檔案合同管理系統(tǒng)

如何進(jìn)行合同檔案管理
合同的相應(yīng)負(fù)責(zé)人應(yīng)了解正常的合同程序，規(guī)范合同的形式，必須起到合同材料搜集的齊全并保管和移交給檔案部門，從合同的特點(diǎn)可以清楚地知道，合同必須有全面的關(guān)聯(lián)材料，不可隨意擬定，應(yīng)該按照標(biāo)準(zhǔn)的合同規(guī)范走，這樣可以減少企業(yè)與相關(guān)主體的糾紛情況。檔案部門也要隨時(shí)進(jìn)行合同檔案的整理與歸納，確保合同的完整性。公司要制定相關(guān)的規(guī)定，每年在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行合同的審查以避免可能發(fā)生的情況。
企業(yè)正常的檔案管理，是將其分散到檔案管理的兩大類型當(dāng)中，因此我們應(yīng)該進(jìn)行改革與創(chuàng)新，根據(jù)每一個(gè)企業(yè)的不同特點(diǎn)進(jìn)行合同分類管理，其中包括在每一個(gè)檔案分類中對(duì)合同進(jìn)行單獨(dú)分類，建立單獨(dú)的歸檔處理，打破以往過于分散的合同歸檔，也可以按照《合同法》合同種類的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行合同歸檔管理，這樣檔案就清楚明確了。

各個(gè)部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)合同必須重視起來，建立合同確立意識(shí)。檔案管理人員也必須要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，認(rèn)知到合同是公司企業(yè)發(fā)展關(guān)鍵，也是企業(yè)發(fā)展的記錄者。其應(yīng)該對(duì)合同進(jìn)行精細(xì)規(guī)劃，可以對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)處理，每一份合同都有自己唯一的標(biāo)號(hào)，方便查找與保管。

公司人事管理一直是線下系統(tǒng)管理使用體驗(yàn)不好，有用過比較好的人事線上管理系統(tǒng)推薦么，尤其是檔案合同？

可以看看紅海云的員工數(shù)字檔案和電子合同在線簽署：

員工數(shù)字檔案

規(guī)范員工職業(yè)資格證、特殊作業(yè)證、健康證等各類資質(zhì)證照管理，支持在線借用流程，留存完整的借出和歸還記錄，監(jiān)控證書使用情況，讓人力資源部門能夠?qū)崟r(shí)掌握員工證書狀態(tài)；

員工人事檔案、干部檔案全面電子化管理，涵蓋檔案的采集、處理、審核、存儲(chǔ)、借閱、檢索、統(tǒng)計(jì)等7大環(huán)節(jié)的數(shù)字化管理過程，解決員工檔案管理難、檢索效率低的問題。

電子合同在線簽署

合同協(xié)議在線簽署，幫助企業(yè)提高簽署時(shí)效性，從合同起草、簽訂、存儲(chǔ)到證據(jù)保全，均可一站式線上完成；

平臺(tái)預(yù)置豐富的合同、協(xié)議模板，同時(shí)支持模板自定義，word格式合同一鍵上傳復(fù)用；

合同簽署設(shè)置多重安全防護(hù)，從登陸安全、身份識(shí)別、敏感信息加密、平臺(tái)安全等方面全方位保障合同安全合規(guī)有效。

企業(yè)合同檔案管理軟件哪個(gè)好？

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。匡易檔案包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

這些工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為 8個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。

法大大、慧點(diǎn)、泛微、致得軟件，這幾個(gè)合同管理系統(tǒng)哪個(gè)好？

目前由于合同管理本身涉及程序多、企業(yè)類型龐大等原因，在實(shí)際執(zhí)行中會(huì)面臨以下問題：信息不順暢、整理效率低、流程執(zhí)行慢、管理工作大、法律風(fēng)險(xiǎn)高、事后查詢難。

泛微OA系統(tǒng)針對(duì)企業(yè)合同管理的困境直擊要害，構(gòu)建了以合同管理為主線的“全生命周期的合同管理體系”，合同信息完整記錄，讓審批有據(jù)可循，通過融入電子簽名的電子化簽署，合同臺(tái)賬及后續(xù)的合同履行，實(shí)現(xiàn)從簽訂前、簽訂中，簽訂后的全程電子化合同管理。

并通過貫通業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)合同履行過程中對(duì)收付款要素的控制，提供對(duì)于合同擬制和合同履行全過程風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，真正實(shí)現(xiàn)全生命周期的合同管理。

為了讓更多組織實(shí)現(xiàn)真正“無紙化”辦公，OA系統(tǒng)為組織提供了具有法律效力的電子合同全生命周期管理：從合同內(nèi)容起草、審批、存管到蓋章流轉(zhuǎn)都在一個(gè)OA平臺(tái)執(zhí)行。

全程電子化合同管理系統(tǒng)基本結(jié)構(gòu)

OA系統(tǒng)的合同管理，除了實(shí)現(xiàn)合同簽訂全程電子化之外，還加入了合同風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)預(yù)警功能，通過自定義風(fēng)險(xiǎn)規(guī)則，能夠自動(dòng)識(shí)別合同審批以及執(zhí)行過程中存在的相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并實(shí)時(shí)預(yù)警與提醒。

并且可以將合同信息電子化，形成“合同電子檔案”，管理查詢更方便；在合同履行過程中，通過與業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)合同相關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付、訂單信息、項(xiàng)目信息等數(shù)據(jù)協(xié)同，兩分鐘就能了解業(yè)務(wù)情況；也可為不同的用戶提供可視化、自定義的合同數(shù)據(jù)分析，并且可以同異構(gòu)系統(tǒng)對(duì)接，形成多元化報(bào)表。

最重要的是可以在移動(dòng)端實(shí)現(xiàn)從合同的審批、用印到合同履約的全過程移動(dòng)化。一條合同從起草、審核到蓋章用手機(jī)幾分鐘就能完成，提高了合同的響應(yīng)效率。

手機(jī)端靈活操作

合同檔案如何整理歸檔？

一、紙質(zhì)合同歸檔：
1、一份合同完全結(jié)束后（包括合同選商、簽訂、履行、變更、付款等），在做完整歸檔，歸檔全部合同過程中產(chǎn)生的文件。
2、合同簽訂后，做合同簽訂前文件的歸檔；變更、付款等后期文件，作為第二部分歸檔。
二、電子檔案歸檔
目前企事業(yè)單位都有合同系統(tǒng)，可以通過合同系統(tǒng)線上進(jìn)行歸檔。