隨著企業(yè)的高速發(fā)展，來自金融機構、大型企事業(yè)單位的大量業(yè)務資料、憑證、單據(jù)等呈幾何級數(shù)增加，檔案整理外包服務以降本增效為特點，受到了很多企事業(yè)單位的青睞。檔案服務外包需求日益增長，各類服務機構發(fā)展迅速但良莠不齊，選擇檔案整理外包服務要注意以下三個原則。

　　第一，合法原則。外包服務機構熟悉各項法規(guī)政策，不得違背法律法規(guī)等有關規(guī)定，不符合法律法規(guī)的外包服務不得實施，能嚴格按照檔案外包服務行業(yè)標準和規(guī)范開展服務工作。

　　第二，安全原則。外包服務機構擁有健全的安全管理體系，最大限度地避免因檔案服務外包引起的檔案實體受損，或造成商業(yè)秘密和個人隱私被泄露。

　　第三，可控原則。外包服務機構能接受企業(yè)對檔案服務外包工作全過程的監(jiān)督監(jiān)控，對外包機構的人員、工作場所、基礎設施、技術、管理工作、業(yè)務操作等進行必要的監(jiān)督、檢查，讓檔案整理外包服務的各項風險點都在可控范圍之內。

　　如果您的企業(yè)有檔案整理的需求，把握好以上三個原則，就可以挑選到稱心如意的檔案整理外包服務機構啦！

　　臺北基建檔案整理的關鍵操作

　　檔案整理是個繁重且漫長的工作，雖然工作做起來如火如荼，但是也存在著很多問題。一是各個地方標準不夠統(tǒng)一；二是有很多地方出現(xiàn)“返工”的情況；三是工作推進緩慢。問題看似簡單，其實解決起來需要花大力氣，高度的統(tǒng)一和細致的分工是解決繁冗工作的重要保障。

　　一要先抓試點、統(tǒng)一標準。檔案整理歸檔是個巨大的工程，也是多年工作成果的見證。整理歸檔也不是一蹴而就的工作，對于這種長期繁重的工作，需要先進行試點工作，把能夠遇到的問題和出現(xiàn)的錯誤都走一遍，再根據(jù)試點區(qū)域的工作情況，統(tǒng)一出一套標準之后再進行推廣，以免“朝令夕改”。

　　二要統(tǒng)一培訓、現(xiàn)場整檔。統(tǒng)一標準之后就是把標準貫徹執(zhí)行下去。統(tǒng)一培訓確保標準貫徹一致，現(xiàn)場整檔的目的則是把標準保留下來，等到自己整理檔案或者教授別人的時候，從現(xiàn)場整理好的檔案就是標準。把標準留在身邊，隨時查看，能夠避免在工作時一人一套標準和“返工”的情況。

　　三要統(tǒng)一調度、統(tǒng)一思想。統(tǒng)一調度的前提是統(tǒng)一思想，只有一群人有了統(tǒng)一的思想，才能推動事情前進?！稙鹾现姟愤@本書中說過群體在一起是有情緒化的，而且群體的智商是低于每個人的平均智商，是由智商最低的決定的。所以，一個群體在一起，如果有人有相反的思想，極其容易影響情緒化的群體，使得事情無法推進甚至是倒退。所以在調度人員時要剔除個別影響群體團結的人，引進思想積極的人，確保思想統(tǒng)一。

　　四要按需分配、專人專職。每個人主管的業(yè)務不一樣，擅長的工作也不一樣。要把每個工作人員落實到更為細致的崗位上。比如有的人對業(yè)務最為熟悉，那就讓他干最為核心的業(yè)務，梳理檔案；有的人相比之下電腦比較熟悉，那就讓他打印目錄；有的人對業(yè)務和電腦沒有特別熟悉，那就讓他編寫頁碼、檔案名稱或者裝訂檔案。最為熟悉業(yè)務的人肯定是也能梳理檔案，也能打印目錄，編寫頁碼更不在話下，但是，不能因為他什么都能干就讓他什么都干，專人專職的目的是為了提高工作效率，只干一件事是讓他對于專職業(yè)務越來越精通、越來越熟練。如果什么都干，那么什么都不快。

　　臺北基建檔案整理的流程

　　以下是基建檔案整理的流程：

　　1.收集基建檔案：首先，需要收集與基建項目相關的所有檔案材料，包括項目規(guī)劃、設計圖紙、施工合同、驗收報告等。這些檔案可以來自不同的部門和單位，因此需要進行協(xié)調和整合。

　　2.分類整理：將收集到的基建檔案按照一定的分類標準進行整理，例如按照項目類型、時間順序、文件性質等進行分類。這樣可以方便后續(xù)的檢索和使用。

　　3.編目登記：對每一份基建檔案進行編目登記，包括檔案編號、文件名稱、文件日期、責任人等信息。編目登記可以幫助管理人員快速了解檔案的基本情況。

　　4.數(shù)字化處理：對于紙質檔案，可以進行數(shù)字化處理，將其轉換為電子檔案。數(shù)字化處理可以提高檔案的使用效率，方便存儲和共享。

　　5.存儲管理：將整理好的基建檔案存放在專門的檔案室內，確保檔案的安全和完整性。同時，需要建立檔案管理制度，對檔案的借閱、歸還等進行規(guī)范管理。

　　6.定期維護：定期對基建檔案進行維護，包括檢查檔案的完整性、更新檔案信息、清理過期檔案等。這可以保證檔案的準確性和可用性。

　　總之，基建檔案整理流程包括收集檔案、分類整理、編目登記、數(shù)字化處理、存儲管理和定期維護等步驟。通過規(guī)范的整理流程，可以提高基建檔案的管理效率和使用價值，為基建項目的決策和實施提供有力的支持。

　　基建檔案的作用

　　1、基建檔案是指從建設工程項目醞釀、立項、施工到竣工使用整個過程中直接形成的、必須進行整理立卷的、具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，包括工程項目前期文件、勘察測繪文件、設計文件、施工技術文件、監(jiān)理文件、設備文件、竣工驗收文件等內容，基建檔案是單位檔案的組成部分之一，反映了建設項目管理工作的真實過程，基建檔案為單位事業(yè)發(fā)展提供了依據(jù)和條件?；üこ探ㄔO是單位不斷發(fā)展的一項基礎工作，按照基建工程建設規(guī)律收集、整理、保存起來的齊全、完整、準確、成套系統(tǒng)的基建檔案資料，是基建工程管理人員、技術人員在工程項目建設活動中創(chuàng)造的知識成果，對提高單位發(fā)展水平，加強單位基礎設施建設力度，增強單位整體工程檔案管理工作合理化、規(guī)范化，發(fā)揮著重要的作用。

　　2、基建工程項目是指在同一個計劃任務書和總體設計內進行施工，由一個或幾個單項工程組成，經(jīng)濟上實行統(tǒng)一核算，行政上有獨立的組織形式的基礎設施或建筑物，工程項目的特點，決定了基建檔案具有技術含量強、系統(tǒng)成套性、原始記錄性、完整準確性等特性，基建檔案為基建工程各階段建設活動的決策、文件編報、施工、竣工、使用、等工作提供依據(jù)和憑證，是單位維權的依據(jù)，是工程項目的寶貴財富。所以，需加強基建工程檔案管理工作，為提高基建工程管理水平發(fā)揮檔案作用。

　　3、基建檔案記錄了工程建設的全過程，真實反映了工程項目管理過程和工程實體的現(xiàn)實面貌，基建檔案具有比工程實體本身更長久的壽命，規(guī)范、準確的基建檔案是工程進行維修、管理、改擴建、使用的憑證和依據(jù)，如有時單位部門需要工程管線的具體位置，就到檔案室查找相關工程竣工圖，這時檔案資料就發(fā)揮了方便、準確的服務功能。基建檔案是工程質量的反映，工程檔案管理納入了工程質量管理體系中，工程質量關系到人員安全、財產保障、使用保證等方面，在工程建設中形成、積累的基建檔案質量好壞控制了工程項目質量，工程人員根據(jù)基建檔案規(guī)范工程技術管理手段、程序，對工程事故原因分析、認定責任、提出改進方法提供技術依據(jù)，通過基建檔案質量管理，提高工程項目質量，隨著國家經(jīng)濟建設快速發(fā)展，重點工程項目不斷增多，提高對基建檔案重要性的認識，齊抓共管，是新形勢下基建工程檔案管理的重要任務。