物業(yè)檔案管理系統(tǒng)

物業(yè)管理檔案分7大類
1、項目建設(shè)資料，如六圖二書，建設(shè)五證，竣工備案表，面積核準(zhǔn)單等等
2、業(yè)主和住戶資料，房屋銷售（租賃）合同，業(yè)主住戶及其他居住人員的身份證明、情況簡介、通訊方式、業(yè)主住戶機動車登記表等等
3、裝修資料
4、物業(yè)管理服務(wù)中，各項工作記錄、單據(jù)、維修保養(yǎng)計劃表、各項檢查表格等等
5、合約、合同
6、業(yè)主住戶各項收費情況記錄、憑證
7、企業(yè)內(nèi)部檔案，如員工檔案、培訓(xùn)資料、各項管理制度、行文記錄等等

淺談物業(yè)檔案管理論文

物業(yè)檔案管理是物業(yè)管理工作的重要組成部分,在物業(yè)管理企業(yè)復(fù)雜的經(jīng)濟服務(wù)活動中具有十分重要的作用。下面是我為大家整理的物業(yè)檔案管理論文，供大家參考。

摘 要：“物業(yè)檔案管理研究”是北京聯(lián)合大學(xué)應(yīng)用文理學(xué)院與北京金隅集團有限責(zé)任公司(以下簡稱“金隅集團”)的合作項目。以規(guī)范物業(yè)檔案管理為重點，通過對金隅集團等企業(yè)物業(yè)檔案管理狀況的深入調(diào)查，掌握目前物業(yè)檔案管理現(xiàn)狀、 經(jīng)驗 與存在的問題，結(jié)合提高物業(yè)管理水平的要求，提出了一整套物業(yè)檔案管理 方法 ，系統(tǒng)地闡述加強物業(yè)檔案管理的必要性與方法。

關(guān)鍵詞：物業(yè)管理 物業(yè)檔案 規(guī)范化管理

一、規(guī)范物業(yè)檔案管理的必要性

物業(yè)檔案是物業(yè)企業(yè)從事物業(yè)管理活動時形成的對國家、社會、業(yè)主有保存和查考利用價值的各種歷史記錄。物業(yè)檔案管理是在物業(yè)管理過程中適時地做好物業(yè)文件與檔案的形成、收集、整理、歸檔、提供利用工作，促進物業(yè)服務(wù)水平與效率的提高。

物業(yè)檔案管理是物業(yè)企業(yè)的基礎(chǔ)工作之一。物業(yè)企業(yè)綜合管理水平對物業(yè)檔案管理有制約性，而規(guī)范物業(yè)檔案管理對提高物業(yè)管理整體水平有不可忽視的重要作用。二者相輔相成。

二、物業(yè)檔案的構(gòu)成

物業(yè)檔案的基本構(gòu)成如下：

1.物業(yè)清冊：反映所有物業(yè)單元、公用區(qū)域狀況及權(quán)屬狀況。包括房屋數(shù)量、戶數(shù)、面積、結(jié)構(gòu)、完好情況、產(chǎn)權(quán)歸屬、使用性質(zhì)等;

2.物業(yè)租售檔案：包括租售合同、物業(yè)權(quán)屬證明、房屋安全鑒定材料、同意出(轉(zhuǎn))租文件、公證書等。

3.業(yè)主及住戶檔案：反映各單元業(yè)主及住戶的情況。包括戶主類型、姓名、年齡、職業(yè)、家庭人口數(shù)量及結(jié)構(gòu)、聯(lián)系電話、入住通知。

4.物業(yè)保養(yǎng)維修檔案：包括保養(yǎng)計劃、維修審批表、修繕圖紙、驗收合格證明、修繕工程許可證、工程預(yù)結(jié)算表、材料單。

5.物業(yè)服務(wù)檔案：物業(yè)部門在開展公共服務(wù)和專門服務(wù)中形成的檔案。包括：綠化、環(huán)衛(wèi)、保安、車輛管理、代理出租等產(chǎn)生的檔案。

6.物業(yè)收費臺帳(冊)：是物業(yè)中各單元業(yè)主及住戶繳費情況一覽檔案。

7.物業(yè)經(jīng)營檔案：物業(yè)企業(yè)在開展經(jīng)營和物業(yè)延伸服務(wù)時形成的檔案。

在上述檔案中，物業(yè)專門檔案是物業(yè)管理行業(yè)獨有，是物業(yè)檔案規(guī)范化管理的主攻方向，可以為提高物業(yè)管理水平，改善服務(wù)質(zhì)量提供保障，必須尤其重視。

三、物業(yè)檔案規(guī)范化管理的

基本要求和實施方法

我們通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前物業(yè)檔案管理中存在的問題有：

首先，缺少統(tǒng)一管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，基礎(chǔ)工作不規(guī)范(分類不統(tǒng)一，案卷形態(tài)不統(tǒng)一，保管期限不明確)，操作上隨意性較強。即便同一物業(yè)集團內(nèi)部的各下屬公司也如是。

其次，多數(shù)物業(yè)企業(yè)的檔案沒有集中統(tǒng)一管理，而是按內(nèi)部機構(gòu)的劃分將檔案分開存放，使檔案的完整性和安全性得不到保證。比如：有的物業(yè)公司將售房檔案放在上級公司，基建檔案和行政檔案放在本公司辦公室，業(yè)主檔案和維修檔案放在房管部，財務(wù)檔案則由財務(wù)部單獨管理。

第三，物業(yè)公司與業(yè)主之間信息不對稱，缺少檔案信息公示，是造成管理者與業(yè)主(客戶)矛盾的主要原因之一。

第四，對兼職檔案管理員缺少檔案專業(yè)培訓(xùn)，沒有掌握檔案管理基本技能，影響物業(yè)檔案管理水平。

通過深入細(xì)致的研究，依據(jù)檔案管理理論與操作規(guī)范，結(jié)合物業(yè)管理特點，金隅集團制訂了《物業(yè)企業(yè)檔案管理暫行辦法》，其主要思路和實施控制要點如下：

1.要規(guī)范物業(yè)檔案管理，首先要建立物業(yè)檔案管理制度和規(guī)范，并明確物業(yè)檔案管理人員職責(zé)。

“制定一套規(guī)范，明確一個管理責(zé)任者”，并且做到制度配套，操作性強，責(zé)任者明確，這是物業(yè)檔案管理規(guī)范化的第一要點。

檔案管理制度是物業(yè)管理制度體系的組成部分。建立物業(yè)檔案管理制度，首先是為了完善物業(yè)管理的監(jiān)督機制，發(fā)揮物業(yè)檔案對提升物業(yè)管理水平的促進作用;其次是為了以制度的形式來明確物業(yè)檔案管理責(zé)任，約束和規(guī)范檔案管理行為，提高物業(yè)檔案管理水平。

物業(yè)檔案制度和規(guī)范建設(shè)包括：物業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)范圍、物業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、物業(yè)檔案歸檔制度、物業(yè)檔案整理方法、物業(yè)檔案保管制度、物業(yè)檔案開放利用制度、物業(yè)檔案管理人員的職責(zé)規(guī)范等。

在金隅集團下屬物業(yè)企業(yè)中，100%都有物業(yè)檔案管理制度，并有專(兼)職檔案管理人員。同時，通過專門的指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高檔案人員的素質(zhì)，規(guī)范檔案工作，從而促進物業(yè)檔案管理工作。

2.做好物業(yè)文件的形成和歸檔，既是物業(yè)檔案管理的起點，也是重要的物業(yè)基礎(chǔ)工作。

物業(yè)檔案的規(guī)范化要從基礎(chǔ)工作抓起：按規(guī)范形成物業(yè)文件、物業(yè)文件的歸檔、物業(yè)文件的整理與保管、物業(yè)檔案的開放與提供利用、檔案信息分析與研究等?？紤]到當(dāng)前物業(yè)檔案管理的實際狀況，我們特別強調(diào)物業(yè)文件的形成與歸檔兩個環(huán)節(jié)。

①讓每一個物業(yè)管理與服務(wù)人員有意識地、按規(guī)范形成文件，并注意積累

要提高物業(yè)管理與服務(wù)質(zhì)量，就要求每個業(yè)務(wù)人員在從事各項工作時，必須遵循業(yè)務(wù)流程，有意識、規(guī)范地形成文件，以此作為工作依據(jù)和績效憑證。

對“文件形成”的控制有兩個方面：一是在物業(yè)管理制度中，明確每個物業(yè)管理環(huán)節(jié)形成的文件;二是明確每份物業(yè)文件的內(nèi)容和質(zhì)量(文件上要填寫哪些內(nèi)容，怎樣填寫)。只有滿足這兩個要求，才能稱之為規(guī)范的物業(yè)文件。

②嚴(yán)格執(zhí)行文件歸檔制度

要將文件歸檔作為業(yè)務(wù)流程的重要一環(huán)，要求物業(yè)管理與服務(wù)人員自覺執(zhí)行，將歸檔作為每項物業(yè)管理與服務(wù)業(yè)務(wù)的收尾。要真正落實這一思路，需要物業(yè)制度中有配套的規(guī)范，包括每一項服務(wù)工作完成后要逐項或定期的驗收、檢查、績效評估，同時也檢查應(yīng)該形成的文件質(zhì)量。

3.突出行業(yè)特點，將管理重心放在物業(yè)管理專門檔案上;完善一戶一檔的管理形態(tài)。

物業(yè)企業(yè)的檔案中往往行政檔案、基建檔案等管理的比較好，但物業(yè)專門檔案大多比較松散，隨意性強，案卷形態(tài)多種多樣。

物業(yè)專門檔案是物業(yè)管理行業(yè)獨有的，實際上，在物業(yè)投入使用后，這類檔案的重要性將遠遠超過其他檔案，其數(shù)量也會逐年增加，理所當(dāng)然應(yīng)該作為管理重點。

“一戶一檔”的管理形態(tài)，主要針對物業(yè)專門檔案中的以戶為對象的部分。雖然90%企業(yè)有了一戶一檔的管理，但不同的企業(yè)在一戶一檔的管理中采用的方式并不一樣。有的是把每一戶的業(yè)主檔案作為一卷，有的是把整個一棟樓所有的業(yè)主檔案作為一卷，再將每一戶的業(yè)主檔案作為子卷。

實行一戶一檔管理，不僅便于對“戶”的針對性管理，而且還有利于為業(yè)主提供個性化服務(wù)，促進物業(yè)公司的管理質(zhì)量與服務(wù)品位提升，是體現(xiàn)物業(yè)行業(yè)特色、保護業(yè)主和物業(yè)管理企業(yè)合法權(quán)益的好方式。在法律允許的范圍內(nèi)，還應(yīng)盡量豐富一戶一檔的內(nèi)容，包括收集業(yè)主、住戶的 愛好 、習(xí)慣、聯(lián)系方式等個人信息資料。

4.以物業(yè)管理前期介入為契機，打好物業(yè)檔案基礎(chǔ)，將動態(tài)管理落到實處。

在業(yè)主委員會與物業(yè)公司簽訂正式委托管理之前，物業(yè)公司是由發(fā)展商臨時與物業(yè)管理公司簽訂 委托合同 ，履行該物業(yè)的管理職責(zé)。這種委托通常是在物業(yè)正式投入使用前，這就是物業(yè)管理的前期介入。它可以更好地把握物業(yè)設(shè)計和施工環(huán)節(jié)，加強對物業(yè)的全面了解，方便日后的物業(yè)管理。

檔案管理人員在物業(yè)前期介入的過程中主要是做好基建審批與驗收檔案、竣工檔案的質(zhì)量監(jiān)督和收集。各物業(yè)管理企業(yè)與房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)及時協(xié)調(diào)，提高檔案人員的參與度，切實負(fù)起檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。

在物業(yè)企業(yè)接手物業(yè)后，檔案工作的另一個要點是做好動態(tài)管理。因為物業(yè)的情況不是一成不變，所以物業(yè)檔案具有很強的動態(tài)性。業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換、繼承而變更，且物業(yè)本身也需要不斷進行保養(yǎng)、維修，這都要求相應(yīng)的物業(yè)檔案及時隨之改變，保持與實際相符。物業(yè)公司在管理過程中應(yīng)采取定期檢查、日常維護、跟蹤項目等方式來保證動態(tài)信息填補及時、無遺漏，保持檔案的現(xiàn)實有效性。檔案人員及時收集變更的物業(yè)文件。

此外，物業(yè)企業(yè)還通過宣傳物業(yè)檔案對業(yè)主的開放性，方便業(yè)主對檔案的利用，主動公示重要的公共性檔案信息;充分利用物業(yè)檔案信息，迎合住戶的服務(wù)需求，因地制宜開展物業(yè)延伸服務(wù)。

總之，物業(yè)檔案管理貫穿在物業(yè)管理的全過程中，提高物業(yè)檔案管理的水平是為了促進物業(yè)管理整體水平的提升。物業(yè)企業(yè)要真正認(rèn)識到這一點，并為物業(yè)檔案工作提供精神上和物質(zhì)上的支持，對物業(yè)管理整體水平再上新臺階將大有裨益。

摘要：隨著物業(yè)管理在我國的不斷發(fā)展，物業(yè)檔案管理的重要性也日益體現(xiàn)。 文章 從物業(yè)檔案管理的特點，現(xiàn)狀及提升建議三個方面闡述加強物業(yè)檔案管理的意義。

關(guān)鍵詞：物業(yè)檔案管理　物業(yè)管理　加強

中圖分類號：G271　文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914(2011)09-263-02

物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，物業(yè)管理自產(chǎn)生至今只有百余年，我國引進這一模式僅僅20多年。在這短的時間里，盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié)，然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開展后，幾乎每一個環(huán)節(jié)都離不開檔案，無論是維修、養(yǎng)護物業(yè)設(shè)施，還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況，又或是收取管理費用、開發(fā)經(jīng)營活動等，都要用到物業(yè)檔案。如，某住戶在收樓后準(zhǔn)備先裝修房屋，然后才居住。由于裝修方案包括改動原房屋的間隔，所以必須先了解原房屋哪些墻是承重墻，哪些是隔斷墻壁;裝修方案還包括改動原來的電線布置，所以還要了解原房屋的電路布線位置。這些需要了解的信息都記載在房屋的各種圖紙中，屬于物業(yè)檔案的一部分。如果物業(yè)檔案管理得不好。甚至沒有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存這些資料的地方去找，甚至?xí)枰匦聹y量，這就造成了不必要的浪費。由此可見，物業(yè)管理工作要能規(guī)范有序地開展。加強物業(yè)檔案管理尤為重要。

一、物業(yè)檔案管理的特點

1.動態(tài)性。物業(yè)管理工作，它涉及的方面很具體：管理的對象是物業(yè)，服務(wù)的對象是物業(yè)的業(yè)主或住用人。相關(guān)對象的情況通常不會是一成不變的。物業(yè)可能需要進行維修、養(yǎng)護;業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換等權(quán)屬變更而變更;住用人更有可能因租賃關(guān)系的改變而頻繁變動，因此，相對應(yīng)的物業(yè)、業(yè)主及住用人的文件材料也要不斷地添加變動。這就決定了物業(yè)檔案管理必須及時準(zhǔn)確，動態(tài)性較強。

2.完整性。物業(yè)檔案主要可分為兩大部分：一部分是物業(yè)公司日常運作形成的普通檔案，包括行政管理和經(jīng)營管理檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會計檔案、人員檔案、榮譽檔案等;另一部分是基層物業(yè)管理處日常運作形成的物業(yè)管理專門檔案，包括物業(yè)日常巡檢冊、物業(yè)維修檔案、物業(yè)租賃檔案、業(yè)主及住戶檔案、物業(yè)服務(wù)檔案等。物業(yè)檔案是以―個物業(yè)單位為對象組成案卷的，該物業(yè)不管發(fā)生何種變化，所產(chǎn)生的文件材料都須添加進去，因此，每一份檔案案卷都是一個有機的整體，全面反映了一個物業(yè)單位的變遷過程，從而需要物業(yè)檔案管理完整規(guī)范。

3.相關(guān)性。物業(yè)管理活動是圍繞人們的日常生活而開展的，沒有哪一種檔案會像物業(yè)檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯(lián)系。許多檔案如機關(guān)文書檔案、訴訟檔案等在歸檔以后通常就較少被利用，因為人們的日常生活很少會涉及到這些檔案，而物業(yè)檔案則會隨著物業(yè)的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動的需要而不斷地被調(diào)閱。這就充分體現(xiàn)出物業(yè)檔案管理與人們的日常生活的密切相關(guān)性。

4.靈活性。物業(yè)檔案和某些檔案如產(chǎn)權(quán)檔案、人事檔案相比。具有一定的公開性，因為物業(yè)檔案記錄著有關(guān)物業(yè)及對物業(yè)進行管理的情況，這部分檔案內(nèi)容對與本物業(yè)有關(guān)的所有人員來說都是公開的，像物業(yè)的維修檔案，有關(guān)綠化、環(huán)衛(wèi)、保安的檔案等。但物業(yè)檔案又具有一定的隱密性，因為它也包含著大量的隱私內(nèi)容和一定的公司機密。這部分檔案內(nèi)容是不便于公開的，如住戶的個人資料、物業(yè)中各個單元的產(chǎn)權(quán)資料、公司的重大決策等。這就要求物業(yè)檔案管理必須靈活多變，既不能只存不用，也不能無限公開。

二、物業(yè)檔案管理中存在的問題

1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對物業(yè)檔案管理重視不夠。很多物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為物業(yè)檔案管理工作是“安置型”工作。由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度不夠，對物業(yè)檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏廣泛的宣傳。長期以來造成了很多企業(yè)沒有專門的檔案庫房，檔案管理設(shè)施設(shè)備，檔案信息資源開發(fā)不足，員工檔案意識不強。物業(yè)檔案利用率低。重“藏”輕“用”。

2.物業(yè)檔案管理人員素質(zhì)有待提高。目前，物業(yè)企業(yè)的檔案管理人員往往由前臺接待或客服人員兼任，沒有專門的檔案管理人員。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，加上自身對檔案工作重要性和責(zé)任性認(rèn)識不夠重視，很多工作人員存在應(yīng)付了事的思想，工作不安心，對本職工作缺乏熱情;物業(yè)檔案管理人員平時缺乏一些專業(yè)知識的培訓(xùn)，許多檔案人員的管理水平停留在經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上發(fā)展的要求，缺少創(chuàng)新和活力，專業(yè)素質(zhì)和管理水平都有待提高。

3.物業(yè)檔案收集資料欠齊全。物業(yè)檔案是通過接收、征集等手段逐步積累起來，物業(yè)檔案由物業(yè)管理文件材料經(jīng)過整理、歸檔轉(zhuǎn)化而來的。物業(yè)管理文件材料的形成、積累工作直接影響到物業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，可以說沒有收集工作，就不可能有完整的檔案。目前很多物業(yè)檔案管理人員在辦理物業(yè)檔案的過程中往往會收集不齊，一方面工作人員對物業(yè)檔案收集流程不熟，會忘記一些重要的步驟，如該簽字蓋章的沒有簽字蓋章等;另一方面對物業(yè)檔案應(yīng)收集的文件材料要求不清，如裝修申請表中的裝修內(nèi)容填寫不完整等。有時業(yè)主不交資料，檔案管理人員也不及時催繳，時間的延誤就會造成失檔的現(xiàn)象，從而會導(dǎo)致收集資料不齊。

4.物業(yè)檔案管理制度不健全。俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”。很多物業(yè)企業(yè)檔案管理的相關(guān)制度不健全、落實不到位，檔案工作缺乏制度化的管理程序。一是檔案整理不規(guī)范：檔案管理人員在整理過程中有的沒有按照文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符。卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用;二是檔案綜合管理力度不夠;三是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。有的雖然制定了制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無法落實，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。

三、提升物業(yè)檔案管理水平的建議

1.領(lǐng)導(dǎo)重視，增強全員檔案管理意識。(1)領(lǐng)導(dǎo)要重視物業(yè)檔案管理工作，建立健全物業(yè)檔案管理制度，落實責(zé)任，加強管理，切實做到把物業(yè)檔案工作作為物業(yè)質(zhì)量管理和目標(biāo)管理的重要考核依據(jù)。(2)組織全員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案法實施辦法》。加強檔案管理、保護檔案資料的宣傳工作，并不斷加強檔案法制建設(shè)，提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，提高全體工作人員的檔案意識。(3)配備專業(yè)檔案管理人員，加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任感，嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度和全心全意的服務(wù)思想。

2.全面提高物業(yè)檔案管理人員素質(zhì)。物業(yè)檔案管理工作是一項長期性，需要耐心和細(xì)心的工作，要提升物業(yè)檔案管理水平，提高物業(yè)檔案管理人員素質(zhì)是基礎(chǔ)。(1)檔案管理人員要自覺樹立 愛崗敬業(yè) 精神，認(rèn)真遵守“忠于職守，埋頭苦干，優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的檔案職業(yè)道德規(guī)范，以勤為本。無私奉獻，不斷培養(yǎng)實干精神和嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、認(rèn)真的工作作風(fēng)。要明確檔案工作者的職責(zé)任務(wù)，既做好檔案收集和保管工作，又要不斷強化依法治

檔意識。(2)檔案管理人員要熟悉檔案的分類、收集、整理、鑒定、保管、借閱、銷毀的程序、方法和要求，注意多接受收集、整理、保管等方面的指導(dǎo);積極參加各項業(yè)務(wù)培訓(xùn)，與其他單位的檔案管理人員相互交流工作方法和經(jīng)驗，不斷學(xué)習(xí)，不斷提高。

3.收齊資料，做好整理。(1)要做到檔案資料邏輯上的辯學(xué)性。檔案收集工作做得好與壞，各部門移交的文件齊全與否，直接決定和影響了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案的內(nèi)容來自各個方面，在形式上也不盡一致，因此，收集、立卷、歸檔、整理、著錄時一定要遵循規(guī)范。做到科學(xué)、簡潔，起到綱舉目張的作用。(2)要做到檔案資料的原始性。檔案的本質(zhì)特征是原始性和記錄性的統(tǒng)一，絕對原始性指的是檔案只能是原件原稿，相對原始性指的是除原件原稿是檔案外，有些檔案復(fù)制件、圖書及資料也是檔案。這些原始資料對于經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)、“各以查考性”和物業(yè)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的確定起著關(guān)鍵性作用。(3)要做到檔案資料的可理解性。為了使人們能夠完全理解一份檔案，就需要保存與檔案內(nèi)容相關(guān)的有用的信息。收集到的物業(yè)檔案信息資料，統(tǒng)一交給檔案員集中整理，在整理過程中重點是要根據(jù)內(nèi)容、來源進行分類，做到條理清晰、便于查閱。在整理過程中，可以將檔案制成標(biāo)準(zhǔn)化的圖、檔、卡、冊、表。

4.完善 規(guī)章制度 ，依法管檔。(1)物業(yè)企業(yè)要建立健全并認(rèn)真貫徹落實物業(yè)企業(yè)檔案管理方面的各項規(guī)章制度，對物業(yè)企業(yè)檔案的歸檔制度、利用制度、保密制度、保管制度、檔案人員崗位制度做出明確而嚴(yán)格的規(guī)定，建立動態(tài)的管理機制，使檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的及時更新，促進檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。(2)檔案管理人員要嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行，規(guī)范檔案管理。一是對檔案的使用實行嚴(yán)格的管理，借閱時必須登記后才能借出，歸還時須本人來歸還簽字，檔案管理人員對資料進行檢查，如有破損，立即修復(fù)，嚴(yán)重的要追究有關(guān)人員的責(zé)任;二是對檔案的存放要做好防火、防潮、防蛀等工作。使用電子文件存檔時要注意留有備份，以免電腦病毒侵入后中毒，什么檔案都沒有了，平剛要做一系列的防范工作。

5.大力提高物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，物業(yè)管理手段也越來越先進。當(dāng)前，不少物業(yè)企業(yè)在日常工作中已實施“無紙化辦公”模式，即通過系統(tǒng)軟件開展工作。通過信息技術(shù)在物業(yè)檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件材料的起草、修改、刪減、檢索、打印、匯集等工作，使文件的形成、運行等各個環(huán)節(jié)與辦公有機地銜接起來;利用信息技術(shù)整理檔案，既可以降低人為因素在文件歸檔中的影響，又可以發(fā)揮計算機的優(yōu)勢，減少人工操作，提高工作效率，起到事半功倍的效果。

物業(yè)工程八大系統(tǒng)是什么

　1、房產(chǎn)管理

　　房產(chǎn)管理模塊包括建立樓盤、樓宇、樓層、房間、樓盤平面圖、收費項目等基礎(chǔ)資料信息。對內(nèi)部共享的基礎(chǔ)資料進行管理。系統(tǒng)提供了對樓宇、房間等信息的生成向?qū)Ъ胺块g信息EXCEL數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能。提供收費項目關(guān)聯(lián)功能，可批量快速定義不同房間的對應(yīng)收費項目。支持房間面積變更，并根據(jù)變更面積差，自動計算收費差額。

　　2、住戶管理

　　通過對入住小區(qū)各業(yè)主檔案的建立，發(fā)放業(yè)主入住通知單，并跟蹤業(yè)主入住時間，入住驗收結(jié)果、收費情況等信息、根據(jù)驗收結(jié)果辦理入住退款業(yè)務(wù)，以及業(yè)主變更和鑰匙變更等事項的及時跟蹤管理。

　　3、收費管理

　　收費管理是小區(qū)物業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)。系統(tǒng)通過自動計算打印繳費通知單，跟蹤業(yè)主繳費情況。包括業(yè)主繳費、費用減費、欠款查詢等功能。可以全部繳納費用、也可以部分繳納費用、也可以只繳其中一項費用，繳費同時支持打印連續(xù)單號的收據(jù)。支持對電梯卡的開卡、啟用、停用、充值等管理，并對充值費用及分?jǐn)偨痤~進行統(tǒng)計分析。
體介紹模塊介紹系統(tǒng)優(yōu)勢系統(tǒng)價格如何購買硬件配置售前解答視頻教程下載中心現(xiàn)在試用個性需求表格設(shè)計流程配置發(fā)展歷史
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物業(yè)管理系統(tǒng)的八大模塊有哪些？
　　1、房產(chǎn)管理

　　房產(chǎn)管理模塊包括建立樓盤、樓宇、樓層、房間、樓盤平面圖、收費項目等基礎(chǔ)資料信息。對內(nèi)部共享的基礎(chǔ)資料進行管理。系統(tǒng)提供了對樓宇、房間等信息的生成向?qū)Ъ胺块g信息EXCEL數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能。提供收費項目關(guān)聯(lián)功能，可批量快速定義不同房間的對應(yīng)收費項目。支持房間面積變更，并根據(jù)變更面積差，自動計算收費差額。

　　2、住戶管理

　　通過對入住小區(qū)各業(yè)主檔案的建立，發(fā)放業(yè)主入住通知單，并跟蹤業(yè)主入住時間，入住驗收結(jié)果、收費情況等信息、根據(jù)驗收結(jié)果辦理入住退款業(yè)務(wù)，以及業(yè)主變更和鑰匙變更等事項的及時跟蹤管理。

　　3、收費管理

　　收費管理是小區(qū)物業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)。系統(tǒng)通過自動計算打印繳費通知單，跟蹤業(yè)主繳費情況。包括業(yè)主繳費、費用減費、欠款查詢等功能?？梢匀坷U納費用、也可以部分繳納費用、也可以只繳其中一項費用，繳費同時支持打印連續(xù)單號的收據(jù)。支持對電梯卡的開卡、啟用、停用、充值等管理，并對充值費用及分?jǐn)偨痤~進行統(tǒng)計分析。
　　4、服務(wù)管理

　　業(yè)主入住后當(dāng)其提出報修服務(wù)申請后，系統(tǒng)自動生成受理單，受理單中詳細(xì)記載報修人、其所對應(yīng)的樓盤房間、聯(lián)系電話、預(yù)約時間、故障現(xiàn)象等信息。物業(yè)管理者通過選擇受理單同安排現(xiàn)場查看，工程維修部進行派工。維修過程中產(chǎn)生的物品出庫會自動生成領(lǐng)料單，維護人員維護后，還可以通過對受理單進行相關(guān)結(jié)算業(yè)務(wù)處理。如果業(yè)主對所提供的服務(wù)有意見，可以通過電話、互聯(lián)網(wǎng)等進行投訴并對投訴處理結(jié)果進行評價，也可以對投訴處理流程進行全程跟蹤，或查詢歷史投訴記錄。另外，系統(tǒng)還支持通過短信平臺，向業(yè)主發(fā)送節(jié)日、生日祝福;繳費、欠費通知;以及發(fā)送短信公告等形式的客戶關(guān)懷。幫助物業(yè)管理者加強與客戶的溝通，及時處理客戶提出的服務(wù)申請，提高客戶滿意度。

　　5、勞務(wù)管理

　　物業(yè)公司通過對資金收入、支出等項目的設(shè)置，編制資金計劃。對物業(yè)管理所涉及的費用進行登記。管理者可選擇一定時間范圍對收入、支出進行統(tǒng)計查詢，并可以與資金計劃進行對比分析。

　　6、租賃管理

　　合同管理功能實現(xiàn)物業(yè)公司與外來客戶簽訂租賃合同的管理，可以建立和維護租戶檔案，簽訂房間和車位的租賃合同，可以自定義付款周期，支持合的續(xù)簽、中止、退租等業(yè)務(wù)。
7、設(shè)施管理

　　設(shè)施管理模塊實現(xiàn)建立設(shè)備檔案、制定和執(zhí)行設(shè)備保養(yǎng)計劃、管理設(shè)備保養(yǎng)記錄和設(shè)備故障記錄等功能，實現(xiàn)管理處對小區(qū)內(nèi)各項設(shè)備的全面管理。設(shè)備管理模塊同時提供對小區(qū)各房間的能耗管理功能，通過對各能耗的價格設(shè)置以及定期的能耗抄報，系統(tǒng)將會自動計算各項能耗費用，生成繳費通知單。并方便管理人員進行查詢。

　　8、倉庫管理

　　對物業(yè)小區(qū)內(nèi)物品進行管理。管理者通過物品需求計劃制定小區(qū)物品的購置申請。從物品入庫、出庫、歸還等角度對小區(qū)內(nèi)物品進行跟蹤管理。系統(tǒng)提供庫存統(tǒng)計對比分析功能。幫助更好的管理物品，及時發(fā)現(xiàn)問題、控制成本流出。

怎樣如何進行物業(yè)檔案管理？

不知道你們是用手工還是電腦.但是一般公司都有實在的資料的.
簡單地說吧:
1\將業(yè)主的資料按幢\單元的順序整理,用文件袋裝好,并在文件袋上注明里面有的內(nèi)容(注意要編號)
2\公司外來文件的整理,同上
3\公司內(nèi)部文件的整理.同上
4\公司日常管理工作記錄的整理,(如巡邏記錄\外來人員登記記錄等等)同上.

企業(yè)檔案管理包含哪些內(nèi)容

企業(yè)檔案管理包含哪些內(nèi)容如下：

1、產(chǎn)品生產(chǎn)方面。有產(chǎn)品設(shè)計、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件，原材料檢驗、產(chǎn)品生產(chǎn)過程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件材料等。

2、經(jīng)營銷售方面。有企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟信息，廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。

3、設(shè)備儀器方面。有設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件，設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗收過程中的技術(shù)性、憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運行、維修記錄，設(shè)備改進、改裝和報廢的文件材料等。

4、技術(shù)管理方面。有質(zhì)量管理、技術(shù)引進、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計量、能源、環(huán)保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。

5、計劃統(tǒng)計方面。有各種計劃、統(tǒng)計報表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動中形成的各種文件材料。

6、物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。

7、勞動工資方面。有定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工資、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。

8、財務(wù)管理方面。有財務(wù)管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。

9、教育培訓(xùn)方面。有干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等。

10、黨、政、工、團工作方面。有企業(yè)黨務(wù)工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料，企業(yè)行政工作、共青團工作和工會工作中的各種文件材料等。

11、科學(xué)技術(shù)研究方面和工程建設(shè)方面，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

12、其他方面。

擴展資料：

企業(yè)檔案管理的作用：

（一）制定安全生產(chǎn)發(fā)展規(guī)劃，建立和完善安全生產(chǎn)指標(biāo)及控制體系；

（二）加強行業(yè)管理，修訂行業(yè)安全標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程；

（三）增加安全投入，扶持重點煤礦治理瓦斯等重大隱患；

（四）推動安全科技進步，落實項目、資金；

（五）研究出臺經(jīng)濟政策，建立、完善經(jīng)濟調(diào)控手段；

（六）加強教育培訓(xùn)，規(guī)范煤礦招工和勞動管理；

（七）加快立法工作；

（八）建立安全生產(chǎn)激勵約束機制；

參考資料來源：百度百科-企業(yè)檔案管理辦法

物業(yè)設(shè)備保養(yǎng)內(nèi)容

物業(yè)設(shè)施設(shè)備管理工作都包括哪些內(nèi)容和要點
物業(yè)設(shè)備既包括室內(nèi)設(shè)備，也包括物業(yè)紅線內(nèi)的室外設(shè)備與設(shè)施，具體主要有給排水、供電、供暖、消防、樓控、監(jiān)控、通風(fēng)、電梯、空調(diào)、燃?xì)夤?yīng)以及通信網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備，這些設(shè)備構(gòu)成了物業(yè)的主體，是物業(yè)全方位管理與服務(wù)的有機組成部分。不同的物業(yè)設(shè)備設(shè)施有不同的特點，物業(yè)設(shè)備設(shè)施管理的內(nèi)容也各不相同，但基本內(nèi)容一般包括以下幾個方面。
一、資料檔案管理
物業(yè)設(shè)備檔案資料管理的基本任務(wù)有兩個方面：一是作好設(shè)備技術(shù)檔案資料的保管；二是為設(shè)備運行、維護、管理等提供信息資料。物業(yè)設(shè)備檔案資料主要包括以下一些內(nèi)容。
1．設(shè)備原始資料
設(shè)備原始資料包括設(shè)備清單或裝箱單，設(shè)備發(fā)票，產(chǎn)品質(zhì)量合格證明書，開箱驗收報告，產(chǎn)品技術(shù)資料，安裝、試驗、調(diào)試、驗收報告等。
2．設(shè)備維修資料
設(shè)備維修資料包括報修單、事故記錄、中大修工程記錄、更新記錄等。
3．設(shè)備管理資料
設(shè)備管理資料包括設(shè)備卡片、設(shè)備臺賬、運行記錄、普查記錄、考評記錄、技術(shù)革新資料等。
極致物業(yè)管理系統(tǒng)中的設(shè)備管理模塊可以物業(yè)管理公司提供一套完整的設(shè)備管理臺賬，不僅可以記錄每個設(shè)備的基本屬性、技術(shù)參數(shù)、檢測參數(shù)和配件附件等詳細(xì)信息，還記錄設(shè)備全生命周期的相關(guān)保養(yǎng)、維修、檢測、巡檢記錄。
二、安全運行管理
物業(yè)設(shè)備種類繁多，涉及面廣，具有一定的危險性。為保障業(yè)主的利益及設(shè)備操作人員的生命安全，必須制定設(shè)備安全運行的有關(guān)規(guī)定。其內(nèi)容包括下面三項。
(1)安全作業(yè)培訓(xùn)教育。設(shè)備維修操作人員是安全管理的重點對象，必須對其進行安全作業(yè)的培訓(xùn)教育，使維修人員參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)考核后持證上崗。
(2)安全使用宣傳教育。對業(yè)主、使用人進行宣傳教育，使其了解安全使用一些危險設(shè)備(如電梯)的知識，提高自我保護意識，為安全管理建立廣泛的群眾基礎(chǔ)。
(3)建立安全運行制度。建立安全運行制度和安全操作規(guī)程，建立定期檢查運行情況和規(guī)范服務(wù)制度，建立安全責(zé)任制等。
三、保養(yǎng)與維修管理
(1)建立設(shè)備檔案登記卡。參考設(shè)備使用說明書、使用手冊、安裝調(diào)試質(zhì)量說明書中的有關(guān)維護保養(yǎng)內(nèi)容，對要進行維護保養(yǎng)的設(shè)備建立設(shè)備檔案登記卡，并按說明書中規(guī)定的維護保養(yǎng)項目設(shè)計表格，建立維護保養(yǎng)記錄。
(2)編制設(shè)備計劃維護總表。將全部維護保養(yǎng)記錄表中的任務(wù)和時間匯總到計劃維護總表中，制定出年度設(shè)備維護保養(yǎng)一覽表。
(3)發(fā)出維護保養(yǎng)指令工作單。維護保養(yǎng)指令工作單是根據(jù)計劃維護總表及維護保養(yǎng)一覽表的安排，按時間向員工發(fā)出的工作命令。
(4)維護保養(yǎng)計劃的落實跟蹤檢查。員工根據(jù)指令完成任務(wù)后必須在工作單上作好記錄，包括所用時間、檢查結(jié)果等，并簽字交回。技術(shù)主管及主管工程師要對維修工的工作進行檢查或抽查，考核其工作質(zhì)量。
(5)有計劃地組織巡查。堅持和完善設(shè)備的巡查制度，安排員工根據(jù)不同的設(shè)備及運行時問狀況進行有計劃地巡查，發(fā)現(xiàn)設(shè)備初期問題，要及早解決、降低維修成本。
極致物業(yè)管理系統(tǒng)可將將已編制的設(shè)備保養(yǎng)計劃自動推送到對應(yīng)的負(fù)責(zé)人員的極致辦公APP，在極致辦公APP上完成設(shè)備保養(yǎng)、維修、檢測工作，提升工作效率，減少工作量。通過系統(tǒng)的預(yù)警以及監(jiān)控，避免設(shè)備漏檢、缺檢，保證設(shè)備處于良好的使用狀態(tài)，降低設(shè)備的維護成本并延長設(shè)備的使用周期，消除安全隱患。
設(shè)備保養(yǎng)、檢測、維修既可以實現(xiàn)對設(shè)備的過程管理，同時可以記錄過程中對物料成本的消耗，為工程預(yù)算提供了準(zhǔn)確的自維成本數(shù)據(jù)來源。