度。）。并做好連續(xù)的溫濕度記錄，如出現(xiàn)誤差，及時(shí)開(kāi)啟抽濕機(jī)和空調(diào)機(jī)，調(diào)節(jié)庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度。

7、檔案室及其檔案柜鑰匙由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，不得亂放或遺失，進(jìn)出檔案室應(yīng)隨手關(guān)鎖門(mén)窗。非檔案人員未經(jīng)許可，不得進(jìn)入檔案庫(kù)房和擅自查閱檔案資料，查閱檔案只能在閱檔室進(jìn)行，杜絕檔案失竊現(xiàn)象。

8、檔案人員工作調(diào)動(dòng)或因公外出，必須與接替人員共同填寫(xiě)交接登記表，辦好交接手續(xù)后方可離校。

二、檔案管-理-員崗位責(zé)任制

1、認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳，執(zhí)行上級(jí)關(guān)于檔案工作的方針、政策、規(guī)定和本校《檔案管理實(shí)施辦法》及工作制度，努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)技術(shù)，不斷提高自己和政治業(yè)務(wù)水平。

2、認(rèn)真做好文件材料的收集、積累、整理、歸檔工作做到分類(lèi)科學(xué)、組卷合理，期限確切、書(shū)寫(xiě)和裝訂規(guī)范。

3、指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)、室、組和文件材料的形成、積累、整理工作，并按要求及時(shí)做好檔案材料的交和進(jìn)館檔案的進(jìn)館工作。

4、按“七防”要求，集中統(tǒng)一管理好本校各類(lèi)檔案。

5、認(rèn)真做好檔案信息的開(kāi)發(fā)利用工作，記好臺(tái)帳、搞好編研，對(duì)校內(nèi)外查閱檔案的同志做到接待熱情，服務(wù)周到，并及時(shí)記好“查借閱檔案登記薄”定期編寫(xiě)檔案利用效果實(shí)例。

6、根據(jù)上級(jí)規(guī)定，做好檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定和處理工作。

7、嚴(yán)格遵守檔案保密紀(jì)律、不失密、不泄密。

法律依據(jù)：《中華人民共和國(guó)檔案法》 第六條 國(guó)家檔案行政管理部門(mén)主管全國(guó)檔案事業(yè)，對(duì)全國(guó)的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)。

縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府的檔案行政管理部門(mén)主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)保管本機(jī)關(guān)的檔案，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

公司人事檔案如何整理

公司人事檔案如何整理

人事檔案是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。以下是我為大家整理公司人事檔案如何整理相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

公司人事檔案如何整理

建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對(duì)制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計(jì)制度。

（1）材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱(chēng)及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

（2）檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無(wú)霉?fàn)€，蟲(chóng)蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫(kù)房門(mén)窗是否完好，有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等。

檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲(chóng)蛀等。

（3）轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；在檔案底賬上注銷(xiāo)；填寫(xiě)《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；

按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。

（4）保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：對(duì)于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫(kù)房備有必要的防火、防潮器材。

庫(kù)房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無(wú)關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入庫(kù)房。嚴(yán)禁吸煙。離開(kāi)時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門(mén)。

（5）統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的'內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫(kù)房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。

擴(kuò)展資料：

1、員工基本信息登記。

這樣的表格基本上會(huì)在員工剛進(jìn)入一家企業(yè)的時(shí)候進(jìn)行登記，有一部分為員工個(gè)人填寫(xiě)（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進(jìn)行填補(bǔ)并一一登記至電子版《員工花名冊(cè)》，包括勞動(dòng)合同的情況。

2、員工入職相關(guān)審批文件。

3、員工各類(lèi)證件。

這一類(lèi)檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會(huì)用復(fù)印件，不建議僅保留復(fù)印件，因?yàn)榉乐褂行薷臓?zhēng)議，當(dāng)然更重要的是可能會(huì)被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動(dòng)合同書(shū)及附件、不購(gòu)買(mǎi)住房公積金申明、試用（實(shí)習(xí)）工作總結(jié)、試用期業(yè)績(jī)完成情況、引導(dǎo)人及部門(mén)的轉(zhuǎn)正評(píng)估意見(jiàn)、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函（開(kāi)始入職沒(méi)有簽署）、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)、每年度工作總結(jié)等。

5、員工參加重要會(huì)議、培訓(xùn)的各類(lèi)統(tǒng)計(jì)與履歷表。

6、員工在企業(yè)里的崗位異動(dòng)記錄。

7、員工調(diào)薪、獎(jiǎng)懲記錄。

8、勞動(dòng)合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。

紙質(zhì)檔案庫(kù)房在日常管理中應(yīng)注意的事項(xiàng)

庫(kù)房的管理

庫(kù)房的管理工作是檔案保管工作的主要內(nèi)容和基礎(chǔ)。因此，只有做好經(jīng)常、具體的庫(kù)房管理工作，才能為整體的檔案工作創(chuàng)造必要的條件和良好的秩序。

檔案架、柜的排放與編號(hào)：

庫(kù)房中的檔案架、柜的排放，應(yīng)合乎下列要求：

1、排列整齊，橫豎成行。

2、避免光線直射，注意通風(fēng)。

3、節(jié)約庫(kù)房面積和空間，存取方便。

為了便于對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案的管理和迅速取放，所有的檔案架、柜都應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)的一般方法是：自門(mén)口起，從左到右編架、柜號(hào)，如果架、柜有欄，也是從左向右編號(hào)，格與五節(jié)箱則自上向下編號(hào)。

全宗排列與檔案存放：

全宗的排列，一般采用兩種方法。一種是按全宗號(hào)流水排列，一種是按全宗分類(lèi)（分全宗群）排列。前者簡(jiǎn)便易行，后者能把屬于同一類(lèi)型的全宗排在一起，能較好地保持全宗之間的群體聯(lián)系。

檔案存放方式，可以采用豎放與平放兩種。豎放是目前采用最多、最普遍的一種方式，其優(yōu)點(diǎn)是便于存放和提供利用。平放，取放檔案不大方便，但對(duì)保護(hù)檔案有利，特別適合保管珍貴檔案和不宜豎放的檔案。

全宗卷：

在檔案館、室工作中，專(zhuān)門(mén)為了保存和管理某一全宗而形成的能夠說(shuō)明全宗歷史情況的文件材料，以全宗為單位組成的專(zhuān)門(mén)案卷，稱(chēng)為全宗卷。

全宗卷的內(nèi)容通常包括：移出和接收檔案的文據(jù)，立檔單位和全宗歷史考證，全宗整理工作方案和分類(lèi)方案，全宗內(nèi)檔案數(shù)量和檢查登記表冊(cè)，檔案保管期限表，檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，全宗指南等。