高校數(shù)字化檔案館建設(shè)對(duì)檔案工作人員的知識(shí)和能力提出了新的要求，為此在實(shí)踐中應(yīng)準(zhǔn)確定位，促進(jìn)高校數(shù)字 化檔案館建設(shè)。

長(zhǎng)期以來(lái)，高校檔案館工作一直強(qiáng)調(diào)以物為中心，即注重 對(duì)檔案館工作客體——檔案的管理，忽視對(duì)檔案館工作的主 體——檔案館工作人員自身的管理；注重檔案館物質(zhì)條件的 改善和技術(shù)手段的提高，而忽視了對(duì)工作人員自身觀念的轉(zhuǎn) 變、能力的開發(fā)。陳舊的管理思想忽視了人的作用，而人的作 用的被忽視，反過(guò)來(lái)又進(jìn)一步加劇了檔案館管理手段、思維方 式的落后。

這種傳統(tǒng)模式所形成的怪圈長(zhǎng)期困擾著高校檔案 館工作的發(fā)展。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展、檔案工作普遍面臨數(shù)字 化變革的今天，這種落后的管理模式愈發(fā)暴露其滯后和掣肘 的缺陷。為此，高校檔案工作必須順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，轉(zhuǎn)變觀念， 講求人才的優(yōu)化配置，合理培養(yǎng)使用。

一、高校檔案館人員結(jié)構(gòu)的現(xiàn)狀

由于種種原因，我國(guó)高校檔案館目前的人員素質(zhì)結(jié)構(gòu)普 遍難以適應(yīng)數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展需要。據(jù)教育部2003年72所 部屬院校年報(bào)統(tǒng)計(jì)，高校從事檔案工作者的年齡在50歲以上 的占26%，35歲～50歲的占50%，35歲以下的占24%；從性 別結(jié)構(gòu)上看，男性占30%、女性占70%；從學(xué)歷結(jié)構(gòu)上看，研 究生以上占11%、大中專本科占83%、初高中及以下的占 6%；接受檔案學(xué)專業(yè)教育情況，大中專本科以上的占18%，接 受在職培訓(xùn)教育的占35%，其他為47%。

由此可以看出，盡管目前高校檔案館人員學(xué)歷結(jié)構(gòu)已基 本實(shí)現(xiàn)了大中專以上層次，但接受過(guò)檔案學(xué)專業(yè)正規(guī)教育的 人員所占比例極為有限，47%的檔案館工作人員從未接受過(guò) 檔案專業(yè)的培訓(xùn)教育，且目前人員隊(duì)伍總體年齡結(jié)構(gòu)偏大，距 離實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館建設(shè)所要求的人員隊(duì)伍的專業(yè)化、專家 化、多元化、年輕化標(biāo)準(zhǔn)還有相當(dāng)大的差距。 

過(guò)去，當(dāng)提到高校檔案館人才結(jié)構(gòu)特點(diǎn)的時(shí)候，很多人的 第一印象都認(rèn)為高校檔案館是“清水衙門”，難以吸引人才。而 近年來(lái)就業(yè)市場(chǎng)供需情況發(fā)生了顯著的變化：由于大多數(shù)高 校地處省會(huì)發(fā)達(dá)城市，且受社會(huì)大環(huán)境的影響，選擇高校就業(yè) 無(wú)論是社會(huì)地位，還是經(jīng)濟(jì)待遇都較為穩(wěn)定，因此，在今后相 當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，高校檔案館選留應(yīng)屆畢業(yè)生的空問(wèn)和余地 都較之以往發(fā)生了改觀。高校檔案館所面臨的問(wèn)題不是招聘 難，而是如何選拔到合適的人才，如何合理配置、使用人才，如 何培養(yǎng)人才，為人才的成長(zhǎng)創(chuàng)造條件。所有這些問(wèn)題的解決都 必須建立在人才戰(zhàn)略的合理定位上。

二、高校數(shù)字化檔案館建設(shè)對(duì)人才知識(shí)和能力的要求 知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)人才的基本要求是知識(shí)和能力。高校檔 案館數(shù)字化建設(shè)的本質(zhì)也是逐步實(shí)現(xiàn)檔案保管由實(shí)體型向信 息開發(fā)型轉(zhuǎn)變；工作重心由物質(zhì)控制向智能控制轉(zhuǎn)變；工作方 式由被動(dòng)服務(wù)型向主動(dòng)參與型轉(zhuǎn)變；思想觀念由封閉保守型 向開放交流型轉(zhuǎn)變。數(shù)字化檔案館建設(shè)對(duì)人才知識(shí)結(jié)構(gòu)和能 力的要求包括以下方面：

1.技術(shù)性的知識(shí)及能力。檔案館數(shù)字化建設(shè)的基本目標(biāo) 是以高科技為依托，通過(guò)開發(fā)功能集成的辦公OA自動(dòng)化系 統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)從文件形成、簽批、執(zhí)行到歸檔保存提供利用的一體 化管理。

電子文件管理技術(shù)方案的摸索和確立必然地要求高校檔 案工作人員具備相應(yīng)技術(shù)性的知識(shí)和能力，要求他們既要懂 得計(jì)算機(jī)的原理與操作，又要了解元數(shù)據(jù)(metadata)、背景信 息(context)等電子文檔的一般規(guī)則；既要通曉電子文件在組織 機(jī)構(gòu)內(nèi)部流轉(zhuǎn)的全過(guò)程，又要不斷掌握這一領(lǐng)域技術(shù)發(fā)展的 脈絡(luò)和趨勢(shì)。

2.全程化參與的能力。電子環(huán)境下文件工作和檔案工作 的界限逐漸模糊和淡化，二者已經(jīng)有機(jī)地融為一體。在文件產(chǎn) 生、流轉(zhuǎn)、執(zhí)行的過(guò)程中，就必須開始著手收集與管理，否則大 量數(shù)據(jù)資料就很有可能由于人為的或技術(shù)的原因丟失。

目前，國(guó)內(nèi)很多高校都開始建設(shè)或已基本建成校園辦公 OA系統(tǒng)，而在辦公文件流轉(zhuǎn)過(guò)程中，電子文件從形成、修訂、 簽發(fā)、執(zhí)行到歸檔、編研、利用的各個(gè)步驟都環(huán)環(huán)相扣，很難分 清彼此的界限。如果檔案工作人員在OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、實(shí)施、監(jiān) 督和調(diào)試過(guò)程中不能有效參與進(jìn)去，實(shí)施前端控制，勢(shì)必導(dǎo)致 辦公OA系統(tǒng)最終無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的長(zhǎng)期有效保管，使自動(dòng)化 失去基本的目標(biāo)和宗旨。

高校檔案館工作人員要想主動(dòng)參與到電子文檔一體化的 實(shí)施過(guò)程中，不僅要求他們具備實(shí)施前端控制的觀念和意識(shí)， 更要他們具備全程化參與各環(huán)節(jié)工作的知識(shí)和能力。要求檔 案工作人員必須熟悉從計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)環(huán)境控制、電子文件 形成到文件歸檔、編研、提供利用等一系列環(huán)節(jié)的工作，在每 一步驟都能一顯身手，以一當(dāng)十。

應(yīng)當(dāng)看到，數(shù)字化檔案館建設(shè)的過(guò)程不再是一個(gè)勞動(dòng)密 集型的過(guò)程，當(dāng)數(shù)字化檔案館建設(shè)達(dá)到一定階段后，對(duì)人員數(shù)量的要求將會(huì)相對(duì)減少，而對(duì)人員的要求將會(huì)不斷提高。這種 少而精的人才發(fā)展趨勢(shì)的基本立足點(diǎn)就是要實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件 前端控制和全程化管理。

3.學(xué)習(xí)與溝通的能力。檔案館數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中對(duì)人才 知識(shí)與能力的要求在朝著復(fù)合型和全方位的方向發(fā)展，因而， 要求檔案館工作人員必須具備不斷學(xué)習(xí)的能力，高校檔案館 自身必須不斷摸索建立學(xué)習(xí)型的組織管理模式。

不僅要針對(duì) 目前隊(duì)伍普遍缺乏專業(yè)系統(tǒng)學(xué)習(xí)的特點(diǎn)開展崗位培訓(xùn)，更需 要加強(qiáng)對(duì)專業(yè)以外的相關(guān)學(xué)科知識(shí)(如信息安全與法律知識(shí)、 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)知識(shí)、檔案文博一體化知識(shí)等)進(jìn)行學(xué)習(xí)和培 訓(xùn)，促使檔案工作人員不斷開闊眼界，轉(zhuǎn)變思路，提高水平以 應(yīng)對(duì)信息技術(shù)的不斷更新與發(fā)展。

從溝通的能力角度來(lái)看，目前高校檔案館工作人員普遍 缺乏一種溝通、交流和對(duì)外宣傳的意識(shí)和能力。長(zhǎng)期以來(lái)，高 校檔案館的服務(wù)對(duì)象一直被限定在為學(xué)校教學(xué)、科研、管理提 供服務(wù)的定位上，這種忽視檔案館社會(huì)信息文化屬性的思想 觀念，使得我們的工作模式基本處于被動(dòng)管理型而不是服務(wù) 導(dǎo)向型。

青島、上海等地的地方檔案館提出了將檔案館建設(shè)成 為文化休閑場(chǎng)所的服務(wù)定位，這種創(chuàng)新的思維使檔案館既找 到了搞活自身管理和經(jīng)營(yíng)的道路，又順應(yīng)了檔案館數(shù)字化發(fā) 展的潮流，實(shí)現(xiàn)了由被動(dòng)管理型向服務(wù)導(dǎo)向型工作模式的轉(zhuǎn) 變。而要想實(shí)現(xiàn)檔案館工作模式的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案館數(shù)字化建 設(shè)的根本目標(biāo)，首先需要檔案館工作人員具備敏銳的市場(chǎng)眼 光、積極的營(yíng)銷思路和公共關(guān)系溝通能力，實(shí)現(xiàn)宣傳自己，互 動(dòng)交流的目的。檔案館工作人員必須關(guān)注和了解學(xué)校發(fā)展、社 會(huì)發(fā)展的最新潮流和動(dòng)向，主動(dòng)開發(fā)新的信息服務(wù)項(xiàng)目，從而 爭(zhēng)取到學(xué)校內(nèi)部及社會(huì)外部對(duì)檔案館工作的更大支持。

二、高校檔案管理人才在實(shí)踐中的定位

(一) 人力資源管理機(jī)制建設(shè)的定位

在人力資源的開發(fā)與管理上，企業(yè)始終走在了最前列。企 業(yè)人力資源管理的成功經(jīng)驗(yàn)和做法完全可以在行政事業(yè)單位 中借鑒使用，而高校要想在借鑒過(guò)程中找到符合自身特點(diǎn)的 人才管理方法，必須首先確立正確的人才戰(zhàn)略定位，圍繞數(shù)字 化檔案館建設(shè)的總目標(biāo)，確定人力資源管理的各項(xiàng)具體辦 法。 在人才的選拔環(huán)節(jié)中，高校檔案館應(yīng)注重對(duì)人才相關(guān)知 識(shí)和能力的考察、培養(yǎng)。

不僅要選留檔案學(xué)專業(yè)的畢業(yè)生，更 要從計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)、公共事業(yè)管理、電子信息工程、市場(chǎng) 營(yíng)銷等相關(guān)專業(yè)選拔人才，注重人才的多元化，注重對(duì)人才是 否具備學(xué)習(xí)能力、溝通能力、團(tuán)隊(duì)合作、主動(dòng)參與等綜合能力 的考察。

在人才的培養(yǎng)環(huán)節(jié)中，高校檔案館應(yīng)掌握人才成長(zhǎng)的規(guī) 律和特點(diǎn)，因人而異地從多學(xué)科、多門類的角度開闊每一個(gè)人 的眼界、思維，創(chuàng)造一個(gè)學(xué)習(xí)型組織的良好氛圍。選拔與培養(yǎng) 并重，注重對(duì)現(xiàn)有檔案館人員隊(duì)伍的培養(yǎng)。

隨著近年來(lái)就業(yè)壓力的不斷增大，人才的擇業(yè)觀念也發(fā) 生了變化。很多人可能出于大城市戶口、經(jīng)濟(jì)來(lái)源穩(wěn)定等角度 考慮，愿意到高校檔案部門工作，然而一旦有更好的機(jī)會(huì)，可 能很多人也會(huì)選擇跳槽。我們沒(méi)有必要用制裁的措施硬性留人，相反，應(yīng)該創(chuàng)造一個(gè)人才流動(dòng)的良性機(jī)制。

首先為每個(gè)人 處理好個(gè)人的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，然后才有可能使他們安心本職工 作。從這個(gè)意義上講，高校檔案館只有處理好“流動(dòng)”的問(wèn)題， 才能解決可持續(xù)發(fā)展的問(wèn)題。這就要求高校檔案部門應(yīng)努力 發(fā)掘自身的積極因素，使之成為高校檔案館實(shí)施人才成長(zhǎng)的 激勵(lì)機(jī)制——新時(shí)期的人才發(fā)展觀。

(二) 管理觀念、團(tuán)隊(duì)文化建設(shè)的定位

任何一個(gè)組織除了各種管理規(guī)章制度之外，都或多或少 地存在一些看不見的約束、規(guī)范人們行為的模式，這便是組織 的文化。我們以往工作中強(qiáng)調(diào)“用管理留人”、“用感情留人”實(shí) 際上就是要?jiǎng)?chuàng)造一種合理的檔案館“文化”氛圍。為此，檔案館 在平時(shí)管理工作中一定要保證民主化、科學(xué)化，保證信息的有 效溝通。作為管理者不能依靠信息的壟斷來(lái)樹立權(quán)威，而要通 過(guò)不斷的、及時(shí)的溝通保證信息傳達(dá)到每一個(gè)人，從而減少管 理的成本。

在制訂檔案館工作計(jì)劃過(guò)程中，要把長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)和近 期目標(biāo)密切結(jié)合，保證計(jì)劃的合理性和可執(zhí)行性。在對(duì)待檔案 工作人員的發(fā)展問(wèn)題上，注重把個(gè)人發(fā)展與檔案館數(shù)字化建 設(shè)的發(fā)展結(jié)合起來(lái)，創(chuàng)造一種愉快、和諧的工作氣氛。

（三）人與物的關(guān)系定位 高校檔案館數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，人是最關(guān)鍵的因素，但強(qiáng) 調(diào)“人”不等于忽視“物”的支持。人員落實(shí)、組織保障、資金到 位是高校檔案館開展日常工作，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)的基礎(chǔ)， 而在解決好人與物的關(guān)系問(wèn)題上，我們應(yīng)該辯證地把握好原 則和尺度。

斯大林曾經(jīng)說(shuō)過(guò)，政治路線確定之后干部是決定的因素， 而在具體解決“人”與“物”的關(guān)系問(wèn)題上，毛澤東指出，決定戰(zhàn) 爭(zhēng)勝負(fù)的是人而不是物；同時(shí)，“雖然決定戰(zhàn)爭(zhēng)的是人而不是 物，但是掌握了先進(jìn)武器的人可以縮短戰(zhàn)爭(zhēng)的進(jìn)程。

”這兩句 話辯證地表明了人才、技術(shù)與物質(zhì)資源的辯證關(guān)系。由于種種 原因，很多高校的檔案館在自身發(fā)展過(guò)程中普遍面臨資金不 足、館舍面積不夠、技術(shù)設(shè)備落后的問(wèn)題，建設(shè)數(shù)字化檔案館 必須在技術(shù)上、設(shè)備上實(shí)現(xiàn)更新?lián)Q代，從而更對(duì)充足的場(chǎng)地、 資金支持提出了迫切的要求。沒(méi)有良好的物質(zhì)環(huán)境基礎(chǔ)既無(wú) 法開展工作，又難以吸引人才；而沒(méi)有懂技術(shù)、會(huì)管理的人才， 再精良的設(shè)備也難以發(fā)揮實(shí)際效用。