所謂網上檔案管理系統(tǒng)，是隨著檔案數(shù)字化發(fā)展而衍生出來的一個數(shù)字化檔案管理平臺。檔案數(shù)字化是通過利用各種先進技術手段，將傳統(tǒng)的實體檔案轉換為以數(shù)字形式存儲在特定的檔案管理系統(tǒng)內的數(shù)字化檔案的過程。隨著檔案數(shù)字化加工在全國的發(fā)展壯大和普及，社會大眾對于網上檔案管理系統(tǒng)的需求也越來越廣泛。

　　網上檔案管理系統(tǒng)的作用和功能：

　　1、未歸檔文件管理。包括文件信息著錄、開放管理、文件鑒定、文件銷毀、文件歸檔、文件檢索、打印輸出等，涵蓋文件管理的全過程。

　　2、電子文件權限控制。在系統(tǒng)維護中，增加了對電子文件操作的權限。

　　3、全宗管理。包括全宗著錄、全宗修改、全宗歷史、全宗信息統(tǒng)計、檢索利用、打印輸出等。

　　4、資料管理。包括資料著錄、開放管理、資料鑒定、資料銷毀、檢索查詢、統(tǒng)計報表、打印輸出等。

　　5、卷內文件管理。包括卷內文件著錄、拆卷管理、插卷管理、開放管理、卷內文件鑒定、卷內文件銷毀、檢索利用、打印輸出等。提供“掃描”功能，對檔案原件掃描后的大量圖形文件進行管理，同時可參照掃描圖形文件進行著錄。

　　6、歸檔文件管理 包括歸檔文件著錄、拆件管理、插件管理、開放管理、歸檔文件鑒定、歸檔文件銷毀、檢索利用、打印輸出等。

　　7、綜合檢索 跨模塊對文件、檔案、資料進行按關鍵詞檢索，可以查看檢索返回記錄的詳細信息，可以查看所包含的電子文件。

　　8、系統(tǒng)維護 包括分類數(shù)據設置、提示數(shù)據設置、倒排數(shù)據設置、用戶管理、權限設置、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據備份與恢復等功能。

　　9、電子文件著錄 包括模板名稱定義、自動提取項設置、選擇電子原文、指定電子原文屬于的模板、執(zhí)行自動提取等功能。

　　10、借閱管理 檢索文件、檔案或資料信息、進行借閱登記;歸還時，直接選擇借閱的記錄進行“歸還”操作。

　　11、電子文件屬性信息著錄 在多媒體組建中增加了電子文件屬性信息著錄功能。針對每個電子文件，可以錄入文件名稱、圖號等著錄項。著錄項可以由用戶自行設置。

　　網上檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢：

　　1. 提高工作效率。檔案管理系統(tǒng)通過自動化和集中化管理，顯著提高了組織的工作效率。它能夠自動化許多手動流程，如文檔分類、元數(shù)據捕獲和工作流管理，減少了人為錯誤和重復勞動。比如，數(shù)字文檔存檔功能可以將所有通信、打印文件、電子郵件等轉換為可搜索的PDF文件，從而大大加快了文檔處理速度。此外，網上檔案管理系統(tǒng)還提供智能搜索和過濾功能，使用戶能夠在幾秒鐘內找到所需的檔案，避免了繁瑣的手動查找。

　　2. 增強數(shù)據安全性。數(shù)據安全性是網上檔案管理系統(tǒng)的核心優(yōu)勢之一。線上檔案管理系統(tǒng)通過多層次的安全措施，確保檔案的機密性和完整性。例如，有些檔案管理系統(tǒng)具備強大的版權控制功能，可以嚴格控制誰可以查看或下載特定材料;還可以通過加強檔案信息保護。系統(tǒng)還支持多級權限和安全性設置，確保只有授權用戶可以訪問敏感信息，如加密、訪問權限設置、防火墻等手段。此外，檔案管理系統(tǒng)還可以記錄所有的訪問和操作行為，便于追蹤和審查，進一步提升了數(shù)據安全性。

　　3. 支持合規(guī)性和法規(guī)遵從。檔案管理系統(tǒng)軟件在支持合規(guī)性和法規(guī)遵從方面發(fā)揮了重要作用。它能夠幫助組織滿足各種法律和行業(yè)標準的要求。例如，檔案管理系統(tǒng)可以通過對所有記錄應用保留政策來增強合規(guī)性，確保公司文件的可追溯性和法律價值。網上檔案管理系統(tǒng)還能夠管理文檔的生命周期，從創(chuàng)建到銷毀，確保每一步都符合相應的法規(guī)要求。通過自動化的合規(guī)性檢查和報告功能，幫助組織減少了合規(guī)風險，確保業(yè)務運營的合法性。

　　綜上所述，網上檔案管理系統(tǒng)作為檔案管理領域的重要創(chuàng)新，通過數(shù)字化、智能化和網絡化手段，為檔案管理帶來了諸多優(yōu)勢。盡管在應用過程中面臨技術標準、系統(tǒng)性能等挑戰(zhàn)，但隨著技術的不斷進步和應用場景的不斷拓展，網上檔案管理系統(tǒng)將在未來發(fā)揮更大的作用，為社會各領域提供更加高效、便捷、安全的檔案服務。