檔案借閱臺賬

先做一個圖書檔案，統(tǒng)計查詢。
圖書臺賬，就是根據(jù)圖書管理的需求，自行設計并使用的圖書統(tǒng)計表。可以是紙質的，也可以是電子版的。圖書臺賬可以分為：圖書借閱臺賬、圖書登記臺賬、圖書管理臺帳等。
臺帳，不屬于會計核算中的賬簿系統(tǒng)，不是會計核算時所記的賬簿，它是企業(yè)為了加強某方面的管理、更加詳細地了解某方面的信息而設置的一種輔助賬簿，沒有固定的格式。

OA能滿足檔案管理的哪些需求

企業(yè)檔案真實地記錄了企業(yè)生產(chǎn)、技術、科研和經(jīng)營等活動，是企業(yè)的無形資產(chǎn)和寶貴的信息資源。OA系統(tǒng)通過電子化管理，實現(xiàn)檔案收集、借閱更加便捷，減少手工化操作，實現(xiàn)檔案借閱共享，簡化借閱手續(xù)。

OA系統(tǒng)檔案管理方案

1、檔案分類編號，有序管理

對于大型企業(yè)來說，公司的各類紙質檔案數(shù)量大，種類多，涵蓋面廣。比如公司證照、技術文檔、產(chǎn)品方案等等，進行及時歸檔和科學的整理十分必要。

1）檔案歸檔：檔案員按各部門提交的檔案標準，收集有效紙質檔案和電子檔案，檔案相關信息可通過excel批量導入OA系統(tǒng)中，同時，在OA系統(tǒng)中形成的重要文檔，也將自動歸入檔案管理中進行管理，不需要進行重復的篩選和錄入。

2）檔案分類清晰：根據(jù)企業(yè)的檔案分類要求，編制分類目錄，將檔案歸入所屬的目錄，并且維護相應類別編號；通過表單建模搭建檔案類別，樹狀顯示，更加直觀，方便維護人員進行類別維護。

3）檔案編號生成：OA通過字段屬性自動生成檔案編號，按照檔案的大類+小類+流水來進行編號，實現(xiàn)了每份檔案有歸屬，查閱簡單方便，易于管理。

4）檔案盒管理：根據(jù)檔案分類，建立電子檔案盒，將相同類別的檔案文件放在一個“盒子”里，檔案員可以增加盒類目，生成檔案盒序號、公司名、檔案盒題名、柜號、備注、錄入人、錄入時間等信息，檔案盒的背脊信息同時產(chǎn)生，可打印卷內目錄、檔案背脊，方便查詢，實現(xiàn)檔案的線上與線下管理統(tǒng)一。

5）建立檔案信息庫：OA系統(tǒng)根據(jù)檔案基礎信息建立檔案信息庫。通過建模搭建了檔案類別，將檔案通過檔案狀態(tài)分組展示；為了能夠對檔案的總體情況進行把控，管理員可以在檔案信息庫中定期導出收集檔案文件的匯總數(shù)據(jù)，月/年的收集情況和檔案銷毀情況。

6）檔案有效期管理：為了保證公司各種資格證書和證照信息能夠及時地在失效前銷毀或者更新，OA系統(tǒng)設置了到期提醒管理。檔案存放到期，系統(tǒng)自動提示檔案管理員，不需要一個個去查是否到期，不容易遺漏且效率高。

2、檔案借閱管理流程化

1）檔案查詢：實現(xiàn)檔案快速查詢，是進行檔案管理的目的之一。在檔案信息庫中，可根據(jù)檔案名稱、檔案編號以及檔案狀態(tài)快速查詢。管理員可以查閱具體的檔案借閱明細。

2）檔案借閱申請：借閱人在填寫借閱單時，自動過濾了已銷毀、已借出的檔案，只能選擇未借出的檔案，在檔案借閱單上需要填寫借閱日期和預計歸還日期，便于追蹤。

3）檔案的狀態(tài)追蹤：檔案的狀態(tài)根據(jù)流程的流轉而自動變化，不需要人為進行修改。申請人提交后回寫相應信息狀態(tài)改為出借中，檔案管理員執(zhí)行操作后狀態(tài)改為已借出，檔案管理員歸還確認后狀態(tài)改為未借出。在已借出的狀態(tài)下，如果借閱人需要進行延期續(xù)借，可通過之前的借閱流程中選擇需要續(xù)借的內容通過續(xù)借申請按鈕快速發(fā)起續(xù)借。

4）檔案借閱提醒：OA系統(tǒng)通過打造表單建模提醒功能，實現(xiàn)借閱超期系統(tǒng)自動提醒借閱人。檔案管理員可自定義到期日期和到期前提醒天數(shù)。借閱人在預計歸還日期兩天前收到短信提醒一次，延期后每天收到短信提醒一次。若是借閱電子檔案，則OA系統(tǒng)將自動控制當前借閱人的可查閱時間，預計歸還日期結束后將自動收回文檔查閱權限。

5）檔案安全保護：為了保護檔案安全和隱私，電子檔案下載時會自帶水印，包括借閱人、借閱日期等，保證公司信息泄露可進行追究。

6）檔案借閱記錄：根據(jù)員工的借閱申請，可自動形成檔案借閱記錄臺賬。所有借閱記錄系統(tǒng)記錄，按照各種查詢條件檢索，一鍵導出明細，方便統(tǒng)計。管理層可以分享OA系統(tǒng)中借閱記錄臺賬的數(shù)據(jù)，根據(jù)借閱各類資料的次數(shù)、共享價值，更新或銷毀信息，提高檔案的利用率，避免無效檔案占用資源。

OA與檔案管理軟件系統(tǒng)接口有什么好處

傳統(tǒng)的檔案管理方式，在檔案儲存、借閱、共享等方面存在著不少問題：

OA通過與檔案管理系統(tǒng)的集成，電子化管理檔案，規(guī)范、有效地進行檔案管理和利用：

檔案-我們共同的記憶主題征文?

導語：為吸引更多人關注檔案、走近檔案，增強檔案意識，營造全社會關心支持檔案工作的良好氛圍，根據(jù)廣西壯族自治區(qū)檔案局關于開展2017年“國際檔案日”宣傳活動的工作安排，《廣西檔案》編輯部決定開展“檔案——我們共同的記憶”征文活動，我整理了其范文，歡迎參考。

《二十四載真情寄蘭臺》

時光匆匆，不知不覺中我走進蘭臺這個大家庭已經(jīng)整整24個春秋，從最初對檔案工作陌生到逐步了解、熟悉、繼而熱愛，從開始扎根基層檔案室，到如今肩負區(qū)級檔案館的業(yè)務工作，我一步步蛻變著自己職業(yè)生涯，收獲著檔案帶給我的充實與快樂。

記得1990年7月，剛走出大學校門的我懷著美好的憧憬有幸被分配到株洲市環(huán)衛(wèi)處檔案室工作，成為了一名光榮的檔案工作者，從此與檔案工作結下不解之緣。當時處檔案室正面臨達標升級，我作為一名新手，在老同志的指導下開始對檔案進行分類、組卷、擬寫標題、編目，逐漸掌握了檔案整理工作的一整套流程，看著一本本經(jīng)過自己整理清秀的案卷整整齊齊排列在柜架里，我感到由衷的欣慰，檔案充分利用時，我心中的榮譽感和自豪感油然而生，日復一日，我漸漸喜歡這份平淡、單調、繁瑣的工作，并暗暗下定決心一定要干好這項工作。

2003年3月，我被調到區(qū)城管局辦公室從事文秘檔案工作，上班后還沒有來得及熟悉新的工作環(huán)境，局領導就鄭重地要求我盡快做好局綜合檔案室晉升省二級的達標工作，當時區(qū)城管局已成立4年，但檔案工作還沒有起步，空蕩蕩的檔案室蒙著一層厚厚的灰塵，雜亂無章的文件材料堆積如山。接到任務后，我只要一有空閑，就一個人關起門鉆進文件堆里，連續(xù)3個月犧牲中午和周末的休息時間，全力以赴做好各項迎檢工作，建立《檔案借閱登記表》等10種臺賬，編制歸檔文件目錄、文號索引、人物專題索引、人物專題目錄等多種檢索工具，編寫大事記、組織沿革、全宗介紹等編研資料，經(jīng)過3個月的努力，62冊案卷整齊劃一地擺放在檔案柜里,一舉順利通過評估定級。

2006年，我被抽調到區(qū)檔案館，正值新館剛剛落成，為了實現(xiàn)館藏檔案的安全搬遷，我與同事們加班加點奮戰(zhàn)，僅僅用了1個月的時間就完成了12000卷案卷的打捆、搬運、上架工作，并對72個全宗單位、30多種門類的檔案以及4200冊圖書資料進行全面摸底、統(tǒng)計造冊、完善檢索，使檔案館工作迅速走上正軌。

最難忘的是2012年區(qū)檔案館創(chuàng)建國家二級館的那段經(jīng)歷，為了打贏這場史無前例的硬仗，在局長的親自掛帥下，我與同事們迎難而上，沒日沒夜地一心撲在創(chuàng)建工作中，接收66個全宗單位近10年的2905卷檔案，對館內84個全宗23613卷(盒)檔案進行了全面規(guī)范整理、輸人目錄、消毒上架、規(guī)范排列，更換案卷盒1.28萬個，修復檔案1656頁，輸人各種門類檔案的案卷目錄14793條，輸人各門類檔案卷內目錄204881條，掃描檔案69715件，掃描117630頁，完善各種統(tǒng)計臺帳，在全局(館)同志的共同努力下，區(qū)檔案館面貌煥然一新，呈現(xiàn)館藏豐富、門類齊全、結構合理、整理規(guī)范、排放有序、檢索快捷、管理科學的工作特色，最終圓滿摘得國家二級檔案館的桂冠。

近年來，我嚴格按照檔案管理科學化、規(guī)范化、標準化的要求，一絲不茍地做好全區(qū)檔案的接收、保管、整理編目、利用、統(tǒng)計、鑒定、安全和業(yè)務指導等工作，針對基層檔案員變動頻繁，我不厭其繁地對檔案員進行培訓，從分類、整理、裝訂、錄人等基礎工作著手，手把手地給基層檔案員示范，傳授檔案整理操作流程，有效提高基層檔案員的實際操作能力，基層檔案員有什么業(yè)務上的疑惑，我總是耐心細致地給予解答。

檔案是歷史的真實記錄，是人類記憶守護神，檔案的價值在于利用，每當有利用者調閱案卷時，我總是熱情接待，不厭其煩地幫他們查找，想方設法地為他們提供優(yōu)質的服務，力求讓他們高興而來，滿意而歸。

服務功能是檔案生命力所在，如何將“死檔案”化為“活資料”，有效釋放檔案“新能量”，我在做好檔案接收、保管、提供利用的日常工作的同時，與同事們一起充分挖掘檔案的內在價值，利用檔案編寫編研材料，主動為社會服務，近年我除了編寫大事記、組織沿革、全宗說明外，還參與編纂《株洲市南區(qū)志》和《中共株洲市蘆淞區(qū)黨史正本》，每年獨立編撰《株洲年鑒》、《湖南年鑒》、《株洲市黨委工作紀事》、《湖南省黨委工作紀事》蘆淞版。

這些年，緣于對檔案工作的執(zhí)著和熱愛，我不斷地在干中學，學中干，努力做到邊干邊學邊提高。一方面在工作實踐中虛心向前輩學習，勤于向市檔案局專家請教，積極參加省市區(qū)檔案業(yè)務培訓;另一方面加強自學，2002年取得湘潭大學檔案學專業(yè)自考本科文憑，2010年獲評副研究館員并被聘用。撰寫多篇論文在《檔案時空》雜志上發(fā)表并獲獎。

路漫漫其修遠兮，吾將上下求索。作為一名普通的檔案人，今天我所取得的點點滴滴的成績和進步，都離不開領導的關心和培養(yǎng)，對此我滿懷感恩之心。24年的默默耕耘使我深刻認識到檔案承載歷史的神圣使命，深深體會到檔案工作的艱苦和歡樂，如今檔案已成為我生活、生命中不可或缺的重要組成部分，我為找到了實現(xiàn)人生價值的途徑而深感慶幸，在這個平凡的崗位上，我愿繼續(xù)不懈地奮斗、追求，將畢生的光和熱都奉獻給所鐘愛的蘭臺事業(yè)。

《刻在石壁上的檔案》

歷史學家稱檔案是“沒有摻過水的史料”，它比其他資料來源可靠。在眾人眼中，檔案都是書寫在文本上的文字資料，但在株洲縣卻有一處獨特的“檔案”——摩崖石刻。它的特別之處在于文字資料是刻畫在石碑上和墓碑上。為了保護好這件“活檔案”，文物部門已經(jīng)把它作為一處省級文物保護單位進行了保護。

摩崖石刻處在一片郁郁蔥蔥的山崖上，周圍綠樹掩映，裸露的花崗巖石壁上赫然寫著14個筆力遒勁、端莊俊逸的陰刻楷書，右書“元又配劉劉墳在上”，左書“夫主易仕俊刊”。據(jù)史料記載，這是清代嘉慶年間進士訓導易仕俊為其原配、繼配合冢所立。訓導一職在清朝的文職官位中約為從七品，主要負責教育方面的事務，輔佐地方知府。按現(xiàn)在的說法，相當副縣級干部呢。摩崖石刻墓碑與其墓冢相距60余米，中間隔一口小山塘。摩崖石刻墓碑保存較好，字跡清晰。原墓葬規(guī)模較大，后來當?shù)卮迕駥⒛骨敖ㄖ鸪?，興修水利，墓冢被盜，不復存在，留下一對漢白玉石的墓志銘。墓志銘上的字屬于陰刻楷書，每行18個字，一塊有18行，另一塊12行，約400余字，記載了易仕俊原為山西太原人氏，因避禍亂來到醴陵(今株洲縣)，在此地行善舉，建橋梁，修文廟，造書院，為當?shù)氐慕逃聵I(yè)做出了極大的貢獻，墓志銘詳細介紹了易仕俊的家事生平，可以說是一篇蓋棺定論的總結。這處刻在石碑上的專屬檔案，對研究當?shù)厍宕恼?、?jīng)濟、文化的發(fā)展具有重要的價值。

南陽橋摩崖石刻的存在證明了檔案文化的多元化，它呈現(xiàn)出獨有的特點。這類檔案不易被破壞，像紙質檔案的話可能由于年代久遠，紙張容易泛黃脆裂，保存條件不好的話還容易被蟲類破壞和因環(huán)境潮濕而腐爛。但它和紙質檔案一樣是信息的資源，立體的反應了當時歷史的真實記錄，為開展科學研究提供了可靠的依據(jù)。

我是一名文物工作者，涉足于檔案管理是因為工作性質的關系，我接觸到的檔案多數(shù)是實物，與其他單純紙質檔案有很大的區(qū)別，就像我所說的摩崖石刻吧，從文物的角度來看，這算是館藏文物。誠然，文物和檔案有著必然的內在聯(lián)系，保管館藏文物方面的一些方法是可以應用到一般檔案中的。我以為。

刻在石壁上的檔案，留給我沉甸甸的思考。檔案是一種不可再生的資源，傳承、保護、利用和開發(fā)好這些資源，是檔案不朽的主題。

《我與檔案工作的未了情》

大學畢業(yè)后的前17年中，我所從事的所有工作都與檔案工作沒有任何直接關系。因此，在我的職業(yè)生涯中，從未有過從事檔案工作的人生規(guī)劃。然而，造物弄人，8年前，我所在的校區(qū)整體搬遷到株洲，人事安排進行大調整，恰逢兩位老檔案相繼退休，領導認為我是女性，思維細膩而縝密，又是中共黨員，從事學生思想政治課教學多年，有較高的思想政治覺悟，是最合適不過的人選，從此我開始與檔案結下了不解之緣。

我院作為一所具有56年辦學歷史、各類在校學生上萬人的高職學院，其檔案工作量之大可想而知。坦率地說，從正干得順風順水的教學崗位轉行去從事一無所知的檔案工作，我十二分的`不樂意、不情愿，然而，領導的一句“你是去從事檔案工作的唯一合適人選”，我無語，誰叫我是中共黨員，只好服從組織安排。

8年來，從我對檔案工作幾乎一無所知，到現(xiàn)在能熟練地查找文書檔案、教學檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、照片檔案、實物檔案等各門類檔案;能科學、規(guī)范地對各門類的檔案資料進行分類、鑒定、整理、歸檔、上架;能熟悉檔案工作的日常管理和常規(guī)管理，根據(jù)工作需要進行檔案編研資料的編纂?？傊?，工作能獨當一面，能全面而出色地完成我院的檔案工作。

這些年來，我的心路歷程有反復、也有磨合，有因工作枯燥乏味、重復繁瑣而多次想中途放棄的念頭;也有因檔案工作不被領導重視和同事理解而想重返教學崗位的想法。但當看到許多檔案利用者滿意的笑容和部分檔案利用者因找不到事關他們切身利益的佐證材料而失望的眼神，看到檔案前輩十幾年甚至幾十年如一日的對檔案工作兢兢業(yè)業(yè)、一絲不茍的精神，他們對檔案工作的癡愛、敬業(yè)，深深地震撼著我的靈魂。

8年蘭臺生涯，為了不辜負領導的重托，為了使檔案工作不拖學院工作的后腿，我在資金不足、設備落后、場地狹小的條件下，煞費苦心、殫精竭慮、皓首窮經(jīng)、無怨無悔。經(jīng)我整理歸檔的文書檔案、教學檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、照片檔案、實物檔案等已有成千上百卷;每年學院的大事記、組織沿革、發(fā)文匯編、利用匯編、基礎數(shù)據(jù)匯編等編研資料整齊有序。我從事的檔案工作為學院的人才培養(yǎng)工作水平優(yōu)秀評估、黨建合格評估、文明高校評估、五十年校慶、創(chuàng)示范性骨干院校、就業(yè)創(chuàng)業(yè)示范校、校志編寫、學生遷戶口和晉職晉升等等提供了大量的支撐佐證材料，得到了利用者們的高度肯定，這無疑是對我的最大慰藉。

多年的高校檔案工作實踐，我有逐步感受到高校檔案是國家重要的信息資源，是高校各項工作的真實歷史記錄，是廣大教職工在教學、科研、管理等各項活動中形成的寶貴精神財富，是高校辦學歷史和辦學特色的積累和沉淀。檔案員是平凡的，但檔案工作是神圣的。

2009年本人榮獲湖南省檔案工作先進個人榮譽稱號，多次榮獲株洲市檔案工作先進個人等榮譽稱號。從2007年至今我所組的案卷在株洲市檔案局組織的年檢年審中都能獲得優(yōu)秀好評，組織上給我的這些個人和集體榮譽，使我堅定了做一名蘭臺人的決心和信心。原來，檔案員是平凡的，但不是平庸的。加強高校檔案工作是大勢所趨，也是落實高校科學發(fā)展的內在要求。今天我可以自豪的說，已經(jīng)不會后悔8年前的選擇，并堅信在平凡的崗位上一樣能綻放出精彩的人生。

為什么一些大公司紙質合同簽訂以后還要掃描成電子件歸檔到電子檔案中？

因為紙張保存不是那么方便的，現(xiàn)在有所謂電子版文件，那么是方便好用了。
千年的紙會說話，那說的是宣紙吧，而且要墨水書寫，用鉛筆也成?？墒悄銜媚畷鴮懨?，鉛筆就更別說了，有改的可能。所以留掃描件是個辦法。
其實掃描，也就是為了掃描那個章，那其實就是為自己分辨用，知道哪個版本是“簽”的，本來么對方也是有一份文件的。其實可以用數(shù)字證書，把簽字頁掃描與其他頁直接合成也一樣，然后加數(shù)字簽名為記。

檔案如何管理？

法律分析：檔案的管理應當遵循《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規(guī)定。

法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法實施辦法》

第十二條 按照國家檔案局關于文件材料歸檔的規(guī)定，應當立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務機構收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理；任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

第十三條 機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應當按照國家檔案局關于檔案移交的規(guī)定，定期向有關的國家檔案館移交檔案。

屬于中央級和省級、設區(qū)的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿10年即向有關的縣級國家檔案館移交。

經(jīng)同級檔案行政管理部門檢查和同意，專業(yè)性較強或者需要保密的檔案，可以延長向有關檔案館移交的期限；已撤銷單位的檔案或者由于保管條件惡劣可能導致不安全或者嚴重損毀的檔案，可以提前向有關檔案館移交。

第十四條 既是文物、圖書資料又是檔案的，檔案館可以與博物館、圖書館、紀念館等單位相互交換重復件、復制件或者目錄，聯(lián)合舉辦展覽，共同編輯出版有關史料或者進行史料研究。

第十五條 各級國家檔案館應當對所保管的檔案采取下列管理措施：（一）建立科學的管理制度，逐步實現(xiàn)保管的規(guī)范化、標準化；（二）配置適宜安全保存檔案的專門庫房，配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設施；（三）根據(jù)檔案的不同等級，采取有效措施，加以保護和管理；（四）根據(jù)需要和可能，配備適應檔案現(xiàn)代化管理需要的技術設備。

機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案保管，根據(jù)需要，參照前款規(guī)定辦理。

第十六條 《檔案法》第十四條所稱保密檔案密級的變更和解密，依照《中華人民共和國保守國家秘密法》及其實施辦法的規(guī)定辦理。

第十七條 屬于國家所有的檔案，任何組織和個人都不得出賣。

國有企業(yè)事業(yè)單位因資產(chǎn)轉讓需要轉讓有關檔案的，按照國家有關規(guī)定辦理。

各級各類檔案館以及機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織為了收集、交換中國散失在國外的檔案、進行國際文化交流，以及適應經(jīng)濟建設、科學研究和科技成果推廣等的需要，經(jīng)國家檔案局或者省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門依據(jù)職權審查批準，可以向國內外的單位或者個人贈送、交換、出賣檔案的復制件。

第十八條 各級國家檔案館館藏的一級檔案嚴禁出境。

各級國家檔案館館藏的二級檔案需要出境的，必須經(jīng)國家檔案局審查批準。各級國家檔案館館藏的三級檔案、各級國家檔案館館藏的一、二、三級檔案以外的屬于國家所有的檔案和屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案及其復制件，各級國家檔案館以及機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個人需要攜帶、運輸或者郵寄出境的，必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準，海關憑批準文件查驗放行。