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檔案管理系統(tǒng)功能

時間:2023-01-31 作者:老師 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

檔案管理系統(tǒng)功能

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。檔案內(nèi)容包括:檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的,也有分為 8個環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。

什么是檔案管理系統(tǒng)?

檔案管理系統(tǒng)其實就如字面上的意思:管理檔案的系統(tǒng)。

檔案管理系統(tǒng)功能,簡要概括為4個字:收、存、管、用。從會博通官網(wǎng)那扒來的系統(tǒng)來說明

此類軟件服務(wù),其實都是大同小異,看的是公司的底蘊。還有不要計較價錢,適合自己公司的就是最便宜的。如果不適合,就算是幾百塊錢,也是貴的

電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定

1、電子檔案管理系統(tǒng)是企事業(yè)單位信息化建設(shè)的需要,它能夠極大地增強檔案的處理效率,并且能夠?qū)崿F(xiàn)高效歸檔和檢索以及借閱檔案信息。電子檔案管理系統(tǒng),是指把當(dāng)前的檔案信息錄入電腦,在電腦中構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫,并把各種檔案信息在電腦頁面中顯示,以訪便用戶的查詢和借閱,實現(xiàn)對檔案資源的科學(xué)、規(guī)范和有效的管理, 為用戶提供高效率的檔案利用服務(wù)。
2、電子檔案管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)-的標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范整個電子文件管理,包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件管理;構(gòu)建完整的電子檔案資源信息共享服務(wù)平臺,支持檔案管理全過程的信息化處理,包括:采集移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式,以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ),業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺之上。
3、電子檔案管理系統(tǒng),是指檔案機構(gòu)運用信息技術(shù)手段對電子檔案進(jìn)行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的對電子檔案進(jìn)行全程管理的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
電子檔案管理系統(tǒng)的功能解釋
1、系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案接收功能,支持在線和離線的批量接收與處理,保存移交接收處理記錄。系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進(jìn)行檢查的功能,對不合格的進(jìn)行標(biāo)注。
2、系統(tǒng)應(yīng)具備對檢查合格的電子檔案進(jìn)行登記的功能,支持電子檔案數(shù)量的清點、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗證,賦予電子檔案唯一標(biāo)識。系統(tǒng)應(yīng)具備對征集檔案進(jìn)行管理的功能。
法律依據(jù)
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》
第三章檔案接收
第十二條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案接收功能,支持在線和離線的批量接收與處理,保存移交接收處理記錄。
第十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進(jìn)行檢查的功能,對不合格的進(jìn)行標(biāo)注。
第十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對檢查合格的電子檔案進(jìn)行登記的功能,支持電子檔案數(shù)量的清點、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗證,賦予電子檔案唯一標(biāo)識。
第十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對征集檔案進(jìn)行管理的功能。
第四章檔案整理
第十六條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的自動歸類與排序等功能,支持分類與排序的調(diào)整處理。
第十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的著錄、標(biāo)引等功能,形成電子檔案目錄,并與電子檔案相關(guān)聯(lián)。
第十八條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案批量格式轉(zhuǎn)換的功能,生成符合國家、行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的用于長期保存和提供利用的電子檔案。
第十九條系統(tǒng)應(yīng)具備維護電子檔案各組成部分及相關(guān)數(shù)據(jù)信息之間、電子檔案與電子檔案之間的關(guān)聯(lián)功能。
第二十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案入庫功能,并保存入庫處理過程記錄。
第五章檔案保存
第二十一條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份與恢復(fù)功能,設(shè)置備份與恢復(fù)策略,制作備份數(shù)據(jù),對備份數(shù)據(jù)和介質(zhì)進(jìn)行登記、檢測與管理,使用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)處理,記錄備份恢復(fù)過程信息。
第二十二條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案存儲狀況的監(jiān)控和警告功能,對存儲介質(zhì)不穩(wěn)定、存儲空間不足、電子檔案非授權(quán)訪問和系統(tǒng)響應(yīng)超時等情況發(fā)出警告,跟蹤和記錄警告事項處理過程。
第二十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案進(jìn)行真實性、完整性、可用性和安全性等檢查功能。
第二十四條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案保護功能,保障電子檔案不被非授權(quán)的修改與刪除,記錄長期保存過程中的變動信息。
第六章檔案利用
第二十五條系統(tǒng)應(yīng)具備依據(jù)利用需求生成電子檔案利用庫的功能,支持電子檔案的檢索、篩選和輸出,能夠為利用者提供符合國家標(biāo)準(zhǔn)格式的電子檔案。
第二十六條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案進(jìn)行多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能,支持跨全宗、跨門類和遞進(jìn)檢索,檢索結(jié)果能夠進(jìn)行局部瀏覽和有選擇性地進(jìn)行輸出。
第二十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案在線借閱服務(wù)功能,支持在線申請、在線審批、在線閱覽、授權(quán)下載與打印等處理,并記錄用戶使用電子檔案的意見和效果等信息。
第二十八條系統(tǒng)應(yīng)具備檔案編研功能,對檔案編研成果進(jìn)行管理。
第二十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案利用登記功能,保存檔案利用者信息,并采取技術(shù)手段確保利用過程中電子檔案不被非法篡改。
第七章檔案鑒定與處置
第三十條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案鑒定與處置的定義、配置和管理功能,按照電子檔案的處置規(guī)則,建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程,支持保管期限到期鑒定等自動提醒功能。
第三十一條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的鑒定與處置操作功能,支持密級、價值和開放等鑒定處理。
第三十二條系統(tǒng)應(yīng)保存鑒定與處置的過程信息,記錄鑒定與處置的責(zé)任人員、意見和時間等信息。
第三十三條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案銷毀管理功能,對實施銷毀處理的電子檔案進(jìn)行徹底銷毀,留存已銷毀的電子檔案的目錄信息和銷毀處理記錄。
第八章檔案統(tǒng)計
第三十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案數(shù)量與容量的統(tǒng)計功能,可按照檔案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進(jìn)行統(tǒng)計。
第三十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對一定時間期限內(nèi)的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程工作情況進(jìn)行統(tǒng)計的功能。
第三十六條系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用電子檔案工作統(tǒng)計報表。
第三十七條系統(tǒng)應(yīng)提供報表制作工具,支持用戶自定義統(tǒng)計報表。
第九章系統(tǒng)管理
第三十八條系統(tǒng)應(yīng)提供電子檔案數(shù)據(jù)庫及其存儲結(jié)構(gòu)的定義與配置功能。
第三十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案分類方案的定義與維護功能,支持電子檔案類目結(jié)構(gòu)的建立與修改、鎖定與解鎖、導(dǎo)入與導(dǎo)出等處理;系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用的文書、科技、音像等檔案門類的分類方案;系統(tǒng)應(yīng)支持對會計、業(yè)務(wù)類等專門檔案分類體系的設(shè)置。
第四十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案元數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)的定義與維護功能,內(nèi)置常見種類的電子檔案元數(shù)據(jù)方案。
第四十一條系統(tǒng)應(yīng)具備用戶信息管理的功能,支持系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全保密員和系統(tǒng)安全審計員的三員分立的安全控制功能,支持電子檔案管理用戶的分組、分類管理,以及按照功能和數(shù)據(jù)進(jìn)行授權(quán)等功能。
第四十二條系統(tǒng)應(yīng)具備日志及其分類管理功能,記錄用戶訪問、存取和使用電子檔案的行為和信息。
第四十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程、檔案管理操作行為和系統(tǒng)非授權(quán)訪問等事項進(jìn)行審計、跟蹤的功能,記錄發(fā)現(xiàn)問題。

電子檔案系統(tǒng)應(yīng)包括哪些功能

電子檔案系統(tǒng)應(yīng)包括哪些功能

檔案管理系統(tǒng)主要功能:檔案流水化采集功能實現(xiàn)多人多客戶端對多本檔案同時進(jìn)行掃描采集功能,并按操作角色進(jìn)行分工及權(quán)限管理。以下我為大家整理了電子檔案系統(tǒng)的功能,希望對大家有所幫助!

1、檔案類型管理:

可自由定義檔案的管理類型及其架構(gòu),符合國家標(biāo)準(zhǔn)。

2、檔案屬性管理:

屬性分為系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)屬性與可由用戶自定義的附加屬性,并可根據(jù)分類進(jìn)行繼承,并且可以調(diào)整自由匹配列表顯示屬性,實現(xiàn)客戶對于不同類型檔案(如實物檔案和照片檔案)屬性管理的需要。

3、檔案信息的采集:

提供屬性新建、掃描新建、網(wǎng)頁新建、批量新建等多種檔案錄入功能。支持Excel表格導(dǎo)入形成案卷與卷內(nèi)目錄以及數(shù)字文件的根據(jù)題名、檔號、順序號等對應(yīng)信息批量對應(yīng)上傳的功能。

4、歸檔編輯功能:

文件歸檔編輯功能,綜合檔案的錄入、紙質(zhì)掃描文件的引入、電子文件的引入、批量錄入、批量修改、綜合檔案表格打印等,在一個界面上,即可實現(xiàn)從文件到檔案的全過程。

不同的用戶可根據(jù)被授予的權(quán)限,在不同的文件管理分類中分散進(jìn)行整理工作,亦可利用歸檔編輯功能實施集中整理,甚至根據(jù)管理需要,采用混合模式對歸檔文件進(jìn)行整理,大大地提高了檔案管理人員的工作效率和管理的靈活性。

5、權(quán)限管理:

針對不同管理對象(如不同的電子案卷)可采取不同的權(quán)限控制,提供使用權(quán)限以及接觸密級權(quán)限的二維權(quán)限管理。

6、編號管理:

檔案注冊可自動生成歸檔編號、統(tǒng)計文件數(shù)及頁數(shù),完成檔案歸檔

7、檔案借閱申請:

當(dāng)只有條目閱讀權(quán),但需要查看信息的內(nèi)容時,可向該條信息的管理員申請借閱電子文檔。

8、檔案利用統(tǒng)計:

檔案管理系統(tǒng)功能

有權(quán)限的用戶可隨時對文檔的利用情況、利用明細(xì)以及利用排名等信息進(jìn)行可自定義事件、借閱人等范圍的統(tǒng)計。不僅掌握文檔資料的利用情況,還能統(tǒng)計文檔的使用熱度。

9、檔案檢索:

持按關(guān)鍵字搜索、限定屬性的組合條件搜索以及全文搜索。

10、過期檔案管理:

根據(jù)國家法規(guī)和行業(yè)規(guī)章,檔案都是有保管期限的,超過保管期限的檔案實體可以銷毀。對于電子檔案,超過保管期限時,可以注銷,也可以刪除,但如果存儲空間許可,注銷或轉(zhuǎn)移保存更為可取。

電子檔案存儲管理制度

第一章 總 則

第一條 為了加強電子文件的存儲管理,保障電子檔案的安全保管,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《電子文件存儲與管理規(guī)范》〔GB/T 18894-2002〕、《重慶市實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》和有關(guān)法規(guī)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行政規(guī)章,結(jié)合重慶市實際制訂本制度。

第二條 本制度參照重慶市電子檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

第三條 本制度以維護電子檔案的真實性、完整性、有效性為原則,保證電子檔案的安全性和可利用性。

第四條 基本術(shù)語解釋

(一)電子文件是指法人、其他組織和個人在公務(wù)活動中形成的數(shù)字形態(tài)記錄。它是通過計算機進(jìn)行操作、傳輸、存儲和利用的文件,用數(shù)字(比特)形態(tài)表現(xiàn),通過編碼和解碼來輸入和輸出。

(二)電子檔案是指利用計算機技術(shù)形成,經(jīng)鑒定具有保存和利用價值,按照有關(guān)電子文件存儲管理規(guī)定處理并且已經(jīng)存儲的電子文件。

第二章 電子檔案的存儲

第五條 電子文件具有對計算機系統(tǒng)的依賴性、非人工直接識讀性、復(fù)制傳遞的高保真性、信息與載體的可分離性、信息內(nèi)容的易改性、載體的不穩(wěn)定性等特性,并且對于不同信息類型的電子文件,由于其技術(shù)特點不同,存儲載體和記錄信息的標(biāo)準(zhǔn)、算法也不同,所以電子檔案的存儲應(yīng)根據(jù)電子文件的特點分別采取措施保證其原始性、真實性、完整性:

(一)字處理文件

1、TXT文檔可以作為電子檔案直接存儲。

2、XML文檔可以作為電子檔案直接存儲。

3、對于其它類型的文檔,如果無法轉(zhuǎn)換為XML或TXT格式,則應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存儲。

(二)圖像文件

1、TIFF格式圖片可以作為電子檔案直接存儲,有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。

2、JPEG格式圖片可以作為電子檔案直接存儲,有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。

3、其它格式圖片應(yīng)轉(zhuǎn)換為以上兩種格式中任意一種,有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。

4、對于無法轉(zhuǎn)換格式的圖片應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存儲。

5、由掃描儀獲得的圖像電子檔案,對于普通紙質(zhì)檔案來說光學(xué)分辨率不低于200dpi,對于照片檔案來說分辨率不得低于600dpi。

6、由縮微膠片掃描儀獲得的電子檔案,對于16mm膠片來說分辨率不低于200 dpi,對于35mm膠片來說分辨率不低于600dpi。

檔案管理系統(tǒng)功能

(三)圖形文件

1、圖形文件的存儲要求參見圖像文件的存儲要求。

2、存儲時應(yīng)注意其設(shè)備依賴性、易修改性等問題,對相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息應(yīng)一并存儲。

(四)影像文件

1、MPEG格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作為電子檔案直接存儲。

2、對于無法轉(zhuǎn)換格式的影像文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件、壓縮算法和計算機系統(tǒng)信息一并存儲。

(五)聲音文件

1、WAV格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。

2、MP3格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。

3、對于無法轉(zhuǎn)換格式的聲音文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存儲。

(六)多媒體文件

1、多媒體文件包含多種信息形式,信息完整的多媒體文件可以作為電子檔案直接存儲。

2、多媒體文件依賴的計算機軟硬件信息及相關(guān)參數(shù)應(yīng)一并存儲。

(七)數(shù)據(jù)庫文件

1、數(shù)據(jù)庫文件DBF格式可以作為電子文件直接存儲。

2、對于無法轉(zhuǎn)換格式的數(shù)據(jù)庫文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存儲。

(八)超文本文件

1、超文本文件包含的信息較多,存儲時注意數(shù)據(jù)的完整性。

2、信息完整的超文本文件可以作為電子檔案直接存儲。

3、超文本文件依賴的計算機軟硬件信息應(yīng)一并存儲。

(九)計算機程序

1、計算機程序可以作為電子檔案直接存儲。

2、計算機程序依賴的軟、硬件平臺說明應(yīng)一并存儲。

(十)數(shù)據(jù)文件

1、數(shù)據(jù)文件的類型較多,包含以上所示的多種類型,具體類型的存儲辦法參考以上各類型的存儲辦法。

2、數(shù)據(jù)文件應(yīng)對數(shù)據(jù)來源進(jìn)行說明并一同存儲。

第六條 對電子檔案的說明性文檔一律用TXT文檔編寫。

第七條 在符合軟、硬件平臺條件下,應(yīng)保證電子檔案能正常被計算機所識別、運行,并能準(zhǔn)確輸出。

第八條 電子檔案中涉及的`口令、密匙、權(quán)限管理說明等應(yīng)同電子檔案一并存儲。

第九條 保存與紙質(zhì)等檔案內(nèi)容相同的電子檔案時,要與紙質(zhì)等文件之間互相建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。

第十條 用掃描儀、視頻壓縮卡等設(shè)備獲得的電子檔案,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)算法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并存儲。

第十一條 計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中設(shè)計的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子檔案一同存儲。

第十二條 電子檔案應(yīng)該拷貝到耐久性的載體上,一式3套,一套封存(A),一套供查閱利用(B),一套異地保存(C)。對于加密的電子文件,則應(yīng)在解密后再完成上述工作。

第十三條 在相同條件下,電子檔案的存儲載體的選擇應(yīng)優(yōu)先考慮可靠性和先進(jìn)性。本標(biāo)準(zhǔn)推薦的存儲載體是:只讀光盤、磁帶等。禁止使用軟磁盤作為電子檔案的長期保存載體。

第十四條 對于具有穩(wěn)定可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的單位具體要求:

1、電子檔案應(yīng)存放于指定的計算機服務(wù)器上,服務(wù)器必須采取磁盤鏡像、雙機容錯等備份措施。

2、內(nèi)部局域網(wǎng)要有可靠的安全防范措施和管理制度,系統(tǒng)設(shè)備更新時必須制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法,確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤并能在新系統(tǒng)中運行。

第十五條 電子檔案的保管要求除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案的一般要求外,還應(yīng)符合下列條件:

1、存儲載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放,作到防塵、防變形,避免陽光直接照射。

2、環(huán)境溫度選定范圍:17---20℃,相對濕度選定范圍:35%--45%。

3、存放時應(yīng)注意遠(yuǎn)離強磁場,并與有害氣體隔離,遠(yuǎn)離熱源。

第十六條 電子文件存儲時必須檢查病毒及其他危害計算機的隱患,對于不能清除隱患的電子文件不得存儲。

第十七條 存儲電子檔案的光盤應(yīng)放入盒中存放,A、B兩套電子檔案應(yīng)分開保管。

第十八條 電子檔案的有效性保證:

(一) 隨著計算機技術(shù)和設(shè)備的更新發(fā)展,存儲載體或電子檔案數(shù)據(jù)會出現(xiàn)兼容性問題。

1、存儲載體出現(xiàn)兼容性問題時應(yīng)更換先進(jìn)、可靠的存儲載體進(jìn)行復(fù)制。

2、電子檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)兼容性問題時應(yīng)對電子檔案進(jìn)行升級轉(zhuǎn)換并進(jìn)行復(fù)制。

3、復(fù)制后舊版存儲載體應(yīng)至少保留四年。

(二)刻錄光盤時采用整盤刻錄(disk-at-once recording)方式,不得使用多段刻錄(multiseion recording)等方式。推薦使用的刻錄軟件為: NERO BURNING6、WINONCD6以上版本。

(三)對磁性載體每2年、光盤每4年進(jìn)行一次有效性、安全性檢查,對存儲載體的壽命、存儲載體的兼容性、電子檔案的兼容性等問題進(jìn)行抽查,抽檢率不得低于30%,發(fā)現(xiàn)問題要及時補救。

(四)存儲在磁帶上的電子檔案,每年應(yīng)倒帶一次,五年轉(zhuǎn)存一次。

(五)檢查、拷貝、轉(zhuǎn)換等情況要做好登記。

意想各位幫答檔案管理軟件有哪些功能?

1.檔案“收存管用”全程更高效:支持檔案在線、離線收集,批量導(dǎo)入合規(guī)又輕松;檔案整理,支撐多種分類,更有序;檔案保存,多格式、多方式更可靠;檔案自動統(tǒng)計,管用情況一目了然;檔案搜索、瀏覽、借用更便捷;日志、權(quán)限管理,保障檔案操作安全;流程自定義,滿足不同檔案業(yè)務(wù)需求。
2.第三方系統(tǒng)接口與數(shù)據(jù)包支持:采用Web Service等接口形式,實現(xiàn)核心OA、合同管理系統(tǒng)、招采系統(tǒng)、工程管理等業(yè)務(wù)系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)實時在線采集歸檔;還提供基于格式化文本/XML/數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)接口,可與第三方系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接,直接歸檔。
3.標(biāo)準(zhǔn)檔案整理與數(shù)字化流程:各崗位操作按ISO體系規(guī)范執(zhí)行,公司下派品質(zhì)管理部,深入項目嚴(yán)格質(zhì)檢,確保每個項目品質(zhì);自主研發(fā)軟件實現(xiàn)批量作業(yè)、批量掛接、流水線管理,與單純數(shù)據(jù)服務(wù)單位相比,管理更科學(xué),服務(wù)更高效。
4.豐富的檔案服務(wù)模式:
歷史存量檔案文件清理:對單位目前的存量檔案、實體文件進(jìn)行規(guī)范化整理及數(shù)字化,并上傳至檔案管理軟件提供查詢。
檔案咨詢與培訓(xùn)服務(wù):對檔案員等進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、法律法規(guī)及檔案體系要求宣貫、實操授課,快速提升檔案員工作能力,確保相關(guān)人員快速按要求獨立工作。
目標(biāo)管理和測評顧問服務(wù):按照檔案目標(biāo)管理要求,對標(biāo)進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)專項輔導(dǎo),最終協(xié)助客戶完成目標(biāo)認(rèn)定或測評。
實體檔案庫房規(guī)劃服務(wù):專用密集架建設(shè):根據(jù)庫房大小量身定制密集架,提高檔案空間存放量;專業(yè)的檔案庫房監(jiān)控軟件及設(shè)備:涉及溫濕度、防電、防盜等監(jiān)控,保障檔案庫房安全無隱患;提供檔案室八防要求,使用方根據(jù)規(guī)章要求做好檔案室配套設(shè)備的應(yīng)用。
藍(lán)凌數(shù)字檔案室平臺,擁有上述豐富的功能,能滿足各級醫(yī)院、基層醫(yī)療機構(gòu)不同管理階段需求,提供原生電子檔案管理、傳統(tǒng)載體檔案管理和紙電混合管理的三位一體數(shù)字檔案室整體解決方案。

綜合檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該具備什么功能?

首先檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該把企業(yè)組織架構(gòu)虛擬化進(jìn)系統(tǒng),并給用戶授予與職能、職責(zé)一致的文檔使用權(quán)限,并界定可接觸到的文檔密級。對于較大的企業(yè),應(yīng)該實施集中統(tǒng)一的管理,統(tǒng)一管理與口徑規(guī)范。并且,系統(tǒng)應(yīng)該對用戶操作進(jìn)行記錄,供需要時查找與分析。另外,對于所有文檔資料,在系統(tǒng)中使用時,都應(yīng)該加以水印,具備防擴散功能。最后,應(yīng)在系統(tǒng)中附加對于檔案內(nèi)部流轉(zhuǎn)、借閱、歸還、發(fā)放、提醒、表格打印等管理與再利用功能。
樓主可參考紹林科技開發(fā)的匯博通綜合檔案管理系統(tǒng),前身是3Hmis綜合檔案管理系統(tǒng)。

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